Kas yra pirminiai dokumentai buhalterijoje. Pirminiai apskaitos dokumentai: rūšys, klasifikacija, reikalavimai

Visos įmonėje vykdomos ūkinės operacijos turi būti be klaidų dokumentuojamos. Kiekvienai operacijai turi būti surašyti atitinkami pirminiai apskaitos dokumentai.

Pirminiai apskaitos dokumentai – kas jiems taikoma?

Pirminiai apskaitos dokumentai skirstomi į administracinius ir išteisinamuosius.

Pirmiesiems visų pirma priskiriami įvairūs užsakymai, įsakymai atlikti įvairias operacijas. Paprastai šias formas tvirtina įmonės vadovybė.

Išteisinami dokumentai, patvirtinantys sandorio faktą.

Taip pat administracinės ir išteisinimo formos gali būti sujungtos į vieną apskaitos dokumentą, kuriame bus ir nurodymas atlikti veiksmą, ir patvirtinimas apie šio veiksmo atlikimą.

Išteisinamieji apskaitos dokumentai kitaip gali būti vadinami pirmine buhalterine apskaita. Pirminės apskaitos formos yra pirmasis operacijos įrodymas, jos yra privalomos norint atspindėti apskaitą. Visi įrašai buhalterijoje turi būti atspindėti tik gavus teisingai įformintą patvirtinamąjį dokumentą. Svarbu atsiminti taisyklę: „Nėra dokumento – nėra laidų!

Svarbu ne tik išteisinamoji forma, bet ir teisingas jos dizainas. Dėl klaidų jis gali tapti negaliojantis, todėl, gavus bet kokią formą, būtina patikrinti visas eilutes, ar jos užpildytos teisingai. Būtinai patikrinkite, ar yra atsakingų asmenų parašų, antspaudo, jis turi būti aiškus ir įskaitomas. Tik pasirinkę tinkamą dizainą, galite būti tikri, kad ateityje neturėsite problemų su tikrinančiomis institucijomis. Tinkamai įformintuose pirminiuose dokumentuose buhalterijoje turi būti tam tikri rekvizitai.

Privalomi pirminių dokumentų duomenys:

• formos pavadinimas ir kodas;
• Paruošimo data;
• įmonės pavadinimas;
• ūkinės operacijos rūšis ir jos turinys;
• natūralūs ir piniginiai operacijos metrai;
• atsakingų asmenų parašai.

Rusijos valstybinis statistikos komitetas nustatė suvienodintas pirminių dokumentų formas, kurios turi būti naudojamos tvarkant verslo sandorius.

Standartinės pirminių apskaitos dokumentų formos naudojamos grynųjų pinigų operacijoms, ilgalaikiam turtui, nematerialiajam turtui, atsargų vienetams, prekybos operacijoms, taip pat su tuo susijusioms operacijoms apskaityti.

Jei reikia keisti esamas unifikuotas formas, papildyti jas rekvizitais ir reikiamomis eilutėmis, tuomet įmonė turi pateikti pavedimą arba pavedimą įrašyti papildomus duomenis. Keičiant standartinę pirminio apskaitos dokumento formą, verta atminti, kad jau esamų rekvizitų ištrinti neįmanoma, galima tik papildyti.

Jei jokiam pirminiam apskaitos dokumentui nepatvirtinta vieninga forma, tada organizacija savarankiškai sukuria sau patogią formą, šiuo atveju pagrindiniai modifikuotų formų reikalavimai yra visų aukščiau nurodytų privalomų duomenų buvimas.

Teisė pasirašyti pirminius dokumentus gali būti suteikta tik tam tikram asmenų ratui, kurių pavardžių ir pareigų sąrašas turi atsispindėti atitinkamame dokumente, kad būtų suteikta teisė pasirašyti konkretų dokumentą (pvz., galite atsisiųsti galios pavyzdį advokatas iš nuorodos).

Jei jau atliktame pirminiame apskaitos dokumente padaryta klaida, tada ją redaguoti leidžiama, jei tai nėra grynųjų pinigų ar banko forma. Pastariesiems taisyti neleidžiama. Jei piniginėse formose yra klaidų, tokia forma perbraukiama ir išmetama, o po to užpildoma nauja forma. Taisyti neleidžiančių formų pavyzdžiai yra kasos pajamų ir išlaidų orderis, kasos čekis ir skelbimas apie piniginį įnašą.

Taisymai pirminiuose apskaitos dokumentuose atliekami taip: reikia išbraukti neteisingai nurodytus duomenis ir viršuje įrašyti teisingą informaciją, šalia būtina nurodyti pakeitimo datą, parašą. Formos pataisymai turi būti suderinti su šią formą surašiusiais ir ją pasirašiusiais asmenimis. Sutikus, šalia pataisymo būtina nurodyti frazę: „ištaisyta ir susitarta“.

Pirminiai buhalteriniai dokumentai. Gydymas

Įeinant į įmonę, tikrinami pirminiai apskaitos dokumentai, ar jie užpildyti teisingai: ar užpildytos visos eilutės, ar teisingai paskaičiuotos sumos, ar yra parašai ir antspaudai, ar teisingai įrašyti visi duomenys. Po to forma turi būti užregistruota specialiuose žurnaluose. Pavyzdžiui, darbo užmokesčio apskaitos žiniaraščio forma T-53 registruojama darbo užmokesčio apskaitos žurnale T-53a, o gaunami ir išeinantys kasos orderiai registruojami įeinančių ir išsiunčiamų kasos dokumentų registre forma KO-3. Po registracijos dokumentai perduodami saugojimui į buhalteriją, kur surašomi į atitinkamus aplankus ir ten saugomi tam tikrą laiką. Po tam tikro laiko dokumentas perkeliamas į archyvą. Pirminių dokumentų saugojimo terminą nustato ir reglamentuoja archyvų teisės aktai. Apskaitos dokumentų saugojimas ir sisteminimas įmonėje vadinamas dokumentų valdymu. Skaitykite daugiau apie dokumentų saugojimą ir naikinimą.

