Щатен план. Щатното разписание се води от отговорника за него.

Автоматично попълване на стандартни формуляри на документи
Отпечатване на документи с изображение на подпис и печат
Бланка с вашето лого и подробности
Качване на документи във формати Excel, PDF, CSV
Изпращане на документи по имейл директно от системата

Class365 - бързо и удобно попълване на всички първични документи

Свържете се безплатно с Klass365

Набирането на служители се извършва в съответствие с щатното разписание. Одобрява се със заповед на ръководителя на организацията или друго упълномощено лице със заповед или пълномощно.

Вижте раздела за надбавки. Това може да отразява спецификата на предприятието. Надбавките могат да бъдат за търговска тайна, стаж на служителите, вредност, особени заслуги към организацията, научна степен и др.

(Пишете документи без грешки и 2 пъти по-бързо поради автоматичното попълване на документи в програмата Klass365)

Как да опростите документацията и воденето на записи с лекота и лекота

Вижте как работи Class365
Влезте в демо

Как да попълните таблицата с персонала във формуляра T-3

Таблицата с персонала се използва за формализиране на структурата, състава на персонала, неговия размер в съответствие с действащия устав на организацията. Списъкът на персонала се одобрява от ръководителя или упълномощено от него лице (и се съставя от тях, тъй като необходимата длъжност на икономист по труда, който е длъжен да изготви график, не е налице във всички предприятия) и съдържа следната информация:

Списък на съществуващите позиции в предприятието;
- броя на единиците в държавата;
- месечен фонд работна заплата;
- размера на служебните заплати и надбавки;
- списък на структурните подразделения.

В същото време трябва да се помни, че длъжността на служителя в трудовия договор трябва напълно да съответства на длъжността в списъка на персонала и името му не се намалява при вписване в документа. А там се вписват самите длъжности, на базата на Класификатора на професиите, защото всяко несъответствие може да доведе до затруднения при кандидатстване за пенсия. Задачите са изброени в низходящ ред, започвайки с най-важните.

Графикът се съставя за определена дата, като се посочва срокът на валидност и в един екземпляр, който се намира в счетоводния отдел на предприятието. Освен това документът е зашит и подпечатан с подписите на ръководителя, главния счетоводител и след това печата на компанията. Грешките в този документ не могат да бъдат коригирани с коректор. Повечето от тях са направени в заплати. Можете да коригирате ситуацията, като внимателно задраскате с правилните написани числа и подписа на лицето, което съставя таблицата с персонала. Останалите промени (например въвеждане на позиция, ако са забравили да я посочат или коригиране, ако са я посочили неправилно) се извършват с помощта на заповеди от главата.

Ако говорим за директно назначаване на таблицата с персонала, тогава то се състои в това, че в случай на спорове, представете посочените там данни в съда. Следователно, с правилната подготовка на документа, винаги можете да разчитате на спечелване на дело.

Започнете с Class365 още сега! Използвайте модерен подход за управление на бизнеса и увеличете доходите си.

Свържете се безплатно с Klass365

Работата на всяко предприятие се основава на законодателни актове на различни нива на подчинение. Важна роля в живота на всяка организация играят местните документи, приети и публикувани за самото предприятие.

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за решаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.

Бързо е и Е СВОБОДЕН!

Щатното разписание също принадлежи към документи от местен характер. Характеристиките и характеристиките на дизайна на този важен документ са разкрити по-долу.

Какъв е този документ?

Щатното разписание е нормативен акт с местен характер. Въз основа на Устава на предприятието.

За унификация постановлението на Държавната статистическа служба одобри формуляра T-3.

В предприятията се използва за регистриране на броя на служителите, техния състав и структура.

Включва:

Име на отделите, присвояване на код.
Наименование на длъжности, специалности, професии, категория, квалификационен клас.
Брой служители, заплата, надбавки.

Персоналът е предназначен да:

Формирайте организационната структура на предприятието.
Формирайте броя на отделите и щатните единици.
Създайте система за заплати на служителите.
Задайте квоти и техния размер.
Улесняване на набирането на персонал за свободни позиции.

Какво казва законът?

Нормативна база

Кодекс на труда. Изкуство. 15 и 57 съдържат препратки към щатното разписание. Това се дължи на факта, че задълженията, правата и възнаграждението на служителя идват от щатното разписание.
Инструкции за. Посочва се, че всички записи се вписват в трудовата книжка въз основа на щатното разписание.

Няма нормативен акт, който да определя задължението за поддържане на щатно разписание. Въпреки подобна "дупка в закона" всички контролни служби изискват този документ.

С негова помощ се проверява и събира информация за служителите, възнагражденията за положения труд и пр. Следователно липсата му е нарушение на трудовото законодателство и води до глоба.

Заключение: таблицата с персонал трябва да бъде във всяко предприятие.

Отговорни лица. Кой подписва?

Ръководителят на предприятието, ръководителите на отделите по персонала и счетоводството имат право да се подписват в таблицата с персонала. Това означава, че служителите на тези услуги са отговорни за компилирането, изпълнението, извършването на промени.

Подписът се поставя в края на документа. Ако списъкът на персонала се състои от повече от една страница, подписите се поставят на последната страница в специални редове за подпис.

При първоначалното разработване на щатното разписание графиката за подписи може да бъде въведена на всяка страница от документа.

Кога и как да направите промени?

Необходимо е да се правят промени всяка година или не, всеки мениджър решава отделно. Това е планов документ и е желателно да се актуализира ежегодно.

Годишната актуализация ще позволи координиране на количествения и качествен състав на служителите.

Ако е необходимо въвеждане или премахване на длъжности, премахване или добавяне на отдели, нов документ може да бъде одобрен по-рядко или по-често.

Промените могат да бъдат направени по няколко начина:

Цялостна промяна.Присвоява му се нов регистрационен номер и се утвърждава със заповед (указ).
Селективна промяна.Трябва да се регистрира в заповед или заповед. Този метод е възможен, ако корекциите не са значителни.

Промените, направени в таблицата с персонала, засягат вече работещия персонал; съответно трябва да се направят корекции в трудовите документи на тези служители, за които те се отнасят.

Това може да е промяна в длъжност, отдел, допълнителни отговорности, промяна,.

При смяна на длъжността служителят трябва да бъде информиран писмено два месеца предварително.

Следователно извършването на промени се състои от следните стъпки:

Съгласието на служителя да направи корекции в графика, които го засягат.
Написване и приемане на заповед (инструкция) за извършване на корекции.
Писане и приемане на заявление до служителя, който е засегнат от промените.
Записване на получените промени в трудовата книжка.

