По какому алгоритму следует предоставлять ежегодный отпуск. Заявление о предоставлении отпуска

Каждый работник имеет право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, а отдельные категории работников также на дополнительные оплачиваемые отпуска. Процедура предоставления отпусков регулируется Трудовым кодексом РФ, а значит, соблюдать ее надо неукоснительно. Рассмотрим, как отправить работника в ежегодный отпуск правильно.

ШАГ 1: НАПРАВЛЯЕМ ИЗВЕЩЕНИЕ О НАЧАЛЕ ОТПУСКА ИЛИ ПОЛУЧАЕМ ЗАЯВЛЕНИЕ РАБОТНИКА

До сих пор многие кадровики сомневаются, нужно ли работнику писать заявление на отпуск. Давайте разберемся.

Как известно, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (часть первая ст. 123 ТК РФ). Работодатель утверждает график не позднее чем за две недели до начала года, на который он составлен. График утверждается с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (часть первая ст. 123 ТК РФ). После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для работника и работодателя (часть вторая ст. 123 ТК РФ).

Это правило не касается тех категорий работников, которым работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск в удобное для них время. К ним относятся:

• мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (часть четвертая ст. 123 ТК РФ);
• ветераны боевых действий (Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах», в ред. от 19.12.2016);
• «чернобыльцы» (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС», в ред. от 28.12.2016);
• работники, супруги которых являются военнослужащими (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих», в ред. от 03.04.2017);
• внешние совместители, которым предоставляется отпуск одновременно с отпуском по основной работе (часть 1 ст. 286 ТК РФ);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» в ред. от 02.07.2013, с изм. от 19.12.2016).

Извещение о начале отпуска

Утвержденной формы извещения о времени начала отпуска нет, поэтому работодателю следует разработать ее самостоятельно. Однако нужно учесть, что в документе должна быть следующая информация:

• наименование организации;
• исходящий номер и дата регистрации документа;
• должность, фамилия и инициалы работника;
• наименование структурного подразделения;
• крайние даты предоставляемого ежегодного отпуска;
• подпись работодателя.

Обратите внимание! Извещение о времени начала отпуска (Пример 1) работник должен получить под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска (часть первая ст. 123 ТК РФ).

По утвержденному графику отпусков секретарь Ильина Н.Б. должна идти в отпуск с 17.06.2017 по 30.06.2017. Ознакомиться под роспись с извещением о времени начала отпуска в этом случае Ильина Н.Б. должна не позднее 02.06.2017.

Если в отпуск идут несколько работников, уведомить их можно одним документом (Пример 2). Следует учесть, что две недели до отпуска — это минимальный срок, можно уведомлять и ранее.

По графику работники идут в отпуск в различные дни июля - с 01.07.2017 по 31.07. 2017. Значит, всех работников, идущих в отпуск в июле, можно уведомить 12 июня. Для тех, кто идет в отпуск 01.07.2017, срок предупреждения будет минимальный, для всех остальных - больше минимального.

Заявление о предоставлении отпуска

Форма заявления о предоставлении отпуска законом также не предусмотрена, поэтому, получив заявление работника, необходимо проверить, присутствуют ли в документе все необходимые реквизиты, а именно:

• наименование организации-работодателя;
• должность, фамилия и инициалы руководителя;
• должность работника и наименование структурного подразделения;
• фамилия и инициалы работника.

В тексте заявления работник указывает, какой отпуск он просит предоставить (основной или дополнительный), дату начала отпуска и количество дней отпуска.

Работник собственноручно подписывает заявление и проставляет дату. Далее руководитель ставит на заявлении визу согласования.

Чтобы упростить процесс и снизить количество ошибок, организация может разработать бланк заявления - работникам останется только его заполнить. Однако и на заполненном бланке заявления должна стоять собственноручная подпись работника (Пример 5).

Заявление о предоставлении ежегодного отпуска нужно подавать заранее. Это позволит руководителю найти замену работнику на время отпуска, а бухгалтерии - рассчитать отпускные, которые должны быть выплачены не позднее, чем за три дня до начала отпуска (часть девятая ст. 136 ТК РФ).

Если работодатель нарушает это требование законодательства, он выплачивает работнику денежную компенсацию (ст. 236 ТК РФ). Чтобы избежать споров, лучше закрепить сроки предоставления таких заявлений в локальном нормативном акте, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка:

Извещения о начале отпуска и заявления о его предоставлении рекомендуем регистрировать в специальном журнале (Пример 6). Это позволит избежать споров о дате предоставления заявления.

