Verslo organizacijos diagramos pavyzdys. Pristatymas kaip verslo procesas

Verslo procesų diagrama atspindi jos esmę ir veikimo mechanizmą. Sukurti grandinę savaime nėra labai sunku. Pakanka suprasti, į kokius klausimus schema turėtų atsakyti, ir laikytis kūrimo algoritmo. Jei nekantraujate pradėti kurti modelius arba nežinote, nuo ko pradėti, šis straipsnis skirtas jums.

Noriu priminti, kad prieš pradedant apibūdinti verslo procesus, reikia. įmonės yra platforma pradėti.

Čia pateiktas algoritmas bus naudingas tiems, kurie tik ketina aprašyti verslo procesus. Tiems, kuriuos apmokiau, straipsnis bus puikus pakartojimas to, kas buvo atlikta))))

Verslo procesų diagrama – nurodymai nekantriesiems

1 – Nubrėžkite proceso ribas

Kiekvienas verslo procesas prasideda ir baigiasi įvykiu. Pirmas dalykas, kurį reikia padaryti, yra pažymėti pradžios ir pabaigos įvykius.

2 – Nubraižykite pagrindinius proceso blokus

Išdėstykite pagrindinius blokus (poprocesus, operacijas) tokia tvarka, kokia jie atliekami.

Šiame etape schemos neapsunkinkite. Rodyti blokus taip, lyg procesas vyktų puikiai.

3 - Pridėkite šakutes ir kitus įvykius

O dabar laikas viską šiek tiek apsunkinti. Pridėkite pagrindines proceso kūrimo parinktis ir pagrindinius tarpinius įvykius. Užpildykite diagramą su trūkstamomis operacijomis.

4 – Nurodykite proceso dalyvių vaidmenis

Verslo procesuose nėra pareigybių ar konkrečių darbuotojų. Vietoj to vartojama vaidmens sąvoka. Vienas darbuotojas gali atlikti daugybę vaidmenų. Vieną vaidmenį gali atlikti daug darbuotojų. Pozicija susideda iš vaidmenų rinkinio.

Jei reikia, pridėkite trūkstamas operacijas.

5 - Padėkite dokumentus ant diagramos

Dokumentas nebūtinai yra oficialus popierius su septyniais parašais. Verslo procesų valdymo požiūriu dokumentas yra informacija bet kurioje informacijos laikmenoje. El. paštas, ataskaita, pristatymas, SMS – visa tai yra dokumentai.

Kartais reikia rodyti tarpinius produktus. Tai ruošiniai, pusgaminiai ar tiesiog svarbios darbo dalys, kurios pereina iš vieno proceso bloko į kitą. Pridėkite juos šiame etape. Iš būtinybės.

6 – Pridėti naudojamas programas ir duomenų bazes

Procesas turėtų atspindėti, kokias programas ir duomenų bazes jis naudoja.

7 - Sutvarkykite įrankius ir medžiagas

Jei procese naudojami įrankiai ir (arba) medžiagos, tai taip pat turėtų būti rodoma. Pagrindinius dalykus galima nustatyti verslo procesų diagramoje. Išsamų aprašymą geriausia pateikti komentaruose ir specialiose aprašymo dalyse. Puiki galimybė yra sudaryti diagramą, skirtą konkrečiai įrankių ir medžiagų naudojimui. Tokioje schemoje akcentuojamas ne darbų srautas, o kaip, kokiu kiekiu ir kokios medžiagos naudojamos verslo procese.

8 – Apibrėžkite veiklos procesų veiklos rodiklius

Verslo procesų diagramoje įdėkite veiklos rodiklius, į kuriuos vienaip ar kitaip atsižvelgiama sistemoje.

9 - Susiekite gautą schemą su kitais procesais

Kiekvienas verslo procesas yra tik didesnės sistemos dalis. Visi procesai yra tarpusavyje susiję. Iš esmės saitas yra kažkas, kuo procesas keičiasi su kitais procesais. Atkreipkite dėmesį, kad turite nurodyti pprocesus, su kuriais susietas dabartinis procesas ir kuo jie keičiasi.

10 – Patikrinkite gautą verslo proceso modelį

Iš esmės schema yra paruošta. Verslo procesų diagrama turėtų atsakyti į šiuos klausimus:

Kur prasideda ir baigiasi verslo procesas?
Kokius procesus tai apima? Kuo keičiamasi?
Kokios operacijos atliekamos? Kokia tvarka?
Kas vykdo veiklą procese?
Kokie dokumentai naudojami ir atsiranda procese? Kokioje operacijoje šie jocumentai naudojami/parodomi?
Kokie įrankiai, medžiagos, programinė įranga ir duomenų bazės naudojamos procese ir kokiose operacijose?
Kokie veiklos rodikliai ir kur tiksliai fiksuojami verslo procese?

Gerai parengta schema turi būti lengvai suprantama ir pakankamai informatyvi.
Verslo procesų schema turėtų būti suprantama „žmogui gatvėje“.
Verslo procesų diagrama aprašymo etape turėtų atspindėti, kaip procesas vyksta realiame gyvenime.

Šis algoritmas leis gana paprastai ir greitai aprašyti reikalingus verslo procesus. Toliau išsamiai pakalbėsiu apie verslo procesų aprašymą. Palaikykite ryšį.

