Planen Sie einen Zeitplan für die Lieferung von Dokumenten an das Archiv. Das Verfahren zum Übertragen von Dokumenten in das Archiv der Organisation Empfangen von Dateien im Archiv der Organisation

GLAVGOSEKSPERTIZA VON RUSSLAND

BESTELLEN
Erstellung, Aufbereitung und Übergabe von Fällen an das Archiv

Moskau

1999

Die Vorbereitung und Übertragung von Fällen an das Archiv erfolgt gemäß diesem Verfahren, das gemäß den föderalen Gesetzen zu Archivangelegenheiten, den Vorschriften des föderalen Archivdienstes Russlands, den regulatorischen und methodischen Dokumenten zur dokumentarischen Unterstützung der Verwaltung („Einheitliche Dokumentation Systeme. Einheitliches System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation. Anforderungen an die Schreibarbeit", GOST R 51141-98 "Büroarbeit und Archivierung. Begriffe und Definitionen", Grundregeln für die Arbeit von Abteilungsarchiven.

1. BILDUNG VON FÄLLEN

1.1. Grundvoraussetzungen für die Fallbildung

1.1.1. Die Bildung von Fällen ist die Gruppierung von ausgeführten Dokumenten zu Fällen gemäß der Nomenklatur von Fällen.

Fälle werden von Mitarbeitern des Dokumentationsunterstützungsdienstes gebildet, die für die Büroarbeit in den Strukturabteilungen der Organisation zuständig sind.

Die Fallbildung erfolgt unter direkter methodischer Anleitung des Archivs der Organisation.

1.1.2. Bei der Gehäusebildung sind folgende Grundvoraussetzungen zu beachten:

Legen Sie nur registrierte, ausgeführte und ausgeführte Dokumente gemäß den Anforderungen des „Unified Documentation Systems“ ab. Einheitliches System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation. Anforderungen an den Papierkram“ und andere Rechtsvorschriften zur Büroarbeit;

Dokumente in die Akte aufnehmen, die in ihrem Titel der Nomenklatur der Fälle entsprechen, unter Berücksichtigung des Inhalts, der Art und der Aufbewahrungsdauer;

Gruppieren Sie Dokumente, die durch Büroarbeiten eines Kalenderjahres fertiggestellt wurden, in einer Datei, mit Ausnahme von Überweisungsfällen und Personalakten, die während der gesamten Arbeitszeit eines Spezialisten in einer Organisation erstellt wurden;

Dokumente mit dauerhaften und vorübergehenden Aufbewahrungsfristen müssen in getrennten Fällen zusammengefasst werden;

Fügen Sie dem Fall eine Kopie jedes Dokuments bei;

Die Hülle sollte nicht mehr als 250 Blatt enthalten, ihre Dicke sollte 4 cm nicht überschreiten;

Es ist verboten, Entwürfe, handschriftliche, nicht registrierte, nicht ausgeführte, nicht unterzeichnete und zurückzugebende Dokumente in die Akten aufzunehmen.

Dokumente innerhalb des Falles sollten so angeordnet werden, dass sie bestimmte Sachverhalte inhaltlich konsistent abdecken. Dabei werden die Dokumente chronologisch geordnet (eingehend - nach Eingangsdatum, ausgehend - nach Ausreisedatum).

Anhänge zu Dokumenten werden unabhängig vom Datum ihrer Genehmigung oder Erstellung den Dokumenten beigefügt, auf die sie sich beziehen.

1.2. Gruppieren verschiedener Kategorien von Dokumenten

1.2.1 . Protokolle, Verfügungen, Verfügungen, Beschlüsse und andere Organisations- und Verwaltungsdokumente der Organisation werden in Fällen nach Art und Chronologie mit zugehörigen Anträgen gemäß der Nomenklatur der Fälle gruppiert.

1.2.2. Aufträge für Kerntätigkeiten werden getrennt von Aufträgen für Personal gruppiert.

1.2.3. Vorschriften, Anweisungen, die durch Verwaltungsdokumente genehmigt wurden, sind Anhänge und werden zusammen mit den angegebenen Dokumenten gebildet. Wenn sie als unabhängiges Dokument genehmigt werden, werden sie in unabhängige Fälle gruppiert.

1.2.4 . Sitzungsprotokolle sind in chronologischer Reihenfolge angeordnet.

1.2.5. Berichte und Pläne werden in der Akte des Jahres abgelegt, auf das sie sich beziehen, unabhängig davon, wann sie eingegangen oder erstellt wurden (zum Beispiel: der Jahresbericht der Organisation (Bilanz), Pläne für organisatorische und technische Maßnahmen, Veröffentlichungen und technische Schulungen der Organisation, Arbeitspläne der Organisation und strukturellen Abteilungen usw.).

1.2.6. Persönliche Konten von Mitarbeitern und Personalakten entlassener Mitarbeiter werden in separaten Dateien gruppiert und in alphabetischer Reihenfolge angeordnet.

1.2.7. Die Korrespondenz mit Ministerien, Ämtern, Organisationen sowie die Korrespondenz zu Vorschlägen, Erklärungen und Beschwerden von Bürgern werden in Akten nach den Erstellungsdaten der Antworten abgelegt, während das Antwortdokument hinter das Anfragedokument gelegt wird. Bei Wiederaufnahme der Korrespondenz zu einem bestimmten Thema, die im Vorjahr begonnen hat, werden die Dokumente unter Angabe der Kopie der Antwort des Index des Vorjahres in die Akte des laufenden Jahres aufgenommen.

1.2.8. Vorschläge, Erklärungen und Beschwerden von Bürgern zur Arbeit von Organisationen und alle Dokumente für ihre Prüfung und Ausführung werden getrennt von den Erklärungen der Bürger zu persönlichen Themen gruppiert.

2. REGISTRIERUNG VON FÄLLEN

2.1. Grundvoraussetzungen für die Einreichung von Fällen

2.1.1. Die Aktenregistrierung wird von Mitarbeitern des Dokumentationsdienstes der Leitung der Organisation oder anderer struktureller Abteilungen durchgeführt, zu deren Aufgaben die Erstellung und Bildung von Akten mit methodischer Unterstützung und unter der Kontrolle des Archivs der Organisation gehört.

2.1.2. Abhängig von den Aufbewahrungsbedingungen wird eine vollständige oder teilweise Registrierung von Fällen durchgeführt.

2.1.3. Akten der dauerhaften Aufbewahrung, Zwischenaufbewahrung (über 10 Jahre) und Personalakten unterliegen der Vollregistrierung.

2.1.4. Die vollständige Einreichung umfasst:

Einreichung oder Bindung von Dokumenten in Fällen ();

Die Nummerierung der Blätter im Fall ();

Erstellen eines internen Verzeichnisses der Fallunterlagen ();

Erstellung eines Beweisblattes des Falles ();

Geben Sie die erforderlichen Informationen in die Details des Covers des Falls ein ().

2.1.5. Vorübergehende Aufbewahrungsfälle (bis einschließlich 10 Jahre) unterliegen der Teilregistrierung. Sie dürfen in Ordnern aufbewahrt werden, die Akten des Falles nicht neu ordnen, die Blätter nicht nummerieren, kein internes Inventar und den Zeugenbogen des Falles erstellen.

2.2. Ablage (Bindung) von Dokumenten im Fall (zu )

2.2.1. Die Dokumente, aus denen sich der Fall zusammensetzt, werden in vier Löchern in einem speziellen Hartordner abgelegt, wobei die Möglichkeit des freien Lesens des Textes aller Dokumente, Daten, Beschlüsse usw. berücksichtigt wird. Bei der Vorbereitung von Akten für die Ablage werden Metallstifte und Büroklammern aus Dokumenten entfernt. Zu Beginn des Verfahrens wird ein leeres DIN-A4-Blatt vor den Dokumenten abgelegt.

2.2.2. Fälle mit persönlichen Accounts von Mitarbeitern sind verbindlich.

2.3. Nummerierung der Blätter im Etui (bis )

2.3.1. Um die Sicherheit zu gewährleisten und die Reihenfolge der Anordnung der im Fall enthaltenen Dokumente festzulegen, werden alle seine Blätter mit Ausnahme der Blätter des internen Inventars des Falls, des Zeugenblatts des Falls und der Ordnungsblätter zwischen den Sätzen von Dokumente für die Untersuchung von Objekten, sind mit arabischen Ziffern in der oberen rechten Ecke nummeriert, ohne Textdokumente zu berühren, schwarzer Graphitstift.

2.3.2. Fotos, Zeichnungen, Diagramme und andere spezifische Dokumente, die ein eigenständiges Blatt in der Akte darstellen, sind auf der Rückseite in der oberen linken Ecke nummeriert.

2.3.3. Ein Blatt mit dicht geklebten Dokumenten (Schnitte, Fotografien usw.) wird als ein Blatt nummeriert.

2.3.4. Das gefaltete Blatt (Format A2, A3) wird auseinandergefaltet und in der oberen rechten Ecke als ein Blatt nummeriert.

2.3.5. Umschläge mit im Koffer abgelegten Beilagen werden nummeriert, dabei wird zuerst der Umschlag nummeriert und dann jede Beilage zum Umschlag mit der nächsten Nummer nummeriert.

2.3.6. In der Akte abgelegte Dokumente mit eigener Blattnummerierung (auch gedruckte Veröffentlichungen) sind in der allgemeinen Ordnung zu nummerieren.

2.3.7. Fallblätter, die aus mehreren Bänden bestehen, werden für jeden Band einzeln nummeriert.

2.3.8. Es ist verboten, Tinte und Buntstifte zum Nummerieren von Blättern zu verwenden.

2.3.9. Bei einzelnen Fehlern bei der Nummerierung der Blätter in den Fällen ist die Verwendung von Buchstabennummern der Blätter zulässig (z. B.: 37, 37a, 37b usw.).

2.4. Erstellung einer internen Bestandsaufnahme (to )

2.4.1. Zur Berücksichtigung von Unterlagen zu Fällen der dauerhaften und vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung und Unterlagen zu Personal (75 Jahre) wird ein internes Inventar erstellt.

2.4.2. Im Bedarfsfall wird in Abstimmung mit dem Archiv ein internes Dokumenteninventar für Akten mit einer Haltbarkeit von bis zu 10 Jahren erstellt, zu denen auch Akten mit dem Stichwort „Waldspanplatten“ gehören; Vorschläge, Erklärungen und Beschwerden von Bürgern usw.

2.4.3. Das interne Inventar wird auf einem Blatt (Blättern) im Format A4 in der vorgeschriebenen Form erstellt ( ), die folgende Informationen enthält:

Seriennummer der Dokumente im Fall;

Titel (Zusammenfassung) der Dokumente;

Datum der Dokumente;

Index (Registrierungsnummer) von Dokumenten;

Anzahl der Blätter des Falls, auf denen sich jedes Dokument befindet.

2.4.4 . Das interne Inventar hat eine unabhängige Blattnummerierung.

2.4.5. Das interne Inventar wird von seinem Ersteller unter Angabe der Position, der Entschlüsselung der Signatur und des Erstellungsdatums des Inventars signiert.

2.5. Zusammenstellung einer Beweisaufnahme des Falles (zu )

2.5.1. Um die Anzahl der Blätter im Fall zu berücksichtigen und die Merkmale ihrer Nummerierung festzulegen, wird ein Fallbescheinigungsblatt erstellt.

2.5.2. Das Zeugenblatt des Falles wird auf einem gesonderten Blatt im A4-Format in der vorgeschriebenen Form erstellt ( ).

2.5.3. Auf dem Bescheinigungsblatt des Falls ist die Anzahl der nummerierten Blätter des internen Inventars (falls vorhanden) in Zahlen und in Worten angegeben.

2.5.4. Der Bescheinigungsbogen legt folgende Merkmale der Nummerierung der Fallunterlagen fest:

Das Vorhandensein von beschrifteten Blättern und fehlenden Nummern;

Anzahl der Blätter mit irreparablen Mängeln (zerrissene Blätter, mit Tinte gefüllte Blätter usw.).

2.5.5. Alle nachträglichen Änderungen in der Zusammensetzung und im Stand des Falls (Beschädigung, Austausch von Originalen durch Kopien, Anhängen neuer Dokumente usw.) werden im Beglaubigungsblatt unter Bezugnahme auf das entsprechende Gesetz vermerkt.

2.6. Registrierung des Versicherungsschutzes bei dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrung (zu )

2.6.1. Der Umschlag der Akte der ständigen, vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung und des Personals wird gem .

Auf dem Cover des Koffers heißt es:

Name der Struktureinheit der Organisation und ihrer Unterordnung;

Abteilungsname;

Nummer des Falls (Volumen) gemäß der Nomenklatur des Falls;

Falltitel;

Falldatum (Fristdaten der in den Fall eingelegten Dokumente);

Anzahl der Blätter in der Datei;

Aufbewahrungsfrist für Fälle.

2.6.2. Der Gehäusedeckel ist mit schwarzer Tinte oder Tusche aufgezogen.

2.6.3. Bei Änderung des Namens einer Organisation, Strukturuntergliederung (ihrer Unterordnung) oder des Namens einer Abteilung während des Zeitraums, der von den Fallunterlagen abgedeckt wird, wird ein neuer Name der Organisation, Strukturunterabteilung oder Abteilung auf dem Deckblatt hinzugefügt, das Datum wird angegeben nach unten, und der vorherige Name ist in Klammern eingeschlossen.

2.6.4. Die Überschrift des Falls auf dem Umschlag wird aus der Nomenklatur der Fälle der Organisation übernommen, die mit der Expertenprüfungskommission (Expertenkommission) der Archivorganisation * vereinbart wurde.

* Einrichtung des Föderalen Archivdienstes, des Archivverwaltungsorgans der konstituierenden Einheiten der Russischen Föderation (der entsprechenden regionalen oder republikanischen Archivbehörde)

2.6.5. In den Kopfzeilen von Fällen, die Kopien von Dokumenten enthalten (Anordnungen, Beschlüsse höherer Organisationen, Protokolle von Sitzungen in einer höheren Organisation usw.), sind deren Kopien angegeben. Die Echtheit der Falldokumente ist im Titel nicht angegeben.

