Pisanje uradnega poslovnega pisma. Poslovna korespondenca - vzorci pisem

Ponovno pozdravljeni moji dragi naročniki in gostje bloga. Kaj menite o uradnih dokumentih? Ali jih radi izpolnjujete? Upam si domnevati, da vas bo večina odgovorila nikalno.

Pismo je treba prebrati

Jasno je, da so uradna pisma dokumenti, sestavljeni po določenem vzorcu, včasih na posebnem obrazcu. Vsaj enkrat v življenju je vsak od vas izdelal takšne dokumente. Lahko je pojasnilo, izjava, zahvalno pismo, garancijsko pismo, reklamacija itd. Torej ste seznanjeni s postopkom izdaje takšnega sporočila.

glavni cilj poslovno pismo - posredovanje informacij v nespremenjeni obliki naslovniku. Če pišete zahvalno pismo, ne pozabite navesti razloga, ki vam ga je ta ali ona oseba pomagala rešiti. Ne pozabi pripisati njegovega priimka in začetnic. Pismo, poslano v praznino, ne bo nikoli prebrano, zato ne pozabite navesti naslovov prejemnika in v idealnem primeru pošiljatelja.

Bodite pozorni na to, kako se e-poštna sporočila pošiljajo prek e-pošte:

pritisnete gumb "Napiši pismo";
napišite sporočilo;
izpolnite naslovno vrstico prejemnika;
kliknite na gumb "Pošlji".

Seveda lahko spremenite zaporedje dejanj (najprej izpolnite naslovno vrstico, nato ustvarite pismo), vendar bo zadnje dejanje vedno pošiljanje. Ali se strinjaš? Zdaj pa mi povejte: "Ali je mogoče poslati sporočilo, če ni e-poštnega naslova?". Seveda ne. Zato se prepričajte, da ugotovite, zapomnite si, zapišite podatke, zahvaljujoč katerim se lahko kadar koli obrnete na pomembno osebo za vas.

Ne pozabite se postaviti na mesto prejemnika vašega sporočila. Tako lahko opazite napake, ki ste jih naredili med ustvarjanjem, popravite samo sporočilo, izbrišete besede, ki imajo dvojni pomen ipd. Se vam zdi prijetno, da naslovnik odpre ovojnico, natisne pismo in vidi, da je to sporočilo namenjeno njemu osebno. Kako on to razume? Preprosto: vsako pismo se mora začeti s pozivom in pozdravom (to je tisto, kar pošiljatelju omogoča, da poišče prejemnika v sebi).

Če iz nekega razloga niste mogli izvedeti imena in priimka osebe, jih nadomestite z drugimi: gospod, direktor, spoštovani itd. V nobenem primeru se te besede ne smejo skrajšati. V nasprotnem primeru avtor sporočila razkriva svoje nezadovoljstvo, jezo in druge negativne značajske lastnosti. Zato ni vredno govoriti o nagnjenosti prejemnika k komunikaciji in dojemanju informacij.

Takoj bom rekel, da tudi jaz na svojo e-pošto prejemam morje pisem dvomljive narave, zato skrbno spremljam njihovo vsebino. Ko odprem pismo, ki ga prejmem, ga skušam preleteti, da ocenim njegovo pomembnost. Ali tudi vi počnete enako? Medtem ko čakate na posebno e-pošto, lahko ure in ure preučujete prejeta sporočila, zakaj se potem ne bi naučili, kako jih hitro pregledati?

Poslano sporočilo mora vsebovati naslov (v elektronski obliki morate navesti zadevo). Tako preprosta formalnost omogoča prejemniku, da ceni pomembnost sporočila. In če je taka stvar prišla v distribucijski center velike organizacije, jo je mogoče mirno, brez nepotrebnih težav, poslati prejemniku. Želite, da vaše sporočilo čim prej doseže prejemnika?

Oblika in vsebina pisma

Zdaj veste, kako poskrbeti, da vaše pismo doseže naslovnika v najkrajšem možnem času:

poznati njegov naslov;
navedite zadevo sporočila;
začnite pismo s pozdravom bralcu.

