Аренда жилья работнику: ндфл и страховые взносы. Компенсация за аренду жилья: кому полагается и как получить компенсацию за поднаем

Может ли фирма арендовать для своего сотрудника квартиру. Как это оформить и какие проводки при этом нужно сделать. Если фирма на УСН (доходы-расходы), можно ли аренду включить в расходы?

Да, арендовать квартиру для сотрудника Вы можете. Порядок учета таких затрат при налогообложении зависит от цели и порядка оформления найма жилья.

1. Если Вы арендуете квартиру в другом городе для проживания сотрудников в командировке, то учесть расходы на аренду квартиры можно в качестве расходов на командировки, но только за те дни, когда там проживали сотрудники. Плату за аренду за период, когда квартира пустовала, списать нельзя (письма Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803 и ). Несмотря на то что указанные письма адресованы организациям на общей системе налогообложения, приведенные в них выводы можно распространить и на организации на «упрощенке» (п. 2 ст. 346.16 , п. 1 ст. 252 НК РФ).

В бухучете отразите эти операции проводками:

Дт 76 – Кт 51 (50,71) – оплачена аренда квартиры;

Дт 20, 26, 44 – Кт 76 – отражена стоимость аренды квартиры в затратах компании.

2) Если Вы арендуете квартиру для сотрудника и это предусмотрено системой оплаты труда в организации (трудовыми, коллективными договорами и прочим), то такие затраты можно учесть в качестве оплаты труда, выданной в натуральной форме. Но лишь в размере, не превышающем 20 процентов от начисленной месячной зарплаты работника. Так как, согласно статье 131 Трудового кодекса РФ, натуральная форма зарплаты не может превышать указанного предела. Такие выводы содержат письма Минфина России от 19 марта 2013 г. № 03-03-06/1/8392 , от 18 мая 2012 г. № 03-03-06/1/255 , от 2 мая 2012 г. № 03-03-0/1/216 . Хотя суды данную точку зрения не поддерживают, по их выводам в качестве расходов на оплату труда в этом случае можно учесть всю сумму выплат.

Отметим, что при таком оформлении выплат по аренде жилья с доходов сотрудника организация должна исчислить НДФЛ и страховые взносы.

В бухучете отразите эти операцции проводками:

Дт 76 – Кт 51 (50) – оплачена аренда квартиры;

Дт 70 – Кт 76 – стоимость аренды квартиры зачтена в счет выплаты зарплаты;

3) Если же наем жилья не связан с командировками и не предусмотрен системой оплаты труда, то учесть эти расходы при расчете единого налога не удастся, так как перечень расходов, которые можно признать при упрощенке, является строго ограниченным. Он приведен в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Обоснование

Из статьи журнала «Упрощенка», №3, март 2016
Аренда квартиры для командированных сотрудников учитывается в расходах при УСН частично

При «упрощенке» можно учесть расходы на наем жилья в командировке (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Причем учитывать такие траты разрешается в полном объеме. Главное, чтобы они были подтверждены документами - счетами, чеками из гостиницы, бланками строгой отчетности (подп. 13 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ). Однако иногда в командировку сотрудники ездят в один и тот же город. В таком случае работодатели, чтобы сократить свои затраты, арендуют работникам квартиры. Это выгоднее, чем постоянные расходы на гостиницу. Можно ли списать всю сумму арендной платы за месяц?

Минфин считает, что нельзя. Учесть расходы на аренду квартиры можно только за те дни, когда там проживали сотрудники. Плату за аренду за период, когда квартира пустовала, списать нельзя (письма Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803 иот 25.03.2010 № 03-03-06/1/178).

Таким образом, если вы арендуете квартиры работникам в командировке, то вам придется самостоятельно посчитать сумму арендной платы, которую можно отнести на расходы по итогам месяца. Для этого составьте бухгалтерскую справку. В ней укажите стоимость и срок аренды, а также время, в течение которого жили работники, - на основании приказов о командировке, авансовых отчетов, билетов и пр. Затем цену аренды поделите на количество дней в месяце и умножьте на число дней проживания работников. Так вы получите сумму, которую можно списать при «упрощенке».

Однако с такой позицией специалистов финансового ведомства можно и поспорить. Ведь НК РФ разрешает полностью списывать расходы на аренду жилья в командировке. Поэтому вы можете списать траты в полном размере. Но будьте готовы отстаивать свою позицию в суде. Судьи зачастую встают на сторону налогоплательщиков, особенно если стоимость аренды квартиры ниже трат на гостиницу (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 03.10.2014 № Ф06-14949/2013).

КНИГА «ЗАРПЛАТА, ВЗНОСЫ И ДРУГИЕ ВЫПЛАТЫ В СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ»

1.7.1. Аренду оплачивает работодатель

Свою позицию по налогообложению жилья, которое работодатель предоставляет работнику (или оплачивает для него), Минфин России изложил в письме от 19 мая 2015 г. № 03-03-06/28809 . Схожие разъяснения содержит письмо ФНС России от 12 января 2009 г. № ВЕ-22-3/6@ . Оно размещено на сайте налоговой службы (nalog.ru) в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами».

1.7.1.1. Натуральная часть зарплаты

Официальная позиция в целом благоприятна для компаний.