2.6.6. Auf dem Deckblatt des Falls ist das Datum des Falls anzugeben:

Bei Fällen, die Anordnungen, Resolutionen, Protokolle enthalten, sind die Daten des Falls die Daten der Unterzeichnung oder Genehmigung des frühesten und neuesten Dokuments;

Bei Fällen, die Korrespondenz enthalten, ist das Anfangsdatum des Falls das Datum des Eingangs des ersten eingehenden oder des ersten ausgehenden Dokuments und das Enddatum das Datum des letzten eingehenden oder ausgehenden Dokuments;

Das Datum der Personalakte ist das Datum der Unterzeichnung der Anordnungen zur Aufnahme und Entlassung der Person, für die sie abgelegt wird;

Das Datum von Akten mit persönlichen Konten von Mitarbeitern der Organisation, Personalakten von entlassenen Mitarbeitern und Akten mit Plänen und Berichten ist das Jahr, in dem der Fall eröffnet wurde.

Den Dokumenten beigefügte Daten werden nicht berücksichtigt.

Wenn der Fall Dokumente enthält, deren Datum nicht mit dem Datum des Falls übereinstimmt, wird in der Spalte "Datum des Falls" ein Eintrag vorgenommen: "Der Fall enthält Dokumente für ______ Jahr(e)".

2.6.7. Zwingende Voraussetzung des Kofferdeckels ist die Angabe der Blattzahl des Koffers, die anhand des Kofferbescheinigungsbogens () angebracht wird.

2.6.8 . Die erforderliche „Aufbewahrungsfrist des Falls“ richtet sich nach der Nomenklatur der Akten der Organisation.

2.6.9 . Auf dem Rücken des Etuisdeckels sind der Etuisindex nach der Nomenklatur der Etuis, die Bandnummer und das Entstehungsjahr angegeben.

2.6.10 . Die Volume-Nummer wird nur angegeben, wenn mehr als ein Volume aktiviert ist. In diesem Fall wird hinter der Bandnummer in Klammern die Anzahl der eingegebenen Bände angegeben.

3. OPERATIVE AUFBEWAHRUNG VON DOKUMENTEN

3.1. Vom Zeitpunkt der Gründung bis zur Übergabe an das Archiv der Organisation werden die Akten von den Spezialisten des Bürodienstes der Organisation (Strukturabteilungen) am Ort ihrer Gründung aufbewahrt.

3.2. Für die Sicherheit von Dokumenten und Akten sind die Leiter der Strukturunterabteilungen und die Spezialisten des Bürodienstes der für die Büroarbeit zuständigen Organisation verantwortlich.

3.3. Die Koffer befinden sich in Arbeitsräumen in abschließbaren Schränken, die ihre vollständige Sicherheit gewährleisten und die Dokumente vor Staub und Sonneneinstrahlung schützen. Um die Suche nach Dokumenten effizienter zu gestalten, werden die Fälle nach der Nomenklatur der Fälle geordnet. Die Nomenklatur der Fälle oder ein Auszug daraus befindet sich auf der Innenseite des Schranks.

3.4. Die vorübergehende Entfernung von Dokumenten aus Akten ist in Ausnahmefällen zulässig und erfolgt nur mit Genehmigung des Leiters des Bürodienstes der Organisation (Struktureinheit) mit der obligatorischen Hinterlegung einer beglaubigten Kopie des Dokuments in der Akte und Angabe der Grund für die Ausstellung des Originals.

3.5. Kopien von Dokumenten in den Angelegenheiten der Organisation werden nur mit Genehmigung des Leiters des Büroverwaltungsdienstes der Organisation (Struktureinheit) an Drittorganisationen ausgegeben.

3.6. Die Vernichtung von Dokumenten, die keinen wissenschaftlichen und historischen Wert haben und ihre praktische Bedeutung verloren haben, wird vom Archiv der Organisation in der vorgeschriebenen Weise durchgeführt.

Die unbefugte Vernichtung amtlicher Dokumente in den Strukturabteilungen der Organisation ist verboten.

3.7. Spezialisten der Strukturabteilungen der Organisation sind für die Sicherheit der von ihnen erhaltenen Dokumente und deren sorgfältige Behandlung verantwortlich.

4. ZUSAMMENSTELLUNG UND GESTALTUNG VON FALLAUSSAGEN

4.1. Sicherstellung der Beschaffung des Archivs für alle Fälle, die in der Büroarbeit der Organisation abgeschlossen sind, vorbehaltlich der Archivierung (Fälle der dauerhaften, vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung und des Personals), die gemäß den Anforderungen erstellt wurden „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation. Anforderungen an den Papierkram“ und andere Vorschriften zur Büroarbeit, sowie und dieses Verfahrens werden Fallinventare erstellt ( ).

4.2. Fallbeschreibungen werden separat zusammengestellt auf:

Fälle der dauerhaften Aufbewahrung;

Fälle der vorübergehenden Aufbewahrung;

Personalangelegenheiten.

4.3. Das Fallinventar ist eine Liste von Fällen mit unabhängiger brutto (ordinal) abgeschlossener Nummerierung. Jeder Koffer (Volumen) wird unter einer eigenständigen Seriennummer eingetragen.

4.4. In der Organisation werden in jeder Struktureinheit unter direkter methodischer Führung des Archivs jährlich Bestandsaufnahmen von Daueraufbewahrungsbehältern erstellt. Gemäß diesen Beschreibungen werden Dokumente ins Archiv überführt. Die von Strukturabteilungen erstellten Inventare dienen als Grundlage für die Erstellung eines zusammenfassenden Inventars der Organisation, das vom Archiv erstellt und für das es Akten zur dauerhaften Aufbewahrung abgibt.

Fallinventare werden in der vorgeschriebenen Form in zwei Exemplaren erstellt und ein Jahr nach Abschluss der Fälle in der Büroarbeit dem Archiv der Organisation vorgelegt.

4.5. Bei der Aufnahme mehrerer Bände eines Falles in das Inventar wird der Titel des ersten Bandes ausgeschrieben, alle weiteren Bände mit den Worten „The Same“ + Bandnummer gekennzeichnet. Gleichzeitig werden weitere Informationen zu den Koffern vollständig in das Inventar eingetragen (Datum des Koffers, Anzahl der Blätter im Koffer, Aufbewahrungszeitraum des Koffers). Auf jedem neuen Blatt des Inventars wird die Überschrift vollständig wiedergegeben. Wenn es nur einen Band der Akte gibt, wird die Bandnummer im Inventar nicht angezeigt.

4.6. Fälle im Inventar werden gemäß der Nomenklatur der Fälle in der Organisation systematisiert.

4.7. Im Inventar der Fälle des Bürodienstes der Organisation sind nach den Überschriften der Fälle Registrierungskarten für eingehende und ausgehende Dokumente enthalten.

4.8. Am Ende der Bestandsaufnahme wird ein endgültiger Eintrag vorgenommen, der in Zahlen und Worten die Anzahl der Fälle angibt, die an das Archiv der Organisation übermittelt wurden.

4.9. Fallverzeichnisse werden in zweifacher Ausfertigung gedruckt und vom Leiter der Organisation, dem Ersteller des Inventars (Spezialist des Bürodienstes) und dem Leiter des Archivs der Organisation unterzeichnet.

4.10. Eine Kopie des Bestandsverzeichnisses wird mit den Fällen in das Archiv der Organisation überführt, die zweite Kopie verbleibt bei der für die Büroarbeit zuständigen Sachbearbeiterin des Bürodienstes der Organisation.

4.11. Die Spalte „Hinweis“ wird verwendet, um die Annahme von Fällen, die Merkmale ihres physischen Zustands, die Verfügbarkeit von Kopien usw. zu kennzeichnen.

5. ÜBERTRAGUNG VON FÄLLEN AN DAS ARCHIV DER ORGANISATION

5.1. Dateien der dauerhaften, vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung und Personalakten werden in das Archiv der Organisation übertragen. Ihre Übertragung erfolgt nur nach den Inventaren (dieser Bestellung).

5.2. Fälle von dauerhafter, vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrung und Personal, die nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie geöffnet wurden, durch Büroarbeiten abgeschlossen wurden, unterliegen der Registrierung gemäß diesem Verfahren und werden in das Archiv der Organisation übertragen im Folgejahr, spätestens jedoch 2 Jahre nach Beendigung der Bürotätigkeit.

5.3. Die Übertragung von Fällen an das Archiv der Organisation erfolgt gemäß dem vom Archiv erstellten Zeitplan, der mit den Leitern der Struktureinheiten, die Dokumente an das Archiv übertragen, abgestimmt und vom Leiter der Organisation genehmigt wurde.

5.4. Während der Vorbereitungszeit der Fälle durch die Struktureinheit zur Übergabe an das Archiv der Organisation überprüft der Archivmitarbeiter zunächst die Richtigkeit ihrer Erstellung, Ausführung und Übereinstimmung der im Inventar erfassten Anzahl der Fälle mit der Anzahl der eingereichten Fälle in Übereinstimmung mit der Nomenklatur der Fälle der Organisation. Alle bei der Prüfung festgestellten Mängel bei der Bildung und Abwicklung von Fällen sind von den Mitarbeitern des Aktenverwaltungsdienstes der Struktureinheit zu beseitigen. Bei Feststellung der Abwesenheit von Fällen wird eine Bescheinigung erstellt.

5.5. Jede Akte wird vom Archivverantwortlichen (Fachmitarbeiter) im Beisein eines Mitarbeiters des Sekretariatsdienstes der Struktureinheit entgegengenommen. Gleichzeitig wird auf beiden Kopien des Inventars zu jedem darin enthaltenen Fall ein Vermerk über das Vorhandensein des Falls gemacht. Am Ende jeder Bestandskopie sind die Anzahl der tatsächlich ins Archiv übernommenen Fälle, die Anzahl der vermissten Fälle, das Datum der Aufnahme und Übergabe der Fälle sowie die Unterschriften des Archivverantwortlichen (Archivangestellter ) und die Person, die die Fälle überstellt hat, sind in Zahlen und in Worten angegeben.

5.6. Fälle mit einer Aufbewahrungsdauer von bis zu 10 Jahren werden von der Aktenverwaltung aufbewahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dem Archiv zur vorschriftsmäßigen Vernichtung übergeben.

5.7. Im Falle der Liquidation oder Reorganisation einer Abteilung einer Organisation bildet ein Mitarbeiter des Archivverwaltungsdienstes innerhalb von 2 Monaten ab dem Zeitpunkt der Liquidation oder Reorganisation der Abteilung alle verfügbaren Dokumente in Akten, erstellt Fälle und überträgt sie an das Archiv, unabhängig von der Aufbewahrungsdauer.

6. ARBEITEN MIT ELEKTRONISCHEN DOKUMENTEN

6.1. Alle Vorgänge, die mit elektronischen Dokumenten bei der Überführung ins Archiv durchgeführt werden, müssen dokumentiert werden. Ein elektronisches Dokument ist ein Dokument, das mit Medien und Aufzeichnungsverfahren erstellt wurde, die die Verarbeitung seiner Informationen auf einem Computer gewährleisten. Elektronische Dokumente, die im Rahmen der Aktivitäten der Organisation erstellt wurden, unterliegen der Übertragung gemäß dem festgelegten Verfahren zur Archivierung.

Archive von Organisationen führen die Anwendung elektronischer Dokumente durch, gewährleisten deren Sicherheit, Abrechnung, Auswahl und Verwendung sowie Vorbereitung und Übergabe an die öffentliche Aufbewahrung. Zur Aufbewahrung werden sowohl einzelne Dokumente als auch deren Komplexe, Sammlungen von Dokumenten sowie Dokumente als Teil der Fonds von Organisationen oder Einzelpersonen - Erwerbsquellen des Archivs, die Details aufweisen, die ihre Identifizierung ermöglichen, akzeptiert.

6.2. Der Ort der Aufbewahrung elektronischer Dokumente wird vom Leiter der Organisation bestimmt. Sie können im Archiv der Organisation oder in einer spezialisierten Einheit aufbewahrt werden, die Folgendes umfassen kann: eine Magnetbibliothek, einen Dienst für die Implementierung und Wartung von Methoden und Mitteln zur automatisierten Dokumentenverwaltung und einen technologischen Dienst.

6.3. Zwingende Bedingungen für die Archivierung elektronischer Dokumente sind:

Das Vorhandensein von Hardware und Software im Archiv zum Speichern, Kopieren und Reproduzieren elektronischer Dokumente, deren Umschreiben in neue Formate im Zusammenhang mit der Entwicklung von Software, die Übertragung von Informationen über Kommunikationskanäle;

Gewährleistung des Zugangs zu Informationen über festgelegte Kategorien von Benutzern sowie Gewährleistung des Schutzes von Informationen vor unbefugtem Zugriff (durch Verwendung geeigneter technischer Mittel und Rechtsnormen);

Sicherstellung der Art der Aufbewahrung elektronischer Dokumente, ausgenommen deren Verlust oder Verzerrung.

Die Sicherstellung der Aufbewahrung elektronischer Dokumente sollte die Beibehaltung optimaler Arten der Aufbewahrung von technischen Datenträgern elektronischer Dokumente vorsehen. Die technischen Parameter dieser Modi werden durch die einschlägigen staatlichen Normen GOST 28388-89 bestimmt. Informationsverarbeitungssystem. Dokumente auf magnetischen Medien. Reihenfolge der Ausführung und Abwicklung; ESKD. Abrechnungs- und Aufbewahrungsvorschriften; GOST 19.601-78 ESPD. Vervielfältigungs-, Abrechnungs- und Aufbewahrungsvorschriften; GOST 24.402-80. Einheitliches System von ACS-Standards. Abrechnung, Lagerung und Umlauf.

6.4. Die Auswahl elektronischer Dokumente für die Archivierung erfolgt aufgrund ihrer Prüfung.

In der Anfangsphase der Prüfung elektronischer Dokumente legt das Archiv zusammen mit dem Bürodienst oder dem Dienst, der für das Funktionieren der Informationstechnologien in der Organisation verantwortlich ist, die Liste der Systeme, Themen und Projekte fest, deren Dokumente entsprechend wertvoll sein können mit den allgemeinen Prüfungskriterien. Diese Liste ist die Grundlage für die eigentliche Prüfung elektronischer Dokumente.

Die Prüfung elektronischer Dokumente wird von Expertendiensten in Verbindung mit der traditionellen Dokumentation der Organisation durchgeführt; In einem Komplex wird ein System von allgemeinen und speziellen Kriterien angewendet. Es wird die konkrete Zusammensetzung von Dokumenten festgestellt, eine inhaltliche Prüfung durchgeführt, Anforderungen an die Lebenszyklen dokumentierter Informationen ermittelt und eine fachliche Beurteilung des technischen Zustands von Dokumenten durchgeführt.

