Molimo vas da ponovo uradite dokumente. Kako napisati službeni zahtjev - uzorak

STRUKTURA TEKSTA POSLOVNOG PISMA

OSNOVNA PRAVILA ZA SASTAVLJANJE POSLOVNIH PISAMA

Poslovna pisma imaju određena pravila za sastavljanje i formatiranje, podliježu zahtjevima zbog pripadnosti informativnim i referentnim dokumentima. Prilikom sastavljanja pisma, autor treba detaljno razmisliti o svrsi za koju pismo piše, šta očekuje kao rezultat njegovog razmatranja. On mora jasno razjasniti za sebe šta adresat zna o predmetu pisma, na šta se može osloniti kao polaznu tačku, a koje nove informacije još nisu poznate primaocu, radi kojih se pismo piše. Priroda argumentacije i sastav teksta ovisit će o ciljnoj postavci pisma. Mogu se razlikovati sljedeće faze pripreme i izrade pisama:

Hajde da razmotrimo ove korake. Proučavanje suštine pitanja uključuje: prikupljanje dovoljnih informacija o ovom pitanju, ako je potrebno, proučavanje zakonodavstva o meritumu pitanja, analizu prethodnih žalbi po ovom pitanju i dobijenih odgovora na njih. Zatim počinju pisati tekst pisma.

Struktura teksta poslovnog pisma

Pisanje teksta pisma je dugotrajan proces. Važan zadatak u pisanju pisma je njegova zasićenost informacijama, odnosno uključivanje potrebne količine informacija u njega. Pismo je jednostrano i višestruko. Jedan aspekt pisma obično čini sadržaj cijelog pisma, a najčešće su to pisma na koja nije potreban odgovor. Tekst višedimenzionalnih pisama može se sastojati od sljedećih aspekata: odjeljaka, pasusa, podstavova, pasusa. Predstavljanje svakog aspekta mora početi odlomkom. Poslovnu korespondenciju karakteriše sklonost sastavljanju pretežno višestrukih pisama. Pismo se obično sastavlja prema shemi: uvod, tijelo, zaključak. Uvodni dio sadrži: link na dokument, njegove pojedinačne pasuse, koji su poslužili kao osnova za sastavljanje pisma; izjava o činjenicama, ona ukazuje na svrhu (razlog) za pisanje pisma. Kada se odnosi na dokument, njegovi podaci se navode u sljedećem redoslijedu: naziv vrste dokumenta, autor, datum, registarski broj dokumenta, naslov, na primjer: U skladu sa Uredbom Vlade Ruske Federacije od 27. jun 2004. br. » Glavni dio sadrži opis događaja, trenutno stanje, njihovu analizu i dokaze. Upravo u ovom dijelu potrebno je uvjeriti, dokazati da je potrebno učestvovati na sastanku koji je u toku (konferencija, okrugli sto), da su proizvedeni proizvodi ili izvršene usluge najbolji, da se zahtjev mora ispuniti itd. Zaključak pisma su zaključci u obliku zahtjeva, prijedloga, mišljenja, odbijanja, podsjetnika i sl. Pismo može sadržavati samo jedan završni dio. Glavna pitanja pisma moraju biti jasno formulirana i raspoređena u redoslijedu koji je najoptimalniji za percepciju. Nakon sastavljanja i pisanja poslovnog pisma, potrebno je da ga uredite. Poslovno pismo gotovo uvijek počinje žalbom. Ovaj mali dio teksta izuzetno je značajan za potrebe komunikacije. Pravilno odabran apel ne samo da privlači pažnju adresata, već i postavlja pravi ton prepisci, doprinosi uspostavljanju i održavanju poslovnih odnosa. Važnost žalbe određuje autor pisma, apel vam omogućava da sebi obezbedite slušaoca. Znak interpunkcije iza žalbe zaslužuje posebnu pažnju. Zarez iza adrese daje slovu neobavezni karakter, uzvičnik naglašava značaj i službeni stil. Pisac teksta treba da uzme u obzir sledeće faktore:

1. Javni položaj adresata u odnosu na njegov;
2. Stepen poznanstva, priroda veze;

3. Formalnost/neformalnost komunikacijske situacije;
4. Dozvole za bonton na snazi ​​u ovoj govornoj grupi.

Kada se odštampa, referenca je poravnata sa središtem:

Poštovani Mihaile Petroviču!