Контролирующие органы не возражают против того, чтобы признать затраты на оплату аренды жилья в расходах, уменьшающих прибыль. Но только если они оформлены как часть оплаты труда и это закреплено в трудовом договоре.

Размер оплаты труда считается установленным, если из условий трудового договора можно достоверно определить, какая сумма зарплаты причитается работнику за фактически выполненный объем работ. То есть если работник, не получив причитающуюся плату (в денежном или натуральном выражении), может на основании трудового договора потребовать от работодателя уплатить ему за работу конкретную сумму.

По общему правилу организация платит зарплату деньгами – в рублях (ст. 131 Трудового кодекса РФ). В то же время в соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплачивать его труд работодатель может и в других формах, не противоречащих законодательству.

1.7.1.2. Выплата социального характера

Если же указанные расходы не являются формой оплаты труда и носят социальный характер, по мнению финансового ведомства, учесть их при исчислении прибыли нельзя. Причем независимо от того, предусмотрены они трудовыми договорами или нет (п. 29 ст. 270 Налогового кодекса РФ).

1.7.1.3. Арбитражная практика

Суды точку зрения чиновников не разделяют.

Учреждение, не согласившись с таким решением, обратилось в суд с иском к ПФР.

Решение суда

Судьи встали на сторону учреждения. При этом они пояснили следующее.

Взносы можно не начислять

Выводы

Чиновники и арбитры по-разному трактуют Трудового кодекса РФ. А значит, имеют разные мнения в вопросе начисления страховых выплат и НДФЛ в случае, если учреждение арендует для работника или соискателя квартиру либо выплачивает компенсацию за наем жилья. Поэтому, если учреждение принимает решение не начислять налог на доходы и страховые выплаты на суммы компенсации для оплаты жилья новому работнику, свою позицию, скорее всего, придется отстаивать в суде.

Компенсация за найм жилья является одной из наиболее значимых льгот, полагающихся различным категориям граждан. К примеру, возмещение расходов за наем жилья может быть определено для малоимущих семей, наиболее незащищенных слоев населения, сирот, детей без родительской опеки. Компенсация положена также военнослужащим, вынужденным снимать жилье вблизи места службы. Компенсация за найм жилья может также предоставляться работнику предприятия, если он договаривался об этом с работодателем в момент трудоустройства.

Социальная компенсация за найм жилья

Социальное возмещение затрат граждан на жилье регулируется как федеральными, так и региональными законами. При назначении льготы органы социальной защиты населения ориентируются на устанавливающие документы. Как правило, компенсация утверждается именно органами местного самоуправления с целью оказания финансовой поддержки граждан, которым в данный момент невозможно предоставить жилье в собственность или по договору социального найма.

Льготой могут воспользоваться наиболее социально незащищенные слои общества, такие как дети-сироты, дети без родительского попечения, малоимущие семьи. Для этого представитель льготной категории граждан должен встать на учет в органах социальной защиты населения и заявить о том, что нуждается в улучшении жилищных условий.

Размер компенсации за найм жилья будет меняться каждый год в зависимости от индексации, проводимой по региону на будущий год.

В 2010 году власти приняли решение о монетизации компенсации за наем квартиры. Ранее размер компенсации был для всех категорий получателей одинаков – принималось среднее значение стоимости съемного жилья. На сегодняшний день заявитель должен документально подтвердить свое право на получение компенсации, после чего специалисты УСЗН каждый месяц производят перерасчет компенсационной суммы (ежемесячной денежной компенсации – ЕДК), принимая во внимание фактически понесенные затраты человека на оплату ЖКУ и квартиры.

Бывает так, что в семье, проживающей совместно на одной жилплощади, сразу несколько человек имеют право на компенсацию квартплаты, и тогда компенсации складываются. Однако, общая сумма выплаты не может превышать 50% размера платежа за квартиру.

Чаще всего размер компенсации также изменяется по сезонам – в зимнее время, когда включено отопление, субсидия увеличивается, а летом, наоборот, уменьшается. Жильцы квартиры не должны предпринимать никаких мер – специалисты соцзащиты самостоятельно произведут перерасчет. Бывает и так, что субсидия летом вообще не предоставляется – все зависит от региона проживания семьи.

Наличие задолженностей по квартплате автоматически лишает жильцов права на получение компенсации. И здесь единственным выходом станет обращение в коммунальную службу с просьбой заключить договор о реструктуризации долга – тогда гражданин будет выплачивать долг небольшими долями на протяжении длительного периода времени. Но следует быть готовым и к тому, что ЖЭК откажет в подобном послаблении.

Право на получение компенсации необходимо подтверждать каждые полгода, в противном случае придется подавать полный комплект документов заново.

Наконец, льгота по квартплате – не единственная преференция, которую можно получить. Малоимущие семьи, которые отдают 22% от совокупного дохода всех совместно проживающих членов семьи за оплату коммунальных услуг, вправе получить скидку на ЖКУ. И данная льгота не препятствует получению компенсации за найм квартиры.

Компенсация за найм жилья работнику предприятия

Во время заключения трудового договора наниматель и сотрудник могут обговорить пункт о компенсации затрат работника на найм жилья. Для этого должен быть повод, например, осуществление трудовой деятельности в филиале компании или работа разъездного характера, предполагающая длительные или частые командировки.