Как да съставим правилно таблица за персонала?

Процедура, етапи и правила за попълване

При съставяне на щатното разписание трябва да се има предвид организационната структура на предприятието.

Това се дължи на факта, че при изготвянето на графика е необходимо да се посочат отделите, които са част от предприятието. След това се попълва стандартизиран формуляр.

Стъпки за въвеждане на данни в стандартизиран формуляр:

Посочете името на предприятието съгласно учредителните документи. Ако има съкратено наименование, то също трябва да бъде посочено - в скоби или на реда по-долу.
Посочете OKPO код.
Посочете поредния номер, съгласно дневника за регистрация на документооборота. Когато правите множество корекции, въведете отделно номериране (например със стойност на буквата).
Датата на изготвяне на документа се вписва в специална колона. Не винаги може да съвпада с момента на влизането му в сила. В тази връзка в унифицирания формуляр има графа, в която е посочена датата, от която влиза в сила.
В колоната "Държава в брой ... единици" се вписва броят на служебните единици.
Графиките се попълват.

Раздели, колони и техните характеристики

Раздел 1 "Наименование на структурната единица"

Въвеждат се отдели, представителства, клонове.

Данните се въвеждат отгоре надолу.

Първият ред показва управлението на предприятието. Следват финансов отдел, счетоводство, персонал, отдел по икономически въпроси.

След попълване на графиката от отделите на първо ниво на подчинение е необходимо да въведете данни за производството.

Посочени са всички магазини и секции. След това ниво се въвеждат данни за сервизни единици (например склад).

Раздел 2 "Код на структурната единица"

С помощта на този раздел ясно се проследява йерархичната структура на предприятието.

За да улесните попълването на тази колона, трябва да използвате индустриални класификатори.

За всяка структурна единица се присвоява специфичен код, за да се улесни управлението на документи.

Задаването започва от голямо към малко. Например отделът е 01, отделите в отдела са 01.01, 01.02 и т.н., в отдела групата е 01.01.01 и т.н.

Колона 3 "Длъжност (специалност, професия), категория, клас (категория) на квалификацията на служителя"

Разделът се попълва на базата на Класификатора на професиите на работниците, длъжностите на служителите и категориите на заплатите.

За организации, които се финансират от федералния бюджет, използването на класификатор е неразделна част от процеса на работния процес.

Данните се въвеждат в тази колона в съответствие с характеристиките на дейността на всяко предприятие.

Раздел 4 "Щитни единици"

Съдържа данни за броя на работните единици. Щатът на бюджетната организация се одобрява от висши организации.

В предприятие с небюджетни форми на собственост персоналът се определя от неговите нужди и икономическа осъществимост. Ако предприятието има персонал, работещ на 0,5 или 0,25 ставки, тогава при попълване на този раздел се посочват акции.

Свободните работни места се вписват в броя на свободните държавни единици.

Пример за таблица с персонал със ставка 0,5:

Раздел 5 "Тарифна ставка (заплата) и др."

Този раздел съдържа данни за заплатите по позиции.

С помощта на тарифната ставка служителите получават възнаграждение за изпълняваните задължения в съответствие с трудовия договор. Този метод на плащане се използва активно от държавни предприятия и организации. При начисляване на заплатите е необходимо да се позовавате на Единната тарифна скала.

Заплата - фиксирано възнаграждение за изпълнение на задължения, които са пряко посочени в трудовия договор.

Формирането на заплатата се извършва за определен период от време (месец, тримесечие, половин година).

Установяването на заплатите на служителите на бюджетните организации се основава на Единната тарифна скала. Предприятията от частни форми на собственост изхождат от финансовите възможности, но не под минималната заплата, която не включва бонуси, надбавки, плащания за специални условия на труд и др.

Данните са посочени в рубли.

Раздел 6-8 „Доплащания и допълнителни такси“

Съдържа данни за стимулиращи плащания, компенсации (бонуси), установени от законодателството на Руската федерация („северна“, за академична степен) и въведени по преценка на организацията (свързани с условията на труд).

За предприятия и организации, които се финансират от държавния бюджет, размерът на надбавките се определя от правителството на Руската федерация, за частни - от ръководството на предприятието.

Надбавките се определят като процент от заплатата. Плащанията са фиксирани плащания.

Раздел 9 "Общо"

Обобщават се колони 5 - 8. Посочват се всички разходи през месеца.

Раздел 10 "Забележка"

Правят се промени в графата, уточнения по щатното разписание.

Кога се съставя и утвърждава?

Щатно разписание се съставя при откриване на ново предприятие, клон, дъщерно дружество и др., както и при извършване на съществени промени.

Поради факта, че заплатите се изплащат месечно, най-правилно е датата на влизане в сила да се определи на първия ден от месеца.

Щатното разписание се одобрява въз основа на заповед или заповед, подписана от ръководителя на предприятието или упълномощено лице.

Също така в таблицата с персонала трябва да се въведат съответните подробности в колоната "Одобрено". След това данните се въвеждат в Регистрационния дневник, след което номерът се въвежда в поръчката. Освен това, след процедурата за одобрение, таблицата с персонала се изпраща за съхранение.

Примерно попълване 2019:

Важни нюанси

Закръгляване на позиции

При въвеждане на ниво на щатното разписание щатното разписание може да съдържа цели единици и дробни.

Има два варианта за закръгляване на щатни единици:

Закръгляването се извършва за всяко деление.
Заетите единици са закръглени за няколко отдела.

при което:

Коефициенти по-малки от 0,13 = 0, т.е. легнало.
Коефициенти от 0,13–0,37 са равни на 0,25 от нормална позиция.
Ставките 0,38-0,62 се закръглят до 0,5 ставки.
Редовните ставки от 0,63-0,87 са равни на 0,75 ставки.
Над 0,87 - пълна ставка.

Изготвяне на таблица за персонала за индивидуални предприемачи

Според законодателството индивидуален предприемач може да наема служители. От момента на приемане на служителите той става работодател и трябва да поддържа щатно разписание. Изключение правят случаите, когато задълженията и формата на дейност на служителя са описани подробно в трудовия договор.

Персоналът помага да се отървете от трудностите на непредсказуемите ситуации при работа с персонала.

Когато съставяте таблицата с персонала за индивидуални предприемачи, си струва да се придържате към същите принципи и правила като за големите компании.

Но поне си струва да попълните колони 1-5.

Развитие на персонала в бюджетна институция

Персоналът е неразделна част от работата на всяка бюджетна организация. Той също така се съставя съгласно стандартизираната форма T-3 в съответствие с всички горепосочени принципи и характеристики.