Tekst pisma može se završiti izrazom očekivanja izvršenja zahtjeva (garancije, izjave, pozivnice, opomene), kao i formulom ljubaznosti, na primjer:
Izražavam svoju zahvalnost na pruženoj pomoći i uvjeravam da će informacije koje pružite biti od velike važnosti u razvoju obostrano korisne saradnje.
Koristim priliku da se zahvalim na pozivu...
Izražavam nadu u plodonosnu saradnju i aktivno učešće u rješavanju problema, razvoju i realizaciji naših daljih programskih akcija.
Formula ljubaznosti nalazi se prije potrebnog "potpisa", ispisuje se iz pasusa i odvaja se od pozicije zarezom. Naziv radnog mjesta piše se velikim ili malim slovom, ovisno o tome kako je radno mjesto navedeno u osnivačkim ili regulatornim pravnim dokumentima organizacije. U slučaju da se pismo izdaje na memorandumu službenog lica, naziv radnog mjesta se ne navodi u potrebnom "potpisu".

U službenoj korespondenciji koristi se službeni poslovni stil.
Poslovni stil je skup govornih sredstava čija je funkcija služenje sferi službenih poslovnih odnosa.
Osobine poslovnog stila, specifičnosti koje su mu svojstvene, stilske norme ove vrste jezika oblikovale su se pod uticajem uslova u kojima se odvija poslovna komunikacija. Ovi uslovi su sledeći:
1. Učesnici u poslovnoj komunikaciji – uglavnom pravna lica – organizacije, ustanove, preduzeća, koje zastupaju rukovodioci i drugi službenici koji djeluju u ime;
2. Priroda i sadržaj informacionih odnosa organizacija prilično su strogo regulisani;
3. Predmet poslovne komunikacije je delatnost organizacije: menadžerska, industrijska, ekonomska,
naučni, tehnički, itd.;
4. Velika većina upravljačkih dokumenata fokusirana je na određenog primaoca;
5. Većina situacija koje se javljaju u aktivnostima organizacija i zahtijevaju pismenu registraciju su ponavljajuće, iste vrste.
Razmatrani uslovi poslovne komunikacije formiraju određene zahtjeve za upravljačkim informacijama. Da bi se osigurala efikasna razmjena informacija u oblasti upravljanja, informacije moraju imati određena svojstva.

ona mora biti:
1. Službene prirode, koja naglašava poslovnu osnovu odnosa, njihovu bezličnu prirodu, a takođe ukazuje na određenu distancu koja postoji između učesnika u poslovnoj komunikaciji;
2. Adresa, jer je upravljački dokument uvijek namijenjen određenom primaocu, službeniku, organizaciji, grupi organizacija;
3. Relevantan, budući da dokument mora sadržavati tačno one informacije koje su potrebne u datom trenutku za donošenje efektivne upravljačke odluke, ili
druga upotreba u poslovima upravljanja;
4. Objektivan i pouzdan, jer je za efikasno upravljanje neophodna nepristrasna, nepristrasna procjena događaja, činjenica, pojava;
5. Uvjerljiv, obrazložen, jer je zadatak poslovne komunikacije da podstakne primaoca da se obaveže (ili da se ne obaveže)
određene radnje;
6. Kompletan i dovoljan za donošenje upravljačke odluke. Nedostatak informacija može zahtijevati
dodatno zatražiti informacije, generirati prepisku,
dovesti do nepotrebnog gubitka vremena i novca.
Poslovni stil ima skup specifičnih karakteristika koje ga razlikuju od drugih stilova jezika - naučnog, publicističkog, kolokvijalnog, jezika fikcije.
Glavni zahtjevi za poslovni stil su:

