Кто имеет право заполнять трудовую книжку. Оформление трудовой книжки: правила и сроки

Оформление трудовой книжки: основные правила

Порядок заполнения трудовой книжки регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ТК РФ);
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила, постановление № 225);
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минсоцразвития от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

К сожалению, нередко приходится сталкиваться с противоречиями между упомянутыми документами. Так, запись об увольнении по собственному желанию по ТК РФ нужно вносить в документ в точном соответствии с формулировками кодекса (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). В то же время Правила говорят о том, что нужно записывать формулировку согласно приказу об увольнении.

Ответственным сотрудникам стоит ориентироваться на иерархию нормативно-правовых актов. Если другие акты противоречат ТК РФ, применять их не стоит. В случае, описанном выше, необходимо формулировать приказ (а потом и запись в трудовой) в соответствии с кодексом.

Перечислим основные правила, которые подскажут кадровику, как заполнить трудовую книжку:

• трудовая оформляется для каждого, кто работает на предприятии более 5 дней;
• срок, за который необходимо сделать запись, составляет 7 дней;
• в записях нужно использовать арабские цифры;
• можно писать ручкой черного, синего, а также фиолетового цвета;
• запрещены сокращения и исправления (исправления допустимы только в порядке, предусмотренном п. 27 Правил, и только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»);
• каждая запись должна иметь порядковый номер.

Как заполнять разделы трудовой книжки: пример заполнения в 2018-2019 годах

Бланк документа утвержден постановлением № 225 - где взять бланк рассказывается в статье Порядок приобретения, хранения и заполнения бланка трудовой книжки (нюансы) . Так, трудовая состоит из нескольких разделов, помогающих идентифицировать личность работника, узнать о его профессии, квалификации, длительности трудового стажа и полученных наградах. Эти разделы содержат:

• личные данные;
• сведения о трудовой деятельности;
• информацию о поощрениях (кроме премий).

Наряду с вышеуказанными общими правилами, для каждого из разделов законодатель разработал специфические правила заполнения, которые мы рассмотрим далее.

Как заполняется титульный лист трудовой

Данные о работнике указываются на титульном листе документа. Руководствуясь п. 2 Инструкции, кадровик должен внести:

• личные данные сотрудника так, как они указаны в паспорте, без сокращения;
• информацию об образовании, если у работника есть соответствующий документ;
• название профессии, по которой человеку предстоит работать на предприятии;
• дату заполнения документа.

Все записи должны быть заверены подписями работника и сотрудника кадровой службы, а также печатью организации (при ее наличии). Титульный лист заполняется на первом месте работы человека.

Если у работника изменились личные данные, сотрудники кадровой службы могут зачеркнуть эти данные одной чертой и указать новые. Для этого работник должен представить официальные документы, подтверждающие изменение личных данных, а кадровик — переписать сведения из этих документов на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки. Подробнее об исправлении фамилии в трудовой - в статье Запись о смене фамилии в трудовой книжке - образец .

При желании работодатель может разместить на титульном листе голограмму - о том, для чего используется голографическая наклейка рассказано в статье Куда правильно клеить голограмму в трудовой книжке - образец?

Как правильно оформляется раздел «Сведения о работе»

Сотрудники кадровых служб должны знать, как правильно оформить трудовую книжку, в том числе раздел, где указываются сведения о работе.

Нужно принять человека на работу? В таком случае сотрудник кадровой службы должен руководствоваться п. 3 Инструкции и записать в трудовой книжке под порядковым номером:

• название организации в полном и сокращенном виде;
• наименование структурного подразделения, куда человек устраивается на работу;
• название профессии, по которой будет работать сотрудник;
• дату поступления сотрудника на работу.

Если человек работает успешно, приобретает новый разряд или класс, это необходимо зафиксировать в его трудовой книжке.

Под порядковым номером сотрудник отдела кадров записывает:

• сведения о присвоении работнику более высокого разряда, класса;
• информацию о дополнительных профессиях или квалификациях сотрудника.

Если трудовые отношения исчерпали себя и пришло время расстаться с сотрудником, работодатель должен правильно оформить запись о его увольнении в соответствии с требованиями п. 5 Инструкции.

Для этого в разделе «Сведения о работе» под соответствующим порядковым номером нужно указать:

• причину увольнения;
• дату окончания трудовых отношений;
• название, номер и дату решения работодателя, на основании которого происходит увольнение.

ВАЖНО! Сведения в документе нужно указывать точно, формулировки должны соответствовать трудовому законодательству. Все записи необходимо подтверждать печатью организации (при наличии) и подписью ее руководителя.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Еще один важный раздел трудовой книжки содержит информацию о награждениях, которые сотрудник заслужил в процессе работы. В соответствии с п. 4 Инструкции сведения указываются в таком формате:

• номер записи;
• название организации;
• сведения о награде;
• данные о том, кем награжден сотрудник;
• информация о заслугах, за которые награжден человек;
• ссылка на документ, на основании которого произведено награждение.

Работник кадровой службы должен заполнить этот раздел тщательно и верно, так как данные о наградах влияют на карьеру работника, дают больше возможностей для его дальнейшего трудоустройства.

Как оформить в трудовой книжке особые случаи

Некоторые случаи в трудовых правоотношениях оформляются в трудовой книжке особым образом. К таким случаям можно отнести работу по совместительству. В соответствии с п. 3.1 Инструкции трудовая книжка должна храниться на месте основной работы. Но совместитель может попросить кадровую службу внести дополнительные сведения в трудовую книжку. Для этого достаточно подтвердить факт дополнительной работы. Можно, например, представить в качестве доказательства трудовой договор с другой организацией.

Перевод на другую работу — достаточно распространенное явление. Такие изменения в трудовых правоотношениях также должны быть зафиксированы в трудовой книжке. При этом указываются:

• номер записи;
• дата перевода;
• информация о переводе;
• название нового отдела или должности;
• информация о распоряжении, на основании которого переводится работник.

Ответственность кадровых работников

Правильное заполнение трудовой книжки — важная составляющая трудовых правоотношений. Если документ будет заполнен неправильно, сотруднику будет трудно доказать свой трудовой стаж. Кроме того, он понесет материальные потери, так как не сможет устроиться на работу с трудовой книжкой, заполненной с ошибками.

За нарушения в данной области возможна ответственность:

• предприятия (административная по ст. 5.27 и 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ, далее - КоАП РФ, например за невнесение в трудовые книжки необходимых записей, или гражданско-правовая, если нарушение повлекло для работника убытки);
• должностных лиц кадровой службы (административная по вышеупомянутым статьям КоАП РФ за аналогичные нарушения, а также материальная, если нарушение кадровика причинило ущерб предприятию, и дисциплинарная).

Работники отдела кадров должны заполнять трудовые книжки аккуратно и тщательно, используя образцы заполнения трудовой книжки, составленные согласно строгим формализованным правилам, носящим обязательный для всех характер. Ошибки и нарушения в данной сфере влекут административную, гражданско-правовую, материальную и дисциплинарную ответственность.