Instrukcija

Pirmasis – tiksliai suformuluoti aprašyto proceso pavadinimą, kuris turėtų būti suprantamas ir atspindėti bendrą procesą sudarančių veiksmų sekos esmę. Pavyzdžiui, vietoj „Paraiškos gamybai pateikimo ir jos vykdymo stebėjimo“ procesą pakanka pavadinti „Produkto valdymas“, antrasis – teisingai suskaidyti visą aprašytą procesą į smulkesnes („atomines“) užduotis arba pogrupius. proceso funkcijas ir nustatyti jų vykdymo seką . Naudojant tokį skaidinį, aprašytas procesas bus aukščiausio lygio procesas. Aukščiausio lygio proceso detalumo lygis gali skirtis, bet turėtų būti pakankamas, kad suprastų auditoriją, kuri naudos jūsų aprašymą.

Yra keletas būdų, kaip apibūdinti verslo procesą. Populiariausias iš jų yra grafinis, naudojant įvairius užrašus (žymėjimas yra simbolių rinkinys, skirtas ką nors pažymėti).
Dažniausiai naudojami verslo procesams apibūdinti naudojami žymėjimai yra IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) ir kt.
Kaip pavyzdį pažvelkime į diagramą, padarytą BPMN (Business Process Modeling Notation), naudojant PowerDesigner CASE įrankį (1 pav.). Pagrindiniai diagramos elementai yra šie:
1. „Procesas“ (funkcija) – kampuose suapvalintas stačiakampis;
2. „Perėjimas“ – rodyklė, jungianti procesus;
3. „Sprendimas“ – rombas, kuriame yra klausimas, į kurį galima atsakyti tik „Taip“ arba „Ne“;
4. Sąlygos – tekstinės išraiškos, kurioms esant atliekamas perėjimas nuo funkcijos prie kitos. Sąlygos visada pateikiamos laužtiniuose skliaustuose. Kartais naudinga suskirstyti savo dalis į „Tracks“ – vertikalias arba horizontalias dalis, kuriose nurodomi įmonės padaliniai arba darbuotojai, atsakingi už tam tikros funkcijos atlikimą. Šiuo atveju ši funkcija turi būti jos skyriuje. Be išvardytų elementų, jame taip pat gali būti duomenų, kurie yra įvesti arba išvesti procesui, sąrašas, taip pat nuorodos į taisykles ar nuostatas, pagal kurias atliekama ta ar kita funkcija. Verslo proceso „Produktų gamybos kontrolė“ aprašymo pavyzdys parodytas 1 pav. Nesunku pastebėti, kad ši diagrama labai panaši į problemos sprendimo algoritmo blokinę schemą.

Grafinis proceso aprašymas taip pat gali būti papildytas jo subproceso funkcijų tekstiniu aprašymu lentelės pavidalu, kuriame yra šie stulpeliai: proceso pavadinimas, padalinys (proceso savininkas), proceso aprašymas, proceso vykdymo rezultatas. Tokio aprašymo pavyzdys parodytas 2 pav. Jei tikimasi tolimesnio aprašyto verslo proceso optimizavimo, tuomet prie lentelės galima pridėti dar vieną stulpelį, kuriame aprašomi šiuo metu atliekamų subprocesų funkcijų sunkumai ar trūkumai.

Naudingi patarimai

Visada laikykitės pasirinkto grafinio žymėjimo verslo procesų aprašymo taisyklių.

Šaltiniai:

M. Rybakovas. Verslo procesų optimizavimas.
kaip parašyti verslo procesą

Procesas kaip reiškinys yra kokybinis pokytis, kurį laiką vykstantis su stebėjimo objektu. Todėl dar prieš pradedant aprašymą turite nurodyti objektą ir stebėjimo laikotarpį.

Instrukcija

Pirmiausia reikia apibūdinti proceso esmę, kitaip tariant, kokybinį pokytį, kurį stebite. Pavyzdžiui, užsidegė, perdegė, užgeso (įvykio esmė – degimo procesas). Pokytis gali būti matomas išoriškai (visas degtukas virto strypu), gali keistis objekto struktūra, jungčių sistema, priklausomai nuo to, ką tiksliai seki. Bet kokiu atveju aprašant pakeitimą reikės nurodyti papildomą laiką ir greitį (pavyzdžiui, degtukas degė 20 sekundžių, anglėjimo greitis buvo 2 milimetrai per sekundę). Kartais jie prideda tokią proceso savybę kaip „cikliškumas“ (pastebimas pokytis įvyksta vieną kartą arba periodiškai).

Parodę pokyčio esmę, jie paprastai toliau aprašo procesą kaip „būsenų“ seką, tam dažniausiai visą stebėjimo laiką su

Įmonių perorientavimas į verslo procesus – verslo pertvarkymas- reiškia vidinio darbo ir valdymo sistemos pertvarką. Tai sudėtinga ir skausminga procedūra, kurią lydi įprastų įmonės darbuotojų darbo būdo laužymas, pareigų peržiūra, atlyginimų mažinimas/padidinimas ir dažnai – atleidimai. Čia daug įvairių darbų, be kita ko – naujų verslo schemų kūrimas, taigi ir naujų verslo procesas.

Kodėl svarbus geras verslo procesų formalizavimas?

Tai leidžia mums paversti savo mintis plačių diskusijų objektu.
Tai suteikia galimybę perteikti naujas darbo taisykles tiems darbuotojams, kurie jas įgyvendins.
Formalizuotus verslo procesus lengviau keisti ir modernizuoti.
Verslo procesų formalizavimas yra geras pagrindas vėlesniam verslo automatizavimui įmonėje: įvairių informacinių sistemų ir standartinių automatizavimo paketų kūrimui/konfigūravimui.

Nesunku atspėti, kad vizualiniai modeliai siūlomi kaip formalizavimo įrankiai. Šio metodo pranašumai, palyginti su įprastais tekstais, yra tradiciniai: žmonės sunkiai skaito didelius tekstus, bet lengvai aptaria diagramas. Tuo pačiu metu diagramos yra gana formalūs aprašymai, leidžiantys žingsnis po žingsnio nustatyti veiksmų tipus, dalyvius ir rezultatus.