Standardizacija poslovnog govora obuhvata sve nivoe jezika – vokabular, morfologiju i sintaksu. Do danas je poslovni govor nakupio ogroman broj pojmova, okreta, formula. Upotreba gotovih struktura omogućava vam da ne gubite vrijeme na traženje definicija koje karakteriziraju standardne situacije. Standardizacija poslovnog govora značajno povećava informativni sadržaj dokumenata, značajno olakšava njihovu percepciju, što doprinosi optimizaciji toka rada u cjelini.
Neutralni ton prezentacije je norma službene poslovne komunikacije, koja se očituje u najstrožoj i suzdržanoj prirodi prezentacije. Neutralnost tona prezentacije isključuje mogućnost upotrebe u tekstovima ekspresivnih i emocionalno obojenih jezičkih sredstava (kolokvijalni vokabular i međumeti), figurativnih sredstava i riječi koje se koriste u prenesenom značenju. Podaci sadržani u tekstu pisma su službene prirode. Iz tog razloga, lični, subjektivni momenat u dokumentima treba svesti na minimum. Riječi s izraženom emocionalnom bojom (riječi s deminutivnim sufiksima, sa sufiksima preuveličavanja ili redukcije, međumeti) isključene su iz jezika dokumenata.
Međutim, ne može se smatrati da je službeni dokument potpuno lišen emocija.
Svrha većine dokumenata je da zainteresuje adresata, da ga ubedi, da ga podstakne da deluje u pravcu koji je potreban autoru. Upravljački dokument neće postići svoj cilj ako je lišen emocionalnog prizvuka, međutim, emocionalnost treba sakriti i postići ne jezikom, već sadržajem. Trebalo bi da bude skriveno iza spoljašnjeg mirnog, neutralnog tona prezentacije. Tačnost prezentacije podrazumijeva nedvosmisleno razumijevanje sadržaja dokumenta.
Jasnoću i tačnost teksta određuje prije svega ispravnost kompozicijske strukture teksta, odsustvo logičkih grešaka, promišljenost i jasnoća formulacije - stabilni obrti, odsustvo figurativnih izraza.
Sažetost prikaza teksta postiže se ekonomičnom upotrebom jezičkih sredstava, isključenjem govorne suvišnosti – riječi i izraza koji nose dodatno značenje.
Zahtjev za konciznošću ili sažetošću teksta direktno je povezan sa smanjenjem obima teksta. Zahtjev kratkoće čini neophodnim jasnije formulisati temu dokumenta, štedljivo koristiti jezička sredstva, isključiti nepotrebne riječi koje ne nose potrebne informacije, neopravdana ponavljanja i nepotrebne detalje.
Pismo mora biti uvjerljivo, bez obzira kome je upućeno, sadržavati tačne datume, neosporne činjenice i zaključke.
Jedna od karakteristika poslovnog govora je široka upotreba jezičnih formula - stabilni (šablonski) okreti koji se koriste nepromijenjeni. Za motiviranje radnje koriste se sljedeći izrazi:

Obavještavamo vas da u periodu od... do...;
- Obavještavamo vas da od...;
- Šaljemo Vam dogovoreni ...;
- Molim vas uzmite u obzir...
- Revizijom je utvrđeno da ....;
- Zbog nedostatka finansijske pomoći...;
- Zbog teške ekonomske situacije...;
- Prema Vašem pismu...;
- Da bismo radili zajedno...;
- Po protokolu...;
- Kao potvrdu našeg dogovora...;
- U cilju jačanja odgovornosti...itd.

Jezičke formule su rezultat objedinjavanja jezičkih alata koji se koriste u situacijama koje se ponavljaju. Osim što izražavaju tipičan sadržaj, jezičke formule često djeluju i kao pravno značajne komponente teksta, bez kojih dokument nema dovoljnu pravnu snagu:

Garantujemo povrat kredita u iznosu od...,
- Garantujemo plaćanje. Naši bankovni podaci...,
- Nadgledanje implementacije...