Vendar to niso vse značilnosti ustvarjanja poslovnih pisem. Veliko pomembno vlogo igrajo: slog predstavitve, način podajanja informacij, oblikovanje tovrstnih dokumentov itd. Poglejmo še, kako zagotoviti, da prejemnik ne pošlje pisma v mapo z neželeno pošto v prostorih za e-pošto in vašega sporočila ne vrže v koš.

najprej kaj bi moralo biti - pozdrav in poziv naslovniku. Upoštevajte, da bi bilo lepo osvoboditi bralca. Če želite to narediti, je dovolj, da začnete s pohvalami, opazite njegovo obremenitev in tako naprej. Sestavite svoje sporočilo tako, da se prejemnik strinja z vsako njegovo besedo, saj ga boste v tem primeru povsem preprosto pripeljati do posla.

Zadnji komentar je morda najpomembnejši. To velja za uporabo besed, fraz in izrazov, ki so dvoumni. Stvar je v tem, da pošiljatelj ne more vstopiti v glavo naslovnika in ugotoviti stopnjo njegove zavesti. Ravno zato je treba sporočilo, preden ga pošljete, večkrat prebrati in po potrebi popraviti tako, da izjavkom odstranimo dvojni pomen.

Struktura uradnega pisma

Uradna pisma se izdelujejo na posebnih obrazcih, ki imajo že nekaj risb. V zgornjem delu obrazca (desni kot) je vedno »kapa«, ki vsebuje celoten nabor podatkov (priimek in začetnice prejemnika, naslov podjetja, telefonsko številko, ime oddelka, grb ali simbole podjetja itd.). ). Upoštevajte, da bolj ko so vsi stolpci izpolnjeni, večja je verjetnost, da bo sporočilo dostavljeno in prebrano.

Če je naslovnikov več, morajo biti njihova imena navedena po hierarhičnem vrstnem redu od višjega položaja do podrejenih. To je pravilo, ki se ga ne sme kršiti. Ker levo zgoraj ostane prostor, sta tam označena pošiljatelj (njegove začetnice in datum) in prejemnik (isti).

Kot veste, mora imeti poslovno pismo, tako kot šolski esej 3 razdelki: uvod, glavnina in zaključek. Tako je, po branju prvega dela bo naslovnik lahko sklepal, da je to sporočilo nujno, ali pa lahko malo počakate, da ga preučite. Opozarjamo, da je uvod napisan za elektronsko različico, kot dodatek k prijavi. Zato, da ga pravilno sestavite, potrebujete:

pustite sporočilo in pozdrav;
poudarite del pohval;
Na kratko razložite razlog za zahtevo.

Pomemben dejavnik pri podajanju gradiva je način podajanja, celovitost in poštenost pri podajanju informacij (v nobenem primeru ne zavajajte naslovnika). Ne pozabite, da mora prejemnik pri branju vašega poziva predstaviti, kar je opisano, zato bodo potrebne podrobnosti, vendar jih ne pozabite podpreti z dodatnimi dejstvi, datumi itd.

Bodite pozorni na govor in slog predstavitve gradiva. Če je to uradni dokument, potem je pismo napisano v poslovnem slogu. Ugibati velja, da naslovnik prejme veliko takih pisem in ne bo imel dovolj časa, da bi se z vsakim podrobno seznanil. Zato naj bo gradivo predstavljeno kratko, kompaktno, brez nepotrebnih pretiravanj in barv. Samo v tem primeru lahko računate na hiter odgovor naslovnika.

Na koncu morate navesti lastno željo (včasih z zahtevo), če povzamete nekaj od zgoraj navedenega. Izkazalo se je, da bi moral naslovnik po branju tega dela uradnega pisma videti vaš predlog za izhod iz trenutne situacije (problema). Lahko se le strinja s tem ali pa izbere svojo možnost.

Uradno pismo se konča z obveznim podpisom in datumom sestave. To lahko opazite s pregledom več vzorcev uradnih pisem.

Pred pošiljanjem ponovno preberite izpolnjen dokument, preverite skladnost podrobnosti, pravilnost sporočila. Ne pozabite oceniti pismenosti predstavitve, v kateri pisavi je besedilo natisnjeno (ali je priročno za branje) in tako naprej.

