Į ryšių valdymo planą neįtraukta. Efektyvi komunikacija projekte

Išstudijavęs skyriaus medžiagą, studentas privalo:

žinoti

• kokį vaidmenį projektų valdyme atlieka komunikacijos valdymas;
• informacijos tipai ir projekto dalyvių informacijos poreikiai;
• pagrindinės komunikacijos technologijos projektų valdyme;
• projekto dalyvių ir suinteresuotųjų šalių lūkesčiai;
• projektų valdymo konfliktų vystymosi stadijos;
• konfliktų šaltiniai ir jų sprendimo būdai;

galėti

• rengti projekto komunikacijos planus;
• rengti susitikimus;
• sudaryti posėdžių protokolus ir problemų identifikavimo žurnalus;
• diagnozuoti konfliktus įgyvendinant projektus;

savo

• ryšių technologijos;
• bendravimo planavimo įgūdžiai;
• konfliktų diagnostikos įgūdžiai;
• konfliktų sprendimo įgūdžiai.

Pagrindiniai terminai: komunikacijos, komunikacijos technologijos, lūkesčių valdymas, konfliktų sprendimas.

Komunikacijos vaidmuo projekte. Komunikacijos valdymo planavimas

Ryšiai- tai procesai, susiję su savalaikio ir tinkamo projekto informacijos formavimo, rinkimo, platinimo, saugojimo ir galutinio pateikimo užtikrinimu. Kadangi projektus vykdo skirtingas funkcijas atliekantys žmonės, dažnai esantys nemažu atstumu vienas nuo kito, labai svarbūs keitimosi informacija ir veiksmų koordinavimo klausimai. Komunikacijos metu susitariama dėl tikslų, derinami žmonių veiksmai, identifikuojamos ir sprendžiamos problemos, reguliuojami projekto dalyvių lūkesčiai. Pasak E. Verzuh, pradedant darbo turinio formulavimu ir baigiant rizikos valdymu bei detaliu planavimu, kiekvienas iš projekto valdymo būdų iš esmės yra vienoks ar kitoks komunikacijos būdas.

Schematiškai komunikacijos procesas gali būti pavaizduotas modeliu, parodytu Fig. 10.1.

Ryžiai. 10.1.

Komunikacijos valdymo planas yra dokumentas, kuriame aprašoma:

• – komunikacijos reikalavimai ir lūkesčiai projektui;
• - kaip ir kokia forma bus keičiamasi informacija;
• – kada ir kur vyks bendravimas;
• – kas atsakingas už kiekvieno tipo komunikacijos teikimą.

Bendravimo reikalavimai suprantami kaip bendrieji (visuminiai) projekto dalyvių informacijos poreikiai. Yra keturi pagrindiniai tokių reikalavimų projekto komandos nariams tipai.

Pirma, reikia informacijos apie atsakomybės paskirstymas. Kiekvienas komandos narys turi tiksliai žinoti, už kokią projekto dalį jis yra atsakingas, kokios jo galios ir pareigos. Tokios informacijos pagrindas yra projekto organizacinė struktūra.

Antra, yra poreikis derinant. Komandos nariai yra priklausomi vienas nuo kito, kad atliktų projekto darbą. Informacijos koordinavimas užtikrina aukštą bendro projekto komandos narių darbo efektyvumą. Informacija apie bet kokius projekto pakeitimus patenka į koordinuojančios informacijos kategoriją.

Trečia, informacija apie projekto eiga, padarytą pažangą. Komandos nariai turėtų turėti informaciją apie esamą projekto būklę, kuri leistų laiku nustatyti problemas ir imtis priemonių joms spręsti. Tokia informacija apima ataskaitas apie tam tikru momentu išleistas lėšas, apie kalendorinio plano ir projekto grafiko laikymąsi. Taip pat svarbi informacija apie esamą rizikos būklę ir kylančias problemas.

Ketvirta, komandos nariams reikia informacijos apie sprendimus. Jie turi žinoti vadovybės, projekto rėmėjų ir užsakovų priimtus sprendimus, ar tie sprendimai turi įtakos pačiam projektui ar jo ekonominei aplinkai. Tokios informacijos pavyzdys yra projekto chartija, darbų apimtis, darbų grafikas, projekto biudžetas.

Natūralu, kad patys žmonių poreikiai komunikacijoje viršija keturis išvardytus punktus. Tačiau projekto komunikacijos valdymas turėtų atsižvelgti tik į tai, kas yra „būtina ir pakankama“ projekto sėkmei. Informacijos perteklius, kaip ir jos trūkumas, neigiamai veikia projekto įgyvendinimą.

