Žingsnis po žingsnio HR instrukcijos. Kokias taisykles reikia žinoti

Ar norite sutvarkyti reikalus personalo darbe? Nuo ko pradėti naujoje įmonėje, kaip susitvarkyti esamoje? Laikykitės ekspertų patarimų. Ir be panikos! Tau pavyks.

Praktikoje yra dvi situacijos, kai profesionalai domisi laipsniško personalo biuro darbo tema:

1. Jau veikiančioje įmonėje personalo dokumentų tvarkymas „kažkaip“ vykdomas, nėra sistemos, daug pažeidimų. Jei atsidūrėte tokioje situacijoje, pirmiausia įvertinkite darbdavio pateiktą personalo dokumentų būklę ir išduokite audito rezultatus. Jums padės priminimų pavyzdžiai iš straipsnio „“. Patikrinę, pradėkite atkurti ir sisteminti darbą pagal 8 žingsnius iš šio straipsnio.
2. Naujai sukurta organizacija dar tik pradeda savo veiklą arba individualus verslininkas turi pirmąjį darbuotoją – geriau nedelsiant pradėti personalo darbą teisingai. Pirmas žingsnis...

1 žingsnis. Organizuoti personalą. Yra trys būdai

Nustatyti asmenį, atsakingą arba atsakingą už personalo dokumentų tvarkymo būklę darbdavyje. Visi darbdaviai labai skirtingi. Jie skiriasi darbuotojų skaičiumi, veiklos sritimi, darbuotojų kaita, valdymo požiūriais, ekonominėmis galimybėmis. Atsakymas į mėgstamą HR klausimą:

Ar yra personalo pareigūnų skaičiaus standartai pagal darbuotojų skaičių?

„Deja, nėra universalios formulės, kuri tiktų visiems. Personalo procedūrų standartai, pateikti SSRS darbo ministerijos 1991 m. lapkričio 14 d. dekrete Nr. 78, yra pasenę. Vidutinis skaičius pagal standartus šiuo metu svyruoja nuo 200 iki 270 darbuotojų vienam personalo pareigūnui. Tačiau idealiu atveju turite skaičiuoti dokumentų tvarkymui skirtą laiką tiesiogiai su savo darbdaviu.

Atsižvelgdamas į įmonės personalą, darbuotojų kaitą, ekonomines galimybes, darbdavys gali organizuoti personalo apskaitos tvarkymą vienu iš šių būdų:

• struktūrinis padalinys, pavyzdžiui, personalo skyrius, kuriam vadovauja vadovas;
• vienintelis personalo specialistas;
• vidinis derinys – dažniausiai sutinkamas mažose įmonėse iki 100 žmonių. Vidinis derinimas yra tada, kai personalo dokumentų tvarkymo darbas pavedamas darbuotojui, kurio darbo funkcija iš pradžių nėra susijusi su personalo apskaita, pavyzdžiui, buhalteris ar biuro vadovas.

Derinimas yra pavedimas darbuotojui su jo rašytiniu sutikimu papildomai dirbti kitose pareigose, profesijoje, specialybėje (Rusijos Federacijos darbo kodekso 60.2 straipsnis). Norėdami kreiptis dėl derinio, įtraukite pareigas į darbuotojų sąrašą (šiuo atveju norma gali būti ne sveikasis skaičius, svarbu tiesiog atspindėti darbdavio poreikį personalo apskaitos specialisto darbo funkcijai).

Tipiška klaidinga nuomonė: pareigos, kurioms sudarytas derinys, neįtrauktos į darbuotojų sąrašą. Sutikime surašykite atliktų darbų terminą, turinį ir apimtį bei papildomo užmokesčio dydį.

Taigi, pirmas žingsnis yra nustatyti, kaip jums buvo pavesta tvarkyti personalo įrašus:

1. Jūsų pareigos yra struktūrinio padalinio, pavyzdžiui, personalo skyriaus, dalis.
2. Esate vienintelis personalo dokumentų tvarkymo specialistas, turite darbo sutartį, o Jūs esate atsakingi už visapusišką personalo dokumentų tvarkymą.
3. HR įrašų tvarkymas jums užregistruotas kombinacijos forma.

Patikrinę jūsų teisę organizuoti ir vykdyti personalo įrašų tvarkymą, atidžiai išstudijuokite steigimo dokumentus.

2 žingsnis. Išstudijuokite steigimo dokumentus

Visų pirma atkreipkite dėmesį į darbdavio vardą.

Tipiška klaida: personalo dokumentuose darbdavio pavardė nenurodyta pagal steigimo dokumentus. Pavyzdžiui, Chartijoje rašomas visas ir sutrumpintas vardas, o personalo dokumentuose - tik visas arba tik sutrumpintas darbdavio vardas.

Steigimo dokumentuose išstudijuokite klausimą dėl įgaliojimų priimti sprendimą dėl darbo sutarties sudarymo, nutraukimo pagal vietos teisės aktų patvirtinimą. Nustatyti, kas yra darbdavio įgaliotas asmuo, jei tai juridinis asmuo.

Tipiška klaida darbo sutartyje: steigiamuosiuose dokumentuose įmonės vadovas yra įregistruotas darbdavio įgaliotu asmeniu, darbo sutarčių preambulėje nurodomas vadovas, veikiantis įstatų pagrindu, o pasibaigus darbo sutarčiai darbdavio parašą deda personalo skyriaus vedėjas, ar generalinio direktoriaus pavaduotojas ir pan., tai nėra vadovas.

Prisiminkite paprastą taisyklę: kas darbo sutarties pradžioje nurodytas kaip darbdavio įgaliotas asmuo, tas pasirašo.

3 žingsnis. Sukurkite personalo lentelę

Kodėl personalo lentelė yra vienas iš pirmųjų dokumentų, tiesiogiai susijusių su personalo pareigūno darbo funkcija? Personalo lentelė yra organizacinio ir administracinio pobūdžio dokumentas, kuris savo esme atsako į klausimą: kokių darbo funkcijų reikia darbdaviui.

Prisiminkite taisyklę: nei vienas darbuotojas negali būti registruotas už personalo lentelės ribų, „už valstybės ribų“. Ten „už valstybės ribų“ tik civilinio teisinio pobūdžio sutartys. Visi darbdavio poreikiai darbo funkcijomis nustatomi pagal etatų lentelę.

Darbo funkcija – tai darbas pagal pareigas pagal etatų sąrašą, profesiją, specialybę, nurodant kvalifikaciją; konkretus darbuotojui pavesto darbo pobūdis (Rusijos Federacijos darbo kodekso str.).

Personalo lentelė gali būti patvirtinta vieninga forma - forma T-3 (patvirtinta Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2004-05-01 dekretu Nr. 1) arba parengti ir patvirtinti savo formą (pageidautina, organizacijos apskaitos politikos priedas). Stulpelyje „Personalo vienetų skaičius“ galite nurodyti ne visą įkainį, pavyzdžiui, 0,25 arba 0,5.

Kas sudaro personalo lentelę?

Evgenia Konyukhova, Kontur.School mokytoja:

„Pagal kvalifikacinį pareigybių žinyną darbo ekonomistas užsiima etatų lentelės kūrimu. Bet ne visi darbdaviai turi tokią laimę (darbo ekonomistas). Todėl už personalo lentelės parengimą atsakingas tas, kurio darbo pareigos apima personalo lentelės projekto rengimą. Jis tvirtinamas įsakymu ir laikomas pastoviu. Darbuotojų lentelės pakeitimų skaičiui įstatyminių apribojimų nėra.

4 žingsnis. Nustatykite reikiamą vietinių taisyklių skaičių

Vietos taisyklės yra didelė tema. Dažniausiai ekspertai prašo „stebuklingos laimės piliulės“ pateikiant išsamų jiems privalomų vietinių taisyklių sąrašą. Tačiau universalaus, visiems darbdaviams tinkamo sąrašo nėra. Reikia atsiminti keletą taisyklių:

1. Tik darbdaviai, priskiriami mikroverslumo subjektams pagal 2005 m. Rusijos Federacijos darbo kodekso 309.2 straipsnis, gali iš dalies arba visiškai atsisakyti vietinių taisyklių. Su sąlyga, kad tuos klausimus, kurie turėtų būti sprendžiami vietiniuose teisės aktuose, jie perkelia į standartinę darbo sutarties formą. Visi kiti darbdaviai privalo turėti reikiamą skaičių vietinių taisyklių.
2. Yra sąrašas vietinių taisyklių, kurios yra privalomos visiems darbdaviams: vidaus darbo taisyklės (Rusijos Federacijos darbo kodekso 189 straipsnis), vietinės taisyklės, nustatančios darbo užmokesčio sistemas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 135 straipsnis), vietinės taisyklės. nustatantis asmens duomenų tvarkymo tvarką , darbuotojų teises, asmens duomenų perdavimo ir saugojimo ypatybes (Rusijos Federacijos darbo kodekso 14 skyrius, 2006 m. liepos 27 d. federalinis įstatymas Nr. 152-FZ).
   Atkreipkite dėmesį į vietinį norminį aktą, nustatantį darbo apmokėjimo sistemas: kaip tokio, jis gali ir neegzistuoti savarankiška forma, pavyzdžiui, darbo apmokėjimo reglamento forma, jei darbo apmokėjimo sistemos yra nustatytos darbdavio vidaus darbo reglamente arba kolektyvinė sutartis. Taip pat privaloma sudaryti ir patvirtinti atostogų grafiką – ne vėliau kaip prieš dvi savaites iki kalendorinių metų, kuriems jis sudaromas, pradžios. Jei organizacija buvo sukurta kalendorinių metų pradžioje arba viduryje, šiuos metus užbaigiate be atostogų grafiko.
   Gali būti vietiniai teisės aktai, kurie tampa privalomi atsiradus tam tikroms sąlygoms, pavyzdžiui, nuostata dėl komandiruočių, kolektyvinė sutartis, nuostata dėl darbuotojų atestavimo ir kt. Būtent šiuo klausimu reikalingos sisteminės, visapusiškos darbo teisės aktų visumos išmanymas. Išplėstinio mokymo kurse "" ir profesinio perkvalifikavimo kursuose "" vietos taisyklėms skirta atskira pamoka.
3. Vietos taisyklės priimamos atsižvelgiant į atstovaujamosios institucijos nuomonę pagal 2006 m. Rusijos Federacijos darbo kodekso 372 straipsnis. Šis punktas yra privalomas, jei yra darbuotojų atstovaujamasis organas, tačiau organizuojant personalo įrašų tvarkymą, greičiausiai jo tiesiog nėra. Jei taip, praleiskite šią pastraipą.
4. Darbuotojas turi būti supažindintas su visomis priimtomis vietinėmis taisyklėmis pasirašytinai pagal 2 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 22 straipsnis. Prieš pasirašant darbo sutartį naujai samdomi darbuotojai turi būti supažindinti prieš pasirašymą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 straipsnis).

5 žingsnis. Patikrinkite, kaip įdarbinamas vadovas

Vadovas yra pagrindinis organizacijos asmuo. Pirmiausia patikrinkite visus dokumentus dėl jo dizaino. Į prašymą turi būti atsakyta iš mokesčių inspekcijos tvarkomo diskvalifikuotų asmenų registro. Tai yra 2 str. 2 dalies reikalavimas. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 32.11 str.

Galva turi dvigubą teisinį statusą:

• yra vienintelis juridinio asmens vykdomasis organas;
• atlieka darbuotojo pareigas – vadovo darbo funkciją.

Vadovui turi būti išduoti dokumentai apie jo generalinio direktoriaus paskyrimą (išrinkimą) pagal federalinius įstatymus ir steigiamuosius dokumentus bei dokumentus pagal darbo teisės aktus: darbo sutartį, įsakymą įdarbinti. Darbo knygelėje turi būti padarytas įrašas.

Pradedantiesiems ir net patyrusiems specialistams kartais kyla toks klausimas: kaip darbo knygelėje padaryti įrašą apie generalinio direktoriaus samdymą? Atsakymas slypi paviršiuje: darbo knygelė yra pagrindinis dokumentas, patvirtinantis darbo stažą, o informacija apie priėmimą į darbą, o ne apie rinkimų ar paskyrimo tvarką įrašoma į darbo knygą. Todėl sudarius darbo sutartį, išdavus įsakymą įdarbinti, darbo knygelėje padaryti įrašą būtent apie įsidarbinimą su nuoroda 4 skiltyje į įsakymo įdarbinti duomenis.

Tipiška klaida sudarant darbo sutartį su vadovu: darbo sutarties terminas neatitinka jo, kaip vienintelio vykdomojo organo, įgaliojimų termino pagal steigimo dokumentus. Darbo sutarties sudarymo etape atidžiai išstudijuokite steigimo dokumentus, kad išvengtumėte tokios klaidos.

6 žingsnis. Parengti darbo sutarties projektą

Darbo sutartis yra vienas pagrindinių dokumentų reguliuojant darbo santykius su darbuotojais. Rekomenduoju atidžiai apsvarstyti ir parengti įvairių kategorijų darbuotojų samdymo darbo sutarčių šablonus.

Remiantis Valstybinės inspekcijos patikrinimų rezultatais, darbo sutartis tampa ir brangiausiu personalo apskaitos tvarkymo dokumentu pagal nuobaudas. Atsakomybė numatyta 4 str. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 5.27 punktas juridiniams asmenims, pavyzdžiui, nuo 50 000 iki 100 000 rublių, o kartais inspektoriai baudą padaugina iš darbo sutarčių skaičiaus.

