Oficialaus verslo laiško rašymas. Verslo korespondencija – laiškų pavyzdžiai

Sveiki dar kartą, mano mieli tinklaraščio prenumeratoriai ir svečiai. Kaip vertinate oficialius dokumentus? Ar jums patinka juos pildyti? Drįstu manyti, kad dauguma jūsų atsakys neigiamai.

Laiškas turi būti perskaitytas

Akivaizdu, kad oficialūs laiškai yra dokumentai, surašyti naudojant tam tikrą pavyzdį, kartais specialioje formoje. Bent kartą gyvenime kiekvienas iš jūsų padarėte tokius dokumentus. Tai gali būti aiškinamasis raštas, pareiškimas, padėkos raštas, garantinis raštas, skundas ir kt. Todėl esate susipažinę su tokio pranešimo išdavimo tvarka.

pagrindinis tikslas verslo laiškas – informacijos perdavimas adresatui nepakitusia forma. Jei rašote padėkos laišką, būtinai nurodykite priežastį, kurią jums padėjo išspręsti tas ar kitas žmogus. Nepamirškite įtraukti jo pavardės ir inicialų. Laiškas, išsiųstas į tuštumą, niekada nebus perskaitytas, todėl nepamirškite nurodyti gavėjo, o geriausia – siuntėjo adresų.

Atkreipkite dėmesį į tai, kaip el. laiškai siunčiami el. paštu:

• spaudžiate mygtuką „Rašyti laišką“;
• parašyti žinutę;
• užpildykite gavėjo adreso eilutę;
• spustelėkite mygtuką „Pateikti“.

Žinoma, veiksmų seką galima keisti (pirmiausia užpildykite adreso eilutę, tada sukurkite laišką), tačiau paskutinis veiksmas visada bus siuntimas. Ar sutinki? Dabar pasakykite man: "Ar galima išsiųsti pranešimą, jei nėra el. pašto adreso?". Natūralu, kad ne. Todėl būtinai išsiaiškinkite, prisiminkite, užsirašykite duomenis, kurių dėka bet kada galėsite susisiekti su jums svarbiu asmeniu.

Nepamirškite atsistoti į savo žinutės gavėjo vietą. Taigi galite pastebėti klaidas, kurias padarėte kurdami, pataisyti pačią žinutę, ištrinti dvejopą reikšmę turinčius žodžius ir pan. Kaip manote, ar malonu adresatui atidaryti voką, atsispausdinti laišką ir pamatyti, kad ši žinutė skirta jam asmeniškai. Kaip jis tai supranta? Paprasčiausiai: bet koks laiškas turėtų prasidėti kreipimu ir sveikinimu (tai leidžia siuntėjui savyje surasti gavėją).

Jei dėl kokių nors priežasčių nepavyko sužinoti asmens vardo ir pavardės, pakeiskite juos kitais: pone, direktoriumi, gerbiamu ir kt. Šių žodžių jokiu būdu negalima trumpinti. Priešingu atveju žinutės autorius atskleidžia savo nepasitenkinimą, pyktį ir kitus neigiamus charakterio bruožus. Todėl neverta kalbėti apie gavėjo polinkį į bendravimą ir informacijos suvokimą.

Iš karto pasakysiu, kad net ir aš savo el. paštu gaunu jūrą abejotino pobūdžio laiškų, todėl atidžiai stebiu jų turinį. Kai atidarau gautą laišką, stengiuosi jį perskaityti, kad įvertinčiau jo svarbą. Ar jūs darote tą patį? Laukdami specialaus el. laiško galite valandų valandas tyrinėti gautus pranešimus, o kodėl gi neišmokus jų greitai nuskaityti?

Siunčiamoje žinutėje turi būti pavadinimas (elektroninėje formoje, reikia nurodyti temą). Toks paprastas formalumas leidžia gavėjui įvertinti pranešimo svarbą. O jei toks daiktas pateko į didelės organizacijos platinimo centrą, tuomet jį galima ramiai, be nereikalingų rūpesčių išsiųsti gavėjui. Ar norite, kad jūsų žinutė kuo greičiau pasiektų gavėją?

Laiško formatas ir turinys

Dabar žinote, kaip užtikrinti, kad jūsų laiškas adresatą pasiektų per trumpiausią įmanomą laiką:

• žinoti jo adresą;
• nurodyti pranešimo temą;
• laišką pradėkite sveikinimu skaitytojui.

