Инструкции стъпка по стъпка за HR. Какви разпоредби трябва да знаете

Искате ли да сложите ред в работата с персонала? Откъде да започнете в нова компания, как да подредите нещата в съществуваща? Следвайте експертните съвети. И без паника! Ти ще успееш.

На практика има две ситуации, когато професионалистите се интересуват от темата за поетапната работа в офиса на персонала:

1. Във вече съществуваща компания управлението на кадровото досие се води „някак си“, няма система, има много нарушения. Ако се окажете в такава ситуация, първо преценете състоянието на документацията за персонала от работодателя и издайте резултатите от проверката. Примери за бележки от статията "" ще ви помогнат. След като проверите, започнете да възстановявате и систематизирате работата според 8-те стъпки от тази статия.
2. Новосъздадена организация току-що започва своята дейност или индивидуален предприемач има първия си служител - по-добре е незабавно да започнете правилно работа с персонала. Първа стъпка...

1 стъпка. Организирайте персонала. Има три начина

Определете лицето, отговорно или отговорно за състоянието на управлението на досиетата на персонала при работодателя. Всички работодатели са много различни. Различават се по численост на персонала, сфера на дейност, текучество на персонала, управленски подходи, икономически възможности. Отговор на любим въпрос за HR:

Има ли стандарти за броя на служителите по персонала за броя на служителите?

„За съжаление няма универсална формула, която да е подходяща за всички. Стандартите за кадрови процедури, които са дадени в постановлението на Министерството на труда на СССР от 14 ноември 1991 г. № 78, са остарели. Средно цифрата според стандартите в момента варира от 200 до 270 служители на служител по персонала. Но в идеалния случай трябва да изчислите времето за документация директно с вашия работодател.

В зависимост от персонала на фирмата, текучеството на персонала, икономическите възможности, работодателят може да организира управлението на кадровото досие по един от следните начини:

• структурна единица, например отдел за персонал, ръководен от ръководителя;
• единствен специалист по човешки ресурси;
• вътрешна комбинация - най-често се среща в малки компании до 100 души. Вътрешна комбинация е, когато работата по управлението на документите за персонала е поверена на служител, чиято трудова функция първоначално не е свързана с архивите на персонала, например счетоводител или офис мениджър.

Комбинацията е назначение на служител с неговото писмено съгласие за допълнителна работа на друга длъжност, професия, специалност (член 60.2 от Кодекса на труда на Руската федерация). За да кандидатствате за комбинация, включете позицията в списъка на персонала (в този случай ставката може да не е цяло число, важно е просто да отразява нуждата на работодателя от трудовата функция на специалист по водене на HR).

Типично погрешно схващане: длъжността, за която е изготвена комбинацията, не е включена в щатното разписание. В съгласието запишете срока, съдържанието и обема на извършената работа и размера на допълнителното заплащане.

И така, първата стъпка е да определите как ви е възложено да управлявате досиета на персонала:

1. Вашата длъжност е част от структурно звено, например отдел „Човешки ресурси“.
2. Вие сте единственият специалист по управление на HR досиета, имате трудов договор и е ваша отговорност да извършвате HR досиета изцяло.
3. Управлението на човешките ресурси е регистрирано за вас под формата на комбинация.

След като бъде проверено вашето правомощие да организирате и провеждате управление на досиета на персонала, внимателно проучете учредителните документи.

2 стъпка. Проучете учредителните документи

На първо място, обърнете внимание на името на работодателя.

Типична грешка:в документите за персонала името на работодателя не е посочено в съответствие с учредителните документи. Например в Хартата се изписват пълното и съкратеното име, а в документите за персонала - само пълното или само съкратеното име на работодателя.

Проучете в учредителните документи въпроса за правомощията за вземане на решение за сключване, прекратяване на трудов договор, в съответствие с одобрението на местните разпоредби. Определете кой е упълномощеното лице на работодателя, ако е юридическо лице.

Типична грешка в трудовия договор: в учредителните документи ръководителят на дружеството е регистриран като упълномощено лице на работодателя, в преамбюла на трудовите договори е посочен ръководителят, действащ въз основа на Хартата, а в края на трудовия договор, работодателят подписът е положен от ръководителя на отдела по персонала или заместник генералния директор и т.н., който не е лидер.

Запомнете едно просто правило: който е посочен като упълномощено лице на работодателя в началото на трудовия договор, той го подписва.

3 стъпка. Създайте таблица с персонал

Защо таблицата с персонала е един от първите документи, които са пряко свързани с трудовата функция на служител по персонала? Щатното разписание е документ от организационно-административен характер, който по своята същност отговаря на въпроса: от какви трудови функции се нуждае работодателят.

Запомнете правилото: нито един служител не може да бъде регистриран извън таблицата с персонала, „извън държавата“. Там "извън държавата" само договори от гражданскоправен характер. Всички нужди на работодателя от трудови функции се определят от таблицата с персонала.

Трудова функция е работа по длъжност в съответствие с щатното разписание, професия, специалност, посочваща квалификация; конкретния вид работа, възложена на служителя (чл. Кодекса на труда на Руската федерация).

Таблицата с персонала може да бъде одобрена в унифицирана форма - формуляр T-3 (одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 г. № 1) или да разработите и одобрите свой собствен формуляр (за предпочитане, приложение към счетоводната политика на организацията). В колоната "Брой персонални единици" можете да посочите не пълна ставка, например 0,25 или 0,5.

Кой разработва щатното разписание?

Евгения Конюхова, учител в Kontur.School:

„В съответствие с квалификационния указател на длъжностите, икономистът по труда се занимава с разработването на щатното разписание. Но не всички работодатели имат такова щастие (икономист по труда). Следователно този, който отговаря за разработването на щатното разписание, е този, чиито длъжностни задължения включват разработването на проект на щатното разписание. Одобрява се със заповед и се поддържа постоянно. Няма законодателни ограничения за броя на промените в щатното разписание.

4 стъпка. Определете необходимия брой местни разпоредби

Местните разпоредби са голяма тема. Най-често експертите искат „вълшебно хапче за щастие“ под формата на изчерпателен списък от местни разпоредби, които са задължителни за тях. Но няма универсален, подходящ списък за всички работодатели. Трябва да имате предвид няколко правила:

1. Само работодатели, класифицирани като микропредприемачески субекти съгласно чл. 309.2 от Кодекса на труда на Руската федерация, може частично или напълно да се откаже от местните разпоредби. При условие, че прехвърлят онези въпроси, които трябва да бъдат решени в местните разпоредби, в стандартна форма на трудов договор. От всички други работодатели се изисква да разполагат с необходимия брой местни разпоредби.
2. Има списък с местни разпоредби, които са задължителни за всички работодатели: вътрешни трудови разпоредби (член 189 от Кодекса на труда на Руската федерация), местни разпоредби, установяващи системи за заплащане (член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация), местни разпоредби установяване на процедурата за обработка на лични данни , права на служителите, характеристики на прехвърлянето и съхранението на лични данни (Глава 14 от Кодекса на труда на Руската федерация, Федерален закон от 27 юли 2006 г. № 152-FZ).
   Обърнете внимание на местния нормативен акт, установяващ системите за възнаграждение: като такъв той може също да не съществува в независима форма, например под формата на Наредба за възнаграждението, ако системите за възнаграждение са предписани във вътрешния трудов правилник на работодателя или колективен договор. Също така е задължително да се разработи и одобри график за ваканции - не по-късно от две седмици преди началото на календарната година, за която е съставен. Ако организацията е създадена в началото или средата на календарната година, вие финализирате тази година без график за отпуск.
   Може да има местни разпоредби, които стават задължителни при настъпване на определени условия, например разпоредба за командировки, колективен трудов договор, разпоредба за атестиране на служители и др. Именно по този въпрос е необходимо системно, цялостно познаване на трудовото законодателство като цяло. В курса за напреднало обучение "" и курса за професионална преквалификация "" се отделя отделен урок за местните разпоредби.
3. Местните разпоредби се приемат, като се вземе предвид становището на представителния орган в съответствие с чл. 372 от Кодекса на труда на Руската федерация. Този елемент е задължителен, ако има представителен орган на служителите, но на етапа на организиране на управлението на досиетата на персонала най-вероятно той просто отсъства. Ако е така, пропуснете този параграф.
4. Служителят трябва да бъде запознат с всички приети местни разпоредби срещу подпис в съответствие с част 2 на чл. 22 от Кодекса на труда на Руската федерация. Новонаетите работници трябва да бъдат запознати срещу подпис преди подписване на трудов договор (член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация).

5 стъпка. Проверете как се набира мениджърът

Лидерът е ключовият човек в организацията. Преди всичко проверете всички документи за неговия дизайн. Трябва да има отговор на искане от регистъра на неправоспособните лица, поддържан от данъчните власти. Това е изискване на част 2 на чл. 32.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Ръководителят има двоен правен статут:

• е едноличен изпълнителен орган на юридическо лице;
• изпълнява задълженията на служител - трудова функция на лидер.

На управителя трябва да бъдат издадени документи за назначаване (избор) на неговия генерален директор в съответствие с федералните закони и учредителни документи и документи в рамките на трудовото законодателство: трудов договор, заповед за наемане на работа. Трябва да се направи запис в трудовата книжка.

Начинаещите специалисти и дори опитните понякога задават следния въпрос: как да направите запис в трудовата книга за наемане на генерален директор? Отговорът е на повърхността: трудовата книжка е основният документ, потвърждаващ трудовия стаж, а трудовата книжка съдържа информация за наемане, а не за процедурите за избор или назначаване. Следователно, след сключване на трудов договор, издаване на заповед за работа, направете запис в трудовата книжка специално за работа с връзка в колона 4 към подробностите на заповедта за работа.

Типична грешка при съставянето на трудов договор с ръководител: срокът на трудовия договор не съответства на срока на неговите правомощия като едноличен изпълнителен орган в съответствие с учредителните документи. На етапа на сключване на трудов договор внимателно проучете учредителните документи, за да предотвратите подобна грешка.

6 стъпка. Подгответе проект на трудов договор

Трудовият договор е един от основните документи за регулиране на трудовите отношения с работниците и служителите. Препоръчвам ви внимателно да обмислите и разработите образци на трудови договори за наемане на различни категории работници.

Според резултатите от проверките на SIT, трудовият договор се превръща и в най-скъпия документ в кадровото деловодство от гледна точка на неустойки. Отговорността е предвидена по част 4 на чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация за юридически лица, например от 50 000 до 100 000 рубли, а понякога инспекторите умножават глобата по броя на трудовите договори.