Sukurta ir patvirtinta standartinė darbo sutarties forma tik valstybės (savivaldybių) įstaigų vadovams ir darbdaviams, smulkiajam verslui, priskiriamam prie mikroverslininkų. Kitais atvejais darbdaviai savarankiškai kuria darbo sutarties formą.

• darbuotojo pavardė, vardas, tėvavardis ir darbdavio, sudariusio darbo sutartį, vardas (pavardė, vardas, patronimas darbdavio-fizinio asmens);
• informacija apie darbuotojo ir darbdavio-fizinio asmens tapatybę patvirtinančius dokumentus;
• mokesčių mokėtojo kodas (darbdaviams, išskyrus darbdavius-fizinius asmenis, kurie nėra individualūs verslininkai);
• informacija apie darbdavio atstovą, pasirašiusį darbo sutartį, ir pagrindą, kuriuo remiantis jam suteikiami atitinkami įgaliojimai;
• darbo sutarties sudarymo vieta ir data.

Paprastai ši informacija įrašoma į darbo sutarties preambulę arba dalis informacijos lieka preambulėje, o dalis perkeliama į paskutinį darbo sutarties puslapį.

Pavyzdys: Ribotos atsakomybės bendrovė „Interes“, (TIN 1234567890), toliau – Darbdavys, atstovaujama generalinio direktoriaus pavaduotojo P.S. 2011-08-05 Nr. 12, iš vienos pusės, ir Rusijos Federacijos piliečio Nikolajaus Sergejevič Veselovo (paso serija 0477, Nr. 123456, išduotas Federalinės migracijos tarnybos Maskvos pietiniam administraciniam rajonui 1997-08-20), toliau – Darbuotojas, kita vertus, pagal darbo teisės aktus 2007 m. galiojančios Rusijos Federacijos teritorijoje, sudarė šią darbo sutartį dėl: ...

2 rekomendacija Prisiminkite apie privalomas darbo sutarties sąlygas, jos išvardytos 2 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 str. Tačiau ne visi jie visada reikalingi! Kai kurie iš jų būtini tam tikromis sąlygomis:

• darbo sutarties terminas ir aplinkybės (priežastys), kurios buvo pagrindas sudaryti terminuotą darbo sutartį pagal Darbo kodeksą ar kitą federalinį įstatymą (nurodyti tik sudarant terminuotą darbo sutartį);
• garantijos ir kompensacijos už darbą kenksmingomis ir (ar) pavojingomis darbo sąlygomis, nurodant darbo sąlygų darbo vietoje ypatumus (nurodyti tik tuo atveju, jei įdarbinate darbuotoją, kurio darbo sąlygos yra kenksmingos ar pavojingos);
• darbo ir poilsio laiko režimas (į darbo sutartį įtraukti tik tuo atveju, jei režimas skiriasi nuo bendrųjų pas darbdavį galiojančių taisyklių);
• sąlygos, lemiančios darbo pobūdį (keliaujantis, mobilus, kelyje).

3 rekomendacija Apsvarstykite Darbo kodekso straipsnius, nustatančius darbo santykių su tam tikrų kategorijų darbuotojais reguliavimo specifiką arba federalinių įstatymų normas, reglamentuojančias jūsų veiklos rūšį. Rengdami darbo sutarties projektą nenaudokite abejotinos kilmės šaltinių iš interneto šaltinių.

Pažvelkite į skirtingus šaltinius ir, perėję juos per Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnio „prizmę“, sukurkite savo formą.

Į darbo sutartį gali būti įtraukta papildoma, nurodyta 4 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnis ir kitos sąlygos. Tačiau už jų nebuvimą darbdavys nebus atsakingas.

Jei darbuotojų veikla susijusi su materialinių vertybių priežiūra, rekomenduoju nedelsiant parengti ir parengti visiškos atsakomybės sutarties šabloną. Tada galite pasirašyti tuo pačiu metu kaip ir darbo sutartį.

Kontur.Mokykloje yra atskira išsami pamoka apie atsakomybę. Pamokos programoje:

• Darbuotojo atsakomybė: įtraukimo pagrindai, terminai ir tvarka.
• Visiškos darbuotojo atsakomybės atvejai.
• Sutartis dėl visiškos individualios ar kolektyvinės atsakomybės.
• Darbdavio atsakomybė už vėlavimą sumokėti darbuotojui darbo užmokestį, atostogas ir kitas mokėtinas sumas.

7 žingsnis. Rengti dokumentus naujų darbuotojų darbo knygelių tvarkymui

Norėdami pradėti, paruoškite įsakymą, kuriuo paskirtas specialus įgaliotas asmuo, atsakingas už darbo knygelių tvarkymą, saugojimą, įrašymą ir išdavimą.

Atminkite, kad priverstinis darbas yra draudžiamas. Jeigu darbo knygelių tvarkymo, apskaitos, saugojimo ir išdavimo pareigos nebuvo nustatytos darbo sutartyje ar atsakingo asmens pareigybės aprašyme, būtina susitarimu papildyti darbo sutartį šiomis pareigomis arba pakeisti pareigybės aprašymą. Jei tokia atsakomybė bus priskirta darbuotojui, kurio funkcija neapima personalo apskaitos tvarkymo, pavyzdžiui, vyriausiajam buhalteriui, rekomenduoju pirmiausia sudaryti jungimo sutartį, t.y. dėl papildomų darbų patikėjimo darbuotojui su jo rašytiniu sutikimu papildomai apmokant pagal 2005 m. Rusijos Federacijos darbo kodekso 151 str.

Šiame etape taip pat patikrinkite, ar organizacija įsigijo ir į pajamų ir sąnaudų knygelę įtraukė darbo knygelės blankus ir joje esantį įdėklą, darbo knygelių blankus ir joje esančius intarpus. Darbdavys privalo nuolat joje turėti reikiamą skaičių darbo knygelių blankų ir intarpų (Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. dekreto Nr. 225 „Dėl darbo knygelių“, toliau – Dekretas Nr. 225) 44 punktas. ).

Saugokite darbo knygų formas ir įdėklus buhalterijoje kaip griežtas ataskaitų formas. Pajamų ir išlaidų knygą taip pat veda buhalterija (žr. nutarimo Nr. 225 41 p.). Šiame etape taip pat išduokite darbo knygų ir įdėklų judėjimo apskaitos knygą. Jį valdo Žmogiškųjų išteklių departamentas.

Pajamų ir išlaidų knygelė darbo knygelės blankų apskaitai ir įdėklui joje bei darbo knygelių ir įdėklų judėjimo apskaitos knygelė turi būti sunumeruota, suvarstoma, patvirtinta organizacijos vadovo parašu. , ir užsandarintas vaško antspaudu arba sandarus.

8 žingsnis. Ruošti personalo dokumentus

Personalo procedūrų registravimas prasideda nuo darbuotojų registravimo darbui.

Kokie privalomi dokumentai turėtų būti po ranka personalo pareigūnui darbuotojų registravimo į darbą etape?

Įprastas rinkinys (be funkcijų):

1. Vietinių taisyklių rinkinys, skirtas supažindinti darbuotojus su jomis.
2. Darbo sutarties projektas su jame arba pareigybės aprašyme nurodytomis darbo pareigomis.
3. Įsakymo įdarbinti forma (Rusijos Federacijos darbo kodekso 68 straipsnis). Įsakymas gali būti vieningos formos - forma T-1 (forma T-1a) arba darbdavio patvirtintos formos.
4. Asmens kortelės formos T-2 (valstybės ar savivaldybių tarnautojams forma T-2 GS (MS)). Atkreipkite dėmesį: T-2 asmeninė kortelė (T-2GS (MS)) laikoma raštu, ant kartono.

Įrašai apie darbuotoją, apie darbuotojo priėmimą į darbą, perkėlimą visam laikui, atleidimą iš darbo turi būti supažindinami pasirašytinai atitinkamose asmens kortelės skiltyse (Nutarimo Nr. 225 12 punktas).

Į ką pagal darbo knygas atsižvelgti šiame etape? Rašyti prašymą į buhalteriją su prašymu išduoti darbo knygos blanką, jei darbuotojas jos neturi, arba įrašyti informaciją apie turimą darbo knygelę į darbo knygelių judėjimo apskaitos knygą.

Tvarkykite darbo laiko apskaitą: darbdavys privalo vesti darbuotojo faktiškai dirbto laiko apskaitą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 91 straipsnis). Šiems tikslams galite naudoti suvienodintas darbo laiko apskaitos žiniaraščio formas T-12 arba T-13 arba patvirtinti savo formą.

Kaip pakeisti darbo sutartį?

Paruoškite dokumentus:

1. Susitarimas dėl darbo sutarties sąlygų pakeitimo / papildomo susitarimo prie darbo sutarties (jei darbo sutarties sąlygos keičiamos šalių susitarimu pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 72 straipsnį).
2. Įsakymas pakeisti organizacines ar technologines darbo sąlygas, rašytiniai įspėjimai apie pasikeitimus ir priežastis, kurie buvo pagrindas pakeisti darbo sutarties sąlygas, rašytiniai pasiūlymai dėl kito darbuotojo kvalifikaciją atitinkančio laisvo darbo, taip pat laisvos darbo vietos. žemesnės pareigos arba mažiau apmokamas darbas (jei darbo sutarties sąlygos keičiamos darbdavio iniciatyva pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 74 str.).

Vertimui apdoroti skirtų dokumentų sąrašas priklauso nuo vertimo tipo:

• laikinojo perkėlimo atveju prie darbo sutarties sudaromas papildomas susitarimas dėl perkėlimo, parengiamas perkėlimo įsakymas (paprastai T-5 arba T-5a formos);
• su nuolatiniu perkėlimu - papildomas susitarimas prie darbo sutarties dėl perkėlimo ir įsakymas dėl perkėlimo. Taip pat daromas įrašas darbo knygelėje ir asmeninėje kortelėje T-2 (T-2GS (MS)).

Atostogų registravimo dokumentų sąrašas:

• atostogų grafikas (patvirtintas ne vėliau kaip prieš dvi savaites iki kalendorinių metų pradžios). Perskaityk straipsnį "";
• rašytiniai pranešimai darbuotojams apie atostogų pradžios laiką pagal 3 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 str. (žr. Rostrudo 2014 m. liepos 30 d. raštą Nr. 1693-6-1);
• išvykimo įsakymas (forma T-6, forma T-6a).

Šis sąrašas gali skirtis priklausomai nuo darbuotojų kategorijų arba aplinkybių. Pavyzdžiui, jei darbuotojas prašo atostogų ne pagal atostogų grafiką, o jam patogiu laiku pagal jo raštišką prašymą (pvz., tokios atostogos suteikiamos nepilnamečiams, Rusijos Garbės aukotojams ir pan.). Tokiu atveju įspėjimo apie atostogas nebus. Darbuotojas parašys pareiškimą, o darbdavys išduos įsakymą.

Darbo teisės aktai nustato personalo dokumentų prieinamumo ir įforminimo reikalavimus tais atvejais, kai darbdavys:

• pritraukia darbuotojus dirbti ne pagal nustatytą darbo laiką;
• traukia dirbti savaitgaliais ir nedarbo švenčių dienomis;
• siunčia darbuotojus į komandiruotes;
• suteikia garantijas ir kompensacijas. Šis klausimų blokas turėtų būti nagrinėjamas atskirai. Rekomenduojame susipažinti su profesinio perkvalifikavimo programa "" Circuit. School.

Kaip pateikti prašymą dėl darbuotojo atleidimo

Tokiu atveju reikalingi žemės dokumentai, kurių tipas priklauso nuo atleidimo pagrindo. Pavyzdžiui, atleidžiant darbuotoją jo iniciatyva, būtinas jo rašytinis pareiškimas, atleidžiant iš darbo šalių susitarimu – susitarimas dėl darbo sutarties nutraukimo ir kt.

Neatsitiktinai paruoškite įsakymą dėl atleidimo, su kuriuo supažindinote darbuotoją pasirašytinai. Jei darbuotojo nėra arba atsisako skaityti įsakymą, atitinkamai pažymėkite įsakymą.

Pagal užsakymą padaryti įrašą darbo knygelėje ir darbuotojo asmens kortelėje. Po to darbuotojas, išduodamas darbuotojui darbo knygelę, deda savo parašą į darbo knygelę, asmens kortelę ir į darbo knygelių judėjimo apskaitos knygą.

Apžvelgėme privalomus žmogiškųjų išteklių įrašų valdymo organizavimo veiksmus nuo nulio.

1. Sudaryti personalo lentelę, nustatyti darbdavio poreikius darbo funkcijomis.
2. Patikrinkite, kaip surašomi dokumentai galvai.
3. Paruoškite reikalingų vietinių taisyklių rinkinį.
4. Sukurti darbo sutarčių šablonus skirtingų kategorijų darbuotojams.
5. Paruoškite dokumentus, reikalingus kandidatuojant į darbą.
6. Rengti dokumentų projektus procedūroms, susijusioms su personalo judėjimu (atostogos, komandiruotės, įdarbinimas dirbti savaitgaliais ir kt.) įregistruoti.

3 624 peržiūros

Personalo apskaita būtina bet kurioje įmonėje, nepriklausomai nuo nuosavybės formos, veiklos ir darbuotojų skaičiaus. Norint kompetentingai ir kvalifikuotai elgtis, reikia gerai išmanyti darbo teisę, stebėti teisės aktų pokyčius ir turėti įgūdžių personalo dokumentų tvarkymo srityje.