Tačiau tai dar ne visos verslo laiškų kūrimo ypatybės. Didelį vaidmenį atlieka: pateikimo stilius, informacijos pateikimo būdas, tokių dokumentų dizainas ir kt. Toliau išsiaiškinkime, kaip įsitikinti, kad gavėjas nesiunčia laiško į el. pašto erdvėse esantį Spam aplanką ir neišmes jūsų žinutės į šiukšliadėžę.

Pirmas kas turėtų būti – pasisveikinimas ir kreipimasis į adresatą. Atkreipkite dėmesį, kad būtų malonu išlaisvinti skaitytoją. Tam pakanka pradėti nuo komplimentų, pastebėti jo darbo krūvį ir pan. Sudarykite savo žinutę taip, kad gavėjas sutiktų su kiekvienu jo žodžiu, nes tokiu atveju jį bus gana paprasta privesti prie sandorio.

Paskutinis komentaras turbūt pats svarbiausias. Tai taikoma žodžių, frazių ir posakių, kurie yra dviprasmiški, vartojimui. Reikalas tas, kad siuntėjas negali patekti į adresato galvą ir sužinoti jo sąmoningumo lygio. Būtent todėl prieš siunčiant žinutę reikia ją kelis kartus perskaityti ir, jei reikia, pataisyti pašalinant dvigubą teiginių reikšmę.

Oficialaus laiško struktūra

Oficialūs laiškai daromi ant specialių blankų, kuriuose jau yra keletas brėžinių. Viršutinėje formos dalyje (dešiniajame kampe) visada yra „dangtelis“, kuriame yra visas duomenų rinkinys (gavėjo pavardė ir inicialai, įmonės adresas, telefono numeris, skyriaus pavadinimas, herbas ar įmonės simboliai ir kt.). ). Atminkite, kad kuo aiškiau užpildyti visi stulpeliai, tuo didesnė tikimybė, kad pranešimas bus pristatytas ir perskaitytas.

Jei yra keli gavėjai, jų vardai turi būti surašyti hierarchijos tvarka nuo aukštesnės pareigos iki pavaldinių. Tai taisyklė, kurios nevalia pažeisti. Kadangi viršutiniame kairiajame kampe liko vietos, ten pažymimas siuntėjas (jų inicialai ir data) ir gavėjas (tas pats).

Kaip žinote, verslo laiškas, kaip ir mokyklinis rašinys, turi turėti 3 skyriai: įvadas, pagrindinė dalis ir išvada. Tai va, perskaitęs pirmąją dalį adresatas galės padaryti išvadą, kad ši žinutė skubi, arba galima truputį palaukti, kol ją studijuoja. Atkreipkite dėmesį, kad įvadas yra parašytas elektroninei versijai, kaip priedas prie programos. Todėl, norint teisingai jį sudaryti, jums reikia:

• palikti žinutę ir sveikinimą;
• pabrėžti dalį komplimentų;
• Trumpai paaiškinkite prašymo priežastį.

Svarbus medžiagos pateikimo veiksnys yra informacijos pateikimo būdas, išsamumas ir sąžiningumas (jokiu būdu neapgaudinėti adresato). Atminkite, kad skaitydamas jūsų kreipimąsi gavėjas turi pateikti tai, kas aprašyta, todėl prireiks detalių, tačiau nepamirškite jų pagrįsti papildomais faktais, datomis ir pan.

Atkreipkite dėmesį į kalbos ir medžiagos pateikimo stilių. Jei tai oficialus dokumentas, tada laiškas parašytas dalykiniu stiliumi. Verta spėti, kad tokių laiškų adresatas gauna labai daug, ir jam neužteks laiko su kiekvienu detaliau susipažinti. Todėl medžiaga turėtų būti pateikta trumpai, kompaktiškai, be nereikalingų perdėjimų ir spalvų. Tik tokiu atveju galite tikėtis greito adresato atsakymo.

Apibendrinant, jūs turite nurodyti savo norą (kartais su prašymu), kad apibendrintumėte kai kuriuos iš aukščiau išvardytų dalykų. Pasirodo, kad perskaičius šią oficialaus laiško dalį adresatas turėtų pamatyti Jūsų pasiūlymą dėl išeities iš esamos situacijos (problemos). Jis gali tik su tuo sutikti arba pasirinkti savo variantą.

Oficialus laiškas baigiamas privalomu parašu ir surašymo data. Tai galite pastebėti išnagrinėję kelis oficialių laiškų pavyzdžius.