Įstatymas, nustatantis pirminių apskaitos dokumentų saugojimo terminus, vadinamas 2004 m. spalio 22 d. federaliniu įstatymu Nr. 125-ФЗ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“.

Už tinkamą saugojimo ir naikinimo organizavimą atsako organizacijos vadovas. Už dokumentų saugą ir teisingą įforminimą atsako vyriausiasis buhalteris.

Mūsų svetainėje galite atsisiųsti daugybę formų ir pirminių apskaitos dokumentų formų skiltyje „“, ten rasite ir tuščias formas, ir jų pildymo pavyzdžius su trumpomis registracijos rekomendacijomis. Kad būtų patogiau rasti tinkamą formą, jie suskirstyti į skyrius, kuriuose galite lengvai suprasti ir rasti tinkamą formą.

Video pamoka. Dokumentų ištrynimas 1C apskaitoje: žingsnis po žingsnio instrukcijos

Praktinė vaizdo pamoka apie dokumentų ištrynimą 1C apskaitoje 8.3. Vadovauja Likina Olga: svetainės „Manekenų apskaita“ ekspertė, UAB „M.video management“ darbo užmokesčio apskaitininkė. Pamokoje pateikiamos nuoseklios instrukcijos, kaip ištrinti dokumentus.

Video pamoka „Kaip surašyti pirminę įmonės dokumentaciją“

Žiūrėkite svetainės „Manekenų apskaita“ mokytojos Gandevos N.V. vaizdo pamoką.

Dabartinėje praktikoje pirminiai apskaitos dokumentai suprantami kaip ūkinio gyvenimo faktus (sandorius, prekių ir medžiagų judėjimą ir kt.) atspindintys popieriai. Jie išduodami sandorių metu arba juos užbaigus, siekiant patvirtinti įvykusius faktus. Jų pagrindu buhalteris daro įrašus įmonės apskaitos programoje, priima sumas mokesčių apskaitai.

Kokia forma yra "pirminis"

Finansų ministerijos paaiškinimais, įmonė turi teisę savarankiškai nustatyti, kokias „pirminės“ formas naudoti. Priimtas sprendimas fiksuojamas organizacijos apskaitos politikoje. Praktika rodo, kad verslo subjektai naudojasi vienu iš trijų variantų:

• Valstybinio statistikos komiteto siūlomos unifikuotos formos.
• Įmonės savarankiškai sukurti ir vidaus aktais fiksuoti pavyzdžiai.
• Kombinuotos parinktys: pirminiai dokumentai unifikuotu formatu, papildyti tam tikrais laukais.

Verslo subjektų teisė savarankiškai rengti pirmines formas netaikoma šių tipų dokumentams:

• grynųjų pinigų dokumentai (ypač vartojimo reikmenys ir kvitai);
• griežtos ataskaitų formos;
• siuntimo sąskaitas.

Jiems Finansų ministerija įveda unifikuotas formas į privalomųjų rangą.

Jei sandorį sudariusi įmonė sutartyje nenustatė „pirminės“ formos, sandorio šalis turi teisę išduoti dokumentus pagal savo pavyzdžius. Siekdama išvengti reguliavimo struktūrų problemų, įmonė savo apskaitos politikoje turėtų nurodyti, kad ji priima dokumentus ant tiekėjų ir pirkėjų parengtų formų.

Svarbu! „Pagrindinio“, tarpininkaujančio tam tikrai operacijai, buvimas yra privalomas reikalavimas, kad jis atsispindėtų apskaitoje ir mokesčių apskaitoje.

Privaloma informacija apie „pagrindinį“

Pagal str. 9 402-FZ, pirminiuose apskaitos dokumentuose turi būti šie privalomi duomenys:

• verslo dokumento pavadinimas, pavyzdžiui, „Priimtų darbų aktas“;
• numeris pagal surašančios įmonės vidaus numeracijos taisykles;
• dokumento parengimo data;
• visas „pirminę“ išduodančios įmonės pavadinimas;
• įvykusios ūkinės operacijos pobūdis (pavyzdžiui, prekių siuntimas pirkėjui, grynųjų pinigų įnešimas kasoje, atliktų darbų priėmimas ir pan.);
• įvykusio ūkinio fakto išmatavimas pinigine ar gamtine forma;
• darbuotojo, atsakingo už sandorio vykdymą ar registravimą, pareigos ir vardas, pavardė;
• įgalioto asmens parašas ranka.

Asmenų, turinčių teisę pasirašyti pirminius apskaitos dokumentus, sąrašą nustato organizacijos vadovas. Tai nustatoma jo įsakymu.

Kai kuriose formose yra papildomos informacijos, susijusios su standartiniu sąrašu. Pavyzdžiui, važtaraštyje turi būti informacija apie automobilį, jo savininką ir vairuotoją.

Ar būtina ant „pirminės“ uždėti organizacijos antspaudo atspaudą? Tai nėra privalomas reikalavimas, be jo neapsieisite tik tuo atveju, jei jo buvimą numato įmonės apskaitos politikoje įrašytas pavyzdys.