Kas yra personalo apskaita ir kam ji reikalinga?

Neatsiejama kiekvienos įmonės veiklos dalis yra personalo apskaita. Tai teisiškai reglamentuotas organizacijos darbuotojų registravimo, apskaitos ir judėjimo stebėjimo darbas.

HR veikla apima:

• darbuotojų priėmimas;
• atleidimai iš darbo;
• horizontalūs (perkėlimas tarp skyrių) ir vertikalūs (pavyzdžiui, karjeros augimas) judesiai;
• verslo kelionės;
• nedarbingumo atostogos;
• laiko apskaitos žiniaraštis;
• atostogos (bet kokios - kasmetinės, be užmokesčio, nėštumo ir kt.);
• kiekvieno darbuotojo asmeninės kortelės ir kt.

Tai taip pat taikoma personalui:

• tvarkyti karinius įrašus;
• darbo santykių reguliavimas;
• įvairių įsakymų ir nurodymų (pavyzdžiui, dėl darbuotojo priėmimo, skatinimo ir pan.) kūrimas ir registravimas;
• darbo organizavimas ir kiti aspektai.

Visa dokumentacija rengiama tik laikantis reikiamų normų ir taisyklių. Vienos formos yra suvienodintos, kitos nustatytos pačioje įmonėje.

Kompetentingas personalo apskaitos organizavimas išsprendžia daugybę įmonės problemų ir uždavinių. Žinoma, yra tūkstančiai niuansų, tačiau yra pagrindinių dalykų, kurie galioja kiekvienai įmonei.

Kaip organizuoti ir kam patikėti personalo apskaitos tvarkymą?

Yra keletas būdų, kaip organizuoti apskaitą. Viskas priklauso nuo įmonės savybių ir nuo to, kokį pasirinkimą pasirenka vadovas. Dažniausiai pasitaikantys variantai:

Sukurkite visą personalo skyrių, jei įmonėje dirba daug žmonių

O kai darbuotojų nedaug, galima samdyti vieną specialistą. Šio metodo privalumai yra tai, kad darbą vadovas organizuoja taip, kaip jam patinka ir yra reguliuojamas bei kontroliuojamas pagal savo principus.

Yra ir trūkumų: sunku patikrinti samdomo specialisto profesionalumą, todėl kyla rizika, kad bus priimtas ne visai kompetentingas personalo pareigūnas.

Teks skirti laiko ir pinigų mokymams arba ieškoti kito darbuotojo.

Šio buhalterinės apskaitos organizavimo varianto privalumai yra tai, kad jei žmogus buvo rekomenduotas, tai (galbūt) jis tikrai atlieka darbą, tai yra, buvo išbandytas byloje. Žinoma, su tokiu personalo pareigūnu reikia derėtis dėl darbo sąlygų, kad jos tiktų abiem pusėms.

Personalo reikalus patikėkite buhalteriui arba gerai sekretorei

Argumentai "už": taupo laiką ir pinigus. Tai reiškia, kad nereikia rinktis personalo pareigūno, nėra jokių išlaidų už įrašų tvarkymą.

Trūkumai: pagrindinė problema renkantis šį būdą yra ta, kad darbuotojai po pagrindinio atlieka papildomus darbus, dėl kurių atsiranda klaidų, klaidų, spragų ir elementaraus reikalingų dokumentų trūkumo. Ir, žinoma, čia svarbios profesinės žinios personalo apskaitos tema. Ir jei juos turi ta pati sekretorė, tada komplikacijų rizika šiuo atveju yra sumažinta. Ir atvirkščiai.

Personalo apskaitą patikėkite užsakomųjų paslaugų organizacijai

Gerai: visa personalo veikla gula ant užsakomųjų paslaugų įmonės pečių, kuri prisiima tokią atsakomybę sutarties pagrindu. Be to, kad personalo klausimais teikiama nuolatinė, nenutrūkstama pagalba, pasirinkus šį būdą gerokai sumažinamos išlaidos.

Minusai: reikia pasirinkti nusistovėjusią, rimtą įmonę, taip pat reikia užmegzti sąveiką, sukurti darbo su specialistais, kurie dirbs ne biure, koncepciją.
Vadovui belieka pasirinkti jam patogiausią ir tinkamiausią personalo apskaitos vedimo būdą, pasveriant visus kiekvieno metodo privalumus ir trūkumus.

Personalo darbuotojo darbo funkcijos

Personalo pareigūnui pagal instrukcijas ir darbo sutartį skiriamos šios pareigos:

Tai nepilnas personalo darbuotojo pareigų sąrašas, reikalavimai yra apytiksliai. Jų gali būti daugiau (arba mažiau), tačiau iš viso būtent šiuos įgūdžius ir gebėjimus turi turėti personalo specialistas.

Personalo apskaita: kokių dokumentų reikia?

Paprastai kiekviena įmonė turi turėti šių tipų dokumentus, susijusius su personalu:

• administraciniai (asmeniniai ir gamybos užsakymai);
• darbo aktyvumo patvirtinimas;
• informacija ir atsiskaitymas;
• vidinė korespondencija;
• kontrolės ir registracijos žurnalai.

Kai kurie personalo dokumentai turi būti įmonėje. Jie apima:
PVTR (vidaus darbo taisyklės);

Visi dokumentai saugomi tam tikrą metų skaičių. Yra reguliuojami:

• Darbo kodekso straipsnis ar skirsnis;
• Valstybinio statistikos komiteto nutarimas;
• Federalinis įstatymas ir kiti teisės aktai.

Jei ko nors (instrukcijų, įsakymų ir pan.) nėra, tai šį faktą reikės pataisyti. Apskritai vienas iš personalo pareigūno darbo principų yra savalaikiškumas. Tai labai palengvina darbo dienas ir netgi suteikia teisinę galią kai kuriems veiksmams. Tai iš tikrųjų labai svarbu – nevykdyti dabartinio verslo. Priešingu atveju jie linkę augti kaip sniego gniūžtė.

Personalo apskaitos organizavimas: kaip vesti, nuo ko pradėti?

Įsikūrę naujoje vietoje personalo pareigūnu, pirmiausia turite peržiūrėti privalomus dokumentus. Jei paaiškėja (o taip atsitinka), kad kai kurių svarbių popierių iš sąrašo trūksta, tada juos reikia atkurti. Žinoma, per vieną dieną tokių darbų atlikti nepavyks.

Todėl būtina išryškinti svarbiausias pozicijas ir nuo jų pradėti. Patikrinkite prieinamumą ir raštingumą projektuojant (ir, jei reikia taisyti ar sudaryti naują dokumentą): personalas, atostogų grafikas, darbo sutartys, įsakymai, darbo įrašai.

Tvarkyti darbo sutarčių, įsakymų personalui apskaitą. Sukurkite darbo knygos registracijos knygą. Suprasti asmenines korteles (T-2). Dirbkite pagal vietines taisykles.
Svarbiausia yra laiku užpildyti visus esamus dokumentus. Dirbti, vadovaujantis Darbo kodeksu ir kanceliarinio darbo taisyklėmis. Ir nesunaikinkite personalo dokumentų. Jų saugojimo laikas yra patvirtintas Federalinio archyvo („Sąrašas ...“ 2000 10 06).

Visi buhalteriniai dokumentai reikalingi darbo santykių skaidrumui. Personalo sistemoje nustatomos normos ir principai, užtikrinantys organizacijos darbuotojams stabilumą, o administracijos sudaro palankias sąlygas personalo valdymui.

Apskaitos automatizavimas - 1C: darbo su programa privalumai

Personalo apskaitos tvarkymas, ypač didelėje įmonėje, yra nepaprastai atsakingas ir didžiulis darbas. Bet čia klaidos yra nepriimtinos! Bet šiandien yra galimybė automatizuoti personalo pareigūnų veiklą, kuri gali labai palengvinti ir supaprastinti skyriaus darbą, pagerinti veiklą, ženkliai sumažinti klaidų riziką.

1C programos pagalba galite tvarkyti įrašus pagal teisės aktų reikalavimus. Duomenų bazėje patikimai saugoma reikalinga informacija apie darbuotojus. Jai kaupiantis, atsiranda galimybė kurti įvairias ataskaitas, kurios gali padėti analizuojant darbą ir kuriant naujas kryptis. Pavyzdžiui, ataskaitos gali atrodyti taip:

• darbuotojų kaitos rodiklis;
• personalo statistika;
• darbuotojų judėjimas ir kt.

Programa padeda išspręsti beveik visas personalo apskaitos problemas ir užduotis. Įmonės vadovas 1C dėka turi galimybę gauti informaciją apie šio skyriaus reikalų būklę, analizuoti ir priimti teisingus valdymo sprendimus. O taip pat automatizavimas leidžia sinchronizuoti kelių įmonės paslaugų (buhalterinės apskaitos, personalo, buhalterinės apskaitos skyriaus) veiklą, o tai gerina darbo efektyvumą, o taip pat sukuria visas sąlygas laiku mokėti atlyginimus.

Kokio psichologinio gali prireikti? Šis straipsnis jums pasakys apie visas testų paslaptis.

Norėdami atlikti mokesčių auditą, perskaitykite straipsnį: visos mokesčių audito specialisto pasirinkimo paslaptys.

Išvada

Taigi, apibendrinant galime pastebėti šiuos dalykus:

• Personalo apskaita yra esminė bet kurios įmonės darbo dalis.
• Yra keletas būdų, kaip organizuoti apskaitą. Pasirinkimas priklauso nuo vadovo.
• Personalo darbuotojo pareigas nustato instrukcija ir darbo sutartis.
• Yra su personalo darbu susijusių dokumentų sąrašas, kuris turi būti kiekvienoje įmonėje. Ir jūs turėtumėte pradėti savo karjerą personalo skyriuje patikrinę šiuos konkrečius dokumentus.
• Tvarkyti įrašus daug lengviau, jei jis automatizuotas.

Personalo apskaita yra normalios ir efektyvios bet kurios įmonės veiklos pagrindas. Todėl į tai reikia žiūrėti su visa atsakomybe.

Susisiekus su

Poreikis nustatyti personalo įrašų tvarkymą nėra tokia sudėtinga užduotis, bet ir nelengva pradedantiesiems HR specialistai. Galbūt esate pradedantysis personalo pareigūnas, ar apskritai buhalteris ar biuro vadovas, „pakabintas“ su personalu, arba pradedantysis verslininkas. Ir jūs turite mažai patirties šioje srityje, tada mūsų vadovas jums tikrai padės. Viskas išdėstyta žingsnis po žingsnio, paprasta ir prieinama, ypač pradedantiesiems personalo klausimais.

Personalo dokumentų tvarkymas – tai veiklos šaka, kuri dokumentuoja darbo santykius, fiksuoja informaciją apie personalo prieinamumą ir judėjimą, dėl ko personalo procedūros tampa dokumentuojamos. Beveik bet koks personalo dokumentas turi teisinę vertę. Remdamasis personalo dokumentais, naudojamais kaip rašytinis įrodymas, darbdavys savo poziciją gali įrodyti teisme.

Žingsnis 1. Sutvarkykite personalo specialisto „darbo vietą“.

Tam reikia personalo programos, naujausio leidimo nuostatų tekstų ir dokumentų blankų pavyzdžių, jų užpildymo pavyzdžių. Viso to jums prireiks jūsų darbe.

Geriausias informacinės „literatūros“ variantas – personalo pareigūnų ištekliai internete, elektroninės bibliotekos, elektroniniai leidiniai – juose rasite daugybę personalo darbui reikalingų dokumentų formų ir jų pildymo pavyzdžių, žingsnis po žingsnio. pagrindinių personalo operacijų tvarka, knygos, konsultacijos ir kt.

Aptarkite su vadovybe programos, kurioje būtų saugomi personalo įrašai, įsigijimo klausimą. Yra daug tokių programų, mokamų ir nemokamų, o daugelis specializuotų yra labai, labai patogios.

Tačiau dauguma įmonių saugo personalo įrašus pagal 1C tradiciją. Faktas yra tas, kad bet kuriame mieste yra daugybė 1C palaikymo specialistų, tačiau ne visur rasite specialistų, palaikančių kitas programas.

2 žingsnis. Susipažinimas su organizacijos steigimo dokumentais.

Visi personalo skyriaus dokumentai turi atitikti įmonės steigimo dokumentus ir jokiu būdu jiems neprieštarauti. Chartijoje perskaitykite direktoriaus priėmimo ir atlyginimo nustatymo tvarką, laikotarpį, kuriam su juo galima sudaryti darbo sutartį, kai kurie bruožai gali būti išdėstyti chartijoje. Kartais Chartija numato pagrindinių vadovų samdymo ir jiems darbo apmokėjimo sistemų nustatymo tvarką, netgi etatų lentelės tvirtinimo tvarką.

Žingsnis 3. Sudarykite savo įmonėje personalo administravimui reikalingų dokumentų sąrašą.

