Vzorec pisma uradniku. Poslovno pismo

Podjetnik mora voditi aktivno korespondenco tako z uradniki (na primer predstavniki državnih organov) kot z "poluradnimi" - partnerji, izvajalci, strokovnjaki, ki sodelujejo pri samostojnem naročilu, itd. Veščina pisnega komuniciranja se razvije precej hitro, vendar lahko sprva naredite veliko napak in ne naredite najbolj prijetnega vtisa na svoje naslovnike. V tem članku bomo govorili o značilnostih pisanja običajnih poslovnih pisem (na papirju) in elektronskih sporočil.

Pisemska glava in postavitev

Ne pozabite uporabiti pisemskega papirja vašega podjetja. To vedno naredi vtis in poveča lojalnost »sogovornikov«. Vrsto obrazcev, norme za njihovo izpolnjevanje in oblikovne elemente je treba določiti v naročilu za organizacijo (ali navodilih za pisarniško delo). Osnovne zahteve za obrazce poslovnih pisem najdete v GOST 2003 "Zahteve za papirologijo."

Zaželeno je, da osnovne podatke o podjetju "stisnemo" v obrazec:

  • ime (in skrajšano ime);
  • dejanski in poštni naslov;
  • Email naslov;
  • Kontaktne telefonske številke;
  • Naslov spletne strani.

To ni seznam obveznih podatkov, temveč le okviren seznam. Po želji lahko dodate ali odstranite.

Splošne zahteve za pisanje pisma so naslednje:

  • najmanjši zamik - 10 mm na desni in 20 mm na levi, zgoraj in spodaj;
  • če je pismo napisano na dveh ali več listih, mora biti vsak oštevilčen na sredini od zgoraj;
  • vsaka vloga je posebej oštevilčena;
  • izhodna številka pisma je navedena v zgornjem levem kotu (ne pozabite je popraviti v dnevniku registracije dokumenta);
  • v zgornjem desnem kotu je navedeno ime organizacije, položaj naslovnika in njegov priimek z začetnicami;
  • v spodnjem levem kotu - vaš položaj, priimek z začetnicami in podpis;
  • ne pozabite navesti datuma pisanja pisma na dnu.

Vendar pa GOST 2003 dovoljuje uporabo obrazcev ne samo s kotno, ampak tudi z vzdolžno razporeditvijo podrobnosti (če so označene v sredini). Kotna postavitev je videti bolj znana in lažja za branje, zato je bolje izbrati to možnost.

Splošna pravila za pisanje

Klasična struktura besedila poslovnega pisma vključuje tri elemente:

  • uvodni del (kratka navedba razlogov, zakaj je pismo napisano, njegov namen);
  • vsebina (opis stanja, predlogi rešitev, predstavitev zaključkov in priporočil);
  • povzetek (kratek povzetek z jasno navedbo, kaj pričakujete od naslovnika).

Vedno morate razumeti namen pisanja pisma. Ali želite ponuditi sodelovanje? Vložiti zahtevek? Vas povabite na predstavitev ali drug dogodek? Pišite le o tem in naj vas ne zamotijo ​​dolgi argumenti in domneve, ki niso pomembne za primer.

Vsako poslovno pismo mora imeti določen cilj. Če se v njem dotaknete več vprašanj, morajo biti tesno povezana. Če se morate obrniti na isto organizacijo o več različnih temah, je bolje, da za vsako od njih napišete ločeno pismo.

Jezik pisanja

Slog poslovnega dopisovanja je "lahka" uradna posel. Možno in potrebno je standardizirati besedne zveze, uporabiti nekaj klišejev in klišejev, ni pa priporočljivo vsega tega pripeljati do suhe birokracije. "Živi" jezik je vedno zaznaven enostavno in ugodno. Seveda mora biti poslovni pisni govor v skladu z normami bontona (o katerih bomo razpravljali v nadaljevanju), vendar je treba bistvo vprašanja navesti jasno in jedrnato.

Nekaj ​​praktičnih nasvetov:

  • uporabite preproste besede: "pametne" izraze slabo zaznavamo in pogosto povzročajo draženje pri osebi, ki jih je prisiljena brati in dešifrirati;
  • pogosteje uporabljajte glagole in redkeje pridevnike;
  • ne širite svojih misli po drevesu - samo podrobnosti in samo v okviru dane teme, brez veliko podrobnosti in nepomembnih podrobnosti;
  • izogibajte se dolgim ​​izjavam, če je mogoče, ne uporabljajte deležnikov in deležnikov;
  • pišite konkretno: razni “o tem”, “oni/on/ona” so nesprejemljivi;
  • izogibajte se logičnim nedoslednostim in nenadnim prehodom iz enega pomenskega bloka v drugega;
  • preverite vse, kar je napisano na posluh: govorne napake se pojavljajo skoraj v vsakem nelektoriranem besedilu.

Eno od glavnih pravil za pisanje poslovnih pisem pravi: sporočilo mora biti pismeno in slogovno preverjeno.

Značilnosti naslavljanja naslovnika

Naslovnika naslovimo praviloma enkrat, na začetku pisma. To je mogoče storiti na tri načine.

  1. Če osebo nagovarjate prvič (ali če je med vami in naslovnikom vzpostavljen povsem uraden odnos), uporabite nagovor, ki označuje določeno razdaljo. Primer: "Dragi gospod Ivanov!".
  2. Če se obračate na osebo, s katero ste že dolgo vzpostavili zaupljiv poslovni odnos, je bolje, da jo pokličete po imenu in patronimu. Primer: "draga Ekaterina Leonidovna!".
  3. Pri skupinskem naslavljanju uporabite standardni stavek "Spoštovani!".

V zadnjem delu morate uporabiti tako imenovano zaključno frazo. Tukaj je več možnosti:

  • »S spoštovanjem«, »S spoštovanjem«;
  • "Najboljše želje";
  • “V upanju na nadaljevanje sodelovanja”;
  • “Vedno vam z veseljem ustrežemo”;
  • itd.

Z eno besedo, izbira zadnje fraze je stvar okusa.

etika poslovnega pisanja

Tudi prikriti prezir v poslovnem pismu ne ostane neopažen. Seveda v tem primeru ne boste mogli več računati na pozitiven ali vsaj enakomeren odnos do sebe. Zaključek je očiten: ne prepustite se čustvom in se zadržite znotraj, tudi če vas naslovnik resnično razjezi. Vedno bodite pozorni na ton sporočila.