Die Auswahl elektronischer Dokumente basiert auf der „Liste der Standarddokumente mit Aufbewahrungsfristen, die bei der Tätigkeit von Organisationen erstellt werden“ und der „Liste der Dokumente auf maschinellen Datenträgern und einer automatisierten Datenbank (ADB) automatisierter Systeme für wissenschaftliche, technische und industrielle Zwecke .

6.5. Elektronische Dokumente werden zusammen mit Begleitdokumentation zur Archivierung entgegengenommen. Darin sollten folgende Informationen enthalten sein: der Titel des Dokuments, das Datum seiner Erstellung, die Merkmale des Inhalts (Abstract), das elektronische Format, die physische und logische Struktur (für eine Datenbank (DB), das Volumen von das Dokument (bei einer Datenbank auch die Anzahl der Datensätze).

Ein elektronisches Dokument und die dazugehörige Dokumentation bilden eine Abrechnungseinheit für elektronische Dokumente. Der zur Archivierung eingegangenen Abrechnungseinheit wird gemäß dem Eingangsjournal eine Registriernummer zugeordnet. Als Teil der Abrechnungseinheit wird die Speichereinheit angegeben. Eine Speichereinheit für elektronische Dokumente ist ein Satz von Medien (Magnetband, Diskette, magneto-optische Platte, optische Platte usw.) eines elektronischen Dokuments und zugehöriger Dokumentation dafür. Für die Lagereinheit wird eine Buchhaltungskarte in zweifacher Ausfertigung erstellt und eine Buchhaltungsdatenbank (Katalog) mit elektronischen Dokumenten geführt.

6.6. Die Vorbereitung elektronischer Dokumente für die Übertragung an das Archiv besteht aus den folgenden Schritten:

Aufzeichnung auf Maschinenmedien (falls erforderlich - Überschreiben auf neuen Medien);

Überprüfung des technischen Zustands;

Vorbereitung der begleitenden Dokumentation (die begleitende Dokumentation eines elektronischen Dokuments sollte ausreichen, um die Sicherheit und Verwendung elektronischer Dokumente zu gewährleisten);

Direkte Übertragung elektronischer Dokumente an das Archiv der Organisation.

6.7. Die Bedingungen für die vorübergehende Archivierung elektronischer Dokumente des staatlichen Teils des Archivfonds der Russischen Föderation in der Organisation gemäß dem Dekret des Ministerrates und der Regierung der Russischen Föderation „Über das Verfahren zur Aufbewahrung von Dokumenten in den Abteilungen und Organisation der Büroarbeit" vom 03.03.93 Nr. 191 sind auf 5 Jahre festgelegt. Die Übergabe von Unterlagen zur staatlichen Aufbewahrung erfolgt im Einvernehmen mit dem Staatsarchiv nach Bestandsverzeichnis.

Unterlagen über die vorübergehende Verwahrungsdauer werden gemäß Gesetz vernichtet, nachdem das Inventar in der vorgeschriebenen Weise genehmigt wurde.

Strukturelle Gliederung des Institutionstransfers Akten zur dauerhaften, langfristigen (über 10 Jahre) Aufbewahrung und zum Personal, die gemäß den Grundregeln für den Betrieb von Archiven von Organisationen erstellt wurden, werden mit Beschluss des Kollegiums des Bundesarchivs vom 06.02.02 genehmigt, zum Abteilungsarchiv,

Temporäre Fälle (bis einschließlich 10 Jahre)) unterliegt die Aufbewahrung nicht der Übergabe an ein Facharchiv und ist zentral in der Geschäftsstelle, dem Sekretariat oder einer anderen Geschäftsstelle der Einrichtung oder in Strukturabteilungen aufzubewahren.

In Ausnahmefällen können sie auf Beschluss des Leiters der Organisation an das Abteilungsarchiv gemäß den Inventaren oder der Nomenklatur der Fälle, die das Abteilungsarchiv bestimmt, übergeben werden.

Die Übergabe erfolgt nur nach den Lieferlisten der festgelegten Form.

Das Inventar ist eine Liste von Fällen mit unabhängiger Brutto-(Ordinal-)Nummerierung.

In jeder Struktureinheit der Organisation sollten unter methodischer Anleitung von Archivmitarbeitern jährlich Inventare erstellt werden.

Inventare von Fällen struktureller Trennungen werden in einheitlicher Form in drei Exemplaren erstellt und ein Jahr nach Abschluss der Fälle in der Büroarbeit an das Archiv der Organisation übermittelt.

Der beschreibende Artikel des Kisteninventars einer Struktureinheit enthält folgende Elemente: die Seriennummer des Kisten (Volumen, Teile) gemäß Inventar; Fallverzeichnis (Bände, Teile); Titel des Falles (Band, Teil), der vollständig dem Titel auf dem Umschlag des Falles entspricht; Daten des Falles (Bände, Teile); die Anzahl der Blätter in der Datei (Volumen, Teile); Fall Aufbewahrungsfrist.

Bei der Erstellung eines Inventars der Angelegenheiten einer Struktureinheit sind folgende Anforderungen zu berücksichtigen:

· Fallüberschriften werden gemäß dem anerkannten Systematisierungsschema auf der Grundlage der Nomenklatur der Fälle in das Verzeichnis aufgenommen;

Jede Kiste wird unter einer eigenen Seriennummer ins Inventar aufgenommen (besteht die Kiste aus mehreren Bänden oder Teilen, dann wird jeder Band oder Teil unter einer eigenen Nummer ins Inventar aufgenommen);

· die Reihenfolge der Nummerierung der Fälle im Inventar - brutto für mehrere Jahre; das Verfahren zur Vergabe von Nummern für Gliederungsinventare wird im Einvernehmen mit dem Archiv festgelegt;

Die Spalten des Inventars werden in strikter Übereinstimmung mit den Informationen ausgefüllt, die auf dem Umschlag des Koffers angebracht sind;

Wenn Fälle mit denselben Titeln hintereinander in das Inventar aufgenommen werden, wird der Titel des ersten Falls vollständig geschrieben, und alle anderen einheitlichen Fälle werden durch die Worte "The Same" gekennzeichnet, während andere Informationen zu den Fällen eingetragen werden das vollständige Inventar (auf jedem neuen Inventarblatt wird der Titel vollständig wiedergegeben);

Die Spalte des Inventars "Notizen" dient zur Kennzeichnung der Annahme von Fällen, der Merkmale ihres physischen Zustands, der Übertragung von Fällen an andere Struktureinheiten mit Hinweis auf die erforderliche Handlung, der Verfügbarkeit von Kopien usw.

Am Ende des Inventars wird nach dem letzten beschreibenden Artikel ein letzter Eintrag ausgefüllt, der (in Zahlen und in Worten) die Anzahl der Fälle, die erste und letzte Nummer der Fälle gemäß dem Inventar der Fälle und auch angibt legt die Merkmale der Nummerierung von Fällen im Inventar fest (Vorhandensein von Buchstaben und fehlenden Nummern).

Das Inventar der Angelegenheiten der Struktureinheit wird vom Ersteller unter Angabe seiner Position unterzeichnet und vom Leiter der Struktureinheit genehmigt.

Auf Antrag des Archivs der Organisation können für die Bestandsaufnahme ein Inhaltsverzeichnis, ein Abkürzungsverzeichnis und Register erstellt werden.

Zusammen mit den Akten werden die Melde- und Kontrollkarten des Büroverwaltungsdienstes der Institution (Büro, Sekretariat, allgemeine Abteilung usw.) an das Archiv übergeben. Der Titel jedes Archivs wird in das Inventar aufgenommen.

Übertragung von Fällen an das Abteilungsarchiv durchgeführt, in der Regel nach Plan, erstellt vom Leiter des Bereichsarchivs (bzw. dem Archivverantwortlichen), zuvor abgestimmt mit den Leitern der übertragenden Strukturabteilungen. Der Zeitplan wird vom Leiter der Organisation genehmigt.

In Vorbereitung Angelegenheiten zur Aufbewahrung Der Leiter des Archivs der Organisation (verantwortlich für das Archiv) überprüft die Vollständigkeit der Zusammensetzung der in der Lieferliste enthaltenen Dokumente und die Qualität ihrer Verarbeitung.

Verfügbarkeit von Fällen laut Inventar wird gegen die Nomenklatur der Fälle geprüft. Wird das Fehlen von Akten, Bänden oder Aktenteilen festgestellt, so hat der Archivleiter (zuständig für das Archiv) das Recht, von den Mitarbeitern der betreffenden Struktureinheit der Organisation zu verlangen, die fehlenden Akten zu suchen bzw erläutern Sie die Gründe für das Versäumnis, die erforderlichen Dateien einzureichen.

Bei Verlust von Dokumenten infolge eines Feuers, einer Überschwemmung oder eines anderen Unfalls eingetreten ist, muss in Anwesenheit von Vertretern der zuständigen Stellen (Feuerwehr, Wasserversorgung usw.) ein Unfallbericht erstellt werden.

In verlorenen Unterlagen enthaltene Angaben zur Betriebszugehörigkeit oder zum Arbeitsentgelt von Arbeitnehmern sind nach Möglichkeit durch andere Unterlagen mit vorübergehender Aufbewahrungsfrist zu ergänzen.

So können beispielsweise Informationen über die Vergütung, die in persönlichen Konten für die Gehaltsabrechnung enthalten sind, im Falle ihres Verlusts mit Gehaltsabrechnungen für die Ausstellung von Gehältern oder anderen primären Buchhaltungsdokumenten ergänzt werden, die die Grundlage für die Gehaltsabrechnung bilden und eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren haben Leben .

Bei Verlust von Originalbestellungen, Personalbestellungen können diese durch beglaubigte Kopien ersetzt werden.

Bei irreparablem Fallverlust eine angemessene Hinweis, die die Arten (Sorten) verlorener Dokumente, ihre Anzahl, den Zeitraum, für den sie erstellt wurden, die Gründe für ihren Verlust angibt.

Das Zertifikat wird vom Leiter der Struktureinheit (Personalabteilung, Buchhaltung) unterzeichnet und dem Archivleiter (zuständig für das Archiv) vorgelegt, der dem Leiter der Organisation über den Vorfall berichtet und auch Vorschläge und Schlussfolgerungen macht über die Bestrafung der Täter und das Ergreifen geeigneter Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit von Dokumenten, die einer langfristigen Aufbewahrung unterliegen .

Während der Vorbereitung der Akten für die Übergabe an das Archiv der Organisation, der Leiter des Archivs (verantwortlich für das Archiv) prüft auch die Korrektheit der Fallbildung gemäß der genehmigten Nomenklatur der Fälle.

Gleichzeitig prüft es Dokumente in chronologischer Reihenfolge aufbewahren im Geschäft.

Beispielsweise sind Bestellungen, Personalbestellungen innerhalb eines Kalenderjahres in der Reihenfolge ihrer Nummern brutto und in chronologischer Reihenfolge zu erstellen (der Fall mit Bestellungen sollte mit Bestellung Nr. 1 beginnen und dementsprechend ab Januar).

Bei der Vorbereitung der Fälle für die Überweisung prüfen sie Verfügbarkeit aller Anlagen zu Bestellungen, Anweisungen. Anhänge zu Dokumenten werden unabhängig vom Datum ihrer Erstellung den Verwaltungsdokumenten beigefügt, mit denen sie genehmigt oder in Kraft gesetzt wurden.

Auch der Archivleiter (zuständig für das Archiv) prüft Verfügbarkeit und Einhaltung aller Details von Dokumenten, archiviert werden.

Besonderes Augenmerk wird auf Verwaltungsdokumente gelegt. Sie überprüfen die Verfügbarkeit von Daten, die Anzahl der Bestellungen, deren Übereinstimmung mit dem Registrierungsbuch der Bestellungen, Bestellungen sowie das Vorhandensein der Unterschrift des Leiters und gegebenenfalls das Vorhandensein von Visa.

Wird anstelle des Originals eine Kopie des Dokuments in die Akte aufgenommen, muss diese beglaubigt werden.

Wenn die Übereinstimmung einer Kopie eines Dokuments mit dem Original bescheinigt wird, ist unter der erforderlichen „Unterschrift“ Folgendes anzubringen:

Bescheinigungsinschrift "Wahr";

Die Position der Person, die die Kopie beglaubigt hat;

Persönliche Unterschrift;

Signaturentschlüsselung (Initialen, Nachname);

Das Datum der Zusicherung.

Zum Beispiel:

Es ist zulässig, eine Kopie des Dokuments mit einem Siegel zu beglaubigen, das nach Ermessen der Organisation festgelegt wird.

In den Personalakten oder Outfits der Personalakten der entlassenen Arbeitnehmer wird überprüft das Vorhandensein einer internen Beschreibung und die Qualität seiner Zusammensetzung.

Darüber hinaus wird bei der Erstellung von Dokumenten die Bildung von Dateien mit persönlichen Konten für Löhne überprüft: Sie werden alphabetisch nach Nachnamen * in Dateien gruppiert.

Bei der Bildung von persönlichen Konten, Lohnabrechnungen für die Gehaltsabrechnung nach Personalnummern (Codes) von Mitarbeitern der Organisation, muss ein Verzeichnis des Inventars (das diese Dokumente enthält) erstellt werden, in dem die Nachnamen aufgeführt sind. Vornamen und Vatersnamen (vollständig angeben) der Mitarbeiter und geben ihre Suchdaten an (Nummern der Lagereinheiten, Lagerblätter, die Informationen über diese Mitarbeiter enthalten).

Die Mitarbeiter des Archivs überprüfen auch die Vollständigkeit aller Spalten des erstellten Formulars eines persönlichen Kontos. Abrechnungen werden in der Regel in chronologischer Reihenfolge (nach Abrechnungsmonaten: Januar-Dezember) zu Fällen gebildet.

Im Zuge der Überprüfung der Qualität der Vorbereitung von Dokumenten für die Übergabe an die Archivierung wird auch diese überprüft die Qualität der Wertprüfung Fallunterlagen .

Wenn sie Kopien des Originaldokuments in dem Fall sowie Entwurfsdokumente enthalten, werden sie zurückgezogen und der Fall wird neu registriert. Die Aktenblätter werden neu nummeriert, dabei die alten Nummern durchgestrichen, eine neue Nummer daneben gesetzt und die Beglaubigungsbeschriftung der Akte neu geschrieben.