Privalomi surašyti ir patvirtinti dokumentai:

- vidaus darbo taisyklės (Rusijos Federacijos darbo kodekso 189, 190 straipsniai);

- personalas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 15, 57 str.);

- atostogų grafikas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 straipsnis);

- darbuotojų asmens duomenų tvarkymo ir apsaugos dokumentai (dokumentas, nustatantis darbuotojų asmens duomenų tvarkymo tvarką, jų teises ir pareigas šioje srityje (jei to nenustatyta vidaus darbo nuostatuose), rašytinį darbuotojų sutikimą 2011 m. asmens duomenų tvarkymas ir perdavimas trečiosioms šalims, Rusijos Federacijos darbo kodekso 86–88 straipsniai, Federalinio įstatymo „Dėl asmens duomenų“ 6 straipsnis);

- darbo sutartys (Rusijos Federacijos darbo kodekso 16, 56-59, 67 str.);

- darbo knygelės (Rusijos Federacijos darbo kodekso 65, 66 straipsniai, Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003-04-16 dekretas Nr. 225 „Dėl darbo knygų“, Rusijos darbo ministerijos 2003-10-10 dekretas Nr.69 „Dėl darbo knygelių pildymo instrukcijos patvirtinimo“);

- darbo knygų ir įdėklų judėjimo apskaitos knyga (Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu patvirtintų darbo knygų tvarkymo ir saugojimo, darbo knygelių formų gamybos ir aprūpinimo jomis darbdaviams taisyklių 40–41 punktai). 2003 16 04 N 225, Rusijos Federacijos darbo ministerijos 2003 10 10 dekretas N 69 „Dėl darbo knygelių pildymo instrukcijos patvirtinimo“);

- pajamų ir išlaidų knyga, skirta darbo knygelių blankų apskaitai ir įdėklas joje (Darbo knygų tvarkymo ir saugojimo, darbo knygelių formų gamybos ir aprūpinimo jais darbdaviams taisyklių, patvirtintų Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu, 40–41 punktai). Federacijos 2003 16 04 N 225, Rusijos Federacijos darbo ministerijos 2003 10 10 dekretas N 69);

- darbo laiko apskaitos žiniaraštis (Rusijos Federacijos darbo kodekso 91, 99 straipsniai);

- asmens kortelės (Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. dekretu N 225 patvirtintų Darbo knygų tvarkymo ir saugojimo, darbo knygelių formų rengimo ir teikimo darbdaviams taisyklių 12 punktas);

- įsakymai: įsakymai dėl darbuotojų priėmimo į darbą, dėl atostogų suteikimo darbuotojams, dėl darbuotojų atleidimo, dėl perkėlimo, komandiruočių, dėl asmens, atsakingo už darbo knygelių tvarkymą, apskaitą ir saugojimą, skyrimo ir kt. (62, 68, 84.1 straipsniai, 193 ir kitas Rusijos Federacijos darbo kodeksas, Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo, darbo knygelių formų rengimo ir aprūpinimo jomis darbdaviams taisyklių, patvirtintų 2003 m. balandžio 16 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 225, 45 punktas) ;

- išduotų įsakymų pagrindai: memorandumai, pareiškimai, aktai, susitarimai ir kt. (Rusijos Federacijos darbo kodekso 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 ir kt.);

- išrašai, pažymos-paskaičiavimai ir kiti dokumentai, susiję su darbo užmokesčio, atostogų išmokos, kompensacijos už nepanaudotas atostogas, išmokų atleidžiant iš darbo apskaičiavimu ir mokėjimu;

- patvirtinta atlyginimo žiniaraščio forma;

- juridinio asmens, individualaus verslininko patikrinimų, kuriuos atlieka valstybinės kontrolės (priežiūros) įstaigos, savivaldybių kontrolės įstaigos, žurnalas (2008 m. gruodžio 26 d. federalinio įstatymo N 294-FZ „Dėl apsaugos“ 8 straipsnis, 16 straipsnis). Juridinių asmenų ir individualių verslininkų teisių įgyvendinant valstybės kontrolę (priežiūrą) ir savivaldybių kontrolę. Žurnalo forma patvirtinta Rusijos Federacijos ekonominės plėtros ministerijos 2009 m. balandžio 30 d. įsakymu N 141) .

Taip pat yra personalo dokumentų, kurie tam tikromis aplinkybėmis tampa privalomi. Su vadovybe būtina išsiaiškinti, kuriuos iš neprivalomų dokumentų reikia surašyti įmonei. Tuo pačiu iš generalinio direktoriaus pasidomėkite, kokias specialias sąlygas jis nori matyti Vidaus darbo nuostatuose, kituose vietiniuose teisės aktuose, darbo sutarčių formose. Jeigu vadovas nori į dokumentus įtraukti tam tikras nuostatas, patikriname, ar jos neprieštarauja įstatymams.

Surašome visus minėtus dokumentus, deriname su generaliniu direktoriumi. Galutinius variantus tvirtiname su direktoriumi.

4 žingsnis. Mes nustatome generalinį direktorių.

Pirmiausia sudarome režisierių. Jis yra pirmasis darbuotojas! Iš dokumentų turėtų būti aišku, nuo kurios datos dirba direktorius.

5 veiksmas. Sudarome personalo lentelę, vidaus darbo reglamentus ir kitus vietinius reglamentus.

Tikrai įmonėje dar nėra personalo lentelės ir vidaus darbo reglamentų bei kitų vietinių taisyklių. Mes juos komponuojame. Visi šie dokumentai derinami su direktoriumi. Atsižvelgiame į direktorės pastabas ir pageidavimus, tikriname, ar jie neprieštarauja įstatymams. Direktorius tvirtina paruoštas įvardintų dokumentų versijas.

Atkreipkite dėmesį, kad personalo lentelė turi vieningą formą, o ne savavališką. Jei kyla sunkumų dėl personalo lentelės, tada internete peržiūrėkite personalo lentelės pildymo pavyzdžius, nuoseklią personalo lentelės rengimo ir tvirtinimo tvarką, teminius seminarus ir atitinkamą personalo konsultacijų skyrių. Taip pat galite rasti įvairių vietinių reglamentų pavyzdžių, žingsnis po žingsnio jų priėmimo procedūras, konsultacijas, patarimus rengiant projektus ir kt.

6 žingsnis. Parengiame standartinę darbo sutarties formą.

Kuriame darbo sutarties formą, kuri bus sudaroma su darbuotojais. Į jį įtraukiame visas įmonei naudingas ir reikalingas sąlygas. Internete yra geri darbo sutarčių šablonai ir kaip įforminti darbo santykius darbdavio naudai.

7 žingsnis. Rengiame kitus dokumentus.

Rengiame kitus dokumentus, kurių ateityje prireiks atliekant personalo darbus: buhalterinės apskaitos knygas, registrus, darbo laiko apskaitos žiniaraščius, užsakymų blankus, susitarimą dėl atsakomybės ir kt. Straipsniuose „Dokumentų pavyzdžiai“ galite paimti šių dokumentų formas, prireikus juos atsispausdinti, susipažinti su jų užpildo pavyzdžiais.

8 veiksmas. Darbo knygų vedimas.

Su vadovybe sprendžiame klausimą, kas ves darbo knygas. Kadangi darbuotojai dar nepasamdyti, pirmiausia turėsite vesti darbo knygas. Išduodame pavedimą prisiimti atsakomybę už darbo knygelių priežiūrą, saugojimą, apskaitą ir išdavimą. Vėliau šiuos įgaliojimus galite perduoti priimtam personalo pareigūnui, taip pat įsakymu.

9 žingsnis. Organizuojame darbininkų darbą.

Pamatyti galite čia. Šiame etape būtina surašyti daugybę dokumentų: darbo sutarčių, įsakymų dėl darbo, asmens kortelių, darbo knygelių, darbo knygelių judėjimo apskaitos knygą ir kt. Ieškokite visų šių dokumentų formų ir pavyzdžių, konsultacijos dėl jų vykdymo internete.

Vėlgi, į pagalbą – metodinė literatūra ir praktiniai vadovai, kurie, be kita ko, yra viešai personalo portaluose. Įvaldžius šią procedūrą, jūsų laukia kasdieniai darbai: darbo laiko apskaitos žiniaraščio ir atostogų grafiko tvarkymas, atostogų, komandiruočių ir nedarbingumo atostogų tvarkymas, paskatinimai, baudos, perkėlimai ir atleidimai ir pan.

Personalo dokumentų tvarkymo organizavimas yra antras žingsnis po registravimo ir steigimo dokumentų sukūrimo, kuris daugelyje įmonių lieka „užkulisiuose“. Kompetentinga buhalterinės apskaitos tvarkymas reguliuoja darbdavio ir darbuotojų santykius, užtikrina, kad tikrinimo struktūroms nebūtų taikomos finansinės sankcijos, o konfliktinių situacijų atveju – sėkmės teismuose garantas.

Personalo dokumentų tvarkymo organizavimo taisyklės

Galiojantys teisės aktai kasmet didina personalo apskaitos tvarkymo reikalavimus, didina nuobaudas ir organizacijų, leidžiamų tikrinti dokumentų valdymo organizavimą, sąrašą. Todėl pageidautina parengti personalo dokumentų tvarkymo instrukciją, atsižvelgiant į norminę bazę, nuosavybės formą ir įmonės specifiką.

Norminė bazė

Visiems be išimties fiziniams ir juridiniams asmenims privalomų vykdyti norminių aktų sąrašą sudaro:

• 152-FZ įstatymas dėl asmeninės informacijos;
• Valstybinio statistikos komiteto nutarimas Nr.1 ​​dėl vieningų blankų;
• GOST R 7.0.97-2016 dėl organizacinių ir administracinių dokumentų tvarkymo standartų;
• 2004 m. įstatymas 125-FZ dėl archyvo organizavimo;
• Darbo ministerijos potvarkis Nr.69 „Dėl darbo knygelių tvarkymo taisyklių“;
• žinynai ETKS, EKS ir profesinių standartų registras.

Organizacijos forma

Personalo apskaitą gali atlikti atskiras padalinys, kurį sudaro skyrius arba personalo inspektorius. Tačiau smulkusis ar vidutinis verslas tokio poreikio dažnai neturi. Tada paskiriamas darbuotojas, atsakingas už šios veiklos srities priežiūrą. Daugeliu atvejų tai yra:

• direktorius;
• direktoriaus pavaduotojas;
• buhalterė;
• Biuro vadovas.

Galima paskirstyti pareigas tarp darbuotojų, tvarkyti darbo knygas vienas asmuo, surašyti kitiems įsakymus, kolektyvines, darbo sutartis ir surašyti personalo ataskaitas trečias. Tokiu atveju patartina atspindėti dokumentuose nurodytas funkcines pareigas.

Personalo administravimas individualiai įmonei

Individualus verslininkas yra atleidžiamas nuo personalo darbo tik tada, kai nėra darbuotojų. Jei samdomas bent vienas darbuotojas, individualus verslininkas personalo politikos klausimais prilyginamas juridiniam asmeniui, turinčiam pareigą panašiai atlikti biuro darbą.

Nesvarbu supaprastinta atskaitomybės schema, veiklos rūšis, apskaitos ir mokesčių sistemos pasirinkimas, metinė apyvarta, gautos pajamos, patirtos išlaidos, deklaruotas pelnas ar nuostolis.

HR valdymas nuo nulio

Darbuotojui, tvarkančiam personalo apskaitą po įmonės įregistravimo, svarbu įvaldyti biuro darbo įgūdžius. Svarbu mokytis:

• dabartinis įstatymų leidėjas;
• chartija ir steigimo dokumentai;
• numatoma veiklos specifika;
• apskaitos vedimas ir atsiskaitymas statistikos institucijoms, profesinėms sąjungoms, darbo biržai;
• Informacinės programos, skirtos einamiesiems įrašams saugoti ir duomenims teikti elektronine forma;
• stažo skaičiavimo taisyklės skaičiuojant atostogas, nedarbingumo ir kompensacijas;
• dokumentų registravimo ir saugojimo tvarka.

Po teorinio pasirengimo pradėkite rengti dokumentus praktiškai. Pirmasis įsakymas – direktorių skiria steigėjai arba akcininkai.

Vietos taisyklės

Galimybė įmonėje parengti vietinius teisės aktus leidžia suformuluoti dokumentus abipusiai naudingu pagrindu „darbdavys – darbuotojai – tikrinimo struktūros“, str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 8 str. Vietiniai teisės aktai, susiję su personalo gamyba ir politika, apima:

1. Kolektyvinė sutartis sudaroma be priekaištų vienos iš šalių (vadovybės ar darbuotojų) prašymu.
2. Darbo apmokėjimo reglamentas, įskaitant atlyginimų formavimo tarifų skalę, atsižvelgiant į užimamų pareigų laipsnį, kvalifikacijos lygį ir nuopelnus priedams.
3. Personalo lentelė, kurioje nustatomi oficialūs atlyginimai pinigine išraiška visose pareigose.
4. Vidaus nuostatai, numatantys darbo laiką, pamainas, darbą savaitgaliais ir švenčių dienomis, etikos klausimus.
5. Atostogų grafiką rekomenduojama sudaryti iš anksto, kad kiekvienas darbuotojas nuspręstų dėl jam palankaus poilsio laikotarpio, nepažeidžiant įmonės veiklos.

Kartu su atsakingų tarnybų darbuotojais kompetentingas personalo atstovas dalyvauja rengiant dokumentus, teikia pasiūlymus ir koregavimus profesiniais klausimais.

Personalo dokumentų rūšys ir sąrašas

Dokumentai, susiję su konkretaus darbuotojo santykiais su įmone, prasideda priėmimo įsakymo išdavimu po pokalbio ir vadovybės patvirtinimo kandidatūrai. Pagal užsakymą daromas įrašas darbo knygelėje, kuri saugoma pagrindinėje darbo vietoje. Keičiant pareigas, priemokas ar reorganizuojant įmonę, atitinkamas įrašas daromas visiems etatiniams darbuotojams. Tada suformatuotas:

1. Dvišalė pasirašyta darbo sutartis. Vienas egzempliorius saugomas personalo skyriuje, antrasis išduodamas darbuotojui.
2. Jei reikia, surašomas pareigybės aprašymas, kuriame darbuotojas pasirašo ir pažymi: „Su instrukcija susipažinau“.
3. Sudaroma asmeninė kortelė, kurioje atsispindi judėjimo įmonės viduje ir draudimo laikotarpio apskaita duomenys.