Posebno pozornost je treba nameniti pismu, ki vsebuje zavrnitev. Zelo nespametno je začeti takšno sporočilo s kategoričnim "ne" v takšni ali drugačni obliki - to bo pri osebi ustvarilo občutek, da je bila preprosto poslana. Najprej poskusite ponuditi prepričljive (ne izmišljene) razlage. Ko smo na kratko opisali razloge za zavrnitev, je treba gladko preiti na njegovo navedbo. V tem primeru se lahko uporabijo naslednji izrazi:

  • "Na žalost ne vidimo možnosti, da bi ugodili vaši zahtevi";
  • "Vaše zahteve ni mogoče odobriti iz naslednjih razlogov ...";
  • "Zelo mi je žal, toda vašo ponudbo moramo zavrniti."

V idealnem primeru, še preden utemeljite zavrnitev - na samem začetku pisma - bi morali na kratko ponoviti zahtevo naslovnika. Razumel bo, da ste natančno prebrali njegovo prošnjo ali predlog, in vam bo zagotovo hvaležen. Morda boste v prihodnosti spet sodelovali - zakaj bi takoj oddajali negativno in osebo prestrašili s pretirano ostrino?

Nikoli ne pojdite v drugo skrajnost. Laskanje in številna zagotovila o iskrenosti so očitni znaki neiskrenosti. Neiskrenost vedno povzroči zavrnitev.

Sestavljanje e-poštnih sporočil

Sporočila na papirju že postajajo zastarela. Seveda »papirnata« korespondenca nikoli ne bo povsem izginila, bodo pa v nekaj letih pisma, pisana na klasičnih obrazcih, postala redkost. Pogajanja vedno bolj potekajo elektronsko. Sodobni podjetnik danes pošlje veliko več pisem po elektronski pošti kot po navadni pošti.

Poslovna pisma, poslana po e-pošti, upoštevajo enaka splošna pravila. Zahteve za jezik, slog in ton, spoštovanje bontona - vsi ti obvezni elementi se ne spremenijo. Vendar imajo elektronska sporočila svoje posebnosti.

  1. Prepričajte se, da je vaša prijava videti solidna ali vsaj ustrezna. [e-pošta zaščitena]- Dobro, [e-pošta zaščitena]- slabo.
  2. Zelo pomembno je, da vedno izpolnite polje "Zadeva". Od te vrstice je odvisno, ali bo oseba odprla dohodno sporočilo. Če pišete osebi, ki je ne poznate, poskusite pripraviti zanimiv naslov. A ne pretiravajte - teme v duhu "Nujno!!! Edinstvena ponudba, odprta takoj!« povzroči le željo po hitrem kliku na ikono košarice na vrhu. Naslov naj bo sestavljen iz 3-5 besed in mora odražati vsebino sporočila.
  3. Če naslovnika ne poznate, na kratko opišite, kdo ste, kako ste izvedeli zanj. Brez tega obveznega uvoda bo sporočilo morda zamenjano za neželeno pošto in takoj izbrisano.
  4. V nastavitvah ne onemogočite citiranja - prejšnja korespondenca naj bo prikazana spodaj, pod rezom.
  5. Branje z zaslona je dvomljiv užitek. Papirnato pismo lahko vzamemo v roke in že zato ga na nezavedni ravni jemljemo bolj resno kot elektronsko. Razmislite o tem.
  6. Krajše kot je e-poštno sporočilo, hitreje bo odgovor nanj.
  7. Uporabljajte samo standardne pisave.
  8. Ne zlorabljajte izbire besedila - na najpomembnejše točke lahko uporabite "krepko", vendar je uporaba različnih barv nesprejemljiva.
  9. Brez "kapic". Nikoli. Tudi v podnapisih. Enako velja za podvojena ločila.
  10. Besedilo ločite na odstavke z razmiki med njimi (pustite samo prazno vrstico).
  11. E-poštnemu sporočilu lahko pripnete slike ali besedilne datoteke. Dodatna gradiva in pojasnila, komentarji, podrobni podrobni opisi - vse to naj bo v priloženih datotekah, ne pa v telesu pisma.
  12. V poslovnem dopisovanju z ljudmi, s katerimi ste vzpostavili zaupljiv odnos (govorimo o zaupanja vrednih partnerjih, zanesljivih nasprotnih strankah), lahko občasno uporabite emotikone. To bo "oživilo" komunikacijo - smeški na zaslonu (tudi v poslovnem sporočilu) se zaznavajo precej pozitivno. Seveda jih ni mogoče uporabiti v "papirnatih" pismih.
  13. Bodite prepričani, da podpišete. V elektronski pošti je običajno sestavljen iz 3-6 vrstic in vključuje ime in priimek pošiljatelja, položaj, ime podjetja, naslov spletne strani in kontaktno telefonsko številko.

Primer podpisa:

S spoštovanjem,

Ivan Ivanov

[e-pošta zaščitena]

http://site.com.

Tukaj je vzorec poslovnega pisma za vas.

Če povzamem

Čeprav je precej preprosto, primerov dobro napisanih poslovnih pisem ni tako veliko. Podjetniki se redno zmedejo pri oblikovanju, uporabljajo ne povsem pravilne naslove in pozabijo na pomembne nianse.

Navajamo glavne značilnosti dobrih poslovnih sporočil:

  • objektivnost;
  • kratkost (zaželeno je, da pismo ne zavzame več kot eno stran);
  • nevtralen ton predstavitve;
  • pomanjkanje obrazložitve, pripoved, pretirane podrobnosti;
  • pomanjkanje čustvenih ocen;
  • jasno logično razmerje med deli besedila in posameznimi besednimi zvezami.

To je neke vrste kontrolni seznam, ki ga lahko najprej preverite. Po stotinah napisanih in poslanih poslovnih sporočil bo potreba po njem izginila. Ne prezrite zgornjih pravil in ne pozabite: "napihnjena" veščina poslovne korespondence bistveno poveča vaš ugled in s tem podobo podjetja.

GOST 7.0.8-2013 "Sistem standardov za informacije, knjižničarstvo in založništvo. Pisarniško delo in arhiviranje. Izrazi in definicije« določili glavne pomene pojmov, ki jih bomo uporabljali naprej:

  • cilj- rekvizit, ki vsebuje podatke o prejemniku dokumenta;
  • podrobnosti dokumenta- element oblikovanja dokumenta.

Poleg tega je treba biti pozoren na nov termin atribut, ki se aktivno uporablja pri delu z elektronsko znanstveno in tehnično dokumentacijo in se šteje za obvezni del rekvizita dokument. Pravila za oblikovanje zahtevanega "naslovnika", določena z GOST R 6.30-2003, predvidevajo različne možnosti za njegovo zasnovo - glavni atributi zahtevanega "naslovnika" so v njih oblikovani ali ne drugače oblikovani.