Трудовая книжка – документ, отражающий историю трудовой деятельности работника и являющийся исходником для расчета стажа работы. Она должна быть выполнена на стандартном бланке и соответствовать установленному образцу.

1.1. Как заполнить новую трудовую книжку?

Новый документ оформляется гражданам, не имевшим ранее трудовой книжки, при приеме на работу. Заполнение происходит в их присутствии. По закону новая трудовая книжка должна быть заведена в течение семи дней с момента трудоустройства, если трудящийся проработал в вашей организации более пяти дней. С работника удерживается сумма, равная стоимости бланка трудовой книжки. Старые книжки на новые менять не рекомендуется.

1.2. Как, какими чернилами, какой ручкой заполнять трудовую книжку?

Запись производится аккуратно, без любого рода сокращений. Слова «распоряжение», «приказ», «переведен» и подобные пишутся целиком. Для обозначения дат, характеристик, выражаемых в числовом значении, используются только арабские цифры. Формат записи даты принятия на работу, увольнения и других действий – 08.04.2012 (пример).

Для записи подходят перьевые, гелевые, шариковые (роллерные) ручки. Какими чернилами заполнять трудовую книжку? – Паста, гель, чернила должны быть водостойкими, устойчивыми к выцветанию, рекомендуемые цвета – синий, черный либо темно-фиолетовый.

1.3. Кто должен заполнять трудовую книжку?

Заполнением трудовой книжки занимается работодатель. Самостоятельно записи не производятся. Должностное лицо, ведущее и хранящее трудовые книжки работников на предприятии, назначается приказом директора организации.

Это может быть сам директор, но чаще всего оформление этого документа находится в ведении отдела кадров, при отсутствии такового – назначенного бухгалтер.

2. Образец заполнения трудовой книжки

Для кадровых служб оформление, заполнение, хранение трудовых книжек регламентируется следующими постановлениями правительства РФ:

• – № 225 – «О трудовых книжках» от 16.04.2003;
• – № 51 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» от 06.02.2004;
• – № 69 – «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003.

Для сотрудников вашего бизнеса да и для вас как для владельца бизнеса важно знать какие предусмотрены детские пособия в 2013 году?:

2.1. Что заносят в трудовую книжку?

В документ заносятся сведения о трудящемся: ФИО, должность, специальность, квалификация, информация о выполняемой им работе, записи о переводе на другую работу либо должность в рамках организации, увольнении.

Также в документе отражаются награждения за успехи в труде, повышение квалификационного разряда. Информация о работе по совместительству вносят по желанию работника на основании представленных оформителю документов.

Сведения о взысканиях не документируется, за исключением случаев, когда нарушение послужило причиной увольнения. Увольнение, то есть прекращение трудового договора, обязательно должно быть обосновано в трудовой книжке.

ВИДЕО: Трудовая книжка

2.2. Если неправильно заполнена трудовая книжка?

Исправления вносятся по месту бывшей работы или на новом месте по предъявлению документов, подтверждающих обоснованность этого шага.

В пометке должно быть указано, когда, кто исправил: ФИО, должность, дата, печать, «исправлено верно». Новому работодателю для обоснования исправления необходим официальный документ со старого места работы, подтверждающий допущенную ошибку.

Зачеркнутая, неверная запись после исправления (внесения новой) не считается действительной. В пометке также указывается название подтверждающего исправление документа.

3.Как заполнить дубликат, вкладыш трудовой книжки?

3.1. Дубликат трудовой книжки

Дубликат должен полностью соответствовать по действительному содержанию оригиналу.

Исключения: неверные записи, записи послужившие причиной замены книжки, записи, которые невозможно восстановить по причине отсутствия соответствующих документов.

На титульном листе новой книжки делается информационная надпись – «Дубликат», на старой, если таковая сохранилась, – «Взамен выдан дубликат…» с указанием серии, номера нового документа.

Дубликат, то есть повторный экземпляр трудовой книжки, оформляется в случае;

• – ее утери работником или работодателем;
• – наличия записей, признанных недействительными (в том числе – о незаконном осуждении);
• – невозможности дальнейшего ее использование (ветхость, повреждения)

3.2. Заполняем вкладыш в трудовую книжку

Если места для записей документе больше нет, то в него вшивается работодателем лист-вкладыш установленного образца (№ 225). Для оформления необходимы паспорт и документы, удостоверяющие образование, квалификацию, сотрудника.

Вкладыш не является самостоятельным документом и рассматривается как часть трудовой книжки. В документе проставляется штамп «Выдан вкладыш» в обязательном порядке. Указываются номер, серия вкладыша.

4. Как заполнить трудовую книжку ИП?

Индивидуальные предприниматели также обязаны оформлять трудовые книжки всех нанятых работников. Дополнения о порядке оформления, ведения трудовых книжек для ИП разъясняются в следующем документе:

№ 5140-17 «Письмо Минздравсоцразвития РФ» от 30.08.2006.

Оформление и вносимая информация, в общем, соответствуют обычному порядку оформления трудовых книжек, за исключением расторжения трудовых договоров, заключенных до 6.10.2006, рассмотренных в вышеупомянутом документе. Но есть два важных отличия:

• – Работник при увольнении должен прочитать записи в трудовой книжке, внесенные индивидуальным предпринимателем. Факт прочтения подтверждается подписью.
• – Если ИП не имеет собственной печати, то записи в этом документе не заверяются ею, и это не служит основанием для их недействительности.

Каждый человек, выходящий на заслуженную пенсию, сталкивается с необходимостью подтверждения своего стажа. На территории Российской Федерации документом, подтверждающим периоды работы, является трудовая книжка. Однако само по себе ее наличие не гарантирует отсутствие претензий к записям, содержащимся в ней, со стороны Пенсионного фонда или иных организаций. Для минимизации подобных рисков рекомендуем воспользоваться образцом заполнения трудовой книжки в 2016 году.

Оформление трудовых отношений

Отношения, связанные с исполнением должностных обязанностей, возникают с момента заключения работодателем и физическим лицом трудового договора. Данный императив прямо следует из содержания статьи 16 ТК России .

При подписании указанного соглашения трудоустраивающийся гражданин должен представить предприятию следующие документы:

• общегражданский паспорт. Он может быть заменен иным документом, подтверждающим личность работника;
• трудовая книжка. Этот формуляр не представляется при первоначальном поступлении на работу, в этом случае его оформляет предприятие;
• свидетельство СНИЛС;
• диплом, сертификаты, иные бланки об образовании, навыках и квалификации работника;
• документы воинского учета.

Следует учитывать, что только правильное оформление трудовой книжки как при зачислении в штат, так и в случае переводов и увольнений, гарантирует отсутствие у ее владельца проблем при расчете пенсии или в случае подтверждения стажа работы.

Перевод работника

После совершения записи о трудоустройстве гражданина такой сотрудник может быть переведен.