Въпреки това, за бюджетните институции е задължително да се използва:

Общоруски класификатор на професиите на работниците, длъжностите на служителите и категориите на заплатите.
Квалификационен указател на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители.
Единен тарифно-квалификационен указател на работите и професиите на работниците (ЕТКС).

При съставянето и въвеждането на таблицата с персонала в държавните предприятия е необходимо да се обърнете към отрасловите разпоредби.

Запознаване на служителите

Нормативните правни актове, свързани с трудовите въпроси, показват: работодателят е длъжен да запознае служителите с вътрешните трудови разпоредби, както и други местни разпоредби, които пряко засягат неговата трудова дейност.

Запознаването се извършва под подпис. Съответно, ако таблицата с персонала е нормативен акт от местен характер, тогава запознаването с него трябва да се извърши по същия начин.

От гореизложеното следва да се заключи, че е необходимо да се поддържа таблица с персонал във всяко предприятие. За да се опрости работата с персонала, е приет стандартизиран формуляр T-3. Използването му ще опрости работата и взаимодействието с регулаторните органи.

"Човешки отдел", 2008, N 1

Изготвяме таблица за персонала

Персоналът е важен личен документ за всяка организация. Но въпросът е: длъжни ли са работодателите, независимо от организационната и правната форма, да имат таблица с персонал и ако да, как да я съставят правилно и как се правят промени в нея?

Таблицата с персонала е основният документ за досиета на персонала. Неговата унифицирана форма N T-3 е одобрена с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. N 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“. Съгласно този указ унифицирани форми за счетоводство на персонала трябва да се използват от юридически лица от всички организационни и правни форми. Щатното разписание съдържа списък на структурните звена, длъжностите, специалностите, професиите, информация за броя на щатните единици, длъжностните заплати, надбавките и месечната ведомост. Може да бъде съставен както под формата на единен документ за организацията като цяло, така и за нейните отделни структурни подразделения. Щатното разписание се подписва от ръководителя на службата по персонала и главния счетоводител, ако е необходимо, може да бъде подписано от ръководителите на структурни подразделения. Таблицата за персонала се одобрява със заповед на ръководителя на организацията или упълномощено от него лице и е основният документ, който определя организационната структура и фиксира официалния и числения състав на организацията.

Какво разбираме под персонал?

Има много различни дефиниции на понятието "щат", от което следва, че това е организационен и административен документ, който отразява структурата на организацията. Съдържа списък на длъжностите с посочване на техния брой и заплати. Таблицата с персонала също така отразява размера на надбавките и допълнителните плащания, които съществуват в тази организация, във връзка с конкретни позиции.

Често ръководителите на различни организации не знаят точно кой трябва да състави таблицата с персонала и да направи промени в нея. В големи организации, където броят на служителите надвишава 500 души, има или служба за персонала, или отдел за персонала, който се занимава с управление на досиета на персонала. Но в малки предприятия или индивидуални предприемачи без образуване на юридическо лице, чийто брой на служителите не надвишава 50 души, както счетоводният персонал, така и самият ръководител или предприемач могат да бъдат включени в персонала. В организации с повече от 100 служители мениджърът възлага функциите по управление на досиета на персонала или на офис мениджъра, или на юрисконсулта. В момента такива организации предпочитат да наемат адвокат с функциите на персонален работник, като по този начин „убиват две птици с един камък“. Но във всеки случай процесът на формиране на таблицата с персонала е доста сложен и се състои от няколко етапа, следователно изисква участието не само на служители по персонала, но и на икономисти.

Етапи на набиране на персонал

Преди да се пристъпи към изготвянето на таблицата с персонала, е необходимо да се определи организационната структура на организацията, тоест да се изобразят схематично структурните звена, както и редът на тяхното подчинение и взаимоотношения помежду си. След това преминаваме към следващия етап - изготвяне на таблица за персонала и привеждането й в правилната форма съгласно унифицирания формуляр N T-3 „Персонал“. Попълването му е лесно, но трябва да имате предвид няколко неща. Например, името на организацията е посочено в строго съответствие с името, което се появява в учредителните документи. Ако дадена организация има както пълно, така и съкратено име, може да се използва всяко едно от тях. Попълването на колоните за дата и номер на документа е малко вероятно да създаде затруднения, но за големи организации, където често се правят промени в таблицата с персонала, е препоръчително да се въведе отделно номериране за таблицата с персонала.

Датата на таблицата с персонала не винаги съвпада с началния час на нейното действие, следователно в унифицирана форма е предоставена колоната „Персонал за периода ______ от „___“ ________ 20__ г.“, тоест конкретна дата от което щатното разписание влиза в сила.

Също така в унифицирана форма в отделна колона се поставят датата и номерът на заповедта на ръководителя за одобряване на таблицата с персонала. Моля, обърнете внимание: персоналът може да бъде одобрен веднъж и да е валиден за неопределено време. В този случай, за да работите с документа, трябва да вземете предвид всички промени и допълнения, направени от заповедите (заповедите) на ръководителя, което на практика не винаги е удобно. Поради факта, че няма ограничения за броя на промените в персонала за търговските организации, по-добре е да се въведе нова таблица с персонал при всяка промяна.

Сега помислете за колоната "Структурна единица". Търговските организации, като правило, сами определят имената на структурните подразделения, ръководени от общоприети понятия и дефиниции (не е желателно да се наричат структурни подразделения с неясни чужди думи). Но има организации, в които редица обезщетения, предоставени на служителите, зависят от името на структурната единица, посочена в таблицата с персонала (например медицински и образователни институции, предприятия, които включват производство с вредни условия на труд). В този случай правилното отразяване на имената на структурните звена в таблицата с персонала е много важно. За да се улесни работата при определянето на структурни подразделения, има отраслови класификатори на опасни производства или номенклатури за имената на структурни подразделения, както и тарифни и квалификационни справочници, общоруски класификатори, Списък на индустрии, цехове, професии и длъжности , одобрен с Указ на Държавния комитет по труда на СССР и Президиума на Всесъюзния централен съвет на профсъюзите от 25 октомври 1974 г. N 298 /P-22, заетостта в която дава право на старост пенсия при преференциални условия.

По правило първо се посочват структурните подразделения на администрацията (управление, счетоводство, отдел "Личен състав" и др.), След това производствените отдели и накрая отделите за обслужване и поддръжка (отдел за доставки, ремонтни услуги и др.).