Разработена е и е утвърдена типова форма на трудов договор само за ръководители на държавни (общински) институции и работодатели, малки предприятия, класифицирани като микропредприемачи. В други случаи работодателите самостоятелно разработват формата на трудов договор.

• фамилия, име, бащино име на служителя и името на работодателя (фамилия, име, бащино име на работодателя-физическо лице), който е сключил трудов договор;
• информация за документи, удостоверяващи самоличността на служителя и работодателя-физическо лице;
• идентификационен номер на данъкоплатеца (за работодатели, с изключение на работодатели-физически лица, които не са индивидуални предприемачи);
• информация за представителя на работодателя, който е подписал трудовия договор, и основанието, по силата на което той е надарен със съответните правомощия;
• място и дата на сключване на трудовия договор.

По правило тази информация се въвежда в преамбюла на трудовия договор или част от информацията остава в преамбюла, а част се прехвърля на последната страница на трудовия договор.

Пример:„Дружество с ограничена отговорност „Интерес“ (TIN 1234567890), наричано по-долу „Работодател“, представлявано от заместник генералния директор P.S. 08/05/2011 № 12, от една страна, и гражданин на Руската федерация Николай Сергеевич Веселов (паспорт серия 0477, № 123456, издаден от Федералната миграционна служба за Южния административен окръг на Москва на 20.08.1997 г.), наричан по-долу „Работник“, от друга страна, в съответствие с трудовото законодателство в сила на територията на Руската федерация са сключили този трудов договор за следното: ... "

Препоръка 2Не забравяйте за задължителните условия на трудовия договор, те са изброени в част 2 на чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация. Но не всички от тях винаги са необходими! Някои са необходими при определени условия:

• срокът на трудовия договор и обстоятелствата (причините), послужили като основа за сключване на срочен трудов договор в съответствие с Кодекса на труда или друг федерален закон (посочете само при сключване на срочен трудов договор);
• гаранции и компенсации за работа с вредни и (или) опасни условия на труд, като се посочват характеристиките на условията на труд на работното място (посочете само ако наемате служител за работа с вредни или опасни условия на труд);
• режим на работно време и време за почивка (включете в трудовия договор само ако режимът се различава от общите правила, действащи при работодателя);
• условия, които определят характера на работата (пътуване, мобилност, на път).

Препоръка 3Помислете за членовете на Кодекса на труда, които установяват спецификата на регулиране на трудовите отношения с определени категории работници или нормите на федералните закони, които регулират вашия вид дейност. Когато разработвате проект на трудов договор, не използвайте източници със съмнителен произход от интернет ресурси.

Разгледайте различни източници и, като ги прекарате през „призмата“ на член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, разработете своя собствена форма.

Трудовият договор може да включва допълнителни, посочени в част 4 на чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация и други условия. Но за тяхното отсъствие работодателят няма да носи отговорност.

Ако дейностите на служителите са свързани с поддръжката на материални активи, препоръчвам незабавно да разработите и подготвите образец за споразумение за пълна отговорност. Тогава можете да го подпишете едновременно с трудовия.

В Kontur.School има отделен подробен урок за отговорността. В програмата на урока:

• Отговорност на служител: основания, условия и ред за участие.
• Случаи на пълна имуществена отговорност на служителя.
• Споразумение за пълна индивидуална или колективна отговорност.
• Отговорността на работодателя за забавяне на заплати, ваканционни плащания и други суми, дължими на служителя.

7 стъпка. Подгответе документи за поддържане на трудови книжки на нови служители

За да започнете, изгответе заповед за назначаване на специално упълномощено лице, отговорно за поддържането, съхраняването, записването и издаването на трудови книжки.

Не забравяйте, че принудителният труд е забранен. Ако задълженията за поддържане, отчитане, съхраняване и издаване на трудови книжки не са предвидени в трудовия договор или длъжностната характеристика на отговорното лице, е необходимо да се допълни трудовият договор с тези задължения по споразумение или да се промени длъжностната характеристика. Ако такава отговорност ще бъде възложена на служител, чиято функция не включва управление на досиета на персонала, например на главния счетоводител, препоръчвам първо да съставите споразумение за комбиниране, т.е. за възлагане на допълнителна работа на служителя с негово писмено съгласие с допълнително заплащане по чл. 151 от Кодекса на труда на Руската федерация.

На този етап проверете също така дали организацията е закупила и отчела в книгата за приходи и разходи за отчитане на формулярите на трудовата книга и вложката в нея, формулярите на работните книги и вложките в нея. Работодателят е длъжен постоянно да разполага с необходимия брой формуляри на трудови книжки и вложки в тях (клауза 44 от Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“, по-нататък - Указ № 225 ).

Съхранявайте формуляри на трудови книжки и вложки в счетоводния отдел като формуляри за строга отчетност. Книгата за приходите и разходите също се съхранява от счетоводния отдел (виж клауза 41 от Резолюция № 225). На този етап издайте и книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях. Той се управлява от отдел „Човешки ресурси“.

Книгата за приходи и разходи за отчитане на формулярите на трудовата книжка и вложката в нея и книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките в тях трябва да бъдат номерирани, зашнуровани, заверени с подписа на ръководителя на организацията. , и запечатани с восъчен печат или запечатани.

8 стъпка. Подгответе HR документи

Регистрацията на кадровите процедури започва с регистрацията на служителите за работа.

Какви задължителни документи трябва да има под ръка служителя по персонала на етапа на регистрация на служителите за работа?

Типичен комплект (с изключение на функции):

1. Набор от местни разпоредби за запознаване на служителите с тях.
2. Проект на трудов договор с включени в него или в длъжностната характеристика длъжностни задължения.
3. Форма на заповед за работа (член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация). Заповедта може да бъде в унифициран образец - образец Т-1 (образец Т-1а) или по образец, утвърден от работодателя.
4. Формуляри на лична карта във формуляр T-2 (за държавни или общински служители, формуляр T-2 GS (MS)). Обърнете внимание: личната карта Т-2 (T-2GS (MS)) се съхранява в писмен вид, върху картон.

Записите за служителя, за наемане, постоянни трансфери, уволнения на служителя трябва да бъдат запознати срещу подпис в съответните раздели на личната карта (клауза 12 от Резолюция № 225).

Какво да вземете предвид според трудовите книжки на този етап? Напишете заявление до счетоводния отдел с искане за издаване на формуляр за трудова книжка, ако служителят няма такъв, или въведете информация за трудовата книжка, която има, в счетоводната книга за движението на трудовите книжки.

Организирайте запис на работното време: работодателят е длъжен да води записи на действително отработеното време от служителя (член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). За тези цели можете да използвате унифицираните формуляри на графика за време T-12 или T-13 или да одобрите свой собствен формуляр.

Как да направите промени в трудовия договор?

Подгответе документи:

1. Споразумение за промяна на условията на трудовия договор / допълнително споразумение към трудовия договор (ако промяната в условията на трудовия договор става по споразумение на страните в съответствие с член 72 от Кодекса на труда на Руската федерация).
2. Заповед за промяна на организационните или технологичните условия на труд, писмени уведомления за промени и причини, послужили като основание за промяна на условията на трудовия договор, писмени предложения за друга свободна работа, съответстваща на квалификацията на служителя, както и вакантна работа. по-ниска длъжност или по-ниско платена работа (ако промяната в условията на трудовия договор се извършва по инициатива на работодателя в съответствие с член 74 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Списъкът с документи за обработка на превод зависи от вида на превода:

• в случай на временно прехвърляне се сключва допълнително споразумение към трудовия договор за прехвърляне, изготвя се заповед за прехвърляне (като правило във формата T-5 или T-5a);
• с постоянен трансфер - допълнително споразумение към трудовия договор за преместване и заповед за преместване. Вписване се прави и в трудовата книжка и в личната карта T-2 (T-2GS (MS)).

Списък на документите за регистрация на ваканции:

• график за отпуск (одобрен не по-късно от две седмици преди началото на календарната година). Прочети статията "";
• писмени известия до служителите за началния час на ваканцията в съответствие с част 3 на чл. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация (виж писмото на Rostrud от 30 юли 2014 г. № 1693-6-1);
• заповед за напускане (формуляр Т-6, формуляр Т-6а).

Този списък може да варира в зависимост от категориите работници или обстоятелствата. Например, ако служител поиска отпуск не според графика на отпуските, а в удобно за него време въз основа на писменото му заявление (например такъв отпуск се предоставя на непълнолетни, почетни дарители на Русия и др.). В този случай няма да има предизвестие за ваканция. Служителят ще напише изявление, а работодателят ще издаде заповед.

Трудовото законодателство установява изисквания за наличието и изпълнението на документи за персонала в случаите, когато работодателят:

• привлича служители за работа извън установеното работно време;
• привлича към работа през почивните дни и неработните празници;
• изпраща служители в командировки;
• предоставя гаранции и обезщетения. Този блок от въпроси трябва да се изучава отделно. Препоръчваме ви да се запознаете с програмата за професионална преквалификация "" в Circuit. School.

Как да подадете молба за уволнение на служител

В този случай са необходими документи за основание, чийто вид зависи от основанието за уволнение. Например, за уволнението на служител по негова инициатива е необходимо неговото писмено изявление, за уволнение по споразумение на страните - споразумение за прекратяване на трудовия договор и др.

Непременно изгответе заповед за уволнение, с която запознайте служителя срещу подпис. Ако служителят отсъства или откаже да прочете заповедта, отбележете заповедта съответно.

Въз основа на заповедта направете запис в трудовата книжка и в личната карта на служителя. След това служителят полага подписа си в трудовата книжка, личната карта и в книгата за отчитане на движението на трудовите книжки при издаване на трудова книжка в ръцете на служителя.

Разгледахме задължителните стъпки за организиране на управлението на HR записи от нулата.

1. Разработете таблица за персонала, определете нуждите на работодателя от трудови функции.
2. Проверете как са съставени документите за главата.
3. Подгответе набор от необходими местни разпоредби.
4. Разработване на образци на трудов договор за различни категории работници.
5. Подгответе необходимите документи за кандидатстване за работа.
6. Подгответе проекти на документи за регистриране на процедури, свързани с движението на персонал (отпуски, командировки, привличане за работа през почивните дни и др.).

3 624 гледания

Счетоводството на персонала е необходимо във всяко предприятие, независимо от формата на собственост, дейност и брой служители. За неговото компетентно и квалифицирано провеждане е необходимо да сте добре запознати с трудовото законодателство, да следите промените в законодателството и да имате умения в областта на управлението на досиета на персонала.