Personalo specialistas tvarko darbo laiko apskaitos žiniaraštį, surašo įsakymus dėl atostogų, komandiruočių, įsakymų dėl premijų ir inkaso, daro įrašus personalo veiklos registravimo knygelėje, prižiūri, kaip pasirašomos atsakomybės sutartys su materialiai atsakingais asmenimis, surašo ir teikia ataskaitas. atitinkamus organus.

Darbuotojų pareigos ir atsakomybė

Personalo tarnyba pagal savo veiklos specifiką turi būti dėmesinga ir atsakinga, nes klaidos gali sukelti konfliktines situacijas kolektyve ir bylas teismuose. Neteisingai užpildytas darbo laiko apskaitos žiniaraštis automatiškai iškraipys darbo užmokestį, klaidingai apskaičiuotas draudimo laikotarpis – prie draudimo išmokų iškraipymo. Užmaršumas dėl savalaikio įsakymų vykdymo lemia tai, kad darbuotojui atimama teisė laiku išvykti atostogauti ar kompensuoti kelionės išlaidas.

Personalo dokumentų tvarkymo ir saugojimo reikalavimų pažeidimas gali nedelsiant pritraukti atsakingą specialistą ir vadovą kelių rūšių administracinė atsakomybė:

• Art. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 5.27 - už darbo įstatymų ir darbuotojų teisių pažeidimus;
• Art. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 13.20 ir 13.25 p. – už dokumentų saugojimo terminų pažeidimą;
• Art. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 13.11 - už nusižengimą, susijusį su darbuotojų asmens duomenimis.

Klaidos dirbant biure ir baudos įmonei

Iki 2015-01-01 baudos už darbo įstatymų nesilaikymą buvo menkos. Darbdavys bijojo teismo sprendimu atleisto darbuotojo grąžinimo į darbą su darbo užmokesčio mokėjimu už priverstinę pravaikštą, o ne baudą. Nuo pirmiau nurodytos datos padėtis smarkiai pasikeitė, kai atsirado finansinių sankcijų:

• darbo sutarties nebuvimas;
• sutarties vykdymas pažeidžiant galiojančius teisės aktus;
• civilinės teisės sutarties sudarymas vietoj darbo sutarties, siekiant sumažinti darbo užmokesčio fondą.

Už bet kokio pažeidimo nustatymą buvo pradėta bausti bauda pareigūnui nuo 10 000 iki 20 000 rublių, o įmonei - nuo 50 000 iki 100 000 rublių. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 5.27 str. Teismų praktika stojo į Valstybinės darbo inspekcijos pusę.

Mokesčių tarnyba, nesant darbo laiko apskaitos žiniaraščių, bandė įrodyti darbo užmokesčio apskaitos neteisėtumą išlaidų pašalinimu ir pajamų mokesčio negavimu į biudžetą. Panašiai ir kelionės išlaidoms, kai nėra išduotų įsakymų.

Elektroninių personalo dokumentų tvarkymo organizavimas

Elektroninių dokumentų valdymo personalo sistemoms taikomas Įstatymas 152-FZ „Dėl asmens duomenų“, nustatantis informacijos apsaugos reikalavimus. Informacinių sistemų organizavimas reikalauja laikytis papildomų teisinio reguliavimo priemonių. Įmonė privalo suteikti:

• patalpų, kuriose yra sistema, saugumas, nuo pašalinių asmenų įsibrovimo ir neteisėtos prieigos prie informacijos;
• asmens duomenų laikmenų sauga;
• prieigos prie elektroninio žurnalo ribotam skaičiui asmenų, tiesiogiai atliekančių darbo pareigas, patvirtinimas;
• darbuotojo, atsakingo už asmens duomenų saugumą informacinėje sistemoje, paskyrimas.

Asmens duomenų apsaugos tarnybos elektroniniu režimu nustato papildomas apsaugos priemones pagal savo kompetenciją.

Tam, kad elektroninis dokumentų valdymas būtų pripažintas juridiškai reikšmingu ir pakeistų popierinius dokumentus, visų proceso dalyvių darbe turi būti naudojami elektroniniai skaitmeniniai parašai.

Personalo dokumentacijos saugojimo sąlygos ir taisyklės

Darbuotojo darbo santykiai su darbdaviu fiksuojami personalo dokumentais, kurių galiojimo laikas nuo 2016-03-13 yra 50 metų, o ne 75 metai - laikotarpis, galiojęs iki minėtos datos, Įstatymo 43-FZ 2016 m. 2016 m. Nauji saugojimo terminai taikomi dokumentams, datuotiems nuo 2003 m. Šis dokumentas sąlygiškai suskirstytas į susijusius su:

• priėmimas - įsakymas dėl priėmimo, darbo sutartis, asmens kortelė;
• judėjimas – perkėlimas į kitas pareigas, vidinis derinimas, laikinai nesančio darbuotojo pareigų vykdymas;
• materialinis atlygis - įsakymas padidinti pareiginę algą, priedo skyrimas;
• darbo santykių nutraukimas – įsakymas atleisti iš darbo.

Įmonė gali neturėti techninių galimybių saugoti dokumentus dideliais kiekiais dėl patalpų trūkumo ir einamosios dokumentacijos kaupimosi.
Praėjus 3 metams nuo valdžios institucijų patikrinimo, dokumentai gali būti surašyti tipografiškai ir perduoti valstybės archyvui.

Be to, yra dokumentai apie personalą, kurio galiojimo laikas yra 5 metai. Tai užsakymai dėl kasmetinių reguliarių ir papildomų atostogų, kompensacijos už nepanaudotas atostogas, netrumpo pobūdžio komandiruotės. Pasibaigus senaties terminui, dokumentacija sunaikinama, apie tai surašomas aktas su detaliu kiekvieno sunaikinto vieneto sąrašu.

Personalo politika įmonėje kiekvienais metais tampa vis svarbesnė. Taip yra dėl išaugusių reikalavimų darbuotojams – elektroninio dokumentų valdymo tvarkybos, teisės aktų studijavimo, galimų įvairių struktūrų planinių ir neplaninių patikrinimų didinimo, ženkliai išaugusių finansinių sankcijų už minimalius pažeidimus.

Toliau aprašomas personalo biuro darbo organizavimas „nuo nulio“.

Biuro darbas šiandien yra vienas iš svarbių personalo įrašų komponentų. Su tokiais, jei įmanoma, reikės susipažinti iš anksto.

Šis procesas turi savo subtilybių ir tam tikrų specifikų. Personalo dokumentų tvarkymo organizavimas yra vienas iš pagrindinių etapų įmonės pradžioje.

Reikalaujama atlikti gana platų įvairių funkcijų ir niuansų, atsispindinčių teisės aktuose, sąrašą.

Be to, nesant tinkamos patirties, savarankiškai organizuoti darbo eigą bus gana problematiška.

Todėl, kai tik įmanoma, verta pasinaudoti kvalifikuoto personalo darbuotojo paslaugomis. Tokiu būdu daugelį problemų bus galima išspręsti dar prieš joms iškilus.

Pagrindiniai aspektai

Dažnai susidaro situacija, kai personalo apskaitą ir biuro darbą reikės tvarkyti tiesiai nuo nulio.

Tokiu atveju turite iš anksto nuspręsti, kur pradėti tokį procesą. Svarbu pažymėti, kad darbo knygelių ir įsakymų dėl atleidimo, įdarbinimo, personalo apskaitos registravimas nėra ribojamas.

Yra daug papildomų faktorių, momentų – pirmiausia reikės susitvarkyti su kuo reikės.

Personalo dokumentų tvarkymo procesas turėtų būti vykdomas nepriklausomai nuo personalo.

Net jei yra tik individualus verslininkas, turintis vieną darbuotoją, tokia gamyba turi būti vykdoma.

Tačiau tuo pat metu kruopšti specialių valstybės įstaigų kontrolė paprastai atliekama tik didelėms įmonėms. Joje dirba daugiau nei 250 žmonių.

Ką tu turi žinoti

Dokumentų valdymas – tai su personalo veikla susijusių dokumentų vykdymo organizavimo procesas.

Pirmiausia tai liečia formų Nr.T2 ruošimą, taip pat darbo knygelių pildymą, darbo sutarčių sudarymą.

Su aktualios informacijos atspindėjimu dokumentuose yra daug įvairių subtilybių ir niuansų. Visi standartai tiksliai nurodyti teisės aktuose.

Biuro darbo procesas suskirstytas į net 3 pagrindinius etapus, kurie apima:

Be to, svarbu pažymėti, kad dokumentų saugojimo procesas būtinai atliekamas standartiniu būdu.

Tuo pačiu metu yra tam tikri laikotarpiai, per kuriuos dokumentus reikės saugoti.

Dažnai jie trunka kelis dešimtmečius. Ateityje, pasibaigus saugojimo terminui, tokie dokumentai turi būti tinkamai sunaikinti.

Kokiu tikslu yra

Personalo valdymas leidžia vienu metu išspręsti gana platų įvairių užduočių spektrą.

Tačiau jie gali šiek tiek skirtis priklausomai nuo įmonės veiklos pobūdžio. Bet tuo pačiu vėlgi galima išskirti nemažai standartinių, kurie vyksta beveik visais be išimties atvejais.

Tai visų pirma apima:

Šiandien tokio pobūdžio apskaita leidžia vienu metu išspręsti platų sąrašą labai skirtingų užduočių.

Svarbu pažymėti, kad biuro darbas turi būti atliekamas laikantis įstatymų normų.

Priešingu atveju yra didelė sunkumų su darbo inspekcija tikimybė. Teismų praktika šiuo klausimu yra gana plati.

Tačiau tai labai dviprasmiška. Todėl, jei įmanoma, nedarykite klaidų. Kadangi galimų baudų suma yra gana didelė.

Dabartiniai reglamentai

Biuro darbo pareiškimas gali būti atliekamas tik pagal teisės aktų dokumentus. Tuo pačiu metu yra gana platus NPP sąrašas, kurio nuostatų būtina laikytis.

To nepadarius gali kilti problemų. Neleidžiama daryti klaidų rengiant atitinkamos rūšies dokumentaciją.

Daugiau apie darbo užmokesčio apskaitos įrašus skaitykite čia.

Kadangi tai gali sukelti gana rimtų problemų. Pagrindinis dokumentas, pagal kurį turėtų būti atliekamas ne tik biuro darbas, bet ir bendravimas su darbuotojais apskritai, yra būtent Rusijos Federacijos darbo kodeksas.

Toks dokumentas apibrėžia įdarbinimo būdą, taip pat visas tiek darbuotojo, tiek jo darbdavio teises ir pareigas.

Šis NPA nustatytas 2001 m. gruodžio 30 d. Federaliniu įstatymu Nr. 197. Taip pat svarbu pažymėti, kad teisės aktai kasmet yra reformuojami.

Todėl konsultacijai būtina pasitelkti atitinkamus informacijos šaltinius. Taip pat svarbu nevengti susipažinti su kitais teisiniais dokumentais, kurie taip pat lemia šį momentą.

Ne mažiau reikšmingas yra 1991 m. balandžio 19 d. įstatymas Nr. 1032-1. Jis apima Rusijos Federacijos piliečių įdarbinimo šalyje klausimą.

Dokumentacijos saugojimo būdą, jos vykdymą nustato specialus įstatymas. Toks yra 2004 m. spalio 22 d. Federalinis įstatymas Nr. 125-FZ „Dėl archyvų reikalų“.

Toks dokumentas lemia dokumentų saugojimo būdą, jų įforminimą, taip pat daugybę kitų niuansų. Su visa biuro darbo specifika svarbu susipažinti dar prieš pradedant tokį darbą.

Taip išvengsite daugybės sunkumų ir sunkumų. Be to, apskaitą vedančiam vadovui svarbu ne tik susipažinti su visais NAP.

Taip pat svarbu, kad darbuotojas, kuris užsiima darbo santykiais, atidžiai išnagrinėtų visus NPP.

Tai leis jiems patiems, be jokios pašalinės pagalbos, kontroliuoti, kaip laikomasi savo teisių.

Nustačius akivaizdų pažeidimą, teks kreiptis tiesiai į darbo inspekciją, kad tokia situacija būtų išspręsta.

Jeigu pažeidimas nėra akivaizdus ir būtinas tyrimas, tuomet reikia kreiptis į teismą.

Bet jei įmanoma, teks pabandyti situaciją išspręsti taikiu būdu. Nes bylinėjimasis užima daug laiko.

Personalo dokumentų tvarkymo organizavimo procesas nesudėtingas, tačiau reikalauja žinių apie standartus ir teisės aktus.

Priešingu atveju įvairių klaidų prielaida bus tiesiog neišvengiama. Nesant tokios patirties, verta mokytis personalo biuro darbo nuo nulio.

Kaip nuo nulio nustatyti HR įrašų valdymą

Apskritai personalo biuro darbo procesą galima įvaldyti gana savarankiškai. Tačiau norint įgyvendinti tokią procedūrą, reikia atidžiai perskaityti teisės aktus.