Prieš siųsdami būtinai dar kartą perskaitykite užpildytą dokumentą, patikrinkite rekvizitų atitikimą, žinutės teisingumą. Nepamirškite įvertinti pristatymo raštingumo, kokiu šriftu atspausdintas tekstas (ar patogu skaityti) ir pan.

Tai viskas. Pasirodo, parašyti oficialų dokumentą nėra taip sunku. Norėdami tai padaryti, pakanka užpildyti reikiamą formą, kurioje tam tikros charakteristikos jau taikomos, pagal aukščiau aprašytas taisykles ir išsiųsti adresatui. Jei turite klausimų, atsakymus į juos galite gauti paskelbę juos „komentarų“ skiltyje.

Ar jau papasakojote savo draugams ir pažįstamiems, kaip teisingai surašyti oficialius dokumentus? Jei ne, pasidalinkite su jais šios apžvalgos nuoroda. Norėdami tai padaryti, turite spustelėti socialinių tinklų, kuriuose esate užsiregistravę, mygtukus ir sutikti pridėti informaciją savo asmeniniame puslapyje. Atlikę šias manipuliacijas leisite žmonėms pamatyti šią apžvalgą, ją perskaityti ir išmokti teisingai užpildyti visų rūšių dokumentus.

Aš su tavimi neatsisveikinu, bet sakau: „Sudie“. Man bus malonu vėl matyti jus kaip mano kūrybos informacijos verslo skaitytojus. Tikiuosi, kad mano atsiliepimai įkvėps jus eksploatuoti ir padės gauti naudingos informacijos.

Pagarbiai Elena Izotova.

Norėdami parašyti gerą, informatyvų laišką, turite atkreipti ypatingą dėmesį į jo formą ir turinį.
Oficialiems laiškams naudojamos specialios formos, atitinkančios standartą. Juose yra privalomos detalės, išdėstytos tam tikra tvarka.

Paskirstyti:

• oficialius laiškus,
• verslo laiškai,

taip pat laiškai:

• prašymas,
• pastebėti,
• atsakyti,
• Dėkingumas,
• pakvietimas,
• skundas,
• prašymas,
• užuojauta ir kiti.

Nuolatiniai elementai ant formos lapo pritaikomi tipografiškai. Šiuo metu standartinės formos praktiškai nenaudojamos, nes popierių su visomis reikalingomis detalėmis galima spausdinti savarankiškai ant spausdintuvo. Be pagrindinio teksto, laiške pateikiama informacija apie adresatą: siunčiančios organizacijos pavadinimas, kontaktiniai duomenys, laiško numeris ir kt. Detalės gali turėti išilginį arba kampinį išdėstymą.

Laiško turinio suvokimui įtakos turi techninės estetikos principų laikymasis jį kuriant. Žmogaus akis lengviau fiksuoja viršutinę objektų dalį, todėl rašant ji yra labiau prisotinta, o apatinė, atvirkščiai, yra „stabilesnė“.

Pagrindiniai maketo standartai nustato vieningoje sistemoje esančių dokumentų laukų formatą ir dydį, reikalavimus struktūriniam tinkleliui, detalių buvimą ir tvarką. Tokie dokumentai susideda iš trijų pagrindinių dalių, išdėstytų aiškiai atskirtose zonose, o tai užtikrina teksto suvokimo greitį ir lengvumą.

Privalomos tam tikrų tipų dokumentacijos ypatybės yra įstatymų ar įvairių teisės aktų nustatytos detalės. Jų vieta ir sudėtis turi atitikti standartus (GOST R.30-2003).

Visuotinai pripažinti standartai padeda: organizuoti centralizuotą blankų gamybą, sumažinti spausdinimo mašinėles sąnaudas, sumažinti darbo sąnaudas laiškų apdorojimui ir sudarymui, palengvinti vizualinę reikiamos informacijos paiešką, išplėsti organizacinių ir kompiuterinių technologijų panaudojimo galimybę dokumentų tvarkymui.

Išdėstymo raktas yra pagrindas rengiant visų tipų valdymo dokumentacijos formas. Detalių išdėstymui skiriamas plotas lygus optimaliam tam tikros detalės tūriui spausdintais rašmenimis.
Priklausomai nuo tikslo, dokumentuose yra iki 31 rekvizito. Tačiau jų viso rinkinio nėra jokiame dokumente, nes kiekviena rūšis turi savo sudėtį.