Какво е счетоводство на персонала и защо е необходимо?

Неразделна част от дейността на всяка фирма е кадровото деловодство. Това е законово регламентирана работа по регистриране, отчитане и наблюдение на движението на служителите на организацията.

HR дейностите включват:

• прием на служители;
• съкращения;
• хоризонтални (трансфер между отдели) и вертикални (например кариерно израстване) движения;
• бизнес пътувания;
• отпуск по болест;
• график за време;
• отпуски (всякакви - годишни, безплатни, за бременност и др.);
• персонални карти за всеки служител и др.

Отнася се и за персонала:

• водене на военна отчетност;
• регулиране на трудовите отношения;
• създаване и регистриране на различни заповеди и инструкции (например за наемане, насърчаване на служител и др.);
• организация на работа и други аспекти.

Цялата документация се изготвя само в съответствие с изискваните норми и правила. Някои форми са унифицирани, други са установени в самото предприятие.

Компетентната организация на досиетата на персонала решава много проблеми и задачи на компанията. Разбира се, има хиляди нюанси, но има основни точки, които важат за всяко предприятие.

Как да организираме и на кого да поверим поддържането на кадровите досиета?

Има няколко начина за организиране на счетоводството. Всичко зависи от характеристиките на предприятието и от това какъв избор прави мениджърът. Най-често срещаните опции:

Създайте цял отдел по човешки ресурси, ако в компанията работят много хора

И когато персоналът е малък, можете да наемете един специалист. Предимствата на този метод са, че работата се организира от ръководителя по начина, по който той желае и се регулира и контролира според собствените му принципи.

Има и недостатъци: трудно е да се провери професионализма на наетия специалист, така че съществува риск да бъде нает не напълно компетентен служител по персонала.

Ще трябва да отделите време и пари за обучение или да потърсите друг служител.

Предимствата на този вариант за организиране на счетоводството са, че ако човек е препоръчан, тогава (може би) той наистина върши работата, тоест той е бил тестван в случая. Разбира се, с такъв служител по персонала трябва да договорите условия на работа, така че да отговарят и на двете страни.

Поверете кадровите въпроси на счетоводител или добра секретарка

Плюсове: Спестява време и пари. Тоест, няма нужда да избирате служител по персонала и няма разходи за поддържане на записи.

Недостатъци: основният проблем при избора на този метод е, че служителите извършват допълнителна работа след основната, което води до грешки, гафове, пропуски и елементарна липса на необходимите документи. И, разбира се, професионалните познания по темата за счетоводството на персонала са важни тук. И ако същият секретар ги има, тогава рискът от усложнения в този случай е сведен до минимум. И обратно.

Поверете счетоводството на персонала на аутсорсинг организация

Добре: всички дейности по персонала са на плещите на аутсорсинг компания, която поема такава отговорност въз основа на споразумение. В допълнение към факта, че се предоставя постоянна, непрекъсната помощ по въпросите на персонала, изборът на този метод значително намалява разходите.

Минуси: трябва да изберете утвърдена, сериозна компания, а също така трябва да установите взаимодействие, да създадете концепция за работа със специалисти, които ще работят извън офиса.
Мениджърът трябва само да избере най-удобния и подходящ за него начин за поддържане на досиета на персонала, претегляйки всички плюсове и минуси на всеки метод.

Трудови функции на кадрови работник

В съответствие с инструкциите и трудовия договор на служителя по персонала се възлагат следните задължения:

Това е непълен списък на задълженията на служител по персонала, изискванията са приблизителни. Може да има повече от тях (или по-малко), но като цяло специалистът по персонала трябва да притежава тези умения и способности.

Счетоводство на персонала: какви документи са необходими?

Обикновено всяко предприятие трябва да има следните видове документи, свързани с персонала:

• административни (лични и производствени поръчки);
• потвърждаване на трудова дейност;
• информация и сетълмент;
• вътрешна кореспонденция;
• дневници за контрол и регистрация.

Някои документи за персонала трябва да бъдат в предприятието непременно. Те включват:
ПВТР (правилник за вътрешния трудов ред);

Всички документи се съхраняват за определен брой години. Регулират се:

• член или раздел от Кодекса на труда;
• решение на Държавния статистически комитет;
• Федерален закон и други разпоредби.

Ако нещо (инструкции, заповеди и т.н.) не е налично, тогава този факт ще трябва да бъде коригиран. Като цяло, един от принципите на работа на служителя по персонала е своевременността. Той значително улеснява работните дни и дори дава правна сила на някои актове. Това всъщност е много важно – да не управляваш текущия бизнес. В противен случай те са склонни да растат като снежна топка.

Организация на досиетата на персонала: как да се проведе, откъде да започнем?

След като се установите на ново място като служител по персонала, първо трябва да преразгледате задължителната документация. Ако се окаже (и това се случва), че някои важни документи от списъка липсват, тогава те трябва да бъдат възстановени. Разбира се, няма да е възможно да се извърши такава работа за един ден.

Ето защо е необходимо да се подчертаят най-важните позиции и да се започне от тях. Проверете за наличност и грамотност в дизайна (и ако трябва да коригирате или съставите нов документ): персонал, график за ваканции, трудови договори, заповеди, трудови записи.

Води отчет на трудови договори, заповеди за персонал. Създайте книга за регистрация на работна книга. Разберете личните карти (T-2). Работете с местните разпоредби.
Основното нещо е да попълните всички текущи документи навреме. Работа, съобразена с Кодекса на труда и правилника за деловодството. И не унищожавайте документи за персонала. Времето за тяхното съхранение е одобрено от Федералния архив („Списък ...” от 06.10.2000 г.).

Всички счетоводни документи са необходими за прозрачност на трудовите отношения. Системата на персонала установява норми и принципи, които осигуряват стабилност на служителите на организацията, а администрациите създават благоприятни условия за управление на персонала.

Автоматизация на счетоводството - 1C: ползите от работата с програмата

Поддържането на кадрови досиета, особено в голяма компания, е изключително отговорна и огромна работа. Но тук грешките са недопустими! Но днес има начин за автоматизиране на дейностите на служителите по персонала, което може значително да улесни и опрости работата на отдела, да подобри дейността, значително намалявайки риска от грешки.

С помощта на програмата 1C можете да поддържате записи в съответствие със законовите изисквания. Базата данни осигурява надеждно съхранение на необходимата информация за служителите. Тъй като се натрупва, става възможно да се изградят различни отчети, които могат да помогнат при анализа на работата и разработването на нови направления. Например отчетите може да изглеждат така:

• текучество на персонала;
• статистика на персонала;
• движение на работници и др.

Програмата помага за решаването на почти всички проблеми и задачи на счетоводството на персонала. Ръководителят на предприятието, благодарение на 1C, има възможност да получава информация за състоянието на този отдел, да анализира и да взема правилните управленски решения. Освен това автоматизацията ви позволява да синхронизирате дейностите на няколко фирмени служби (счетоводство, персонал, счетоводен отдел), което подобрява ефективността на работата, а също така създава всички условия за навременно изплащане на заплатите.

Какво психологическо може да е необходимо? Тази статия ще ви разкаже за всички тайни на тестовете.

За да извършите данъчна проверка, прочетете статията: всички тайни на избора на специалист по данъчен одит.

Заключение

И така, обобщавайки, можем да отбележим следното:

• Счетоводството на персонала е съществена част от работата на всяко предприятие.
• Има няколко начина за организиране на счетоводството. Изборът е на лидера.
• Задълженията на служителя по персонала се определят от инструкцията и трудовия договор.
• Има списък с документи, свързани с работата с персонала, които трябва да присъстват във всяка фирма. И трябва да започнете кариерата си в отдела за персонал, като проверите тези конкретни документи.
• Воденето на записи е много по-лесно, ако е автоматизирано.

Счетоводството на персонала е в основата на нормалната и ефективна работа на всяко предприятие. Ето защо трябва да се подхожда с цялата отговорност.

Във връзка с

Необходимостта от създаване на управление на досиета на персонала не е толкова трудна задача, но не е лесна за начинаещи HR специалисти. Може би сте начинаещ служител по персонала или като цяло счетоводител или офис мениджър, който е бил „обесен“ с персонала, или начинаещ предприемач. И имате малко опит в тази област, тогава нашето ръководство със сигурност ще ви помогне. Всичко е изложено стъпка по стъпка, просто и достъпно, особено за начинаещи в областта на персонала.

Управлението на досиета на персонала е клон на дейност, който документира трудовите отношения, фиксира информация за наличността и движението на персонала, в резултат на което кадровите процедури се документират. Почти всеки документ за персонала има правна стойност. С помощта на документи за персонала, използвани като писмени доказателства, работодателят може да докаже позицията си в съда.

Стъпка 1. Организирайте "работното място" на HR специалиста.

За да направите това, имате нужда от програма за персонала, текстовете на наредбите в последното издание и образци на формуляри на документи, образци за тяхното попълване. Всичко това ще ви трябва в работата ви.

Най-добрата версия на справочна "литература" - ресурси за служители на персонала в Интернет, електронни библиотеки, електронни публикации - в тях ще намерите много форми на документи, необходими за работа с персонала, и образци за тяхното попълване, има стъпка по стъпка процедури за основни кадрови операции, книги, консултации и др.

Обсъдете с ръководството въпроса за придобиване на програма, в която да се водят записи на персонала. Има много такива програми, платени и безплатни, а много специализирани са много, много удобни.

Но повечето компании водят записи на персонала според традицията в 1C. Факт е, че във всеки град има много специалисти по поддръжка на 1C, но няма да намерите специалисти в поддръжката на други програми навсякъде.

Стъпка 2. Запознаване с учредителните документи на организацията.

Всички документи в раздела за персонала трябва да съответстват на учредителните документи на дружеството и да не им противоречат по никакъв начин. Прочетете в Хартата процедурата за приемане на директор и определяне на заплатата му, периода, за който може да бъде сключен трудов договор с него, някои характеристики могат да бъдат посочени в Хартата. Понякога Хартата предписва процедурата за наемане на ключови ръководители и установяване на системи за заплащане за тях и дори процедурата за одобряване на щатното разписание.

Стъпка 3. Направете списък с документи, необходими за HR администрация във вашата компания.