To je vse. Izkazalo se je, da pisanje uradnega dokumenta ni tako težko. Če želite to narediti, je dovolj, da vzamete zahtevani obrazec, kjer so že uporabljene določene značilnosti, ga izpolnite v skladu z zgoraj opisanimi pravili in pošljete naslovniku. Če imate kakršna koli vprašanja, lahko dobite odgovore nanje tako, da jih objavite v razdelku »komentarji«.

Ste svojim prijateljem in znancem že povedali, kako pravilno sestaviti uradne dokumente? Če ne, z njimi delite povezavo do tega pregleda. Če želite to narediti, morate klikniti gumbe družbenih omrežij, v katerih ste registrirani, in se strinjati z dodajanjem informacij na vaši osebni strani. Po izvedbi teh manipulacij boste ljudem omogočili ogled tega pregleda, branje in učenje pravilnega izpolnjevanja vseh vrst dokumentov.

Ne poslovim se od tebe, ampak rečem: "Zbogom." Vesel bom, če vas spet vidim kot bralce mojih stvaritev o informacijskem poslu. Upam, da vas bodo moji pregledi navdihnili za podvige in vam pomagali pridobiti koristne informacije.

S spoštovanjem, Elena Izotova.

Če želite napisati dobro, informativno pismo, morate posebno pozornost posvetiti njegovi obliki in vsebini.
Za uradna pisma se uporabljajo posebni obrazci, ki ustrezajo standardu. Vsebujejo obvezne podatke, razvrščene v določenem vrstnem redu.

Dodeli:

uradna pisma,
poslovna pisma,

pa tudi pisma:

prošnja,
opaziti,
odgovor,
hvaležnost,
povabilo,
pritožba,
prošnja,
sožalje in druge.

Trajni elementi so na list obrazca naneseni na tipografski način. Trenutno se standardni obrazci praktično ne uporabljajo, saj je papir z vsemi potrebnimi podrobnostmi mogoče samostojno natisniti na tiskalniku. Pismo poleg glavnega besedila vsebuje podatke o naslovniku: ime organizacije pošiljateljice, kontaktne podatke, številko pisma itd. Podrobnosti imajo lahko vzdolžno ali kotno razporeditev.

Na dojemanje vsebine pisma vpliva upoštevanje načel tehnične estetike pri njegovem oblikovanju. Človeško oko lažje zajame zgornji del predmetov, zato je pisno bolj nasičen, spodnji pa je, nasprotno, bolj "stabilen".

Standardi za postavitev ključa določajo obliko in velikost polj dokumentov, ki so v enotnem sistemu, zahteve za strukturno mrežo, prisotnost in vrstni red podrobnosti. Takšni dokumenti so sestavljeni iz treh glavnih delov, ki se nahajajo na jasno razmejenih območjih, kar zagotavlja hitrost in enostavnost zaznavanja besedila.

Obvezne lastnosti za nekatere vrste dokumentacije so podrobnosti, določene z zakonom ali različnimi predpisi. Njihova lokacija in sestava morata biti v skladu s standardi (GOST R.30-2003).

Splošno sprejeti standardi prispevajo k: organizaciji centralizirane proizvodnje obrazcev, zmanjšanju stroškov tipkopisa, zmanjšanju stroškov dela za obdelavo in sestavljanje pisem, olajšanju vizualnega iskanja potrebnih informacij, razširitvi možnosti uporabe organizacijske in računalniške tehnologije pri obdelavi dokumentov.

Oblikovalni ključ služi kot osnova za izdelavo obrazcev za vse vrste poslovodne dokumentacije. Odmerjena površina za razporeditev detajlov je enaka optimalni prostornini določenega detajla v tiskanih znakih.
Odvisno od namena dokumenti vsebujejo do 31 podrobnosti. Vendar pa njihov celoten sklop ni v nobenem dokumentu, saj ima vsaka vrsta svojo sestavo.