Komunikacijos reikalavimų užtikrinimo pagrindas yra projekto organizacinė struktūra. Šie projekto aspektai taip pat svarbūs nustatant komunikacijos reikalavimus ir valdant komunikaciją:

• projekte dalyvaujantys padaliniai ir specialybės;
• projekte dalyvaujančių žmonių skaičiaus ir vietos logistika;
• vidiniai ir išoriniai dalyvių informacijos poreikiai.

Komunikacijos planavimo procesas lemia projekto dalyviams reikalingą informaciją ir sąveiką. Pavyzdžiui, kuriems žmonėms kokios informacijos reikia, kada jos reikia, kas ir kaip šią informaciją turėtų suteikti. Nors poreikis perduoti projekto informaciją egzistuoja visuose projektuose, informacijos poreikiai ir jos sklaidos būdai gali labai skirtis. Svarbus veiksnys siekiant projekto sėkmės yra projekto dalyvių informacijos poreikių nustatymas ir tinkamų priemonių šiems poreikiams patenkinti nustatymas.

Daugumoje projektų didžioji dalis komunikacijų planavimo atliekama ankstyviausiuose projekto etapuose. Tačiau šio planavimo proceso rezultatai yra reguliariai peržiūrimi viso projekto metu ir prireikus keičiami, kad jie būtų atnaujinami.

Ryšių valdymo planas yra neatskiriama projekto valdymo plano dalis arba įtrauktas į jį kaip papildomas planas. Komunikacijos valdymo plane yra:

• – projekto dalyvių bendravimo reikalavimai;
• – informacija apie perduotą informaciją, įskaitant formatą, turinį ir detalumo lygį;
• – darbuotojo, atsakingo už informacijos perdavimą, pavardė;
• - darbuotojo ar grupės pavadinimas - šios informacijos gavėjai;
• – informacijai perduoti naudojami metodai ar technologijos (pvz., atmintinės, el. paštas ir (arba) pranešimai spaudai);
• – bendravimo dažnumas (pvz., kas savaitę);
• - komandų grandinė, apibrėžianti problemų, kurių negali išspręsti žemesnio lygio darbuotojai, perkėlimo į aukštesnius lygius (grandinę) laiką ir tvarką;
• – komunikacijos valdymo plano atnaujinimo ir tobulinimo metodą projektui progresuojant ir tobulėjant;
• - Bendrosios terminijos žodynėlis.

Į komunikacijos valdymo planą taip pat gali būti įtrauktos būsenos susitikimų, projekto komandos susitikimų, el. susitikimų ir el. pašto platinimo gairės. Priklausomai nuo projekto poreikių, užduoties valdymo planas gali būti formalus arba neformalus, išsamus arba apibendrintas.

Ryšių valdymo planas yra bendro projekto valdymo plano dalis arba įtrauktas į jį kaip papildomas planas. Šio plano skyriaus šablonas pateiktas lentelėje. 10.1.

10.1 lentelė

Ryšių valdymo plano skyriai

Anotacija: Komunikacijos strategijos formavimas. Komunikacijos strategijos pavyzdys. Projekto konfigūracijos valdymo objektų identifikavimas. Naujo konfigūracijos elemento kūrimo procedūra. projekto infrastruktūra. Reikalavimų projekto biuro infrastruktūrai pavyzdys (fragmentas). Projekto infrastruktūros kūrimo procedūros pavyzdys. Projekto konfigūracijos bazinės linijos formavimas. Projekto konfigūracijos valdymo organizavimas. Konfigūracijos elementų būsenos dokumentacijos organizavimas. Dokumentų saugojimo užtikrinimo tvarkos pavyzdys. Dokumentų platinimo procedūros pavyzdys. Dokumentų rengimo tvarkos pavyzdys. Veiklos ataskaitų teikimo procedūros pavyzdys.

Nustatyti esamų efektyvumą formalus Ryšio kanalai Žemiau pateikiamas rekomenduojamų klausimų sąrašas.

1. Kaip greitai ir kaip dažnai šiais komunikacijos kanalais transliuojami oficialūs įmonės vadovų sprendimai?
2. Kokios suinteresuotosios šalys gali būti informuojamos šiuo kanalu?
3. Kiek tai taikoma ir veiksminga komunikacijos kanalas: ar yra atsakingas asmuo, ar galima jį panaudoti vidinei ir išorinei komunikacijai?
4. Kaip tai vertinama komunikacijos kanalas?
5. Kiek šis kanalas atitinka šiuolaikinius informacijos poreikius, ar turi sąsają sąveikai su naujomis informacinėmis ir komunikacijos technologijomis?

Norint nustatyti efektyviausius neformalaus bendravimo kanalus, siūloma pasinaudoti šiuo klausimų sąrašu.

• Kas yra organizacijos (neformalus) vadovas?
• Kieno nuomonė turi didžiausią svorį svarstant svarbius klausimus?
• Koks organizacijos požiūris į atvirą projektinės informacijos sklaidą ir skaidrumą susijusių padalinių veikloje?