Задължителни документи, които трябва да бъдат съставени и одобрени:

- правила за вътрешния трудов ред (членове 189, 190 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- персонал (чл. 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- график на отпуските (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- документи относно обработката и защитата на личните данни на служителите (документ, установяващ процедурата за обработка на лични данни на служителите, техните права и задължения в тази област (освен ако не е установено във вътрешните трудови разпоредби), писмено съгласие на служителите за обработка и предаване на лични данни на трети страни, членове 86-88 от Кодекса на труда на Руската федерация, член 6 от Федералния закон „За личните данни“);

- трудови договори (чл. 16, 56-59, 67 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- трудови книжки (членове 65, 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“, Постановление на Министерството на труда на Русия от 10 октомври , 2003 г. № 69 „За одобряване на инструкции за попълване на трудови книжки“);

- книга за отчитане на движението на трудови книжки и вложки в тях (параграфи 40-41 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри на трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях, одобрени с постановление на правителството на Руската федерация от 16.04.2003 г. N 225, Указ на Министерството на труда на Руската федерация от 10.10.2003 г. N 69 „За одобряване на Инструкциите за попълване на трудови книжки“);

- книга за приходи и разходи за отчитане на формуляри за трудова книжка и вложка в нея (параграфи 40-41 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, производство на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация Федерация от 16.04.2003 г. N 225, Указ на Министерството на труда на Руската федерация от 10.10.2003 г. N 69);

- график на работното време (членове 91, 99 от Кодекса на труда на Руската федерация);

- лични карти (клауза 12 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16.04.2003 г. N 225);

- заповеди: заповеди за наемане, за предоставяне на почивки на служители, за освобождаване на служители, за прехвърляне, командировки, за назначаване на лице, отговорно за поддържането, отчитането и съхранението на трудови книжки и др. (Чл. 62, 68, 84.1, 193 и друг Кодекс на труда на Руската федерация, клауза 45 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225) ;

- основания за издадени заповеди: меморандуми, изявления, актове, споразумения и др. (чл. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. от Кодекса на труда на Руската федерация);

- отчети, бележки-изчисления и други документи, свързани с изчисляването и изплащането на заплати, ваканционни плащания, обезщетения за неизползвани ваканции, плащания при уволнение;

- утвърдената форма на фиша за заплати;

- регистър на проверките на юридическо лице, индивидуален предприемач, извършени от органи за държавен контрол (надзор), общински контролни органи (клауза 8, член 16 от Федералния закон от 26 декември 2008 г. N 294-FZ „За защитата на на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи при осъществяването на държавен контрол (надзор) и общински контрол. Формата на списанието е одобрена със заповед на Министерството на икономическото развитие на Руската федерация от 30 април 2009 г. N 141) .

Има и документи за персонала, които стават задължителни при определени обстоятелства. Необходимо е да се изясни с ръководството кои от незадължителните документи трябва да бъдат съставени за компанията. В същото време разберете от генералния директор какви специални условия той иска да види в правилника за вътрешния трудов ред, други местни разпоредби и във формите на трудови договори. Ако управителят има желание да включи определени разпоредби в документите, ние проверяваме дали те противоречат на закона.

Ние съставяме всички горепосочени документи, съгласуваме ги с главния изпълнителен директор. Одобряваме окончателните варианти с директора.

Стъпка 4. Очертаваме генералния директор.

На първо място, изготвяме директор. Той е първият работник! От документите трябва да става ясно от коя дата работи директорът.

Стъпка 5. Изготвяме таблица за персонала, вътрешни трудови разпоредби и други местни разпоредби.

Със сигурност компанията все още няма щатно разписание и правилник за вътрешния трудов ред и други местни разпоредби. Ние ги съставяме. Всички тези документи се съгласуват с директора. Ние вземаме предвид коментарите и желанията на директора, проверяваме дали те противоречат на закона. Директорът утвърждава готови варианти на посочените документи.

Моля, имайте предвид, че таблицата с персонала има унифицирана форма, а не произволна. Ако има затруднения с таблицата с персонала, тогава в Интернет разгледайте образците за попълване на таблицата с персонала, поетапната процедура за разработване и одобряване на таблицата с персонала, тематични семинари и съответния раздел за консултация с персонала. Можете също така да намерите образци на различни местни разпоредби, поетапни процедури за тяхното приемане, консултации, съвети за изготвяне и др.

Стъпка 6. Разработваме типова форма на трудов договор.

Разработваме форма на трудов договор, който ще се сключва със служителите. В него включваме всички условия, които са полезни и необходими за компанията. В интернет има добри образци на трудов договор и как да оформите трудово правоотношение в полза на работодателя.

Стъпка 7. Разработваме други документи.

Ние подготвяме други документи, които ще ни трябват за извършване на работа с персонала в бъдеще: счетоводни книги, регистри, разписания, формуляри за поръчки, споразумение за отговорност и др. В статиите „Примерни документи“ можете да вземете формулярите на тези документи, отпечатайте ги, ако е необходимо, запознайте се с образците на тяхното пълнене.

Стъпка 8. Водене на трудови книжки.

С ръководството решаваме въпроса кой ще води трудовите книжки. Тъй като работниците все още не са назначени, първо трябва да водите трудови книжки. Издаваме заповед за поемане на отговорност за поддържане, съхранение, осчетоводяване и издаване на трудови книжки. Впоследствие можете да прехвърлите тези правомощия на приет служител по персонала, също със заповед.

Стъпка 9. Подреждаме работата на работниците.

Можете да видите тук. На този етап е необходимо да се съставят много документи: трудови договори, заповеди за работа, лични карти, трудови книжки, книга за отчитане на движението на трудовите книжки и др. Потърсете формуляри и образци на всички тези документи, консултации за тяхното изпълнение в интернет.

Отново, за да помогнете - методическа литература и практически ръководства, които, наред с други неща, са публично достояние на порталите за персонал. След като усвоите тази процедура, ви очаква ежедневна работа: поддържане на график и график за отпуски, обработка на отпуски, командировки и болнични, стимули, наказания, премествания и уволнения и т.н.

Организацията на управлението на досиетата на персонала е втората стъпка след регистрацията и създаването на учредителни документи, която остава „зад кулисите“ в редица предприятия. Поддържането на компетентно счетоводство регулира отношенията между работодател и служители, гарантира, че проверяващите структури нямат финансови санкции и служи като гаранция за успех в съдилищата в случай на конфликтни ситуации.

Правила за организация на управлението на досиета на персонала

Действащото законодателство ежегодно увеличава изискванията за поддържане на досиета на персонала, увеличава санкциите и списъка на организациите, допуснати до проверки на организацията на управлението на документи. Поради това е желателно да се създаде инструкция за управление на досиетата на персонала, като се вземат предвид нормативната уредба, формата на собственост и спецификата на предприятието.

Нормативна база

Списъкът на нормативните актове, задължителни за изпълнение от всички физически и юридически лица без изключение, се състои от:

• Закон 152-FZ относно личната информация;
• Резолюция на Комитета за държавна статистика № 1 за унифицирани формуляри;
• GOST R 7.0.97-2016 относно стандартите за поддържане на организационна и административна документация;
• Закон 125-FZ от 2004 г. за организацията на архива;
• Постановление на Министерството на труда № 69 относно правилата за поддържане на трудови книжки;
• справочници ETKS, EKS и регистър на професионалните стандарти.

Форма на организация

Досиетата на персонала могат да се извършват от отделно подразделение под формата на отдел или инспектор по персонала. Малките или средните фирми обаче често нямат такава необходимост. След това се назначава служител, отговорен за поддържането на тази област на дейност. В повечето случаи това е:

• директор;
• Заместник директор;
• счетоводен работник;
• Офис мениджър.

Възможно е да се разпределят задълженията между служителите, да се поддържат трудови книжки от едно лице, да се съставят заповеди за други, колективни, трудови договори и да се съставят отчети за персонала от трети. В този случай е препоръчително да се отразят документирани функционалните отговорности.

HR администрация за ЕТ

Индивидуалният предприемач е освободен от извършване на работа с персонала само при отсъствие на служители. Ако е нает поне един служител, индивидуалният предприемач по въпросите на политиката за персонала се приравнява на юридическо лице със задължението да извършва офис работа по подобен начин.

Опростена схема за отчитане, вид дейност, избор на счетоводна и данъчна система, годишен оборот, получени приходи, направени разходи, декларирана печалба или загуба нямат значение.

Управление на човешките ресурси от нулата

Важно е служител, който организира досиета на персонала след регистрация на предприятие, да овладее уменията за работа в офиса. Важно за изучаване:

• действащ законодателен орган;
• устав и учредителни документи;
• очакваната специфика на дейността;
• водене на отчетност и отчетност пред органите на статистиката, синдикатите, трудовата борса;
• Информационни програми за водене на актуални записи и предоставяне на данни в електронен вид;
• правила за изчисляване на трудовия стаж за изчисляване на заплащане за отпуск, отпуск по болест и обезщетения;
• процедура за регистрация и съхранение на документи.

След теоретична подготовка започнете да изготвяте документи на практика. Първият ред е назначаването на директора от състава на учредителите или акционерите.

Местни разпоредби

Възможността за изготвяне на местни разпоредби в предприятието дава възможност за формулиране на документи на взаимноизгодна основа "работодател - служители - инспекционни структури", чл. 8 от Кодекса на труда на Руската федерация. Местните правни актове относно производството и политиката на персонала включват:

1. Колективен договор, сключен задължително по искане на една от страните (ръководство или служители).
2. Наредбата за възнагражденията, включително тарифната скала за формиране на заплатите в зависимост от степента на заеманата длъжност, нивото на квалификация и заслуги за бонуси.
3. Щатното разписание, което определя официалните заплати в парично изражение за всички длъжности.
4. Вътрешен правилник за работно време, смени, работа в почивни и празнични дни, етични въпроси.
5. График за ваканция, препоръчан за изготвяне предварително, така че всеки служител да вземе решение за благоприятен период на почивка за него, без да се засягат дейностите на предприятието.

Заедно със служителите на отговорните служби, компетентен представител на персонала участва в разработването на документи, прави предложения и корекции по професионални въпроси.

Видове и списък на документите за персонала

Документите, свързани с взаимоотношенията на конкретен служител с предприятието, започват с издаването на заповед за приемане след преминаване на интервюто и одобрение на кандидатурата от ръководството. Въз основа на заповедта се прави запис в трудовата книжка, която се съхранява на основното място на работа. При промяна на длъжността, бонуси или реорганизация на предприятието се прави подходящ запис за всички служители на пълен работен ден. След това форматиран:

1. Двустранно сключен трудов договор. Едно копие се съхранява в отдела за персонал, второто се издава на служителя.
2. При необходимост се съставя длъжностна характеристика, върху която служителят се подписва и отбелязва: „Запознат съм с инструкциите“.
3. Създава се личен картон, в който се отразяват данни за движения в предприятието и отчитане на осигурителния период.