Pojam je riječ ili fraza kojoj se pripisuje određeni ili poseban koncept. Skup pojmova određene oblasti znanja ili profesionalne djelatnosti čini terminologiju, odnosno terminološki sistem.
Upotreba termina u strogo utvrđenom značenju osigurava nedvosmisleno razumijevanje teksta, što je vrlo važno u poslovnoj komunikaciji.
Termini koji se koriste u upravljačkoj dokumentaciji su industrijska terminologija koja odražava sadržaj predmetne oblasti kojoj je sadržaj dokumenta posvećen, kao i termini koji su se razvili u oblasti dokumentacione podrške.
Ispravnost i stabilnost upotrebe pojmova u praksi postiže se korišćenjem terminoloških rečnika i standarda koji uspostavljaju strogo nedvosmislen sistem pojmova i pojmova i doprinose uređenju terminologije. Termini koji se koriste u oblasti dokumentarne podrške menadžmentu utvrđeni su u GOST R 51141-98 „Kancelarski rad i arhiviranje. Termini i definicije".

Prilikom upotrebe termina potrebno je osigurati da je razumljiv primaocu. Ako autor pisma sumnja u to, potrebno je postupiti na jedan od sljedećih načina:

Dajte zvaničnu definiciju pojma;

Dešifrirajte značenje pojma riječima neutralnog rječnika;

Uklonite termin ili ga zamijenite uobičajenom riječi ili izrazom.

Poteškoće u upotrebi termina povezane su i sa činjenicom da je terminološki sistem u stalnoj promeni: sadržaj već postojećih pojmova se menja, nastaju novi, neki pojmovi zastarevaju, a termini koji ih označavaju izlaze iz upotrebe.
Prilikom upotrebe polisemantičkih pojmova (sinonimnih pojmova) treba imati na umu da se u jednom dokumentu pojam može koristiti samo u jednom od svojih značenja. Na primjer, pojmovi "sporazum", "ugovor", "sporazum" su sinonimi, ali se razlikuju po praksi primjene. U radnom zakonodavstvu govorimo o ugovoru o radu (ugovoru); u građanskim - dvostranim i višestranim transakcijama se nazivaju ugovori; u spoljnotrgovinskoj delatnosti se češće koristi termin „ugovor“, dok su sporazumi u nizu drugih oblasti fiksirani u ugovorima.

Još jedna karakteristika poslovnog govora. Skraćenice se koriste u poslovnom govoru. Postoje dvije glavne vrste skraćenica:
1. Leksičke (skraćenice) - složenice nastale uklanjanjem dijela njihovih sastavnih slova iz dijelova riječi: CIS, LLC, Ministarstvo za vanredne situacije, Nuklearna elektrana, GOST, GUM, Roskomzem, glavni računovođa, šef, zamjenik, specijalne snage .
2. Grafika - skraćene oznake riječi koje se koriste u pisanju: gr-n, tačka, željeznica, kv. m i drugi.

U slovima treba koristiti samo službeno prihvaćene skraćenice, oznake i termine. Nazivi institucija, organizacija i pozicija, titule, mjerne jedinice, geografski nazivi i drugo moraju potpuno odgovarati službenim nazivima.

Još jedna karakteristika poslovnog govora je upotreba konstrukcija sa sekvencijalnom podređenošću riječi u genitivu ili instrumentalnom padežu:
- Nudimo Vam opcije za rješenja (šta?) Rekonstrukciju sistema grijanja, ventilacije i sanitarnih instalacija stambenih i poslovnih zgrada.
- U potpunosti dijelimo potrebu (šta?) za daljim razgovorom o konkretnim pitanjima moguće saradnje.
- Prema listi glavnih događaja za pripremu i održavanje proslave 60. godišnjice pobjede u Velikom otadžbinskom ratu koju je odobrio predsjednik Ruske Federacije (šta?) ...

Po rasporedu...