Be to, yra tam tikrų subtilybių, konkretūs punktai NAP nėra aiškiai nurodyti. Štai kodėl reikės gauti ekspertų patarimus.

Bet dažnai nutinka taip, kad dėl įvairių priežasčių nepavyksta samdyti personalo darbuotojo. Esant tokiai situacijai, personalo įrašų klausimą turėsite spręsti patys.

Pagrindiniai dalykai, kuriuos reikia išsiaiškinti iš anksto, yra šie:

• ar galima vystytis savarankiškai;
• reikalingi dokumentai;
• nuoseklios LLC registracijos instrukcijos;
• kas atsakingas už įrašų tvarkymą.

Ar įmanoma vystytis savarankiškai

Savarankiškas personalo dokumentų tvarkymo vystymas yra gana įmanomas procesas, tačiau jis turi savo specifiką. Su tokiais, jei įmanoma, reikės susipažinti iš anksto.

Tuo pačiu metu tobulinimas be klaidų įmanomas tik tuo atveju, jei įmonės vadovas ar verslininkas iš anksto susipažino su NPP.

Jei dėl kokių nors priežasčių nėra tinkamos patirties, galite tiesiog lankyti specialius personalo administravimo kursus Maskvoje nuo nulio.

Toks išankstinis pasiruošimas padės išspręsti daugybę įvairių sunkumų dar prieš jiems iškilus.

Ne mažiau pelningas ir patogus sprendimas yra užsakomųjų paslaugų naudojimas. Tai reiškia, kad laikinai pasamdomas personalo darbuotojas darbo eigai organizuoti.

Ateityje apskaitą jau bus galima vesti savarankiškai. Tokių paslaugų kaina paprastai yra nedidelė.

Reikalingi dokumentai

Tvarkant personalo įrašus, reikės suformuoti nemažai dokumentų. Kai kurie iš privalomų apima:

Privalomų tokių dokumentų sąraše – daugiau nei tuzinas pareigybių. Visi jie yra griežtai reikalaujami. Šią problemą geriausia išspręsti iš anksto.

Be to, kai kurie turi griežtus formato reikalavimus. Kitais atvejais registracija gali būti atliekama įmonės vadovo nuožiūra.

Vietinių taisyklių rengimas

Kitas svarbus dalykas – privalomas vietinių taisyklių rengimas. Į standartinį sąrašą įtraukta:

• pagrindinės vidaus darbo taisyklių taisyklės;
• nuostatas dėl darbo užmokesčio įmonėje;
• oficialius nurodymus;
• įvairių įmonės padalinių darbo reglamentas;
• susitarimas, patvirtinantis sutikimą tvarkyti darbuotojo asmens duomenis;
• darbuotojų asmens duomenų apsaugos nuostatai.

Standartinio darbo sutarties pavyzdžio parengimas

Svarbu pažymėti, kad šiandien darbo sutartis neturi griežtai nustatyto formato. Tačiau tuo pat metu jame turi būti tam tikrų nuostatų.

Svarbu pažymėti, kad sutartis visų pirma turi atitikti Rusijos Federacijos darbo kodekso reikalavimus. Priešingu atveju jis bus pripažintas negaliojančiu visiškai arba iš dalies.

Žingsnis po žingsnio LLC registravimo instrukcijos

Dokumentų pateikimo procedūra yra tokia:

• nustatomi jos tikslai ir uždaviniai;
• surašomos pagrindinės dokumentų formos;
• surašomi vidaus lokaliniai aktai.

Kas atsakingas už įrašų tvarkymą

Nepriklausomai nuo to, kas tiksliai tvarko personalo apskaitos tvarkymo apskaitą įmonėje, už įstatymų laikymąsi atsako vadovas.

Daugiau apie darbo užmokesčio palaikymą skaitykite čia.

Terminuotos darbo sutarties sudarymo ir nutraukimo tvarką žiūrėkite čia.

Yra keletas konkrečių punktų, tiesiogiai susijusių su personalo įrašų valdymo planavimu. Prieš pradėdami tokią gamybą, turite su jais susipažinti.

HR įrašų valdymas nuo nulio: žingsnis po žingsnio instrukcijos 2017 m

Žmogiškieji ištekliai manekenams

Yra privalomi dokumentai (pateikiami Darbo kodekso) ir rekomenduojami. Jei jūsų KDP yra visiškai nulis, turėtumėte aktyviai imtis privalomų dokumentų kūrimo. Apskritai jis skirstomas į dvi kategorijas:

1. Vietos taisyklės.
2. Darbo santykių registravimo metu sukurti dokumentai.

Čia, bet atsižvelgdami į specifiką, galime įtraukti:

• personalo apskaitos dokumentai (darbo, civilinės teisės sutartys; įsakymai dėl personalo; darbuotojo asmens kortelės);
• darbo laiko apskaitos ir paskaičiavimų dokumentus (darbo laiko apskaitos žiniaraščius, darbo užmokesčio žiniaraščius);
• darbuotojų asmens dokumentai (darbo knygelės, asmens bylos dokumentai).

Užsakymų numeravimas personalo apskaitos tvarkyme

Paprastai pradedantiesiems kyla klausimas: kaip sunumeruoti užsakymus? Geros naujienos: teisinių reikalavimų nėra, pasikliaukite sveiku protu.

Yra keletas užuominų klausimų, į kuriuos atsakydami galite susikurti savo užsakymų numeravimo logiką.

• Kiek etatinių darbuotojų organizacijoje: 10, 50, daugiau nei penkiasdešimt?
• Kokia darbuotojų kaita?
• Kaip dažnai tenka keisti darbo sąlygas (perkelti darbuotojus iš pareigų į pareigas, įtraukti juos į darbą savaitgaliais ir pan.)?

Jei matote, kad užsakymų apimtys bus nedidelės, galite atlikti nepertraukiamą numeravimą, pridedant raidę „K“ (kasmet nuo Nr. 01-K), kad atskirtumėte juos nuo pagrindinės veiklos užsakymų. Jei užsakymų daug, patyrę personalo pareigūnai pataria skirtingų tipų įsakymus suskirstyti ir pažymėti raidėmis, atsižvelgiant į temą.

Kad nesusipainiotumėte ir dokumentacija būtų tvarkinga, taip pat rekomenduojama vesti užsakymų registrą.

Personalo įrašų tvarkymas

Šis sudėtingas darbas atliekamas remiantis Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2004-05-01 dekretu Nr. 1, kuriame yra visų dokumentų pavyzdžių biblioteka - galite pasiimti ir naudoti. Beje, nuo 2013 metų niekas neturi teisės reikalauti dokumentų tik tokia forma, kokia jie pateikti nutarime: bet kam gaišti laiką dviračio išradimui?

Pirmiausia rekomenduojama išleisti nurodymą ar reglamentą dėl KDP, kur parašyta, kaip dokumentuojamos visos personalo procedūros, kaip jos vyksta organizacijoje ir tt Toks nurodymas taps patikimu pagrindu visam KDP. įmonėje ir leis jums ją sutvarkyti.

Personalo dokumentų tvarkymo reglamento pavyzdys

Personalo valdymas 2017 m

GOST R 7.0.97-2016

jums svarbiausius straipsnius

Dažnai keliose nedidelėse vienam savininkui priklausančiose organizacijose apskaitos ir personalo skyriai aptarnauja visas įmones. Kadangi norminiuose dokumentuose nenurodyta, kaip tai padaryti, personalo pareigūnams gali kilti abejonių dėl savo veiksmų teisingumo.

Gerai sukomponuota bylų nomenklatūra užtikrins didelį dokumentų apdorojimo ir paieškos greitį, nepaisant padalinio pavadinimo ir specifikos, bei viso įmonės dokumentų srauto patikimumą ir saugumą. Mes jums pasakysime, kaip teisingai sudaryti nomenklatūrą.

Deja, ne visos organizacijos skiria pakankamai dėmesio personalo įrašų tvarkymui (toliau – KDP). Vadovai kartais šią užduotį laiko antraeiliu ir dėl to KDP atsiduria apleistoje būsenoje. Atkurti dokumentus ir viską suderinti su įstatymo reikalavimais nėra lengva užduotis. Nuo ko pradėti ir kaip nieko nepraleisti?

Nuo 2015 m. balandžio mėn. LLC ir UAB leista apsieiti be plombų. Svarbiausia, kad jo naudojimo (ar nebuvimo) sąlyga būtų nustatyta įmonės įstatuose. Ar tikrai taip paprasta praktikoje?

Daugelis darbo procesų yra organizuojami pagal teisės aktų normas, neatitinkančias sveiko proto, reikalauja didelių darbo sąnaudų, kurios dažnai atrodo neadekvačios renginiui. Ar visada prasminga jų laikytis, ar yra galimybė sutaupyti laiko svarbesniems darbams?

Draudžiama visiškai arba iš dalies kopijuoti medžiagą,

Personalo valdymas įmonėje

Net ir mažiausioje įmonėje dirba darbuotojai, o tai reiškia, kad reikia tvarkyti įvairią personalo dokumentaciją.

Ilgą laiką rinkoje veikiančiose įmonėse dažniausiai personalo dokumentų tvarkymas yra nusistovėjęs, tačiau naujai kuriamose organizacijose viską reikia kurti nuo nulio.

tiksliai išspręskite savo problemą

Paprastai personalo skyriaus darbuotojai užsiima personalo apskaitos tvarkymu ir visų dokumentų tvarkymu, tačiau jei įmonė nedidelė, šį darbą galima patikėti vienam iš darbuotojų derinant. Paprastai tai yra buhalteris arba sekretorius.

Jei įmonėje dirba daug darbuotojų, tada sukuriamas personalo skyrius, kuriame gali būti keli specialistai. Personalo poreikis nustatomas ne tik pagal darbuotojų skaičių (nors tai ir yra pagrindinis veiksnys), bet ir į pačios įmonės specifiką. Taigi organizacijoje, kurioje gaminama žalinga ir pavojinga produkcija, personalo pareigūnai turės daugiau darbo.

Viskas vyksta keliais paspaudimais, be eilių ir streso. Išbandykite ir būsite nustebinti kaip lengva pasidarė!

Reikiamos teisinės bazės ir norminių dokumentų rinkimas

Pirmas dalykas, kurį reikia padaryti kuriant personalo darbo eigą nuo nulio, yra nuspręsti, kokie dokumentai turėtų būti. Yra dokumentų, kurie turi būti privalomi kiekvienoje įmonėje, o yra ir tokių, kurių reikia tik atliekant tam tikrą darbą ar įmonės veiklą.

Beje, pačius norminius dokumentus, reglamentuojančius personalo dokumentacijos komponentų prieinamumą, taip pat nebus nereikalinga laikyti atskirame aplanke, kad prireikus jie visada būtų po ranka.

Reikalingi HR dokumentai

Užsakymai kalbant apie personalą ir personalą. Personalo įsakymai apima įsakymus, susijusius su darbuotojų judėjimu: priėmimu, atleidimu ir perkėlimu. Šiuose įsakymuose nurodomas darbo stažas, todėl jie saugomi 75 metus.

KAM personalo įsakymai visi kiti apima:

Galiojimo laikasšie užsakymai yra nuo 3 iki 5 metų.

Šiems dviem tipams tikslingiau turėti du atskirus aplankus.

Kitas privalomas dokumentas yra T-2 kortelės, kurios atspindi visa pagrindinė informacija apie darbuotoją. Šios kortelės gali būti saugomos atskirai arba kaip darbuotojo asmens bylos dalis.

Trečias privalomas dokumentas – darbo knygos. Šiuo metu pagal teisės aktus darbo knygeles privalo sudaryti net individualus verslininkas, jau nekalbant apie kitų nuosavybės formų įmones. Darbdavys privalo išduoti darbo knygelę per tris dienas nuo darbuotojo priėmimo dienos.

Kadangi darbo knygos yra griežtos apskaitos formos, būtina vesti darbo knygų ir įdėklų judėjimo apskaitos knygą. Ši knyga taip pat saugoma 75 metus.

Kitas privalomas dokumentas – darbo sutartis. Jis turi būti sudarytas su kiekvienu samdomu darbuotoju, nepaisant termino.

Sukūrus naujas darbo vietas, būtina atlikti specialų kiekvieno iš jų darbo sąlygų įvertinimą. Su SOUT susiję dokumentai saugomi tol, kol jie pakeičiami naujais, paprastai kartą per 5 metus.

KAM kitus privalomus dokumentus taikoma:

• personalas;
• darbo užmokestį reglamentuojantį dokumentą;
• užsakymų registravimo knygos;
• kelionių žurnalas;
• vidaus darbo reglamentai;
• kitus personalo skyriaus darbą reglamentuojančius lokalinius norminius dokumentus.

Yra ir dokumentų, kurių įstatymai neįpareigoja saugoti, bet, vis dėlto, juos turi kone kiekvienas darbdavys, tai pareigybės aprašymai, kolektyvinė sutartis, įsakymų pagrindų knygelė.

Steigimo dokumentų rinkimas ir tyrimas

Apsisprendę dėl bendrųjų privalomų dokumentų, turite apsispręsti dėl likusių dokumentų. Norėdami tai padaryti, turite išstudijuoti visus teisės aktų nustatytus dokumentus, reglamentuojančius įmonės veiklą ir gamybos procesą.

Čia dokumentai gali būti labai skirtingi. Pavyzdžiui, jei darbuotojai privalo dėvėti kombinezonus ir AAP, tuomet būtina įsakymu ar kitu administraciniu dokumentu patvirtinti jų suteikimo darbuotojų kategorijai sąrašą ir sąlygas.