Pirminių dokumentų įvairovė

Galiojantys teisės aktai nenustato uždaro 2018 metų pirminių apskaitos dokumentų sąrašo. Jų įvairovę lemia ūkio subjekto veiklos sritis. Vienai firmai reikalingas važtaraštis, kitai – literatūros nurašymo iš bibliotekos aktas.

Dažniausiai pasitaikantys dokumentų tipai:

• važtaraštis - tarpininkauja prekių ir medžiagų priėmimo ir perdavimo sandoriuose;
• priėmimo aktas - išduodamas tais atvejais, kai viena šalis priima antrosios atlikto darbo rezultatus;
• darbo užmokesčio žiniaraštis – surašomas mokant darbuotojų atlyginimus;
• OS-1 - atspindi ilgalaikio turto objekto gavimą ar praradimą (išskyrus nekilnojamąjį turtą);
• INV-1 – konsoliduoja inventorizacijos rezultatus;
• avanso ataskaita - patvirtina darbuotojo, atvykusio iš komandiruotės, išlaidas;
• grynųjų pinigų dokumentai (čekiai, PKO, RKO ir kt.);
• pirkimo užsakymas;
• buhalterinė ataskaita ir kt.

Šis pirminių apskaitos dokumentų sąrašas nėra išsamus. Įvairių veiklos krypčių įmonės naudoja reikiamas formas, kad atspindėtų vykdomus sandorius.

Priklausomai nuo įgyvendinimo būdo, „pirminis“ yra popierinis ir elektroninis. Antrasis variantas naudojamas įmonėse, kuriose sukonfigūruotas elektroninis dokumentų valdymas. Tai padeda supaprastinti ir pagreitinti verslo dokumentų tvarkymą, derinti sandorio šalių sąveiką.

Pagal galiojančių teisės aktų normas visų rūšių „pirminiai“ įmonėje saugomi penkerius metus. Skaičiuojama nuo ataskaitinių metų pabaigos. Pavyzdžiui, popieriai, išduoti 2018 m., turi būti saugomi iki 2023 m. imtinai. Pažeidus šią taisyklę, bus pradėtas procesas su mokesčių tarnyba, organizacijai bus taikomos nuobaudos.

Rusijoje įstatymai nustato įmonėms ir verslininkams pareigą registruoti visus sandorius pirminiuose dokumentuose. Tokių dokumentų užduotis – patvirtinti įvykusį faktą (produkcijos gavimas, išsiuntimas iš sandėlio, pardavimas ir kt.) ir atliktos operacijos teisinę registraciją.

Pagrindiniai jų registravimo reikalavimai yra patikimos informacijos įvedimas, rinkimas operacijos metu arba ją užbaigus.

Kam tai?

Pirminiai dokumentai yra patvirtinamieji dokumentai, kurie patvirtina, kad verslininkai ir įmonės vykdo visas verslo operacijas. Registracija atliekama operacijų seka. Jei jie sudaryti neteisingai, organizacija negali patikimai apskaičiuoti apmokestinamosios bazės, todėl kyla nesutarimų su mokesčių institucijomis, o įmonei gali būti skirtos baudos.

Šie dokumentai priimami apskaitai, jei jie surašyti Rusijos Federacijos apskaitos ir apskaitos reglamente nurodyta forma.

Standartinėje formoje gali būti papildomų stulpelių ir eilučių, išlaikant visus patvirtintoje formoje numatytus duomenis. Atliekant pakeitimus, turi būti surašytas įsakymas ar instrukcija. Negalite keisti tik grynųjų pinigų operacijų formų.

Pirminiuose dokumentuose pateikiama informacija ataskaitų ir apskaitos dokumentams formuoti. Jie gali būti sudaryti kompiuterine programa arba parašyti ranka, sukurti atsižvelgiant į bet kokio masto atsiskaitymus, materialines ar finansines operacijas.

Jo veislės

Pirminiai dokumentai yra ir, sąskaitos faktūros, priėmimo lapai, važtaraščiai ir kt.

Apskaitoje jie skirstomi į keletą tipų:

• išorės(atliekamas už įmonės ribų);
• vidinis(atliekama įmonės viduje).

Dokumentai taip pat gali būti kaupiami ir vienkartiniai:

• Kaupiamasis dokumentai (įsakymai, limito kortelės) surašomi ilgą laiką ir atspindi tas pačias pasikartojančias operacijas.
• Vieną kartą dokumentai (kasos orderiai, ir) naudojami atsiskaitymui apie atliktą operaciją.

Organizacinis ir administracinis dokumentais laikomi nurodymai, įsakymai, įgaliojimai ir nurodymai. Jie suteikia leidimą atlikti nurodytas operacijas. Jų informacija į apskaitos registrus neįtraukiama.

IN išteisinamasis nuosprendis dokumentacija (mokėjimo prašymai, kvitų orderiai, sąskaitos faktūros ir kt.) atspindi operaciją. Informacija apie juos įrašoma į apskaitos registrus.

Kai kuriuose dokumentuose derinamos išteisinamojo ir leidžiančio pobūdžio ypatybės. Tai gali būti kasos orderiai, darbo užmokesčio lapeliai atlyginimams.

Daugiau apie visas šias ataskaitas galite sužinoti šiame vaizdo įraše:

Kaip su ja dirbti?

Atitinkamai pirminei apskaitai sudaromas dokumentacijos apyvartos grafikas, nurodant jos judėjimo įmonėje tvarką ir terminus bei išsiuntimą į buhalteriją. Reikėtų patikrinti formą (ar sudarymo išsamumas ir teisingumas), turinį (rodiklių koreliaciją) ir aritmetiškai (sumuojant reikšmes).