Трудовой договор может содержать все условия предоставления компенсации – размеры надбавки к зарплате, порядок выплаты, вид жилья и т.д. Размер компенсации может зависеть от количества жильцов в помещении (если предполагается, что семья будет жить с сотрудником), продолжительности командировок, уровень комфорта жилья.

Деньги на оплату жилья работодатель может сразу перечислять на счет арендодателя, предварительно заключив с ним договор аренды. Или работник должен оплачивать жилье, а затем получать компенсацию вместе с заработной платой. Если договор расторгается по вине сотрудника, если он нарушал трудовую дисциплину или уволился по собственному желанию, право на возмещение стоимости жилья утрачивается.

Компенсация за найм жилья военнослужащим

Право на получение компенсации за найм (поднайм) жилья военнослужащими зависит от принадлежности военного к одной из следующих групп:

• пребывающих на службе по контракту в данный момент;
• уволенных в запас (должны состоять на учете как нуждающиеся в улучшении условий проживания).

При этом компенсация за найм жилья не будет назначена военнослужащему, если:

• он не подавал заявление на предоставление ему государственной поддержки;
• один из членов его семьи владеет на правах собственника пригодным жилым помещением неподалеку от места несения службы военнослужащим.

Размер компенсации будет зависеть от двух показателей – социальной нормы площади (которые, в свою очередь, зависят от количества членов семьи военнослужащего) и средней стоимости 1 кв. м. площади жилья в данном регионе.

Социальная норма площади рассчитывается следующим образом:

• 24 м2 на одного военнослужащего, который будет жить один;
• 36 м2 на военнослужащего и одного члена семьи помимо него;
• 43 м2 на военнослужащего, супругу и ребенка (троих человек);
• 12 м2 на каждого члена семьи, если общее их число превышает 3 человека.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Гражданин не стал оформлять компенсацию по квартплате, поскольку уже получает субсидию на оплату коммунальных услуг.

Т. М. Медведева
эксперт журнала «Налог на прибыль: учет доходов и расходов»

Предприятия, нуждающиеся в высококвалифицированных специалистах, нередко приглашают их на работу из других регионов (а иногда и стран). Таким сотрудникам на новом месте неизбежно приходится искать жилье для себя и своей семьи. И, как правило, условие оплаты работодателем аренды квартиры является одним из решающих аргументов для согласия специалистов на переезд. Казалось бы, экономическая обоснованность возникающих при этом у организации расходов не должна вызывать сомнений. Но не у чиновников контролирующих органов. Они как раз высказываются против признания подобных затрат в составе налоговых расходов в полном объеме. Арбитры, в свою очередь, придерживаются по обозначенному вопросу другого мнения. Предлагаем проанализировать аргументы за и против по этой спорной ситуации.

Почему работодатель оплачивает расходы сотрудника на аренду жилья?

Статьей 169 ТК РФ предусмотрено, что при переезде физического лица по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность последний берет на себя обязанность по возмещению работнику расходов, связанных:

– с переездом этого работника, членов его семьи и с провозом имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

– с обустройством на новом месте жительства.

При этом порядок и размеры возмещения работникам (за исключением тех, кто трудится в государственных и муниципальных органах и учреждениях) затрат на переезд на новое место работы в другую местность определяются коллективным договором или локальным нормативным актом либо соглашением сторон трудового договора, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

В отношении расходов на сам переезд и провоз багажа вопросов не возникает. Но вот что следует понимать под «обустройством»? Под этим термином, очевидно, может подразумеваться довольно обширный перечень затрат, так или иначе связанных с обустройством специалиста на новом месте жительства, в том числе затраты на аренду жилья. Фактически стоимость аренды квартиры – это затраты, связанные с созданием необходимых условий для обеспечения жильем сотрудника и членов его семьи (именно такое толкование понятия «обустройство» приведено в толковых и энциклопедических словарях).

Таким образом, причина возникновения у предприятия расходов, связанных с оплатой аренды жилья сотрудников, – это свое­образный бонус (жест доброй воли) со стороны работодателя, привлекающего к работе иногородних (или иностранных) специалистов. Но как правильно квалифицировать указанный вид расходов для целей налогообложения прибыли? Тем более что мнения официальных органов и судебных инстанций на этот счет разнятся.

Какие расходы относятся к оплате труда?

Общий принцип отнесения к расходам на оплату труда отдельных видов затрат сформулирован в абз. 1 ст. 255 НК РФ. Схематично данный принцип выглядит так.

В статье 255 НК РФ также приведен перечень подобных затрат (подчеркнем, открытый). В частности, к расходам на оплату труда относятся:

– стоимость предоставляемого работникам налогоплательщика в соответствии с установленным законодательством РФ порядком бесплатного жилья (суммы денежной компенсации за непредоставление такого жилья, коммунальных и иных подобных услуг) (п. 4);

– другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым и (или) коллективным договорами (п. 25).

Кроме того, из указанной статьи не следует, что расходы на оплату труда, осуществленные в неденежной форме, являются нормируемыми.

Позиция официальных органов

Чиновники Минфина полагают: расходы на оплату аренды жилья для работника – это оплата труда в натуральной форме. Следовательно, в отношении данного вида расходов действует ограничение, установленное ст. 131 ТК РФ. Напомним, названной нормой определено, что доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной зарплаты сотрудника.

