Pozitív döntés esetén kérem. üzleti levél minta
Ahhoz, hogy egy magas pozíciót betöltő személynek írjon segítségkérő levelet a probléma megoldásához, ismernie kell az ilyen levél megírásának szabályait. Célszerű röviden és egyértelműen megfogalmazni a fellebbezés lényegét. Ebből a cikkből megtudhatja, hogyan írhat segítséget kérő levelet a kormányzónak a probléma megoldásához. Írhat például a várossal, térséggel kapcsolatos problémák megoldásáról, legyen szó lakás- és kommunális szolgáltatások hiányosságairól vagy személyes jellegű kérésről. Fontos megjegyezni, hogy a kérés nem lépheti túl az arra jogosult személy lehetőségeit.
Általános információ
Egy ilyen segítőlevél a probléma megoldásához hasznos, ha információkat, dokumentumokat kell beszereznie vagy üzletet kell kötnie. Fellebbezést írhat bármely állami szervezet munkájának minőségének javítására. Általában az ilyen leveleket valaki más nevére küldik. Egyes esetekben közvetlenül a szervezethez fordulnak.
A kormányzóhoz írt, segítséget kérő levélnek teljes mértékben meg kell felelnie az üzleti levelezés szabályainak. Mindent felelősségteljesen kell venni: a szöveg betűtípusától a levél tartalmáig. Ha a probléma nem csak egy, hanem több állampolgárt is érint, aláírásokat és kapcsolódó dokumentumokat lehet gyűjteni. Minél meggyőzőbbek a benyújtott dokumentumok, annál valószínűbb, hogy az adminisztráció válaszol a megkeresésre. A probléma megoldásához szükséges ilyen segítő levél elfogadható vagy elutasítható. A kormányhivatal dolgozóinak mindenesetre részletes tájékoztatást és az elutasítás okainak magyarázatát tartalmazó választ kell küldeniük.
A levél írásához és küldéséhez a következő elemekre lesz szükség:
- PC internet hozzáféréssel.
- Papír.
- Toll.
- Boríték.
- Egy nyomtató.
Forma
Külön formanyomtatvány van a kormányzóhoz intézett segítségkérő levél írására, amelyen feltüntetik a kérelmező nevét, valamint a kormányzó nevét és beosztását, a levél összefoglalóját és egyéb fontos pontokat. A fellebbezést célszerű külön lapra nyomtatni. Az űrlapot megtalálja az adminisztráció honlapján vagy a kormányzói hivatalban. Egyes területeken előfordulhat, hogy hiányzik, akkor saját kezűleg kell megírnia számítógépről vagy manuálisan. Ha ilyen formanyomtatvány nélkül küld egy segítségkérő levelet egy probléma megoldásához, előfordulhat, hogy nem kap választ.
Nyilatkozat
Az űrlap kitöltése után el kell kezdenie magát a levelet írni.
- Először egy kalap készül. A tisztviselő beosztása, vezetékneve, neve és családneve a jobb oldalon található. Alul a fellebbezés szerzőjének teljes neve és elérhetőségei (cím, telefon, e-mail) szerepel. A közalkalmazott minden adata a datív esetben van feltüntetve. Személyes adatok - genitív esetben.
- Tovább egy kicsit hátralépve középen kezdje el a „tisztelt” szót megszólítani.
- Ezek után elmondhatja a probléma lényegét.
A betűnek nem kell nagynak lennie. Nem szükséges a fő részt több oldalra írni. Ehhez elég egy A4-es lap. A lényeg az, hogy megfogalmazzuk a probléma lényegét, hogy olvasás közben az ember megértse, mi a tét. Az alkalmazásban minden szükséges információ megadható. Nem szabad tíz oldalra feszíteni, több lapot is írhat, teljesen feltárva a problémát. Ne írjon semmi extra dolgot a pályázatba.
A testület megírása határozza meg, hogy a kormányzó elolvassa-e a levelet vagy sem. A levél végén fel kell tüntetni a „Függelék” feliratot, és fel kell tüntetni a további információkat tartalmazó lapokat. A levél végén ismét le kell írnia a kérést két-három mondatban, és alá kell írnia. Írhat például egy levelet, amelyben segítséget kér egy városi probléma megoldásához.
Alkalmazás szerkezete
A levél a szabványos minta szerint van írva. Tartalmaznia kell:
- A petíció oka. Az ok röviden le van írva: azzal kapcsolatban, hogy az állampolgár mire hivatkozik erre a tisztviselőre, és azt is, hogy miért hivatkozik erre a tisztviselőre.