Außerdem prüft es Nummerierung Blätter in der Akte, die Richtigkeit der Beglaubigungsbeschriftung der Akte, die Übereinstimmung der tatsächlichen Blattzahl der Akte mit der im Beglaubigungsblatt angegebenen Zahl.

Wenn sich bei der Überprüfung der Qualität der Arbeit zum Binden und Ablegen von Dokumenten herausstellt, dass einige Dokumente herausfallen - sie werden nicht von der Bindung erfasst oder nicht abgelegt, muss die Datei gestickt und erneut gebunden werden und abgelegt. Es ist verboten, nicht abgelegte Dokumente aufzukleben, auch wenn sich dieses Dokument auf einem Blatt befindet (mit Ausnahme des Blattes - des Zeugen des Falls).

Der Archivleiter (zuständig für das Archiv) prüft richtige Formatierung der Fälle, das Vorhandensein aller erforderlichen Angaben: Name der Organisation, Name der Struktureinheit, Index des Falls (gemäß Nomenklatur der Fälle), Titel des Falls, Fristen für die Einreichung der Fallunterlagen, die Anzahl der Fallblätter, die Haltbarkeit der Fallunterlagen, der Archivcode.

Besteht die Akte aus mehreren Bänden, müssen deren Nummern auf den Umschlägen der Akten angebracht werden. Sloppy Case Covers werden neu aufgelegt.

Ein ebenso wichtiger Punkt bei der Überprüfung der Qualität der Vorbereitung von Dateien für die Übertragung an das Archiv der Organisation ist Überprüfung der Erstellung der Annahmeliste, die Richtigkeit des Ausfüllens aller Spalten. Die Spalten des Inventars müssen in strikter Übereinstimmung mit den Informationen ausgefüllt werden, die auf den Umschlägen der Fälle angebracht sind. Der Titel jedes ins Archiv zu übertragenden Falles hat eine eigene unabhängige Nummer im Inventar.

Es überprüft auch die Richtigkeit der endgültigen Eintragung in das Fallinventar und die Übereinstimmung der im Inventar angegebenen Anzahl von Fällen mit ihrem tatsächlichen Vorhandensein.

Darüber hinaus können die gefundenen Fallüberschriften unter Buchstabennummern nach dem anerkannten Schema zur Systematisierung der Fälle oder am Ende des Inventarteils in das Inventar eingetragen werden. Auf Antrag des Archivleiters (der für das Archiv verantwortlich ist) der Organisation kann für die Bestandsaufnahme ein Abkürzungsverzeichnis, Register und ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden.

Alle Mängel, die bei der Qualitätskontrolle der Vorbereitung von Fällen für die Übertragung an das Archiv der Organisation festgestellt wurden, werden dem Leiter der Struktureinheit oder dem für die Durchführung dieser Arbeiten zuständigen Mitarbeiter zur Kenntnis gebracht, der Maßnahmen zu ihrer Beseitigung ergreifen muss.

Gemäß der getroffenen Vereinbarung führen die Verantwortlichen am festgelegten Tag eine gemeinsame Sitzung durch Annahme und Übermittlung von Dokumenten Archiv der Organisation.

Ein Mitarbeiter der Struktureinheit, die die Dokumente übergibt, liefert die Akten an das Archiv der Organisation.

Fälle werden übertragen in Bündeln oder Archivkartons gemäß Lieferliste, streng nach ihren Seriennummern, dem Archiv zuzuführen. Jedes Bündel oder jeder Karton muss ein eigenes Etikett haben, das folgende Beschreibungselemente enthält: Bezeichnung der Baueinheit, Inventarnummer, Kistennummern, Bündelnummer. Bei Bedarf können Sie die Aufbewahrungsfrist angeben.

Die Annahme und Übergabe jedes in das Inventar aufgenommenen Falles erfolgt durch den Archivleiter (für das Archiv zuständig) im Beisein eines Mitarbeiters der die Unterlagen übergebenden Struktureinheit.

Die Übernahme der Kisten erfolgt nach Inventar, und in seinen beiden Ausfertigungen wird für jeden übertragenen Fall ein Vermerk über seine Anwesenheit gemacht.

Bei der Annahme besonders wertvoller Kisten wird die Anzahl der Blätter in der Kiste überprüft. Sollten aus irgendwelchen Gründen keine ins Archiv zu übertragenden Fälle vorhanden sein, erfolgt ein entsprechender Eintrag in der Spalte „Anmerkung“ des Inventars.

Am Ende der Beschreibung jedes Exemplar davon weist in Zahlen und Worten die Anzahl der tatsächlich ins Archiv übernommenen Fälle, das Aufnahme- und Übergabedatum der Fälle sowie die Unterschriften eines Mitarbeiters des Bereichsarchivs und eines Mitarbeiters der übertragenden Struktureinheit aus Fälle.

Als Grundlage für die Erstellung dienen Bestandsaufnahmen der Strukturabteilungen Zusammenfassung der Angelegenheiten der Organisation, die vom Archiv erstellt wird und nach der die Fälle künftig zur dauerhaften Aufbewahrung übergeben werden.

Im ersten Quartal des Kalenderjahres führen die Verantwortlichen für Büroarbeiten in Strukturabteilungen, der Büroarbeitsdienst und das Archiv der Organisation in enger Zusammenarbeit geplante Arbeiten zur Erstellung von Dokumenten durch, die in Büroarbeiten für durchgeführt und abgeschlossen wurden. Die Überführung ins Archiv soll erfolgen. Nach einer Bestandsaufnahme können Fälle für mehrere Jahre übertragen werden (siehe Beispiel 10).

Beispiel 1

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Der Zeitplan für die Übertragung von Fällen an das Archiv für 2017, der vom Archiv erstellt und vom ersten Leiter der Organisation genehmigt wird, kann Fälle für den Zeitraum 2013-2015 enthalten. Im Jahr 2016 gebildete Fälle verbleiben in laufender Lagerung im Zuständigkeitsbereich der Strukturabteilungen.

Der Zeitplan für die Übertragung von Fällen von Abteilungen an das Archiv der Organisation, siehe Beispiel 10 des Artikels „ Abschluss des Bürojahres“

Die Unterabteilungen planen die entsprechenden Arbeiten, da die Vorbereitung der Akten für die Übergabe an das Archiv auch deren recht aufwendige archivtechnische und technische Bearbeitung vorsieht. Manchmal nutzen Organisationen die Dienste von Outsourcing-Unternehmen sowohl für die Archivierung und technische Bearbeitung von Dokumenten als auch für die Zusammenstellung der erforderlichen Inventare und Akten.

So, Verantwortlich für die Büroarbeit in den Strukturabteilungen sollten sein:

• Verzeichnisse von Dokumenten und Fällen Ihrer Einheit (nach Jahresabschnitten) und
• wirkt auf die Zuordnung zur Vernichtung von Dokumenten und Fällen, die nicht der Aufbewahrung unterliegen.

"Best Practice" ist Unterzeichnung von Inventaren und Akten durch den Leiter der Struktureinheit, da er für die Dokumentations- und Archivbestände der Abteilung zuständig ist. Dieser Ansatz ist jetzt normativ in Form eines Inventars der Angelegenheiten einer Struktureinheit verankert, das in Anhang Nr. 23 der Regeln für den Betrieb von Archiven von Organisationen festgelegt ist.

Entsprechend der durch die Kistennomenklatur festgelegten Systematisierung und Aufbewahrungsfristen sind die Kisten der Struktureinheit in folgende Gruppen einzuteilen:

Tabelle 1

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Entsprechend der Einteilung in diese Gruppen erfolgt die archivische und technische Bearbeitung der Fälle () und die Bildung der entsprechenden Fallinventare (siehe Beispiel 9). Die zu vernichtenden Kisten sind im Gesetz enthalten. Da Fälle mit vorübergehender Aufbewahrungsdauer (bis einschließlich 10 Jahre) jedoch nicht der Archivierung unterliegen, darf kein Inventar erstellt werden, um sie zu berücksichtigen. In diesem Fall wird die Nomenklatur der Fälle der Abteilung als Buchungsbeleg verwendet.

Siehe den Artikel „Vorbereitung von Dokumenten für die Übertragung an das Archiv der Organisation“, in dem es um Verwaltungsdokumente geht. Sie lernen, wie Sie einen Koffer für die Langzeitlagerung vorbereiten: eine Abdeckung anordnen, den Überschuss herausnehmen, die Blätter nummerieren, ein Zertifizierungsblatt und eine interne Bestandsaufnahme des Inhalts des Koffers erstellen, seine Blätter physisch befestigen (welche Optionen es gibt dort und wovon sie abhängen); wie die Zuständigkeiten zwischen den Mitarbeitern der übertragenden Einheit und des Archivs aufgeteilt werden

Im Zusammenhang mit den Anforderungen, den Schutz personenbezogener Daten durch einfache organisatorische Maßnahmen in modernen Personaldienstleistungen zu gewährleisten, ist die Praxis des Erfassens Beschreibungen persönlicher Angelegenheiten(auch nach Jahresabschnitten) getrennt von den Fallinventuren des Personals.

Auf der Grundlage der von den Strukturabteilungen erstellten Inventare und Akten ist der Archivverwaltungsdienst:

• Jahresabschnitte der jeweiligen zusammenfassenden Inventare (Beispiel 12) und
• konsolidiertes Gesetz über die Bereitstellung zur Vernichtung von Dokumenten, die nicht der Aufbewahrung unterliegen (auch für Jahresabschnitte).

Für die bequeme und schnelle Erstellung zusammenfassender Inventare und Akte in einer Organisation kann festgestellt werden, dass die Struktureinheiten Folgendes darstellen:

• nicht nur ihre signierten Kopien in Papierform als Originale,
• sondern auch die entsprechenden elektronischen Kopien (Dateien im erforderlichen Format).

Gemäß den Anforderungen der Ordnung können Strukturabteilungen die Übergabe an das Archiv gemäß Inventar vorbereiten elektronische Dokumente im Laufe der Tätigkeit im Status elektronischer Originale erstellt, und elektronische Kopien von Dokumenten, auf deren Grundlage sich nach und nach das Archiv bilden wird Fonds verwenden(besteht aus elektronischen Kopien von Papier- und elektronischen Dokumenten). Die Regeln legen die Formen der Beschreibungen fest:

• elektronische Akten, Dokumente zur dauerhaften Aufbewahrung (Anlage Nr. 17) und
• elektronische Akten, Dokumente vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfristen (Anlage Nr. 18).

Wenn die Organisation ein voll funktionsfähiges elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) implementiert hat, muss die Registrierung von Fallverzeichnissen als vom System generierte Berichte automatisch konfiguriert werden. Es sollte auch beachtet werden, dass die IT-Abteilung den Prozess der Unterstützung des EDMS routinemäßig durchführen kann zentralisiert Bildung von konsolidierten Verzeichnissen elektronischer Dateien aus dem EDMS und Gleichzeitige Bildung der entsprechenden Datenbanken, Ansichten oder Container / Arrays von archivierten elektronischen Dokumenten, deren Sicherung / Kopie für die Überführung in den Status der Archivspeicherung.

Die Richtlinien für die Anwendung der von VNIIDAD im Jahr 2016 entwickelten Regeln wurden noch nicht genehmigt, daher empfehlen wir Organisationen, eigenständig Regeln für die Arbeit mit elektronischen Dokumenten zu entwickeln, einschließlich ihrer aktuellen Betriebs- und Archivspeicherung. Und wenn Ihre Organisation eine Erwerbungsquelle des Staats- oder Stadtarchivs ist, dann raten wir Ihnen, dort methodische Empfehlungen zu beantragen, denn. Archiveinrichtungen haben bereits ausreichende Erfahrungen mit der Entgegennahme elektronischer Dokumente aus ihren Erwerbsquellen, der Bildung von Nutzungsmitteln und der Erstellung von Buchhaltungs- und wissenschaftlichen Referenzapparaten für sie gesammelt.

Der Archivdienst und das Archiv (zuständig für die Archivierung) organisieren die Überprüfung und Genehmigung der summarischen Inventare und der Tat bei einer Sitzung der Expertenkommission (EK) der Organisation. Sie sollte gemäß ihrem Arbeitsplan durchgeführt und protokolliert werden. Das Datum und die Nummer des EG-Protokolls werden im Genehmigungsstempel jeder zusammenfassenden Bestandsaufnahme und Handlung festgehalten (siehe Markierung mit der Nummer 2 in Beispiel 12).

Dies ist der allgemeine Algorithmus für die geplante Arbeit zur Erstellung von Fallverzeichnissen in der Organisation.

Der Artikel „Merkmale der Erstellung wissenschaftlicher und technischer Dokumentation (NTD) zur Übertragung an das Archiv der Organisation“ erläutert:
welche Formulare der Annahmeliste für die Übergabe der NTD an das Archiv in welchen Fällen besser zu verwenden sind;
wie unterscheiden sich Fallabdeckungen für verschiedene Arten von NTD;
wie man einen Fall einreicht, die Blätter nummeriert, ein Bescheinigungsblatt und ein internes Inventar erstellt;
wie man mit Zeichnungsformaten umgeht, was man faltet, was man näht; wie man die gesammelten „Juwelen“ im Archiv platziert, damit es später bequem wäre, nach dem NTD zu suchen und es zu ersetzen;
was an Benutzer ausgegeben werden soll

Typen und Typen, Funktionen von Inventaren

Das Inventar von Dokumenten und Fällen ist das wichtigste Element im System des wissenschaftlichen und Referenzapparates des Archivfonds der Organisation. Die Definitionen der relevanten Begriffe sind durch die aktuelle GOST R 7.0.8-2013 „System of Standards for Information, Librarianship and Publishing. Büroarbeiten und Archivierung. Begriffe und Definitionen":

• Inventar der Angelegenheiten der Struktureinheit- ein Buchhaltungsdokument, einschließlich Informationen über die Fälle, die in der Einheit gebildet wurden und zur Archivierung übertragen werden sollen;
• Inventar von Fällen, Dokumenten- ein Referenz- und Abrechnungsdokument, das eine systematische Auflistung der Aufbewahrungseinheiten / Abrechnungseinheiten des Archivfonds enthält, um deren Inhalt und Abrechnung offenzulegen.