In končno termin cilj je treba razlikovati od zastarelega koncepta naslovnik, ki je kljub temu omenjen v dodatku k Pravilom pisarniškega dela v zveznih izvršnih organih (odobren z Odlokom Vlade Ruske federacije z dne 15. junija 2009 št. 477) v smislu avtor, tj. pošiljatelj dokumenta(in predvsem pisma).

Ker korespondenca običajno zavzema več kot 80% dokumentnega toka organizacij, bomo upoštevali pravila za izdajo rekvizita "naslovnik" na primeru uradnih vročilnih pisem, ki so sestavljena v papirni obliki in poslana prejemniku predvsem po pošti. .

V procesu vodenja korespondence morajo vodje, zaposleni in vodstvo pisarne organizacije upoštevati naslednje dejavnike:

  • tehnološko, kar pomeni, da bo organizacija svoje pismo poslala preko pošt ali s storitvami podjetij, ki dostavljajo korespondenco. Ta podjetja in Ruska pošta med postopkom dostave delujejo kot neodvisne tretje osebe. Pri sestavljanju pisma je treba upoštevati, kako bo poslano, pakirano, da sta vrstni red in zaporedje registracije atributov poštnega naslova določena s Pravili za opravljanje poštnih storitev, ki so potrjena z odloki Vlade Ruske federacije in se redno posodabljajo;
  • menedžerski, Ker Pismo lahko vključuje:
    • določena poslovodska odločitev, predlog, poročilo ali zahtevek – naslovljen je lahko na višjo organizacijo ali enakopravnega partnerja, naročnika;
    • zavezujoč ukaz ali normativni pravni akt, ki se pošlje podrejenim organizacijam v izvršitev ali v vednost.
      To pomeni, da namen ustvarjanja in vsebina dokumenta, mesto avtorske organizacije v sistemu upravljanja in odnosi s prejemnikom pisma vplivajo na oblikovanje atributa "naslovnik". Poleg tega je treba pismo poslati na točko (organizacija, uradnik, specialist, strukturna enota), kjer je pristojnost za rešitev vprašanja, navedenega v dokumentu, dokončno in po vsebini. Če imate več vprašanj / predlogov za to organizacijo, ki niso med seboj povezani in katerih rešitev je v pristojnosti različnih oseb, potem je bolje, da vsakemu "končnemu prejemniku" napišete ločeno pismo. In če ne veste, komu bo dodeljena obravnava vaših vprašanj, jih lahko navedete v pismu, naslovljenem na generalnega direktorja, ali pa ga kot celoto naslovite na organizacijo;
  • dejavnik bontona- potrebo po upoštevanju sprejetih pravil vljudnosti ob upoštevanju specifične situacije poslovne komunikacije, statusa in položaja naslovnika (pravna ali fizična oseba, višja ali podrejena organizacija, pismo se pošilja prvič oz. stalni dopisnik itd.).

Obrazec pisma organizacije

Za korespondenco skoraj vsaka organizacija razvije in odobri svoj pisemski list. Sestavo njegovih podrobnosti in primere oblikovanja lahko najdete:

  • v GOST R 6.30-2003 „Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za papirologijo« (sliki B.2 - B.4) in
  • Odobrene smernice za razvoj navodil za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih. z odredbo Zveznega arhiva z dne 23. decembra 2009 št. 76 (točka 3.3.1 s prilogami).
    Organizacije posvečajo veliko pozornosti oblikovanju glave pisma in ga celo vključijo v knjigo "korporacijskih" slogov, kar je popolnoma prav, ker. je "obraz" pravne osebe, oblikuje podobo avtorja pisma in vtis o njem. Ne gre pa samo za kakovost papirja in barve barve, uporabljene za izdelavo pisemske glave. V obrazcu so navedena polna in skrajšana imena organizacije, pravna oblika in podrejenost. Najpomembneje je, da sledite pravilnemu oblikovanju podatkov o avtorju, ki so na njem navedeni, seznam vseh načinov za stik z avtorjem. V zunanjem okolju to prenaša znake stabilnosti, pripravljenosti na stike, odprtosti in »dobre volje« organizacije.

Lokacija podrobnosti v obrazcu je lahko:

  • vzdolžni(kot v primeru 1).
  • kotiček:
    • sredinsko(kot v primeru 2) oz
    • zastava(atributi se nahajajo v istem stranskem območju, vendar se besedilo vsake vrstice začne od roba levega roba).

Vzdolžna in vogalna oblika imata različno mesto atributa "naslovnik", označeno je z oranžnim senčenjem (primerjaj primera 1 in 2).

Atributi atributa "naslovnik"

Še več, odgovor na vprašanje »Kje?«, tj. registracija atributa "poštni naslov", GOST meni, da je neobvezna. Če ustreza, so njegovi elementi zapisani v zaporedju, ki ga določajo Pravila za opravljanje poštnih storitev (to določajo Metodološka priporočila za razvoj navodil za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih, Dodatek št. 11). Navedba poštnega naslova na samem pismu postane priročna pri uporabi ovojnice z okencem, v katerem bodo vidni vsi podatki o naslovniku (komu in kam naj bo pismo dostavljeno), potem teh podatkov ne bo treba podvajati na ovojnico ročno ali z nalepko »etikete«. Pri velikem obsegu korespondence ta pristop znatno prihrani čas in denar.

Če je pismo naslovljeno državni organ, organ lokalne samouprave, vrhovni organ, višja organizacija, potem atribut "poštni naslov" še vedno ni sestavljen (naveden je samo na ovojnici). Glej primera 3 in 4.

Če je pismo poslano prvemu vodja te "nadrejene organizacije", potem je naziv organizacije vključen v položaj, glej primera 5 in 6. Tako položaj kot polno ime sta zapisana v dativu.

Primer 1

Strni oddajo

Primer 2

Strni oddajo

Primer 3

Strni oddajo

Primer 4

Strni oddajo

Primer 5

Strni oddajo

Primer 6

Strni oddajo

Če pismo naslovljeno na tretjo osebo enakovredne ali nižje povezane organizacije, potem lahko atribut "naslovnik" pisma vključuje poštni naslov, ki ga je bolje ločiti od imena organizacije z 1,5–2 vrstičnimi presledki in se začeti z malo črko, kot je predpisano v GOST R 6.30-2003 (npr. »st.« ali »pr.«):

Primer 7

Strni oddajo

Če je pismo naslovljeno vodja organizacija, potem položaj vključuje polno ime organizacije z navedbo organizacijske in pravne oblike:

Primer 8

Strni oddajo

Če je pismo naslovljeno na vodjo organizacije, s katero komunikacija ni prvič, potem je bolje, da ne navedete poštnega naslova.