- Cél. Mire való a levél? Itt kell megfogalmazni a probléma lényegét, és azt is bemutatni, hogy a címzettnek miért kell válaszolnia a megkeresésre.
- Link. A döntés eredményének ismertetése. Ha a kormányzó reagál a problémára, milyen változások következnek be a cégben, a közösségi életben stb. Ez a legfontosabb rész. Meggyőzi a címzettet a segítségnyújtás szükségességéről, tőle függ, hogy válaszolnak-e a megkeresésre.
Ha egynél több kérés van, a legjobb, ha mindegyik problémához több bekezdést készít. Minden részlet beírható, ahogy fentebb említettük, az alkalmazásban. Az alkalmazás szerkezete a fő részére íródott.
Küldés
A probléma megoldásához szükséges segítségkérő levéllel végzett munka befejezése után az összes bizonyítékot és hivatalos fellebbezést a borítékba kell helyezni, valamint magát a levelet. Minden további melléklet csak növeli annak valószínűségét, hogy a címzett elolvassa a levelet.
Miután mindent egy borítékba csomagolt, meg kell találnia a régió vagy a körzet közigazgatási címét, és levelet kell küldenie. Elküldése előtt készítsen másolatot minden papírról. A legjobb, ha elküldi őket, mert maga a levél a fontos dokumentumokkal elveszhet a postán vagy az adminisztrációban.
Szállítási lehetőségek
A probléma megoldásához kérő levelet küldhet nemcsak hagyományos levélben. Ha aggódik a papírok biztonsága miatt, vagy ha a levél nem éri el, tegye a következőket:
- Rendelje meg a kiszállítást a kormányzói hivatal képviselőjéhez. Ez a funkció az "orosz posta" és a kereskedelmi vállalkozások számára kínál leveleket. Így a levelet sokkal gyorsabban kézbesítik, és egyenesen a kormányzóhoz kerül.
- Email. A 21. századon kívül. Bármilyen fellebbezést el lehet küldeni e-mailben. Csak meg kell látogatnia az adminisztrációs webhelyet, meg kell találnia a PR leveleit, és miután kitöltötte az összes űrlapot és űrlapot, be kell szkennelnie minden dokumentumot, el kell küldenie azokat fájl formájában levélben. Egyes oldalakon vannak elektronikus fogadások, ahol nem kell fájlokat csatolni, ott kitöltheti személyes adatait és fellebbezést is hagyhat.
A válaszidő a hivatalos adatok szerint 30 nap, de általában két-három napon belül érkezik a válasz.
Mi a legjobb módja az írásnak
Bármilyen probléma megoldásához írhat segítséget kérő levelet, de az, hogy segítséget nyújtanak-e, vagy a levelet archiválják, csak a címzetten múlik. Az ügy sikeres kimenetelének esélyének növelése érdekében jobb, ha megérinti a címzett pozitív személyes tulajdonságait. Szükséges, hogy az ember megértse, miért fordul hozzá.
Helyénvaló lenne néhány betét dicsérettel. A levélben érdemes egyértelművé tenni az érintett számára, hogy a lapban megfogalmazott probléma megoldásában csak ő tud segíteni. Például, ha a címzett levelet ír, hogy segítsen megoldani a lakhatási és kommunális szolgáltatások kérdését, akkor kimutatható, hogy egy ilyen probléma fontos, és a kormányzó, mint senki más, nem csak az adott állampolgárnak tud segíteni. aki a fellebbezést írta, hanem minden állampolgárt a probléma megoldásában.
Mindenképpen indokolja meg álláspontját. Célszerű több indoklást választani, hogy miért szükséges válaszolni a megkeresésre. Jobb ezeket az indoklásokat a séma szerint felépíteni: közepesen meggyőző, gyenge, legmeggyőzőbb - ez egy szabványos pszichológiai meggyőzési módszer az üzleti kommunikáció területén.
Érdekelni kell a címzettet a kérelem teljesítésében. Ezt a szempontot alaposan meg kell fontolni. Lehet, hogy az ajánlat valamilyen módon összekapcsolódik a címzett előnyével? Ha fontos probléma merül fel, megmutathatja, hogy a feltett kérés hogyan segít a probléma egészének vagy egy részének megoldásában.