Специалистът по персонала води график на работното време, изготвя заповеди за отпуски, командировки, заповеди за бонуси и събиране, прави вписвания в регистрационната книга за дейностите по персонала, следи за подписването на споразумения за отговорност с материално отговорни лица, изготвя и предава отчети на съответните органи.

Задължения и отговорности на служителите

Службата по персонала, според спецификата на своята дейност, трябва да бъде внимателна и отговорна, тъй като грешките могат да доведат до конфликтни ситуации в екипа и съдебни производства. Неправилно попълненият график автоматично ще доведе до изкривяване на заплатите, погрешно изчислен осигурителен период - до изкривяване на осигурителните плащания. Забравата по отношение на навременното изпълнение на поръчките води до факта, че служителят е лишен от правото да отиде на почивка навреме или да възстанови пътните разходи.

Нарушаването на изискванията за поддържане и съхранение на документите за персонала може незабавно да привлече отговорен специалист и ръководител няколко вида административна отговорност:

• Изкуство. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация - за нарушения на трудовото законодателство и правата на работниците;
• Изкуство. 13.20 и 13.25 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация - за нарушаване на сроковете за съхранение на документи;
• Изкуство. 13.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация - за неправомерно поведение по отношение на личните данни на служителите.

Грешки в офис работата и глоби за предприятието

До 01.01.2015 г. санкциите за неспазване на трудовото законодателство бяха нищожни. Работодателят се страхуваше от възстановяването на уволнения служител със съдебно решение с изплащане на заплати за принудително отсъствие, а не глоба. От горепосочената дата ситуацията се промени драматично с появата на финансови санкции за:

• липса на трудов договор;
• изпълнение на договора в нарушение на действащото законодателство;
• сключване на граждански договор вместо трудов договор с цел минимизиране на фонд работна заплата.

Откриването на всяко нарушение започна да се наказва с налагане на глоба на длъжностно лице в размер от 10 000 до 20 000 рубли, а на предприятие - от 50 000 до 100 000 рубли, чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация. Съдебната практика застана на страната на Държавната инспекция по труда.

Данъчната служба, при липса на графики, се опита да докаже незаконността на ведомостта с премахването на разходите и неполучаването на данък върху доходите в бюджета. По същия начин за командировъчните при липса на издадени заповеди.

Организиране на електронно управление на кадровите досиета

Персоналните системи за електронно управление на документи са предмет на Закон 152-FZ „За личните данни“, който установява изисквания за защита на информацията. Организацията на информационните системи изисква спазването на допълнителни правни регулаторни мерки. Фирмата е длъжна да осигури:

• сигурност на помещенията, в които е разположена системата, от проникване на неоторизирани лица и неоторизиран достъп до информация;
• безопасност на носители на лични данни;
• разрешаване на достъп на ограничен брой лица до електронния дневник, пряко изпълняващи трудови задължения;
• назначаване на служител, отговорен за сигурността на личните данни в информационната система.

Службите за сигурност по въпросите на личните данни в електронен режим установяват допълнителни мерки за защита в рамките на своите правомощия.

За да може електронният документооборот да бъде признат за правно значим и да замени хартиените документи, в работата трябва да се използват електронни цифрови подписи за всички участници в процеса.

Условия и правила за съхранение на кадровата документация

Трудовите отношения на служител с работодател се записват с документи за персонала, чийто срок на годност от 13.03.2016 г. е 50 години вместо 75 години - периодът, който е бил в сила преди горната дата, Закон 43-FZ от 2016 г. Новите срокове на съхранение се прилагат за документи от 2003 г. нататък. Тази документация е условно разделена на свързани с:

• приемна - заповед за прием, трудов договор, личен картон;
• движение - преместване на друга длъжност, вътрешно съвместяване, изпълнение на задълженията на временно отсъстващ служител;
• материално възнаграждение - заповед за увеличаване на служебната заплата, назначаване на премия;
• прекратяване на трудовото правоотношение - заповед за уволнение.

Предприятието може да няма техническа възможност да съхранява документи в големи количества поради липса на помещения и натрупване на текуща документация.
След 3 години след проверка от властите документите могат да бъдат подадени по типографски начин и предадени на държавния архив.

Освен това има документи за персонала със срок на годност 5 години. Те включват заповеди за годишни редовни и допълнителни отпуски, обезщетения за неизползван отпуск, командировки с краткотраен характер. След изтичане на давностния срок документацията се унищожава, за което се съставя акт с подробен опис на всяка унищожена единица.

Кадровата политика в предприятието става все по-важна всяка година. Това се дължи на повишаване на изискванията към служителите - поддържане на електронен документооборот, изучаване на законодателството, увеличаване на възможните планови и извънпланови проверки от различни структури и значително увеличаване на финансовите санкции при минимални нарушения.

Организацията на работа в офиса на персонала "от нулата" е описана по-долу.

Днес офис работата е един от важните компоненти на счетоводството на персонала. С такива, ако е възможно, ще е необходимо да се запознаете предварително.

Този процес има своите тънкости и някои специфики. Организацията на управлението на досиета на персонала е един от основните етапи в началото на предприятието.

Необходимо е да се извърши доста обширен списък от различни характеристики и нюанси, отразени в законодателната документация.

Освен това, при липса на подходящ опит, ще бъде доста проблематично самостоятелно да се организира работният процес.

Ето защо, когато е възможно, си струва да използвате услугите на квалифициран персонал. По този начин ще бъде възможно да се решат много проблеми, дори преди да са възникнали.

Основни аспекти

Често възниква ситуация, когато ще е необходимо да се организират кадрови записи и офис работа директно от нулата.

В този случай трябва предварително да решите къде да започнете такъв процес. Важно е да се отбележи, че регистрацията на трудови книжки и заповеди за уволнение, заетост, кадрови досиета не са ограничени.

Има много допълнителни фактори, моменти - ще е необходимо да се справим с които ще е необходимо първо.

Процесът на управление на досиетата на персонала трябва да се извършва независимо от персонала.

Дори ако има само индивидуален предприемач с един служител, такова производство трябва да се извърши.

Но в същото време внимателен контрол от специални държавни органи обикновено се извършва само за големи компании. Чиито персонал е повече от 250 души.

Какво трябва да знаете

Управлението на документи се отнася до процеса на организиране на изпълнението на документи, свързани с дейностите на персонала.

На първо място, това се отнася за подготовката на формуляри № Т2, както и за попълване на трудови книжки, съставяне на трудови договори.

Има много различни тънкости и нюанси, свързани с отразяването на съответната информация в документите. Всички стандарти са посочени точно в законодателните документи.

Процесът на работа в офиса е разделен на цели 3 основни етапа, които включват следното:

Освен това е важно да се отбележи, че процесът на съхранение на документи задължително се извършва по стандартен начин.

В същото време има определени периоди, през които документите трябва да се съхраняват.

Често те са няколко десетилетия. В бъдеще, след изтичане на срока на съхранение, такива документи трябва да бъдат унищожени по подходящ начин.

С каква цел е

Управлението на човешките ресурси ви позволява едновременно да решавате доста широк спектър от различни задачи.

Те обаче могат леко да се различават в зависимост от вида дейност на предприятието. Но в същото време отново е възможно да се отделят редица стандартни, които се провеждат в почти всички случаи без изключение.

Те включват преди всичко:

Днес счетоводството от този вид ви позволява едновременно да решавате обширен списък от много различни задачи.

Важно е да се отбележи, че работата в офиса трябва да се извършва в рамките на законовите норми.

В противен случай има голяма вероятност от затруднения с инспекцията по труда. Съдебната практика в това отношение е доста обширна.

То обаче е изключително двусмислено. Ето защо, ако е възможно, не правете грешки. Тъй като размерът на възможните глоби е доста голям.

Действащи разпоредби

Декларацията за офис работа може да се извършва само в рамките на законодателни документи. В същото време има доста обширен списък от НПД, чиито разпоредби трябва да се спазват.

Ако не го направите, това може да доведе до проблеми. Не се допускат грешки при изготвянето на съответния вид документация.

Прочетете повече за счетоводните записи по ведомостта тук.

Тъй като това може да доведе до доста сериозни проблеми. Основният документ, в рамките на който трябва да се извършва не само офис работа, но и взаимодействие със служителите като цяло, е именно Кодексът на труда на Руската федерация.

Такъв документ определя режима на работа, както и всички права и задължения както на служителя, така и на неговия работодател.

Това NPA е установено с Федерален закон № 197 от 30 декември 2001 г. Също така е важно да се отбележи, че законодателството се реформира всяка година.

Ето защо е необходимо да се използват подходящи източници на информация за консултации. Също така е важно да не избягвате запознаването с други правни документи, които също определят този момент.

Не по-малко важен е Закон № 1032-1 от 19 април 1991 г. Той обхваща въпроса за заетостта на граждани на Руската федерация в страната.

Режимът на съхранение на документацията, нейното изпълнение се определя от специален закон. Такъв е Федералният закон № 125-FZ от 22 октомври 2004 г. „За архивното дело“.

Такъв документ определя начина на съхранение на документи, тяхното изпълнение, както и много други нюанси. Важно е да се запознаете с всички специфики на работата в офиса още преди да започнете да извършвате такава.

Това ще избегне много трудности и трудности. Освен това е важно не само да се запознаете с всички НПД за мениджъра, който води записи.

Също така е важно за служител, който работи, внимателно да обмисли всички НПД.

Това ще им позволи сами, без чужда помощ, да упражняват контрол върху спазването на правата си.

Ако се установи явно нарушение, тогава ще е необходимо да се обърнете директно към инспекцията по труда за разрешаване на такава ситуация.

Ако нарушението не е очевидно и е необходимо разследване, трябва да се обърнете към съда.

Но ако е възможно, ще е необходимо да се опитате да разрешите ситуацията по мирен начин. Защото съдебните спорове отнемат много време.

Процесът на организиране на управлението на кадровите досиета не е сложен, но изисква познаване на стандартите и законодателството.

В противен случай допускането на различни видове грешки ще бъде просто неизбежно. При липса на такъв опит си струва да преминете обучение за работа в офиса на персонала от нулата.

Как да настроите управление на HR записи от нулата

Като цяло процесът на работа в офиса на персонала може да се овладее напълно независимо. Но за прилагането на такава процедура трябва внимателно да прочетете законодателството.

Освен това има някои тънкости, конкретни точки не са ясно посочени в НПД. Ето защо ще е необходимо да получите експертен съвет.