Verslo proceso pavyzdys

Kaip pavyzdį paėmiau didelę baldų parduotuvę ir jos verslo procesą „Klientų prekių pirkimas“. Ant pav. 9.1 yra šio verslo proceso diagrama BPMN žymėjimu su pastabomis.

Visas verslo procesas yra padalintas į veiksmus, kuriuos vaizduoja stačiakampiai su užapvalintais kampais. Perėjimai tarp veiksmų rodomi rodyklėmis, o dokumentai, kuriuos sukuria arba naudoja veiksmas, rodomi dešiniarankiais stačiakampiais. Šie stačiakampiai brūkšninėmis linijomis sujungti su veiksmu, dėl kurio jie buvo sukurti, ir su veiksmais, kuriuose jie naudojami.

Išskirkime šiuos verslo proceso veiksmus.

"Pateikti užsakymą". Pirma, klientas pateikia užsakymą. Daroma prielaida, kad prieš tai jis apsisprendė pagrindiniu dalyku – ko jam reikia. Pavyzdžiui, virtuvės komplektas. Tada virtuvės baldų prekybos skyriuje jis kartu su vienu iš šio skyriaus vadovų parengia jo pirkimo projektinį projektą (atsižvelgiant į jo virtuvės dydį ir pageidavimus), patikslina savo užsakymo parametrus ir tiksliai nustato su komponentais ir medžiagomis.
„Prekių gavimas“. Klientas nueina į sandėlį ir išsirenka visus savo užsakymo komponentus, turėdamas tikslų sąrašą ko jam reikia. Tuo pačiu jam padeda sandėlio darbuotojai.
„Apmokėjimas už prekes ir pristatymo registravimas“. Klientas kartu su savo išsirinktomis prekėmis (veža jas vežimėliu) eina prie kasos ir sumoka už tai, ką išsirinko. Toliau su apmokėtomis prekėmis jis vyksta į pristatymo skyrių, kur organizuoja ir apmoka savo baldų pristatymą bei surinkimą (jei reikia); po to eina namo.
"Pristatymas". Apmokėtos prekės klientui pristatomos per tris dienas.
"Surinkimas". Po to, jei klientas užsakė surinkimą, tada pas jį atvyksta meistras surinkėjas ir surenka pristatytus baldus.

Ant pav. 9.1 tie patys dokumentai pateikiami kelis kartus. Tai daroma dėl patogumo, kad diagramoje nebūtų daug linijų. Čia naudojama ankstesnėse paskaitose aptarta modelio elemento įkėlimo į diagramą koncepcija: tą patį modelio elementą į diagramą galima įkelti daug kartų. Tuo pačiu metu yra daug atitinkamų diagramos elementų ir tik vienas modelio elementas.

Verslo procesų skaidymas

Akivaizdu, kad visas aukščiau pateiktas verslo procesas su visomis detalėmis yra daug didesnis. Bet jei visos šios detalės bus išdėstytos vienoje diagramoje, tai bus labai sunku suvokti ir tinka tik automatiniam apdorojimui. Tokios diagramos pagalba nebus galima paaiškinti darbuotojams ir klientams darbo tvarkos, ji negalės pasitarnauti kaip patogus praktinis vadovas. Tačiau apsiribojus aukščiausio lygio smulkmenomis, tai „iš principo“ gauname specifikaciją – ją galima įterpti į ataskaitas vadovams ir panaudoti tik pačiai pirmai, „užbaigtai“ pažinčiai, kaip parduodami baldai parduotuvėje. . Tačiau noriu, kad verslo proceso specifikacija būtų žmonėms suprantama ir prieinama, o taip pat būtų išsami. Tuomet skirtingi specialistai galėtų lengviau susipažinti su parduotuvės principais pasinaudodami mūsų specifikacijomis – o norintys gauti tik bendrą

Ir vis dėlto, žmogaus protas veltui bandė jį suvokti daugiau nei 2000 metų, o, kita vertus, jam pavyko bent apytiksliai išanalizuoti daug prasmingesnes ir sudėtingesnes formas. Kodėl taip? Nes išsivysčiusį kūną lengviau ištirti nei kūno ląstelę. Be to, analizuojant ekonomines formas, negalima naudoti nei mikroskopo, nei cheminių reagentų. Abu turi būti pakeisti abstrakcijos galia.

Karlas Marksas. Kapitalas. 1 tomas. Pirmojo leidimo įžanga.

Apie verslo procesus kalbama daug ir dažniausiai dažniausiai susiję su verslo automatizavimu. Taip pat naudoju šį terminą, įskaitant savo straipsnius apie CRM sistemas, ERP, darbą su BPMN žymėjimais, IDEF0 ir kitus įrankius, kurių gali prireikti verslo konsultanto darbe ir automatizavimo sistemų diegime. Tuo pačiu metu „Runet“ neradau suprantamo ir išsamaus termino „verslo procesas“ apibrėžimo.

Daugelis autorių naudoja jį „pagal nutylėjimą“ kaip terminą „intuityvus“ be dekodavimo arba paprastai įveda papildomos painiavos naudodami alternatyvią terminiją, pavyzdžiui, vietoj verslo proceso rašo „verslo subjektas“ ir pan.

Šiame straipsnyje nusprendžiau pakalbėti apie tai, kas yra verslo procesas, papasakoti apie šios sąvokos atsiradimo istoriją ir kur ją galima ir reikia pritaikyti. Verslo procesų temai planuoju skirti ir kitą straipsnį, kuriame papasakosiu kaip teisingai naudoti verslo procesus.