Ha egyáltalán nincs mit ajánlani, ne essen kétségbe, ez is előfordul. Mutassa be a kérés fontosságát. Ez nyomást gyakorol az érzelmekre. A lényeget a lehető legvilágosabban és érthetőbben kell megfogalmazni, hogy egy levél olvasásakor az ember segíteni akarjon ennek a kérdésnek a megoldásában.
Hogyan lehet a legjobban kérni
Miután felkészítette a címzettet a kérelem elfogadására, nagyon tömören kell megfogalmazni a lényeget. A szöveg legyen rövid. A hosszú mondatok nem alkalmasak egy ilyen levélre. Minden számot és pontos adatot meg kell adni.
Ha a kérés például egy cég felszerelésének megrendelésére irányul, akkor az árat, a mennyiséget és a márkát tükröznie kell a levélben. A nem világos szavakat vagy adatokat a legjobban meg lehet magyarázni. A gondolatok kifejezése során nem szabad kettős jelentésű mondatokat írni. A lényegnek azonnal világosnak kell lennie. Ez egy üzleti levél.
Hogyan írjunk következtetést
Végül össze kell foglalni a fentieket. Érdemes megírni, hogy a kérés teljesítése esetén milyen juttatásban részesül a cég vagy az adott állampolgár. Sőt, jobb ezt logikai lánc formájában megtenni. Például 5 új gép megrendelésekor 5 állás jelenik meg, így mindegyikből sok adókedvezmény kerül a költségvetésbe, vagy egy adott vállalkozás ilyen-olyan nyereséghez jut.
Összefoglalva, fontos megismételni a kérést, és azt, hogy annak végrehajtása mire vezet. A levélben végig figyelni kell a narratíva üzleti stílusát. Ez mutatja a címzett hozzáállását a problémához és az ügy egészéhez.
Levélminta, amelyben segítséget kérnek egy rendezvény megtartásához
Kedves Ivan Ivanovics!
A cég *a cég neve* már több éve szervez szakmai gyakorlatot felsőoktatási intézmények hallgatóinak. Ez nemcsak a megszerzett ismeretek megszilárdítását, hanem a gyakorlati alkalmazását is segíti.
Ön, mint a személyzeti osztály vezetője új jelöltek felkutatásában érdekelt ember: fiatal, lendületes és ígéretes szakemberek. Erre a szakmára nagy a kereslet. A legtöbb diákhoz hasonlóan én is szeretnék megismerni az ilyen munka minden árnyalatát.
Ezzel kapcsolatban arra kérem Önt, hogy május 10-én 16.00 órára intézetünk oktatási épületében szervezze meg Petr Petrovich Petrov főmérnök úr találkozóját a jelentkezőkkel.
Azzal, hogy ma megmutatod a fiataloknak egy szakma kilátásait, segíted őket abban, hogy többet megtudjanak arról, és megalapozza a jövőbeni helyes választást. Valószínűleg, miután ezt a szakmát választották, néhányan az Ön vállalkozásánál fognak dolgozni, és új szintre emelik.
Tisztelettel és hálával,
Az Intézet rektora VV Astapov.
Milyen nyelvi konstrukciókat érdemes beilleszteni
Levélíráskor az alábbiakban leírt nyelvi konstrukciókat kell használni:
- Bevezető rész. A segítő levélnek ebben a részében minden ügyben meg kell határozni az ügy lényegét, meg kell jelölni a fellebbezés okát és magát a kérést. Ehhez a legjobb az alábbi kifejezéseket használni. Az ok leírására: átvétel elmulasztása, figyelembevétele stb. A cél megfogalmazása: az eredmények alapján, célokra, megegyezésre stb.
- Kérés. Első és harmadik személyben is elmondható. A leírására használt kifejezés meglehetősen szabványos, és a "kérem" szóval kezdődik.
A következő szempontokat kell figyelembe venni:
- Előadáskor fel kell hívni a figyelmet arra, hogy mindkét fél érdeke a kérés teljesítése.
- A levelet soha ne kezdje a „kérem” szóval, a legjobb, ha először megmagyarázza a fellebbezés indítékát, majd elmondja a kérés lényegét.
- Nem kívánatos azonnal köszönetet mondani a címzettnek. Ez kellemetlen helyzetbe hozhatja. A legjobb, ha köszönetet mondasz a személynek, miután válaszolt a kérésre.
- Ismertesse az adott probléma jelentőségét! Világossá kell tenni, hogy a kérdés megoldása nemcsak a címzett, hanem általában a többi ember igényeit is kielégíti. Ebben az esetben soha ne jelölje meg a kérés negatív oldalát.