Исходя из упомянутых норм налогового и трудового законодательства в совокупности, финансисты в Письме от 22.10.2013 № 03‑04‑06/44206 пришли к следующему выводу (к сожалению, неутешительному для налогоплательщиков): расходы на оплату жилья работникам организации могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в размере, не превышающем 20% месячного заработка этих работников с учетом премий и надбавок, при условии заключения с ними трудовых договоров. В период, когда такой договор не заключен и работник не состоит в штате организации, вышеуказанные расходы на оплату жилья вообще не могут уменьшать налоговую базу по прибыли.

Аналогичные по своей сути разъяснения даны также в Письме Минфина России от 30.09.2013 № 03‑03‑06/1/40369. Правда, здесь финансисты дополнительно еще высказали свои соображения касательно признания анализируемых расходов в составе прочих, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (на практике налогоплательщики нередко руководствуются названной нормой). Чиновники считают, что в целях признания затрат на аренду жилья сотрудникам организации в составе налоговых расходов следует руководствоваться положениями ст. 255 и 270 НК РФ , а не пп. 49 п. 1 ст. 264.

Почему затраты предприятия на оплату аренды квартиры для проживания его работников Минфин относит именно к оплате труда в неденежной форме, становится ясно из разъяснений, приведенных в Письме от 28.10.2010 № 03‑03‑06/1/671. Дословно в нем сказано: при квалификации начисляемых в пользу работника сумм в качестве заработной платы следует исходить из того, что размер оплаты труда считается установленным, если из условий трудового договора можно достоверно определить, какая сумма заработной платы причитается работнику за фактически выполненный объем работы. То есть размер оплаты труда считается установленным, если работник, не получив причитающуюся по трудовому договору оплату труда в денежном или натуральном выражении, может исходя из условий названного договора потребовать от работодателя уплатить за выполненный объем работ конкретную сумму денежных средств.

Получается, все дело в условиях трудового договора. Если в нем не только прописана обязанность работодателя по оплате аренды жилья сотруднику, но и определен размер данной выплаты, то этого, по мнению чиновников, достаточно для квалификации указанной суммы в качестве оплаты труда в натуральной форме. Согласитесь, сомнительный аргумент. Ведь помимо установления непосредственно величины заработной платы (или иных условий по оплате труда) трудовым договором могут быть предусмотрены выплаты иного рода, например, различные компенсации и поощрительные выплаты. К самой заработной плате они будут иметь опосредованное отношение.

Кстати, если финансисты допускают возможность признания в составе налоговых расходов лишь 20% затрат на аренду жилья, то налоговики во время проверок, ссылаясь на п. 4 ст. 255 НК РФ, и вовсе отказывают налогоплательщикам в праве на учет этих расходов. Иными словами, контролеры считают, что спорные затраты подлежат включению в состав оплаты труда, только если бесплатное предоставление жилья сотруднику обусловлено требованиями действующего законодательства (см., например, Постановление ФАС МО от 05.07.2013 по делу № А40-122173/12‑20‑621).

Казалось бы, при таком подходе не должно возникать споров о затратах на аренду жилья для высококвалифицированных иностранных сотрудников. Но, увы, это не так.

Работодатель обязан предоставить жилье, но не оплачивать его

Разъяснения по ситуации с иностранными специалистами приведены в Письме Минфина России от 19.03.2013 № 03‑03‑06/
1/8392. Суть их такова.

Если российская организация привлекает в установленном законодательством РФ порядке иностранных граждан для работы, то с ними должны быть заключены трудовые договоры в соответствии с требованиями ТК РФ. При этом приглашающей стороной (то есть российской организацией) согласно п. 5 ст. 16 Федерального закона № 115-ФЗ должны быть предоставлены гарантии материального, медицинского и жилищного обеспечения иностранного гражданина на период его пребывания в России. Указанные гарантии предоставляются в Порядке, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.03.2003 № 167. Одной из таких гарантий является обязательство работодателя по жилищному обеспечению иностранного гражданина в соответствии с социальной нормой площади жилья, установленной органом государственной власти соответствующего субъекта РФ (пп. «г» п. 3 Порядка).

Исходя из сказанного, Минфин пришел к выводу: на организацию возложена обязанность только по предоставлению, но не по оплате жилья иностранным гражданам – работникам организации.

Что из этого, по версии чиновников, следует? А то, что затраты на аренду жилья для такого сотрудника не подпадают под действие п. 4 ст. 255 НК РФ. Поэтому если работодатель принимает на себя обязательство по оплате аренды жилья иностранца, то делает он это по доброй воле. Следовательно, в данном случае при признании указанных затрат для целей налогового учета применяется тот же подход, что и в отношении российских работников. То есть затраты на оплату жилья сотрудникам организации – гражданам иностранных государств могут быть учтены в составе расходов при исчислении налога на прибыль в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы, при условии заключения трудового договора.

Однако и в этом случае финансисты демонстрируют довольно странную логику. Что значит «лишь предоставить, но не оплачивать»? Если у предприятия в собственности имеются жилые помещения (квартиры, дома), то с выполнением обязанности по жилищному обеспечению иностранного сотрудника проблем не возникает. Но каким образом работодатель должен осуществить указанную обязанность в отсутствие у него подобной собственности. Единственно возможный способ предоставить жилье (тем самым выполнить требование закона) – это арендовать для иностранного работника жилое помещение, то есть временно использовать имущество арендодателя, разумеется, за плату (ст. 606 ГК РФ).