Če je pismo naslovljeno namestnik vodje ali drug uradnik (in ne prvi vodja), potem so dovoljene možnosti (z ali brez dodatka poštnega naslova), pri čemer bodite pozorni na velike in male črke, razmik med vrsticami. Naslavljanje uradne osebe se vedno izvaja v dativu; če je ime organizacije ločeno od njenega položaja, je napisano v nominativu:

Primer 9

Strni oddajo

Primer 10

Strni oddajo

Če je pismo naslovljeno strukturna enota organizacije, nato v zahtevanem "naslovniku" najprej navedite ime organizacije (dovoljene so uveljavljene okrajšave) in šele nato - to strukturno enoto v nominativnem primeru.

Razmik med vrsticami v primerih 7, 10 in 11 za ločevanje atributov atributa "naslovnik" je zaželeno narediti, da se pospeši zaznavanje in izolacija informacij s strani prejemnika, vendar to ni stroga zahteva.

Primer 11

Strni oddajo

Primer 12

Strni oddajo

Če je pismo naslovljeno na vodjo strukturnega oddelka, je ime organizacije (v nominativnem primeru) vključeno v pogoj "naslovnik", ime oddelka pa je vključeno v polno ime delovnega mesta v dativni primer:

Primer 13

Strni oddajo

GOST R 6.30-2003 določa metoda posplošenega oblikovanja naslovnikov pri pošiljanju pisem več homogenim organizacijam ali več strukturne delitve ena organizacija. Ta metoda zagotavlja:

  • na samem pismu oblikovanje posplošenega imena naslovnikov;
  • dodatna sestava ločenega seznama za pošiljanje pisem, ki vključuje njihova posebna imena in poštne naslove.

Primer 14

Strni oddajo

Primer 15

Strni oddajo

Oglejte si članek »Ustvarjanje ovojnic v MS Word«, če želite izvedeti, kako prilagoditi svoj naslov pošiljatelja, hitro ustvariti veliko ovojnic glede na dano predlogo in poštni seznam, jih okrasiti z ozadjem ali vzorcem (predlagane so ideje za oblikovanje ovojnice do 23. februarja in 8. marca

Poštni seznam ali poštni seznam oblikuje izvajalec pisma na podlagi klasifikatorja organizacij in njihovih naslovov, ki se običajno nabere v uradniški službi kot rezultat operacij registracije dokumentov (v EDMS ali v tabelah Word, Excel). Na vsaki ovojnici, v kateri je zapečatena vsaka kopija pisma, je navedeno specifično ime in naslov organizacije v skladu s poštnim seznamom. Na podlagi tega seznama je mogoče tiskanje informacij na ovojnicah samodejno konfigurirati tudi prek Worda.

Treba je opozoriti, da to metodo običajno uporablja višja organizacija pri pošiljanju pisem svojim podrejenim organom.

Vendar če ni več kot 4 prejemnikov enega pisma, potem so vsi prejemniki sestavljeni na samem dokumentu, potem lahko storite brez poštnega seznama (beseda "Kopiraj" ne sodi pred 2., 3. in 4. naslovnikom). To omejitev števila prejemnikov v enem pismu določa GOST R 6.30-2003 in zdrav razum. V tem primeru je naslavljanje formalizirano v zgornjem desnem kotu kot seznam podatkov o "naslovniku" za vsak organ / organizacijo, vendar so vse kopije takega pisma podpisane kot izvirniki in vsaka kopija je zapečatena v ločeni ovojnici, na katerem je izdan ustrezen določen poštni naslov.

Ta način naslavljanja je primeren za uporabo, ko je treba obvestiti o dejstvih kršitev, o pomembnih dogodkih, predvsem višjih, nadzornih in regulativnih organov. Tako bodo vsi prejemniki videli, komu je bilo še poslano to pismo.

Primer 16

Strni oddajo

Če je treba pismo iste vsebine (na primer pismo s ponudbo) poslati več "neodvisnim" organizacijam, potem je bolje, da vsako pismo izdate v statusu izvirnika, tj. na vsakem navedite posameznega naslovnika. V tem primeru bodo registrske številke teh črk drugačne.

Registracija potrebnega "naslovnika" pri vzdrževanju dopisovanje s posamezniki ima svoje značilnosti. Prvi atribut je priimek v dajalniku, sledijo začetnice in nato poštni naslov:

Primer 17

Strni oddajo

Pri naslovu pisma na uradnika z navedbo njegovega položaja se sestavijo začetnice prej priimek (glej primere 9, 10, 13), saj je glavna identifikacija prejemnika izvedena z nazivom delovnega mesta. Pri naslovu pisma na zasebno osebo so navedene njene začetnice zadaj priimke (Primer 17), saj se kot državljani identificiramo predvsem s priimkom. Pri oblikovanju priimka in začetnic sta ločeni s presledkom, začetnice niso ločene s presledkom, t.j. »I.I. Ivanov", ne pa "I. I. Ivanov.

Kako skrajšati dvojna imena in dvojna patronimika naslovnika, napisana z vezajem v poslovni korespondenci, na primer Khozh-Ahmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Glej odgovor na vprašanje »Kako je pravilno v poslovni korespondenci skrajšati dvojna imena in dvojna patronimika naslovnika, napisana z vezajem? »

Da se ne bi zmotili pri naslavljanju, je treba na spletnih mestih organizacij najti natančne poštne naslove, polna imena in nazive vodij ter druge informacije, ki bodo pomagale najbolje vzpostaviti komunikacijo na prvi stopnji zaznavanja dokumenta. Podobne informacije lahko poskusite pridobiti od tajnice, iz dokumentov, prejetih od te organizacije.

Posebno pozornost posvetite uporabi velikih in malih črk v nazivih organizacij in položajev. Norme ruskega jezika zahtevajo pisanje položaja z malo (majhno) črko, določeno visoko mesto pa se lahko napiše tudi z veliko začetnico, če to določajo ustanovni dokumenti in lokalni predpisi organizacije prejemnice. Bodite pozorni na te tankosti.

Faktor bontona

Pritožba- pogojna etiketna fraza, govorna formula, ki izraža spoštovanje in prijazen, vljuden odnos do naslovnika. Priporočljivo je dokončati klicaj, s poudarkom na pomenu vprašanja in pritožbe tej osebi.

Najpogosteje v stiku po imenu(Primer 18), veliko manj pogosto - po položaju(Primer 20). Druga možnost je strogo poslovne narave in se uporablja, ko se nanaša na osebo, ki ima visok uradni položaj v državnih in občinskih organih, veliki organizaciji. Še redkeje priimek brez začetnic(Primer 19) - to poudarja "distanco", formalnost odnosa med avtorjem in naslovnikom, precej značilno za korespondenco z zasebno osebo.