Но често се случва по различни причини да не е възможно да се наеме персонален работник. В такава ситуация ще трябва да се справите сами с въпроса за досиетата на персонала.

Основните точки, които трябва да бъдат разработени предварително, включват следното:

• дали е възможно да се развива самостоятелно;
• задължителни документи;
• инструкции стъпка по стъпка за регистрация на LLC;
• който отговаря за воденето на документацията.

Възможно ли е да се развивате сами

Самостоятелното развитие на управлението на досиета на персонала е напълно възможен процес, но има своите специфики. С такива, ако е възможно, ще е необходимо да се запознаете предварително.

В същото време безпроблемното развитие е възможно само ако ръководителят на предприятието или предприемачът предварително се е запознал с НПД.

Ако по някаква причина няма подходящ опит, можете просто да вземете специални курсове по управление на човешките ресурси в Москва от нулата.

Такава предварителна подготовка ще помогне за разрешаването на много различни трудности, дори преди да възникнат.

Също толкова изгодно и удобно решение е използването на аутсорсинг. Това предполага временно наемане на служител по персонала, който да организира работния процес.

В бъдеще счетоводството вече може да се извършва самостоятелно. Цената на такива услуги обикновено е ниска.

Задължителни документи

При провеждане на управление на досиета на персонала ще е необходимо да се формират редица документи. Някои от задължителните включват:

Списъкът на задължителните такива документи включва повече от дузина позиции. Всички те са строго задължителни. Този въпрос е най-добре да се реши предварително.

Освен това някои имат строги изисквания за формат. В други случаи регистрацията може да се извърши по преценка на ръководителя на предприятието.

Изготвяне на местни разпоредби

Друг важен момент е задължителното изготвяне на местни разпоредби. Стандартният списък включва:

• основни правила на вътрешния трудов ред;
• разпоредби относно заплатите в предприятието;
• официални инструкции;
• правилник за работа на различните отдели в предприятието;
• споразумение, потвърждаващо съгласието за обработка на личните данни на служителя;
• наредби за защита на личните данни на служителите.

Разработване на стандартен образец на трудов договор

Важно е да се отбележи, че днес трудовият договор няма твърдо установен формат. Но в същото време в него трябва да присъстват някои разпоредби.

Важно е да се отбележи, че споразумението трябва преди всичко да отговаря на изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация. В противен случай той ще бъде обявен за невалиден изцяло или частично.

Инструкции стъпка по стъпка за регистрация на LLC

Процедурата за подаване на документи е следната:

• определят се неговите цели и задачи;
• съставят се основните формуляри на документи;
• се изготвят вътрешни местни актове.

Кой отговаря за воденето на записи

Независимо от това кой точно води записи за управление на досиета на персонала в предприятието, ръководителят е този, който носи отговорност за неговото спазване на закона.

Прочетете повече за поддръжката на заплати тук.

Процедурата за сключване и прекратяване на срочен трудов договор вижте тук.

Има редица специфични точки, свързани пряко с дизайна на управлението на досиета на персонала. Трябва да се запознаете с тях, преди да се наложи да извършвате подобно производство.

Управление на HR записи от нулата: инструкции стъпка по стъпка 2017

Човешки ресурси за манекени

Има задължителни документи (предвидени от Кодекса на труда) и препоръчителни. Ако вашият KDP е пълна нула, трябва енергично да се заемете със създаването на задължителна документация. Най-общо казано, той попада в две категории:

1. Местни разпоредби.
2. Документи, създадени при регистрация на трудови правоотношения.

Тук, но съобразявайки се със спецификата, можем да включим:

• документи за досиета на персонала (трудови, гражданскоправни договори; заповеди за персонала; лични карти на служител);
• документи за отчитане на работното време и изчисления (разписания, ведомости за заплати);
• лични документи на служители (трудови книжки, документи от лично досие).

Номериране на заповеди в управлението на персонала

Обикновено начинаещите имат въпрос: как да номерират поръчки? Добрата новина: няма законови изисквания, разчитайте на здравия разум.

Има няколко подсказващи въпроса, като отговорите на които можете да създадете своя собствена логика за номериране на поръчки.

• Колко служители на пълен работен ден в организацията: 10, 50, повече от петдесет?
• Какво е текучеството на персонала?
• Колко често трябва да променяте условията на работа (да прехвърляте служители от позиция на позиция, да ги включвате в работа през почивните дни и т.н.)?

Ако видите, че обемът на поръчките ще бъде малък, можете да направите непрекъсната номерация с добавяне на буквата "К" (годишно започвайки от № 01-К), за да ги отделите от поръчките за основната дейност. Ако има много заповеди, опитни служители по персонала съветват да се разделят и обозначават различните видове заповеди с букви в зависимост от тяхната тема.

За да не се объркате и да поддържате документацията в ред, се препоръчва също така да поддържате регистър на поръчките.

Водене на кадрови досиета

Тази трудна работа се извършва въз основа на Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 05.01.2004 г. № 1, което съдържа библиотека с образци на всички документи - можете да вземете и използвате. Между другото, от 2013 г. никой няма право да изисква документи само във формата, в която са представени в резолюцията: но защо да губите време за изобретяване на велосипед?

Като начало се препоръчва да се издаде инструкция или наредба за KDP, където е написано как се документират всички процедури за персонала, как се извършват в организацията и т.н. Такава инструкция ще се превърне в надеждна основа за целия KDP в предприятието и ще ви позволи да го поставите в идеален ред.

Образец на наредба за управление на досиета на персонала

Управление на човешките ресурси през 2017 г

ГОСТ Р 7.0.97-2016

най-важните статии за вас

Често в няколко малки организации, притежавани от един собственик, счетоводството и персоналът обслужват всички фирми. Тъй като регулаторните документи не казват как да направите това, служителите по персонала може да имат съмнения относно правилността на своите действия.

Добре съставената номенклатура на делата ще осигури висока бързина на обработка и търсене на документи, независимо от наименованието и спецификата на звеното, както и надеждността и безопасността на целия документооборот на фирмата. Ще ви кажем как правилно да съставите номенклатурата.

За съжаление, не всички организации обръщат нужното внимание на управлението на досиетата на персонала (наричано по-долу KDP). Мениджърите понякога смятат тази задача за второстепенна и в резултат на това KDP се оказва в занемарено състояние. Възстановяването на документи и привеждането на всичко в съответствие с изискванията на закона не е лесна задача. Откъде да започна и как да не пропусна нищо?

От април 2015 г. на LLC и JSC е разрешено да се справят без печати. Основното е условието за неговото използване (или липса) да бъде фиксирано в устава на компанията. Наистина ли е толкова просто на практика?

Много работни процеси са организирани от законодателни норми отвъд здравия разум, изискват значителни разходи за труд, които често изглеждат неподходящи за събитието. Винаги ли има смисъл да ги следвате или има възможност да спестите време за по-важни задачи?

Пълното или частично копиране на материалите е забранено,

Управление на човешките ресурси в предприятието

Дори и най-малкото предприятие има служители, което означава, че има нужда от поддържане на различна документация за персонала.

В компании, които са на пазара от дълго време, обикновено управлението на досиета на персонала е добре установено, но в новосъздадените организации всичко трябва да се създаде от нулата.

реши точно твоя проблем

По правило служителите на отдела за персонал се занимават с поддържане на управление на досиета на персонала и обработка на всички документи, но ако предприятието е малко, тогава тази работа може да бъде поверена на един от служителите като комбинация. Обикновено това е счетоводител или секретар.

Ако предприятието има голям брой служители, тогава се създава отдел за персонала, в който може да има няколко специалисти. Нуждата от персонал се определя не само от броя на служителите (въпреки че това е основният фактор), но и от спецификата на самото предприятие. Така че в организация с вредно и опасно производство служителите по персонала ще имат повече работа.

Всичко се случва с няколко клика, без опашки и стрес. Опитайте и ще се изненадатеколко лесно стана!

Събиране на необходимата законодателна база и нормативни документи

Първото нещо, което трябва да направите, когато създавате работен поток за персонал от нулата, е да решите кои документи трябва да бъдат. Има документи, които трябва да бъдат задължителни във всяко предприятие, а има и такива, които се изискват само за извършване на определен вид работа или фирмена дейност.

Между другото, самите регулаторни документи, регулиращи наличието на компоненти на документацията за персонала, също няма да бъдат излишни да се съхраняват в отделна папка, така че, ако е необходимо, да са винаги под ръка.

Необходими HR документи

Поръчкипо отношение на персонала и персонала. Заповедите по личния състав включват заповеди, свързани с движението на служителите: назначаване, освобождаване и преместване. Тези заповеди се отнасят за старшинство и следователно се пазят 75 години.

Да се заповеди по персоналавсички останали включват:

Срок на годносттези поръчки е от 3 до 5 години.

По-целесъобразно е тези два вида да имат две отделни папки.

Следващият задължителен документ са карти Т-2, които отразяват цялата основна информация за служителя. Тези карти могат да се съхраняват отделно или като част от личното досие на служителя.

Третият задължителен документ са трудовите книжки. В момента, според законодателството, дори индивидуален предприемач трябва да съставя трудови книжки, да не говорим за предприятия с други форми на собственост. Работодателят трябва да издаде трудова книжка в рамките на три дни от датата на приемане на служителя.

Тъй като трудовите книжки са форми на стриктно счетоводство, е наложително да се води книга за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките към тях. Тази книга също се пази 75 години.

Следващият задължителен документ е трудов договор. Той трябва да бъде сключен с всеки назначен служител, независимо от срока.

След разкриването на нови работни места е необходимо да се направи специална оценка на условията на труд на всяко от тях. Документите, свързани със SOUT, се съхраняват до подмяната им с нови, като правило, веднъж на всеки 5 години.

Да се други задължителни документиотнася се за:

• персонал;
• документ, регулиращ заплатите;
• книги за регистрация на поръчки;
• пътен дневник;
• правилник за вътрешния трудов ред;
• други местни нормативни документи, регулиращи работата на отдела по персонала.

Има и документи, които законът не задължава да съхранява, но въпреки това почти всеки работодател ги има, това са длъжностни характеристики, колективен трудов договор, книга за заповеди.

Събиране и проучване на учредителни документи

След като вземете решение за общите задължителни документи, трябва да вземете решение за останалите документи. За да направите това, трябва да проучите всички нормативни документи, регулиращи дейността и производствения процес на предприятието.