Предварительные итоги

Организация, оплачивающая аренду жилья для иногородних или иностранных работников, может столкнуться с такими налоговыми рисками:

– подобные расходы налоговики могут счесть необоснованными и исключить их из расчета облагаемой базы по налогу на прибыль;

– налоговики разрешат учесть при налогообложении прибыли лишь 20% от начисленной месячной заработной платы сотрудника.

Избежать указанных рисков, организация, к сожалению, не сможет. А вот отстоять свои интересы в судебном порядке – вполне. В арбитражной практике есть примеры положительных решений по спорам, возникшим в аналогичных ситуациях.

Аргументы на случай спора

Приведем несколько примеров судебных решений по анализируемому вопросу.

Причиной спора, рассмотренного в Постановлении АС МО от 01.10.2015 № Ф05-11410/2015 по делу № А40-6591/15, стали следующие обстоятельства. Организация в соответствии с условиями трудовых договоров предоставляла иностранным специалистам – гражданам Франции бесплатное жилье. Плату за аренду жилья компания в полном размере включала в налоговые расходы на основании п. 4 ст. 255 НК РФ.

Инспекция по результатам проверки пришла к выводу, что на организацию возложена обязанность только по предоставлению, но не по оплате жилья иностранным гражданам – работникам организации. Поэтому инспекторы исключили из состава расходов часть затрат на оплату найма жилых помещений для указанных лиц в размере, превышающем 20% от суммы их заработной платы. Итог – доначисление только одного налога на прибыль (без соответствующих пеней) в сумме 8,9 млн руб.

Арбитры, признавая доводы проверяющих необоснованными, указали следующее:

1. Законодательством не установлено каких-либо ограничений на предоставление иностранным сотрудникам арендуемого жилья. Общество вправе заключить договоры коммерческого найма жилых помещений и затем предоставить эти помещения в пользование своим иностранным работникам. Причем расходы в виде арендной платы организация несет в соответствии с требованиями миграционного законодательства РФ, а также в целях обеспечения возможности выполнения иностранными сотрудниками своих непосредственных трудовых обязанностей.

2. Затраты на наем жилых помещений для иностранных сотрудников соответствуют положениям ст. 255 НК РФ, являются экономически обоснованными и документально подтвержденными. Эти затраты в любом случае могли быть учтены обществом в составе расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ (как другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым и (или) коллективным договорами) или в числе прочих производственных расходов в соответствии с пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (как иные документально подтвержденные и экономически обоснованные расходы, понесенные для обеспечения деятельности организации).

3. На расходы по найму жилых помещений не распространяется 20%-е ограничение, установленное в отношении заработка в неденежной форме (ст. 131 ТК РФ). Расходы организации на аренду жилых помещений для иностранных сотрудников не являются частью зарплаты. В ее состав входит вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты. Расходы на содержание сотрудников (в том числе связанные с арендой для них жилья) к заработной плате не относятся. Значит, при расчете налога на прибыль затраты на аренду квартир для иностранных работников учитываются в полном размере.

То, что общество арендовало жилье и предоставило его иностранным специалистам во исполнение норм Федерального закона № 115-ФЗ, а потому оно не могло произвольно отказаться от исполнения требований действующего законодательства, отмечено и в Постановлении ФАС СЗО от 11.04.2014 № Ф07-1987/2014 по делу № А56-18767/2013. Как подчеркнули арбитры, несение обществом расходов по оплате аренды квартиры для приглашенного специалиста вытекает из действительной общей воли сторон договора о предоставлении персонала и данное обстоятельство должно приниматься во внимание при оценке последствий договора, в частности, налоговых.

В спорах, когда предприятия арендуют жилые помещения для сотрудников – российских граждан, арбитры также исходят из того, что решение о доначислении налога на прибыль по эпизоду о завышении расходов по оплате жилья работникам основано на неправильном толковании и применении ст. 131 ТК РФ. По мнению судей, установленное 20%-е ограничение выплат в неденежной форме распространяется только на заработную плату сотрудников и не подлежит применению к иным выплатам в их пользу, к которым в том числе относится оплата найма жилых помещений (см. Постановление АС МО от 12.09.2014 № Ф05-9828/14 по делу № А40-9805/14).

Пример

Организация пригласила на работу высококвалифицированного специалиста – иностранного гражданина. По условиям заключенного с ним трудового договора иностранцу была предоставлена квартира для проживания, аренду которой оплачивала организация. Размер ежемесячной арендной платы составляет 25 000 руб., что не превышает 20% от начисленной за месяц заработной платы данного специалиста. Как отразить в учете организации расходы по найму квартиры?

Если организация придерживается официального подхода контролирующих органов, то в бухгалтерском учете ежемесячно она будет делать следующие записи:

– Дебет 20 (26, 44) Кредит 70 – отражены расходы на оплату труда иностранного работника;

– Дебет 70 Кредит 76 – отражена стоимость аренды, которая оплачена за работника, в счет оплаты труда.

В налоговом учете указанная сумма арендной платы на основании п. 25 ст. 255 НК РФ будет включена в состав расходов на оплату труда в полном объеме.