Primer 18

Naslov po imenu

Strni 20

Drug način posebej spoštljivega odnosa do naslovnika se kaže v "okviru bontona": "Globoko spoštovani..." – "Z globokim spoštovanjem,", ki se uporablja pri naslavljanju višje osebe (predsednika upravnega odbora, vodje višjega organa ali uprave itd.), pa tudi v primeru čestitk, na primer ob obletnici.

Pritožba "Drago..." tudi v primeru čestitke naslovniku, je treba uporabljati previdno, saj. v službenih odnosih je vseeno treba upoštevati določeno menedžersko distanco.

Pritožba "Dragi" trenutno velja za zastarelo, odvečno - ne ustreza normam sodobnega poslovnega sloga ruskega knjižnega jezika.

Postopoma so se oblikovala posebna pravila zdravljenja pri obravnavi pritožb občanov. Kot odgovor na njihova pisma "najboljše prakse" državni organi in lokalne samouprave priporočajo naslednje govorne formule:

Primer 22

Strni oddajo

Toda ne glede na vprašanje, izpostavljeno v pritožbi državljana, na situacijo (konflikt, pritožba ali pritožba na osebno vprašanje, prvič ali ponovno itd.), je še vedno univerzalna formula za nagovarjanje državljanov je nagovor z imenom in patronimom (kot v primeru 18).

Komercialne organizacije pri dopisovanju s strankami in obravnavi njihovih pritožb lahko vodijo ista priporočila.

Oblika pisma, odvisno od ustanovnih dokumentov organizacije, vključuje podrobnosti:

01 - državni emblem Ruske federacije (02 - emblem subjekta Ruske federacije ali 03 - emblem organizacije ali blagovna znamka (storitvena znamka));
04 - šifra organizacije
05 - glavna državna registrska številka (OGRN) pravne osebe
06 - identifikacijska številka davčnega zavezanca / šifra razloga za registracijo (TIN / KPP)
08 - ime organizacije
09 - referenčni podatki o organizaciji
kot tudi omejevalne oznake za podrobnosti:
11 - datum dokumenta
12 - registrska številka dokumenta
13 - povezava do registrske številke in datuma dokumenta
In po potrebi mejne oznake za zgornje meje območij za lokacijo podrobnosti.
15 - naslovnik
18 - naslov besedila
19 - kontrolna oznaka
20 - besedilo dokumenta

Oblika črke je lahko izdelana na podlagi vzdolžne ali kotne razporeditve podrobnosti.

riž. 1. Lokacija podrobnosti (kotna različica) pisemske glave (mere so v milimetrih)

riž. 2. Lokacija podrobnosti (vzdolžna različica) pisemske glave (mere so navedene v milimetrih)

Najprimernejši za obdelavo in ekonomičen glede uporabe površine listov je kotni prazen. V tem primeru lahko desno stran zgornjega dela lista uporabite za postavitev podrobnosti "Naslov", "Ločljivost"

Uporaba vzdolžne oblike črke je priporočljiva v primerih, ko ime organizacije vsebuje veliko število tiskanih znakov, na primer, ko so podrobnosti obrazca podane v dveh ali več jezikih. Hkrati je treba na levi strani natisniti podrobnosti v ruščini, na desni pa v državnem jeziku na isti ravni. Če je število uporabljenih nacionalnih jezikov več kot en, je treba zgoraj navesti podrobnosti v ruskem jeziku, spodaj pa v državnem jeziku, tako da črto razširite na mejo desnega roba.

Obrazec pisma se lahko izdela za organizacijo, strukturno enoto in uradnika.

Primeri pisemskih listov:


riž. 3. Obrazec pisma organizacije s kotno (centrirano) razporeditvijo podrobnosti.


riž. 4. Oblika pisma organizacije z vogalno (zastavico) razporeditvijo podrobnosti.


riž. 5. Obrazec pisma organizacije z vzdolžno razporeditvijo podrobnosti.

Vzorci splošnega obrazca dokumenta so navedeni tudi v naslednjih dokumentih:
GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve glede dokumentacije" (Dodatek B, slike B.2, B.3, B.4);
- Standardna navodila za pisarniško delo v zveznih izvršnih organih, odobrena z odredbo Ministrstva za kulturo in množične komunikacije Ruske federacije z dne 8. novembra 2005 št. 536 (priloge št. 13, 14, 15, 16, 17, 18) .

V kateri koli organizaciji pisma predstavljajo večino dohodne in odhodne dokumentacije. Obstaja veliko vrst teh dokumentov in za vsakega od njih obstaja več pravil za registracijo. Ker so pisma najbolj množična vrsta vodstvene dokumentacije, je izjemno pomembno, da jih znamo pravilno napisati.

Iz tega članka se boste naučili:

Pravilno oblikovanje pisem je uspeh celotnega podjetja

Poslovna (ali uradna) pisma so tista, ki služijo komuniciranju podjetja z zunanjimi strukturami. Še več, tudi po ustnem dogovoru med vodjo organizacije in poslovnim partnerjem ali stranko pravila bontona predvidevajo potrditev tega dogovora. To pa že lahko štejemo kot garancijo.

Vrste poslovnih pisem

1. Informativni - so ustvarjeni za posredovanje nekaterih informacij.

Po funkciji

1. Iniciativne – delimo jih na tiste, ki zahtevajo odziv in tiste, ki ne zahtevajo odziva. Primeri: zahteva, pritožba, obvestilo, opomin, .

2. Pisma-odgovori.

Na podlagi naslovnika

1. Navadna - praviloma poslana samo enemu prejemniku.

2. Krožne – tiste, ki jih en pošiljatelj pošlje več prejemnikom.

Glede na obliko odhoda

Struktura poslovnega pisma

Besedilo dobro napisanega poslovnega pisma je sestavljeno iz pritožba, uvodni in glavni del ter sklep.

Pritožba.

To je najpomembnejši del za komunikacijske namene. Torej, zahvaljujoč pravilno izbrani obliki nagovora, ne morete le pritegniti pozornosti naslovnika, temveč tudi določiti splošni ton za nadaljnjo komunikacijo. Če pismo ni naslovljeno na določeno osebo, se pritožba lahko izpusti, v drugih primerih je običajno uporabiti standardne jezikovne formule - na primer "Dragi Sergej Ivanovič!", "Gospod predsednik vlade!". Priziv je napisan na sredini vrstice.

Uvodni del.

Na začetku pisma je treba navesti razloge in razloge za njegovo sestavo, pogosto je treba podatke potrditi s povezavami do dokumentov in dejstev tretjih oseb. Če je treba navesti reference, je treba to storiti v naslednjem zaporedju: naslov akta, avtor, datum, registrska številka, naslov.

Glavni del.

V glavnem delu navedite glavni namen pisma. Ta del podrobno opisuje potrebne dogodke, zagotavlja dokaze ali analizira situacijo.

Zaključek.