Rekviziti

Za uradna pisma se uporabljajo naslednji podatki:

državni grb (državna podjetja),
emblem ali logotip,
Koda OKPO (če obstaja),
Koda OKUD,
Ime podjetja,
pravni in poštni naslov,
Bančne podrobnosti,
telefonsko in faks številko,
kazalo dokumentov,
datum,
povezava do kazala in datuma,
cilj,
naslov,
besedilo,
podpisi,
Ime in telefonska številka umetnika.

Po potrebi predpišite naslove spletnih strani in e-pošte podjetja.

Niz podrobnosti v uradnem pismu se imenuje obrazec. Nekateri so natisnjeni na obrazcu na tipografski način. Vsi dokumenti imajo poleg uradnega pisma ime svoje vrste, na primer "Akt", "Odločba" itd.
Ime organizacije naslovnika se napiše v celoti in skrajšano. Zahteve glede oblike črk se razlikujejo glede na podjetje. Državne institucije brez napak spoštujejo pravila zbiranja.

Zaprosila so sestavni, pomemben in nujen del poslovne korespondence. Po eni strani so to taktne in diplomatske zahteve o aktualnih vprašanjih, po drugi strani pa so orodje za doseganje določenih ciljev naslovnika. Namen vsake prošnje je spodbuditi naslovnika, da sprejme določene ukrepe, ki so potrebni za avtorja pisma. Kako napisati prošnjo, da bi se čim bolj približali pozitivnemu odgovoru?

Vsako pismo z zahtevo mora vključevati dobro premišljeno utemeljitev in jasno izjavo zahteve. Poleg tega lahko uporabite tehnike, ki povečajo učinkovitost pisanja.

Korak 1. Koga sprašujete?

Naslovnika naslovite osebno, bolje je - po imenu in patronimu:

"Dragi Ivan Ivanovič!", "Dragi gospod Ivanov!"

Prvič, izražate svoje spoštovanje do naslovnika, in drugič, zahteva, naslovljena na določeno osebo, mu nalaga odgovornost za njeno izvedbo. Obstajajo situacije, ko je zahteva naslovljena na ekipo ali skupino ljudi. V tem primeru je tudi zaželeno čim bolj personalizirati pritožbo:

"Spoštovani sodelavci!", "Spoštovani vodje!", "Spoštovani mlajši sodelavci!", "Spoštovani kadroviki!"

2. korak. Zakaj me kontaktirate?

Pohvalite prejemnika. Ko naslovniku naredite kompliment, odgovorite na njegovo vprašanje: "Zakaj to vprašanje naslavljate name?" Upoštevajte njegove pretekle dosežke ali osebne lastnosti.

»Vedno ste pripravljeni prisluhniti in najti najboljši način za rešitev težave skoraj vsakega, ki se je obrnil na vas. In moram vam priznati, da ste veliko pomagali.”

"Ste vodilni strokovnjak na tem področju ...".

“Mnogim ste pomagali rešiti najtežja vprašanja na področju…”.

Ta tehnika bo naslovniku omogočila, da si podrobneje ogleda zahtevo in poskusi najti priložnost, da jo zadovolji. jebi jo.

Kompliment je primeren, ko gre za nestandardne zahteve, ko morate pridobiti naslovnika, ko morate biti pozorni na določene zasluge in lastnosti, ki so potrebne in pomembne za izpolnitev vaše zahteve.

Zelo pomembno je, da ne prestopite meje med komplimentom in nesramnim laskanjem. Bodite iskreni.

Korak 3. Utemeljitev zahteve

Vsaka zahteva mora biti utemeljena, zakaj podajate to posebno zahtevo. Vnesite naslovnika v kontekstu vaše težave.

Na tej stopnji morate izbrati tri najpomembnejše argumente za naslovnika. Najbolje je zgraditi argumente po shemi: močan - srednji - najmočnejši.

Zahteve so različnih stopenj kompleksnosti, zato naslovnik ni vedno zainteresiran za izpolnitev zahtev nekoga. Prepričati ga mora, da ima izpolnitev zahteve potencialno korist:

Zanimajte naslovnika

Ponudite, da uresničite nekaj privlačnih priložnosti zanj, povezanih z izpolnitvijo vaše zahteve:

"Vedno so si poslovni, podjetni ljudje prizadevali ne le doseči materialni uspeh, ampak tudi pustiti svoj pečat v zgodovini domovine, se spominjati po dobrih dejanjih, pridobiti spoštovanje."