Verslo proceso apibrėžimas

Taigi, kuo verslo procesas skiriasi nuo funkcijos ar net įprasto proceso? Kuo skiriasi šie terminai? Aš padariau tokią išvadą:

Verslo procesas – tai logiška žmogaus (ar kelių žmonių) veiksmų seka komandoje. Verslo proceso aprašymo tikslas – tam tikrų veiksmų komandoje analizė ir reguliavimas.

Kodėl aš skiriu ypatingą dėmesį žmonėms ir komandai:

Verslo procesas visada vyksta dalyvaujant žmogui. Jei veiksmus atlieka automatinė sistema ar programa, tai jau ne verslo procesas, o technologinis procesas ar specifikacija. Ir tada įsigalioja šiek tiek kitokie standartai, aprašymo metodai ir įgyvendinimo ypatybės.
Verslo procese visada tiesiogiai arba netiesiogiai dalyvauja keli žmonės. Net jei žmogus dirba vienas (pavyzdžiui, rašytojas), jis vis tiek turi klientų (leidybos agentūrų) ir vartotojų (skaitytojų). Taip pat pardavėjas nedirba „vakuume“ – jis turi produkcijos tiekėjus ir pirkėjus, o visi šie žmonės taip pat vienaip ar kitaip dalyvauja verslo procese.

Kodėl rašau apie komandą, o ne apie komercinę struktūrą ar įmonę? Kadangi verslo proceso sąvoka gali būti naudojama, taip pat ir ne pelno organizacijai. Tai gali būti labdara, greitosios pagalbos automobilis, aplankantis pacientą, ar net vakarienės surengimas be jokių pardavimų ar pelno. Tuo pačiu galima apibūdinti ir verslo procesą, nes turime žmonių, kurie atlieka tam tikrus veiksmus tam, kad gautų tam tikrą rezultatą.

Verslo proceso aprašymas

Taip pat svarbu apibrėžti verslo proceso aprašymą:

Verslo proceso aprašymas – tai darbuotojų veiksmų sekos, atliekant tam tikrus veiksmus, aprašymas grafine ir tekstine forma, siekiant reguliuoti veiksmus komandoje, analizuoti ir optimizuoti jų seką.

Ir čia reikia suprasti, kad verslo procesas be aprašymo neegzistuoja. Tik aprašymo procese atsiranda verslo procesas, t.y. neįmanoma realizuoti vieno be kito.
Tuo pačiu visi veiksmai, kurie aprašomi verslo procese, turi būti logiški, jų seka turi vesti į tam tikrą anksčiau užsibrėžtą tikslą.

Verslo procesų aprašymas yra kūrybinis darbas. Net jei apibūdintumėte „kas yra“, kai kurie netikslumai vis tiek leidžiami, kampai „išlyginami“, kai kurie veiksmai praleidžiami, kad būtų lengviau suvokti. O jei aprašoma „kas turėtų būti“, tai esamo pagrindu sukuriama kažkas naujo. Tuo pačiu verslo analitiką vis dar riboja griežti limitai – taisyklės, sintaksė, loginiai apribojimai.

Asmeniškai naujo verslo proceso kūrimą lyginu su harmoningo kūrybiškumo, meno ir griežtos matematikos derinio balansavimu ant plonos gijos.

Tuo pačiu reikia suprasti, kad joks verslo procesas negali būti tobulas ir 100% atitinka tikrovę. Visada yra vietos tam tikriems supaprastinimams ir prielaidoms, kai kur įgyvendinant net griežčiausius reglamentus, žmogiškasis faktorius daro savo korekcijas.

Be to, kaip žinote, bet kuriame naujame subjekte visada yra galimybė tobulėti. Ir verslo procesų kūrimas taip pat patvirtina šią filosofinę tezę. Kad ir kaip stengtumėtės tobulai apibūdinti verslo procesą, jame vis tiek yra kažkas, ką taip pat galima patobulinti dabar arba ateityje.

Ir čia labai svarbu, viena vertus, laiku sustoti pačiam, nes atnaujintus verslo procesus diegs tikri žmonės, įpratę dirbti „senamadiškai“, ir reikia atsižvelgti į jų inerciją. mąstymo ir mokymosi laipsnio. Taip pat tam tikrų investicijų reikalauja automatizavimas, kuris dažniausiai įtraukiamas į verslo procesų modernizavimą. Ir čia reikia vadovautis realiomis kliento galimybėmis.

Verslo konsultantas pats turi aiškiai visa tai suprasti, žinoti, kur ir kokio lygio prielaidomis jis supaprastino verslo proceso aprašymą, o kur dėl objektyvių priežasčių (finansų, žmogiškojo faktoriaus) nusprendė atidėti kai kuriuos sprendimus ateičiai. Ir visa tai reikia mokėti paprastai ir aiškiai paaiškinti verslo vadovui.

Pagrindinis skirtumas tarp verslo proceso ir technologinio proceso yra tas, kad technologinio proceso rezultatas yra vienas gana aiškus rezultatas. Pavyzdžiui, jei mes kalbame apie gamybą, tada produkcija turėtų būti produktai su tam tikrais parametrais.

Žinoma, net ir technologiniame procese yra galimybė susituokti, bet ne vienas iš natūralių variantų, o technologinio proceso pažeidimo pasekmės. Verslo procese „išvesties“ rezultatas gali skirtis priklausomai nuo tam tikrų sąlygų įvykdymo verslo proceso „kūne“, kuris buvo atliktas be pažeidimų ir nesėkmių.

Aiškumo dėlei technologinio proceso aprašymas gali atrodyti taip:

Mes paimame ruošinį A;
Sujungiame jį su ruošiniu B;
Apdorojame pagal parametrus C;
Mes gauname detales.

Viskas vienareikšmiška ir jokių sąlyginių „šakių“ nenumatyta.