Pirmiausia turite nustatyti, ar tai yra apskaitos dokumentas. Jame turėtų būti informacija apie įvykdytą verslo operaciją. Taigi, inventorizacijos prekių judėjime nurodoma, kasos čekyje – finansinės išlaidos.

Apskaitos dokumentams nepriskiriami juodraščiai, užrašai, išrašai iš laikraščių ir ne pagal taisykles surašyta dokumentacija.

Toliau nustatomas dokumento santykis su organizacija. Tikrinami įmonės ar specialisto rekvizitai (darbo pavadinimas, jo parengimo data, įmonės pavadinimas, ūkinės operacijos kaina ir natūralus turinys, atsakingų asmenų pareigos, asmeniniai parašai). Visi parašai turi būti autentiški. Taip pat tikrinamas antspaudo tipas (kai kuriose įmonėse gali būti keli plombos – dokumentams ir antspaudui).

Po priėmimo informacija įrašoma į apskaitos registrus, formoje daromas žyma. Verslo operacijos turi būti atspindimos nuosekliai, sugrupuotos pagal tam tikras sąskaitas. Apskaitos registrai yra kortelės (apskaitos medžiagai ir), knygos (pagrindiniai) arba žurnalai. Pagal įrašų tipą registrai skirstomi į kombinuotus (užsakymus), sisteminius (bendroji apskaitos knyga) ir chronologinius (registracijos žurnalas).

Pagal Valstybinio statistikos komiteto reikalavimus pirminiai apskaitos dokumentai turi būti surašyti taip:

• užpildyti tušinuku, rašalu, rašomąja mašinėle ar kompiuteriu;
• būti tvarkingai surašyti aiškiais ir įskaitomais skaičiais;
• turi visas detales;
• finansiniuose dokumentuose visos sumos nurašomos ir nurodomos skaičiais;
• turėti vadovo, vyriausiojo buhalterio ar įgaliotų asmenų asmeninį parašą;
• būti antspaudu.

Už patikimą ir savalaikį dokumentų, atspindinčių turimą informaciją buhalterinėje apskaitoje, parengimą atsako įgalioti asmenys.

Klaidų taisymas

Žemiau pateikiamas dažniausiai pasitaikančių klaidų, daromų rengiant dokumentus, sąrašas:

• blankų, pagamintų įmonėje savarankiškai, be vadovo įsakymo patvirtinimo ir atitinkamos registracijos apskaitos registre, naudojimas;
• neteisingas įgaliotų pasirašyti asmenų sąrašo vedėjas;
• rekvizitų trūkumas;
• praleidimų rengiant privalomas detales, dėmes ar pataisymus, taisyklių pažeidimus;
• rašymas grafito pieštuku;
• kasos dokumentų patikslinimai;
• aritmetinių klaidų buvimas;
• tuščiose eilutėse nėra brūkšnelių.

Jei yra klaidų, apskaitos dokumentas nepriimamas tikrinančių struktūrų arba pripažįstamas suklastotu.

Pinigų ir apskaitos dokumentų taisymas atliekamas pagal šias taisykles:

• neleidžiama naudoti korektoriaus, blotų ir dokumento taisymų (pinigų išeinantys ir gaunami pavedimai, kvitai);
• jei randama klaidų, dokumentai turi būti anuliuoti ir surašyti iš naujo;
• sugadinti ar neteisingai užpildyti dokumentai nesunaikinami, jie perbraukiami ir pridedami prie kasos išdavimo dieną.

Pataisymai įrašomi į kitus dokumentus, juos suderinus su sandorio šalimis ir patvirtinus parašais.

Taisant rankines formas, neteisingi duomenys ar sumos turi būti perbraukti, o ant viršaus užrašyti teisinga vertė. Eilutės laukeliuose nurodomas žodis „Pataisyta“ ir sutinka šį dokumentą anksčiau pasirašę asmenys. Nurodo koregavimo datą. Neleidžiama naudoti korektoriaus, dėmių ir šluostymo.

Neteisingai atliktų ir patvirtintų pataisymų atveju jie bus laikomi negaliojančiais.

Dokumentacijos atkūrimas

Pirminių dokumentų sugadinimo, sunaikinimo ir praradimo atveju (remiantis instrukcija Nr. 157 H) viršininko paskiriama komisija, kuri analizuoja jų atkūrimo priežastis ir nustato kaltininkus. Kartais vadovas bendradarbiauja su tyrimą atliekančiomis institucijomis, priešgaisrinės priežiūros ar apsaugos struktūromis. Darbo rezultatai įforminami akte, patvirtintame vadovo. Jis įtraukiamas į žurnalo aplanką kitoms operacijoms atlikti.

Pagal instrukciją Nr.157 H, pirminiai popieriai gali būti saugomi tiek ant popieriaus, tiek ant mašininių laikmenų (naudojant skaitmeninį parašą).

Galiojimo laikas

Pagal str. Federalinio įstatymo „Dėl buhalterinės apskaitos“ 17 str., kiekviena įmonė privalo organizuoti tinkamą šios dokumentacijos, apskaitos ataskaitų ir apskaitos registrų saugojimą nustatytais terminais, tačiau mažiausiai 5 metai.

Elektroninių dokumentų saugojimas vykdomas laikantis įstatymų reikalavimų ir esant mašininėms laikmenoms. Kartu suteikiama ir apsauga nuo neteisėtų patikslinimų, kuri priskirta įmonės vadovui.