- A fellebbezés szövegébe nem lehet fenyegetőző mondatokat beilleszteni (például segítség megtagadása esetén más hatósághoz fordulni). Ez mindenképpen ellökni fogja a címzettet, és a levél az archívumba kerül.
Következtetés
Az üzleti történetmesélés stílusának részletesebb tanulmányozása, valamint a saját gondolatok felvázolása után könnyedén írhat levelet, amelynek elolvasása után a címzett válaszol az abban megfogalmazott kérésre.
Mindig emlékezni kell arra, hogy levelet írnak a menedzsernek, hogy segítsen a probléma megoldásában. Ráadásul ez a kérdés elsősorban a címzettet érdekli. És csak az ő hatalmában tehet meg mindent, hogy válaszoljon a levélre.
Így a fent leírt példa szerint megírhatja fellebbezését az összes kivonat és formázási szabály betartásával.
- Ne felejtse el, hogy az űrlapot az adminisztrációnak le kell bélyegeznie. A legjobb, ha nyomtatványt vásárol a regionális közigazgatásban.
- Használhatja az online jelentkezési lehetőséget is.
- Minden lehetséges dokumentumot és igazolást, valamint aláírást össze kell gyűjteni, ha a probléma nem csak egy konkrét állampolgárt érint.
- Ha egy probléma megoldásához szükséges segítségkérésről szeretne írni, használja az elbeszélés üzleti stílusát, és ne felejtse el tiszteletben tartani a levél hangnemét.
- A levélnek már a kezdet kezdetén érdekelnie kell a tisztviselőt.
- Az eredeti megírása után másolatot kell készítenie minden dokumentumról, igazolásról és aláírásról, valamint magáról a levélről, és a dokumentumok másolatát el kell küldenie az adminisztrációnak, miután korábban megismerte a jogi címét. Ebben az esetben a levelet eredetiben küldje el. Ennek legjobb módja a futár. Ekkor a dokumentum áttekintése sokkal kevesebb időt vesz igénybe.
- A beküldés után várjon türelmesen a válaszra.
Valamikor mindannyian kértünk valamit. Ne lepődj meg. Még azokat is megkérdezték, akik makacsul tagadják a petíció tényét.
Emlékezzünk arra, hogy gyerekkorunkban pénzt kértünk a szüleinktől fagylaltért, majd jó jegyért könyörögtünk a tanároktól, amikor egy kicsit lemaradtunk, később pedig egy plusz szabadnapot a munkahelyünkön...
A hazai és a mindennapi kérdések azonban nem az egyedüli „kísérői” a kéréseknek.
A modern ember üzleti élete is szorosan összefügg a petíciókkal. A kérő levelet pedig régóta hatékony eszköznek tartják a küldő számára egy adott cél eléréséhez.
Az üzleti levelezés szerves és nagyon fontos része. Ennek megfelelően a végeredmény a levél összeállításától függ - hogy a kérelmet elfogadják-e, vagy udvarias elutasítást kap:
Tisztelt ____ cégigazgató!
Sürgősen pénzre van szükségünk ____ eléréséhez. Szeretnél részt venni?
Tisztelettel, ____.
Ön szerint lehet pozitív válasz egy ilyen levélre? Feltételezhető, hogy itt még az elutasítás sem lenne teljesen udvarias.
Fontos, hogy helyesen tudjunk felkérő levelet összeállítani, hogy minél közelebb kerüljünk egy adott célhoz. Ellenkező esetben figyelmen kívül hagyják, és csak az idejét vesztegeti.
1. sz. Személyes fellebbezés
Nincs itt semmi rendkívüli. Mindenki jól ismeri ezt a trükköt. De sokan megfeledkeznek róla. Szégyen! Mert a személyes vonzerő sokkal jobban „működik”, mint az arctalan.
Ki szereti, ha "általánosítottnak" nevezik?! Olyan, mint egy utcai "hé...". Egyetértek, nagyobb valószínűséggel válaszol a nevedre, mint a „hé, kedves!” stílusú hívásra.
Ugyanez a kérőlevéllel. Ön egy konkrét személyhez jelentkezik, ezért próbálja meg kideríteni a levél címzettjének nevét.
Természetesen vannak olyan helyzetek, amikor ez a megközelítés nem lehetséges. Mindenesetre próbálja meg személyre szabni az üzenetet, amennyire csak lehetséges.