Но существует и альтернативный вариант признания обозначенных расходов (поддержанный судьями):

– Дебет 76 Кредит 51 – перечислена арендная плата за квартиру;

– Дебет 91-2 Кредит 76 – арендный платеж учтен в составе прочих расходов.

В целях налогообложения указанная сумма арендной платы на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Обобщим сказанное. Организация вправе арендовать жилые помещения для своих сотрудников (как российских, так и иностранных граждан). Чиновники контролирующих органов считают, что для целей налогообложения прибыли сумму арендной платы она может признать в составе расходов на оплату труда по п. 4 ст. 255 НК РФ – в размере, не превышающем 20% от начисленной заработной платы таким сотрудникам. Следование подобной позиции едва ли вызовет претензии со стороны налоговых органов. А вот включение арендной платы в состав налоговых расходов в полном объеме в соответствии с п. 25 ст. 255 или пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ сопряжено с налоговыми рисками и, вероятнее всего, приведет к спору с проверяющими.

В соответствии с п. 29 ст. 270 НК РФ в целях налогообложения прибыли не учитываются, в частности, расходы организации на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.

Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации».

В некоторых случаях работодатель обязан возмещать затраты на аренду жилья, которое снимает сотрудник. Сопутствующие расходы предполагают особое налогообложение и учет.

В каких случаях траты на аренду жилья будут компенсированы

Основания для компенсации изложены в статье 169 ТК РФ. В частности, траты возмещаются в том случае, если сотрудник по предварительному согласованию с работодателем переезжает в другую местность. Переезд будет связан именно с рабочей необходимостью. В данном случае руководитель компании должен компенсировать траты, связанные со следующими аспектами:

• Переезд работника вместе с членами его семьи.
• Перевозка личного имущества.
• Обустройство на новом месте.

Порядок компенсации, как и размеры выплат, определяется коллективными соглашениями и внутренними актами. Траты на обустройство на новом месте включают в себя расходы на аренду жилья. Следовательно, на основании статьи 169 ТК РФ работодатель обязан возмещать траты на аренду квартиры.

Особенности оплаты аренды

Только в одном случае у работодателя возникает обязанность по оплате аренды: когда он пригласил на работу иногороднего сотрудника. В других случаях руководитель может не возмещать траты. Однако компенсацию он может выплачивать добровольно. В этом случае соответствующие обязательства, взятые добровольно, нужно прописать во внутренних актах. К примеру, это может быть коллективное соглашение. Рассмотрим варианты оплаты:

• Аренда квартиры, оформленная самой компанией.
• Жилье арендует именно сотрудник. Работодатель просто возмещает его затраты. Руководитель может делать отчисления как на счет самого сотрудника, так и на счет арендодателя.

Перечисленные сотруднику средства будут считаться доходом в натуральной форме.

Документы, нужные для возмещения трат

Для того чтобы траты сотрудника были компенсированы, нужно предоставить ряд документов. Это бумаги, которые подтверждают расходы работника, подлежащие возмещению. Рассмотрим примерный перечень этих документов:

• Договор аренды, в котором указана вся сопутствующая информация: ФИО арендодателя и арендатора, стоимость аренды, адрес жилья.
• Платежки по оплате аренды (к примеру, расписки о получении средств за съем жилья).

ВАЖНО! Желательно, чтобы необходимость компенсирования затрат на аренду была оговорена в трудовом соглашении.

ВНИМАНИЕ! Если договор аренды заключается на срок более года, его нужно регистрировать в Росреестре.

Как отразить траты на аренду в целях налогообложения

Существует два подхода по отношению к учету расходов на оплату аренды. Рассмотрим каждый из них.

Наиболее законный, но сложный способ

По мнению надзорных органов, компенсация за аренду жилья – это трудовая оплата в . Она является одним из элементов, который формирует доход сотрудника. По этой причине необходимость в компенсации должна быть оговорена трудовым соглашением. В ТК указано, что элемент оплаты труда, выраженный в натуральной форме, должен составлять не больше 20% от зарплаты. Сопутствующие расходы работодателя отражаются в «прибыльных» расходах. И в этом случае в их перечне может быть учтена только сумма, не превышающая 20% от зарплаты.

Однако существует прецедент, в котором все траты работодателя были признаны в составе «прибыльных» расходов полностью.

Обосновано это было тем, что все эти траты нужны для обеспечения производственного процесса. Если бы работодатель не возместил все расходы, сотрудники из других городов не смогли бы исполнять свои трудовые функции. Согласно этому же обоснованию, на основании положений ТК нельзя формировать правила налогообложения.

По этой причине правило 20% не совсем правомерно. Доход работодателя в натуральной форме облагается .

Бухгалтерский учет

Данный способ предполагает использование следующих бухгалтерских проводок:

• ДТ20, 26, 44 КТ76. Включение платы за аренду в состав расходов предприятия.
• ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с дохода в натуральной форме, включенного в зарплату сотрудника.
• ДТ76 КТ68 (субсчет «НДФЛ»). Удержание НДФЛ из средств, которые поступают арендодателю.
• ДТ76 КТ51. Перечисление средств за аренду жилья.
• ДТ20 КТ69. Начисление страховых взносов на доход сотрудника в натуральной форме.

Рассматриваемый метод начисления налога хорош тем, что в случае его применения у надзорных органов не возникнет вопросов.

Метод с большими рисками и большими выгодами

Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами. Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными. Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.