Jeigu įmonėje yra žmonių, kurie dirba nereguliariai, dirba naktimis, dirba kenksmingomis ir pavojingomis sąlygomis, būtina dokumentuoti jiems priklausančias išmokas ir kompensacijas.

Dokumentų sąrašo sudarymas

Šioje nuostatoje išvardinti visi reikalingi dokumentai, jų priežiūros tvarka ir saugojimo terminai. Ši nuostata nėra privaloma, tačiau labai palengvina personalo skyriaus darbą.

Registracija direktoriaus darbui

Jeigu įmonė kuriama nuo nulio, tai pirmasis registruojamas asmuo yra įmonės vadovas.

Būtent jis tada sudaro darbo sutartis su likusiais darbuotojais. Jeigu direktoriaus pareigos yra renkamos, konkurso būdu, su juo darbo sutartį sudaro renkamo organo pirmininkas, jei įmonė turi steigėjų, jie pasirašo sutartį. Jei vadovas vienu metu yra vienintelis steigėjas arba individualus verslininkas, jis pasirašo darbo sutartį ir darbuotojui, ir darbdaviui.

Kad ir kaip būtų, darbo sutarties sudarymas ir įsakymo dėl priėmimo įvykdymas yra privalomos procedūros.

Vietinių taisyklių rengimas

Siekiant nustatyti, kokios pareigybės ir kiek jų yra būtinos įmonės veiklai, a personalas. Tam yra vieninga forma, ir nors jos naudoti nereikia, bet labai patogu.

Jei norite, galite pridėti papildomų stulpelių. Darbuotojų sąraše nurodomas pareigybės pavadinimas, reikiamas etato vienetų skaičius, atlyginimas arba darbo užmokesčio forma ir reikalingi priedai. Nurodomos visos pareigybės personalo lentelėje, pradedant pačiais svarbiausiais ir baigiant pagalbiniais darbuotojais.

IN darbo grafikas visų pirma nurodomas įmonės darbo grafikas, jei yra pamainų grafikai, tada jie pasirašomi detaliai. Šiame dokumente taip pat gali būti nurodyti reikalavimai darbuotojų išvaizdai ir elgesiui, įmonės etikai ir pan.

Standartinio darbo sutarties pavyzdžio parengimas

• darbdavio pavadinimas, faktinis ir juridinis adresas, pilnas atstovo vardas ir pavardė;
• Visas darbuotojo vardas ir pavardė;
• pareigos, kurioms darbuotojas priimtas į darbą;
• darbo sutarties terminas;
• sutarties tipas (darbas ne visą darbo dieną arba pagrindinės pareigos);
• darbo pareigas, jos gali būti nustatytos pačioje sutartyje arba galite padaryti nuorodą į pareigybės aprašymą;
• darbo užmokestis, čia neverta remtis vietiniais norminiais dokumentais, bet geriau viską detaliai aprašyti pačioje sutartyje;
• tvarkaraštis;
• tam tikros darbo vietos darbo sąlygų specialaus vertinimo rezultatai;
• detales ir parašus.

Be šių punktų, darbdavys į darbo sutartį gali įtraukti bet kokius kitus įstatymui neprieštaraujančius punktus.

Buhalterinės apskaitos dokumentų ruošimas

Visos knygos prieš pradedant jas naudoti reikia pasiruošti. Būtent, kiekvienas žurnalas turi būti sunumeruotas, suvarstytas ir užantspauduotas. Lapai numeruojami ištisine numeracija, pradedant nuo pirmo iki paskutinio. Tada visi lakštai, išskyrus dangtelį, susiuvami siūlu ir iki paskutinio muselės lapo iškeliamos dvi uodegėlės. Jie užklijuojami popieriumi, tačiau ant jo nurodomas lapų skaičius ir pasirašo vadovas arba už žurnalo vedimą atsakingas asmuo.

Kiekviename žurnale nurodoma jo pradžios data ir būtinas organizacijos pavadinimas.

Asmens, atsakingo už darbo knygelių tvarkymą, paskyrimas

Darbo knygos yra vienas iš svarbiausių personalo apskaitos dokumentų ir priklauso griežtoms ataskaitų formoms, su jais reikia elgtis atsargiai. Jie turi būti laikomi užrakintame seife.

Darbo knygelių tvarkymui paskiriamas atsakingas asmuo, kuris jas pildo ir yra atsakingas už saugojimą. Atsakomybė darbuotojui priskiriama organizacijos įsakymu.

Darbuotojų įdarbinimas

Kiekvienas darbuotojas, kreipdamasis dėl darbo, turi atlikti tam tikrą darbų seką:

• gauti darbuotojo prašymą;
• darbuotojo supažindinimas su visais vietiniais norminiais dokumentais, darbo apmokėjimo nuostatais, vidaus darbo taisyklėmis, kolektyvine sutartimi ir kt.;
• darbo sutarties registravimas, jos pasirašymas. Darbo sutartyje būtinai įdėkite pastabą, kad darbuotojas gavo šimtą antrą egzempliorių į rankas;
• įsakymo priimti į darbą išdavimas;
• asmeninės T-2 kortelės užpildymas ir asmens bylos formavimas. Ją sudaro šie dokumentai: prašymas stoti, asmens dokumentų kopijos, priėmimo įsakymo kopija, asmens kortelė, išsilavinimą ir kvalifikaciją patvirtinantys dokumentai, darbo sutartis ir kiti reikalingi dokumentai.
• pervesti į buhalteriją visus darbuotojui reikalingus dokumentus darbo užmokesčiui apmokėti.

Šiame vaizdo įrašų grojaraštyje pateikiami nurodymai, kaip tvarkyti HR įrašus:

Ar turite kokių nors klausimų? Sužinokite, kaip išspręsti konkrečią problemą – skambinkite dabar:

HR įrašų valdymas nuo nulio – žingsnis po žingsnio instrukcijos 2017 m

Siųsti į paštą

Personalo apskaita ir dokumentų tvarkymas nuo nulio – nuoseklios instrukcijos nuo 2017 m. dabar prieinamos mūsų skaitytojams. Nuo 2014 m. kovo mėnesio personalo darbo eigos organizavimą įmonėje reglamentuoja naujasis GOST, kurio turi laikytis visi personalo pareigūnai.

Personalo apskaita: kas atsakingas už personalo apskaitos vedimą

Personalo dokumentų tvarkymas vykdomas kiekvienoje įmonėje, kurioje dirba samdomas darbas. Kaip pradėti personalo apskaitą ką tik užsiregistravusioje įmonėje? Naujai sukurtoje įmonėje personalo įrašų tvarkymo tvarkymas nuo nulio dažniausiai krenta ant galvos. Siekdamas užsitikrinti tokias funkcijas, bendrovės dalyvių (akcininkų) patvirtintas direktorius priima įsakymą, kuriuo paskiriamas atsakingas už personalo apskaitą.

Vėliau, samdant specialistą, kuriam bus patikėta personalo apskaita organizacijoje, įskaitant darbą su personalu, jis gali būti apmokestintas atitinkamu darbo kiekiu. Tai atliekama išduodant įsakymą, kuriuo konkrečiam darbuotojui priskiriama atsakomybė už šios darbo srities priežiūrą. Taip pat šios pareigos yra numatytos pareigybės aprašyme, su kuriuo darbuotojas susipažįsta su parašu.

Personalo apskaitos tvarkymas 2017 metais, kaip ir iki šiol, turi būti vykdomas laikantis Darbo kodekso, apskaitos tvarkymo instrukcijų ir kitų teisės aktų bei lokalinių dokumentų. Atsakomybė už personalo apskaitą, pažeidus įstatymus ir (arba) vidaus valdymo įsakymus, priskiriama kaltam asmeniui drausminių nuobaudų forma.

HR įrašų tvarkymo instrukcijos 2017 – atsisiųskite ar sukurkite patys?

Personalo įrašų tvarkymo instrukcija nėra standartiškai patvirtinta, todėl personalo apskaitai ir dokumentų tvarkymui rekomenduojama vadovautis GOST R 7.0.8-2013, patvirtintu Rosstandart 2013 m. spalio 17 d. įsakymu Nr. 1185-st. įsigaliojo 2014-03-01.

Nėra vieno personalo apskaitos ir biuro darbo instrukcijų šablono, tačiau yra personalo apskaita nuo nulio žingsnis po žingsnio su rekomenduojamais žingsniais organizuojant personalo darbo eigą ir apskaitą įmonėje. Dėl šio žingsnis po žingsnio plano lengva apibūdinti veiksmų seką ir naršyti darbo srityje.

Rekomenduojame susipažinti su toliau pateiktomis nuosekliomis instrukcijomis, kurios padės tvarkyti personalo įrašus nuo nulio. Ateityje, remdamiesi ištirta medžiaga, galėsite sukurti savo veiksmų planą ir jo laikytis.

Kaip atrodo žingsnis po žingsnio žmogiškųjų išteklių administravimo vadovas?

Taigi, pereikime prie nuoseklių personalo biuro darbo instrukcijų svarstymo nuo nulio. Čia yra išsamus žingsnis po žingsnio planas, kuris leis jums sukurti savo personalo paslaugą, pradedant nuo pirmojo darbuotojo - direktoriaus - registravimo įmonėje. Todėl nuo pat įmonės veiklos pradžios svarbu efektyvinti personalo apskaitą.

Personalo apskaitos organizavimo etapai įmonėje:

1. Reguliacinės ir informacinės bazės sukūrimas.

Pirmiausia verta nuspręsti, kokios taisyklės bus reikalingos personalo pareigūno darbe. Be abejo, tai:

• Darbo kodeksas - jame yra pagrindiniai punktai dėl darbo laiko reguliavimo (15-16, 22 sk.), atostogų trukmės ir dažnumo (19 sk.), darbo užmokesčio (21 sk.), pagrindinių darbuotojų teisių ir pareigų. ir darbdaviai aprašomi;
• Valstybinio statistikos komiteto 2001 01 04 potvarkis Nr. 1 - čia pateikiami visų formų pirminiai dokumentai, reikalingi personalo apskaitoje; jų naudojimas šiandien nėra privalomas, bet vis tiek pageidautinas, nes juose atsižvelgiama į visus reikiamus stulpelius ir detales; bet kuris vartotojas savo noru gali keisti šias formas, išsaugodamas tik reikiamus duomenis;
• Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. nutarimas Nr. 225, padėsiantis dirbant su darbo knygelėmis; šis dokumentas darbuotojui yra pagrindinis, nes jis patvirtina jo stažą;
• karinės apskaitos tvarkymo įmonėse vadovas, patvirtintas Rusijos ginkluotųjų pajėgų generalinio štabo 2008-11-04 - šios rekomendacijos padės personalui priprasti prie privalomo įmonių darbuotojų karinių įrašų tvarkymo;
• 2013-10-17 Rosstandart įsakymas Nr. 1185-st, 2003-03-03 valstybinio standarto nutarimas Nr. 65-oji (šis nutarimas galioja iki 2017-01-07, nuo 2017-01-07 GOST R 7.0.97-2016, patvirtintas Rosstandart 2016-08-12 įsakymu, taikomas Nr.2004-st), Kultūros ministerijos 2010-08-25 įsakymas Nr.558 ir Vyriausybės 2009-15-06 potvarkis Nr. 477 - šie dokumentai padės išsiaiškinti, kokie standartai egzistuoja Rusijos biuro darbe ir archyvavime.

Kiekvienam už personalo dokumentų tvarkymą atsakingam darbuotojui turi būti sudaryta galimybė susipažinti ne tik su nurodytais reglamentais, bet ir su kitais teisės aktais, kurių gali prireikti dirbant. Taip pat personalo pareigūnas turi sekti naujausius taisyklių pakeitimus ir atnaujinimus. Tam būtina arba užtikrinti nepriklausomą teisės aktų stebėseną, arba įsigyti prieigos prie įvairių informacinių bazių paketus.

Siekiant užtikrinti aukštą personalo dokumentų valdymo lygį įmonėse, kuriose dirba daug darbuotojų, personalo valdymo sistemai organizuoti ir personalo apskaitai tvarkyti gali prireikti ir specialios personalo programinės įrangos.

1. Susipažinimas su įmonės įstatyminiais dokumentais.

Įstatuose būtinai išsamiai aprašomos sąlygos, kuriomis kreipiamasi į direktoriaus (generalinio direktoriaus, direktorių valdybos) - įmonės vykdomojo organo - darbą. Taip pat šioje steigimo dokumentacijoje yra nustatytos pagrindinės vadovo darbo sąlygos. Be to, personalo pareigūnas turi žinoti apie naujausius įstatų pakeitimus, jei įmonės savininkai sutinka su personalo klausimais.

Pirmasis darbuotojas, kurio registracija vykdoma naujai sukurtoje įmonėje, žinoma, yra vadovas. Taigi, remiantis įmonės savininkų patvirtintu protokolu, išduodamas įsakymas, kuriame nurodoma data, kada vadovas pradeda eiti pareigas. Tai bus pirmasis įmonės išduotas personalo įsakymas.

Ateityje personalo pareigūnas turi užtikrinti įsakymų chronologinę tvarką. Priežiūros institucijos, tikrindamos darbo sąlygas ir personalo klausimus, atidžiai stebi įsakymų numeraciją, kad neatsirastų atvejų, kai įsakymai būtų išduoti atgaline data.