Rekvizitai

Oficialiems laiškams naudojama ši informacija:

• valstybės herbas (valstybinės įmonės),
• emblema arba logotipas,
• OKPO kodas (jei yra),
• OKUD kodas,
• Verslo pavadinimas,
• juridinis ir pašto adresas,
• Banko duomenis,
• telefono ir fakso numeris,
• dokumentų rodyklė,
• data,
• nuoroda į indeksą ir datą,
• Kelionės tikslas,
• titulas,
• tekstas,
• parašai,
• Atlikėjo vardas, pavardė ir telefono numeris.

Jei reikia, nurodykite įmonės interneto svetainių adresus ir el.

Detalių rinkinys oficialiame laiške vadinamas forma. Kai kurie blanke atspausdinti tipografiniu būdu. Visi dokumentai, be oficialaus laiško, turi savo rūšies pavadinimą, pavyzdžiui, „Aktas“, „Sprendimas“ ir pan.
Adresato organizacijos pavadinimas rašomas visas ir sutrumpintas. Laiško formato reikalavimai skiriasi priklausomai nuo įmonės. Valstybės institucijos be priekaištų laikosi rinkimo taisyklių.

Prašymo laiškai yra neatsiejama, svarbi ir būtina dalykinės korespondencijos dalis. Viena vertus, tai taktiški ir diplomatiški prašymai aktualiais klausimais, kita vertus – įrankis tam tikriems adresato tikslams pasiekti. Bet kurio prašymo laiško tikslas – paskatinti adresatą imtis tam tikrų veiksmų, reikalingų laiško autoriui. Kaip parašyti prašymo laišką, kad kuo arčiau teigiamo atsakymo?

Kiekviename prašymo laiške turi būti gerai apgalvotas motyvas ir aiškus prašymo pareiškimas. Be to, galite naudoti metodus, kurie padidina rašymo efektyvumą.

1 žingsnis. Kieno klausiate?

Kreipkitės į adresatą asmeniškai, geriau - pagal vardą ir patronimą:

„Gerbiamas Ivanai Ivanovičiau!“, „Gerbiamas pone Ivanove!

Pirma, jūs išreiškiate pagarbą adresatui, antra, konkrečiam asmeniui adresuotas prašymas užkrauna jam atsakomybę už jo įgyvendinimą. Būna situacijų, kai prašymas adresuojamas komandai ar žmonių grupei. Tokiu atveju taip pat pageidautina kuo labiau suasmeninti apeliaciją:

„Gerbiami kolegos!“, „Gerbiami vadovai!“, „Gerbiami jaunesnieji darbuotojai!“, „Gerbiami personalo pareigūnai!

2 veiksmas. Kodėl kreipiatės į mane?

Pagirkite gavėją. Sakydamas komplimentą adresatui, jūs atsakote į jo klausimą: „Kodėl kreipiate šį klausimą į mane? Atkreipkite dėmesį į jo praeities pasiekimus ar asmenines savybes.

„Esate visada pasirengęs išklausyti ir rasti geriausią būdą išspręsti beveik kiekvieno į jus besikreipiančiojo problemą. Ir turiu tau pripažinti, tu labai padėjai.

„Jūs esate pirmaujantis šios srities ekspertas...“.

„Daugeliui padėjote išspręsti sudėtingiausias problemas...“

Ši technika leis adresatui atidžiau pažvelgti į prašymą ir pabandyti rasti galimybę jį patenkinti. dulkink ją.

Komplimentas tinkamas, kai kalbama apie nestandartinius prašymus, kai reikia užkariauti adresatą, kai reikia atkreipti dėmesį į tam tikrus privalumus ir savybes, kurios yra būtinos ir svarbios norint įvykdyti jūsų prašymą.

Labai svarbu neperžengti ribos tarp komplimento ir grubaus glostymo. Būkite nuoširdūs.

3 žingsnis. Prašymo pagrindimas

Bet koks prašymas turi būti pagrįstas, kodėl pateikiate šį konkretų prašymą. Įveskite adresatą savo problemos kontekste.

Šiame etape turite pasirinkti tris svarbiausius adresatui argumentus. Geriausia argumentus statyti pagal schemą: stiprus – vidutinis – stipriausias.

Užklausos būna įvairaus sudėtingumo, todėl adresatas ne visada suinteresuotas įvykdyti kažkieno prašymus. Jis turi būti įsitikinęs, kad prašymo įvykdymas gali būti naudingas:

Sudominti adresatą

Pasiūlykite įgyvendinti kokią nors jam patrauklią galimybę, susijusią su Jūsų prašymo įvykdymu:

„Visais laikais dalykiški, iniciatyvūs žmonės siekė ne tik materialinės sėkmės, bet ir palikti pėdsaką Tėvynės istorijoje, būti prisimenami už gerus darbus, pelnyti pagarbą.