Tud:« Hölgyeim és Uraim!". De jobb: " Tisztelt Pedagógus és Tanártársak!».
Tud: « Kedves gyerekek!". De jobb: " Kedves fiaink és lányaink!».
Úgy gondoljuk, hogy megértette a fő gondolatot.
2. sz. Miért pont őt?
Magyarázza el a kérőlevél címzettjének, hogy miért küldte neki kérését. Egy személynek meg kell értenie, hogy egyedülálló az Ön számára, és ennek vagy annak az eseménynek a sikere tőle függ.
- Ön a ____ szakértője.
- Cége vezető pozíciót foglal el a ____ szegmensben.
- Csak az Ön osztálya működik ____ nélkül.
Próbálja megnyerni a címzettet - óvatosan adjon hozzá bókokat (észszerű keretek között):
- ____ remekül teljesített a maga idejében.
- Ön ____ felülmúlhatatlan mestere városunkban.
- Projektjei felbecsülhetetlen értékű szolgáltatást nyújtottak ____.
Emlékezik! A bókoknak megérdemeltnek kell lenniük (valódi tulajdonságok, tettek, dísztárgyak), és nem "messziről érkeztek".
3. sz. És ismét az előnyök
Előnyök. Igen, nem mész sehova. Mindenki a saját hasznát keresi, és nem mindig „pénzben”.
Adja meg azokat a főbb érveket és érveket, amelyek szerint a felkérő levél címzettje számára előnyös az Ön kérésének teljesítése. "Játssz" az emberi gyengeségekkel.
Mi lesz az? Minden a konkrét helyzettől függ.
Gyónás. Ön, mint egy jól megérdemelt ____, örömmel nézheti szülővárosában a speciálisan felszerelt és bekerített játszótereket ...
ambíció. Ma meg kell alkotni azokat a szakembereket, akikkel holnap együtt kell dolgoznia. Ezért befektethet a fiatalabb generációba ____ tudását, tapasztalatát és ...
Együttérzés. Sajnos a hajléktalan gyerekek problémája ma különösen aktuális. A városunk utcáin élő gyerekek száma már megközelíti a ____. A gyermeknek szüksége van részvételre, segítségre, empátiára. Nélkülünk nem tudják megcsinálni...
4. sz. A fejlődésed
A címzettnek világosan meg kell értenie, hogy komoly emberrel van dolga, aki nem először dolgozik „munkájában” (kevesen vállalják, hogy „ellenőrizetlen” újoncokkal működjenek együtt).
Ezért, ha vannak sikerek és eredmények az „előnyökben”, jobb, ha feltünteti őket a felkérő levélben. Ily módon biztonságosan legyőzi a bizalmatlanság és a kétely gátját.
Ne feledkezzünk meg a projektben elért „eredményekről”, amelyekkel kapcsolatban felveszi a kapcsolatot a címzettel. Az emberi természet olyan, hogy nagyon nehéz a nulláról kezdeni. De a megkezdett folytatása (vagy befejezése) más kérdés.
- A ____ építése már 87%-ban elkészült. De az Ön segítsége nélkül nem lesz képes időben befejezni. kínálunk Önnek…
- ____ már rendelkezésünkre áll. A kitűzött cél eléréséhez csak ____ hiányzik.
5. sz. Konkrét kérés
Ne járkálj körbe-körbe. Ne fátyolozza kérését felesleges és homályos szavak halomával. Világosan fogalmazza meg a problémát.
Hogyan kell ezt kifejezni?
Először is, a címzettnek, miután kinyitotta a levelet, meg kell értenie, mit akar tőle, és nem kell rejtvényeket megoldania a „kérnek vagy adnak” témában. Másodszor, kérését pontos számokban és cselekvésekben kell kifejezni.
Konkrét segítséget szeretnél? Ezután kérje meg, hogy a levél címzettje KONKRÉT intézkedéseket tegyen.
- A projekt befejezése előtt 3250 dollárra van szükségünk ____ számára.
- Várunk benneteket a ____. A ____ gyűjtési rendezvény november 17-én 14.30-kor ____.
- Kérjük, csökkentse az autó bérleti díját napi 10 dollárra.
6. sz. nagy nevek
Egy másik érdekes technika, amely növeli a kérőlevél hatékonyságát. Azon személyek (cégek) kiemeléséből áll, akik már beleegyeztek a projektben való részvételbe.