В этом случае ниже информации о приеме на работу следует внести запись о переводе лица на новую должность. Заполнение соответствующих граф формуляра необходимо осуществлять с использованием того же алгоритма, что и в случае оформления трудовой книжки при приеме на работу. Нумерация всех сведений осуществляется в хронологическом порядке.

Отражение повышения разрядов, классов, квалификации владельца трудовой книжки совершается аналогичным способом.

Если сотрудник исполняет свои должностные обязанности на условиях внешнего совместительства, то он имеет право указать такую работу в своем документе, подтверждающем стаж.

Для реализации названного права такой гражданин должен обратиться к основному работодателю. Обязательным условием для отражения перечисленных сведений является наличие приказа. Правила заполнения и хранения трудовых книжек предоставляют возможность внесения таких записей в формуляры только текущим работодателям. Физические лица, не зарегистрированные в качестве предпринимателей, не обладают правом на внесение в формуляры каких-либо записей.

Из изложенного следует, что вносить сведения об увольнении совместителя должен текущий работодатель, а не предприятие, совершавшие запись о факте труда на условиях совмещения.

Вся указанная выше информация также вносится в хронологическом порядке.

Запись об увольнении

Описывая общий алгоритм совершения записей в трудовых книжках, следует особенное внимание уделить порядку отражения сведений об увольнении гражданина.

В отличие от оформления на работу при расторжении договора такая запись вносится в день увольнения. Согласно Правилам заполнения трудовых книжек в 2016 году внесение таких сведений ранее момента прекращения соответствующих отношений, а также после наступления указанных событий противоречит закону.

Вне зависимости от причин расторжения договора основания для увольнения следует указывать согласно формулировкам, содержащимся в Трудовом кодексе Российской Федерации. Иное повлечет признание соответствующей записи недействительной.

Раздел 5 Инструкции , введенной в действие Минтрудом Российской Федерации в Постановлении от 10.10.2003 N 69, содержит примеры внесения записей об увольнении по отдельным основаниям. По нашему мнению, по аналогии с образцами, содержащимися в правилах оформления трудовой книжки, следует совершать записи об увольнении по иным основаниям.

Нумерация указанных выше сведений осуществляется в хронологическом порядке.

Важной особенностью, характерной только для случаев прекращения исполнения сотрудниками своих должностных обязанностей, является необходимость удостоверения правильности сведений личной подписью работника. Данное предписание содержится в пункте 35 Правил , утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

В заключение необходимо отметить, что для ответа на вопрос, кто заполняет трудовую книжку, если нет кадровика, следует обратиться к формулировкам пункта 35 Правил. Указанным сотрудником является сам работодатель, то есть руководитель либо лицо, уполномоченное на совершение таких действий приказом или должностной инструкцией.

Работник, не наделенный надлежащими правами, не может вносить записи в трудовую книжку.

Работодатель обязан организовать работу по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. Ответственность внутри предприятия перед руководителем за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя предприятия (п. 45 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 № 225).

Здесь необходимо отметить, что в случае проверки работы службы персонала государственный инспектор труда в обязательном порядке наряду с другими документами потребует предоставить и приказ о назначении ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек. Причем чаще всего инспектор сначала задает вопрос о том, кто ведет трудовые книжки работников и при этом просит представить его лично. И уже после этого просит показать приказ, подтверждающий, что именно этот работник отдела кадров уполномочен вести трудовые книжки.

В случае отсутствия данного приказа государственный инспектор труда обязательно вынесет предписание об устранении нарушения трудового законодательства. Поэтому лучше сразу издать такой приказ, не доводя дело до крайности.

Последствия нарушения законодательства о труде (ст. 5. 27 КоАП РФ):

Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда:

1) для лиц, ранее подвергшихся административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, это нарушение влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;

2) наложение административного штрафа на организацию в размере от 300 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

Издавая такой приказ, руководитель предприятия не должен ограничиться только указанием должности – «возложить ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек на инспектора по кадрам». Необходимо указать еще и фамилию, имя, отчество, поскольку речь идет о наделении специальными полномочиями конкретного лица .

В приказе (распоряжении) необходимо также отметить, что в случае направления ответственного работника в командировку, предоставления ему отпуска или отсутствия на работе по уважительным причинам его обязанности передаются начальнику отдела (Рис. № 1).

Рис.1 Образец приказа о назначении ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек

В данном приказе крайне нежелательно распределять функции, связанные с ведением, учетом и хранением трудовых книжек между несколькими работниками. Например, за одним инспектором по кадрам закреплена функция по заполнению трудовых книжек, а за вторым – функции по учету и хранению. Потому, что с одной стороны, это противоречит «Правилам ведения трудовых книжек», согласно которым работодатель должен назначить одно специально уполномоченное лицо. С другой – ослабляет контроль за выполнением приказа.

В случае увольнения работника, ответственного за ведение трудовых книжек, его полномочия передаются другому работнику или переходят к руководителю предприятия на время, пока не будет найдена замена. Кстати, работник, отвечающий за ведение трудовых книжек, не вносит в свою книжку записи и не заверяет их – записи заверяются или руководителем предприятия или специально выделенным на эту разовую кадровую операцию работником.

Передача полномочий по ведению, учету и хранению трудовых книжек увольняющегося работника, оформляется соответствующими приказами:

– при переводе на вакантную должность другого работника ответственность по ведению, учету и хранению трудовых книжек отражается в приказе о переводе (рис.2);

Рис.2 Образец приказа о переводе на вакантную должность инспектора отдела кадров с возложением ответственности по ведению, учету и хранению трудовых книжек

– если на работника , чья трудовая функция не связана с трудовыми книжками (например, офис – менеджер), на условиях совмещения возлагается обязанность увольняемого работника по ведению, учету и хранению трудовых книжек , то передача полномочий закрепляется в приказе о совмещении должностей (рис.3);

Рис.3 Образец приказа о совмещении должностей с закреплением обязанностей по ведению, учету и выдачей трудовых книжек

– если эти полномочия возложены на второго инспектора по кадрам , то при этом издается специальный приказ (рис.1).

2. Образец новой трудовой книжки

Рис.4 Титульный лист трудовой книжки

Рис.5 Форма трудовой книжки

Рис.6 Форма вкладыша трудовой книжки

Рис. № 7 Форма разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»

3. Оформление трудовой книжки

Давайте подробно рассмотрим, как заполняется трудовая книжка. Если работнику впервые заводится трудовая книжка, то она заполняется только в присутствии этого работника уполномоченным представителем администрации предприятия. Записи вносятся перьевой, шариковой, гелевой ручкой или ручкой-роллером, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки и заверяются подписью специально уполномоченного лица и печатью.

Трудовая книжка ведется на русском языке (государственном). Однако на территории республики, входящей в состав Российской Федерации и установившей свой государственный язык – на русском языке и на государственном языке этой республики.