Na koncu je običajno sklepati v obliki zahtev, predlogov, zavrnitev ali mnenj. Velja, da lahko poslovno pismo vsebuje le en končni del. Praviloma se končajo s standardnimi izrazi - na primer "Upam na nadaljnje sodelovanje", "Najbolje želje". Vljudnostna formula je postavljena pred potreben "podpis" in ločena od položaja z vejico.

Pri izdelavi avtorja pomembno je upoštevati vidike, kot so:

  • stopnja poznanstva in narava odnosa z naslovnikom;
  • javni položaj naslovnika in njegova korelacija s položajem avtorja;
  • situacija, v kateri poteka komunikacija - njena formalnost ali neformalnost;
  • bonton in norme, sprejete v določenem podjetju.

Vzorec oblike črke:

Registracija pisem po GOST

Uradna pisma morajo biti izdana na posebnih obrazcih A4 ali A5, odvisno od velikosti besedila. Neuporaba obrazcev je dovoljena le v primeru, ko je avtorjev več podjetij hkrati.

Zahteve za obrazce pisem, kot tudi sestavo podrobnosti in pravila za registracijo so vsebovane v GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve glede dokumentacije.

Na splošno imajo podjetja pravico do samostojnega razvoja dopisnih listov, saj je navedeni GOST svetovalne narave, vendar izvajanje njegovih določb kaže na visoko kulturo dela z dokumenti v organizaciji. Za nekatere organizacije je GOST R 6.30-2003 obvezen: na primer, zvezni izvršni organi morajo vedno preverjati ta standard.

01 - državni grb Ruske federacije;

02 - grb subjekta Ruske federacije;

03 - emblem organizacije ali blagovna znamka (storitvena znamka);

04 - šifra organizacije;

05 - glavna državna registrska številka (OGRN) pravne osebe;

06 - identifikacijska številka zavezanca/šifra razloga prijave (TIN/KPP);

07 - Koda obrazca;

08 - naziv podjetja;

09 - Referenčne podatke o organizaciji;

10 - ime vrste dokumenta;

11 - Datum;

12 - Registrska številka;

14 - kraj sestavljanja ali objave;

15 - Naslovnik;

16 - Žig odobritve;

17 - Resolucija;

18 - Naslov besedila;

19 - Kontrolna oznaka;

20 - besedilo dokumenta;

21 - Oznaka o prisotnosti aplikacije;

22 - Podpis;

23 - Graf odobritve;

24 - odobritev vizuma;

25 - Tisk odtisa;

26 - oznako o overitvi kopije;

27 - Oznaka o izvajalcu;

28 - opomba o izvedbi dokumenta in njegovi usmeritvi v zadevo;

29 - opomba o prejemu dokumenta v organizaciji;

30 - Identifikator elektronske kopije.

Registracija pisma po GOST, vzorec:

Oblikovanje pisma s priponko, vzorec:

Pravila poslovne korespondence

Poslovna korespondenca vključuje uporabo uradnega poslovnega sloga komunikacije. Njegova posebnost je v tem, da so udeleženci praviloma pravne osebe, ki se morajo držati dokaj strogih komunikacijskih pravil, sprejetih v organizaciji (ali več organizacijah).

Za to vrsto komunikacije obstaja več zahtev.

Standardizacija predstavitve. Danes obstaja veliko izrazov, posebnih fraz in formul, ki so značilne za poslovno korespondenco. Njihova uporaba lahko znatno skrajša čas priprave, že pripravljeni modeli pa pomagajo, da ne izgubljate časa z iskanjem izrazov, primernih za določeno situacijo. Standardizacija močno olajša zaznavanje poljubnih besedil in optimizira celoten proces dela.

Nevtralni ton. Zadržanost in strogost pri oblikovanju pisem je norma uradne komunikacije. Nevtralen ton pomeni skoraj popolno odsotnost ekspresivnih ali čustveno nabitih besed. Podatek je povsem uraden, zato je treba iz besedila izključiti na primer besede s pomanjševalnimi priponami ali medmeti. Lahko so prisotni čustveni prizvoki, vendar jih je vredno skriti za nevtralnim tonom predstavitve.

Natančnost in nedvoumnost formulacij. Prejemnik mora jasno razumeti in interpretirati pomen gradiva, ki je naslovljeno nanj. Natančnost besedila je praviloma neposredno odvisna od pravilno zgrajene kompozicijske strukture, odsotnosti logičnih napak. Poslovno pismo mora biti dobro premišljeno.

Jedrnatost. Zahvaljujoč tej zahtevi bo avtor lahko znatno zmanjšal obseg celotnega dokumenta. Jedrnatost predstavitve je predvsem izključitev odvečnosti govora, ekonomična uporaba jezikovnih orodij, odsotnost nepotrebnih ponovitev in dodatnih informacij.

Uporaba jezikovnih formul. Predloge, ki se pogosto uporabljajo v poslovni korespondenci, so njen sestavni del. Torej, za spodbujanje ukrepanja se pogosto uporabljajo formule: "Prosimo vas, da razmislite o vprašanju ...", "V potrditev našega dogovora ...". Pogosto so jezikovne formule pravno pomembni elementi besedila, brez katerih le-to ne bo imelo potrebne moči. Na primer: "Zagotavljamo vračilo v višini ...", "Nadzor nad izvajanjem naloge je dodeljen ...".

Uporaba izrazov, leksikalnih in grafičnih okrajšav. Z uporabo izrazov v korespondenci lahko avtor doseže nedvoumno razumevanje besedila, kar je izjemno pomembna značilnost poslovne komunikacije. Terminologijo, ki se lahko in mora uporabljati na področju podpore upravljavske dokumentacije, ureja GOST R 51141-98 „Pisarniško delo in arhiviranje. Izrazi in definicije"

Prevladujejo navadni preprosti stavki. Uradna komunikacija praviloma temelji na uporabi preprostih običajnih enodelnih ali dvodelnih stavkov, kar močno poenostavi proces zaznavanja besedila.

Opomnik za poslovno pismo

Papir

Natisnjeno mora biti na bel papir ali druge svetle barve.

Format lista - A4 (210 x 297 mm) ali A5 (148 x 210 mm).

polja

List mora imeti polja najmanj:

20 mm - levo; 10 mm - desno; 20 mm - vrh; 20 mm - nižje.

datum

Datum pisma je datum njegovega podpisa. Sestavljen je z arabskimi številkami v zaporedju: dan, mesec, leto. Na primer "10.02.2017".

Dovoljen je tudi besedno-številčni način zapisa datuma. Na primer "10. februar 2017"

odhodno številko

Odhodna številka je sestavljena iz zaporedne številke, ki se lahko dopolni z indeksom. Številka dokumenta, ki sta jo skupaj sestavila dva ali več oddelkov, je sestavljena iz registrskih številk črke vsakega od teh oddelkov, ločenih s poševnico.