Колона N 3 „Длъжност (специалност, професия), категория, клас (категория) на квалификация“ се попълва в строго съответствие с тарифните и квалификационните справочници и Общоруския класификатор на длъжностите на служителите и професиите на работниците. При определяне на имената на длъжностите, включени в щатното разписание на организацията, трябва да се ръководи от Общоруския класификатор на работническите професии, длъжностите на служителите и категориите на заплатите OK 016-94, одобрен с Указ на Държавния стандарт на Русия от 26 декември , 1994 N 367. В посочения класификатор, по-специално, длъжностите на служителите в съответствие с Квалификационния указател за длъжностите на ръководители, специалисти и други служители (одобрен с постановление на Министерството на труда на Русия от 21 август 2006 г. 1998 N 37).

Последователността на попълване на тази колона за всяка структурна единица е индивидуална, като се вземат предвид спецификите на конкретна организация. Обикновено на първо място са позициите на ръководителя на структурното звено, неговите заместници, след това водещите и главните специалисти, след това изпълнителите. Ако структурното звено има както инженерно-технически персонал, така и работници, е необходимо първо да се разпределят инженери, а след това работници.

Възможно е да възникнат въпроси относно процедурата за попълване на колона 4 „Брой на щатните единици“. Броят на персонала на организациите, финансирани от федералния или регионалния бюджет, се определя от висши организации. Броят на персонала на търговското предприятие се определя от нуждите му за определени видове работа, степента на спешност на тяхното изпълнение и икономическата осъществимост. Ако организацията предвижда поддържането на непълна единица персонал, при попълване на колона 4 броят на непълните длъжности на персонала се посочва в съответните дялове, например 0,25 (Инструкции за използване и попълване на формуляри на първична счетоводна документация, одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. N 1).

Как да определите заплата (тарифна ставка)?

В съответствие с чл. 129 от Кодекса на труда на Руската федерация, заплатата (тарифната ставка) се разбира като фиксиран размер на възнаграждението на служител за изпълнение на трудов стандарт (работни задължения) с определена сложност (квалификация) за единица време.

Тарифните ставки са инструмент за тарифиране на възнаграждението на служител в бюджетни организации в съответствие с Единната тарифна скала. Но трябва да се отбележи, че правителството на Руската федерация издаде Указ от 22 септември 2007 г. N 605 „За одобряване на Правилника за установяване на системи за възнаграждение на служителите на федералните държавни институции и цивилния персонал“, в който определи основата за преход към нови системи за възнаграждение и надарени бюджетни институции с правомощия самостоятелно да определят заплати, компенсации и други плащания. Търговските организации определят размера на заплатите независимо въз основа на техните финансови възможности. Тук следва да се отбележи, че размерът на работната заплата или тарифната ставка съгласно чл. 133 от Кодекса на труда на Руската федерация не може да бъде по-ниска от законово установената минимална заплата.

В унифицирания формуляр N T-3 има няколко колони (N N 6, 7, 8), обединени от общото наименование "Доплащане". В действащия Кодекс на труда няма ясна дефиниция на понятието „доплащане“.

Основното, което трябва да се вземе предвид при формирането на щатното разписание, са двете основни форми на изплащане на надбавките: 1) процент - определя се като процент от служебната заплата, а при промяна на заплатата (ставка ), размерът на надбавката се променя автоматично; 2) под формата на фиксирана сума - може да остане постоянна дори при промяна на заплатата (ставката).

Ако работодателят не може да попълни тези колони в рубли, например поради факта, че надбавките са определени за служителя в проценти или коефициенти, е позволено да се посочат проценти (коефициенти) в съответните колони. В случай на промяна в размера на последния, можете да поставите тирета в съответните колони, а в колона 10 „Забележка“ направете връзка към документа, който регулира тази промяна. Например, процентният бонус за работещите в Далечния север варира в зависимост от продължителността на „северния“ опит. Следователно, когато попълвате таблицата с персонала в колоните „Доплащания“, можете да поставите тирета (при липса на други надбавки), а в колона 10 да направите препратка към съответния регулаторен правен акт, който регулира установяването на работници в Далечния север процентни добавки към заплатите. Други стимулиращи плащания, различни от надбавки, не са показани в таблицата с персонала, тоест няма нужда да се отразяват в унифициран формуляр N T-3, например бонуси.

Един от най-често задаваните въпроси е как да се гарантира, че служителите на една и съща длъжност получават заплата, съответстваща на тяхната квалификационна степен, при спазване на принципите на равнопоставеност, определени в Кодекса на труда? Тук може да има няколко отговора, но основно проблемът се решава чрез определяне на "стандартна" заплата за всички служители, работещи на дадена длъжност или професия, а възнаграждението на по-квалифицираните служители се извършва чрез определяне на лични надбавки за определен период. Когато служителят потвърди своята квалификация със заповед на ръководителя, надбавката се определя за следващия период.

Кога се правят промени в персонала?

Промени в щатното разписание се правят при намаляване на броя или персонала на служителите. При намаляване на числеността се изключват отделни звена, а при намаляване на персонала се изключват отделни звена. В същото време служителите, заместващи съкращаваните длъжности или работещи по съкращаваните професии, подлежат на уволнение съгласно съответните членове от Кодекса на труда. Ако е необходимо да се въведат нови длъжности или структурни звена във връзка с организационни мерки, щатното разписание също подлежи на промяна.

Как да направите промени в таблицата с персонала?

Да започнем с факта, че форматите на формулярите, посочени в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация, са препоръчителни и могат да бъдат променяни (Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 24 март 1999 г. N 20 „За одобряване на Процедурата за използване на унифицирани форми на първична счетоводна документация"), но кодът остава непроменен, номер на формуляр, име на документ. Не се допуска премахване на отделни данни от унифицирани формуляри.

Въведените промени трябва да бъдат формализирани със съответния организационен и административен документ на компанията - заповед (инструкция) на ръководителя на организацията или упълномощено от него лице.

Работодателят може да променя таблицата с персонала толкова често, колкото желае. В случай на спор относно уволнението на служители поради съкращаване на персонала, целесъобразността от промяна на щатното разписание не се разглежда от съдилищата. Но ако работодателят няма щатно разписание, той е лишен от възможността да намали броя или персонала на служителите. По-точно, в случай на спор, той няма да може да документира легитимността на тези действия.

Ето примери за заповед за утвърждаване на щатното разписание и заповед за изменение на щатното разписание.