Ezzel arra ösztönzi a címzettet, hogy fogadja el a pozitív eredményt (" Igen, ha ____ beleegyezett, miért vagyok rosszabb?!»).
- ____ MÁR aktívan részt vesznek a ____.
- Az általunk meghirdetett szakmai „maratonon” a ____ témában már regisztráltunk ____.
7. sz. Fontos eredmények
Itt minden egyszerű. Ügyeljen arra, hogy a levél végén összegezze (a lényeges pontok és a fő ékezetek).
- A ____ sikeres teljesítése és további jóléte most az Ön döntésén múlik.
- ____ fiatal szakemberek önbe helyezik reményeiket.
- Fiatal anyukák és babáik várják, hogy megjelenjenek városunkban ____.
8. sz. Kapcsolatok
« És annyira érthető!", te mondod. Érthető, de nem mindenkinek. Az elérhetőségeket teljes mértékben meg kell adni.
Nem kell azonban "túlozni" és minden lehetséges visszajelzési formát jelezni, vagy fordítva – e-mail küldésekor naivitás azt hinni, hogy elég egy visszaküldési cím.
Ajánljon fel a kérőlevél címzettjének 2-3 elérhetőségi lehetőséget. Ez bőven elég.
megjegyzés
Ezért…
Legyen a lehető legőszintébb és őszinte kérőlevelének megírásakor.
Ez az első eredmény szabály.
További szép napot és mindig jó hangulatot!
A modern üzleti levelezés szerves és fontos része a felkérő levél. A cikkben bemutatott szövegminták és példák, valamint az írásra vonatkozó feltüntetett szabályok segítenek a szükséges szöveg helyes összeállításában és az irodai munka szokásainak megfelelő elrendezésben. Lépésről lépésre nyújtunk útmutatót az ilyen típusú fellebbezés megírásához.
Általános információ
A kérőlevél olyan esetekben releváns, amikor a szerzőjének bármilyen információt, dokumentumot, üzletet kell kötnie vagy más üzleti tevékenységet kell végrehajtania más személyektől. Mind egy adott személy nevére (vezető, igazgató, osztályvezető stb.), mind a szervezet egészének címére küldhető. Segítségkérésének követnie kell az üzleti levelezésben általánosan elfogadott szabályokat.
A levél a cég arca, az apróságok is számítanak. Nyomtassa ki egy felhatalmazott személy által aláírt és bélyegzővel ellátott fejléces papírra (ha van). Legyen felelős a betűtípus megválasztásáért, annak méretéért és a szöveg elhelyezéséért az oldalon. Ne hagyja figyelmen kívül a margót, a piros vonalat és a bekezdéseket. Az első benyomást gyakran már csak a dokumentum megtekintése okozza.
1. lépés: Cél megadása
Ha személytelen levelet ír egy adott cégnek, akkor nagy valószínűséggel a recepcióra vagy az irodába kerül, majd a vezetőhöz, végül a közvetlen végrehajtóhoz. A szöveg „capjában” tüntesse fel a szervezet helyes teljes nevét, célszerű a jogi címet is feltüntetni.
Amint fentebb említettük, a legjobb megoldás egy konkrét címzett megjelölése, vagyis a személyesen címzett segítségkérés. Mindig próbáljon névvel és családnévvel megszólítani. Például: „Kedves Alekszandr Viktorovics!” vagy "Tisztelt Schwartz úr!". Így Ön egyrészt tiszteletét fejezi ki a személy iránt, másrészt egy konkrét személyhez intézett megkeresés bizonyos kötelezettségeket ró rá, felelősséget annak mérlegeléséért és végrehajtásáért.
Bizonyos helyzetekben logikus lenne egy csoportot, egy bizonyos csapatot vagy annak egy részét használni címzettként. Ez olyan esetekben is lényeges, amikor egy kérőlevél több címre érkezik. Használjon olyan megfogalmazásokat, mint: "Tisztelt Kollégák!", "Tisztelt Könyvelők!" stb.