Baudos

Klaidos pirminiuose dokumentuose ar jų nebuvimas gali lemti įmonės finansinius nuostolius. Pagal str. Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 120 str., už šiurkščius išlaidų ir pelno apskaitos standartų pažeidimus skiriamos baudos:

• pažeidimo atveju per vieną mokestinį laikotarpį - iki 10 tūkstančių rublių;
• pažeidus kelis mokestinius laikotarpius - iki 30 tūkstančių rublių;
• sumažinus mokesčių mokėjimus - 20% nesumokėtų įmokų sumos, nuo 40 tūkstančių rublių.

Šiurkštūs išlaidų, pelno ir apmokestinamųjų objektų apskaitos taisyklių pažeidimai – pirminės dokumentacijos ir apskaitos registrų nebuvimas. Jie taip pat apima periodinį atspindėjimą apskaitos dokumentuose, apskaitos registruose ir verslo operacijų, materialinių vertybių, finansų ir nematerialiojo turto ataskaitose.

Jei šių dokumentų nėra, įmonė privalo permokėti mokesčius. Jų atšaukimas galimas atitinkamų struktūrų, kurių įgaliojimai atitinka teisės aktų reikalavimus, nurodymu. Kartu surašomas ir paimtų dokumentų registras.

Apskaitos teisingumas ir tolimesnės išvados iš jos priklauso nuo pirminio dokumento dizaino kokybės ir jame esančios informacijos.

Apskaitai priimtuose pirminiuose dokumentuose esanti informacija kaupiama ir sisteminama apskaitos registruose, kurių formas ar reikalavimus tvirtina įgaliota institucija. Apskaitos registrų duomenys sugrupuota forma perkeliami į finansines ataskaitas.

Vadovybė nustato asmenis, turinčius teisę pasirašyti apskaitos dokumentus. Šiuo atveju parašų hierarchija gali būti nustatyta priklausomai nuo užimamų pareigų, pinigų sumos, operacijos apimties ir pobūdžio.

Įmonės ar organizacijos, naudojantys elektroninius parašus, turėtų nustatyti tinkamas apsaugos ir kontrolės priemones, susijusias su teise naudoti ir pasiekti elektroninį parašą(17).

Pirminių dokumentų rengimo reikalavimai

1. Įrašai pirminiuose dokumentuose turi būti daromi rašalu, cheminiu pieštuku, tušinuko pasta, naudojant spausdinimo mašinėles, mechanizaciją ir kitas priemones, užtikrinančias šių įrašų saugumą per nustatytą jų saugojimo archyve laiką.

Rašymui naudoti paprastą pieštuką draudžiama.

• 2. Dokumentai turi būti tvarkingai surašyti, tekstas ir skaičiai parašyti aiškiai ir įskaitomai.
• 3. Dokumente turi būti įrašyti visi duomenys. Jei koks nors rekvizitas neužpildytas, vietoj jo dedamas brūkšnys. Privalomi duomenys turi būti užpildyti be klaidų.
• 4. Piniginiuose dokumentuose suma nurodoma skaičiais ir žodžiais.
• 5. Pirminiai dokumentai turi būti patvirtinti asmeniniais organizacijos vadovo, vyriausiojo buhalterio ar įgaliotų asmenų parašais.
• 6. Pirminiuose dokumentuose turi būti įgaliotų asmenų parašų nuorašai.
• 7. Pirminiai dokumentai turi būti užantspauduoti organizacijos antspaudu, jeigu tai numatyta formoje ir galiojančiuose teisės aktuose. (18)

Organizacijos vadovas, susitaręs su vyriausiuoju buhalteriu, įsakymo forma turi patvirtinti asmenų, turinčių teisę pasirašyti pirminius apskaitos dokumentus, sąrašą.

Savalaikį ir kokybišką pirminių apskaitos dokumentų įforminimą, jų perdavimą nustatytais atspindėjimo apskaitoje terminais, taip pat juose esančių duomenų patikimumą užtikrina šiuos dokumentus surašę ir pasirašę asmenys.

Pirminių dokumentų judėjimas apskaitoje (surašymas ar gavimas iš kitų verslo subjektų, priėmimas apskaitai, tvarkymas, perdavimas į archyvą) taip pat turėtų būti reglamentuojamas vadovo įsakymu patvirtintu grafiku.

Siekiant įspėti tiek vadovus, tiek atlikėjus nuo nenumatytų neigiamų pasekmių bei sutaupyti laiko ieškant informacijos, gavus norminius dokumentus būtina sukurti bazę pirminiams dokumentams registruoti.

Tai reiškia, kad visi išrašomi ir pildomi pirminiai dokumentai turi turėti savo identifikatorių – kodą (vienkartinį, unikalų numerį), kuris jiems suteikiamas privalomai registruojantis viename iš kiekvienoje įmonėje atidaromų registracijos žurnalų.