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш), о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении работники службы персонала обязаны ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке, в которой повторяется точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Оформление титульного листа

Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки (рис.8):

1) фамилия, имя, отчество работника записывается полностью (без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

2) дата рождения указывается полностью на основании паспорта, свидетельства о рождении или иного документа, удостоверяющего личность. Например, «12 июля 1968 г.»;

3) сведения об образовании указываются на основании соответствующего документа (аттестата, удостоверения, диплома, студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т. п.). Все сведения записываются согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО):

– основное общее образование – работник окончил среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию;

– среднее (полное) общее образование – работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их;

– начальное профессиональное образование – работник окончил профессионально-техническое училище или приравненные к ним учебные заведения;

– среднее профессиональное образование – работник окончил среднее специальное учебное заведение (техникум, колледж)

– неполное высшее образование – работник, окончивший три курса высшего учебного заведения;

– высшее образование;

– послевузовское образование.

4) профессию и специальность указывают на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или другого надлежаще оформленного документа.

Дата заполнения трудовой книжки также указывается полностью, как и дата рождения.

Рис.8 Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

После чего работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. А лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек ставит свою подпись в конце первой страницы (титульный лист) трудовой книжки. Слово «разборчиво» означает, сто фамилия ответственного лица должна быть указана без графических сокращений и объединений с инициалами. После этого в специально обозначенном месте (М.П.) проставляется оттиск печати службы персонала, а в случае отсутствия таковой, оттиск печати предприятия.

Порядок внесения изменений в записи на титульном листе

Изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения производятся администрацией по месту работы на основании документа (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату выдачи этих документов.

Изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. При этом прежняя фамилия, имя, отчество или дата рождения зачеркивается одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью службы персонала (рис. 7, 8).

Рис.9 Образец внесения изменений в графе «фамилия» титульного листа трудовой книжки

Рис.10 Образец внесения изменений в графе «Дата рождения» титульного листа трудовой книжки

Изменение (дополнение) записей о полученном новом образовании, профессии, специальности производится путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей. Например, если у работника было начальное профессиональное образование, а он закончил колледж, то соответственно его образование стало среднее профессиональное. В графе «Образование» через запятую указывается «среднее профессиональное» (рис.11).

Рис.11 Образец внесения изменений в графе «Образование» титульного листа трудовой книжки

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Все сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, награждении вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока.

Даты во всех разделах трудовых книжек записываются арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 12 декабря 2005 года, в трудовой книжке делается запись: «12. 12. 2005».

Все записи, вносимые в трудовую книжку, нумеруются (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника) и производятся аккуратно и подробно, без сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д.

Не надо заверять подписью и печатью каждую запись, вносимую в разделе «Сведения о работе». Подпись ответственного за ведение, учет и выдачу трудовых книжек, и печать предприятия (службы персонала) проставляется только после записи об увольнении.

Внесение записей в трудовую книжку нового сотрудника начинается с записи наименования предприятия. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование предприятия, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Причем данная запись не нумеруется. Например, если у организации ОАО «Фирменные колбасы» есть сокращенное наименование, т. е. в уставе организации записано, что ее сокращенное наименование – ОАО «ФК», то в соответствии с п. 3. 1 Инструкции после полного приводится это сокращенное наименование (рис.12).

Рис.12 Образец внесения записи наименования предприятия в трудовую книжку

Далее вносится запись о приеме на работу, для чего в графе 1 проставляется номер вносимой записи, а в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (рис.13).

Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих (по отраслям), Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов или в соответствии со штатным расписанием.

В случае если выполнение работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано с предоставлением льгот или определенных ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. В противном случае, работник лишается права на данные льготы (например, льготной пенсии).

Рис.13 Образец записи о приеме на работу в трудовую книжку

В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Во время своей трудовой деятельности работник может повысить свой разряд или класс (водитель) о чем в трудовой книжке производится соответствующая запись (рис.14).

Рис.14 Образец записи в трудовой книжке об изменении разряда

Кроме того, работник может освоить вторую специальность (профессию) о чем в трудовую книжку вносится запись с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, наладчику оборудования в производстве пищевой продукции была установлена вторая профессия «Электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования» с присвоением 3-го разряда. В данном случае в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается соответствующая запись, в графе 4 указывается номер удостоверения и дата выдачи (рис.15).

Рис.15 Образец записи в трудовую книжку об установлении второй профессии

В случае если при установлении второй профессии на работника приказом возлагаются обязанности по выполнению этих работ (рис.16), то в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки делается следующая запись (рис. 17).

Рис.16 Образец приказа об установлении второй профессии с возложением дополнительных обязанностей

Рис.17 Образец записи в трудовую книжку об установлении второй профессии с возложением дополнительных обязанностей

Довольно часто в штатное расписание вносятся дополнения или изменения в части наименования должностей (профессий) в связи с соответствующими изменениями или дополнениями, вносимыми в квалификационные справочники. Эти изменения (дополнения) вносятся в трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (рис.18) в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата изменения должности (профессии), в графе 3 делается соответствующая запись, а в графе 4 указывается номер приказа, которым вносятся изменения в штатное расписание.

Рис.18 Образец записи в трудовую книжку о внесении изменения наименования должности

Внесение записи о переименовании предприятия в трудовую книжку

В последнее десятилетие довольно часто происходят переименования организаций. Эти переименования необходимо отражать в трудовых книжках работников данных организаций. В этом случае отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается соответствующая запись (рис.19). В графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. В данном случае присвоение номера записи и дата ее внесения не производится.

Рис.19 Образец записи в трудовой книжке о переименовании предприятия

Внесение записи о времени службы в составе Вооруженных сил России

Согласно п.21 Правил в трудовую книжку по основному месту работы вносятся записи о времени военной службы в соответствии с ФЗ «О военной обязанности и военной службе», службе в органах внутренних дел и таможенных органах.

Время службы в Вооруженных Силах России определяется по записи в военном билете (дата и номер приказа Министра обороны России о призыве на военную службу и увольнении с нее) (рис.20).

Рис. 20 Образец внесения записи о времени службы составе Вооруженных сил России

Внесение записей о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Внесение записей о непрерывном трудовом стаже

Внесение записей о непрерывном трудовом стаже в трудовую книжку производятся в следующих случаях:

– если непрерывный трудовой стаж восстановлен в установленном порядке.

Согласно п.23 Правил ведения трудовых книжек внесение записи о восстановлении непрерывного стажа в трудовую книжку работника производится по последнему месту работы в следующей последовательности. В графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на документ, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер (рис.21);

Рис.21 Образец внесения записи в трудовую книжку о восстановлении непрерывного стажа

– если время работы не засчитывается в непрерывный трудовой стаж (например, у лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ).

Согласно п.23 Правил ведения трудовых книжек в трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовую книжку по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел. При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующая запись вносится в трудовую книжку на том предприятии, куда он был принят или направлен. Запись производится в следующей последовательности.