Тук документите могат да бъдат много различни. Например, ако работниците са задължени да носят гащеризони и ЛПС, тогава е задължително да се одобри със заповед или друг административен документ списъкът и условията за предоставянето им на категорията работници.

Ако в предприятието има хора с ненормиран работен ден, нощен труд, работа при вредни и опасни условия, тогава е необходимо да се документират дължимите им обезщетения и обезщетения.

Изготвяне на списък с документи

Тази разпоредба изброява всички необходими документи, процедурата за тяхното поддържане и периоди на съхранение. Тази разпоредба не е задължителна, но значително улеснява работата на отдела за персонал.

Регистрация за длъжността директор

Ако едно предприятие е създадено от нулата, тогава първият регистриран човек е ръководителят на предприятието.

След това именно той сключва трудови договори с останалите служители. Ако длъжността на директора е изборна, чрез конкурс, тогава председателят на избрания орган сключва трудов договор с него, ако предприятието има учредители, тогава те подписват договора. Ако ръководителят е едновременно едноличен основател или индивидуален предприемач, тогава той подписва трудов договор както за служителя, така и за работодателя.

Както и да е, сключването на трудов договор и изпълнението на заповед за прием са задължителни процедури.

Изготвяне на местни разпоредби

За да се определи какви длъжности и колко от тях са необходими за функционирането на предприятието, a персонал. За него има унифицирана форма и въпреки че не е задължително да се използва, е много удобно.

Можете да добавите допълнителни колони, ако желаете. В щатното разписание се посочва наименованието на длъжността, необходимия брой щатни единици, заплата или форма на възнаграждение и изискуемите надбавки. Посочени са всички длъжности в таблицата с персонала, като се започне от най-важните и се стигне до помощен персонал.

AT работен графикна първо място се посочва работният график на предприятието, ако има графици на смени, те се подписват подробно. Този документ може също да посочи изискванията за външния вид и поведението на служителите, корпоративната етика и т.н.

Разработване на стандартен образец на трудов договор

• наименование на работодателя, неговия действителен и юридически адрес, трите имена на неговия представител;
• Пълно име на служителя;
• длъжността, за която е назначен служителят;
• срок на трудовия договор;
• вид договор (работа на непълно работно време или основна длъжност);
• длъжностни задължения, те могат да бъдат предписани в самия договор или можете да направите връзка към длъжностната характеристика;
• заплати, не си струва да се позовавате на местни регулаторни документи тук, но е по-добре да опишете всичко подробно в самия договор;
• график;
• резултатите от специална оценка на условията на труд на дадено работно място;
• подробности и подписи.

В допълнение към тези точки работодателят може да включи в трудовия договор всякакви други точки, които не противоречат на закона.

Изготвяне на счетоводни документи

Всички счетоводни книги, преди да започнете да ги използвате трябва да се подготви. А именно всяко списание трябва да бъде номерирано, зашнуровано и запечатано. Листовете се номерират чрез непрекъсната номерация, като се започне от първия до последния. След това всички листове, с изключение на корицата, се зашиват с конец и се извеждат две опашки до последния лист. Те се запечатват с лист хартия, но който посочва броя на листовете и се подписва от ръководителя или лицето, което отговаря за воденето на дневника.

Във всяко списание се посочва датата на началото му и името на организацията е задължително.

Назначаване на отговорник за поддържане на трудови книжки

Трудови книжкиса един от най-важните документи на персонала и принадлежат към формуляри за строга отчетност, тогава трябва да се третират внимателно. Те трябва да се съхраняват в заключен сейф.

За поддържане на трудови книжки се назначава отговорно лице, което ги попълва и отговаря за съхранението. Отговорността се възлага на служителя със заповед на организацията.

Набиране на служители

Когато кандидатства за работа, всеки служител трябва да изпълни определена последователност от работа:

• получаване на заявление от служител;
• запознаване на служителя с всички местни нормативни документи, наредби за възнагражденията, правила за вътрешния трудов ред, колективен договор и др.;
• регистрация на трудов договор, неговото подписване. Не забравяйте да поставите бележка в трудовия договор, че служителят е получил сто и второ копие в ръцете си;
• издаване на заповед за приемане на работа;
• попълване на лична карта Т-2 и формиране на лично досие. Състои се от следните документи: заявление за прием, копия от лични документи, копие от заповед за прием, личен картон, документи за образование и квалификация, трудов договор и други необходими документи.
• прехвърляне в счетоводния отдел на всички необходими документи за служителя за заплати.

Следният видео плейлист предоставя насоки как да управлявате HR записи:

Имате ли някакви въпроси?Разберете как да разрешите конкретния си проблем - обадете се сега:

Управление на HR записи от нулата - инструкции стъпка по стъпка 2017

Изпрати до пощата

Счетоводство на персонала и документи от нулата - инструкции стъпка по стъпка от 2017 г. вече са достъпни за нашите читатели. От март 2014 г. организацията на работния процес на персонала в предприятието се регулира от новия GOST, който трябва да следват всички служители по персонала.

Досиета на персонала: кой отговаря за поддържането на досиета на персонала

Управлението на досиетата на персонала се извършва във всяко предприятие, където се използва наемен труд. Как да стартирате записи на персонала в току-що регистрирано предприятие? В новосъздадено предприятие управлението на управлението на досиетата на персонала от нулата обикновено пада върху раменете на главата. За да осигури такива функции за себе си, директорът, одобрен от участниците (акционерите) на дружеството, издава заповед, с която се назначава отговорен за поддържането на документите за персонала.

Впоследствие, при наемане на специалист, на когото ще бъдат поверени кадрови записи в организация, включително работа с персонал, той може да бъде натоварен със съответния обем работа. Това става чрез издаване на заповед, която възлага отговорност за поддържането на тази област на работа на конкретен служител. Също така тези задължения са предписани в длъжностната характеристика, с която служителят се запознава с подписа.

Управлението на кадровото деловодство през 2017 г., както и досега, трябва да се извършва в съответствие с Кодекса на труда, инструкциите за водене на деловодство и други нормативни и местни документи. Отговорността за досиетата на персонала в случай на нарушение на закона и / или вътрешните правила на ръководството се възлага на виновното лице под формата на дисциплинарни санкции.

Инструкции за управление на HR записи 2017 - изтеглете или разработете сами?

Инструкцията за управление на досиетата на персонала не е нормативно одобрена, следователно, за поддържане на досиета на персонала и работния процес се препоръчва да се следва GOST R 7.0.8-2013, одобрен със заповед на Rosstandart от 17 октомври 2013 г. № 1185-st и въведен в сила от 01.03.2014г.

Няма единен шаблон за инструкции за счетоводство на персонала и работа в офиса, но има счетоводство на персонала от нулата стъпка по стъпка с препоръчителните стъпки за организиране на работния процес на персонала и счетоводството в предприятието. Благодарение на този план стъпка по стъпка е лесно да се очертае последователността от действия и да се ориентирате в обхвата на работата.

Препоръчваме ви да се запознаете с инструкциите стъпка по стъпка по-долу, които ще ви помогнат да организирате записите на персонала от нулата. В бъдеще, въз основа на изучения материал, можете да разработите свой собствен план за действие и да го следвате.

Как изглежда стъпка по стъпка ръководство за управление на човешките ресурси?

Така че, нека да преминем към разглеждането на инструкции стъпка по стъпка за работа в офиса на персонала от нулата. Ето подробен план стъпка по стъпка, който ще ви позволи да създадете своя собствена служба за персонал, като започнете с регистрацията на първия служител в предприятието - директора. Ето защо е важно от самото начало на дейността на компанията да се рационализират кадровите записи.

Етапи на организиране на досиета на персонала в предприятието:

1. Създаване на нормативна и информационна база.

Като начало си струва да решите какви правила ще бъдат търсени в работата на служител по персонала. Със сигурност е:

• Кодекс на труда - съдържа основните моменти относно регламентирането на работното време (гл. 15-16, 22), продължителността и честотата на отпуските (гл. 19), ведомостта (гл. 21), основните права и задължения на служителите и работодателите са описани;
• Постановление на Държавния комитет по статистика от 04.01.2001 г. № 1 - тук са представени всички форми на първични документи, изисквани в досиетата на персонала; използването им днес не е задължително, но все пак е желателно, тъй като те вземат предвид всички необходими колони и подробности; по желание всеки потребител може да прави промени в тези формуляри, като запазва само необходимите данни;
• правителствено постановление от 16 април 2003 г. № 225, което ще помогне при работата с трудови книжки; този документ е основният за служителя, тъй като потвърждава неговия стаж;
• наръчник за водене на военни записи в предприятията, одобрен от Генералния щаб на руските въоръжени сили на 11.04.2008 г. - тези препоръки ще помогнат на персонала да свикне със задължителното поддържане на военни записи на работниците в предприятията;
• заповед на Росстандарт от 17.10.2013 г. № 1185-st, резолюция на Държавния стандарт от 03.03.2003 г. № 65-st (тази резолюция е валидна до 01.07.2017 г., от 01.07.2017 г. GOST R 7.0.97-2016, одобрен със заповед на Росстандарт от 08.12.2016 г., се прилага № 2004-st), заповед на Министерството на културата от 25.08.2010 г. № 558 и правителствен указ от 15.06.2009 г. № 558. 477 - тези документи ще ви помогнат да разберете какви стандарти съществуват в руското деловодство и архивиране.

Всеки служител, отговорен за управлението на досиетата на персонала, трябва да има достъп не само до посочените разпоредби, но и до други законодателни актове, които могат да бъдат необходими в процеса на работа. Също така служителят по персонала трябва да следи последните промени и актуализации на разпоредбите. За целта е необходимо или да се осигури независим мониторинг на законодателството, или да се закупят пакети за достъп до различни информационни бази.

За да се осигури високо ниво на управление на досиета на персонала в предприятия с голям персонал, може да се изисква и специален софтуер за човешки ресурси за организиране на система за управление на персонала и поддържане на досиета на персонала.

1. Запознаване с уставните документи на фирмата.

Хартата задължително описва условията за кандидатстване за работа на директор (генерален директор, съвет на директорите) - изпълнителният орган на компанията. Също така в тази учредителна документация са предписани основните условия за срока на работа на ръководителя. Освен това служителят по персонала трябва да е наясно с последните промени в устава, в случай че собствениците на компанията приемат проблеми с персонала.

Първият служител, чиято регистрация се извършва в новосъздаденото предприятие, разбира се, е управителят. И така, въз основа на протокола, одобрен от собствениците на компанията, се издава заповед, която посочва датата, на която ръководителят започва да изпълнява задълженията си. Това ще е първата заповед за личен състав, издадена от предприятието.