В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ. Данный метод вполне можно обосновать. Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда.

К СВЕДЕНИЮ! В данном случае не происходит также начисления страховых взносов.

Особенности начисления страховых взносов

По мнению ФСС, траты на компенсацию расходов по аренде жилья являются объектами обложения взносами. Они обладают всеми соответствующими признаками. Следовательно, они облагаются взносами. Соответствующая позиция рассмотрена в письме ФСС от 17 ноября 2011 года.

Однако эту позицию нельзя назвать полностью однозначной. Противоположную позицию можно обнаружить в судебной практике. В частности, существует судебное решение, по которому расходы облагаться не будут. Обосновано это тем, что необходимость компенсировать траты сотрудника на аренду прописана в коллективном, а не в трудовом договоре. В части 1 статьи 7 ФЗ №212 указано, что объектом обложения может являться только доход, возникший на основании трудового соглашения.

Поэтому, если обязанность работодателя компенсировать траты оговорена коллективным соглашением, соответствующие выплаты будут скорее социальными. Они не направлены на стимулирование сотрудников, не зависят от должности работника, выполнения им трудового плана. По этой причине такой доход в натуральной форме не может быть включен в базу для отчисления взносов. Такое же мнение сформулировано и в постановлении ФАС от 1 июня 2014 года.

Какую позицию занять работодателю?

Все зависит от того, готов ли руководитель отстаивать свое мнение. Если нет, то имеет смысл выбрать общепризнанную позицию. В этом случае доход работника будет облагаться взносами. Если же руководитель готов отстаивать свою позицию, можно не отчислять с доходов взносы. Второй вариант более выгоден. Для надзорных органов характерна именно первая позиция, для судов – вторая.

СПРАВКА! Необходимость возмещения затрат на аренду жилья возникает не только в ситуации переезда сотрудника в другой город на ПМЖ. Траты компенсируются и в том случае, если работник уезжает в командировку, труд отличается разъездным характером.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ

И РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТЫ ДЕНЕЖНОЙ КОМПЕНСАЦИИ ЗА НАЕМ

(ПОДНАЕМ) ЖИЛЫХ ПОМЕЩЕНИЙ СОТРУДНИКАМ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ

ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ЧЛЕНАМ СЕМЕЙ СОТРУДНИКОВ ОРГАНОВ

ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ПОГИБШИХ (УМЕРШИХ)

ВСЛЕДСТВИЕ УВЕЧЬЯ ИЛИ ИНОГО ПОВРЕЖДЕНИЯ ЗДОРОВЬЯ,

ПОЛУЧЕННЫХ В СВЯЗИ С ВЫПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ,

ЛИБО ВСЛЕДСТВИЕ ЗАБОЛЕВАНИЯ, ПОЛУЧЕННОГО В ПЕРИОД

ПРОХОЖДЕНИЯ СЛУЖБЫ В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

В соответствии со статьей 8 Федерального закона "О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые:

Правила помещений сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации;

Правила выплаты денежной компенсации за наем (поднаем) жилых помещений членам семей сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, погибших (умерших) вследствие увечья или иного повреждения здоровья, полученных в связи с выполнением служебных обязанностей, либо вследствие заболевания, полученного в период прохождения службы в органах внутренних дел.

2. Установить, что денежная компенсация за наем (поднаем) жилых помещений (далее - денежная компенсация) ежемесячно выплачивается сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации (далее - сотрудники) и членам семей сотрудников, погибших (умерших) вследствие увечья или иного повреждения здоровья, полученных в связи с выполнением служебных обязанностей, либо вследствие заболевания, полученного в период прохождения службы в органах внутренних дел (далее - члены семей погибших (умерших) сотрудников), в размере ежемесячной платы за жилое помещение, предусмотренной договором найма (поднайма) жилого помещения, но не более:

15000 рублей - в гг. Москве и Санкт-Петербурге;

3600 рублей - в других городах и районных центрах;

2700 рублей - в прочих населенных пунктах.

Указанные размеры денежной компенсации повышаются на 50 процентов при следующих условиях:

совместно с сотрудником проживают 3 и более членов семьи;

семья погибшего (умершего) сотрудника состоит из 3 и более человек.

3. Установить, что постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2004 г. N 852 "О порядке и размерах выплаты компенсаций за наем (поднаем) жилых помещений сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы исполнения наказаний, Государственной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов Российской Федерации, лицам начальствующего состава Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации" в отношении сотрудников, на которых распространяется действие настоящего постановления, не применяется.

4. Реализацию мероприятий, предусмотренных настоящим постановлением, осуществлять за счет средств федерального бюджета, предусмотренных на текущее содержание федеральных органов исполнительной власти, в которых проходят службу сотрудники.

5. Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2012 г., а в отношении сотрудников, указанных в части 2 статьи 20 Федерального закона "О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации", и членов семей погибших (умерших) сотрудников из их числа - с 1 января 2013 г.

Председатель Правительства

Российской Федерации

Утверждены

постановлением Правительства

Российской Федерации

ВЫПЛАТЫ ДЕНЕЖНОЙ КОМПЕНСАЦИИ ЗА НАЕМ (ПОДНАЕМ) ЖИЛЫХ

ПОМЕЩЕНИЙ СОТРУДНИКАМ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Настоящие Правила определяют порядок выплаты денежной компенсации за наем (поднаем) жилых помещений (далее - денежная компенсация) сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации (далее - сотрудники).