ШАГ 2. ПРОВЕРЯЕМ, КАКОЙ ОТПУСК ПОЛОЖЕН РАБОТНИКУ

По общему правилу работникам предоставляются ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Так, право на дополнительный оплачиваемый отпуск имеют :

• работники, условия труда которых относятся к вредным и опасным, - не менее 7 календарных дней (ст. 117 ТК РФ);
• работники с ненормированным рабочим днем - не менее 3 календарных дней в году (ст. 119 ТК РФ);
• лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - от 8 до 24 календарных дней (ст. 321 ТК РФ, ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях», в ред. от 31.12.2014);
• врачи общей практики и их медицинские сестры за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет - 3 дня (постановление Правительства РФ от 30.12. 1998 № 1588 «Об установлении врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) ежегодного дополнительного оплачиваемого 3-дневного отпуска за непрерывную работу в этих должностях»);

Право на ежегодные удлиненные оплачиваемые отпуска имеют:

• работники с присвоенной группой инвалидности - 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», в ред. от 07.03.2017);
• работники образовательных учреждений - продолжительностью 56 или 42 календарных дней в зависимости от вида учреждения и должности (постановление Правительства РФ от 14.05.2015 № 466 «О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках», в ред. от 07.04.2017);
• штатные научные работники вузов: доктора наук - 48 рабочих дней, кандидаты наук - 36 рабочих дней (постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949 «О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень»);
• работники, занятые на работах с химическим оружием, - 56 или 49 календарных дней (ст. 5 Федерального закона от 07.11.2000 № 136-ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием», в ред. от 14.10.2014);
• работники организаций здравоохранения, осуществляющие диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных больных - 36 рабочих дней (постановление Правительства РФ от 03.04.1996 № 391 «О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения вирусом иммунодефицита человека при исполнении своих служебных обязанностей»).

• работники моложе 18 лет (часть 3 ст. 122, ст. 267 ТК РФ);
• работники, усыновившие ребенка (или детей) в возрасте до трех месяцев (часть 3 ст. 122 ТК РФ);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (часть 3 ст. 122 ТК РФ).

ШАГ 3: РАССЧИТЫВАЕМ СТАЖ НА ОТПУСК

После того как кадровик определился с продолжительностью основного и дополнительного отпуска, необходимо рассчитать, сколько же дней отпуска заработал работник.

Для этого следует рассчитать стаж, который дает право на получение отпуска. Ведь если работник отпуск еще не заработал, то предоставляя отпуск авансом, работодатель рискует. Не всегда при увольнении работнику начисляется зарплата, достаточная для удержания оплаты дней отпуска, использованных авансом.

Стаж, который дает право на получение ежегодного очередного оплачиваемого отпуска, исчисляется с первого дня работы у работодателя. Рабочий год исчисляется со дня приема работника на работу и заканчивается по истечении рабочего года. Рабочий год не совпадает с календарным, поэтому у каждого работника свой период рабочего года.

Аринин М.А. принят в организацию 16 мая 2016 г. Первый рабочий год работника начинается 16.05.2016 и заканчивается через 12 месяцев непрерывной работы, то есть длится по 15.05.2017. Второй рабочий год - с 16.05.2017 по 16.05.2018 и т.д.

Обратите внимание, что не все периоды, когда работник числился в организации, можно включить в стаж, который дает право на предоставление ежегодного очередного оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК РФ).

В стаж работы включаются:

• время работы в организации;
• время, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, дни временной нетрудоспособности, выходные и другие дни отдыха);
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на работе;
• период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
• время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж для ежегодного отпуска не включаются:

• время отсутствия на работе без уважительных причин;
• время отпусков по уходу за ребенком;
• время отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

• Расчет стажа для ежегодного отпуска, если работник в рабочем году использовал менее 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Приведем пример расчета стажа на отпуск.

Аринин М.А. принят 16.05.2016. Работник подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с 05.06.2017 на 14 календарных дней. При этом работнику с 14.11.2016 по 20.11.2016 предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 7 календарных дней, а 30.12.2016 он использовал 1 день отпуска без сохранения заработной платы. Также Аринин М.А. находился на больничном с 20.02.2017 по 24.02.2017.

● За рабочий год с 16.05.2016 по 15.05.2017 Аринину М.А. по общему правилу полагается 28 календарных дней отпуска. Поскольку время ежегодных отпусков и временной нетрудоспособности включается в стаж для предоставления ежегодных отпусков, учитываем в стаж данные периоды.

● Маринин М.А. также в рабочем году использовал 1 день отпуска без сохранения заработной платы. Однако поскольку общее количество дней не превышает 14 календарных, этот день также включается в стаж.

● Из общего количества дней, полагающихся за рабочий период, нужно вычесть дни уже использованного отпуска. Таким образом, Аринину М.А. за период с 16.05.2016 по 15.05.2017 полагается:

28 к.д. ежегодного отпуска - 7 к.д. использованного отпуска = 21 к.д.

У работника накопилось необходимое количество дней отпуска, и отпуск в количестве 14 календарных дней может быть ему предоставлен.

• Расчет стажа для ежегодного отпуска, если работник в рабочем году использовал более 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Если работник использовал отпуск без сохранения заработной платы периодом более 14 календарных дней, этот период в подсчет стажа также не включается согласно ст. 121 ТК РФ (см. также письма Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1; от 18.12.2012 № 1519-6-1).

Работница принята 11.09.2015. Работнице с 05.12.2016 по 30.12.2016 было предоставлено 26 дней отпуска без сохранения заработной платы.