1. Sudaryti personalo dokumentų, kurie bus įtraukti į personalo įrašų tvarkymą įmonėje, sąrašą.

Mes išvardijame pagrindinius dokumentus, įtrauktus į personalo apskaitą bet kurioje įmonėje, kurioje dirba darbuotojai:

• taisyklės, susijusios su darbo taisyklėmis organizacijos viduje;
• organizacijos personalo struktūra;
• personalas;
• atostogų grafikas;
• dokumentus, susijusius su darbuotojų asmens duomenų apsauga.

Prie privalomų dokumentų priskiriami tokie kiekvienam darbuotojui sukurti pirminiai apskaitos dokumentai, taip pat registrai, tokie kaip:

• darbo sutartys;
• darbo knygelių judėjimo apskaitos knyga;
• darbo knygelių blankų apskaitos knyga ir pačių šių dokumentų blankai, kurie dažnai surašomi įmonėje darbuotojui atvykus į pirmąją darbo vietą;
• laiko apskaitos žiniaraštis;
• asmeninės darbuotojų kortelės;
• personalo įsakymai, kurie dažniausiai saugomi kartu su jų išdavimo pagrindais (pažymos, tarnybiniai (ataskaitiniai) raštai, aktai ir kt.);
• pareigybių aprašymai ir kiti dokumentai;
• reguliavimo institucijų atliekamų patikrinimų registras.

Taip pat gali būti išduodami šie dokumentai:

• kolektyvinė sutartis;
• nuostatos dėl premijų, atestavimo, komercinių paslapčių ir kt.

1. Personalo dokumentų ir jų formų tvirtinimas iš įmonės vadovo.

Jeigu yra pastabų dėl dokumentacijos formos, personalo pareigūnas privalo jas pašalinti ir vėl susitarti dėl dokumentų formų. Dokumentai, turintys įtakos ne tik personalo apskaitai, bet ir apskaitai, taip pat turėtų būti atspindėti įmonės apskaitos politikoje.

1. Atsakingo asmens už darbo knygelių tvarkymą ir apskaitą paskyrimas.

Tai gali būti vienas asmuo, atsakingas už personalo įrašų tvarkymą, arba atskiras darbuotojas, atsakingas už išduotų ir gaunamų darbo knygų saugojimą ir apskaitą. Dėl atsakingo asmens paskyrimo išduodamas atitinkamas įsakymas.

Tai paskutinis personalo įrašų tvarkymo etapas nuo nulio. Dabar kiekvienam samdomam darbuotojui sukuriamas personalo dokumentacijos paketas, dažniausiai apimantis darbo sutartį, įsakymą dėl darbo, pareigybės aprašymą; priimama/surašoma darbo knygelė, užpildoma asmens kortelė, pasirašoma asmens duomenų ir kitų dokumentų neatskleidimo sutartis.

Tada surašomi kiti personalo dokumentai dėl darbo dienos reguliavimo, darbo užmokesčio apskaičiavimo ir mokėjimo, atostogų apskaitos, nedarbingumo, komandiruočių registravimo ir kt.

Pirmieji sužinokite apie svarbius mokesčių pakeitimus

Turite klausimų? Gaukite greitus atsakymus mūsų forume!

HR įrašų valdymas nuo nulio – žingsnis po žingsnio instrukcijos

Personalo skyrius yra viena iš svarbiausių grandžių bet kurioje šiuolaikinėje organizacijoje. Tik šios tarnybos specialistų dėka galima efektyviai valdyti įmonės veiklą.

HR įrašų valdymas nuo nulio, žingsnis po žingsnio instrukcijos

Tačiau norint tinkamai organizuoti jo veikimą, būtina:

Mieli skaitytojai! Straipsnyje kalbama apie tipinius teisinių problemų sprendimo būdus, tačiau kiekvienas atvejis yra individualus. Jei norite sužinoti, kaip tiksliai išspręskite savo problemą- susisiekite su konsultantu:

• aiškiai apibrėžti darbuotojų, atsakingų už reikalingų dokumentų rengimą ir parengimą, darbo pareigas, išmanyti vykdomųjų organų formavimo ir skyrimo taisykles
• lyderiai;
• teisingai įdarbinti naujus darbuotojus, juos perkelti ir atleisti iš darbo;
• dirbti pagal galiojančius įstatymus personalo dokumentų tvarkymo srityje;
• sukurti reikalingus teisės aktus ir reglamentus įmonės lygiu.

Norint greitai ir kompetentingai organizuoti efektyvią personalo skyriaus veiklą, rekomenduojama sukurti ir naudoti specialų algoritmą būtinų veiksmų atlikimui.

Kas yra atsakingas už verslą įmonėje?

Prieš kurdami efektyvios darbo eigos organizavimo planą, turite nuspręsti dėl personalo specialisto vaidmens atlikėjo. Net ir mažoje įmonėje, tvarkant dokumentus organizacijos viduje, sekretorės ar tarnautojo pareigos paprastai įtraukiamos į personalo lentelę.

Tam yra dvi pagrindinės priežastys:

• didelės apimties dokumentinis darbas, su kuriuo atsakingas asmuo dirba kasdien;
• siauros specializacijos darbo su dokumentais poreikis, pageidautina, kad paskirtas darbuotojas turėtų sekretorės-asistentės, personalo vadovo ar raštininko specialybės išsilavinimą.

Žinoma, praktikoje yra priimtina priskirti papildomas pareigas žmogui, kuris taip pat dirba su dokumentais, pavyzdžiui, teisininkui ar buhalteriui. Tačiau tai gali smarkiai sumažinti darbuotojo pagrindinės veiklos efektyvumą, nes biuro darbas reikalauja daug dėmesio.

Etapai ir pasivaikščiojimai

Bet kurios personalo dokumentų valdymo sistemos organizavimas susideda iš šių etapų:

1. Išduodant įsakymus, kuriuose supažindinama su atsakingo asmens pareigomis, nustatomas jo atlyginimo dydis. Tada specialios nuostatos ir pareigybės aprašymo, kuris reglamentuos būsimo darbuotojo teises ir pareigas bei kitų dokumentų tvirtinimas;
2. Jei reikia paskirti vykdomąjį organą, atliekama paieška ir sudaroma sutartis su įmonės vadovu. Būtent šis asmuo steigėjo vardu vadovaus personalo tarnybai. Jei tokio asmens skirti nereikia, o įmonės vadovas jau pasamdytas, pakanka tik samdyti raštininką;
3. Norminių aktų bazės rengimas. Būtina sudaryti teisinės bazės, pagal kurią dirbs sekretorius, sąrašą;
4. Apskaitos dokumentų blankų pirkimas ar spausdinimas. Personalo dokumentų tvarkymui reikalingas daugybės įvairių registravimo knygų dizainas ir darbuotojų judėjimas, reikalingi žurnalai;
5. Prieš pradedant sekretoriui užsiimti personalo atranka, jo žinioje turėtų atsirasti darbo knygų formos. Darbo knyga yra pagrindinis darbuotojo dokumentas, patvirtinantis informaciją apie darbo patirtį. Jei pilietis priimamas į darbą pirmą kartą, darbdavys privalo tai suteikti nemokamai;
6. Paskutinis etapas yra tiesioginis personalo darbo organizavimas, įskaitant įdarbinimą, perkėlimą, paaukštinimą, atostogas, darbuotojų atleidimą ir daug daugiau.

Reikalingi dokumentai

Norėdami sukurti stabilų raštvedybos darbą, turėsite sudaryti šiuos dokumentus:

• Darbuotojų grafikas. Pateikiama informacija apie organizacijoje esamas pareigas. Norint sudaryti dokumentą, būtina remtis galiojančiais teisės aktais, nes jo forma yra visiškai suvienodinta visoms įmonėms Rusijos Federacijos teritorijoje;
• Laikas yra vertingas išteklius. Kad nereikėtų švaistyti to kiekvieną kartą rankiniu būdu sudarant naują sutartį ar pareigybės aprašymą, turėtumėte paruošti kiekvienos pareigybės šablonus iš darbuotojų sąrašo;
• Bylų nomenklatūros kūrimas arba pakeitimų atlikimas. Bylų nomenklatūra dažniausiai vadinama visų rūšių organizacijoje sukurtų dokumentų sąrašas ir jų buvimo vietos bei saugojimo terminų nurodymas. Paprastai jame yra daug skyrių, iš kurių vienas turėtų būti skirtas personalo įrašų tvarkymui;
• Vidaus darbo reglamentai, pagal kuriuos bus organizuojama kasdienė darbo tvarka, poilsio laikas ir daug daugiau.

Galvos registracija

Jei organizacija dar nepaskyrė vadovo, tai pirmiausia bus padaryta. Jis bus:

• formuoti administracinį personalą;
• registruoti steigiamus dokumentus;
• pasirašyti organizacinius ir administracinius bei kitus dokumentus.

Vadovo registracija vyksta steigėjo sprendimu kolegialiai arba individualiai. Jie išduoda įsakymą dėl asmens, kurį skiria pirmasis įmonės asmuo.

Reglamentas

Norint tinkamai organizuoti žmogiškųjų išteklių biuro darbą, turėsite vadovautis pagrindinėmis galiojančių teisės aktų nuostatomis:

Rusijos Federacijos darbo kodeksas yra pagrindinis dokumentas, pagal kurį organizuojama darbuotojo darbo veikla, įskaitant įdarbinimą, atlyginimą ir darbo sąlygas, garantijas ir išmokas ir daug daugiau;

Darbo knygų priežiūros ir saugojimo taisyklės. Tokios knygos reikalingos norint teisingai registruoti darbuotojo darbo stažą, jo apdovanojimus, garbės vardus ir pan.;

Pirminės apskaitos dokumentacijos darbo apskaitai vieningų formų pavyzdžiai. Tai įsakymų formos, reglamentuojančios viską, kas susiję su darbuotojo darbo funkcijos atlikimu;

Standartinių vadybinių archyvinių dokumentų sąrašas. Reikalingas teisės aktas tinkamam dokumentų saugojimui.

Buhalteriniai dokumentai

Yra keletas pagrindinių apskaitos dokumentų tipų, dėl kurių tvarkymo užtikrinama tinkama dokumentų eigos tvarka:

• Įmonės personalo apskaitos žiniaraštis (arba knyga). Į ją įvedama trumpa informacija apie darbuotojų skaičių;
• Darbo sutarčių registravimo žurnalas. Leidžia sekti visų sutarčių su darbuotojais sudarymą. Šio žurnalo vedimas užtikrina dokumentų saugojimo patikimumą. Niekas nebus prarastas be pėdsakų, jis gali būti naudojamas sekti darbo sutarčių buvimą ar nebuvimą;
• Registracijos žurnalas, reikalingas operatyviam personalo pasikeitimų sekimui;
• Gaunamų ir išsiunčiamų siuntų apskaitos žurnalai. Juose galima pamatyti įvairaus dalykinio susirašinėjimo istoriją ir išsiaiškinti įvairių laiškų siuntimą ar gavimą;
• Asmeninių kortelių apskaitos knyga, kurioje yra informacija apie formas su darbuotojų asmens duomenimis. Jis reikalingas, kai reikia ištirti darbuotojo asmens duomenis.

Kas yra personalo įrašai ir kaip juos saugoti? Atidžiau perskaitykite mūsų medžiagą.

Čia sužinosite, kaip tinkamai atlikti personalo auditą ir kodėl jis reikalingas.

Ar galiu nusipirkti darbo knygą ir kiek ji kainuoja? Apie tai sužinosite čia.

Darbo knygos ir jų saugojimas

Darbas su darbo knygomis turi dvi pagrindines ypatybes, į kurias reikia atsižvelgti.

Į darbą priimtas darbuotojas privalo pateikti savo knygą darbdaviui. Ji bus pas jį iki darbo sutarties nutraukimo.

Šiame dokumente sekretorius pažymi, kad darbuotojas yra priimtas į organizaciją, nurodo jos organizacinę formą ir pavadinimą. Tada šį įrašą patvirtina įmonės vadovas.

Darbuotojų registracija

Norint tinkamai užregistruoti darbuotoją, pakanka laikytis paprasto algoritmo:

• Paimkite darbuotojo pareiškimą, kuriame jis nurodys informaciją, į kokias pareigas pretenduoja, kokio dydžio įkainis jį domina ir nuo kurios datos pradės dirbti.
• Gaukite iš darbuotojo reikiamas dokumentų kopijas, tokias kaip pasas, SNILS, TIN, banko rekvizitai darbo užmokesčiui pervesti.
• Sudaryti darbo sutartį ir asmeniniu parašu išduoti pareigybės aprašymą. Šie dokumentai nustato teisinius santykius tarp darbuotojo ir darbdavio.
• Saugokite asmens bylą, kurioje bus prašymas ir dokumentų kopijos. T2 formoje užpildykite kortelę, kurioje surašykite visą reikiamą informaciją.
• Išduoti įsakymą, pagal kurį darbuotojas priimamas į darbą.

Išvada

Taigi, norint sukurti personalo įrašų tvarkymo paslaugą, pakanka pasinaudoti aukščiau pateiktomis jos darbo organizavimo instrukcijomis. Pagrindinis dalykas kuriant tokią paslaugą yra remtis galiojančių teisės aktų nuostatomis ir atsižvelgti į įmonės poreikius, atsižvelgiant į jos organizacines ypatybes.

Ar turite kokių nors klausimų? Sužinokite, kaip išspręsti konkrečią problemą – skambinkite dabar.