В графе 1 раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку – приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его издания и номер (рис.22).

Рис.22Образец внесения записи в трудовую книжку о невключении времени работы в непрерывный трудовой стаж

Внесение изменений в трудовую книжку

В случае выявлении в трудовой книжке неправильной или неточной записи сведений о работе, ее исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена ошибочная запись или работодателем по новому месту работы на основании документа выданного работодателем, допустившего ошибку. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

Однако в случае если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения о работе должны полностью соответствовать подлиннику приказа (распоряжения), а при их утрате – другому документу, подтверждающему соответствующие сведения о работе (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работников, личные карточки, расчетные ведомости, лицевые счета по заработной плате и др.).

Согласно п.29 Правил ведения трудовых книжек свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением:

– записей, в отношении которых имеется судебное решение;

– случаев массовой утраты трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

Трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.). В случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Исправление и зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки (вкладыша) «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях (поощрения)» не допускается.

Внесение изменений в трудовую книжку производят следующим образом (рис.23). После последней в данном разделе записи указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи , а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись, а в графе 4 указывается:

1. Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку (рис.23);

Рис.23 Образец внесения изменения записи в трудовую книжку

2. Дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись. Например, в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом в трудовую книжку вносят следующие записи:

– при восстановлении на прежней работе (рис.24):

Рис.24Образец внесения записи в трудовую книжку о восстановлении на работе

– при изменении формулировки причины увольнения (рис.25):

Рис.25 Образец внесения исправления в трудовую книжку

В данной ситуации необходимо помнить, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

Заполнение раздела «Сведений о награждениях»

Руководитель предприятия имеет право поощрять и награждать работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). Все виды награждений и поощрений в обязательном порядке вносятся в трудовую книжку. Согласно п. 24 Правил ведения трудовых книжек к ним относятся следующие виды награждения за трудовые заслуги:

а) награждения государственными наградами, в т. ч. присвоение государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) награждения почетными грамотами, присвоение званий и награждение нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимое предприятием;

в) другие виды поощрения, предусмотренные законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер.

«Инструкция по заполнению трудовых книжек» предусматривает следующий порядок внесения сведений о награждении. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Причем данная запись не нумеруется. Далее в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата награждения, в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой, а в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер (рис.26).

Рис.26 Образец записи в трудовой книжке о награждении ценным подарком

Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками, указанными в приказе (распоряжении) о расторжении трудового договора, и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона.

Затем, вместе с работником нужно проверить, правильно ли внесены записи о приеме на работу, о переводах, о присвоении квалификации, о поощрениях (награждениях) и об увольнении. Если же будет обнаружена ошибка, то необходимо внести соответствующие исправления.

После чего согласно п.35 Правил ведения трудовых книжек все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы на данном предприятии, в т. ч. в разделе «Сведения о награждениях (поощрениях)», заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью предприятия или службы персонала, а также подписью самого работника (рис.27). Своей подписью работник выражает свое согласие с внесенными в трудовую книжку записями, подтверждающими его трудовую деятельность на данном предприятии.

Рис.27 Образец оформления трудовой книжки при увольнении работника

В случае отказа увольняющегося работника от проставления своей подписи в трудовой книжке, ему необходимо разъяснить, что согласно п.35 Положения о ведении трудовых книжек он обязан поставить свою подпись в трудовой книжке после ознакомления с имеющимися там записями. Если все же работник откажется ставить свою подпись в трудовой книжку, то составляется соответствующий акт (рис.28).

Рис.28 Образец акта об отказе от подписи в трудовой книжке

При заполнении трудовой книжки на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении (прекращении трудового договора). Согласно п. 6. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с увольнением по собственному желанию с 10 декабря 2005 года последним днем работы является 10 декабря 2005 года. В данном случае запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10. 12. 2005), в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращении трудового договора), в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении (рис.29).

Рис.29 Образец внесения записи об увольнении в трудовую книжку

В случае расторжения трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (рис.30).

Рис.30 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность в трудовую книжку

Рис.31 Образец внесения записи об увольнении по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет в трудовую книжку

В случае задержки выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в данном случае считается день выдачи трудовой книжки.

Однако в случае если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника или его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. При этом пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (рис.32).

Рис.32 Образец внесения записи о прекращении трудового договора в связи со смертью работника трудовую книжку

Особенности внесения записей об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

Если работник уволен в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника (рис.33) или с его согласия (рис.34).

Рис.33 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю по просьбе работника в трудовую книжку

по просьбе работника » применяется, когда работник по собственному желанию переходит на работу в другую организацию.

Рис.34 Образец внесения записи об увольнении в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю с согласия работника в трудовую книжку

Формулировка: «Увольнение в связи с переводом на другую постоянную работу к другому работодателю с его согласия » применяется, в случае, когда работника переводят в другую организацию.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование предприятия, а также, при его наличии, сокращенное наименование организации. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение предприятия с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. При этом необходимо указать, что работник принят (назначен) в порядке перевода и из какой организации (рис.35).

Рис.35 Образец внесения записи о приеме на работу в порядке перевода в трудовую книжку

В случае если работник увольняется в связи с переходом на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (рис.36).

Рис.36 Образец внесения записи об увольнении в связи с переходом на выборную должность в трудовую книжку

При оформлении трудовой книжки на новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия (рис.37).

Рис.37 Образец внесения записи об избрании на должность в трудовую книжку

Особенности оформления трудовой книжки генерального директора (директора)

Как следует из положений ст. 16, 17, 19 и 275 ТК РФ трудовой договор с лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества, заключается после избрания (назначения) его общим собранием участников общества на должность генерального директора (директора) на срок, определенный уставом общества. Трудовой договор подписывает от имени общества, как правило, председатель общего собрания участников общества, на котором был избран (назначен) генеральный директор (директор) или уполномоченный на это решением общего собрания участников общества (что в обязательном порядке должно быть отражено в протоколе общего собрания общества).

В Инструкции по заполнению трудовых книжек, к сожалению, отсутствуют какие-либо положения, отражающие порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу (увольнении с работы) лиц, избранных (назначенных) на должность генерального директора (директора) предприятия. В данном случае можно предложить два варианта решения этой проблемы.

1) По общему правилу, первым приказом, который издает после своего избрания (назначения) генеральный директор (директор), является приказ о вступлении в должность. В качестве основания приказа указывается решение общего собрания участников общества об избрании (назначении) руководителя данного предприятия со ссылкой на протокол общего собрания, и заключенный в связи с этим срочный трудовой договор.

Согласно п. 10 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» все записи о выполняемой работе и увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Поэтому, исходя из буквального понимания данного правила, в трудовой книжке генерального директора (директора) должен быть указан упомянутый выше приказ о вступлении в должность (рис.38).