В период стажа, дающего право на предоставление ежегодного отпуска, включается только период отпуска без сохранения заработной платы в количестве 14 календарных дней. Остальные дни в отпускной стаж не входят и «сдвигают» границу рабочего года на 12 календарных дней (26 - 14 = 12) Таким образом, последний день текущего рабочего года придется не на 11.09.2017, а на 23.09.2017 (11.09.2017 + 12 дней).

• Расчет стажа для дополнительного отпуска за «вредную» работу.

Дополнительный отпуск планируется (как и ежегодный) в графике отпусков. Однако в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в этих условиях время (часть третья ст. 121 ТК РФ).

Согласно п. 8 и 9 Инструкции о порядке применения Списка производств цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (утверждена постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20, в ред. от 26.01.2017), полный дополнительный отпуск предоставляется, если работник в рабочем году фактически проработал в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда не менее 11 месяцев. Если работник в рабочем году проработал во вредных условиях менее 11 месяцев, то дополнительный отпуск ему предоставляется пропорционально отработанному времени.

Для исчисления стажа работы, дающего право на указанный отпуск, необходимо подсчитать количество дней, которые работник фактически отработал во вредных условиях труда (не менее половины продолжительности рабочего дня). Далее следует определить количество полных месяцев работы во вредных или опасных условиях труда. Для расчета количества полных месяцев работы во вредных условиях труда необходимо суммарное количество дней такой работы в течение года разделить на среднемесячное количество рабочих дней. Если остаток составляет менее половины среднемесячного количества рабочих дней, он исключается из подсчета, если половину и более - округляется до полного месяца (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).

Работник принят на должность газорезчика 27.07.2016. Работник подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с 12.06.2017 на 14 календарных дней и ежегодного дополнительного отпуска с 26.06.2017 на 12 календарных дней (согласно коллективного договора). Работнику с 21.11.2016 по 27.11.2016 предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 7 календарных дней.

За рабочий год с 27.07.2016 по 26.07.2017 работнику по общему правилу полагается 28 календарных дней отпуска, а также 12 дней дополнительного отпуска. Рассчитаем количество дней отпуска за работу во вредных условиях труда.

На момент предполагаемого начала дополнительного отпуска работник отработает во вредных условиях с 27.07.2016 по 26.06.2017, что составляет 11 месяцев. Поскольку работник отработал не менее 11 месяцев, работнику предоставляется полный дополнительный отпуск в количестве 12 календарных дней.

Из общего количества дней, полагающихся работнику за данный период, нужно вычесть период уже использованного отпуска.

Таким образом, работнику за период с 27.07.2016 по 26.07.2017 полагается:

28 к.д. ежегодного отпуска + 12 к.д. дополнительного отпуска - 7 к.д. использованного отпуска = 33 к.д.

Работник принят на должность машиниста 24.10.2016. Он подал заявление о предоставлении ему ежегодного отпуска с 19.06.2017 на 14 календарных дней и ежегодного дополнительного отпуска с 03.07.2017 на 8 календарных дней (согласно коллективного договора). Работник свой отпуск еще не использовал.

На момент предполагаемого начала дополнительного отпуска работник отработает во вредных условиях с 24.10.2016 по 02.07.2017, что составляет 8 месяцев. Поскольку работник отработал менее 11 месяцев, необходимо рассчитать количество дней дополнительного отпуска. Для этого нужно определить количество дней, в которые работник фактически отработал во вредных условиях труда не менее половины продолжительности рабочего дня.

Например, работник работал полный рабочий день. Тогда для расчета применим формулу:

124 дня работы во вредных условиях / 29,4 (среднемесячное количество рабочих дней) = 4,22 к.д.

Таким образом, на 03.07.2017 работнику полагается 4 календарных дня дополнительного отпуска.

За рабочий год с 24.10.2016 по 23.10.2017 работнику полагается 21 календарный день основного ежегодного отпуска (9 отработанных месяцев × 2,33 дня). Также работнику полагается 4 календарных дня дополнительного отпуска.

У работника накопилось необходимое количество дней основного ежегодного отпуска. Также работодатель предоставляет работнику дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней.

ШАГ 4: ОФОРМЛЯЕМ ПРИКАЗ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА

Если препятствий для работника уйти в отпуск нет, можно издавать приказ. Чаще всего он составляется по унифицированной форме № Т-6 (Примеры 7, 8) (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 11), но работодатель вправе разработать и свою форму. Работник знакомится с приказом под роспись.

ШАГ 5: ОФОРМЛЯЕМ ЗАПИСКУ-РАСЧЕТ

Для расчета причитающихся работнику других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска нужно оформить записку-расчет (Пример 9). Составляется она по унифицированной форме № Т-60 или по форме, утвержденной в организации.

Записку-расчет необходимо передать в бухгалтерию для расчета отпускных и выплаты их работнику.