Es gibt folgende Inventartypen, die in Organisationen zusammengestellt werden:

• Beschreibungen von Fällen struktureller Teilungen, die als Buchhaltung und Lieferung verwendet werden;
• Beschreibungen von Dokumenten, Organisationsakten, d.h. konsolidierte Inventare, die auf der Grundlage von Verzeichnissen von Fällen struktureller Gliederung nach Jahren (Jahresabschnitte) erstellt werden und die Hauptbuchhaltungsverzeichnisse darstellen;
• Inventare von Archivsammlungen, die einzelne Archivdokumente berücksichtigen, die durch beliebige Zeichen oder ein Zeichen (Autor, thematisch, spezifisch, Objekt usw.) miteinander verbunden sind;
• Fondsinventar verwenden, deren Systematisierung, die von der Systematisierung des gesamten Archivbestandes abweichen kann, festgelegt wird (als Bestandsteile können beispielsweise die Namen von Informationssystemen, deren Datenbanken und Repräsentationen verwendet werden, in denen elektronische Kopien von Dokumenten gespeichert sind).

Arten von Vorräten, die Teil davon sind obligatorische Buchhaltungsunterlagen der Organisation, haben obligatorische Formulare, die von den Regeln genehmigt wurden, sie sind in der letzten Spalte von Tabelle 2 aufgeführt.

Die Registrierung von Inventaren elektronischer Dokumente wird obligatorisch, sofern elektronische Dokumente im Status von Originalen erstellt werden und die Organisation hat in allen oder einigen Tätigkeitsbereichen auf echtes elektronisches Dokumentenmanagement umgestellt (z. B. bei der Einreichung von Steuerberichten).

Fall (Lagereinheit und Abrechnungseinheit) in Papierform können sein:

• eine Reihe von Dokumenten, die sich zu einem Thema oder in einem Tätigkeitsbereich ergeben, oder
• ein Dokument, in der Regel umfangreich und mehrseitig (z. B. Jahrespläne und -berichte, Meldeprotokolle).

Genau so elektronisches Geschäft kann aus einem einzelnen elektronischen Dokument und Metadaten dazu bestehen oder eine Sammlung von elektronischen Dokumenten und Metadaten dazu sein.

Fälle, in denen Papierdokumente erstellt werden, unterliegen Einschränkungen hinsichtlich Dicke (bis zu 4 cm) und Volumen - bis zu 250 Blatt, wobei Folgendes zu berücksichtigen ist:

• einzeln nummerierte Etuiblätter,
• unabhängig nummerierte Blätter des internen Inventars,
• Bescheinigungsblatt.

Daher kann die Akte in Teile / Bände aufgeteilt werden, die unter eigenständigen Seriennummern in den Bestand aufgenommen werden, was ihren Umfang als Dokument erhöht (siehe Abbildung 1 in Beispiel 10).

Eine elektronische Datei hat keine festgelegten Beschränkungen für das Volumen in MB, der umfangreichste Teil des Inventars elektronischer Dateien, Dokumente werden ihr als Anhang beigefügt - ein Dokumentenregister (Container elektronischer Dokumente), das zusammengestellt wird für jedes elektronische Geschäft(Anhang Nr. 24 der Geschäftsordnung, siehe Beispiel 13) und der die Auflistung der Namen aller Dokumente vorsieht (unter Angabe von Datum, Registrierungsnummer und Größe in MB), die in jeder im Inventar enthaltenen elektronischen Datei enthalten sind.

Aus den Definitionen der Begriffe "Inventar" und in Übereinstimmung mit den Regeln für die Bildung von Fällen geht hervor, dass die Fallinventare die folgenden wichtigsten Aufgaben erfüllen Merkmale:

• sind Buchhaltung Dokumente, da jedem Koffer und jedem Teil / Band in jedem Inventar eine eigene Seriennummer zugeordnet ist, zusätzlich wird der Index des Koffers in das Inventar eingetragen, der ihm in der Büroarbeit nach der Nomenklatur der Koffer zugeordnet wurde;
• vertreten Klassifikation Nachschlagewerke, mit dem es fixiert wird Systematisierung des Archivfonds Organisationen hauptsächlich für chronologisch-strukturelles Merkmal; und beim Kompilieren Inventare elektronischer Dokumente, Fälle die Systematisierung des Archivbestandes kann auch unter Berücksichtigung des Namens des Informationssystems erfolgen;
• reflektieren und verstärken methodische Einheit Papierkram und Archivierung, tk. bei deren Zusammenstellung wird auf die gleiche Systematisierung der Fälle geachtet und es werden praktisch die gleichen Aufbewahrungsfristen festgelegt, die durch die Nomenklatur der Fälle festgelegt wurden;
• sind die wichtigsten Verzeichnisse, mit deren Hilfe die Nutzung von Archivalien organisiert und deren Suche im Archiv nach Jahr, Fallnummer (Archivchiffre, die nach Aufnahme des Falls ins Archiv angebracht wird) und Falltitel, d.h. ausführen Funktion zum Abrufen von Informationen;
• in den Inventaren werden die Ergebnisse der Prüfung des Wertes von Dokumenten in der Büroarbeit festgehalten und auf der Grundlage der Inventare Überprüfung des Wertes von Dokumenten im Archiv.

Die Beschreibung ist also Hauptbuchhaltungs- und Referenzdokument und in der Büroarbeit und im Archiv der Organisation sowie im Staats- oder Gemeindearchiv, wenn die Organisation die Quelle ihres Erwerbs ist.

Verzeichnis der Fälle struktureller Teilungen und zusammenfassende Inventare

Vor Aufnahme der Akte in das Bestandsverzeichnis der entsprechenden Art oder in den Zuweisungsakt zur Vernichtung prüfen der/die Sachbearbeiter/in der Kanzlei und die Ausführenden in den Strukturabteilungen die in der Kanzlei gebildeten Kisten. Darüber hinaus sollten Fälle von dauerhaften und vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfristen überprüft werden Blatt für Blatt. Auf den Umschlägen der Akten und in der Arbeitskopie des Aktenverzeichnisses werden Überschriften bearbeitet, die Richtigkeit der Bestimmung der Aufbewahrungsfristen, die Einhaltung der Regeln für die Aktenbildung usw. überprüft. Für Fälle mit verallgemeinernden Überschriften („Unterlagen über ...“, „Lieferverträge und Unterlagen zu deren Ausführung“ etc.), für Personalakten und Akten (Gerichtsverfahren, Fälle zu öffentlichen Aufträgen und öffentlichem Beschaffungswesen usw.) Gleichzeitig mit der internen Bestandsaufnahme der Fallunterlagen werden Entwürfe auf einem gesonderten Blatt erstellt Falltitelanmerkungen, die ggf. zur Erhöhung des Informationsgehaltes an die Kopfzeile des Falles im entsprechenden Verzeichnis angefügt werden:

Beispiel 2

Anmerkung zur Kopfzeile der Personalakte im Fallinventar des Personals, das vom Personaldienst erstellt wird (für die Berufsbiografie wesentliche Angaben und ein genauer Hinweis auf die Blattnummer des Dokuments in der Akte können vollständig ergänzt werden Name):

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Beispiel 3

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Beispiel 4

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Beispiel 5

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Ein Vermerk zum Titel des Verfahrens wird in der Regel mit einem roten Strich einen Zeilenabstand unter dem Titel selbst erstellt und enthält einen Hinweis auf die Anzahl der Aktenblätter des Verfahrens, die zur Erleichterung besonders erforderlich sein können ihre Suche. Siehe auch Markierung "1" in den Beispielen 11 und 12.

Wenn die Nomenklatur der Fälle unspezifische Fristen für die Aufbewahrung von Dokumenten oder Fristen enthielt, die einer tatsächlichen Klärung bedurften, werden sie auf den Umschlägen der gebildeten Fälle und in den Fallbeschreibungen angegeben:

Beispiel 6

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Beispiel 7

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Beschreibungen der Angelegenheiten der strukturellen Abteilungen werden in der Art und Weise erstellt, die in den Regeln festgelegt sind (Abschnitte 4.31 und 4.32, Anhänge Nr. 23-24). Die Regeln sehen ihre direkte Übermittlung an das Archiv der Organisation vor, aber da das Archiv meistens eine der Abteilungen des Büroarbeitsdienstes ist, können die Anweisungen für die Büroarbeit oder andere behördliche Dokumente der Organisation die Übertragung von Inventaren vorsehen zunächst an den Büroarbeitsdienst, der auf jedem Inventar ausgestellt werden muss Genehmigungsstempel(Ziffer 3 in Beispiel 9) und verlangt ggf. die Erstellung eines Verzeichnisses bedingter Abkürzungen und Symbole für das Inventar, notwendige Anmerkungen zu den Überschriften oder Rücksendung des Inventars zur Überarbeitung.

Beschreibungen der Angelegenheiten der Abteilungen werden zusammengestellt in 2 Pflichtexemplaren. Vereinbarte Kopien der Inventare nach Genehmigung des EK des konsolidierten Jahresteils des entsprechenden Inventars der Organisation werden an die Angelegenheiten der Struktureinheit zurückgegeben und dort für 3 Jahre gemäß Art. 248 PTUD. Zu den in Papierform erstellten Fallverzeichnissen werden in der Regel zusätzlich elektronische Kopien dieser Verzeichnisse an die Geschäftsstelle übermittelt. Und Inventare elektronischer Dokumente, Fälle in der Praxis werden in 2 Kopien für jeden Satz elektronischer Dokumente (im Status der Haupt- und Arbeitskopien) zusammengestellt.

Dokumentenfragment

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Liste der Standard-Verwaltungsarchivdokumente, die im Rahmen der Tätigkeit staatlicher Stellen, lokaler Regierungen und Organisationen erstellt wurden, mit Angabe der Aufbewahrungsfristen (genehmigt mit Anordnung des Kulturministeriums vom 25.08.2010 Nr. 558)

Für Fälle und Dokumente mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen und unterschiedlichen Präsentationsformen werden separate Inventare erstellt (Absätze 4.31 und 5.5 der Verfahrensordnung). In der Struktureinheit können Inventare folgender Art erstellt werden:

• Inventar der dauerhaften Lagerung und dessen Kopie in elektronischer Form in einem mit dem Aktenverwaltungs-/Archivdienst vereinbarten Format;
• Bestandsverzeichnis elektronischer Dokumente, Akten zur dauerhaften Aufbewahrung in dem Format und der Präsentationsform, die im Voraus während der Implementierung des Informationssystems vereinbart werden, in dem die Dokumente der Einheit im Status eines elektronischen Originals erstellt werden, normalerweise in Datenbanken;
• Personalakte wenn die Nomenklatur der Dateien der Einheit ihre Erstellungs- und Aufbewahrungsfristen widerspiegelt;
• Inventarisierung elektronischer Dokumente, Personalakten(kann in Form von Anhang Nr. 18 der Geschäftsordnung erstellt werden);
• Bestandsaufnahme vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfristen;
• Inventarisierung elektronischer Dokumente, Fälle vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfristen(Anhang Nr. 18 der Geschäftsordnung);
• Inventar der Unterlagen des Verwendungsfonds(einschließlich Titel von Fällen, die elektronische Kopien von Papier- oder elektronischen Dokumenten in Formaten und Darstellungen enthalten, die mit dem Archivdienst / Archiv vereinbart wurden, der die Verwendung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Organisation organisiert). In den Regeln wird der Verwendungsfonds erwähnt, aber das Verfahren zur Bilanzierung von Dokumenten in seiner Zusammensetzung wird nicht offengelegt.

Tabelle 2

Welche zugelassenen Formulare sind für die Erstellung der Verzeichnisse der Angelegenheiten der Strukturabteilungen sowie der jährlichen Abschnitte der zusammenfassenden Verzeichnisse der Angelegenheiten der Organisation zu verwenden?

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Beschreibungen der Angelegenheiten der Struktureinheit werden entsprechend den Anforderungen in tabellarischer Form erstellt festgelegt durch Abschnitt 4.32 der Regeln (siehe Beispiele 9–11):

• jede Kiste und jeder selbständig gebildete Band davon werden in das Inventar aufgenommen unter Ihrer Seriennummer(siehe "1" in Beispiel 10). Das Fallnummerierungssystem in den Inventaren der Strukturabteilungen wird durch ein Regulierungsdokument festgelegt, das vom Dokumentenverwaltungsdienst / Archiv entwickelt wird. Die Nummerierung kann brutto ordinal sein innerhalb von:
  • nur ein Kalenderjahr bzw
  • während der gesamten Existenzzeit dieser Struktureinheit als Erwerbungsquelle des Archivs der Organisation;
• darin befinden sich die Überschriften der Fälle im Inventar Sequenzen, in denen sie durch die Nomenklatur der Fälle festgelegt sind, daher ist es umso einfacher, sie in den entsprechenden Verzeichnissen zu systematisieren, je korrekter die Systematisierung der Fälle in der Nomenklatur der Fälle durchgeführt wird;
• Überschriften von Fällen und andere Intelligenz darüber (Fallverzeichnis, Fristen der Falldokumente / Bände, Aufbewahrungsfrist) in dem Wortlaut, der auf dem Deckblatt der zur Archivierung vorbereiteten Akte angegeben ist, nach Prüfung der Qualität ihrer Erstellung und Ausführung.

Jede Bestandsaufnahme der Angelegenheiten der Struktureinheit endet mit einer abschließenden Eintragung analog zu den Angaben, die im Fallbescheinigungsblatt erstellt, vom Leiter der Struktureinheit unterschrieben und datiert sind (siehe Nummer 2 in Beispiel 9).

Das von den Regeln genehmigte Formular sieht vor Nummerierung der Inventare der Struktureinheit(siehe Nummer 1 in Beispiel 9). Wir empfehlen die Registrierung von Registrierungsindizes für Inventare (siehe Beispiel 8):

• innerhalb ihres Dokumentenflusses während der gesamten Dauer des Bestehens der Einheit;
• unter Berücksichtigung des Index, der in der Nomenklatur der Fälle der Struktureinheit für den Fall mit Dokumenten zur Organisation der Büroarbeit und Archivierung festgelegt ist (normalerweise der letzte oder vorletzte Fall).