│ Заповед N 01 │

│За утвърждаване на щатното разписание │

│За определяне на организационната структура, длъжност и численост│

│съставяне и одобряване на месечната ведомост за заплати на Звездочка ООД│

│ ПОРЪЧВАМ: │

│2. Контролът по изпълнението на тази заповед се възлага на началника

│счетоводител А.И. Иванов. │

│ Петров │

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Дружество с ограничена отговорност „Звездочка“ │

│ Заповед N 12 │

│За промени в щатното разписание │

│С цел рационализиране на структурата на персонала на Звездочка LLC │

│ ПОРЪЧВАМ: │

│Въведете следните промени в щатното разписание: │

│позиция офис мениджър (направление „Администрация“), в количество│

│1 единици, заплата - 9000 рубли. 00 коп. │

│ (подразделение „Транспортен отдел“) в размер на 3 единици, заплата -│

│8000 rub. 00 коп. │

Новото щатно разписание не е валидно. │

│5. Контролът по изпълнението на тази заповед се възлага на началника

│счетоводител А.И. Иванов. │

│Приложение: щатно разписание на 1 лист. │

│ Петров │

│Генералният директор на Звездочка ООО ------ А.А. Петров │

│Запознат със заповедта: Иванова │

│главен счетоводител ------- А.И. Иванова │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В много организации е обичайно да се съставя списък с персонал - подреждане. Този документ е много удобен за HR специалиста. Списъкът на персонала ви позволява бързо да определите броя на свободните и заетите места в организацията, както и размера и видовете надбавки. За да създадете такъв документ, не е необходимо да "изобретявате колело". Можете да вземете формуляра за персонал, като добавите към него колоната „име на служител“. Така ще бъде ясно в кой отдел работи даден служител, каква длъжност заема, какви надбавки има право.

Журнал Експерт

"Отдел човешки ресурси"

Подписано за печат

Необходимостта от поддържане на щатно разписание не е пряко установена, а се дължи на разпоредбите на Кодекса на труда на Руската федерация. Така например в чл. 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация се посочва, че работата на определена длъжност в организацията трябва да се определя от таблицата с персонала и в съответствие с формулировката на таблицата с персонала да бъде отразена в трудовия договор. В параграф 2 от Постановлението на Държавния комитет по статистика на Русия № 1 от 01.05.2004 г., който одобри формата на щатното разписание, се казва, че одобрените формуляри се прилагат за организации, независимо от тяхната форма на собственост, действащи на територията на Руската федерация. Следователно таблицата с персонал трябва да бъде във всяка организация.

Таблицата с персонала също е необходима за систематизиране на структурата, персонала и персонала на организацията. Той съдържа списък на структурните звена, наименованията на длъжностите, специалностите, професиите с указание за квалификация, информация за броя на щатните единици, както активни, така и незаети. Лицата, работещи в организации по гражданскоправни договори, не се включват в щатното разписание.

Единственото регулаторно изискване за щатното разписание е неговото поддържане, както е посочено по-горе в унифицираната форма № T-3, одобрена с постановление на Държавния статистически комитет на Русия № 1 от 01.05.2004 г. Следователно съдържанието на щатното разписание се определя от неговата унифицирана форма.

Важен момент при изготвянето на таблицата с персонала е правилното посочване на позицията на конкретен служител.

Ако длъжността на конкретен служител предвижда предоставяне на компенсации и обезщетения или наличие на ограничения, тогава имената на тези длъжности трябва да съответстват на имената, посочени в квалификационните справочници. Съответствието на длъжността с квалификационните справочници също засяга пенсионните обезщетения и допълнителните ваканции. В други случаи работодателят има право да даде онези имена, които смята за необходими. Във всеки случай длъжността на наемания служител трябва да съответства на посочената в списъка на персонала (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Задължението за запознаване на служителя със списъка на персонала не е установено в законодателството на Руската федерация.

Процедурата за поддържане на таблицата с персонала в законодателството на Руската федерация не е установена. Следователно работодателят самостоятелно определя за своята организация процедурата за неговото одобрение, реда и метода за неговото поддържане, процедурата за извършване на промени в таблицата с персонала, назначава лицата, отговорни за поддържането на таблицата с персонала, определя начина на нейното съхранение.

Таблицата с персонала може да бъде одобрена със заповед на ръководителя на организацията или от лице, което въз основа на организационни и административни документи отговаря за организирането на досиетата на персонала и поддържането на таблицата с персонала.

Формата на заповедта за одобряване на щатното разписание не е установена, поради което тази заповед е съставена в произволна форма. Щатното разписание може да се утвърждава еднократно и за няколко години. Работодателят няма задължение да одобрява щатното разписание, например годишно. Такава нужда може да възникне, ако се направят промени в него.

Промените в щатното разписание също се правят в съответните заповеди, подписани от ръководителя или упълномощено лице, и се извършват чрез одобряване на новото щатно разписание. Честотата на промените в таблицата с персонала се определя от текущите нужди на организацията.

Таблицата с персонала е одобрена за организацията като цяло. Следователно одобрението на отделна таблица с персонал за клоновете на организацията (ако има такива) е неправилно. Това се дължи на факта, че клонът е отделно подразделение на юридическо лице и трябва да се подчинява на неговата централизирана организационна и правна структура.

Съгласно изискванията на единния формуляр, щатното разписание се подписва от ръководителя на службата за персонал и главния счетоводител. Ако тези позиции не са налични в организацията, тогава списъкът на персонала се подписва от ръководителя или упълномощено лице. Подпечатването на таблицата с персонала не е предвидено от унифицирания формуляр № Т-3.

Тъй като списъкът на персонала съдържа лични данни на служителите, неговото съхранение, обработка, унищожаване трябва да се извършва в съответствие с изискванията на законодателството на Руската федерация за защита на личните данни.

Така че, ако таблицата с персонала се съдържа на хартия, тогава тя се съхранява, като правило, в метални сейфове и (или) заключващи се шкафове. Складовите помещения трябва да бъдат оборудвани с ключалки и аларми. На работния плот на служителите този документ може да бъде разположен през работния ден. В края на работния ден трябва да се прибере на склад.

Ако таблицата с персонала се съхранява на електронен носител в информационни системи, тогава нейното съхранение се извършва в съответствие с одобрения Регламент за гарантиране на сигурността на личните данни по време на тяхната обработка в информационни системи за лични данни. Постановление на правителството на Руската федерация № 781 от 17 ноември 2007 г., както и местни разпоредби на работодателя.

Унищожаването или обезличаването на щатното разписание следва да се извърши по начин, който изключва по-нататъшната обработка на съдържащите се в него лични данни, като същевременно се запазва възможността за обработка на други данни, записани на материален носител (изтриване, затъмняване).