Verslo procese tokia situacija laikoma gana normalia:

Gauname įvesties duomenis A:
- Jei duomenys atitinka sąlygą B, pereikite prie veiksmų sekos C;
- Jei duomenys atitinka D sąlygą, atlikite veiksmus E.
Rezultatas perduodamas išėjimui.

Tie. jau proceso algoritme pateikiamos galimos sąlygos ir įvairūs veiksmai, priklausomai nuo pradinių ar tarpinių duomenų.

Termino istorija

Ne kartą skaičiau informaciją, kad IDEF0 verslo procesų žymėjimas atsirado beveik XIX amžiaus viduryje. Apie Antrojo pasaulinio karo laikotarpį rašo realistiškesni autoriai. Bet jie taip pat klysta.

Pavyzdžiui, kai rašiau straipsnį apie IDEF0, kai kurie skaitytojai kaip žymėjimo pavyzdžius nurodė kai kurių ministerijų ir departamentų instrukcijų pavyzdžius Pirmojo pasaulinio karo metais ar net anksčiau, o diagramos ir vaizdiniai karinių operacijų vaizdai buvo aptariami kaip grafinis vaizdas. Bet visa tai nėra verslo proceso aprašymas. Visa tai, kas išdėstyta pirmiau, gali būti vadinama metodais, vaizdiniu demonstravimu, instrukcijomis, bet negali būti vadinama užrašais.

Žymėjimai yra šiuolaikinė sąvoka, be to, užrašai yra kažkas, kas yra nusistovėjusi, standartizuota, t.y. komandų ir užrašų rinkinys, kurį naudoja daugelis žmonių, o ne tik viena ar dvi organizacijos. Galite sugalvoti savo specialią kalbą verslo procesams apibūdinti ar, pavyzdžiui, programavimui. Tačiau kol jis nėra „įbėgęs“ į masinį naudojimą, prieštaravimai, dviprasmiškos interpretacijos ir kiti trūkumai nėra nustatomi ir nepašalinami, kol tai netampa žmonėms nusistovėjusiu ir pažįstamu standartu, to negalima vadinti žymėjimu. Plačiau apie užrašus planuoju parašyti vėliau. Dabar grįžkime prie termino „verslo procesas“ atsiradimo klausimo.

Tiesą sakant, verslo procesų aprašymas ir BPMN žymėjimas atsirado XX amžiaus aštuntajame dešimtmetyje, kai informacinės sistemos buvo pradėtos naudoti visur. Ir pats terminas, ir užrašai iš pradžių buvo reikalingi informacinėms sistemoms kurti.

Faktas yra tas, kad pradėjus naudoti informacines sistemas, žmonių darbo organizavimo organizacijose sudėtingumas išaugo daug kartų. Be to, mašinos nesupranta abstrakcijos, joms reikalingas griežtas algoritmas ir tam tikra informacijos įvedimo ir apdorojimo tvarka. Jei prieš automatizavimo pradžią, kai informacija tiesiogiai perduodama iš žmogaus žmogui, tarpusavio supratimo problema buvo žmonių bendravimo lygmenyje, tai dabar reikia ją griežtai reglamentuoti.

Dėl to reikėjo sukurti ne tik organizacijos žmonių, bet ir jų sąveikos su informacinėmis sistemomis pareigybių aprašymus. O čia nepakako tekstinių užrašų (instrukcijų), kur visi aprašymai buvo laisvo teksto forma, pasirodė neaktualūs ir nepatogūs. Reikėjo standartizuoti, tiesą sakant, sukurti specialią komandų kalbą ir nedviprasmišką veiksmų seką. Be to, skirtingai nei mašinų kalbos, šie užrašai turėjo tapti vienodai patogūs verčiant į mašininį kodą ir žmogaus suvokimui.

Pirmieji metodiškai sukurti verslo procesų žymėjimai (o aš kalbėsiu apie metodiškai išplėtotus žymėjimus, pavyzdžiui, IDEF3 ***) pasirodė JAV kariuomenėje. Priežastis akivaizdi – jau tada JAV kariuomenė naudojo automatiką, naudodama nuotolinius ryšius, t.y. ta pati sistema, kuri vėliau tapo internetu. O esant tokiam informacinių sistemų taikymo lygiui, verslo procesų žymėjimo poreikis buvo ypač aktualus.

*** Metodologiškai išplėtotų užrašų tema taip pat noriu pasakyti keletą žodžių. Kodėl kaip pavyzdį pateikiau IDEF3: labiau metodologiškai išplėtotos verslo procesų aprašymo sistemos dar nemačiau. Net BPMN 2.0 vis dar kuriama ir tobulinama. O jei perskaitysite anglišką IDEF3 aprašymą (dar nemačiau vertimo į rusų kalbą), taip pat galėsite įvertinti jo kūrimo gilumą.

Labai greitai metodika ir užrašai įgijo didžiulį populiarumą verslo aplinkoje.
Žymėjimai leido gauti įrankį žmonių ir skaitmeninių informacinių sistemų sąveikai apibūdinti.

Jų pagalba pavyko optimizuoti verslą, t.y. gauti geresnį našumą už tą pačią kainą.

Optimizavimo galimybė buvo ypač įdomi verslui. Kaip žinote, norėdami ką nors patobulinti, turite aiškiai suprasti, ką turite ir ką norite iš to pakeisti. O grafiniai užrašai aiškiai rodė abi situacijas – ir atspirties tašką, ir norimą rezultatą, ir problematiškiausias vietas. Remiantis šiais duomenimis, pasirinkti optimalaus sprendimo kelią ir sumodeliuoti geriausią modernizavimo variantą buvo daug lengviau nei be tokių patogių įrankių.