Beispiel 8

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In der Buchhaltung hat beispielsweise der letzte Fall die Indexnummer 05-48 und die Überschrift „Dokumente zur Organisation der Büroarbeit und Archivierung von Dokumenten (Kopien von Anordnungen zur Ernennung der Verantwortlichen, Verzeichnisse von Fällen, Entwurf). Akte über die Zuweisung von Dokumenten und Fällen zur Vernichtung usw.)“. Dieses Geschäft läuft seit 2014, jedes Jahr sendet die Buchhaltung 3 Arten von Inventaren:

• permanente Speicherung,
• personell u
• elektronische Dokumente, Akten zur dauerhaften Aufbewahrung.

Im Jahr 2017 können 3 Arten von Inventaren, die von der Buchhaltungsabteilung erstellt wurden, die Indizes 05-48/10, 05-48/11 und 05-48/12 haben, d.h. sie werden während des gesamten Zeitraums brutto erfasst, in dem die Buchhaltung die Unterlagen ihres Referats zur Archivierung übergibt.

Und im Schreibdienst / Archiv sind die von den Strukturabteilungen erhaltenen Fallinventare innerhalb des Kalenderjahres einfach brutto in eine eigens dafür eingerichtete Zeitschrift oder ein Buch zur Erfassung der Inventare der Strukturabteilungen einzutragen.

Wir geben Beispiele für die Registrierung von Inventaren von Fällen der dauerhaften Lagerung von Struktureinheiten (siehe Beispiele 9-11). Sie sind in der Form aus Anhang Nr. 23 der Geschäftsordnung erstellt. Inventarformen anderer Art für Buchhaltungsbelege vorübergehende (über 10 Jahre) Lagerzeiten und Personal auch die Ergänzung der Tabelle um die Spalte „Speicherdauer“ vorsehen.

Basierend auf Fallnotizen permanente Speicherung(und ihre elektronischen Kopien in vereinbarten Formaten), die von strukturellen Unterabteilungen, dem Records Management Service / Archivformular, erhalten wurden jährlicher Teil der zusammenfassenden Akte permanente Speicherung in den Aktivitäten der Organisation gebildet (siehe die Markierungen "!" in den Beispielen 9-12). In Tabelle 2 haben wir die Daten gezeigt, aus welchen Abteilungen Fallakten an welche jährlichen Abschnitte der zusammenfassenden Akten der Organisation übertragen werden, und auch in welchen genehmigten Formularen sie zusammengestellt werden sollten (in den Anhängen zu den Regeln enthalten die Formulare der Akten die maximale Zusammensetzung von Details, von denen einige nicht verwendet werden dürfen:

• wenn Sie keine Erwerbungsquelle sind, werden die zusammenfassenden Inventare nicht durch das Protokoll des EPC der Archivinstitution genehmigt;
• wenn die Struktureinheit kein eigenes EC hat, dann werden ihre Inventare nicht damit übereinstimmen).

Besondere Aufmerksamkeit sollte der Nummerierung der jährlichen Abschnitte der zusammenfassenden Inventare und der fortlaufenden Nummerierung der Fallüberschriften innerhalb der Inventare geschenkt werden.

Wenn ein Jahresteil des zusammenfassenden Inventars der Daueraufbewahrungsbehälter für 2013 hat 15 Einträge und wird zum ersten Mal kompiliert (wie in Beispiel 12), dann steht seine Nummer (Nr. 01) fest im Fondsblatt(Anhang Nr. 13 der Regeln, siehe Nr. 3 in den Beispielen 12 und 14) und bei der Registrierung des jährlichen Abschnitts des Inventars der dauerhaften Aufbewahrungsbehälter für nächstes Jahr 2014 die Bruttonummerierung der Kopfstücke der darin enthaltenen Fälle soll fortgesetzt werden und beginnt mit der Nummer 16. Die Bruttonummerierung der Jahresabschnitte der Inventare wird fortgesetzt, bis sie die fortlaufende Nummer 9999 erreicht.

Zusammenfassende Bestandsaufnahme der Fälle nach Personal für 2013 können im Fondsblatt unter der Nummer Nr. 02 eingetragen werden und die Kopfzeilen der darin enthaltenen Fälle werden in derselben Bruttoreihenfolge nummeriert, bis sie die Nummer 9.999 erreichen und ebenfalls im Fondsblatt berücksichtigt werden zusammenfassende Verzeichnisse von Fällen mit vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrungsdauer und relevant elektronische Dokumente, Dateien. Die Jahresteile der zusammenfassenden Inventare werden in Archiven in Ordnern aufbewahrt, sie sind nicht geheftet oder gebunden.

Im Register der Beschreibungen Es sind nur „geschlossene“ Inventare einzutragen, in denen 9.999 Falltitel verzeichnet sind. Dann werden die Blätter der Inventare nummeriert, sie werden von einem Titelblatt, einem Inhaltsverzeichnis (Inhaltsverzeichnis), einem Vorwort, einem Abkürzungsverzeichnis, Schlusseintragungen, einem Beglaubigungsblatt und einem Referenzapparat (alphabetisch, thematisch, nominell, usw. Indizes usw.) (Klausel 5.5 Regeln). Abgeschlossene Jahresteile der Gesamtinventuren werden miteinander verflochten und bilden das Hauptverzeichnis des Archivs.

Bei der Herstellung von Bestände elektronischer Dokumente, Fälle von dauerhaften und vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfristen es ist notwendig, auf die Komplexität der Gestaltung von Anwendungen für sie zu achten - Dokumentenregister (Behälter elektronischer Dokumente) einer elektronischen Akte die für jede elektronische Akte ausgefüllt werden muss.

Das Registerformular aus dem Anhang zu Anhang Nr. 18 der Regeln (Beispiel 13) kann einfach beim Herunterladen des Registers aus dem EDMS angewendet werden. Werden elektronische Dokumente für die Übermittlung auf physisch getrennten körperlichen Datenträgern vorbereitet, ist eine zusätzliche Aufnahme in das Registerformular erforderlich Dateiname des Dokuments(siehe „!“ in Beispiel 13), und nicht nur den Namen, da die Suche nach elektronischen Dokumenten in diesem Fall primär nach Dateinamen erfolgt.

Gegenwärtig entwickelt sich in den Büroverwaltungsdiensten und IT-Abteilungen allmählich die "beste Praxis", die Nomenklatur der Fälle der Organisation zu fixieren Einheitliches System zur Benennung von Dateien elektronischer Dokumente Kostenlos 1 Ausgabe der Zeitschrift

GLAVGOSEKSPERTIZA VON RUSSLAND

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Erstellung, Aufbereitung und Übergabe von Fällen an das Archiv

Moskau

Die Vorbereitung und Übertragung von Dateien an das Archiv erfolgt gemäß diesem Verfahren, das gemäß der föderalen Gesetzgebung zu Archivangelegenheiten, den Vorschriften des föderalen Archivdienstes Russlands, den regulatorischen und methodischen Dokumenten zur dokumentarischen Unterstützung der Verwaltung (GOST R 6.30 -97 "Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation. Anforderungen an die Schreibarbeit", GOST R 51141-98 "Büroarbeit und Archivierung. Begriffe und Definitionen", Grundregeln für die Arbeit von Abteilungsarchiven.

1. BILDUNG VON FÄLLEN

1.1. Grundvoraussetzungen für die Fallbildung

1.1.1. Die Bildung von Fällen ist die Gruppierung von ausgeführten Dokumenten zu Fällen gemäß der Nomenklatur von Fällen. Fälle werden von Mitarbeitern des Dokumentationsunterstützungsdienstes gebildet, die für die Büroarbeit in den Strukturabteilungen der Organisation zuständig sind. Die Fallbildung erfolgt unter direkter methodischer Anleitung des Archivs der Organisation. 1.1.2. Bei der Bildung von Fällen sind folgende Grundanforderungen zu beachten: - Legen Sie im Fall nur registrierte, ausgeführte und ausgeführte Dokumente gemäß den Anforderungen von GOST R 6.30-97 „Einheitliche Dokumentationssysteme“ ab. Einheitliches System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation. Anforderungen an den Papierkram“ und andere Rechtsvorschriften zur Büroarbeit; - in die Akte Dokumente aufnehmen, die in ihrem Titel der Systematik entsprechen, unter Berücksichtigung des Inhalts, der Art und der Aufbewahrungsdauer; - Gruppieren Sie in einem Fall Dokumente, die durch Büroarbeit eines Kalenderjahres abgeschlossen wurden, mit Ausnahme von Fällen und Personalakten, die während der gesamten Arbeitszeit eines Spezialisten in einer Organisation erstellt wurden; - Dokumente über dauerhafte und vorübergehende Aufbewahrungsfristen müssen in getrennten Dateien zusammengefasst werden; - dem Koffer eine Kopie jedes Dokuments beifügen; - Die Hülle sollte nicht mehr als 250 Blätter enthalten, ihre Dicke sollte 4 cm nicht überschreiten; - Es ist verboten, Entwürfe, handschriftliche, nicht registrierte, nicht ausgeführte, nicht unterzeichnete Dokumente und zurückzugebende Dokumente in die Akten aufzunehmen. Dokumente innerhalb des Falles sollten so angeordnet werden, dass sie bestimmte Sachverhalte inhaltlich konsistent abdecken. Dabei werden die Dokumente chronologisch geordnet (eingehend - nach Eingangsdatum, ausgehend - nach Ausreisedatum). Anhänge zu Dokumenten werden unabhängig vom Datum ihrer Genehmigung oder Erstellung den Dokumenten beigefügt, auf die sie sich beziehen.

1.2. Gruppieren verschiedener Kategorien von Dokumenten

1.2.1. Protokolle, Verfügungen, Verfügungen, Beschlüsse und andere Organisations- und Verwaltungsdokumente der Organisation werden in Fällen nach Art und Chronologie mit zugehörigen Anträgen gemäß der Nomenklatur der Fälle gruppiert. 1.2.2. Aufträge für Kerntätigkeiten werden getrennt von Aufträgen für Personal gruppiert. 1.2.3. Vorschriften, Anweisungen, die durch Verwaltungsdokumente genehmigt wurden, sind Anhänge und werden zusammen mit den angegebenen Dokumenten gebildet. Wenn sie als unabhängiges Dokument genehmigt werden, werden sie in unabhängige Fälle gruppiert. 1.2.4. Sitzungsprotokolle sind in chronologischer Reihenfolge angeordnet. 1.2.5. Berichte und Pläne werden in der Akte des Jahres abgelegt, auf das sie sich beziehen, unabhängig davon, wann sie eingegangen oder erstellt wurden (zum Beispiel: der Jahresbericht der Organisation (Bilanz), Pläne für organisatorische und technische Maßnahmen, Veröffentlichungen und technische Schulungen der Organisation, Arbeitspläne der Organisation und strukturellen Abteilungen usw.). 1.2.6. Persönliche Konten von Mitarbeitern und Personalakten entlassener Mitarbeiter werden in separaten Dateien gruppiert und in alphabetischer Reihenfolge angeordnet. 1.2.7. Die Korrespondenz mit Ministerien, Ämtern, Organisationen sowie die Korrespondenz zu Vorschlägen, Erklärungen und Beschwerden von Bürgern werden in Akten nach den Erstellungsdaten der Antworten abgelegt, während das Antwortdokument hinter das Anfragedokument gelegt wird. Bei Wiederaufnahme der Korrespondenz zu einem bestimmten Thema, die im Vorjahr begonnen hat, werden die Dokumente unter Angabe der Kopie der Antwort des Index des Vorjahres in die Akte des laufenden Jahres aufgenommen. 1.2.8. Vorschläge, Erklärungen und Beschwerden von Bürgern zur Arbeit von Organisationen und alle Dokumente für ihre Prüfung und Ausführung werden getrennt von den Erklärungen der Bürger zu persönlichen Themen gruppiert.

2. REGISTRIERUNG VON FÄLLEN

2.1. Grundvoraussetzungen für die Einreichung von Fällen

2.1.1. Die Aktenregistrierung wird von Mitarbeitern des Dokumentationsdienstes der Leitung der Organisation oder anderer struktureller Abteilungen durchgeführt, zu deren Aufgaben die Erstellung und Bildung von Akten mit methodischer Unterstützung und unter der Kontrolle des Archivs der Organisation gehört. 2.1.2. Abhängig von den Aufbewahrungsbedingungen wird eine vollständige oder teilweise Registrierung von Fällen durchgeführt. 2.1.3. Akten der dauerhaften Aufbewahrung, Zwischenaufbewahrung (über 10 Jahre) und Personalakten unterliegen der Vollregistrierung. 2.1.4. Die vollständige Registrierung von Fällen sieht Folgendes vor: - Einreichen oder Binden von Dokumenten in Fällen (Abschnitt 2.2); - Nummerierung der Blätter in der Akte (Abschnitt 2.3); - Erstellen eines internen Verzeichnisses der Fallunterlagen (Ziffer 2.4); - Erstellung eines Beweisbogens zum Fall (Ziffer 2.5); - Eingabe der erforderlichen Informationen in die Einzelheiten der Deckung des Falles (Ziffer 2.6). 2.1.5. Vorübergehende Aufbewahrungsfälle (bis einschließlich 10 Jahre) unterliegen der Teilregistrierung. Sie dürfen in Ordnern aufbewahrt werden, die Akten des Falles nicht neu ordnen, die Blätter nicht nummerieren, kein internes Inventar und den Zeugenbogen des Falles erstellen.

2.2. Ablage (Bindung) von Dokumenten im Fall (zu Ziffer 2.1.4)

2.2.1. Die Dokumente, aus denen sich der Fall zusammensetzt, werden in vier Löchern in einem speziellen Hartordner abgelegt, wobei die Möglichkeit des freien Lesens des Textes aller Dokumente, Daten, Beschlüsse usw. berücksichtigt wird. Bei der Vorbereitung von Akten für die Ablage werden Metallstifte und Büroklammern aus Dokumenten entfernt. Zu Beginn des Verfahrens wird ein leeres DIN-A4-Blatt vor den Dokumenten abgelegt. 2.2.2. Fälle mit persönlichen Accounts von Mitarbeitern sind verbindlich.