Dokumentų surašymo tvarka:

• - Visų nustatytų rekvizitų ir dokumentų formų laikymasis;
• -ūkinių operacijų turinio pateikimo dokumentuose tikslumas, aiškumas;
• - ūkinių operacijų registravimo savalaikiškumas, aiškus, tikslus ir įskaitomas teksto rašymas;
• - laisvų vietų perbraukimas, kai nėra rekvizito;
• - sumų nurodymas skaičiais ir žodžiais visuose vertinguose dokumentuose; klaidų perbraukimas, kad būtų matomas perbrauktas, ir teisingo teksto patvirtinimas dokumentą išdavusio asmens parašu;
• – pataisymai neleidžiami.(27)

Pirminiai dokumentai, sukurti mechanizuotu būdu, reikalauja specialaus gautų duomenų patikimumo patvirtinimo, t.y. registruotų duomenų autorizavimas ir apsauga nuo neteisėto informacijos apie juos gavimo. Faksu galima siųsti bet kokio tipo dokumentą, bet ne pirminį apskaitos dokumentą, nes jis neturi autentiškumo patvirtinimo. Atsakomybė už savalaikį ir kokybišką dokumentų sukūrimą ir perdavimą nustatytais terminais vėlesniam atspindėjimui apskaitoje tenka šiuos dokumentus surašusiems ir pasirašiusiems asmenims.

Pirminė apskaita gamybinėje įmonėje yra informacinė valdymo bazė, kurios kokybė tiesiogiai priklauso nuo apskaitos kokybės. Pirminė apskaita yra informacijos ir loginių operacijų kompleksas su dokumentais, lydinčiais bet kokius materialinius ir finansinius srautus bei jų elementus nuo įėjimo iki išėjimo iš įmonės ir visos įmonės gamybinių ir ūkinių patalpų.

Taigi pirminiai dokumentai yra informacijos apie visus gamybinius ir ūkinius objektus ir subjektus bei jų sąveikas nešėjai ir leidžia visapusiškai įvertinti visus kontrolės veiksnius: kiekybinius, kokybinius, finansinius (12).

Pirminė apskaita reprezentuoja pradinį sisteminio suvokimo apie atskirų operacijų, apibūdinančių organizacijoje vykstančius ekonominius procesus ir reiškinius, registravimo etapą. Jos objektai yra: materialinių išteklių pirkimas, įsigijimas ir išlaidavimas, gamybos sąnaudos, pusgaminių ir nebaigtos gamybos likučių judėjimas, produkcijos apimtis, jos išsiuntimas ir pardavimas, atsiskaitymai su tiekėjais, pirkėjais, klientais, bankai, finansų institucijos, steigėjai ir kt.

Pirminė informacija apie ekonominius procesus ir reiškinius atsispindi pirminiuose dokumentuose.

Pirminis apskaitos dokumentas- tai rašytinė verslo sandorio pažyma, kuri turi juridinę galią ir nereikalauja papildomo paaiškinimo bei detalizavimo.

Pirminiame apskaitos dokumente turi būti:

• pavadinimas – ūkinės operacijos finansinis ir ekonominis turinys. Dokumentas, neturintis pavadinimo, taip pat dokumentas, kurio pavadinimas neaiškus, prastai įskaitomas, neturės teisinės galios;
• šiame verslo sandoryje dalyvaujančių šalių (juridinių ir fizinių asmenų) pavadinimas, kai kuriais atvejais adresai ir banko sąskaitos. Pirminis dokumentas, kuriame nėra bent vienos iš verslo operacijos šalių pavadinimo ir atitinkamų atributų, netenka tikslo ir negali būti vykdomas;
• sudarymo data. Jei datos nėra arba ji neaiškiai parašyta, dokumentas praranda tikslą laiku. Iš tikrųjų toks dokumentas neturi teisinės galios;
• ūkinės operacijos (dokumentacijos objekto) turinys, kylantis iš dokumento, kuriame jis pateikiamas bendra forma, pavadinimo;
• vykdomų verslo sandorių rodikliai. Skaitiklių nebuvimas dokumente atima apskaitos ir skaičiavimo bazę;
• atsakingų asmenų – organizacijos direktoriaus ir vyriausiojo buhalterio – parašai.

Dokumentus buhalteriai pildo aiškiai, įskaitomai ranka rašydami rašalu ar tušinuko pasta, rašomąja mašinėle ar kompiuterinėmis technologijomis.

Paprastai dokumentams naudojamos standartinės formų formos, kurios yra tarpžinybinio pobūdžio. Tai apima užsakymų formas, sąskaitas faktūras, sąskaitas faktūras, kuponus, išrašus ir tt Pirminiai dokumentai turi būti surašomi operacijos metu, o jei tai neįmanoma dėl objektyvių priežasčių, tada iš karto po to, kai ji yra baigta.

Jei ūkio sąskaitose įvyksta klaida, galite taikyti neigiamą arba atvirkštinį įvedimo metodą. Šiuo atveju klaidingas įrašas pakartojamas raudonu rašalu arba standartinėmis spalvomis (mėlyna, juoda), o jo išvada yra stačiakampiame rėmelyje.

Raudona spalva arba stačiakampis rėmelis padarys klaidingą įrašą negaliojantį, o po to padaromas teisingas įrašas. Ištaisyti klaidas sąskaitose galima perbraukiant ir toliau taisant (klaidingas įrašas perbraukiamas viena eilute ir po ja daromas teisingas įrašas su ištaisymo data ir buhalterio parašu, jei reikia, pažyma yra surašytas, atskleidžiant taisymo poreikį ir klaidos priežastį).

Grynųjų pinigų ir banko dokumentuose neturėtų būti taisymų, trynimų, dėmių.

Dirbdamas su bet kokiu dokumentu buhalteris remiasi tam tikrais oficialiuose dokumentuose įtvirtintais principais ir metodiniais pagrindais.

Remiantis pirminiais dokumentais, įrašai daromi apskaitos registruose, kortelėse, išrašuose, žurnaluose, taip pat diskuose, diskeliuose ir kitose laikmenose.