ШАГ 6: ВНОСИМ СВЕДЕНИЯ В ЛИЧНУЮ КАРТОЧКУ РАБОТНИКА

После оформления приказа, кадровой службе необходимо внести данные об отпуске в личную карточку работника (форма № Т-2 или по форме организации) (Пример 10).

ШАГ 7: УЧИТЫВАЕМ ДНИ ОТПУСКА В ТАБЕЛЕ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Работодатель ведет табель учета рабочего времени по форме № Т-13 или по форме, утвержденной в организации. В табеле учета рабочего времени в обязательном порядке учитываются и дни ежегодного оплачиваемого отпуска. Дни, когда работник находится в отпуске, необходимо обозначать кодом ОТ или 09 (Пример 11).

ШАГ 8: ВНОСИМ СВЕДЕНИЯ В ГРАФИК ОТПУСКОВ

Организация должна утвердить график отпусков не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года. При оформлении графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7, но работодатель вправе разработать и свою форму.

По мере использования работниками отпусков в график вносятся сведения о фактическом использовании отпуска.

Иногда в график вносят изменения. Например, если работник просит перенести его ежегодный оплачиваемый отпуск на другое время (и работодатель согласен), продлить работнику отпуск (например, в связи с наступившей во время отпуска нетрудоспособностью) или отозвать работника из отпуска.

После оформления заявления необходимо внести изменения в график отпусков. Иногда изменения в график вносятся приказом, однако ТК РФ не предусматривает такой обязанности. На наш взгляд, в этом случае достаточно сослаться на заявление работника в графе 8 (Пример 12).

РЕЗЮМЕ

1. Оформляя отпуск работнику по графику, необходимо направить последнему извещение о начале отпуска за две недели
до его начала.

2. Если работник желает пойти в отпуск вне графика, он должен обратиться
к работодателю с заявлением. Работодатель вправе согласиться с предоставлением отпуска вне графика либо отказать работнику.

4. По согласию работника и работодателя можно перенести отпуск по графику.

5. При подсчете стажа на отпуск необходимо учесть периоды, не входящие в стаж, который дает право на предоставление ежегодного очередного оплачиваемого
отпуска.

6. Соблюдая процедуру, кадровая служба должна издать приказ о предоставлении основного ежегодного оплачиваемого отпуска, оформить записку-расчет, внести записи в личную карточку работника, отразить отпуск в табеле учета рабочего времени и внести сведения в график
отпусков.

Предоставление работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска: примерная пошаговая процедура

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ЕЖЕГОДНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА
В СРОКИ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ:
ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА

Уведомление регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.
Один экземпляр уведомления работодатель вручает работнику. На втором экземпляре уведомления (экземпляре работодателя) работник пишет, что с уведомлением ознакомлен, один экземпляр его получил, ставит дату получения, расписывается .
На практике вместо уведомления практикуют также заблаговременное издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска и ознакомление с ним работника под подпись.

2. Издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику.

3. Регистрация приказа (распоряжения) в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

4. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) под подпись .
5. Оформление записки-расчета о предоставлении отпуска работнику.
6. Выплата работнику отпускных.
Согласно ч. 9 ст. 136 оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
7. Время нахождения работника в отпуске отмечается в табеле учета рабочего времени.
8. Занесение сведений о предоставлении отпуска в личную карточку работника.
N Т-2 "Личная карточка работника". Бланк >>
9. Занесение в график отпусков сведений о фактически использованных работником днях отпуска.
При отказе работника получить уведомление, ознакомиться с ним, поставить свою подпись рекомендуется составить соответствующий акт, который заверяется подписями составителя и работников, присутствовавших при отказе, и направить уведомление по домашнему адресу работника письмом с уведомлением и описью вложения. Акт регистрируется в установленном у работодателя порядке в соответствующем журнале регистрации.
Если работник отказывается ознакомиться с приказом (распоряжением) под подпись, то целесообразно составить акт об отказе работника ознакомиться с приказом (распоряжением), а на самом приказе (распоряжении) можно сделать соответствующую надпись об отказе работника ознакомиться с приказом (распоряжением). Составление акта и надпись на приказе (распоряжении) в данном случае законом не предусмотрены, но могут быть обязательны, если работодателем установлен такой порядок действий (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). Акт регистрируется в установленном у работодателя порядке в соответствующем журнале регистрации.

• Уведомить меня о выходе книги "Отпуска от «А» до «Я»: закон, практика, образцы документов" >>
• Книга

В статье разобраны нюансы предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Ознакомьтесь с перечнем правил, исключений из которых быть не может.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск следует предоставлять всем сотрудникам, оформленным по трудовому договору. Право на ежегодный основной отпуск имеют не только штатные сотрудники, но и совместители, а также сотрудники, принятые на работу по срочному трудовому договору на срок до двух месяцев, и сезонные работники.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Правило № 1

Нельзя не предоставлять сотрудникам ежегодный основной оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Об этом говорится в статье 124 ТК РФ. Помните, что с согласия сотрудника работодательможет перенести ежегодный отпуск сотруднику, если его уход в отпуск неблагоприятно скажется на деятельности организации. НО! Перенос должен быть только на следующий рабочий год!