2.3. Nummerierung der Blätter im Koffer (zu Abschnitt 2.1.4)

2.3.1. Um die Sicherheit zu gewährleisten und die Reihenfolge der Anordnung der im Fall enthaltenen Dokumente festzulegen, werden alle seine Blätter mit Ausnahme der Blätter des internen Inventars des Falls, des Zeugenblatts des Falls und der Ordnungsblätter zwischen den Sätzen von Dokumente für die Untersuchung von Objekten, sind mit arabischen Ziffern in der oberen rechten Ecke nummeriert, ohne Textdokumente zu berühren, schwarzer Graphitstift. 2.3.2. Fotos, Zeichnungen, Diagramme und andere spezifische Dokumente, die ein eigenständiges Blatt in der Akte darstellen, sind auf der Rückseite in der oberen linken Ecke nummeriert. 2.3.3. Ein Blatt mit dicht geklebten Dokumenten (Schnitte, Fotografien usw.) wird als ein Blatt nummeriert. 2.3.4. Das gefaltete Blatt (Format A2, A3) wird auseinandergefaltet und in der oberen rechten Ecke als ein Blatt nummeriert. 2.3.5. Umschläge mit im Koffer abgelegten Beilagen werden nummeriert, dabei wird zuerst der Umschlag nummeriert und dann jede Beilage zum Umschlag mit der nächsten Nummer nummeriert. 2.3.6. In der Akte abgelegte Dokumente mit eigener Blattnummerierung (auch gedruckte Veröffentlichungen) sind in der allgemeinen Ordnung zu nummerieren. 2.3.7. Fallblätter, die aus mehreren Bänden bestehen, werden für jeden Band einzeln nummeriert. 2.3.8. Es ist verboten, Tinte und Buntstifte zum Nummerieren von Blättern zu verwenden. 2.3.9. Bei einzelnen Fehlern bei der Nummerierung der Blätter in den Fällen ist die Verwendung von Buchstabennummern der Blätter zulässig (z. B.: 37, 37a, 37b usw.).

2.4. Erstellung einer internen Bestandsaufnahme (zu Ziffer 2.1.4)

2.4.1. Zur Berücksichtigung von Unterlagen zu Fällen der dauerhaften und vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung und Unterlagen zu Personal (75 Jahre) wird ein internes Inventar erstellt. 2.4.2. Im Bedarfsfall wird in Abstimmung mit dem Archiv ein internes Dokumenteninventar für Akten mit einer Haltbarkeit von bis zu 10 Jahren erstellt, zu denen auch Akten mit dem Stichwort „Waldspanplatten“ gehören; Vorschläge, Erklärungen und Beschwerden von Bürgern usw. 2.4.3. Das interne Inventar wird auf einem oder mehreren Blättern im A4-Format in der vorgeschriebenen Form (Anlage 1) erstellt, das folgende Informationen enthält: - Seriennummer der Dokumente im Fall; - Titel (Zusammenfassung) der Dokumente; - Datum der Dokumente; - Index (Registriernummer) der Dokumente; - Anzahl der Blätter des Falls, auf denen sich jedes Dokument befindet. 2.4.4. Das interne Inventar hat eine unabhängige Blattnummerierung. 2.4.5. Das interne Inventar wird von seinem Ersteller unter Angabe der Position, der Entschlüsselung der Signatur und des Erstellungsdatums des Inventars signiert.

2.5. Erstellung eines Beweisbogens zum Fall (zu Ziffer 2.1.4)

2.5.1. Um die Anzahl der Blätter im Fall zu berücksichtigen und die Merkmale ihrer Nummerierung festzulegen, wird ein Fallbescheinigungsblatt erstellt. 2.5.2. Das Zeugenblatt des Falles wird auf einem separaten Blatt im Format A4 gemäß dem festgelegten Formular (Anlage 2) erstellt. 2.5.3. Auf dem Bescheinigungsblatt des Falls ist die Anzahl der nummerierten Blätter des internen Inventars (falls vorhanden) in Zahlen und in Worten angegeben. 2.5.4. Das Bescheinigungsblatt legt die folgenden Merkmale der Nummerierung der Falldokumente fest: - das Vorhandensein von beschrifteten Blättern und fehlenden Nummern; - Anzahl der Blätter mit irreparablen Mängeln (zerrissene Blätter, mit Tinte gefüllte Blätter usw.). 2.5.5. Alle nachträglichen Änderungen in der Zusammensetzung und im Stand des Falls (Beschädigung, Austausch von Originalen durch Kopien, Anhängen neuer Dokumente usw.) werden im Beglaubigungsblatt unter Bezugnahme auf das entsprechende Gesetz vermerkt.

2.6. Registrierung der Deckung bei dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrung (zu Ziffer 2.1.4)

2.6.1. Die Deckung bei dauerhafter, vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrung und Personal richtet sich nach Anlage 3. Auf dem Umschlag des Koffers sind anzugeben: - Name der Struktureinheit der Organisation und ihrer Unterordnung; - Name der Abteilung; - Aktenzeichen (Volumen) gemäß Nomenklatur der Akte; - Titel des Falles; - Datum des Falles (Datum der Fristen der eingereichten Dokumente); - die Anzahl der Blätter in der Datei; - Aufbewahrungsfrist. 2.6.2. Der Gehäusedeckel ist mit schwarzer Tinte oder Tusche aufgezogen. 2.6.3. Bei Änderung des Namens einer Organisation, Strukturuntergliederung (ihrer Unterordnung) oder des Namens einer Abteilung während des Zeitraums, der von den Fallunterlagen abgedeckt wird, wird ein neuer Name der Organisation, Strukturunterabteilung oder Abteilung auf dem Deckblatt hinzugefügt, das Datum wird angegeben nach unten, und der vorherige Name ist in Klammern eingeschlossen. 2.6.4. Die Überschrift des Falls auf dem Umschlag wird aus der Nomenklatur der Fälle der Organisation übernommen, die mit der Expertenprüfungskommission (Expertenkommission) der Archivorganisation * vereinbart wurde. * Einrichtung des Föderalen Archivdienstes, des Organs für die Verwaltung der Archive der Teileinheiten der Russischen Föderation (das zuständige regionale oder republikanische Archivorgan) 2.6.5. In den Kopfzeilen von Fällen, die Kopien von Dokumenten enthalten (Anordnungen, Beschlüsse höherer Organisationen, Protokolle von Sitzungen in einer höheren Organisation usw.), sind deren Kopien angegeben. Die Echtheit der Falldokumente ist im Titel nicht angegeben. 2.6.6. Auf den Deckblättern des Falls ist das Datum des Falls anzugeben: - Bei Fällen, die Anordnungen, Beschlüsse, Protokolle enthalten, sind die Datumsangaben des Falls das Datum der Unterzeichnung oder Genehmigung des frühesten und des letzten Dokuments; - bei Fällen, die Korrespondenz enthalten, ist das Anfangsdatum des Falls das Datum des Eingangs des ersten eingehenden oder des ersten ausgehenden Dokuments und das Enddatum das Datum des letzten eingehenden oder ausgehenden Dokuments; - das Datum der Personalakte ist das Datum der Unterzeichnung der Anordnungen zur Aufnahme und Entlassung der Person, für die sie abgelegt wurde; - das Datum von Akten mit Personalkonten von Mitarbeitern der Organisation, Personalakten entlassener Mitarbeiter und Akten mit Plänen und Berichten ist das Jahr, in dem der Fall eröffnet wurde. Den Dokumenten beigefügte Daten werden nicht berücksichtigt. Wenn der Fall Dokumente enthält, deren Datum nicht mit dem Datum des Falls übereinstimmt, wird in der Spalte "Datum des Falls" ein Eintrag vorgenommen: "Der Fall enthält Dokumente für ______ Jahr(e)". 2.6.7. Zwingende Voraussetzung des Kofferdeckels ist die Angabe der Blattzahl des Koffers, die anhand des Kofferbescheinigungsbogens (Ziffer 2.5) angebracht wird. 2.6.8. Die erforderliche „Aufbewahrungsfrist des Falls“ richtet sich nach der Nomenklatur der Akten der Organisation. 2.6.9. Auf dem Rücken des Etuisdeckels sind der Etuisindex nach der Nomenklatur der Etuis, die Bandnummer und das Entstehungsjahr angegeben. 2.6.10. Die Volume-Nummer wird nur angegeben, wenn mehr als ein Volume aktiviert ist. In diesem Fall wird hinter der Bandnummer in Klammern die Anzahl der eingegebenen Bände angegeben.

3. OPERATIVE AUFBEWAHRUNG VON DOKUMENTEN

3.1. Vom Zeitpunkt der Gründung bis zur Übergabe an das Archiv der Organisation werden die Akten von den Spezialisten des Bürodienstes der Organisation (Strukturabteilungen) am Ort ihrer Gründung aufbewahrt. 3.2. Für die Sicherheit von Dokumenten und Akten sind die Leiter der Strukturunterabteilungen und die Spezialisten des Bürodienstes der für die Büroarbeit zuständigen Organisation verantwortlich. 3.3. Die Koffer befinden sich in Arbeitsräumen in abschließbaren Schränken, die ihre vollständige Sicherheit gewährleisten und die Dokumente vor Staub und Sonneneinstrahlung schützen. Um die Suche nach Dokumenten effizienter zu gestalten, werden die Fälle nach der Nomenklatur der Fälle geordnet. Die Nomenklatur der Fälle oder ein Auszug daraus befindet sich auf der Innenseite des Schranks. 3.4. Die vorübergehende Entfernung von Dokumenten aus Akten ist in Ausnahmefällen zulässig und erfolgt nur mit Genehmigung des Leiters des Bürodienstes der Organisation (Struktureinheit) mit der obligatorischen Hinterlegung einer beglaubigten Kopie des Dokuments in der Akte und Angabe der Grund für die Ausstellung des Originals. 3.5. Kopien von Dokumenten in den Angelegenheiten der Organisation werden nur mit Genehmigung des Leiters des Büroverwaltungsdienstes der Organisation (Struktureinheit) an Drittorganisationen ausgegeben. 3.6. Die Vernichtung von Dokumenten, die keinen wissenschaftlichen und historischen Wert haben und ihre praktische Bedeutung verloren haben, wird vom Archiv der Organisation in der vorgeschriebenen Weise durchgeführt. Die unbefugte Vernichtung amtlicher Dokumente in den Strukturabteilungen der Organisation ist verboten. 3.7. Spezialisten der Strukturabteilungen der Organisation sind für die Sicherheit der von ihnen erhaltenen Dokumente und deren sorgfältige Behandlung verantwortlich.

4. ZUSAMMENSTELLUNG UND GESTALTUNG VON FALLAUSSAGEN

4.1. Um den Erwerb des Archivs für alle in der Büroarbeit der Organisation abgeschlossenen Fälle sicherzustellen, vorbehaltlich der Vorlage beim Archiv (Fälle mit dauerhafter, vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrung und Personal), die gemäß den Anforderungen von GOST erstellt wurden R 6.30-97 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation. Anforderungen an die Vollstreckung von Dokumenten “und andere Rechtsakte zur Büroarbeit sowie zu den Abschnitten 1 und 2 dieses Verfahrens werden Fallverzeichnisse erstellt (Anlage 4). 4.2. Fallinventare werden getrennt erstellt für: - Fälle der dauerhaften Aufbewahrung; - Fälle der vorübergehenden Aufbewahrung; - Personalangelegenheiten. 4.3. Das Fallinventar ist eine Liste von Fällen mit unabhängiger brutto (ordinal) abgeschlossener Nummerierung. Jeder Koffer (Volumen) wird unter einer eigenständigen Seriennummer eingetragen. 4.4. In der Organisation werden in jeder Struktureinheit unter direkter methodischer Führung des Archivs jährlich Bestandsaufnahmen von Daueraufbewahrungsbehältern erstellt. Gemäß diesen Beschreibungen werden Dokumente ins Archiv überführt. Die von Strukturabteilungen erstellten Inventare dienen als Grundlage für die Erstellung eines zusammenfassenden Inventars der Organisation, das vom Archiv erstellt und für das es Akten zur dauerhaften Aufbewahrung abgibt. Fallinventare werden in der vorgeschriebenen Form in zwei Exemplaren erstellt und ein Jahr nach Abschluss der Fälle in der Büroarbeit dem Archiv der Organisation vorgelegt. 4.5. Bei der Aufnahme mehrerer Bände eines Falles in das Inventar wird der Titel des ersten Bandes ausgeschrieben, alle weiteren Bände mit den Worten „The Same“ + Bandnummer gekennzeichnet. Gleichzeitig werden weitere Informationen zu den Koffern vollständig in das Inventar eingetragen (Datum des Koffers, Anzahl der Blätter im Koffer, Aufbewahrungszeitraum des Koffers). Auf jedem neuen Blatt des Inventars wird die Überschrift vollständig wiedergegeben. Wenn es nur einen Band der Akte gibt, wird die Bandnummer im Inventar nicht angezeigt. 4.6. Fälle im Inventar werden gemäß der Nomenklatur der Fälle in der Organisation systematisiert. 4.7. Im Inventar der Fälle des Bürodienstes der Organisation sind nach den Überschriften der Fälle Registrierungskarten für eingehende und ausgehende Dokumente enthalten. 4.8. Am Ende der Bestandsaufnahme wird ein endgültiger Eintrag vorgenommen, der in Zahlen und Worten die Anzahl der Fälle angibt, die an das Archiv der Organisation übermittelt wurden. 4.9. Fallverzeichnisse werden in zweifacher Ausfertigung gedruckt und vom Leiter der Organisation, dem Ersteller des Inventars (Spezialist des Bürodienstes) und dem Leiter des Archivs der Organisation unterzeichnet. 4.10. Eine Kopie des Bestandsverzeichnisses wird mit den Fällen in das Archiv der Organisation überführt, die zweite Kopie verbleibt bei der für die Büroarbeit zuständigen Sachbearbeiterin des Bürodienstes der Organisation. 4.11. Die Spalte „Hinweis“ wird verwendet, um die Annahme von Fällen, die Merkmale ihres physischen Zustands, die Verfügbarkeit von Kopien usw. zu kennzeichnen.