Poslovni govor karakteriše upotreba fraza sa glagolskim imenicama. Izuzetno aktivni u poslovnom govoru, umjesto glagola koriste se konstrukcije od glagolskih imenica sa značenjem radnje: pomoći (a ne pomoći), pomoći (a ne pomoći), očistiti (a ne očistiti), podržavati (a ne podržavati), vršiti popravke (ne popravljati).
Za pisanje je važna jednostavnost prezentacije, prevlast jednostavnih uobičajenih rečenica. Karakteristika poslovnog stila je pretežna upotreba jednostavnih uobičajenih rečenica, jednodijelnih (s jednim glavnim članom - subjektom ili predikatom) ili dvodijelnih (sa dva glavna člana - subjektom i predikatom) s odvojenim okretima (participijal, adverbijal, izolirane definicije), uvodne riječi i rečenice, na primjer:
- Zbog izuzetno niske efikasnosti korišćenja gradske imovine koja je doprinela osnivačkom kapitalu JV "MIO", kao i nedovoljnog obima voznog parka i njegove neisplativosti, molimo Vas da rešite pitanje prenosa gradske imovine. dio financijsko-ekonomskom odjelu Vijećnice.

Preporučljivo je pripremiti pismo o jednom pitanju. Ako trebate kontaktirati organizaciju u isto vrijeme za nekoliko heterogenih pitanja, preporučuje se da napišete posebna pisma za svako od njih.
U tekstu jednog pisma mogu se izraziti zahtjevi ili druga pitanja ako se prenesu jednom licu na izvršenje.
Pored tradicionalnih jezičkih formula, strane riječi i fraze se nalaze u poslovnoj korespondenciji. U praksi, oni igraju ulogu jezičkih formula. Neki od njih su dobro poznati, neki su manje uobičajeni. Treba imati na umu da upotreba stranih riječi odaje blagu staromodnost, ali istovremeno ostavlja dobar utisak na partnera koji te riječi poznaje i omogućava vam da zbunite vanjskog čitaoca.

poučno;

Prateće;

Garancija;

informativni;

Dan zahvalnosti;

čestitam;

Tu su i pisma zamolnica, pisma upita, pisma obaveštenja, pisma odgovora, pozivna pisma itd. Svaka vrsta pisma ima svoje karakteristike u izradi i dizajnu.

Pozivna pisma

Pozivna pisma sa prijedlogom za učešće na seminarima, sastancima i drugim događajima obično se upućuju šefu organizacije, određenom službeniku, ali mogu biti upućena i cijelom timu. Slova označavaju uslove učešća, mjesto i vrijeme održavanja, a po potrebi i uniformu. Pismo obično sadrži neophodan "prilog", koji informiše program događaja.

Garantna pisma

Garancijska pisma se pišu da potvrđuju određena obećanja ili uslove i upućuju se na organizaciju ili pojedinca. Može se garantovati plaćanje izvršenih radova, kvaliteta, rok isporuke proizvoda, plaćanje robe, zakupnine itd. U ovakvim pismima se koriste standardni izrazi: „kompanija garantuje, mi garantujemo, molimo da pošaljete pouzećem (vrsta garancije ), garantujemo plaćanje, garantujemo rok isporuke, garantujemo kvalitet proizvoda...”.
Pismo obično sadrži podatke o plaćanju organizacije koja garantuje plaćanje.
Tekst dopisa poželjno je usaglasiti sa pravnom službom. Pored potpisa rukovodioca organizacije, može se izdati i potpis glavnog računovođe. Potpis je ovjeren pečatom.

Request Letters

Ogroman je broj situacija koje izazivaju zahtjeve u ime preduzeća, organizacija, institucija. Tekst ovog pisma se obično gradi u sljedećem obliku: u glavnom dijelu sadržaja navođenje razloga koji je podstakao zahtjev; izjava samog zahtjeva; u završnom dijelu se izražava nada u očekivani rezultat. Zahtjevi se obično izražavaju riječima "molim, molim";
Molimo pomozite...;
Pošaljite na našu adresu...;
Molimo vas da učestvujete...;
Molim vas, javite mi...;
Molim vas da unovčite dug ...;
Poduzmite mjere...