Работодатель обязан перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск по письменному заявлению сотрудника, если сотрудника вовремя не предупредили о начале его отпуска, а также, если отпускные выплатили с задержкой.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

График отпусков

Правило № 2

Каждый год следует утверждать график отпусков (ч.2 ст.123 ТК РФ). Ежегодный отпуск можно делить на части. Допустим, работник принял решение отгулять полностью 28 календарных дней отпуска, но в графике отпусков его отпуск разделен на части. Сотрудник вправе так поступить, написав работодателю заявление на отпуск. Если работник идет в отпуск по графику, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Стаж для получение ежегодного отпуска

Правило № 3

Несмотря на то, что право на первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у нового сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы, работодатель не имеет права отказать в просьбео предоставлении досрочного отпуска (авансом), до истечения полугода, ряду сотрудников:

• женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ст. 122 ТК РФ);
• сотрудникам моложе 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
• сотрудникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
• мужьям, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• иным сотрудникам, согласно иным нормативным документам. Например, женам военнослужащих согласно п. 11 ст. Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ.

Если сотрудник оформлен совместителем, то ему вообще не обязательно ждать шесть месяцев: отпуск работодатель обязан предоставить и в более ранние сроки (авансом).

Правило № 4

Работодатель обязан правильно исчислять стаж, который дает право сотруднику на ежегодный основной отпуск.

Перечень периодов, которые следует включить в расчет стажа, приведен в части 1 статьи 121 ТК РФ . Например, в стаж следует включить время, когда сотрудник фактически не работал, но согласно законодательству за ним сохранялось место работы. А в части 2 статьи 121 ТК РФ поименован перечень периодов, которые следует исключить при расчете стажа. Например, время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, должно быть исключено из расчета.

Правило № 5

В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. Ряду сотрудников отпуск должен быть предоставлен в рабочих днях: сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, а также сезонным работникам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях предоставляется и другим категориям сотрудников, например, судьям. Согласно статьям 120 и 139 ТК РФ, отпуск таких сотрудников работодатель должен пересчитать в календарные дни.

Продление отпуска

Правило № 6

Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск в случаях, поименованных в ч.1 ст. 129 и ч.1 ст. 124 ТК РФ. Например, если сотрудник в отпуске заболел, отпуск должен быть продлен на дни болезни. Но будьте внимательны! Продление отпуска законно только если сотрудник болел сам, а не ухаживал за заболевшими членами семьи!

Правило № 7

Отозвать сотрудника из отпуска можно только с его с согласия.

Компенсация за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Правило № 8

Компенсацию за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск выплачивают только при увольнении.

НО! Работодатель вправе (но не обязан) выплатить компенсацию сотруднику, продолжающему работать в компании, но только за ту часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Речь идет об удлиненных ежегодных основных оплачиваемых отпусках.

В этой статье мы обсудили важные правила, о которых следует помнить при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Помните, что за любое нарушение трудового законодательства компания будет нести административную ответственность. Обязательно ознакомьтесь со статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендуем обучение на онлайн-курсе Контур.Школы « ». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

В летний сезон работодателей особенно интересуют нюансы оформления очередных оплачиваемых отпусков. Как считать дни отпуска и включать ли в отпускной период выходные, которые предшествуют ему или следуют сразу за ним? При каких условиях отпуск может быть перенесен на другое время? Во всех ли случаях необходимо требовать от работника заявление на отпуск?

На эти и другие актуальные вопросы отвечают эксперты сервиса "Мое дело".

Какова общая продолжительность ежегодного отпуска?

Общая продолжительность определяется по формуле:

Вывод: общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для различных работников может быть разной и зависит, в том числе, от того, предоставляется ли им вместе с основным дополнительный отпуск или нет (ст. 120 Трудового кодекса РФ).

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска для большинства работников составляет 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса РФ). Некоторым категориям работников предоставляются удлиненные ежегодные основные отпуска. Например, продолжительность отпуска несовершеннолетнего работника - 31 календарный день (ст. 267 Трудового кодекса РФ), педагогических работников (ст. 334 Трудового кодекса РФ) в зависимости от занимаемой должности и статуса учреждения, в котором они работают - 42 или 56 календарных дней (приложение к Постановлению Правительства РФ № 724 от 1 октября 2002 г.). Следует учесть, что со 2 июня 2012 г. дополнен перечень педагогических работников, имеющих право на отпуск продолжительностью 56 календарных дней (Постановление Правительства РФ № 502 от 21 мая 2012 г.).

В особом порядке (из расчета два рабочих дня за месяц работы) рассчитывается оплачиваемый отпуск сезонных работников и работников, с которыми трудовой договор заключен на срок не более двух месяцев (ст. 291, 295 Трудового кодекса РФ).