« Sėkminga bet kurios profesinės bendruomenės veikla – tai visų pirma draugiškų sąjungų supratimas ir parama, dalyvavimas bendruose renginiuose ir projektuose.».

« Žinoma, jūsų pagrindinis tikslas – švarus ir patogus miestas žmonėms».

Arba išsakykite problemą, kuri labai svarbi jūsų adresatui:

„Jūs, kaip išmintingas miesto šeimininkas, tikriausiai nerimaujate dėl nepastovių įvairaus amžiaus vaikų pasivaikščiojimų tam nepritaikytose vietose, dėl kurių dažniau įvyksta nelaimingi atsitikimai ir padaugėja nepilnamečių nusikalstamumo.

„Padaugėjo skambučių į jūsų skyrių neesminiais klausimais, o tai užima daug neįkainojamo darbo laiko.

Parodykite, kaip jūsų prašymas gali padėti įgyvendinti galimybę:

« Ir šiandien, kai mūsų šalis remiasi jaunimu, sunku rasti reikalingesnę, šventesnę priežastį nei padėti jauniems vyrams ir moterims iš neveikiančių šeimų. Mūsų mieste jau yra tokių, kurie tokią pagalbą teikia – merijos globojamas už miestiečių aukas veikia mūsų labdaros centras „Paveldas“, kuris moko nelengvus paauglius liaudies amatų. ».

Arba išspręskite problemą:

„Specializuotų įvairaus amžiaus vaikų laisvalaikio vietų įrengimas padės sumažinti nepilnamečių nusikalstamumą ir sumažinti eismo įvykius, kuriuose nukenčia vaikai.

Apibūdinkite prašymo reikšmę

Kai adresatui nėra ko pasiūlyti arba tai yra netinkama šio prašymo kontekste, geriau informuoti adresatą. Čia reikia apibūdinti situaciją tiek, kiek reikia, kad suprastumėte prašymo svarbą ir jo įgyvendinimo svarbą. Prašymo reikšmė turi būti apibūdinta taip, kad jis „atimtų sielą“. Jei prašymas nepriklauso kategorijai „sielingas“, tuomet reikia parodyti adresatui priežasties ir pasekmės ryšius, kurie užtikrins, kad adresatas prašymą įvykdys.

„Nuo (data) pagal nuomos sutartį Nr.X 1 m 2 nuomos mokestis yra 20 c.u. per dieną. Per pastaruosius tris mėnesius prekybos aktyvumas sumažėjo dėl ekonominio nestabilumo ir socialinių neramumų. Vidutinis pelnas iš prekybos yra 10 USD. per dieną, kurios neužtenka net nuomai sumokėti. Jei nebus imtasi veiksmų, privatūs verslininkai bus priversti uždaryti savo prekybos vietas, o tai gali neigiamai paveikti jūsų pajamas.

Taigi jūs turite aiškiai pasakyti adresatui, kad įvykdžius prašymą yra galimybė gauti materialios ar nematerialios naudos.

4 žingsnis Prašymo pareiškimas

Kai adresatas yra paruoštas, galite nurodyti tikrąjį prašymą. Prašymo tekstas turi būti pakankamai glaustas ir itin aiškus. Jokiu būdu jame neturėtų būti dviprasmybių ar sumenkinimų. Pavyzdžiui, jei kalbame apie nuomos sumažinimą, svarbu nurodyti, iki kokio lygio:

„Prašome mažinti nuomos lygį, kol situacija stabilizuosis iki 5 USD. už m2 per dieną.

Jeigu kalbame apie paslaugų teikimą, tai kiek įmanoma patikslinkite užklausą, nurodydami norimas datas, kainos klausimą ir pan.:

« Norint įrengti keramikos dirbtuves, reikalinga keramikos deginimo krosnis – prašome padėti ją įsigyti. Krosnies kaina su montavimu yra 998 tūkstančiai rublių».

Šiame pavyzdyje nėra visiškai aišku, kokios pagalbos reikia iš adresato. Geriau konkretesni: „Prašome padėti įsigyjant krosnį keramikai kūrenti, pervedant į įmonės atsiskaitomąją sąskaitą už krosnių gamybą ir montavimą 333 tūkst.