Apskaitos dokumentai yra išoriniai ir vidiniai

Išoriniai dokumentai jie patenka į organizaciją iš išorės – iš valstybinių įstaigų, aukštesnių organizacijų, bankų, mokesčių inspekcijų, iš steigėjų, tiekėjų, pirkėjų ir kt., jie surašomi pagal standartines formas. Tokių dokumentų pavyzdžiai yra mokėjimo prašymas-pavedimas, mokėjimo prašymas, tiekėjo sąskaita faktūra ir kt.

Vidiniai dokumentai sudarytas tiesiogiai organizacijoje.

• administracinis;
• išteisinamasis (vykdomasis);
• kombinuotas;
• apskaitos sutvarkymas.

vadybinis- tai dokumentai, kuriuose yra užsakymai, instrukcijos dėl gamybos, tam tikrų verslo operacijų atlikimo. Tai yra organizacijos vadovo ir asmenų, įgaliotų vykdyti verslo operacijas, įsakymai.

Išteisinantis(vykdomieji) dokumentai patvirtina ūkinių sandorių faktą. Tai yra gavimo orderiai, medžiagų priėmimo aktai; ilgalaikio turto priėmimo ir perleidimo aktai; dokumentai apie gatavų gaminių priėmimą iš darbuotojų ir kt.

Kombinuotas dokumentai yra tiek administraciniai, tiek vykdomieji. Tai kasos pajamų ir išlaidų orderiai, darbo užmokesčio išrašai už darbo užmokesčio išdavimą organizacijos darbuotojams, atskaitingų asmenų avansinės ataskaitos ir kt.

Buhalteriniai dokumentai surašomi tuo atveju, kai nėra ūkinių operacijų apskaitos standartinių dokumentų, taip pat apibendrinant ir tvarkant patvirtinamuosius ir administracinius dokumentus. Tai sertifikatai, paskirstymo lapai ir kt.

Buhalteriniai dokumentai taip pat skirstomi į vienkartinius ir kaupiamuosius. Vykdant kiekvieną ūkinę operaciją naudojami vienkartiniai pirminiai dokumentai. Kaupiamieji dokumentai surašomi per tam tikrą laipsniško vienarūšių verslo operacijų kaupimo laikotarpį. Laikotarpio pabaigoje šiuose dokumentuose apskaičiuojamos atitinkamų rodiklių sumos. Kaupiamųjų dokumentų pavyzdžiai yra dviejų savaičių, mėnesiniai darbo užsakymai, limito kortelės medžiagų išleidimui iš organizacijos sandėlių ir kt.

Apskaitos dokumentai skirstomi į pirminius ir suvestinius

Šaltiniai dokumentai susidarė verslo sandorio metu. Tokių dokumentų pavyzdys yra važtaraščiai, skirti medžiagų išvežimui iš organizacijos sandėlių į dirbtuves.

Suvestiniai dokumentai sudarytas remiantis pirminiais dokumentais, pavyzdžiui, darbo užmokesčio žiniaraščiu.

Duomenų fiksavimo pirminiuose dokumentuose metu atsiranda apskaitos informacija, kuri nėra automatiškai fiksuojama. Prieš rengiant pirminius dokumentus, visos jo kiekybinės ir kokybinės charakteristikos yra tikrinamos logiškai, aritmetiškai ir teisiškai. Tokią kontrolę vykdo tiek su pirminės apskaitos tvarkymu susiję, tiek valdymo tarnybų darbuotojai.

Pasirašydamas kvitus ir išlaidų kasos orderius, darbo užmokesčio išrašus, mokėjimo pavedimus ir pretenzijas, kitus bankinius dokumentus, organizacijos vadovas nuodugniai analizuoja kiekvieną ūkinę operaciją.

• parengiamieji darbai prieš surašant pirminius dokumentus;
• pirminių dokumentų rengimas;
• pirminių dokumentų tvirtinimas;
• buhalterijos darbas rengiant ir tvarkant pirminius dokumentus.

Buhalterinės informacijos rinkimas apima atitinkamą įvairių organizacijos tarnybų darbą. Šis etapas pasižymi aukščiausiu apskaitos analitiškumu ir efektyvumu.

Antrasis apskaitos proceso etapas – apskaitos informacijos apdorojimas. Tai apima tiesioginį funkcinio valdymo paslaugų darbuotojų dalyvavimą priimant apskaitos informaciją. Taigi, apskaitant inventorizacijos prekes pagal pirminius dokumentus, pateikiamas duomenų grupavimas ir apibendrinimas medžiagų inventorizacijos kortelėse. Kas mėnesį duomenys iš kortelių ir knygų perkeliami į materialinių vertybių judėjimo ataskaitas. Sandėlių vadovai ir padalinių vadovai šias ataskaitas pateikia organizacijos buhalterijai laiku.

Duomenų tvarkyme dalyvauja ir vadovai. Taigi, pasitelkus įvairių valdymo tarnybų darbuotojus, išaiškinami trūkumo ir nuostolių kaltininkai.

Patikrinus aritmetinius skaičiavimus, atliktų ūkinių operacijų teisėtumą ir tikslingumą, registruojami apskaitos dokumentai, o po to atliekamas jų duomenų ekonominis grupavimas sintetinės ir analitinės apskaitos sąskaitų sistemoje, įrašant į apskaitos registrus.

Apskaitos registrai yra tam tikros formos skaičiavimo lentelės, sudarytos pagal ekonominę turto duomenų grupavimą ir jo formavimo šaltinius. Jie naudojami verslo sandoriams atspindėti.