Комментарий: - Часто работодатели затрудняются с определением количества дней отдыха и датой выхода работника из отпуска в ситуации, когда в отпускной период попадают праздничные дни. Тут главным является правило о том, что праздничные дни не считаются отпускными и не включаются в число календарных дней отпуска (ч. 1 ст. 120 Трудового кодекса РФ). Поэтому при заполнении приказа по форме № Т-6 (№ Т-6а) общее количество дней отпуска следует посчитать и указать в соответствующей строке без учета праздничных дней. Однако определяя дату выхода работника из отпуска, нужно принимать в расчет и праздничные дни, поскольку они, попав в отпускной период, фактически отодвинут окончание отдыха работника. Дата окончания отдыха работника указывается в приказе с учетом использования праздничных дней. При этом дата выхода на работу в любом случае должна приходиться на день, который является для работника рабочим, а не выходным или праздничным (ч. 4 ст. 14 Трудового кодекса РФ). Подтверждение: ст. 120 Трудового кодекса РФ, письмо Минтруда России № 861-7 от 12 августа 2003 г.

Вправе работодатель по своей инициативе делить отпуск работника на части и включать выходные дни в период отпуска (его частей)?

Работодатель не вправе самостоятельно разделить отпуск работника на части и определить продолжительность этих частей - такие вопросы решаются по соглашению сторон (при этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней). Поэтому нельзя в обязательном порядке потребовать от работника включения в отпуск выходных дней, непосредственно предшествующих отпуску или следующих сразу за ним.

Например, работник написал заявление с просьбой предоставить ему часть отпуска продолжительностью два календарных дня (четверг и пятница). Если работодатель согласился с такой продолжительностью части отпуска, выходные дни (суббота и воскресенье) автоматически в отпуск не включаются. Работник может включить в свой отпуск эти выходные, но тогда отпуск будет оформлен не на два, а на четыре календарных дня.

Подтверждение: ч. 1 ст. 125 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 2143-6-1 от 17 июля 2009 г.

Вправе организация перенести заранее утвержденную дату начала ежегодного отпуска?

Трудовое законодательство не содержит запрета на перенос заранее утвержденной даты начала отпуска работника. Однако перенести отпуск на другой срок можно, только если достигнуто согласие между работником и работодателем.

Например, работодатель может с согласия работника перенести его отпуск на следующий рабочий год, если предоставление отпуска в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации. В данном случае отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Перенести отпуск на другое время может попросить и сам работник, если ему по каким-то причинам стала неудобна заранее утвержденная дата отпуска. Работодатель, по общему правилу, не обязан соглашаться c предложенной работником корректировкой графика отпусков, но может пойти ему навстречу.

При этом законодательством предусмотрены ситуации, когда работодатель обязан по письменному заявлению работника перенести отпуск на другой срок (отличный от заявленного в графике отпусков):

Работнику не были выплачены отпускные за три дня до наступления даты отпуска;

Работник был уведомлен о предстоящем отпуске с опозданием, то есть позднее, чем за две недели до его начала.

В этих случаях работодатель не имеет права отказать работнику в переносе запланированной даты отпуска, а должен выполнить его просьбу.

Документальное оформление переноса отпуска зависит от того, по чьей инициативе происходит этот перенос. Если дата отпуска переносится по инициативе работодателя (например, когда отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации), документами, подтверждающими правомерность действий по отступлению от графика отпусков, будут являться:

Письменное согласие работника на перенос отпуска;

Приказ (распоряжение) руководителя о переносе начала отпуска с указанием причин переноса.

Если перенести отпуск попросил сам работник, оформить нужно:

Заявление работника с просьбой перенести начало отпуска с пометкой, что отпуск оформляется вне графика отпусков;

Согласие работодателя, которое может выражаться в разрешительной резолюции на заявлении и (или) в оформлении приказа о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6.

В любом случае при переносе даты начала отпуска нужно внести дополнения в график отпусков. Для этого в нем необходимо заполнить раздел "Перенесение отпуска":

Графу 8 "Основание (документ)";

Графу 9 "Дата предполагаемого отпуска".

Комментарий: - Работодатель не может в одностороннем порядке перенести дату отпуска, запланированную в графике отпусков. Но и работник не имеет права самовольно уйти в отпуск не по графику без предварительного письменного согласования с работодателем. В судебной практике по трудовым спорам есть примеры, когда такие действия работника признавались неправомерными, а решение работодателя об увольнении в данной ситуации за прогул - законным и обоснованным.

Так, в одном из судов Санкт-Петербурга рассматривался спор, в котором работник без согласия работодателя использовал отпуск раньше срока, установленного графиком отпусков. До ухода в отпуск он известил об этом только непосредственного начальника и не дождался решения руководителя организации. Суд согласился с увольнением этого работника за прогул, поскольку истец не представил доказательств согласования с работодателем новой даты отпуска (Определение Санкт-Петербургского городского суда № 33-12647/2010 от 13 сентября 2010 г).

Не смогла восстановиться на работе истица, которая самостоятельно продлила себе отпуск на количество дней нетрудоспособности, не предупредив об этом работодателя (определение Московского городского суда № 4г/2-5161/10 от 25 июня 2010 г.), а также работница- внешний совместитель, не известившая организацию о своем нахождении в отпуске по основной работе, который пришелся на ее рабочее время по совместительству (Определение Московского областного суда № 33-12005 от 17 июня 2010 г.).