Рис.38 Образец внесения записи о приеме на работу руководителя предприятия в трудовую книжку

2) В кадровом делопроизводстве за последнее десятилетие сложилась практика, когда при внесении записи в трудовую книжку в качестве основания приема на работу указывается протокол общего собрания об избрании (назначении) на должность руководителя организации (рис.39).

Рис.39 Образец внесения записи о приеме на работу руководителя предприятия в трудовую книжку

Здесь возникает закономерный вопрос – как правильно оформить трудовую книжку при увольнении руководителя предприятия. Записи в трудовую книжку при увольнении генерального директора (директора) делаются в обычном порядке, как и для всех остальных работников. Оформление увольнения зависит от того, по какому основанию он расторгает свой трудовой договор (ст. 77 ТК РФ, ст. 278 ТК РФ).

В соответствии с п.5 Инструкции по заполнению трудовых книжек запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовую книжку производится на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя . Поэтому основанием для увольнения генерального директора (директора) наравне с приказом (распоряжением) являются и другие документы (например, решение Совета директоров данной организации, если этот вопрос относится к их компетенции) (рис.40)

Рис.40 Образец внесения записи об увольнении руководителя организации в трудовую книжку

Конституционный суд РФ подтвердил правомерность порядка расторжения трудовых договоров с руководителями предприятий и организаций. Суд отметил, чтост.278 ТК РФ и ст.69 Закона РФ «Об акционерных обществах», в соответствии с которыми договор с руководителем может быть расторгнут по решению собственника, не противоречит Конституции РФ.

Особенности оформления трудовой книжки совместителя

Согласно ст. 66 ТК РФ запись в трудовую книжку о приеме на работу по совместительству вносится по основному месту работы по желанию работника, на основании документа (рис. № 41), подтверждающего работу по совместительству.

Однако нигде не уточняется, должно ли быть выражено желание в письменной или устной форме. Поэтому не будет лишним, если работник напишет заявление с просьбой внести соответствующие записи в его трудовую книжку.

Рис. № 41 Образец справки, выдаваемой по месту работы

Внесение записи в трудовую книжку при приеме на работу по совместительству имеет свою специфическую особенность. Давайте подробнее разберем этот вопрос на следующем примере.

В данном случае основное место работы Сидоровой Ольги Ивановны в отделе охраны ОАО «Металлоптторг». Режим работы – сутки через трое. Иван Ильич в свободное время хочет работать на нашем предприятии. Он выразил желание, чтобы в его трудовую книжку внесли сведения о работе по совместительству. Для этого мы обязаны выдать ему документ, подтверждающий его работу по совместительству (справку о работе на нашем предприятии или заверенный надлежащим образом приказ о приеме на работу). На основании выданного документа по месту основной работы (ОАО «Металлоптторг») будет сделана в трудовой книжке следующая запись.

Внесение записи в рудовую книжку производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер (рис.42).

Рис. № 42 Образец записи работы по совместительству в трудовую книжку.

При оформлении внутреннего совместителя запись в трудовую книжку вносится в том же порядке, что и внешнего совместителя, за исключением того, что неуказывается наименование организации (рис.43).

Рис.43 Образец внесения записи о приеме на работу внешнего совместителя в трудовую книжку

Согласно ст. 288 ТК РФ кроме оснований, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, трудовой договор с лицом, работающим по совместительству, может быть прекращен в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет являться основной (рис.44).

Рис.44 Образец внесения записи об увольнении (расторжении трудового договора) совместителя в трудовую книжку

Оттиск печати ставится только после увольнения совместителя с основного места работы.

Особенности заполнение трудовых книжек осужденных лиц

В соответствии со статьей 104 Уголовно-исполнительного кодекса России время привлечения осужденных к оплачиваемому труду засчитывается им в общий трудовой стаж . Документом, подтверждающим время работы осужденного в местах лишения свободы, является трудовая книжка, а при ее отсутствии – справка, выдаваемая администрацией исправительно-трудового учреждения. Форма такой справки закреплена в приложении к Инструкции о порядке учета времени работы осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы, засчитываемого в общий трудовой стаж, утвержденной приказом МВД РФ от 14 декабря 1992 г. № 453.

Данное время работы не засчитывается в непрерывный трудовой стаж и об этом в трудовых книжках производится запись (см. «Внесение записей о непрерывном трудовом стаже»).

4. Вкладыш в трудовую книжку

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» или раздела «Сведения о поощрениях», трудовая книжка дополняется вкладышем, который вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Титульный лист вкладыша в трудовую книжку оформляется также как и титульный лист трудовой книжки (рис.45).

Рис.45 Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш», с указанием серии и номера выданного вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер следующего выданного вкладыша.

5. Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов);

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.);

– Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии были признаны недействительными;

– Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления;

– Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

В правом верхнем углу титульного листа дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (рис.46).

Рис.46 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).

Рис.47 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (рис.48).

Рис.48 Образец внесения общего стажа в трудовую книжку

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

В случае, когда документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (рис.49).

Рис.49 Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или службой персонала возвращаются их владельцу. Администрация предприятия обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию.

6. Порядок выдачи копии трудовой книжки

В соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель обязан не позднее 3 дней со дня подачи письменного заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и др.). Данные копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно (рис.50).

Рис. № 50 Образец отметки о заверении копии

Правила ведения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривают возможность выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении. Если же сотрудник службы персонала выдаст работающему работнику трудовую книжку, то он тем самым нарушит Правила ведения трудовых книжек, а т. к. данный документ относятся к актам трудового законодательства, то работник службы персонала может быть привлечен к ответственности в установленном порядке.

7. Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у администрации предприятия как бланки строгой отчетности, и выдается на руки работнику только при его увольнении. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

8. Учет трудовых книжек

Рис.51 Образец приходно-расходной книги

По учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек на предприятии ведется следующая документация:

а) приходорасходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (рис.51).

В данную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией организации;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (рис.52).

Рис.52 Образец книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется службой персонала или другим подразделением предприятия, оформляющим прием и увольнение работников. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

Приходорасходную книгу и книгу учета движения трудовых книжек необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить подписью руководителя организации и сургучной печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. Ежемесячно бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы организации. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

При оформлении работнику новой трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением следующих случаев:

1 При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства)

2 В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Как правильно заполнять трудовую книжку?

Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений и имеют свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. Даты вписываются арабскими цифрами: число и месяц - два знака, год - четыре знака (например, 11.05.2011)

Инструкция

1 шаг. Заполните первую страницу трудовой книжки. Если там уже есть записи , проверьте их правильность.

1. Фамилия, имя, отчество заполните в соответствии с паспортными данными.
2. Дата рождения запишите арабскими цифрами (например, 19.01.1987).
3. Образование укажите прописью и полностью (например, «среднее профессиональное», «высшее профессиональное»).
4. Специальность запишите в именительном падеже, основываясь на документ об образовании (например, «учитель», «бухгалтер», «экономист»).
5. Укажите дату заполнения трудовой книжки. Она должна быть не позднее 5 дней с даты приема на работу.
6. Поставьте свою подпись разборчиво и расшифруйте ее рядом. Проследите, чтобы владелец книжки проставил свою подпись для подтверждения сведений, которые вы указали.
7. Поставьте печать организации (предприятия), но не отдела кадров.