5. ÜBERTRAGUNG VON FÄLLEN AN DAS ARCHIV DER ORGANISATION

5.1. Dateien der dauerhaften, vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung und Personalakten werden in das Archiv der Organisation übertragen. Ihre Übertragung erfolgt nur nach Bestandsaufnahme (Abschnitt 4 dieses Verfahrens). 5.2. Fälle von dauerhafter, vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrung und Personal, die nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie geöffnet wurden, durch Büroarbeiten abgeschlossen wurden, unterliegen der Registrierung gemäß diesem Verfahren und werden in das Archiv der Organisation übertragen im Folgejahr, spätestens jedoch 2 Jahre nach Beendigung der Bürotätigkeit. 5.3. Die Übertragung von Fällen an das Archiv der Organisation erfolgt gemäß dem vom Archiv erstellten Zeitplan, der mit den Leitern der Struktureinheiten, die Dokumente an das Archiv übertragen, abgestimmt und vom Leiter der Organisation genehmigt wurde. 5.4. Während der Vorbereitungszeit der Fälle durch die Struktureinheit zur Übergabe an das Archiv der Organisation überprüft der Archivmitarbeiter zunächst die Richtigkeit ihrer Erstellung, Ausführung und Übereinstimmung der im Inventar erfassten Anzahl der Fälle mit der Anzahl der eingereichten Fälle in Übereinstimmung mit der Nomenklatur der Fälle der Organisation. Alle bei der Prüfung festgestellten Mängel bei der Bildung und Abwicklung von Fällen sind von den Mitarbeitern des Aktenverwaltungsdienstes der Struktureinheit zu beseitigen. Bei Feststellung der Abwesenheit von Fällen wird eine Bescheinigung erstellt. 5.5. Jede Akte wird vom Archivverantwortlichen (Fachmitarbeiter) im Beisein eines Mitarbeiters des Sekretariatsdienstes der Struktureinheit entgegengenommen. Gleichzeitig wird auf beiden Kopien des Inventars zu jedem darin enthaltenen Fall ein Vermerk über das Vorhandensein des Falls gemacht. Am Ende jeder Bestandskopie sind die Anzahl der tatsächlich ins Archiv übernommenen Fälle, die Anzahl der vermissten Fälle, das Datum der Aufnahme und Übergabe der Fälle sowie die Unterschriften des Archivverantwortlichen (Archivangestellter ) und die Person, die die Fälle überstellt hat, sind in Zahlen und in Worten angegeben. 5.6. Fälle mit einer Aufbewahrungsdauer von bis zu 10 Jahren werden von der Aktenverwaltung aufbewahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dem Archiv zur vorschriftsmäßigen Vernichtung übergeben. 5.7. Im Falle der Liquidation oder Reorganisation einer Abteilung einer Organisation bildet ein Mitarbeiter des Archivverwaltungsdienstes innerhalb von 2 Monaten ab dem Zeitpunkt der Liquidation oder Reorganisation der Abteilung alle verfügbaren Dokumente in Akten, erstellt Fälle und überträgt sie an das Archiv, unabhängig von der Aufbewahrungsdauer.

6. ARBEITEN MIT ELEKTRONISCHEN DOKUMENTEN

6.1. Alle Vorgänge, die mit elektronischen Dokumenten bei der Überführung ins Archiv durchgeführt werden, müssen dokumentiert werden. Ein elektronisches Dokument ist ein Dokument, das mit Medien und Aufzeichnungsverfahren erstellt wurde, die die Verarbeitung seiner Informationen auf einem Computer gewährleisten. Elektronische Dokumente, die im Rahmen der Aktivitäten der Organisation erstellt wurden, unterliegen der Übertragung gemäß dem festgelegten Verfahren zur Archivierung. Archive von Organisationen führen die Anwendung elektronischer Dokumente durch, gewährleisten deren Sicherheit, Abrechnung, Auswahl und Verwendung sowie Vorbereitung und Übergabe an die öffentliche Aufbewahrung. Zur Aufbewahrung werden sowohl einzelne Dokumente als auch deren Komplexe, Sammlungen von Dokumenten sowie Dokumente als Teil der Fonds von Organisationen oder Einzelpersonen - Erwerbsquellen des Archivs, die Details aufweisen, die ihre Identifizierung ermöglichen, akzeptiert. 6.2. Der Ort der Aufbewahrung elektronischer Dokumente wird vom Leiter der Organisation bestimmt. Sie können im Archiv der Organisation oder in einer spezialisierten Einheit aufbewahrt werden, die Folgendes umfassen kann: eine Magnetbibliothek, einen Dienst für die Implementierung und Wartung von Methoden und Mitteln zur automatisierten Dokumentenverwaltung und einen technologischen Dienst. 6.3. Zwingende Bedingungen für die Archivierung elektronischer Dokumente sind: - das Vorhandensein von Hardware und Software im Archiv zum Speichern, Kopieren und Reproduzieren elektronischer Dokumente, Umschreiben in neue Formate im Zusammenhang mit der Entwicklung von Software, Übermittlung von Informationen über Kommunikationskanäle ; - Bereitstellung des Zugangs zu Informationen über die festgelegten Kategorien von Benutzern sowie Gewährleistung des Schutzes von Informationen vor unbefugtem Zugriff (durch Verwendung geeigneter technischer Mittel und Rechtsnormen); - Gewährleistung der Art der Speicherung elektronischer Dokumente, ausgenommen deren Verlust oder Verzerrung. Die Sicherstellung der Aufbewahrung elektronischer Dokumente sollte die Beibehaltung optimaler Arten der Aufbewahrung von technischen Datenträgern elektronischer Dokumente vorsehen. Die technischen Parameter dieser Modi werden durch die einschlägigen staatlichen Normen GOST 28388-89 bestimmt. Informationsverarbeitungssystem. Dokumente auf magnetischen Medien. Reihenfolge der Ausführung und Abwicklung; GOST 2.501-88 ESKD. Abrechnungs- und Aufbewahrungsvorschriften; GOST 19.601-78 ESPD. Vervielfältigungs-, Abrechnungs- und Aufbewahrungsvorschriften; GOST 24.402-80. Einheitliches System von ACS-Standards. Abrechnung, Lagerung und Umlauf. 6.4. Die Auswahl elektronischer Dokumente für die Archivierung erfolgt aufgrund ihrer Prüfung. In der Anfangsphase der Prüfung elektronischer Dokumente legt das Archiv zusammen mit dem Bürodienst oder dem Dienst, der für das Funktionieren der Informationstechnologien in der Organisation verantwortlich ist, die Liste der Systeme, Themen und Projekte fest, deren Dokumente entsprechend wertvoll sein können mit den allgemeinen Prüfungskriterien. Diese Liste ist die Grundlage für die eigentliche Prüfung elektronischer Dokumente. Die Prüfung elektronischer Dokumente wird von Expertendiensten in Verbindung mit der traditionellen Dokumentation der Organisation durchgeführt; In einem Komplex wird ein System von allgemeinen und speziellen Kriterien angewendet. Es wird die konkrete Zusammensetzung von Dokumenten festgestellt, eine inhaltliche Prüfung durchgeführt, Anforderungen an die Lebenszyklen dokumentierter Informationen ermittelt und eine fachliche Beurteilung des technischen Zustands von Dokumenten durchgeführt. Die Auswahl elektronischer Dokumente basiert auf der „Liste der Standarddokumente mit Aufbewahrungsfristen, die bei der Tätigkeit von Organisationen erstellt werden“ und der „Liste der Dokumente auf maschinellen Datenträgern und einer automatisierten Datenbank (ADB) automatisierter Systeme für wissenschaftliche, technische und industrielle Zwecke . 6.5. Elektronische Dokumente werden zusammen mit Begleitdokumentation zur Archivierung entgegengenommen. Darin sollten folgende Informationen enthalten sein: der Titel des Dokuments, das Datum seiner Erstellung, die Merkmale des Inhalts (Abstract), das elektronische Format, die physische und logische Struktur (für eine Datenbank (DB), das Volumen von das Dokument (bei einer Datenbank auch die Anzahl der Aufzeichnungen) Das elektronische Dokument und die dazugehörige Dokumentation stellen die Abrechnungseinheit der elektronischen Dokumente dar Speichereinheit wird als Teil der Abrechnungseinheit angegeben. Die Speichereinheit eines elektronischen Dokuments ist ein Satz von Medien (Magnetband, Magnetdiskette, magneto-optische Platte, optische Platte usw.) eines elektronischen Dokuments und begleitender Dokumentation it. Für die Speichereinheit wird eine Abrechnungskarte in zwei Exemplaren eingegeben und eine Abrechnungsdatenbank (Katalog) elektronischer Dokumente wird geführt. 6.6. Die Vorbereitung elektronischer Dokumente für die Übertragung an das Archiv besteht aus folgenden Phasen: mit notwendig - Umschreiben auf neue Medien); - Überprüfung des technischen Zustands; - Vorbereitung der Begleitdokumentation (die Begleitdokumentation eines elektronischen Dokuments sollte ausreichen, um die Sicherheit und Verwendung elektronischer Dokumente zu gewährleisten); - direkte Übertragung elektronischer Dokumente an das Archiv der Organisation. 6.7. Bedingungen für die vorübergehende Archivierung elektronischer Dokumente des staatlichen Teils des Archivfonds der Russischen Föderation in der Organisation gemäß dem Erlass des Ministerrates und der Regierung der Russischen Föderation „Über das Verfahren zur Abteilungsaufbewahrung von Dokumenten und deren Organisation in der Büroarbeit" vom 03. 03.93 Nr. 191 sind in 5 Jahren definiert. Die Übergabe von Unterlagen zur staatlichen Aufbewahrung erfolgt im Einvernehmen mit dem Staatsarchiv nach Bestandsverzeichnis. Unterlagen über die vorübergehende Verwahrungsdauer werden gemäß Gesetz vernichtet, nachdem das Inventar in der vorgeschriebenen Weise genehmigt wurde.

Anhang 1

INTERNE BESCHREIBUNG
Fallunterlagen

№ ________________

	Dokumenttitel	Datum des Dokuments	Dokumentenindex	Fallblattnummern

Name der Position der Person, die das interne Inventar erstellt hat Abschrift der Unterlagen des Falls Unterschrift Unterschrift Datum

A4-Format (210 x 297 mm)

Form der internen Bestandsaufnahme von Fallunterlagen

Anlage 2

BESCHEINIGUNGSBLATT DES FALLES Nr. ______

In der Akte wird _______________ ____________________________________________ (in Zahlen und in Worten) des Blattes (der Blätter) abgelegt und nummeriert, darunter: beschriftete Blätter ______________________________ fehlende Nummern __________________________ + _________________ des Blattes (der Blätter) des internen Inventars. Name der Position der Person, die die Beweisaufnahme des Falles erstellt hat Unterschrift Unterschrift Datum

A4-Format (210 x 297 mm)

Fallaufzeichnungsformular

Anhang 3

______________________________________________________________________

(Name der Struktureinheit der Organisation)

_______________________________________________________________________

(Name der Abteilung)

Beschreibung ______ Einheit Grat ______

FALL # _____

Band Nr. _________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Gestartet _____________

Fertig ___________

Am ________________ l.

Behalte __________ Jahre

Formular A4 (210x297 mm)

Fallabdeckungsformular

Anhang 4

BEZEICHNUNG
Dokumentationsmaterialien ______________________________ Aufbewahrung

(dauerhaft, vorübergehend)

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(Abteilung, Geschäftsführung)

in einem Jahr

	Fallindizes	Header der Speichereinheit (divs)	Fristen	Anzahl Blätter	Aufbewahrungszeitraum und Positionsnummer der Liste	Notiz

Insgesamt übergebene ____________________ Fälle (in Zahlen und Worten) Abteilungsleiter Unterschrift Abschrift der Unterschrift Übergeben von: Name der Stelle der Person, die das Inventar erstellt hat Unterschrift der Unterschrift Akzeptiert von: Leiter des Archivs Abschrift der Unterschrift der Unterschrift

A4-Format (210 x 297 mm)

Form des Verzeichnisses der Abteilungen

1. Fallbildung. 1 1.1. Grundvoraussetzungen für die Fallbildung. 1 1.2. Gruppieren verschiedener Kategorien von Dokumenten. 2 2. Anmeldung der Angelegenheiten. 2 2.1. Grundlegende Anmeldeanforderungen. 2 2.2. Ablage (Bindung) von Dokumenten im Fall. 3 2.3. Blattnummerierung im Etui. 3 2.4. Erstellung eines internen Inventars. 3 2.5. Zusammenstellung einer Beweisaufnahme des Falles. 4 2.6. Registrierung der Deckung bei dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrung. 4 3. Operative Aufbewahrung von Dokumenten. 5 4. Erstellung und Registrierung von Fallverzeichnissen. 5 5. Übertragung von Fällen an das Archiv der Organisation. 6 6. Arbeiten mit elektronischen Dokumenten. 7 Anlage 1 Formular des internen Aktenverzeichnisses des Falles. 9 Beilage 2 Formular des Bescheinigungsbogens des Falles. 9 Beilage 3 Form des Kofferdeckels. 9 Anhang 4 Formular des Verzeichnisses der Angelegenheiten der Departemente. zehn

Unterabteilungen übertragen Dokumente mithilfe eines speziellen Inventars in das Archiv der Organisation. Tatsächlich ist es ein Akt der Akzeptanz und Übermittlung, aber es hat eine besondere Form. In dem Artikel erfahren Sie, wo Sie es finden, wie Sie es anpassen und genehmigen können.

DIE BESCHREIBUNG WIRD GEMÄSS DEN REGELN ZUSAMMENGESTELLT

Die Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, des Erwerbs, der Abrechnung und der Nutzung von Dokumenten des Archivfonds der Russischen Föderation und anderer Archivdokumente in staatlichen Behörden, lokalen Regierungen und Organisationen (im Folgenden als die Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, des Erwerbs, der Abrechnung und der Verwendung von Dokumenten) geben die Übergabe von Dokumenten zur Aufbewahrung in den Archivorganisationen wie folgt an:

Aus diesem Snippet lassen sich folgende Schlüsse ziehen:

1. Es gibt eine Form der Annahmeliste, die von den Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, Erfassung, Abrechnung und Verwendung von Dokumenten genehmigt wurde - Anhang Nr. 23 (für Dokumente auf Papier) und Anhang Nr. 24 (für elektronische Dateien).

2. Bei dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Lagerung werden gesonderte Bestandsverzeichnisse erstellt. Fälle von Personal werden in das Verzeichnis der Fälle mit vorübergehender Aufbewahrungsdauer (über 10 Jahre) aufgenommen. Das dritte Inventar wird für Fälle mit kürzerer Aufbewahrungsdauer erstellt, aber auch ins Archiv überführt. Gleiches gilt für elektronische Dokumente: Für Fälle mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen werden gesonderte Inventare erstellt.

Bestandsformular

Betrachten Sie ein Beispiel eines ausgefüllten Bestandsformulars für die Übermittlung von Dokumenten (auf Papier) (Beispiel 1).