2. szakasz: Bók
Jó, ha a hivatalos megkereső levélben bók is szerepel a címzettjével kapcsolatban. Ezzel úgy tűnik, hogy természetes kérdésére válaszolsz: „Miért fordulsz hozzám ezzel a kérdéssel?”. Megjegyezheti egy személy múltbeli érdemeit és személyes tulajdonságait, a vállalat státuszát stb. Különösen használja a következő megfogalmazásokat: „Cége vezető beszállító…”, „Ön sokaknak segített összetett problémák megoldásában ezen a területen…”, „Az Ön szervezete a piac vezető szakértője a területen…” stb. Ne felejtsd el, hogy bók akkor jár, ha a kérőlevél (minták és példák a szövegben) nem szabványos jellegű, és a címzettet meg kell nyerni. Hívja fel a figyelmét azokra a tulajdonságokra és érdemekre, amelyek lényegesek kérésének teljesítéséhez. Nem javasoljuk azonban, hogy átlépjen egy nagyon vékony határt a jó és helyes bók és a durva hízelgés között.
3. szakasz: Indokolja meg a kérést
Minden kérést meg kell indokolni, mert a címzettnek tudnia kell, miért éppen őt szólítja meg. Érdemes tehát a lényegre téríteni. Ebben a szakaszban azt javasoljuk, hogy válassza ki a három legmeggyőzőbb érvet, amelyet a séma szerint be kell építeni a levél szövegébe: közepes erősségű, gyenge, legerősebb.
A kérés összetettsége eltérő lehet, és fel kell készülnie arra, hogy a címzett nem mindig lesz érdekelt a végrehajtásában. E tekintetben meg kell győződnie arról, hogy végrehajtása potenciális előnyökkel jár számára. Érdekelje a címzettet, hogy teljes komolysággal fogadja el dokumentumát.
A felkérő levél tartalmazhat javaslatot egy számára vonzó lehetőség megvalósítására.
Példák a megfogalmazásra
- „A vállalkozó szellemű és üzletemberek mindenkor nem csak az anyagi sikerre, hanem a személyes fejlődésre is törekedtek, hogy az emberek örökre emlékezzenek rájuk jócselekedetükért, hogy elnyerjék tiszteletüket.”
- – Természetesen a fő cél a város polgárainak életszínvonalának javítása. Ez a megfogalmazás különösen akkor használható, ha felkérést írnak ki egy helyetteshez, például óvodai helyiségek biztosítására, játszótér kialakítására stb.
Hangot is adhat a címzett számára releváns problémának, megmutathatja, hogyan segítheti kérése annak megoldásában vagy bizonyos lehetőségek megvalósításában.
Előfordul, hogy nincs mit ajánlani a másik oldalnak, vagy ez nem megfelelő ebben az összefüggésben. Ebben az esetben a legoptimálisabb kiút egy történet a kérésed jelentőségéről. A lehető legmegbízhatóbban és legteljesebben írja le a helyzetet, hogy – ahogy mondani szokták – a léleknek kelljen. Ha történetedben egy szentimentális pillanat nem a priori, közölj tényekkel, és összpontosíts az ok-okozati összefüggésekre. Mondja el nekünk, mi történik, ha elutasítják, vagy éppen ellenkezőleg, beleegyezik, hogy segítsen.
4. lépés: Kérjen
Amikor a címzett mentálisan felkészült arra, hogy elfogadja kérését, akkor kijelenthető. Legyen rövid a szöveg, kerülje a hosszú és bonyolult mondatokat, valamint a kétértelműséget vagy az alulkifejezést. A felkérő levélnek (a szövegben szereplő megfogalmazások mintái és példái) tömörnek és világosnak kell lennie. Tehát, ha bármilyen berendezés vásárlását kéri a cég számára, akkor adja meg a teljességet, az árat és a mennyiséget:
„A sürgősségi osztály felszereléséhez a kórháznak új autóra van szüksége, amelynek költsége 3,5 millió rubel. Kérjük, segítsen nekünk megszerezni."
Vagy például meg kell határozni a bérleti díj csökkentésére irányuló kérelmet: „Kérjük, hogy csökkentse a helyiség bérleti díját 500 rubelre. négyzetméterenként, amíg a gazdasági helyzet stabilizálódik.”
5. szakasz: Összegzés
A levél végén össze kell foglalnia kérését. Ismételje meg, és összpontosítson arra a tényre, hogy a címzett számára előnyös, ha megadja Önnek a kért segítséget. A kérelem szövegét azonban kissé módosítani kell. Visszatérve a bérleti díj csökkentésére vonatkozó példához, a következő megfogalmazást javasoljuk:
„Ha beleegyezik abba, hogy a bérleti díjat 500 rubelre csökkenti. négyzetméterenként a jelenlegi gazdasági helyzet stabilizálódása során több mint 20 munkahely megőrzéséhez tud majd hozzájárulni, és a fizetés teljes elmaradása miatt nem keletkezik vesztesége.”