Оформляя перенос отпуска, нужно учесть, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска (в т. ч. по причинам его переноса) в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Подтверждение: ст. 123, ч. 3 ст. 124 Трудового кодекса РФ, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

В каком порядке извещать работника о дате начала ежегодного отпуска?

Извещать можно в любом письменном порядке, так как специальных правил (в т. ч. унифицированных бланков) для этого не предусмотрено. Поставить работника в известность о том, когда начинается его отпуск, нужно под подпись не менее чем за две недели до его начала.

Письменный порядок уведомления позволит на случай возникновения споров с работниками трудовой инспекцией иметь подтверждение, что данная обязанность работодателем была исполнена. Например, с работника можно взять подпись об ознакомлении с планируемой датой начала отпуска. Поставить подпись работник может:

В специальном журнале, который ведется для ознакомления работников с распорядительными документами организации;

На ознакомительном листе, приложенном к графику отпусков;

В специальной графе для ознакомления, включенной в унифицированную форму графика отпусков приказом по организации;

На индивидуальном уведомлении о предстоящем отпуске;

На приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6, если он издается за две недели до начала отпуска.

Подтверждение: ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ, Порядок, утв. Постановлением Госкомстата России № 20 от 24 марта 1999 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-6,форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Какие документы оформлять при предоставлении работнику ежегодного отпуска?

Оформлять нужно следующие документы:

График отпусков по форме № Т-7;

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска по форме № Т-6 - на одного работника или по форме № Т-6а - на группу работников;

Записку-расчет о предоставлении отпуска по форме № Т-60.

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7, формы № Т-6, № Т-6а, форма № Т-60), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска необходимо сделать отметки:

В личной карточке работника (форма № Т-2);

В его лицевом счете (форма № Т-54, № Т-54а).

Сведения о предоставлении отпуска работнику необходимо внести и в табель учета рабочего времени (формы № Т-12, № Т-13). При этом нужно проставить буквенный код "ОТ" (цифровой код "09"), если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, либо буквенный код "ОД" (цифровой код "10"), если предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-2, формы № Т-12, № Т-13, формы № Т-54, № Т-54а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Оформлять заявление на ежегодный отпуск, если в графике указана точная дата начала отпуска?

Оформлять не нужно, если фактические даты начала и окончания отпуска совпадают с датами, указанными в графике отпусков.

Трудовое законодательство не содержит требования об оформлении заявлений на отпуск. Очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (форма № Т-7).

То есть заявление на отпуск требуется в следующих случаях:

Если в графике отпусков указан только месяц, а не конкретная дата начала и окончания отпуска;

Если отпуск перенесен на другой день;

Если дата окончания отпуска не совпадает с указанной в графике отпусков (например, отпуск разделен на части, продлен и т.д.);

Если отпуск предоставляется новому работнику, не указанному в графике отпусков.

Вывод: оформлять заявление на отпуск необязательно, если работник уходит в отпуск и возвращается из него в дни, указанные в графике отпусков. В этом случае все необходимые данные (даты начала и окончания отпуска, его продолжительность, ФИО работника, структурное подразделение и должность (профессия, специальность работника) содержатся в графике отпусков.

Подтверждение: ст. 122, 123 Трудового кодекса РФ.

Что надо знать про ежегодный оплачиваемый отпуск, порядок его предоставления, чтобы не было проблем с работниками и проверяющими.

Из статьи вы узнаете:

Когда возникает право работника на отпуск

За первый год работы. По закону, чтобы взять отпуск на работе за первый рабочий год, сотруднику надо непрерывно отработать в компании как минимум шесть месяцев. Но по соглашению с работодателем он может взять его и раньше (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Но из этого правила есть исключение.

Отдельные категории сотрудников вправе потребовать предоставить им очередной трудовой отпуск до того, как отработают шесть месяцев. Если они написали заявление, время отдыха им надо предоставить. Кто относится к льготникам, смотрите в таблице ниже.

Скачайте документы по теме:

Компания обязана предоставить отпуск по заявлению работнику
В возрасте до 18 лет	Часть 3 ст. 122 и ст. 267 Трудового кодекса
Перед и после отпуска по беременности и родам После отпуска по уходу за ребенком	Часть 3 ст. 122 и ст. 260 Трудового кодекса
Усыновителю ребенка до трех месяцев	Часть 3 ст. 122 Трудового кодекса
Если его жена находится в отпуске по беременности и родам	Ст. 122 Трудового кодекса
Родителю (приемному родителю, опекуну, попечителю) ребенка-инвалида до 18 лет	Ст. 262.1 Трудового кодекса
Ветерану
Чернобыльцу
Жене военнослужащего
Совместителю	Ст. 286 Трудового кодекса

За последующие рабочие годы . За второй и последующие годы сотрудник вправе отдыхать в те даты, которые указаны в графике (ч. 4 ст. 122 ТК РФ). Для льготников порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков за последующие рабочие годы другой. Как и в первый рабочий год, в последующие они могут отдыхать вне графика.