Būtent tada atsirado verslo procesų ir verslo procesų žymėjimo sąvokos, dvi neatsiejamai susijusios sąvokos.

Labai svarbu suprasti, kad nėra, pavyzdžiui, atskiro „pardavimo verslo proceso“. Yra pardavimo procesas, kuris taps verslo procesu, jei jis bus aprašytas naudojant užrašą. Tie. be aprašymo verslo proceso žymėjime, jūs užsiimate pardavimu, niekas to neginčija. Tačiau nors nėra aiškaus nepajudinamo ir nedviprasmiško aprašymo, jūsų pardavimai yra tam tikra prasme spontaniškas reiškinys. O verslo procesu jie taps tik po to, kai bus aprašyti žymėjimo rėmuose ir šio aprašymo įgyvendinimas praktikoje.

Pardavimas yra paprasčiausias ir akivaizdžiausias pavyzdys. Kiekvienas iš mūsų, einantis pirkėjo vaidmenį, ir daugelis iš mūsų, atliekančių pardavėjo vaidmenį, yra susipažinę su šiuo procesu. Ir visi žinome, kad net tas pats žmogus skirtingose situacijose (skirtingiems produktams, skirtingiems pirkėjams, esant skirtingam orui ir apskritai, priklausomai nuo nuotaikos) parduos kiek skirtingai. Bet jei aprašysite ir aiškiai reglamentuosite tam tikrą verslo procesą, tai nesvarbu, kokia koja pardavėjas atsikėlė ryte, pardavimo procesas bus tam tikru būdu standartizuotas, apribotas tam tikromis ribomis ir dėl to stabilesnis.

Kam modeliuoti (apibūdinti) verslo procesus

Kaip jau ne kartą rašiau, daugiausia dirbu su smulkiu ir vidutiniu verslu, kur teikiu platų paslaugų spektrą – nuo problemų ir kliūčių įmonės darbe nustatymo iki mano pasiūlytų sprendimų diegimo programinės įrangos produktų ir automatizavimo lygiu. sistemos.

Verslo procesų modeliavimas padeda vienu metu išspręsti dvi problemas:

Verslo studija. Grafinis vaizdavimas diagramų pavidalu, t.y. verslo procesų modeliavimas leidžia greitai suprasti įmonės ypatumus ir nustatyti galimas kliūtis.
Matomumo užtikrinimas. Kaip žinote, „viena nuotrauka verta tūkstančio žodžių“. Todėl schematiškai pavaizduotas įmonės darbas padeda vadovui ir įmonės savininkui daug greičiau suprasti problemos esmę ir įvertinti siūlomus sprendimus. Verslo konsultanto (beje, taip pat ir programinių produktų diegimo specialisto) darbe labai svarbu, kad klientas suprastų visus sprendimo privalumus. Atsiliepimai yra ne mažiau svarbūs - vadovas diagramoje net projekto aptarimo etape matys kai kuriuos trūkumus, o įgyvendinimas vyks be papildomų sunkumų ir projekto pakeitimų „kelyje“.

Ir termino atsiradimo istorijos tyrimo derinys su mano asmenine patirtimi suteikia tokį apibrėžimą:

Verslo procesai turi pateikti sudėtingą informaciją lengvai suprantama forma studijoms ir sprendimų priėmimui.

Įsivaizduokite tipišką įmonę su skirtingais padaliniais: buhalterijos, žmogiškųjų išteklių, pardavimo, sandėliavimo, siuntimo, gamybos ir pan. Virš viso to yra vienas žmogus – verslo vadovas. Jis fiziškai negali suprasti visų tipų verslo procesų ekspertų lygiu. Todėl jie samdo skirtingus specialistus. Bet jam reikia visa tai efektyviai valdyti, o tam tikrais atvejais – modernizuoti.

Čia atsiranda verslo procesai. Tuo pačiu metu tam tikros žmogaus veiklos rūšys įmonėje aprašomos grafiniais ženklais ir pateikiamos tokia forma, kuri padeda vadovybei tiksliai suprasti, kaip kiekviename etape atliekamas darbas ir ką čia galima patobulinti. Tuo pačiu įmonės vadovas neprivalo turėti aukštos kvalifikacijos tam tikro profilio specialisto.

Žinoma, šiame lygyje neapsieinama be tam tikro informacijos praradimo. Neįmanoma grafiškai aprašyti visų kiekvieno darbuotojo darbo niuansų ir detalių. Tačiau šie informacijos praradimai yra nereikšmingi norint suprasti procesus apskritai ir priimti sprendimą.

Kaip apibūdinti verslo procesus

Norint gauti realiai veikiančių verslo procesų aprašymą, pakanka tik atidžiai išstudijuoti kiekvieno darbuotojo veiksmų seką. Tie. reikia gauti informaciją apie gaunamus duomenis tam, kad būtų paleistas tam tikras procesas, išeinantys – t.y. darbuotojo veiksmų rezultatą, taip pat žingsnis po žingsnio sutvarkyti veiksmus, kurių reikėjo.

Surinkus visą informaciją, ją reikia išversti į grafinį žymėjimą. Čia verta suprasti, kad rengiant verslo procesų aprašymus „gera forma“ laikomi grafiniai užrašai. Žymėjimą galite sudaryti patys, kaip jums patinka, taip pat yra ir aprašymų teksto parinkčių, kurias naudoja, pavyzdžiui, kai kurie programinės įrangos kūrėjai. Bet jei rašote užrašą, kurį skaitys kiti žmonės, nesvarbu, ar tai programinės įrangos kūrėjas, ar įmonės vadovas, rinkitės grafiką.