Kad ir ko prašytumėte, gavėjas turi tiksliai žinoti, kada, ką, kiek ir už kokią kainą norite gauti. Apibendrintas prašymas yra labiau atmestas, nes adresatas ne visada turi laiko ir noro susitvarkyti su smulkmenomis. Be to, perleisdami iniciatyvą adresatui rizikuojate negauti to, ko norite.

Pavyzdžiui, privatūs verslininkai parašė laišką, prašydami sumažinti nuomą, tačiau nenurodė, iki kokio lygio nori sumažinti nuomą:

„Prašome sumažinti nuomos mokestį, kol situacija stabilizuosis“.

Dėl to nuomos mokestis buvo sumažintas, bet nežymiai (1 proc. nuo esamo). Taigi jų prašymas buvo patenkintas, tačiau mažai pasikeitė laiško iniciatorių pozicija.

Kai kuriais atvejais užklausos tekstas gali būti paryškintas, kad jis išsiskirtų tekste, tačiau nepiktnaudžiaukite šia technika.

5 veiksmas. Apibendrinkite savo prašymą.

Pakartokite savo prašymą ir pabrėžkite, kokią naudą gaus adresatas, jei prašymas bus įvykdytas. Prašymas turėtų būti šiek tiek pakeistas. Geriausia sudaryti sakinį pagal schemą: „Jei įvykdysi prašymą, tada būsi laimingas“.

„Jei sutiksite mus pusiaukelėje ir sumažinsite nuomos mokesčius, kol situacija regione stabilizuosis, ne tik galėsite išsaugoti daugiau nei 150 darbo vietų, bet ir nepatirsite pasaulinių nuostolių dėl visiško nuomos trūkumo.

Bet gali būti ir kitų variantų:

„Galite būti tikri, kad kiekvienas jūsų labdaros aukų rublis bus skirtas geram tikslui ir padės sunkioje padėtyje atsidūrusiems vaikams užaugti vertais piliečiais.

„Galite būti tikri, kad kiekviena vaiko šypsena suteiks jums moralinį pasitenkinimą dėl sunkaus darbo, o jūsų pastangos ir pastangos yra investicija į vertus ir laimingus artimiausios ateities piliečius“.

Svarbiausia pakartoti prašymo prasmę ir jos įgyvendinimo naudą. Nauda nebūtinai turi būti materiali. Atminkite, kad adresatas yra asmuo, o jausmai jam nėra svetimi.

PAVYZDYS:

Buvo		Tai tapo
„Prašome jūsų, I.I. Ivanovas, susitarkite su kandidatų susitikimu su savo įmonės vyriausiuoju vadovu. Būsime dėkingi už jūsų pagalbą. Su pagarba ir dėkingumu, Užimtumo centro direktorius P.P. Petrovas"	-	„Brangus Ivanas Ivanovičius! Jūsų įmonė jau ne vienerius metus dalyvauja Pretendentų karjeros orientavimo programoje, padedančioje pasirinkti profesiją. Jūs, kaip personalo vadovas, domitės profesionalų rengimu, o mes pasiruošę padėti moksleiviams pradėti ruošti savo amato meistrus. Iki šiol vadovo profesija yra viena iš labiausiai paplitusių, tačiau daugelis pretendentų neturi aiškaus supratimo apie jos reikšmę. Atsižvelgiant į tai, kovo 23 d. 15.00 val. Jūsų įmonės bazėje surengti generalinio direktoriaus susitikimą su pretendentais. Šiandien vaikinams pasakojusi apie profesijos paslaptis, dedate pamatus rytoj ruošti tikrus profesionalus. Galbūt po kelerių metų vienas iš jų pakels jūsų įmonę į naują plėtros lygį. Su pagarba ir dėkingumu, Užimtumo centro direktorius P.P. Petrovas"

Nepamirškite ir apie laiško dizainą – tai yra organizacijos „veidas“. Jei prašymo iniciatorius yra organizacija, toks raštas surašomas ant firminio blanko, kurį pasirašo vadovas ar įgaliotas asmuo. Jei privatus asmuo, tai pakanka laikytis pagrindinių laiško elementų išdėstymo normų. Šios detalės teisiškai ir psichologiškai labai svarbios adresatui ir teisingo siuntėjo įvaizdžio formavimui.