Условията за съхранение на щатното разписание са определени в Списъка на типичните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, като се посочват условията за съхранение, одобрени. Със заповед на Министерството на културата на Русия № 558 от 25 август 2010 г. Съгласно клауза 71 от този списък щатните таблици на организацията и промените в тях се съхраняват постоянно. Предложенията, заключенията, сертификатите за разработване и промяна на таблиците с персонал трябва да се съхраняват в организацията най-малко пет години. В същото време е необходимо да се съхраняват проекти за персонал (клауза 72 от списъка). Кореспонденцията относно разработването и промяната на таблиците с персонал се съхранява в продължение на три години (клауза 73 от списъка).

Какво трябва да знаят мениджърът и счетоводителят, когато съставят таблицата с персонала. Какви изисквания трябва да бъдат изпълнени при попълване на унифициран формуляр T-3.

Документооборотът е необходим, за да се проследяват в динамика различни показатели за дейността на компанията. Без него организацията на процесите е доста хаотична. Тъй като в съвременния свят персоналът е основният актив на всяка компания, документите, свързани с управлението на човешките ресурси, трябва да се водят възможно най-точно и коректно.

Персонал - ви позволява да зададете персонала на отделите на организацията, да анализирате организационната структура и системата за възнаграждение, а също така улеснява процеса на набиране на персонал за свободни работни места в компанията.

За какво е този документ, задължителен ли е?

Таблицата с персонала е необходима, за да може да се оправдаят ситуациите на уволнение на служители поради намаляване на персонала, в случай че те се обърнат към съда. Може да послужи и като оправдание за отказ от наемане (поради липса на определена позиция). Следователно компетентното изготвяне на този документ е основата за правна защита на интересите на компанията.

Освен това проверяващите фирми (в частност инспекцията по труда) често изискват нейното присъствие по време на проверки. Липсата на документ е нарушение на закона за защита на труда на Руската федерация. Съответно, съгласно Кодекса за административните нарушения на Руската федерация (член 5.27), организация, която не е предоставила график, е заплашена от глоба от 30 до 50 хиляди рубли. Освен това длъжностно лице ще бъде глобено (сумата варира от 1 до 5 хиляди рубли).

И накрая, без щатно разписание не е възможно да се докаже, че към момента на съкращаването компанията не е имала възможност да предостави на служителите алтернативни свободни работни места.

По този начин наличието на този документ не е задължително от гледна точка на законодателството на Руската федерация и на теория решението на данъчната или трудовата инспекция за налагане на глоба може да бъде оспорено в съда. На практика обаче документът трябва да се поддържа от всяка компания, за да се предотвратят възможни конфликтни ситуации. В същото време е важно да се разбере, че за бюджетните организации неговото присъствие е закрепено в закона.

Изисквания към него

Тъй като таблицата с персонала е така наречената местна наредба, няма толкова много специални изисквания за нея:

Един от основните е фактът, че компанията е длъжна да състави този документ в съответствие с унифицирания формуляр T-3, установен от федералния закон. Не можете да го съкратите (трябва да присъстват всички необходими елементи), но можете да въведете допълнителни данни
Графикът трябва да е в сила от първия ден на месеца.
Много е важно всяка страница да е номерирана.
Документът трябва да бъде подшит с телбод, да има печат на организацията, подпис на ръководителя и лицето, отговорно за съставянето

Кой компилира?

В момента законодателството не определя ясно кой трябва да участва в разработването на документа.

В компании с разклонена организационна структура отговорността за съставянето може да бъде на служителите на следните отдели:

кадрово обслужване
счетоводство
правен отдел (най-рядко срещана ситуация)

В малките фирми това може да се направи от ръководителя или друго упълномощено от него лице. В този случай се прави поръчка на името на конкретен служител, който ще работи с този документ. Друг вариант за определяне на отговорността е този факт да бъде отбелязан в длъжностната характеристика или трудовия договор.

За да се опрости процедурата за съставяне, е необходимо да се предпишат нейните нюанси в инструкциите за работа в офиса:

условия и основни правила за разработване / въвеждане на промени
форма на заповед за одобрение на графика и промени
отговорници за оформяне на документа и подписване на заповеди
служители, с които трябва да координирате проекта на графика или неговите промени
съставът на нормативните актове, които регулират всички въпроси, свързани с него

Как се претендира?

След изготвяне на щатното разписание, то трябва да бъде одобрено. Преди да бъде готов окончателният формуляр за подписване, е необходимо той да бъде съгласуван със служителите, посочени в инструкцията.

След това трябва да се направи одобрение със специална заповед или заповед, която трябва да бъде подписана или от ръководителя на компанията, или от упълномощено лице. В заповедта трябва да се посочат датите на съставяне, утвърждаване и влизане в сила - те могат да съвпадат или да се различават една от друга, но датата на влизане в сила не може да бъде по-ранна от датата на изготвяне или утвърждаване.

Структура и ред на попълване

На първо място, унифицираният формуляр трябва да съдържа редица подробности (те са необходими за всеки счетоводен документ):

име и номер на документа
датата на нейното съставяне
Име на фирмата
потвърждение на факта на извършване на дейности и изразяване на стойността на натурално или парично измерване
име и подпис на лицето, отговорно за правилността на съставянето

Таблицата трябва да включва следната информация (отляво надясно):

структурно подразделение
код на разделението
длъжност, ранг, квалификационен клас (например инженер от 1-ва категория)
брой щатни единици
заплата (посочена в рубли, мерните единици са само в заглавката на таблицата - например 20 000,00)
надбавки (в рубли) - например за академична степен. За тях има 3 колони.
общо, търкайте. - в тази колона се посочва общата сума на заплатите
Забележка

След като попълните всички колони в таблицата, трябва да попълните реда "Общо". Необходимо е да се сумират всички стойности в колони (размер на заплатите, колко персонални единици ще бъдат и т.н.). След това се полагат необходимите подписи и печат.

Как да направя промяна?

По време на 2017 г. има 2 основни начина за извършване на промени в таблицата с персонала:

Така че можете директно да промените този документ, като създадете нов, който ще има следния регистрационен номер. В този случай новата версия трябва да бъде одобрена със заповедта за основната дейност.
Въпреки това, през повечето време промените са съвсем незначителни. В този случай е достатъчно да издадете промените със съответния ред. Заповедта може да се нарече по следния начин: „За промяна на таблицата с персонала“ или „За извършване на промени в таблицата с персонала“.

Тази процедура обаче трябва да бъде обоснована. Това може да са следните причини:

необходимостта от оптимизиране на административната дейност
подобряване на организационната структура на компанията
реорганизация
премахване на дублирането на функции и формиране на центрове за отговорност
промени в законодателството на Руската федерация
необходимостта от организиране на мерки за подобряване дейността на даден отдел във фирмата
намаляване на основния бизнес, неговото разширяване или диверсификация

Ако длъжността на служител бъде преименувана, трябва да получите неговото писмено съгласие, преди да направите промени.