Destinacija

Naslovnik je lahko podjetje in njegovi strukturni oddelki ali posamezni zaposleni. Pomembno si je zapomniti, da so v slednjem primeru začetnice vedno navedene pred priimkom. Ime podjetja naslovnika je vedno navedeno v imenovalniku.

Po pravilih ne sme biti naslovljena na več kot štiri prejemnike.

Ta atribut lahko vključuje tudi poštni naslov in najprej je navedeno ime organizacije, nato pa poštni naslov.

Besedilo pisma

Samo besedilo je lahko oblikovano kot tabela, besedilo ali kombinacija več struktur.

Pri oblikovanju tabel je pomembno, da stolpce in vrstice imenujemo s samostalniki v nominativu. Če se tabela nadaljuje na naslednji strani, so stolpci in vrstice tudi v njej oštevilčeni.

Besedilo naj bo sestavljeno iz dveh delov: razlogov/namenov/podlage za pisanje pisma in zaključkov/predlogov/priporočil. Prav tako lahko besedilo vsebuje samo en končni del - na primer prošnjo brez obrazložitve.

Če se pismo nanaša na akte drugih organizacij, navedite njihove podatke: ime dokumenta, ime organizacije, datum, registrska številka in naziv.

Aplikacija

Poslovno pismo s priponko je oblikovano na naslednji način:

Uporaba: za 2 litra. v 2 izvodih.

Če vloga v besedilu ni navedena, je treba navesti njeno ime, število listov in izvodov. Na primer:

Priloga: Kupoprodajna pogodba za 3 l. v 2 izvodih.

Če je priložen dokument s prilogo, se oznaka naredi na naslednji način:

Priloga: pismo FSS z dne 12.10.2017 N 03-2/923 in njegova priloga, skupaj 7 listov.

Podpis

Podpis pomeni navedbo položaja uslužbenca, ki je podpisal pismo, in prepis tega podpisa.

Če podpiše več zaposlenih, so podpisi razvrščeni po zaporedju, ki ustreza delovnemu mestu.

Če so objave enake, morajo biti podpisi na isti ravni.

Pečat

Žig potrjuje pristnost podpisov uradnih oseb na listinah v zvezi s finančnimi sredstvi ali na drugih listinah, ki omogočajo overitev verodostojnosti podpisa.

Izvršitelj

Po potrebi navedite začetnice in priimek nastopajočega ter njegovo telefonsko številko. Običajno je oznaka nameščena na sprednji ali zadnji strani zadnjega lista v spodnjem levem kotu.

Danes se poslovna pisma sestavljajo v katerem koli podjetju o popolnoma različnih vprašanjih, povezanih z dejavnostmi posameznikov in celotnih oddelkov. Predmet pisma je lahko zahteva, obvestilo, dogovor, zahtevek, preklic, sprememba itd. Hkrati pravila dobrega vedenja kažejo, da bo vsak dokument sestavljen v skladu z vsemi zgoraj navedenimi zahtevami. Zahvaljujoč temu bo pismo (v kakršni koli obliki poslano) postalo učinkovito orodje pri delu vsakega zaposlenega in upravljanja podjetja kot celote.

Preizkusite se

1. Katero črko imenujemo okrožnica?

  • Pismo, ki ga en naslovnik pošlje več naslovnikom
  • Pismo, ki ga en naslovnik pošlje enemu naslovniku
  • Pismo, ki ni bilo poslano iz več razlogov

2. Kako je pravilno oblikovana priloga k poslovnemu pismu?

  • Uporaba: za 2 litra. v 2 izvodih.
  • Dodatek v 2 izvodih na 2 listih
  • Dva prijavna lista v dvojniku

3. Koliko faz ima priprava in sestava poslovnega pisma?

4. Kaj pomeni zahteva po nevtralnem tonu v poslovni korespondenci?

  • Uporaba izrazov, leksikalnih in grafičnih okrajšav
  • Skoraj popolna odsotnost ekspresivnih ali čustveno obarvanih besed v pismu
  • Obsežna uporaba šablon

5. Iz katerih delov je sestavljeno poslovno pismo?

  • Nagovor, uvodni in glavni del, zaključek
  • glavnina, zaključek
  • Pritožba, sklep

Verjetno se je vsakdo vsaj enkrat soočil s potrebo po pisanju poslovnega pisma. Ko ga sestavljate, nehote pridete do zaključka, da to sploh ni enostavno. Obstaja veliko pravil in predpisov za pisanje poslovnih pisem, ki jih morate poznati. Članek podrobno opisuje postopek priprave dokumenta, ponuja vzorce poslovnega pisma, obravnava njihove vrste in obliko.

Oblika

Pripravljeni obrazci bodo zagotovili trdnost in pokazali zanesljivost podjetja. Vsebujejo bistvene informacije o organizaciji, kot so:

  • Ime.
  • Naslov.
  • Kontaktne telefonske številke.
  • Spletna stran.
  • E-naslov.
  • Logotip.
  • Drugi kontaktni podatki.

Glede obrazcev ni strogih pravil. Zato se vsaka organizacija samostojno odloči, katere informacije bo vnesla vanje.

Kako pravilno napisati poslovna pisma? Usposabljanje

Poslovna pisma so napisana in izvedena na določen način, v skladu z njihovimi lastnimi pravili in zahtevami. Odvisno od cilja avtor vsebino podrobno premisli, da dobi rezultat, ki ga izračuna. Jasno mora razumeti, katere informacije o temi pisma naslovnik že pozna, od česa naj izhaja in kaj bo v njem novega. Argumenti so odvisni od namena avtorja. Postopek priprave poslovnega pisma lahko razdelimo na naslednje faze:

  • Študija vprašanja.
  • Pisanje osnutka pisma.
  • Njegov dogovor.
  • Podpisovanje.
  • Registracija.
  • Pošiljanje naslovniku.

Struktura poslovnih pisem

Pri sestavljanju pisma ga je treba nasičiti z informacijami, torej vnesti vse potrebne informacije. Lahko je preprosta ali kompleksna. V preprostem pismu vsebina jasno in jedrnato prikazuje informacije, ki praviloma ne zahtevajo odgovora naslovnika. Kompleks je lahko sestavljen iz več razdelkov, odstavkov in odstavkov. Vsak odstavek predstavlja en vidik informacije. Vzorci te vrste poslovnega pisma so običajno sestavljeni iz uvodnega, glavnega in končnega dela.

Spodaj je primer pisanja poslovnega pisma - njegov uvodni del.