« Uspešno delovanje vsake strokovne skupnosti je predvsem razumevanje in podpora prijateljskih sindikatov, sodelovanje pri skupnih dogodkih in projektih.».

« Seveda je vaš veliki cilj čisto in udobno mesto za ljudi».

Ali izrazite težavo, ki je zelo pomembna za vašega naslovnika:

»Vas kot modrega lastnika mesta verjetno skrbijo neredni sprehodi otrok različnih starosti na za to neprimernih mestih, kar vodi v vse pogostejše nesreče in porast mladoletniškega prestopništva.«

»Povečalo se je število klicev v vaš oddelek o stranskih vprašanjih, ki vzamejo veliko neprecenljivega delovnega časa.«

Pokažite, kako lahko vaša zahteva pomaga uresničiti priložnost:

« In danes, ko naša država sloni na mladih, je težko najti nujnejši, svetejši namen kot pomoč mladeničem in dekletom iz neurejenih družin. V našem mestu so tisti, ki že nudijo takšno pomoč - pod pokroviteljstvom županskega urada na donacije meščanov deluje naš dobrodelni center "Dediščina", ki težke najstnike uči ljudskih obrti ».

Ali rešite težavo:

"Oprema specializiranih prostorov za zabavo otrok različnih starosti bo pripomogla k zmanjšanju stopnje mladoletniškega prestopništva in zmanjšala število prometnih nesreč, v katerih so udeleženi otroci."

Opišite pomen zahteve

Kadar naslovniku ni kaj ponuditi ali je v okviru te zahteve neprimerno, je bolje naslovnika seznaniti. Tu morate situacijo opisati tako natančno, kot je potrebno, da razumete ustreznost zahteve in pomembnost njene izvedbe. Pomen prošnje je treba opisati tako, da "vzame dušo". Če zahteva ne spada v kategorijo "dušnih", potem morate naslovniku pokazati vzročno-posledične odnose, ki bodo zagotovili, da bo naslovnik izpolnil zahtevo.

»Od (datum) je po najemni pogodbi št. X najemnina za 1 m 2 20 c.u. v enem dnevu. V zadnjih treh mesecih je prišlo do zmanjšanja trgovalne dejavnosti zaradi gospodarske nestabilnosti in socialnih nemirov. Povprečni dobiček od trgovanja je 10 USD. na dan, kar ne zadošča niti za plačilo najemnine. Če ne boste ukrepali, bodo zasebni podjetniki prisiljeni zapreti svoje poslovalnice, kar lahko negativno vpliva na vaš dohodek.«

Tako morate naslovniku jasno povedati, da izpolnitev zahteve prinaša možnost pridobitve materialnih ali nematerialnih koristi.

4. korak Izjava o zahtevi

Ko je naslovnik pripravljen, lahko navedete dejansko zahtevo. Besedilo zahteve mora biti dovolj jedrnato in izjemno jasno. V nobenem primeru ne sme vsebovati dvoumnosti ali podcenjevanja. Na primer, če govorimo o znižanju najemnine, je pomembno navesti, do katere stopnje:

»Prosimo vas, da znižate raven najemnine, dokler se situacija ne stabilizira na 5 USD. na m2 na dan.

Če govorimo o opravljanju storitev, potem čim bolj navedite zahtevo z navedbo želenih datumov, cene itd.:

« Za opremljanje lončarske delavnice potrebujete peč za žganje keramike - prosimo vas za pomoč pri nabavi. Stroški peči z namestitvijo znašajo 998 tisoč rubljev».

V tem primeru ni povsem jasno, kakšna pomoč se zahteva od naslovnika. Bolje je biti bolj natančen: "Prosimo vas za pomoč pri nakupu peči za žganje keramike z nakazilom 333 tisoč USD na poravnalni račun podjetja za proizvodnjo in montažo peči."