	-
	-	Kasdien siunčiate šimtus pardavimo pasiūlymų, užklausų ir kitų verslo el. laiškų, bet negaunate norimos žinutės? Nežinote, kaip neįkyriai ir mandagiai priminti adresatui jo įsipareigojimus? Tuomet internetiniai mokymai jums tikrai padės. „Verslo rašymo įgūdžiai“! Galite pereiti jį bet kuriuo patogiu metu.	-	-
	-

Siunčiamos korespondencijos dizainui keliami specialūs reikalavimai. Taip yra dėl to, kad jis yra informacinio ir informacinio pobūdžio. Išduodant paslaugų raštą verta atsižvelgti į GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui“ ir taikyti organizacijos formas. Norėdami gauti daugiau informacijos, būtina sutelkti dėmesį į GOST R 6.30-2003 (nuo 2018-07-01 reikės sutelkti dėmesį į GOST R 7.0.97-2016). Tai leis išlaikyti aiškią dokumento struktūrą ir išlaikyti reikiamą dalykinio bendravimo stilių bei teisingai išdėstyti dalykinio laiško detales.

Svarbu pažymėti, kad GOST R 6.30-2003 (taip pat GOST R 7.0.97-2016) yra patariamojo pobūdžio ir pačios organizacijos gali kurti firminius blankus verslo korespondencijai. Privalomas nurodyto GOST laikymasis yra tik federalinės vykdomosios valdžios institucijos.

Dokumento antraštė gali būti išdėstyta tiek išilgai, tiek kampuota (čia dažniausiai pateikiami firminio blanko duomenys, telefonų numeriai, organizacijų adresai). Laiško pavyzdys su kampuotu detalių išdėstymu yra labiausiai paplitęs variantas šiuolaikiniame biuro darbe.

Firminio blanko pavyzdys su kampo detalėmis

Dokumento viršuje yra:

• data;
• numeris;
• nuoroda į dokumento registracijos numerį ir datą (jei korespondencija yra atsakymas);
• teksto pavadinimas, išreikštas viena fraze.

Oficialaus laiško antraštė yra po registracijos numeriu. Jame yra kreipimasis į adresatą. PILNAS VARDAS. o adresato vieta turi būti pateikta viršutiniame dešiniajame dokumento kampe. Centre rašomas kreipimasis į gavėją.

Iš ko ir kam

Siuntėjo įmonės duomenys dažniausiai nurodomi įmonės firminiame blanke. Taip pat būtina teisingai nurodyti korespondencijos gavėją, kitaip tariant, adresato duomenis:

• Įmonės pavadinimas;
• struktūrinio padalinio, kuriam siunčiama siunčiama korespondencija, pavadinimas;
• gavėjo padėtis;
• gavėjo pavardė ir inicialai;
• organizacijos pašto adresas.

Laiško pavyzdys įmonės firminiame blanke

Svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad jei vienodo turinio laišką reikia siųsti keliems gavėjams, tai pirmiausia reikia nurodyti pagrindinio gavėjo adresą ir tik tada likusio.

Pavyzdžiui:

„Yolki-Palki LLC“.

Teisės skyrius

Maskva, Zelenaya gatvė, 5

KOPIJUOT

generaliniam direktoriui

Green Branches LLC

Simakovas V.A.

Sankt Peterburgas,

Frunze gatvė, 3

data ir numeris

Pasirašius išsiunčiamą dokumentą, ant jo uždedama data. Data gali būti 2018-05-17 arba 2019-05-17 formatu. Tuo atveju, kai data dokumente nurodoma kelis kartus, rekomenduojama išlaikyti vienodą rašymo stilių.

Registracijos numerio suteikimas vyksta pagal siunčiamų dokumentų registravimo sistemą, kuri priimama organizacijoje, ir tik pasirašius dokumentą. Registracijos numeris susideda iš dokumento eilės numerio, kuris gali būti papildytas bylos indeksu arba raidėmis.

Svarbu pažymėti, kad užregistravus siunčiamą dokumentą, jums ir jūsų gavėjui bus lengviau apdoroti paštą.

Atsakant į gautą oficialią korespondenciją būtina užpildyti reikalingą „nuorodą į užklausos registracijos numerį ir datą“. Tokiu atveju atsakymo laiške nurodoma gauto laiško data ir numeris. Taip bus užtikrintas greitesnis korespondencijos apdorojimas gavėjoje įmonėje.

Kas pasirašo

Oficialią korespondenciją daugiausia pasirašo vadovai, o jo nesant darbo vietoje – jo pavaduotojai ar kiti pareigūnai, kurie jo nesant vadovauja vadovui.