2. Денежная компенсация выплачивается сотруднику, не имеющему жилого помещения в населенном пункте по месту службы, если ему не было предоставлено жилое помещение специализированного жилищного фонда, формируемого Министерством внутренних дел Российской Федерации, иным федеральным органом исполнительной власти, в котором проходят службу сотрудники.

3. В целях настоящих Правил к членам семьи сотрудника относятся проживающие совместно с ним лица, указанные в части 2 статьи 1

4. Для получения денежной компенсации сотрудник подает рапорт на имя руководителя органа, подразделения, организации или учреждения в котором он проходит службу (далее - орган), к которому прилагаются следующие документы:

б) копии документов, удостоверяющих личность сотрудника и членов его семьи;

в) справки территориального органа Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии и федерального государственного унитарного предприятия "Ростехинвентаризация - Федеральное БТИ" о наличии (отсутствии) у сотрудника и членов его семьи в собственности жилых помещений в субъекте Российской Федерации, в котором он проходит службу.

5. Копии документов, указанные в пункте 4

6. Рапорт и документы, указанные в пункте 4

7. На основании решения жилищной (жилищно-бытовой) комиссии издается приказ руководителя органа о выплате денежной компенсации, в котором указываются срок выплаты и размер денежной компенсации.

8. Денежная компенсация выплачивается по месту службы сотрудника за истекший месяц одновременно с выплатой денежного довольствия за текущий месяц.

9. Выплата денежной компенсации производится со дня найма (поднайма) жилого помещения по день утраты сотрудником права на ее получение. Основанием для прекращения выплаты является приказ руководителя органа.

10. В случае возникновения обстоятельств, влекущих прекращение права на получение денежной компенсации или права на ее получение в повышенном размере, сотрудник обязан в 10-дневный срок уведомить об этом руководителя органа.

Утверждены

постановлением Правительства

Российской Федерации

ВЫПЛАТЫ ДЕНЕЖНОЙ КОМПЕНСАЦИИ ЗА НАЕМ (ПОДНАЕМ) ЖИЛЫХ

ПОМЕЩЕНИЙ ЧЛЕНАМ СЕМЕЙ СОТРУДНИКОВ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ПОГИБШИХ (УМЕРШИХ) ВСЛЕДСТВИЕ УВЕЧЬЯ

ИЛИ ИНОГО ПОВРЕЖДЕНИЯ ЗДОРОВЬЯ, ПОЛУЧЕННЫХ В СВЯЗИ

С ВЫПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ, ЛИБО ВСЛЕДСТВИЕ

ЗАБОЛЕВАНИЯ, ПОЛУЧЕННОГО В ПЕРИОД ПРОХОЖДЕНИЯ СЛУЖБЫ

В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

1. Настоящие Правила определяют порядок выплаты денежной компенсации за наем (поднаем) жилых помещений (далее - денежная компенсация) членам семей сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, погибших (умерших) вследствие увечья или иного повреждения здоровья, полученных в связи с выполнением служебных обязанностей, либо вследствие заболевания, полученного в период прохождения службы в органах внутренних дел (далее - члены семей погибших (умерших) сотрудников).

2. Денежная компенсация выплачивается членам семьи погибшего (умершего) сотрудника, не обеспеченным жилым помещением специализированного жилищного фонда, формируемого Министерством внутренних дел Российской Федерации, иным федеральным органом исполнительной власти, в котором проходили службу сотрудники, и не являющимся нанимателями жилого помещения по договору социального найма или членами семьи нанимателя жилого помещения по договору социального найма либо собственниками жилого помещения или членами семьи собственника жилого помещения.

3. В целях настоящих Правил к членам семьи погибшего (умершего) сотрудника относятся проживавшие совместно с ним лица, указанные в части 2 статьи 1 Федерального закона "О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".

4. Денежная компенсация выплачивается членам семей погибших (умерших) сотрудников:

не получающим пенсию по случаю потери кормильца, - органом, подразделением, организацией или учреждением по последнему месту службы погибшего (умершего) сотрудника (далее - орган);

получающим пенсию по случаю потери кормильца, - пенсионным подразделением органа по месту получения пенсии.

5. Для получения денежной компенсации один из членов семьи погибшего (умершего) сотрудника представляет заявление на имя руководителя органа, к которому прилагает следующие документы:

а) копия договора найма (поднайма) жилого помещения, заключенного в соответствии с законодательством Российской Федерации;

б) копии документов, удостоверяющих личность членов семьи погибшего (умершего) сотрудника;

в) справки территориального органа Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии и федерального государственного унитарного предприятия "Ростехинвентаризация - Федеральное БТИ" о наличии (отсутствии) у членов семьи погибшего (умершего) сотрудника в собственности жилых помещений в субъекте Российской Федерации, в котором он проходил службу.

6. Копии документов, указанные в пункте 5 настоящих Правил, представляются с предъявлением оригиналов.

7. Заявление и документы, указанные в пункте 5 настоящих Правил, в месячный срок рассматриваются жилищной (жилищно-бытовой) комиссией, создаваемой приказом руководителя органа.

8. Выплата денежной компенсации производится со дня найма (поднайма) жилого помещения по день утраты членами семьи погибшего (умершего) сотрудника права на ее получение.