2 шаг - Перед записью о приеме на работу поставьте штамп предприятия с его данными или пропишите их полностью. Теперь заполните графы:
1 графа - номер записи по порядку (он ставится напротив записи о приеме, переводе, увольнении работника, а не - штампа).
2 графа - дата записи арабскими цифрами (она должна соответствовать дате приема, перевода, увольнения и дате составления соответствующего документа (приказ, распоряжение и т.д.), а не тому дню, когда вы заполняете трудовую книжку).
3 графа - сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, переименовании отдела или организации без сокращений в соответствии с приказом, распоряжением (например, «уволен в связи с истечение срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 трудового кодекса Российской Федерации»). Если работник уволен, укажите свою должность, поставьте подпись с расшифровкой и печать организации. Обязательно должна стоять подпись владельца книжки, которая свидетельствует о его ознакомлении с записью.
4 графа - основание для записи (приказ, распоряжение, решение общего собрания, протокол), дата арабскими цифрами и номер документа (например, «Приказ от 07.05.2011 г. №133-ок).

3 шаг - В «Сведения о награждениях» вносите только записи о государственных наградах и почетных званиях в соответствии с приказами, а также о награждениях почетными грамотами, нагрудными значками, дипломами и т.п., производимыми организацией. В 3 графе запишите кем, за какие заслуги награждается работник и тип награды. Остальные графы заполняются тем же образом, как в «Сведениях о работе».

• Денежные премии не вносятся в трудовую книжку.

4 шаг - Оформляйте запись в трудовой книжке по совместительству, если этого желает работник. Но это можно делать только в отделе кадров по основному месту работы.

Обратите внимание:

1. Не делайте запись о приеме на работу в трудовой книжке ранее, чем через 5 дней после даты приема. Если за это время работник решил расторгнуть трудовой договор, то записи быть не должно.
2. Нельзя продолжать записи о работе в разделе «Сведения о награждениях». Если раздел «Сведения о работе» закончился, специалист по управлению персоналом должен оформить и вшить вкладыш в трудовую книжку.

Что касается документа, на основании которого вносится запись о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю, то таким документом является приказ (распоряжение) о приеме на работу, издаваемый на основе заключенного трудового договора (статья 68 ТК РФ; пункт 3.1), Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69.

Запись в трудовую книжку следует внести со дня начала работы у данного индивидуального предпринимателя. Соответственно, в этом случае при увольнении работника, принятого на работу до 6 октября 2006 г., в трудовой книжке также производится запись об увольнении. При отсутствии в трудовой книжке записи о приеме на работу работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября, запись об увольнении такого работника после 6 октября не имеет основания (Письмо Роструда от 30 августа 2006 г. № 5140-17).

Пример. Иванов Б.А. работает у частного нотариуса Петрова Владимира Васильевича в должности водителя. Трудовой договор от 15.11.2004 г. № 117 зарегистрирован в органе местного самоуправления. Трудовая книжка у Иванова Б.А. имеется. Приказ о приеме на работу датирован 15.11.2004 г.

Как частный нотариус должен оформить трудовую книжку Иванова Б.A.?

Обратите внимание! В графе 2 ставится именно дата приема на работу, а не дата заполнения трудовой книжки. Эти даты на практике часто путают.

Вместе с тем в трудовых книжках старого образца в графе 2 ранее указывали дату внесения записи. В этой связи до настоящего времени существует и другая точка зрения относительно заполнения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями после 6 октября 2006 года. Многие специалисты сходятся во мнении, что поскольку до 06.10.2006 г. предпринимателям не позволялось вести трудовые книжки, поэтому указание в графе 2 фактической даты приема на работу может свидетельствовать о заполнении трудовой книжки «задним числом», что является нарушением. Поэтому они предлагали внести запись в трудовую книжку о приеме на работу сотрудника, датой введения в действие изменений в Трудовой кодекс РФ (графа 2 - 06.10.2006; графа 3 - наименование работодателя, запись о структурном подразделении, должности и дате приема на работу).

Большинство же специалистов считают, что более удачным является вариант, предложенный в письме Минсоцздравразвития от 30 августа 2006 г. № 5140-17 (внесение записи о приеме на работу со дня начала работы у данного предпринимателя), поскольку именно он в большей степени отвечает интересам работника.

Сведения в трудовой книжке о награждениях

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении за трудовые заслуги :

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Порядок внесения сведений о награждениях регламентирован разделом 4 Инструкции №69.

При заполнении сведений о награждениях в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.

Записи в трудовой книжке об увольнении

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек записи об увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

Пунктом 5.1. Инструкции №69 установлено, что запись об увольнении в трудовой книжке производится в следующем порядке:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Днем увольнения работника является последний день его работы (статья 77 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)), если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. ТК РФ предусматривает случаи, когда днем увольнения может быть не только последний день работы: например, в соответствии со статьей 127 ТК РФ при предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением (по письменному заявлению работника) днем увольнения считается последний день отпуска. Исключение при этом составляют случаи увольнения за виновные действия.

15 марта 2005 года считается последним днем работы Петрова А.Н., уволенного по сокращению штата работников ЗАО "Марс".

В трудовую книжку Петрова А.Н. специалист кадровой службы ЗАО "Марс" должна внести следующую запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (15.03.2005), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указывается: приказ №54-к от 15.03.2005 года.

Окончание примера.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ.

При расторжении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 77 ТК РФ. Например, "Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Причем, если работник увольняется по причинам, которые предоставляют какие-либо льготы или преимущества, то, согласно пункту 5.6 Инструкции №69, рядом со ссылкой на статью указываются эти причины. Например, "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При прекращении трудового договора в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке уволенного работника делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным федеральными законами, - в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующие пункт, статью федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

При увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью организации (печатью отдела кадров, печатью обособленного подразделения).

Администрация организации обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении в день увольнения, в противном случае ТК РФ предусмотрена материальная ответственность работодателя перед работником.

По материалам группы консультантов-методологов «BKR-Интерком-Аудит»

Работа по совместительству

Право вносить запись о прекращении трудового договора, заключенного на условиях совместительства, принадлежит работодателю только по основному месту работы. Работодатель не вправе вносить какие-либо записи в трудовую книжку работника, работающего у него по совместительству. Следовательно, произвести запись о переводе работника-совместителя на другую работу (об увольнении его с работы) можно только после внесения записи о приеме такого лица на работу по основному месту работы. И только потом, когда у работника появится основное место работы, работодатель вправе внести в трудовую книжку запись об увольнении его с работы как совместителя.