Karkoli zahtevate, mora prejemnik natančno vedeti, kdaj, kaj, koliko in po kakšni ceni želite prejeti. Splošna zahteva je bolj izpostavljena tveganju zavrnitve, ker naslovnik nima vedno časa in želje, da bi se ukvarjal s podrobnostmi. Poleg tega tvegate, da s prenosom pobude na naslovnika ne boste dobili želenega.

Zasebni podjetniki so na primer napisali pismo, v katerem so prosili za znižanje najemnine, niso pa navedli, do katere ravni želijo znižati najemnino:

"Prosimo vas, da znižate najemnino, dokler se razmere ne stabilizirajo."

Posledično so prejeli znižanje najemnine, vendar neznatno (za 1% obstoječe). Tako je bila njihova prošnja uslišana, le malo pa se je spremenilo stališče pobudnikov pisma.

V nekaterih primerih lahko besedilo zahteve naredite krepko, tako da izstopa v besedilu, vendar ne zlorabljajte te tehnike.

Korak 5. Povzemite svojo zahtevo.

Ponovite svojo zahtevo in poudarite, kakšno korist bo imel naslovnik, če bo zahteva izpolnjena. Zahtevo je treba nekoliko spremeniti. Najbolje je zgraditi stavek po shemi: "Če izpolnite zahtevo, boste srečni."

»Če se boste strinjali z nami in znižali najemnino za nekaj časa, dokler se razmere v regiji ne stabilizirajo, ne boste le ohranili več kot 150 delovnih mest, ampak tudi ne boste imeli globalnih izgub zaradi popolnega pomanjkanja najemnine. ”

Lahko pa obstajajo tudi druge možnosti:

"Lahko ste prepričani, da bo vsak rubelj vaših dobrodelnih donacij šel v dober namen in pomagal otrokom, ki se znajdejo v težkem položaju, da odrastejo v vredne državljane."

"Lahko ste prepričani, da vam bo vsak otroški nasmeh dal moralno zadovoljstvo od vašega težkega dela, vaša prizadevanja in prizadevanja pa so naložba v vredne in srečne državljane bližnje prihodnosti."

Glavna stvar je ponoviti pomen zahteve in prednosti njenega izvajanja. Ni nujno, da je korist materialna. Ne pozabite, da je naslovnik oseba in čustva mu niso tuja.

PRIMER:

Bilo je

Je postalo

»Vljudno vas prosimo, I.I. Ivanov, dogovorite sestanek prosilcev z glavnim direktorjem vašega podjetja. Hvaležni vam bomo za vašo pomoč.

S spoštovanjem in hvaležnostjo,

Direktor zavoda za zaposlovanje

P.P. Petrov"

»Dragi Ivan Ivanovič!

Vaše podjetje že nekaj let sodeluje v Programu karierne orientacije kandidatov in jim pomaga pri izbiri poklica.

Vi kot kadrovski vodja se zanimate za usposabljanje strokovnjakov in pripravljeni smo pomagati šolarjem, da začnejo pripravljati mojstre svoje obrti. Do danes je poklic menedžerja eden najpogostejših, vendar mnogi kandidati nimajo jasne predstave o njegovem pomenu.

V zvezi s tem vas prosimo, da organizirate srečanje generalnega direktorja s prijavitelji 23. marca ob 15.00 v bazi vašega podjetja.

Ko ste danes fantom povedali o skrivnostih poklica, jutri postavljate temelje za usposabljanje pravih strokovnjakov. Morda bo kateri od njih čez nekaj let vaše podjetje popeljal na novo raven razvoja.

S spoštovanjem in hvaležnostjo,

Direktor zavoda za zaposlovanje

P.P. Petrov"

In ne pozabite na oblikovanje pisma - to je "obraz" organizacije. Če je pobudnik zaprosila organizacija, se takšno pismo sestavi na dopisnem pismu, ki ga podpiše vodja ali pooblaščena oseba. Če je fizična oseba, potem je dovolj, da upoštevate osnovne norme pri razporeditvi elementov pisma. Te podrobnosti so pravno in psihološko zelo pomembne za naslovnika in oblikovanje pravilne podobe pošiljatelja.