Срок на годност и честота на съставяне

В законодателството на Руската федерация няма норми, които да регулират честотата на назначаване на персонал. Ако фирмата има високо ниво на текучество на персонала, препоръчително е да го съставяте веднъж месечно. Най-често обаче го правят на всеки 6 или 12 месеца, като при необходимост правят само промени. Това се дължи на факта, че такъв график е така нареченият документ за планиране.

Възможно е също така да се състави формуляр T-3 за няколко години - но това може да се направи само от онези фирми, които не планират да коригират персонала, да въведат нови позиции или да премахнат някои от съществуващите.

Следователно този вариант не може да се счита за целесъобразен през 2017 г. - условията на криза принуждават организациите постоянно да променят различни аспекти на своята дейност.

По отношение на срока на съхранение, към момента документът трябва да се съхранява в компанията 3 години. В този случай този период се изчислява от следващата година след годината, в която графикът е загубил силата си. Разпоредбите за персонала (които могат да служат като лека алтернатива на въпросната хартия) трябва да се пазят 75 години.

Задължени ли са предприемачите да имат щатно разписание?

Таблицата с персонала е задължителен местен акт, който се използва за формализиране на структурата, персонала и персонала на организацията (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). Трябва ли индивидуален предприемач да има таблица с персонал, как да го състави, одобри и попълни.

Да имаш или да нямаш

Таблицата с персонала се споменава само в член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който в трудовия договор се посочва длъжността, специалността, професията (с квалификация) в съответствие с щатното разписание на организацията или конкретна трудова функция на служителя.

От това следва, че ако в трудовия договор е определена длъжност, специалност или професия (както обикновено се случва), тогава работодателят, който е сключил такъв трудов договор със служител, трябва да има щатно разписание.

Обратно, ако всички трудови договори, сключени със служители, описват трудовата функция (т.е. описват конкретната работа, която служителят е длъжен да изпълнява), тогава няма нужда от щатно разписание.

В допълнение, член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация недвусмислено говори за „персонала на организацията“, а не за персонала на предприемача. Въпреки това служителите на федералната инспекция по труда могат да считат липсата на щатно разписание за индивидуален предприемач като нарушение на трудовото законодателство и да ги глобят съгласно член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

броят на вашите служители надхвърля 3-4 души
задълженията на служителите са свързани със стандартните функции на определена длъжност, специалност или професия
Трябва ясно да структурирате персонала си, като разпределите отговорностите между служителите

Понякога в трудовите договори със служителите е посочено, че те са приети за определени длъжности, специалности или професии и няма списък с персонал, който да фиксира наличието на тези длъжности, специалности и професии.

В този случай липсата на щатно разписание не може да попречи на служителя да упражнява трудовите си права. А трудовият договор не може да се счита за несключен само на основание, че работодателят няма щатно разписание.

Понякога работниците се наемат на длъжности, които не са предвидени от съществуващото щатно разписание. Противоречието между щатното разписание и трудовия договор трябва да бъде разрешено в полза на последния (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). Служителят се счита за нает според длъжността, специалността или професията, посочени в трудовия договор.

Липсата на персонал може да доведе до някои проблеми. Работодател, който няма щатно разписание, е лишен от възможността да намали броя или персонала на служителите. По-точно, работодателят може да извърши намаляване на броя или персонала на служителите, но няма да може да документира законосъобразността на действията си в случай на спор.

Как да издадем

Формата на персонала е одобрена с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. № 1. (UF T-3). Работодателите обикновено използват този формуляр. Но по принцип те могат да използват и друга, независимо разработена форма. Защо?

Малко история.В съответствие с член 9 от Федералния закон от 21 ноември 1996 г. № 129-FZ „За счетоводството“ се посочва, че първичните счетоводни документи се приемат за счетоводство, ако са съставени във формата, съдържаща се в албумите на унифицирани формуляри на първична счетоводна документация. И само документи, чиято форма не е предвидена в тези албуми, могат да бъдат съставени във всякаква форма, но трябва да съдържат всички подробности, посочени в чл. 9 от Закона за счетоводството. А разработването и одобряването на албуми с унифицирани форми на първична счетоводна документация бяха поверени от правителството на Държавния статистически комитет на Русия. Следователно беше направено заключението, че ако Държавният статистически комитет на Русия одобри някакъв унифициран формуляр, тогава той подлежи на задължително прилагане.

Но щатното разписание не е било тогава и не е сега първичен счетоводен документ. В крайна сметка той не съставя никаква стопанска операция, която да бъде отразена в счетоводството. Въз основа на таблицата с персонала не се правят счетоводни записи (дори заплатата на работниците за време се начислява не въз основа на таблицата с персонала, а въз основа на графика за време).

А от 2013 г. неправителствените организации имат възможност да използват самостоятелно разработени формуляри дори за първични счетоводни документи. Но прилагането на тези формуляри в съответствие с част 4 на чл. 9 от Закон N 402-FZ трябва да бъде одобрен със заповед на ръководителя на организацията или чрез приложение към счетоводната политика.

Така че работодателите имат право да не прилагат унифицирана форма на персонал, а да разработят своя собствена.

Имената на длъжностите, професиите и специалностите, които фигурират в списъка на персонала, се определят от работодателя самостоятелно.

Ако обаче предоставянето на някакви предимства или ограничения е свързано с изпълнението на работа на определени длъжности, специалности или професии, тогава тези длъжности, специалности и професии и квалификационните изисквания към тях трябва да съответстват на наименованията и изискванията, посочени в справката за квалификация. книги (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).

В момента съществуват следните ръководства:

ЕТКС - Единен тарифно-квалификационен указател на работите и професиите на работниците
CEN - Единен квалификационен справочник на длъжностите на ръководители, специалисти и служители
OKPDTR - Всеруски класификатор на професиите на работниците, длъжностите на служителите и категориите на заплатите

Ако в Ако в справочниците няма такива професии и длъжности, тогава в списъка на персонала (и в трудовите договори) имената на професиите и длъжностите трябва да бъдат посочени в съответствие с регулаторния правен акт, който предоставя обезщетения или налага ограничения. Трудовото законодателство на Руската федерация съдържа доста голям брой регулаторни правни актове, които предоставят предимства и ограничения за различни категории работници. Ето защо, когато съставя таблицата с персонала, е по-добре работодателят да се придържа към съответните директории за квалификация.