Учитывая такие сложности, на практике переход с работы по совместительству оформляется путем приема на работу по месту основной работы и прекращения трудового договора, заключенного на условиях совместительства.

Запись в трудовой книжке о внешнем и внутреннем совместительстве

Трудовые гарантии совместителям
Гарантия	Пояснение
Совместителям положен ежегодный оплачиваемый отпуск полной продолжительности	Совместитель имеет право на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) и на дополнительный оплачиваемый отпуск, если он по закону ему полагается (ст. 116 ТК РФ)
Отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе	Если по совместительству сотрудник не отработал еще шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом (ст. 286 ТК РФ). Если отпуск по основной работе больше отпуска по совместительству, то оставшиеся дни совместитель может взять без сохранения зарплаты (ст. 286 ТК РФ)
На работе по совместительству выплачивается пособие по временной нетрудоспособности	Раньше внешним совместителям пособие выплачивалось только по основному месту работы, но после вступления в силу Федерального закона от 29 декабря 2006 г. 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» больничный лист оплачивается по всем местам работы. На нем делается пометка «Внешний совместитель» (письмо ФСС РФ от 11 января 2007 г. № 02-18/07-132)
Совместителю устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени	Совместитель должен работать не более четырех часов в день. В дни, когда он свободен от основной работы, он может работать полный рабочий день. За месяц (другой учетный период) он должен отработать не больше половины нормы, установленной для основных работников (ст. 284 ТК РФ)
Гарантии, связанные с обучением, и гарантии для работников Крайнего Севера	Предоставляются только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ)
Другие гарантии, предусмотренные законом, коллективным договором, локальными актами организации	Предоставляются совместителям в полном объеме (ст. 287 ТК РФ)

Вопрос-ответ

При оформлении приказа на работника по совместительству в графе «С тарифной ставкой (окладом)» указывается полный оклад по штатному расписанию или сумма, составляющая 0,5 ставки?

Светлана Майорова, инспектор отдела кадров (г. Воронеж)

В штатном расписании должность совместителя указывается как целая единица с полным окладом. Но если вы укажете полный оклад в приказе о приеме на работу и трудовом договоре, то у работника будет основание требовать выплаты целого оклада. Поэтому в договоре и в приказе нужно указать ту зарплату, которую будет фактически получать работник, а кроме этого, определить условия, на которых выплачивается именно такая сумма. Совместитель может получать зарплату пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки или на других условиях, определенных трудовым договором (ст. 285 ТК РФ).

Сотрудница (внешний совместитель) по основному месту работы ушла в декретный отпуск, предъявив там подлинник больничного листа. Как быть с дальнейшим оформлением ее трудовых отношений по совместительству?

Людмила Королева, начальник отдела кадров (г. Ростов-на-Дону)

На работе по совместительству сотрудница пользуется теми же гарантиями, что и на основной работе. В вашей организации она также имеет право уйти в отпуск по беременности и родам и рассчитывать на выплату декретных (ст. 255 ТК РФ). Правда, для этого она должна написать заявление и приложить к нему больничный лист, выданный в установленном порядке. Обращаем ваше внимание на то, что теперь больничные листы по беременности и родам, а также по временной нетрудоспособности выдаются и для предъявления на работе по внешнему совместительству (раньше пособие выплачивалось только по основному месту работы и больничные выдавались в единственном экземпляре)*. Если сотрудница не предъявила листок нетрудоспособности, у вас пока нет оснований предоставлять и оплачивать ей отпуск по беременности и родам. Рекомендуем уведомить об этом вашу работницу.

образец

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № 35-ТД

(Извлечение)

Закрытое акционерное общество «Диана» (ЗАО «Диана»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Матвеева Сергея Сергеевича, действующего на основании Устава, с одной стороны и Полякова Мария Семеновна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Работодатель принимает Работника в отдел охраны труда на должность специалиста по охране труда.

1.2. Работа по настоящему договору является для Работника работой по внутреннему совместительству.

1.3. Оплата труда Работника производится пропорционально отработанному времени. С учетом характера и режима работы заработная плата Работника ежемесячно составляет 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей.

4. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И ВРЕМЕНИ ОТДЫХА

4.1. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями - суббота и воскресенье.

4.2. Работнику устанавливается следующий график работы: понедельник, среда, пятница с 15.00 до 19.00; вторник и четверг с 9.00 до 12.00.

Оформление трудовых отношений с генеральным директором

* Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

** Федеральный закон от 8 августа 2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Вопрос-ответ

Как оформить прием на работу директора организации, если он является ее единственным учредителем?

Ирина Федоткина, менеджер по персоналу (г. Москва)

Если генеральный директор является единственным учредителем компании, то нормы главы 43 Трудового кодекса, регулирующие трудовые отношения с руководителем организации, на него не распространяются. Это означает, что с таким директором не нужно заключать трудовой договор. Соответственно отпадает необходимость и в оформлении приема на работу (не нужно издавать приказ, вести личную карточку, заполнять трудовую книжку). Деятельность таких руководителей по управлению организацией регулируется нормами нетрудового, а гражданского права.

К ак правильно сделать запись в трудовую книжку генерального директора АО или ООО при приеме и увольнении?

Зинаида Шаповал, менеджер по персоналу (г. Санкт-Петербург)

Записи в трудовую книжку генерального директора производятся в том же порядке, что и всем остальным работникам. Порядок ведения трудовой книжки подробно описан в «Инструкции по заполнению трудовых книжек»*. В отличие от обычных сотрудников, которым в трудовой книжке при приеме на работу пишется слово «принят», в отношении генерального директора, как правило, используется формулировка «назначен» (п. 1.3 Инструкции) - «Назначен на должность генерального директора». В качестве основания можно указать протокол общего собрания участников (учредителей) общества об избрании генерального директора или приказ самого генерального директора о том, что он был избран на эту должность и приступает к выполнению своих обязанностей (можно указать и протокол, и приказ).

Запись об увольнении генерального директора ничем не отличается от обычной записи об увольнении по соответствующему основанию.

Может ли генеральный директор быть совместителем и быть оформленным на 0,1 ставки? Где это прописано?

Дарья Юрьева, инспектор отдела кадров (г. Набережные Челны)

Генеральный директор может работать по совместительству как в своей организации, так и у другого работодателя. Правда, в последнем случае он должен заручиться согласием уполномоченного органа юридического лица (общее собрание учредителей или участников, совет директоров), либо собственника имущества организации, либо уполномоченного собственником лица. Это закреплено в статье 276 Трудового кодекса. Работник, в том числе и генеральный директор, может работать по совместительству на любых должностях, даже одноименных (ст. 60 ТК РФ). Таким образом, гендиректор одной фирмы вполне может трудиться по совместительству гендиректором и в другой организации.

Что касается продолжительности рабочего времени по совместительству, то сотрудник может работать не более четырех часов в день - на полставки (ст. 284 ТК РФ). Он вполне может трудиться и меньше, например на 0,1 ставки, что составит 4 часа в неделю.