-
-	Vsak dan pošiljate na stotine prodajnih predlogov, zahtevkov in drugih poslovnih e-poštnih sporočil, vendar ne dobite želenega sporočila? Ne veste, kako nevsiljivo in vljudno opozoriti naslovnika na njegove obveznosti? Potem vam bo spletno usposabljanje zagotovo pomagalo. "Veščine poslovnega pisanja"! Lahko ga pregledate ob katerem koli primernem času.	-	-
-

Za oblikovanje odhodne korespondence obstajajo posebne zahteve. To je posledica dejstva, da je informativne in referenčne narave. Pri izdaji servisnega pisma je vredno upoštevati zahteve GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za papirologijo" in uporabite obrazce organizacije. Za podrobnosti se je treba osredotočiti na GOST R 6.30-2003 (od 01.07.2018 se bo treba osredotočiti na GOST R 7.0.97-2016). To vam bo omogočilo, da ohranite jasno strukturo dokumenta in ohranite zahtevani slog poslovne komunikacije ter pravilno postavite podrobnosti poslovnega pisma.

Pomembno je omeniti, da je GOST R 6.30-2003 (kot tudi GOST R 7.0.97-2016) svetovalni in organizacije lahko same razvijejo pisemske glave za poslovno korespondenco. Obvezna skladnost z navedenim GOST je samo za zvezne izvršne organe.

Naslov dokumenta je lahko nameščen vzdolžno in ima kotno razporeditev (podrobnosti o glavi pisma, telefonske številke in naslovi organizacij so običajno tukaj). Vzorčno pismo s kotno razporeditvijo podrobnosti je najpogostejša možnost v sodobnem pisarniškem delu.

Vzorec pisma z vogalnimi podrobnostmi

Na vrhu dokumenta so:

datum;
soba;
sklic na registrsko številko in datum dokumenta (če je korespondenca odgovor);
naslov besedila, naveden v eni besedni zvezi.

Naslov uradnega pisma se nahaja pod registrsko številko. Vsebuje poziv naslovniku. POLNO IME. položaj naslovnika pa naj bo v zgornjem desnem kotu dokumenta. V sredini je napisan poziv prejemniku.

Od koga in komu

Podatki o podjetju pošiljatelja so največkrat navedeni na pisemskem listu podjetja. Prav tako je treba pravilno navesti prejemnika korespondence, z drugimi besedami, podatke o naslovniku:

Ime podjetja;
ime strukturne enote, ki ji je poslana odhodna korespondenca;
položaj prejemnika;
priimek in začetnice prejemnika;
poštni naslov organizacije.

Vzorec pisma na glavi podjetja

Pomembno je upoštevati, da če je treba pismo z isto vsebino poslati več prejemnikom, je treba najprej navesti naslov glavnega prejemnika in šele nato ostale.

Na primer:

Yolki-Palki LLC

Pravni oddelek

Moskva, ulica Zelenaya, 5

KOPIRATI

generalnemu direktorju

Green Branches LLC

Simakov V.A.

St. Petersburg,

Ulica Frunze, 3

datum in številka

Po podpisu odhodnega dokumenta se na njem odtisne datum. Datum je lahko v obliki 17. 5. 2018 ali 17. maj 2019. V primeru, da je datum v dokumentu večkrat naveden, je priporočljivo ohraniti enoten slog pisanja.

Dodelitev registrske številke poteka v skladu s sistemom evidentiranja izhodne dokumentacije, ki je sprejet v organizaciji, in šele po podpisu dokumenta. Evidentsko številko sestavlja serijska številka listine, ki je lahko dopolnjena z indeksom zadev ali črkami.

Pomembno je vedeti, da registracija odhodnega dokumenta olajša obdelavo pošte za vas in za vašega prejemnika.

Pri odgovoru na prejeto uradno korespondenco je potrebno izpolniti zahtevano »povezavo do registrske številke in datuma zahteve«. V tem primeru sta v odgovoru navedena datum in številka prejetega pisma. S tem bo zagotovljena hitrejša obdelava korespondence v podjetju prejemniku.

Kdo podpiše

Uradno korespondenco podpisujejo predvsem vodje, v primeru njegove odsotnosti na delovnem mestu pa njegovi namestniki ali drugi uradniki, ki med njegovo odsotnostjo opravljajo naloge vodje.