Glavni del opisuje situacije, dogodke, njihovo analizo in dokaze. Prav v tem delu prepričujejo, da je treba tako ali drugače ukrepati, dokazujejo, kako je bilo, in obveščajo o nujnosti udeležbe na katerem koli dogodku, pri čemer navajajo različne argumente.

Sklep vsebuje sklepe, ki so oblikovani v obliki predlogov, zahtev, opominov, zavrnitev itd.

Spodaj je predstavljen primer pisanja poslovnega pisma - njegov zadnji del. To povzema zahtevo, navedeno v glavnem.

Vse posredovane informacije morajo biti optimalno dosledne in razumljive za dojemanje.

Vsako e-poštno sporočilo se začne s sredinsko poravnanim sporočilom. Ta mali del je izjemno pomemben. Pri izbiri mora avtor upoštevati:

  • Položaj naslovnika.
  • Narava odnosa.
  • Uradnost.
  • Bonton.

Pismo se mora končati z vljudno obliko. Na primer: "... izražam upanje na nadaljnje sodelovanje (hvala za povabilo) ...". Tem stavkom sledi podpis avtorja.

Slog

Vsa pisma morajo biti v uradnem poslovnem slogu, kar pomeni uporabo govornih sredstev za uradni poslovni odnos. Značilnosti takega jezika se oblikujejo v naslednjih okoliščinah:

  • Glavni udeleženci v poslovnih odnosih so pravne osebe, v imenu katerih se pišejo vodje in uradniki.
  • Odnosi v organizacijah so strogo regulirani.
  • Predmet komuniciranja je dejavnost podjetja.
  • Dokumenti poslovodne narave imajo praviloma določenega naslovnika.
  • Med dejavnostmi organizacije se pogosto pojavljajo enake situacije.

V zvezi s tem morajo biti informacije v poslovnem pismu:

  • Uradno, neosebno, ki poudarja distanco med udeleženci v komunikaciji.
  • Naslov, namenjen določenemu naslovniku.
  • Aktualno v času pisanja.
  • Zanesljiv in nepristranski.
  • Z razlogom, da bi prejemnika spodbudili k kakršnemu koli dejanju.
  • Popoln za odločanje.

Zahteve

Poslovno pismo mora izpolnjevati naslednje zahteve:

  • Govor je standardiziran na vseh ravneh – leksikalni, oblikoslovni in skladenjski. Vsebuje veliko obratov, izrazov in formul.
  • Ton pisanja je nevtralen, zadržan in strog, brez uporabe čustvenih in ekspresivnih jezikovnih izrazov.
  • Natančnost in jasnost besedila, brez logičnih napak, jasnost in premišljenost besedila.
  • Jedrnatost in jedrnatost - brez uporabe izrazov, ki imajo dodaten pomen.
  • Uporaba jezikovnih formul, ki nastanejo kot posledica ponavljajočih se situacij.
  • Uporaba izrazov, to je besed ali besednih zvez, ki imajo posebne koncepte.
  • Uporaba okrajšav, ki so lahko leksikalne (to so sestavljenke, ki nastanejo z odstranitvijo črk iz delov besed: LLC, GOST itd.) in grafične (to so skrajšane besede: gr-n, zh-d in drugo). ).
  • Uporaba konstrukcij v rodilniku in instrumentalnem primeru.
  • Besedne zveze z glagolskimi samostalniki ("podpora" namesto "podpora").
  • Uporaba preprostih običajnih stavkov.

Zgornji primeri spodnjega poslovnega pisma so prikazani v polni različici (z glavnim delom). Informacije izpolnjujejo vse zahteve uradnega poslovnega sloga.

Vrste poslovnih pisem

Najbolje je, da napišete poslovno pismo o katerem koli konkretnem vprašanju. Če morate rešiti več vprašanj hkrati, je priporočljivo pripraviti več različnih možnosti.

Poslovna pisma so lahko po vsebini:

  • Spremljanje. Takšna pisma so običajno potrebna za obveščanje o tem, kam poslati dokumente.
    (Kako napisati poslovno pismo? Vzorec spremnega pisma bo pomagal tistim, ki morajo napisati to vrsto dokumenta.)

  • Garancija. Napisani so za potrditev morebitnih obljub ali pogojev. Lahko se zagotovi na primer plačilo za delo, najemnino, dobavne roke in drugo.
  • Hvala vam. V zadnjih letih se vse pogosteje uporabljajo. Takšna pisma kažejo na dober ton partnerstva. Lahko se izdajo na navadnem dopisnem pismu ali na barvnem papirju s čudovitim tiskom.
    (Kako napisati poslovno pismo? Vzorec zahvalne sorte je sestavljen v prosti obliki, odvisno od nalog, ki jih rešuje. V tem primeru pismo izraža svoje bistvo v najkrajši obliki. Tak vzorec, izdelan na barvnem papirju z ornamentom, lahko visi na steni v sobi podjetja na častnem mestu.)

  • Informativno.
  • Poučno.
  • Čestitke.
  • Oglaševanje.

Obstajajo tudi črke:

  • Predlogi za sodelovanje. Precej pogosta v zadnjem času, poslana organizacijam, so pogosto promocijske narave, na primer, kot je ta vzorec. Precej težko je pisati komercialna pisma, upoštevati morate številne nianse, da bodo na to pozorni in še bolj zainteresirani. Če pa ga naredite po spodnjem modelu, ima vse možnosti za uspeh.

  • Vabila. Pošiljajo se in ponujajo sodelovanje na različnih dogodkih. Običajno so naslovljeni na vodjo ali funkcionarja, lahko pa tudi na celotno ekipo.
  • Zahteve.
  • Obvestila.
  • zahteve in še veliko več.

Kako napisati odgovor na pismo. Primer

Odgovor naj se začne s ponovitvijo zahteve iz prvega pisma. Nato so podani rezultati njegove obravnave in izražena odobritev oziroma razlog za zavrnitev. Poslovno odgovorno pismo lahko vsebuje alternativno rešitev za pričakovane informacije. Običajno sledi naslednjim načelom:

  • Prisotnost povezave do prve črke in njene vsebine.
  • Isti jezik pomeni.
  • Primerljivi obsegi in vidiki vsebine.
  • Skladnost z določenim zaporedjem.

Dekoracija

Poleg uporabe poslovnih pisem z glavo morate upoštevati tudi druge podrobnosti pri njihovem oblikovanju. To so podrobnosti, pravila za okrajšave, črkovanje naslova, naslov, dolžina besedila, širina polja in drugo.

Vzorci poslovnega pisma ga pomagajo sestaviti ob upoštevanju vseh tankosti in odtenkov. Uporabljajo jih tako uradniki začetniki kot izkušeni delavci. Zahvaljujoč vzorcem se naučijo pravilno pisati črke in prihranijo veliko časa.