Svarbu pažymėti, kad šiuolaikinė dalykinė korespondencija siunčiama ne tik paštu, bet ir telegrafu, faksu bei elektroniniu paštu.

Ar man reikia nurodyti atlikėjo vardą?

Nepaisant to, kad kiekvieną dalykinį pranešimą pasirašo įmonės vadovas ar jo įgalioti pareigūnai, patį susirašinėjimą vykdo eilinis darbuotojas, tai yra atlikėjas. Šioje dalyje nurodytas jo vardas ir pavardė bei kontaktiniai duomenys.

Informacija apie menininką visada yra pačioje apačioje, paskutinėse eilutėse. Rašomas visas darbuotojo vardas, patronimas ir pavardė, nauja eilute jo kontaktinis telefono numeris, o dar žemiau – elektroninio pašto adresas. Šriftą paliekame tą patį.

Ar antspauduotas

Laiškai dažniausiai neantspauduojami, tačiau jeigu siunčiama korespondencija yra oficialaus pobūdžio, išduodama ant organizacijos firminio blanko ir skirta užmegzti teisinius (teisinius) santykius su kuo nors ar kita organizacija ir atsakyti už visas korespondencijoje nustatytas pareigas. laišką, vadovybė gali norėti pridėti papildomų rekvizitų antspaudo pavidalu.

Į laiško formą, atsižvelgiant į organizacijos steigimo dokumentus, įtraukta išsami informacija:

01 - Rusijos Federacijos valstybės herbas (02 - Rusijos Federacijos subjekto herbas arba 03 - organizacijos herbas arba prekės ženklas (paslaugos ženklas));
04 - organizacijos kodas
05 - pagrindinis juridinio asmens valstybinis registracijos numeris (OGRN).
06 - mokesčių mokėtojo identifikavimo numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP)
08 - organizacijos pavadinimas
09 - informaciniai duomenys apie organizaciją
taip pat ribojantys ženklai išsamiai:
11 - dokumento data
12 - dokumento registracijos numeris
13 - nuoroda į dokumento registracijos numerį ir datą
Ir, jei reikia, viršutinių zonų ribų ribiniai ženklai detalių išdėstymui.
15 - adresatas
18 - teksto pavadinimas
19 - kontrolinis ženklas
20 - dokumento tekstas

Laiško forma gali būti sudaryta remiantis išilginiu arba kampiniu detalių išdėstymu.

Ryžiai. 1. Firminio blanko detalių vieta (kampinė versija) (matmenys nurodyti milimetrais)

Ryžiai. 2. Firminio blanko detalių (išilginė versija) vieta (matmenys nurodomi milimetrais)

Patogiausias apdirbimui ir ekonomiškiausias lapo ploto panaudojimo atžvilgiu yra kampinis ruošinys. Tokiu atveju dešinėje viršutinės lapo dalies pusėje galima įdėti duomenis „Adresas“, „Rezoliucija“

Išilginę raidės formą patartina naudoti tais atvejais, kai organizacijos pavadinime yra daug spausdintų simbolių, pavyzdžiui, gali būti, kad formos duomenys pateikiami dviem ar daugiau kalbų. Tuo pačiu metu detalės turėtų būti spausdinamos kairėje rusų kalba, o dešinėje - valstybine kalba, tuo pačiu lygiu. Jei vartojamų nacionalinių kalbų skaičius yra daugiau nei viena, aukščiau turi būti nurodyta informacija rusų kalba, o žemiau - valstybine kalba, pratęsiant eilutę iki dešiniojo lauko ribos.

Laiško forma gali būti sudaryta organizacijai, struktūriniam padaliniui ir pareigūnui.

Firminių blankų pavyzdžiai:

Ryžiai. 3. Formuojamas organizacijos laiškas su kampiniu (centruotu) detalių išdėstymu.

Ryžiai. 4. Formuoti organizacijos laišką su kampiniu (vėliavos) detalių išdėstymu.

Ryžiai. 5. Formos organizacijos laiškas su išilginiu detalių išdėstymu.

Bendrosios dokumento formos pavyzdžiai taip pat pateikiami šiuose dokumentuose:
GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai" (B priedas, B.2, B.3, B.4 pav.);
- Standartinės darbo federalinėse vykdomosiose institucijose instrukcijos, patvirtintos Rusijos Federacijos Kultūros ir masinės komunikacijos ministerijos 2005 m. lapkričio 8 d. įsakymu Nr. 536 (Priedai Nr. 13, 14, 15, 16, 17, 18) .