Osnovna svrha ovog pisma je da uvjeri, dokaže potrebu ispunjenja zahtjeva, stoga, tekst pisma sadrži uvjerljive dokaze, priloženi su kalkulacije, procjene i druge potkrepljujuće osnove, koje su sastavljene uz potrebnu "prijavu" .

Pisma odgovora

Tekst odgovora obično počinje ponavljanjem zahtjeva. Nadalje, iznose se rezultati razmatranja zahtjeva, obrazlaže se odbijanje (ako se radi o pismu odbijanja) i navodi se samo odbijanje.
Priroda informacija u poslovnom pismu obično podrazumijeva alternativnost očekivane informacije u odgovornom pismu, odnosno u poslovnoj korespondenciji u sadržajnom smislu djeluje princip paralelizma, koji se ogleda u jeziku odgovorne korespondencije. To znači:
1. Prisustvo u pismu odgovora veze na originalno pismo i njegovu temu;
2. Upotreba istih jezičkih izražajnih sredstava (prvenstveno terminologije) u oba pisma;
3. Uporedivost obima informacija i aspekata sadržaja u oba pisma;
4. Usklađenost sa određenim redosledom u prezentaciji aspekata sadržaja.

Tekstovi pisama odgovora moraju biti u skladu sa zadacima navedenim u rezolucijama čelnika.
Prvo i glavno pravilo - ne odgađajte odgovor, ne tjerajte svog dopisnika da čeka. Ukoliko se okolnosti razviju tako da ne možete dati odgovor u propisanom roku, obavijestite o tome primaoca, kao i rokove u kojima možete dati konačan odgovor. Obavezno se izvinite zbog kašnjenja, uz navođenje objektivnog razloga.
Pismo odgovora označava broj i datum dokumenta na koji se daje odgovor. Ovi podaci se ne unose u tekst dopisa, već na propisano mjesto obrasca ili ispred zaglavlja dokumenta koji nije sastavljen na obrascu.

Koriste se sljedeći oblici odricanja:
- Vaša ponuda je odbijena iz sledećih razloga...

Nacrt sporazuma o zajedničkom djelovanju upućen na Vašu adresu se odbija iz sljedećih razloga...
- Žao nam je, ali naša firma ne može prihvatiti vašu ponudu...

Zahvalna pisma

Nedavno su pisma zahvalnosti postala široko korištena u poslovnoj korespondenciji.
Pisma zahvalnosti su pravila lijepog ponašanja u odnosima između partnera. U partnerskim odnosima morate znati ne samo pitati, već i zahvaliti za pružene usluge, za zajedničko održavanje bilo kakvih događaja, za slanje čestitki, za organizaciju prijema itd.

Pismo se može izdati na formi pisma ili na obrascu u boji) zahvalnice. U slučaju da je pismo izdato na obrascu pisma, ono se registruje na propisan način. Pismo sastavljeno na obrascu zahvalnice ne podliježe registraciji, na traženi "potpis" može se staviti pečat. Pošto je pismo lične prirode, nije preporučljivo da se u njemu razaznaje potreban "izvođač". Tekstovi pisama koriste tipičan oblik prezentacije:
- Izražavam svoju zahvalnost ...;
- Iskreno zahvalan...;
- Sa zahvalnošću priznajemo...;
- Hvala ti...;
- Hvala ti za...

propratna pisma

Propratna pisma se sastavljaju kako bi se primalac obavijestio o smjeru bilo kojeg dokumenta. Tekst pisma sastoji se iz dva dijela: poruke o poslanom materijalu i pojašnjenja (prilozi). Obično je tekst propratnog pisma vrlo kratak, stane na A5 format i nema samostalan naslov. Propratna slova obično počinju riječima:
- Slanje informacija...; - Sa zadovoljstvom Vam možemo ponuditi (preporučiti)...;
- Nudimo vam...;
- Sigurni smo da ćete biti zainteresovani za proizvode visokog kvaliteta..;
- Obavještavamo vas da...;
- Obavještavamo vas da...;
Radujemo se daljoj saradnji...