Pomembno je omeniti, da se sodobna poslovna korespondenca ne pošilja samo po pošti, temveč tudi po telegrafu, faksu in elektronski pošti.

Ali moram imenovati izvajalca?

Kljub dejstvu, da vsako poslovno sporočilo podpiše vodja podjetja ali uradniki, ki jih pooblasti, samo korespondenco izvaja navaden navaden uslužbenec, to je izvajalec. V tem delu so navedeni njegovo ime in kontaktni podatki.

Podatki o umetniku se vedno nahajajo čisto na dnu, v zadnjih vrsticah. Napisano je polno ime, patronim in priimek zaposlenega, z novo vrstico njegova kontaktna telefonska številka in še nižje - e-poštni naslov. Pisavo pustimo enako.

Ali je žigosana

Pisma običajno niso žigosana, če pa je odhodna korespondenca uradne narave, je izdana na dopisnem pismu organizacije in je namenjena vstopu v pravna (pravna) razmerja z nekom ali drugo organizacijo in odgovorna za vsa stališča, navedena v pismo, bo vodstvo morda želelo dodati dodatne rekvizite v obliki pečata.

Oblika pisma, odvisno od ustanovnih dokumentov organizacije, vključuje podrobnosti:

01 - državni emblem Ruske federacije (02 - emblem subjekta Ruske federacije ali 03 - emblem organizacije ali blagovna znamka (storitvena znamka));
04 - šifra organizacije
05 - glavna državna registrska številka (OGRN) pravne osebe
06 - identifikacijska številka davčnega zavezanca / šifra razloga za registracijo (TIN / KPP)
08 - ime organizacije
09 - referenčni podatki o organizaciji
kot tudi omejevalne oznake za podrobnosti:
11 - datum dokumenta
12 - registrska številka dokumenta
13 - povezava do registrske številke in datuma dokumenta
In po potrebi mejne oznake za zgornje meje območij za lokacijo podrobnosti.
15 - naslovnik
18 - naslov besedila
19 - kontrolna oznaka
20 - besedilo dokumenta

Oblika črke je lahko izdelana na podlagi vzdolžne ali kotne razporeditve podrobnosti.

riž. 1. Lokacija podrobnosti (kotna različica) pisemske glave (mere so v milimetrih)

riž. 2. Lokacija podrobnosti (vzdolžna različica) pisemske glave (mere so navedene v milimetrih)

Najprimernejši za obdelavo in ekonomičen glede uporabe površine listov je kotni prazen. V tem primeru lahko desno stran zgornjega dela lista uporabite za postavitev podrobnosti "Naslov", "Ločljivost"

Uporaba vzdolžne oblike črke je priporočljiva v primerih, ko ime organizacije vsebuje veliko število tiskanih znakov, na primer, ko so podrobnosti obrazca podane v dveh ali več jezikih. Hkrati je treba na levi strani natisniti podrobnosti v ruščini, na desni pa v državnem jeziku na isti ravni. Če je število uporabljenih nacionalnih jezikov več kot en, je treba zgoraj navesti podrobnosti v ruskem jeziku, spodaj pa v državnem jeziku, tako da črto razširite na mejo desnega roba.

Obrazec pisma se lahko izdela za organizacijo, strukturno enoto in uradnika.

Primeri pisemskih listov:

riž. 3. Obrazec pisma organizacije s kotno (centrirano) razporeditvijo podrobnosti.

riž. 4. Oblika pisma organizacije z vogalno (zastavico) razporeditvijo podrobnosti.

riž. 5. Obrazec pisma organizacije z vzdolžno razporeditvijo podrobnosti.

Vzorci splošnega obrazca dokumenta so navedeni tudi v naslednjih dokumentih:
GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve glede dokumentacije" (Dodatek B, slike B.2, B.3, B.4);
- Standardna navodila za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih, odobrena z odredbo Ministrstva za kulturo in množične komunikacije Ruske federacije z dne 8. novembra 2005 št. 536 (priloge št. 13, 14, 15, 16, 17, 18) .