Šio sprendimo priežastis paprasta: informacija geriau suvokiama grafine forma. Jei žmogui pasiūlysite „teksto sieną“, jam prireiks daug laiko ir pastangų, kad suprastų, apie ką jūs kalbate. Ir atlikti visą užduotį šiuo atveju beveik neįmanoma. Grafinės diagramos yra kitas dalykas - čia galite išstudijuoti verslo procesus skirtingais detalumo lygiais ir kiekvienas gali greitai „pažvelgti į bendrą grafinės diagramos vaizdą“.

Renkame proceso dalyvius (darbuotojus);
Mes renkame gaunamą informaciją, reikalingą ir pakankamą procesui pradėti;
Renkame naudotas sistemas. Tai gali būti apskaitos sistema, CRM, el. paštas, Excel skaičiuoklės ir kt. Viskas, kas realiai naudojama darbe, turi būti užfiksuota.
Apibrėžiame laukiamą rezultatą – kas bus proceso pabaigoje.
Renkame veiksmų, kuriuos žmogus atlieka, seką.
Mes izoliuojame sąlygas. Priklausomai nuo skirtingų įvesties duomenų ir tarpinių rezultatų, veiksmai gali skirtis.
Visą surinktą informaciją aprašome grafine forma patogiu užrašu (IDEF3, BPMN 2.0 ir kt.).

Verslo procesų aprašymo taisyklės

Aukščiau daug sakiau apie kūrybišką požiūrį, apie galimybes įtraukti sąlygas ir veiksmų variantus į verslo procesų aprašymą. Dėl to gali atrodyti, kad bet koks žmogaus veiksmų „darbe“ aprašymas gali būti laikomas verslo proceso aprašymu. Tiesą sakant, yra griežtos sistemos ir taisyklės, kurios nustato, ar veiksmų sąrašą galima pavadinti verslo proceso aprašymu (grafine ar tekstine forma), ar ne:

Išbaigtumas. Verslo procesas turi aiškiai atsakyti į jam kylantį klausimą. Jeigu kalbame apie tam tikros prekės ar paslaugos pardavimo procesą, tai verslo procese turi būti pilnai aprašyti veiksmai, reikalingi nurodytam rezultatui gauti, o kulminacija kaip tik tokiu rezultatu (su tam tikromis prielaidomis, kurias minėjau aukščiau).
Glaustumas. Verslo procese turi būti derinamas pakankamumas, t.y. apibūdinkite visus būtinus veiksmus ir veiksmus, kuo glausčiau, kad būtų lengviau suvokti. Asmeniškai aš sugalvojau sau „15 minučių taisyklę“ - jei per šį laikotarpį galiu įmonės vadovybei paaiškinti pateiktą verslo procesą, tai jį galima parodyti klientui. Pasirodo greičiau – puiku, reikia daugiau laiko ir žodžių – reikia pagalvoti, ką galima sumažinti ir supaprastinti.
Kartą asmeniškai mačiau grafinį verslo proceso aprašymą, padarytą ant 2 metrų ilgio (ir atitinkamo pločio) lapo. Netgi tik tai apsvarstyti ir suprasti, kur kuri rodyklė veda, yra nepaprastai sunku. O kaip tai paaiškinti klientui, aš asmeniškai neįsivaizduoju.
Atminkite, kad žmogus suvokia vizualiai apibrėžtą informacijos kiekį, kurį, be kita ko, riboja tam tikras lapo ar ekrano dydis (tai yra dėl regėjimo ypatumų), taip pat elementų skaičius (taip pat yra smegenų galimybės). ribotas). Klientas supras paprastą ir glaustą verslo procesą tiesiog „uždengęs“ schemą žvilgsniu. Sudėtingas ir persotintas detalių, teks mokytis ne vieną valandą, kad suprastum, kas ten rodoma. Greičiausiai įmonės vadovas, kuris nėra atskirų padalinių darbo ekspertas, o laisvo laiko taip pat ribotas, tiesiog nestudijuos tokios sudėtingos struktūros ir nesupras net labiausiai pelningi pasiūlymai.
Visuotinai priimtų užrašų naudojimas. Nesugalvokite savo užrašų ir taisyklių. Naudokite užrašus, kurie naudojami visame pasaulyje. Kai kurių vietinių autorių knygose mačiau bandymus sukurti savo užrašą. Ir, tiesą pasakius, niekada nesupratau, kodėl jie apsunkina gyvenimą sau ir savo skaitytojams. Čia kaip ir su kalba – gali sugalvoti savo ypatingą kalbą, bet niekas kitas, išskyrus tave, jos nesupras. O jei pasirodys panašus į esamus, gali atsirasti ir painiavos. Arba būsite laikomas neraštingu, nes pagal žinomų kalbų taisykles nevartojate skyrybos ženklų, atsisakote žodžių ir pan. Taip yra ir su užrašais – yra jau nusistovėję, žmonėms žinomi ir, kas taip pat svarbu, intuityvūs užrašai. Štai kodėl jie išpopuliarėjo, nes jų kūrimo ir tobulinimo procese buvo nuolat tikrinamas paprastumas, nedviprasmiškumas ir patogumas. Jei naudosite jau paruoštus užrašus, būsite suprasti, suvokti kaip ekspertas, o pačios žymėjimo taisyklės išgelbės jus nuo loginių klaidų. Aš asmeniškai rekomenduoju IDEF3 ir BPMN 2.0.
Į visus verslo proceso dalyvius turi būti atsižvelgta ir jie yra tiesiogiai nurodyti. Ir tai turi būti daroma nenaudojant išnašų su numeracija, komentarų Swimm linijos objektuose (specialios išnašos) ir kt. Gerbėjai dažnai „nusideda“ norėdami sukurti savo dizainą, o ne naudoti paruoštus užrašus. Kai kur jų vardai netinka, kai kur jie mano, kad ilgas pavadinimas verslo procese bus nepatogus. Dėl to arba išnašose tenka ieškoti, apie ką tiksliai kalbama, arba tokių verslo procesų kūrėjai tiesiog pamiršta nurodyti vieną iš dalyvių.
Patogus aprašymas. Svarbiausia, kad jūsų vartotojas, tas, kuris skaitys šį užrašą, turi greitai ir idealiu atveju net be jūsų paaiškinimų suprasti verslo proceso aprašymą.