Apskaitos registrai, priklausomai nuo struktūros, skirstomi į chronologinius ir sisteminius. Chronologiniuose registruose verslo operacijos atsispindi jų atlikimo seka. Sisteminiai apskaitos registrai padeda sugrupuoti verslo operacijas pagal nustatytus kriterijus.

Apskaitos registrai tvarkomi apskaitos knygelių, kortelių, išrašų, žurnalų, taip pat mašininių laikmenų pavidalu.

Sintetinė apskaita vykdoma sisteminiuose registruose, o analitinė – analitiniuose registruose. Įrašai registruose atliekami tiek rankiniu būdu, tiek naudojant kompiuterines technologijas.

Rekvizitų visuma ir išsidėstymas registre lemia jo formą, kuri priklauso nuo objektų, į kuriuos atsižvelgiama, savybių, registrų paskirties, apskaitos registravimo būdų. Apskaitos registravimas reiškia verslo operacijų registravimą apskaitos registruose.

Sąskaitų knygose visi puslapiai sunumeruoti ir įrišti. Paskutiniame puslapyje nurodykite numerį ir patvirtinkite įgaliotų asmenų parašais. Kai kuriose knygose, pavyzdžiui, kasos knygoje, puslapiai ne tik sunumeruoti, bet ir surišti špagatais, užklijuoti vaško antspaudu. Priklausomai nuo sąskaitų apimties knygoje, vienai ar kitai paskyrai skiriamas vienas ar keli puslapiai. Apskaitos knygos naudojamos sintetinei ir analitinei apskaitai.

Kortelės gaminamos iš storo popieriaus arba palaido kartono, nesusegamos kartu. Jie laikomi specialiose dėžėse – dokumentų spintelėse. Kortelės atidaromos metams ir registruojamos specialiame registre, siekiant užtikrinti jų saugumo kontrolę.

Išrašai nuo kortelių skiriasi tuo, kad yra pagaminti iš ne tokio tankio popieriaus ir yra didesnio formato. Jie saugomi specialiuose aplankuose, vadinamuose registratoriais. Lakštai paprastai atidaromi mėnesį ar ketvirtį.

Įrašai apskaitos registruose turi būti aiškūs, glausti, aiškūs, įskaitomi. Įregistravus ūkinę operaciją apskaitos registre, pirminiame dokumente daroma atitinkama žyma, kad būtų lengviau vėliau patikrinti, ar buvo atlikta teisinga registracija. Mėnesio pabaigoje rezultatai sumuojami kiekvienam apskaitos registrų puslapiui. Galutiniai sisteminių ir analitinių registrų įrašai turi būti patikrinti sudarant apyvartos žiniaraščius.

Patvirtinus metinę ataskaitą, apskaitos registrai sugrupuojami, surišami ir deponuojami esamame organizacijos archyve.

Klaidingų įrašų apskaitos registruose ištaisymo būdai

Egzistuoti trys būdai ištaisyti klaidingus įrašus apskaitos registruose: korekcinis, papildomas įvedimas, atbulinis.

Koregavimo metodas gali būti taikomas tik tuo atveju, jei klaidos buvo aptiktos prieš sudarant balansą arba jos buvo apskaitos registruose, nepažeidžiant sąskaitų atitikimo. Taikant šį metodą, plona linija perbraukiamas neteisingas tekstas, skaičius, suma ir užrašas šalia arba virš teisingo teksto ar sumos su atitinkama išlyga.

Pavyzdžiui, jei vietoj 100 rublių. Atsispindi 200 rublių, tada 200 rublių reikia perbraukti. ir ant viršaus užrašykite „100 rublių“, o šone nurodykite: „200 rublių perbraukta ir viršuje parašyta 100 rublių, pataisyta į tikėjimą (data, parašas)“.

Piniginiuose dokumentuose neleidžiami jokie taisymai ir dėmės, net ir nurodyti, ypač skaičiais.

Papildomi įrašai atliekami tais atvejais, kai klaidingai neįvertinama ūkinės operacijos suma. Pavyzdžiui, tiekėjas iš einamosios sąskaitos pervedė 150 rublių. Ši verslo operacija atsispindi teisingoje sąskaitų korespondencijoje, tačiau jos suma yra neįvertinta iki 100 rublių. Buvo padarytas toks apskaitos įrašas: sąskaitos „Atsiskaitymai su tiekėjais“ debetas, sąskaitos „Atsiskaitymų sąskaita“ kreditas – 100 rublių.

Bet kadangi tiekėjai turėtų pervesti 150 rublių, tada už trūkstamą 50 rublių sumą. būtina atlikti papildomą registravimą: sąskaitos „Atsiskaitymai su tiekėjais“ debetas, sąskaitos „Atsiskaitymų sąskaita“ kreditas - 50 rublių.

Papildomi skelbimai skelbiami einamąjį arba kitą mėnesį. Ši klaidų taisymo taisyklė taikoma dviem atvejais: jeigu pirminio dokumento duomenys nėra įrašyti į atskirą eilutę apskaitos registre ir kai apskaitos registre atsispindi klaidingai neįvertinta ūkinės operacijos suma.

Atvirkštinis metodas susideda iš to, kad neteisingas įrašas, dažniausiai skaitmeninis, pašalinamas neigiamu skaičiumi, t. y. neteisinga korespondencija ir suma kartojami raudonu rašalu. Tuo pačiu metu teisingas įrašas daromas paprastu rašalu. Atšaukimai įvyksta, kai sąskaitos faktūros yra neteisingai koreguojamos arba įrašoma per didelė suma.

Sumuojant operacijų rezultatus raudonu rašalu padaryti įrašai atimami.