Нека разгледаме как правилно да попълним SHR, като използваме примера за попълване на унифицирания формуляр T-3.

Колона 4 (щатни единици)

В случай, че е осигурено поддържане на непълна щатна единица, броят на непълните щатни бройки се посочва в съответните дялове, например 0,25 (вижте Инструкциите за използване и попълване на формуляри на първична счетоводна документация, одобрени с Указ на Държавният статистически комитет на Русия от 05.01.2004 г. № 1).

Колони 6-8 (доплащания)

Ако работодателят не може да попълни тези колони в рубли, например поради факта, че надбавките са определени за служителя в проценти или коефициенти, тогава е разрешено да се посочат проценти или коефициенти в съответните колони.

Ако размерът на лихвите и коефициентите се промени, тогава според нас няма да е грешка да поставите тирета в съответните колони, а в колона 10 да направите връзка към документа, който регулира промяната в тези проценти и коефициенти. Например, процентният бонус за работещите в Далечния север варира в зависимост от продължителността на „северния“ опит. Следователно, когато попълвате колони 6 - 8, можете да поставите тирета (при липса на други надбавки), а в колона 10 да направите препратка към съответния регулаторен правен акт, който регулира установяването на процентни бонуси към заплатите на работниците в Далечния Север.

Други стимулиращи плащания, с изключение на надбавки, не са показани. Тоест, няма нужда да отразявате бонуси и други стимулиращи плащания, които не са надбавки, в единна форма на персонал. Как точно надбавките са спечелили правото да присъстват в единната форма на щатното разписание не е ясно. Освен това в трудовото законодателство няма официална дефиниция на надбавката.

Колона 9. (общо)

Изчисляването на общите заплати е възможно само когато тарифните ставки и надбавките са определени в едни и същи единици за един и същи период от време. Ако в допълнение към рублите се използват проценти и коефициенти в съответните колони и организацията използва не само система на заплащане на базата на време, но и система на заплащане на парче, тогава не е възможно да се извлече обща сума за колони 5-9 от единна щатна форма.

Как да одобря

Работодателят самостоятелно одобрява таблицата с персонала. Трудовото законодателство не предвижда отчитане на мнението на представителния орган на служителите при одобряване на щатното разписание.

Таблицата с персонала се одобрява със заповед на ръководителя на организацията или индивидуален предприемач. В тази заповед, за разлика от типовия формуляр на заповедта за основната дейност, няма констативна част, а заповедта може да започне веднага с думите "НАРЕЖДАМ", тъй като не са необходими допълнителни разяснения за изпълнение на СР. Въпреки че можете да посочите причините (ако има такива), поради които се извършва одобрението на новия персонал.

Въпросът с поставянето на печат върху щатното разписание не е решен от законодателя. Единната форма на персонал не предвижда задължително поставяне на печат.

Работодателят също самостоятелно решава въпросите за промяна и допълване на HR. Промените в таблицата с персонала могат да се правят от работодателя толкова често, колкото желаете. В случай на спор относно уволнението на служители поради съкращаване на персонала, целесъобразността от промяна на щатното разписание не се разглежда от съдилищата.

Примерно попълване

Как да композираме?

Таблицата с персонал трябва да включва следната информация:

Пълно име на организацията, в съответствие с учредителните документи
OKPO организации
Щатно число (можете да използвате всеки метод на номериране)
Дата на действително съставяне
Трябва да посочите срока на валидност на таблицата с персонала (обикновено тази дата е 1 година)
В горния десен ъгъл се поставя печатът „Одобрен“ и се посочват подробностите за заповедта за одобрение и въвеждането на щатното разписание
Име на длъжността на служителя в съответствие с EKSD
Брой служители за всяка позиция
Размери на тарифните ставки (заплати) на служителите
Постоянни надбавки и доплащания
Ако компанията промени списъка с длъжности, броя на служителите, заплатите и бонусите, тогава тези промени трябва да бъдат направени в таблицата с персонала.

Ако това не бъде направено, тогава могат да възникнат проблеми с контролните органи.

Заповед за одобрение

Таблицата с персонала трябва да бъде одобрена от ръководителите на всички структурни подразделения или отделни служители на висши длъжности. След това щатното разписание се изпраща за разглеждане на главния счетоводител и ръководителя на службата за персонал. След одобряване на щатното разписание от счетоводителя и ръководителя на службата по персонала се издава заповед от ръководителя за одобряване на новия график. При издаване на заповедта датата и номерът се поставят върху щатното разписание.

Кой е отговорен?

Обикновено таблицата с персонала се съставя от служител по персонала или счетоводител. Но съставянето му може да бъде поверено на всеки служител на предприятието. Запознаване Таблицата с персонала не е местен нормативен акт на организацията, следователно работодателят не е длъжен да запознава служителите с него.

Промяна на реда

Заповедта за извършване на промени се издава в свободна форма и трябва да съдържа следните данни:

Име на организацията
тип на документа
Дата и регистрационен номер
Лешояд с надпис "Одобрено"
Изпълнителни визи
Заповедта се съгласува с главния счетоводител и ръководителя

Промяна поради премахване на публикации

Изключване на длъжност от щатното разписание е възможно само при съкращаване на персонала. За целта се издава заповед за извършване на промени, длъжността се премахва и се одобрява ново щатно разписание.

Можете да изключите определена позиция само при определени условия, като например:

Криза
Промяна на условията на труд и др

При съкращаване на персонала уволненият служител се предупреждава два месеца преди съкращаването.

Процедурата за намаляване на персонала и промяна на таблицата с персонала:

Изготвяне на заповед (посочва се причината за нейното издаване, предписано е името на позицията, която е изключена)
Документът е заверен
Извършват се промени в текущото щатно разписание, без да се заличават кодовете на длъжностите и структурните подразделения
Изготвя се заповед за мерки за съкращаване на персонала. Заповедта се заверява и съкратените служители се запознават с нея

За да въведете нова длъжност в списъка на персонала, трябва:

Издава заповед за изменение на графика
Направете промени в персонала
Подгответе длъжностна характеристика за нов служител

Период на съхранение на график

Таблицата с персонала трябва да се съхранява в предприятието в продължение на три години, считано от годината, в която разпоредбата е станала невалидна.

Санкции за неправилно съставен персонал

Съгласно чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, длъжностното лице може да бъде глобено от 2000 до 5000 рубли; за лица, занимаващи се с предприемаческа дейност, без да образуват юридическо лице - от 2000 до 5000 рубли; за юридически лица - от 50 000 до 80 000 рубли.

По материали: znaydelo.ru, slob-expert.ru