Visa kita priklauso tik nuo jūsų ir verslo proceso aprašymo vartotojo. Jei labai mėgstate naudoti skirtingas spalvas (rodyklėms ar daiktams), manau, tai visai priimtina. Taip pat galite kurti užrašus ne tik mano pasiūlytuose įrankiuose, bet bet kurioje jums patogioje aplinkoje. Jei užrašas atitinka aukščiau išvardytas taisykles ir yra suprantamas jūsų vartotojui, jūs sukūrėte būtent tai, ko jums reikia. Ir tai tikrai yra verslo proceso aprašymas, profesionalus ir optimalus darbui.

Dažni mitai ir klaidingos nuomonės

Neišradinėk dviračio iš naujo! Nereikia sugalvoti savo užrašų.

Dažnai, užuot tyrinėję esamų užrašų ypatybes, žmonės piešia laisvos formos grafikus įvairiose grafikos programose.

Nerekomenduoju to daryti. Pirma, naudojant paruoštus įrankius, jums nereikia sugalvoti savo pavadinimų ir standartų. Apie viską jau seniai galvota. Tuo pačiu metu standartiniai užrašai yra tikrai intuityvūs, skaitomi vienareikšmiškai ir daugeliui žinomi. Antra, paruoštos sistemos (IDEF3, BPMN 2.0 ir kt.) turi gerai išvystytą metodiką ir griežtus apribojimus. Jie gali būti suvokiami kaip programavimo kalba ir darbo su šia kalba aplinka. Čia jūs tiesiog negalėsite padaryti daug klaidų, nuo to jus išgelbės sintaksės standartai ir pati aplinka (redaktorių apribojimai, automatiniai patikrinimai).

Nepainiokite įmonės verslo procesų ir IT sistemų verslo procesų aprašymų.

Daugelyje automatizuotų sistemų, pavyzdžiui, 1C arba Zoho CRM, yra savo subjektų, vadinamų „verslo procesais“. Tačiau šie subjektai neturi nieko bendra su šiame straipsnyje aprašytais verslo procesais. Laikykite juos „homonimais“, t.y. terminai lyg ir skamba vienodai, bet mūsų atveju tai yra įmonės darbo aprašymas, o IT sistemose – funkcijų ir ataskaitų grupės pavadinimas.

Dažna klaida: verslo procesas būtinai atneša vertę (pelną).

Net iš žinomų pranešėjų girdėjau, kad verslo procesai turi būti pelningi. Be to, kurdamas verslo procesą mačiau net „klaidų analizę“, kurioje daug dėmesio skiriama tam, kad 70% veiksmų neturi jokios vertės.

Tiesą sakant, verslo procesai skiriasi. Kai kurių iš tikrųjų rezultatas bus pelnas, pavyzdžiui, tiesioginiai pardavimai. Kitais atvejais sunku kalbėti apie vertės įgijimą ir apskritai apie veiksmų vertinimą šiuo požiūriu. Pavyzdžiui, kaip galite įvertinti verslo procesų, susijusių su prekių gabenimu arba mokesčių deklaracijų generavimu ir siuntimu, vertę?

Manau, kad verslo procesas nebūtinai atneša kokią nors vertę, jeigu tai suprantame kaip tiesioginį pelną įmonei. Į procesus orientuoto požiūrio diegimas ir verslo procesų įgyvendinimas labiau orientuotas į ką kitą – į vertės išsaugojimą, t.y. gauti didesnį našumą už tą pačią kainą.

Ar įmanoma sukurti idealų verslo procesą – kada reikėtų sustoti?

Nr. Verslo procesas turi būti paprastas, suprantamas, patogus, skaitomas. Bet tai niekada nebus tobula.

Kai pradėjau dirbti, man pačiai visada atrodydavo, kad kažko nedirbu, kažkur tai buvo galima padaryti geriau. Ir dažnai klientai manęs prašydavo detalizuoti ir išsamiau aprašyti tą ar kitą procesą. Ir aš tai taip pat laikiau savo trūkumu.

Tiesą sakant, remiantis visu tuo, kas išdėstyta aukščiau, verslo procesų modeliavimas yra tam tikra prielaida, kūrybinis procesas. Kita vertus, vienu metu net nežinojau, ką atsakyti į prašymus apibūdinti daugiau „tai“ ir „ten“. Tačiau laikui bėgant supratau, kad verslo modeliavimas – tai ne tik kūryba, o savotiškas dialektinis procesas. Ir pats verslo proceso kūrimas visada neša savo neigimą. Čia tikrai verta į klausimą žiūrėti iš filosofinės pusės. O kurdami verslo procesą turime atsiminti, kad visko iš karto aprėpti negalime, todėl jis visada bus netobulas. Tačiau tuo pat metu jau dėliojame, ką tobulinsime ateityje. Verta tai vertinti tiesiog kaip faktą.

Jūsų verslo procesas turi išspręsti užduotį, atsakyti į klausimą, kuris svarstomas projekto rėmuose. Visa kita – būsimo galimo bendradarbiavimo reikalas. Būtent taip verta paaiškinti klientams, kodėl nedetalizuojate kai kurių procesų ar nenubraižote kito verslo proceso, susijusio su aptariamu.