Ne feledje, nem csak a kérést fontos megismételni, hanem a megvalósításból származó előnyt is, és nem kell tárgyilagosnak lennie. Sok nagyvállalat szívesen vállal szponzort, befektetőt és jótékonysági munkát végez.
Úgy gondoljuk, hogy most, a folyamat szakaszos tanulmányozása után, nem lesz kérdése, hogyan írjon felkérő levelet. Elegendő figyelembe venni az üzleti levelezés összes szabályát és néhány árnyalatot. Javasoljuk, hogy tanulmányozzon egy másik példát is.
Példa
Kedves Felix Petrovich!
Vállalkozása több éve szervezi a hallgatók ipari gyakorlatát a vállalkozásnál, segítve őket az egyetemen megszerzett tudás gyakorlatba ültetésében.
Ön, mint a személyzeti osztály vezetője olyan ember, aki érdeklődik új munkatársak, fiatal és ígéretes mérnökök, valamint magasan képzett szakemberek vonzásában. Ma ez a szakma az egyik legkeresettebb. Sok diák szeretne tudni ennek lehetőségeiről, finomságairól és jelentőségéről.
Ezzel kapcsolatban kérjük, hogy vállalkozása alapján április 25-én 17:00 órakor szervezzen főmérnöki értekezletet a jelentkezőkkel és 1-2 szakos hallgatókkal.
Miután ma beszámolt a szakma előnyeiről és titkairól, szilárd alapot teremt a holnapi szakemberek és szakemberek képzéséhez. Talán néhány éven belül valamelyikük új fejlődési szintre emeli cégét.
Tisztelettel és hálával,
Az egyetem rektora I.Zh.Bychkov
Miután tanulmányozta az arra vonatkozó információkat, hogy a kérőlevélnek milyen követelményeknek kell megfelelnie, a minták és a megfogalmazás példái, könnyen megbirkózhat a gyakorlatban.
Kérő levél speciális dokumentumokra utal. Segítségével egy személy felkereshet egy másik személyt (címzettet) adatszolgáltatási, cselekmény végrehajtása, segítségnyújtás (tárgyi vagy anyagi), fizetési, stb. Ebben az anyagban mintákat és példákat veszünk figyelembe a felkérő levelek kialakítására, amelyeket a cikk alján tölthet le.
Ha nincs kapcsolat a címzettel vagy más lehetőség a kapcsolatfelvételre, a kérő levél. Tartalmát tekintve az ilyen levélnek vannak közös vonásai az írásbeli kéréssel. Ezt a vállalkozás hivatalos fejléces papírján állítják ki, amely a kimenő dokumentációk naplójában van nyilvántartva. A nyomtatványon fel kell tüntetni a megkereső levél számát és nyilvántartásba vételének dátumát. Ha vitás kérdések merülnek fel, akkor mindig igazolhatja, hogy a kérelmet elküldték, megadva a feladás dátumát, sőt pontos idejét is.
Kérő levél. Hogyan kell helyesen írni?
Egy írásos kérőlevél sokkal nagyobb valószínűséggel hozza meg a kívánt eredményt. A minta ingyenesen letölthető.
Egy írásos kérőlevél sokkal nagyobb valószínűséggel hozza meg a kívánt eredményt. A tisztviselőhöz intézett fellebbezést az olvasó számára a lehető legkényelmesebben kell megformázni. A megkeresés tartalma tartalmazhat szponzorálási kérdéseket, segítségnyújtást a kérdések megoldásában, bármilyen igazolás kiállítását. Néhány fellebbezés mintái és példái megkeresés formájában teljesen ingyenesen letölthetők a webhely ezen oldalán.
A felkérő levelet általában szabad formában írják. Az egyedi kérőlevél a lehetséges helyzetek és események egyedisége. Az üzenet narrációja és leíró része kizárólagos szöveget tartalmaz. A képen és egy speciális blokkban bemutatott minta példaértékű. Ennek a mintának a használatával a felhasználó önállóan tud ilyen dokumentumot kérőlevélként összeállítani anélkül, hogy drága szakszolgáltatásokat igénybe venne.
Kérjen levél szükséges tételeket
:- A címzett adatai, a fej teljes neve a jobb felső sarokban;
- az összeállítás dátuma és helye;
- Ha a kérő levél jogi személytől érkezik, a kimenő számot;
- A kérelem szövegének tartalma;
- A kezdeményező és a jogi személy összes elérhetősége.