Какой продолжительности ежегодный отпуск сотрудников

По закону ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Больше дней положено сотрудникам до 18 лет — 31 день (ст. 267 ТК РФ). На большее время ежегодного отдыха имеют право педагоги (ст. 335 ТК РФ) и другие льготники по федеральным законам.

Каким сотрудникам положен удлиненный отпуск	Сколько календарных дней
Моложе 18 лет		Ст. 267 ТК РФ
Инвалидам
Педагогам
Медработникам
Госслужащим
Муниципальным служащим		Пункт 3 ст. 21 Федерального закона
Органов наркоконтроля
Прокуратуры РФ
Следственного комитета РФ
Таможенных органов
		Пункт 2 ст. 19 Закона от 26 июня 1992 г. № 3132-1, пункт 5 Указа Президента РФ от 14 сентября 1995 г. № 941
Занятые на работах с химическим оружием
Профессиональных аварийно-спасательных служб и формирований
Научным сотрудникам со степенями «доктор наук» или «кандидат наук»	48 и 36 рабочих дней

Сколько дней очередного трудового отпуска положено сотруднику

28 календарных дней отпуска работнику положено за каждый рабочий год (ст. 122 ТК РФ). Как правило, рабочий год не совпадает с календарным. Первый рабочий год начинается в день трудоустройства в компанию.

Например, сотрудник принят на работу 1 декабря 2016 года, его первый рабочий год — с 1 декабря 2016 года по 30 ноября 2017 года.

Как документально оформить предоставление отпуска работнику

Какими документами оформить ежегодное время отдыха, зависит от того, по графику сотрудник будет отдыхать или вне графика. Порядок предоставления отпуска работнику смотрите на схеме ниже.

График отпусков. Очередность предоставления работнику вы смотрите в графике. Компания составляет график ежегодно и утверждает не позднее, чем за две недели до начала года, на который его принимает. График оформляют на бланке № Т-7 или по форме, которую компания разработала самостоятельно.

Как заполнить сведения об отпуске работника в личной карточке

В личную карточку впишите сведения о ежегодном оплачиваемом отпуске. Порядок его предоставления предусматривает, что вы внесете в карточку:

• вид отпуска работника;
• период работы, за который предоставляете;
• количество дней;
• даты начала и окончания;
• реквизиты приказа о предоставление отпуска.

Скачать в.doc

Скачать в.doc

Можно ли перенести очередной трудовой отпуск

Инициатором переноса ежегодного отдыха может быть как сотрудник, так и работодатель. Если перенести хочет работник, новую дату начала ему надо согласовать с работодателем. Но согласовывать перенос надо не всегда. Если во время отпуска работник болел, работодатель обязан перенести его по закону.

Во всех случаях, когда инициатор переноса отпуска работник, ему надо написать заявление на имя директора. В заявлении указать с какой даты, на какую он просит перенести период отдыха и причину переноса. Если причиной переноса был больничный, приложить к заявлению копию листка нетрудоспособности.

по производственной необходимости.

Учтите, что нельзя перенести ежегодный оплачиваемый отпуск, порядок его предоставления это запрещает, во-первых, сотрудникам в возрасте до 18 лет. Во-вторых, работникам с вредными или опасными условиями труда. Они должны его отгулять в том рабочем году, в котором заработали. Это следует из части 4 статьи 124 Трудового кодекса.

Проверьте себя

1. Возможно ли предоставление работнику неоплачиваемого отпуска без его заявления с указанием причины и срока:

• a. Да, возможно;
• b. Да, но только в случае, если такой отпуск оформляется соглашением;
• c. Нет, этого делать нельзя.

2. Как работодателю необходимо напоминать работнику о предстоящем запланированном отпуске:

• a. Уведомлением унифицированной формы не позднее, чем за три недели до его начала;
• b. Уведомлением в свободной форме не позднее, чем за две недели до его начала;
• c. Приказом под роспись работника не позднее, чем за две недели.

3. Сколько дней ежегодного дополнительного отпуска положено сотрудникам, которые работают в условиях ненормированного рабочего дня:

• a. Не менее четырех рабочих дней;
• b. Не менее 7 календарных дней;
• c. Не менее трех календарных дней;

4. В каких случаях работодатель обязан предоставить сотруднику неоплачиваемый отпуск:

• a. Работникам в случае регистрации брака близких родственников - до пяти дней;
• b. Работающим инвалидам до 60 календарных дней в году;
• c. Работникам в случае усыновления/удочерения ребенка - до трех дней.

5. Периоды неоплачиваемых отпусков включаются в отпускной стаж для определения права на ежегодный оплачиваемый в случае, если:

• a. Их общая продолжительность не превышает 14 дней в течение рабочего года;
• b. Их общая продолжительность превышает 14 дней в течение рабочего года;
• c. Всегда включаются.