В бъдеще служителят по персонала трябва да осигури хронологичния ред на издадените заповеди. Надзорните органи, когато проверяват условията на труд и кадровите въпроси, обръщат голямо внимание на номерацията на заповедите, така че да няма случаи, когато заповедите са издадени със задна дата.

1. Изготвяне на списък с документи за персонала, които ще бъдат включени в управлението на досиета на персонала в предприятието.

Ние изброяваме основните документи, които са включени в досиетата на персонала във всяко предприятие със служители:

• правила, свързани с вътрешноорганизационни трудови разпоредби;
• структура на персонала на организацията;
• персонал;
• график на отпуските;
• документи, свързани със защитата на личните данни на служителите.

Задължителните документи включват такива първични счетоводни документи, създадени за всеки служител, както и регистри, като например:

• трудови договори;
• книга за отчитане на движението на трудовите книжки;
• книга за отчитане на формулярите на трудовите книжки и самите формуляри на тези документи, които често се изготвят в предприятието, когато служителят влезе на първото място на работа;
• график за време;
• лични карти на служителите;
• кадрови заповеди, които обикновено се съхраняват заедно с основанията за издаването им (декларации, служебни (докладни) бележки, актове и др.);
• длъжностни характеристики и други документи;
• регистър на проверките от регулаторните органи.

Могат да бъдат издадени и следните документи:

• колективен трудов договор;
• разпоредби относно бонуси, сертифициране, търговски тайни и др.

1. Одобрение на документи за персонала и техните формуляри от ръководителя на предприятието.

Ако има забележки по формата на документацията, служителят по персонала трябва да ги отстрани и отново да съгласува формите на документите. Документите, които засягат не само личните записи, но и счетоводството, също трябва да бъдат отразени в счетоводната политика на предприятието.

1. Назначаване на отговорник за поддържане и осчетоводяване на трудовите книжки.

Това може да бъде едно лице, отговорно за поддържането на кадрови досиета, или може да бъде идентифициран отделен служител, отговорен за съхраняването и отчитането на издадените и входящите трудови книжки. Издава се съответна заповед за назначаване на отговорно лице.

Това е последният етап от поддържането на досиета на персонала от нулата. Сега за всеки нает служител се създава пакет от кадрова документация, обикновено включващ трудов договор, заповед за работа, длъжностна характеристика; приема се / съставя се трудова книжка, попълва се лична карта, подписва се споразумение за неразкриване на лични данни и други документи.

След това се съставят други документи за персонала относно регулирането на работния ден, изчисляването и изплащането на заплатите, отчитането на отпуските, регистрирането на отпуск по болест, командировки и др.

Научавайте първи за важни данъчни промени

Имате въпроси? Получете бързи отговори в нашия форум!

Управление на HR записи от нулата - инструкции стъпка по стъпка

HR отделът е едно от най-важните звена във всяка съвременна организация. Само благодарение на специалистите на тази услуга е възможно ефективното управление на дейността на предприятието.

Управление на HR записи от нулата, инструкции стъпка по стъпка

Но за да се организира правилно функционирането му, е необходимо:

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за решаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

• ясно определя длъжностните отговорности на служителите, отговорни за разработването и подготовката на необходимите документи; познава правилата за формиране на изпълнителни органи и назначаване
• лидери;
• правилно да набира нови служители, да ги прехвърля и освобождава;
• работа на базата на приложимото законодателство в областта на управлението на кадровите досиета;
• създаване на необходимите актове и разпоредби на ниво предприятие.

За бързо и компетентно организиране на ефективната дейност на отдела по персонала се препоръчва да се разработи и използва специален алгоритъм за извършване на необходимите действия.

Кой отговаря за бизнеса в компанията?

Преди да създадете план за организиране на ефективен работен процес, трябва да вземете решение за изпълнителя на ролята на специалист по персонала. Дори в малко предприятие, за вътрешноорганизационно управление на документи, позицията на секретар или чиновник обикновено е включена в таблицата с персонала.

Има две основни причини за това:

• големи обеми документална работа, с която отговорното лице работи ежедневно;
• необходимостта от тясна специализация в работата с документи, желателно е назначеният служител да има образование по специалността секретар-референт, мениджър персонал или деловодител.

Разбира се, на практика е приемливо да се възлагат допълнителни отговорности на някой, който също работи с документи, като адвокат или счетоводител. Това обаче може сериозно да намали ефективността на основната дейност на служителя, тъй като работата в офиса изисква много внимание.

Етапи и упътвания

Организацията на всяка система за управление на досиета на персонала ще се състои от следните етапи:

1. Издаването на заповеди, с които се въвежда длъжността отговорно лице, определя размера на работната му заплата. След това одобряването на специална разпоредба и длъжностна характеристика, която ще регламентира правата и задълженията на бъдещия служител и други документи;
2. Ако е необходимо да се назначи изпълнителен орган, се извършва търсене и сключване на споразумение с ръководителя на предприятието. Именно това лице от името на основателя ще управлява службата за персонал. Ако няма нужда от назначаване на такова лице и ръководителят на предприятието вече е назначен, достатъчно е само да наемете чиновник;
3. Изготвяне на база от нормативни актове. Необходимо е да се състави списък на законодателната рамка, в съответствие с която ще работи секретарят;
4. Закупуване или отпечатване на бланки на счетоводни документи. Управлението на кадровите досиета изисква проектиране на много различни регистрационни книги и движението на служителите, необходимите списания;
5. Преди секретарят да започне да се занимава с подбор на персонал, на негово разположение трябва да се появят формуляри на трудови книжки. Трудовата книжка е основният документ на служител, потвърждаващ информация за трудов стаж. Ако гражданин е нает за първи път, работодателят трябва да го предостави безплатно;
6. Последният етап е директната организация на работата с персонала, включително наемане, преместване, повишение, ваканции, освобождаване на служители и много други.

Задължителни документи

За да установите стабилна работа на канцеларската служба, ще трябва да създадете следните документи:

• Щатно разписание. Съдържа информация за позициите, които съществуват в организацията. За да съставите документ, е необходимо да се обърнете към действащото законодателство, тъй като неговата форма е напълно унифицирана за всички предприятия на територията на Руската федерация;
• Времето е ценен ресурс. За да не се губите в ръчно съставяне на нов договор или длъжностна характеристика всеки път, трябва да подготвите шаблони за всяка длъжност от щатното разписание;
• Създаване на номенклатура на делата или извършване на промени. Номенклатурата на делата обикновено се нарича списък на всички видове документи, създадени в организацията, и посочване на тяхното местоположение и периоди на съхранение. Обикновено съдържа много раздели, един от които трябва да бъде посветен на управлението на досиета на персонала;
• Правилник за вътрешния трудов ред, според който ще бъде организиран ежедневният работен ред, времето за почивка и много други.

Регистрация на главата

Ако организацията все още не е назначила лидер, тогава това ще бъде направено първо. Той ще бъде:

• формират административен персонал;
• регистрирайте учредителни документи;
• подписва организационно-разпорядителни и други документи.

Регистрацията на ръководителя се извършва в съответствие с решението, което основателят взема колегиално или индивидуално. Те издават заповед по отношение на лицето, назначено от първото лице на предприятието.

Регламенти

За правилната организация на работата на службата по човешки ресурси ще трябва да използвате основните разпоредби на действащото законодателство:

Кодексът на труда на Руската федерация е основният документ, в съответствие с който се осъществява организацията на трудовата дейност на служител, включително наемане, възнаграждение и условия на труд, гаранции и обезщетения и много други;

Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки. Такива книги са необходими за правилното записване на трудовия стаж на работника, неговите награди, почетни звания и др.;

Образци на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда. Това са форми на заповеди, които регламентират всичко, свързано с изпълнението на трудовата функция на служителя;

Списък на типовите управленски архивни документи. Необходим нормативен акт за правилното съхранение на документите.

Счетоводни документи

Има няколко основни вида счетоводни документи, благодарение на поддържането на които се осигурява правилната процедура за документооборот:

• Счетоводен лист (или книга) на персонала на предприятието. В него се въвежда кратка информация за броя на служителите;
• Журнал за регистрация на трудовите договори. Позволява ви да проследите сключването на всички договори със служители. Воденето на този дневник гарантира надеждността на съхранението на документи. Нищо няма да се загуби безследно, може да се използва за проследяване на наличието или липсата на трудови договори;
• Регистрационният дневник, необходим за оперативното проследяване на промените в персонала;
• Журнали за отчитане на входящи и изходящи пратки. В тях можете да видите историята на различна бизнес кореспонденция и да изясните изпращането или получаването на различни писма;
• Счетоводна книга на лични карти, която съдържа информация за формуляри с лични данни на служителите. Необходимо е, когато има нужда от проучване на личните данни на служител.

Какво е досие на персонала и как да го съхранявате? Прочетете нашия материал по-внимателно.

Тук ще научите как правилно да провеждате одит на персонала и защо е необходим.

Мога ли да си купя трудова книжка и колко струва? Ще научите за това тук.

Трудови книжки и тяхното съхранение

Работата с трудови книжки има две основни характеристики, които трябва да се имат предвид.

Служител, който е назначен, трябва да предостави книжката си на работодателя. Тя ще остане при него до прекратяване на трудовия договор.

В този документ секретарят отбелязва, че служителят е нает от организацията, посочва нейната организационна форма и име. След това този запис се заверява от ръководителя на предприятието.

Регистрация на служители

За да регистрирате правилно служител, достатъчно е да следвате прост алгоритъм:

• Вземете изявление от служителя, в което той ще посочи информация за каква позиция кандидатства, какъв размер на ставката го интересува и от коя дата ще започне работа.
• Получете от служителя необходимите копия на документи, като паспорт, SNILS, TIN, банкови данни за превод на заплати.
• Сключете трудов договор и издайте длъжностна характеристика под личен подпис. Тези документи установяват правоотношение между служителя и работодателя.
• Съхранявайте лично досие, което ще включва заявление и копия на документи. Попълнете карта във формуляр Т2, в която да запишете цялата необходима информация.
• Издайте заповед, съгласно която служителят е нает.

Заключение

По този начин, за да създадете услуга за управление на записи на персонала, е достатъчно да използвате горните инструкции за организиране на нейната работа. Основното при създаването на такава услуга е да се разчита на разпоредбите на действащото законодателство и да се вземат предвид нуждите на предприятието в зависимост от неговите организационни характеристики.

Имате ли някакви въпроси?Разберете как да разрешите конкретния си проблем - обадете се веднага.