Šiuo būdu, komunikacijos kanalai sudaryti 3 grupes: formalią, konkrečiam projektui skirtą ir neformalią.

AT komunikacijos matrica(žr. 7.2 lentelę) visi komunikacijos kanalai, sugrupuoti į 3 aukščiau minėtas kategorijas, o vertikaliai – visi projekto dalyviai. Atitinkamų eilučių ir stulpelių sankirtoje būtina atspindėti, kokią būseną turi konkretus ryšio kanalas: pagrindinis, papildomas ar specifinis. Taigi, žvelgiant į eilutes, galima įvertinti informacijos dubliavimosi laipsnį – sąveiką su dalyviais keliais komunikacijos kanalais. Kiekviena dalyvių grupė turėtų būti bent kartą informuota oficialiu kanalu, bent kartą konkrečiu ir vieną kartą neformaliu projekto komunikacijos kanalu. Dubliavimosi laipsnis turėtų būti susijęs su projekto dalyvių poveikio analize (žr. atitinkamą skyrių): jei projekto dalyvis yra „agentas“, tai dubliavimosi laipsnis turi būti kuo didesnis.

Analizuojant komunikacijos matrica vertikaliai galima nustatyti tam tikro komunikacijos kanalo strateginę svarbą: jei jis pasirodo esąs pagrindinis komunikacijos kanalas daugeliui dalyvių grupių, tai vertintinas kaip reikšmingas projekto turtas.

1. Atsiliepimų apie projektą organizavimas

Poreikis įgyvendinti valdymo kilpą, įskaitant ryšius, gali būti pagrįstas taip.

Efektyvus informavimas įmanomas tik esant dvikrypčiai projekto komunikacijai – tiesioginiam ir atvirkštiniam ryšio kanalui. Paskutinis iš jų leidžia valdyti pirmąjį.

Ryšio kanalų efektyvumo stebėjimas apima šiuos aspektus:

• informacijos apie projektą, gaunamos nustatytais oficialiais informacijos kanalais, kokybė;
• pakankamas gaunamos informacijos intensyvumas;
• nustatytais oficialiais informacijos kanalais gautos informacijos išsamumas.

Informavimo efektyvumo stebėsenos procesas bus vykdomas nustatytais intervalais dalijant apklausos formas (anketinę apklausą) ir naudojantis telefonu veikiančia klausimų ir atsakymų karštąja linija.

Aptarti 5 punktai nėra baigtinis skyrių sąrašas komunikacijos strategijos, tačiau jie yra patys reikšmingiausi ir, kaip taisyklė, privalomi kompetentingam pasiruošimui komunikacijos planas.

Siųsti savo gerą darbą žinių bazėje yra paprasta. Naudokite žemiau esančią formą

Studentai, magistrantai, jaunieji mokslininkai, kurie naudojasi žinių baze savo studijose ir darbe, bus jums labai dėkingi.

Panašūs dokumentai

Reikalingos informacijos teikimas projekto dalyviams pagal planą. Bendravimo būdas. Elektroninės projektų valdymo priemonės. Informacijos platinimas pagal PMBoK standartą. Veiklos ataskaitos, turto atnaujinimai.

santrauka, pridėta 2013-02-25


kursinis darbas, pridėtas 2014-11-11


Susipažinimas su pagrindiniais projekto laiko planavimo ypatumais. Bendrosios Ganto diagramos charakteristikos. Tinklo diagramų kūrimas ir kritinio projekto kelio, kaip svarbiausios laiko planavimo priemonės, įvertinimas. Kritinio kelio metodo analizė.

pristatymas, pridėtas 2013-08-07


Komunikacija kaip informacijos perdavimo ir perdavimo procesas, siekiant užtikrinti organizacijos efektyvumą. Išorinės ir vidinės komunikacijos valdymas. Komunikacinės veiklos kryptys. OAO Oil Company Lukoil komunikacijos analizė.

Kursinis darbas, pridėtas 2011-03-26


Teoriniai projekto komandos darbo organizavimo aspektai. Su darbo motyvacija, konfliktais, pareigų vykdymu, kontrole, atsakomybe, komunikacija, vadovavimu susijusių problemų sprendimas. Projekto komandos darbo valdymas.

santrauka, pridėta 2016-01-23


Šiuolaikinis projektų valdymas: koncepcija, charakteristikos, klasifikacija, struktūra. Aplinka kaip veiksnių, turinčių įtakos projektui, visuma. Organizacijų sistemos padalinių sąveikai. Naftos ir dujų komplekso projekto dalyvių analizė.

kursinis darbas, pridėtas 2014-01-26


Organizacinio projekto parengimas tam tikrų kategorijų prekių kainai sumažinti 10%, sumažinant gamybos kaštus 5% ir automatizuojant procesus. Darbo finansavimo šaltiniai. Reikalavimai projektuojamai sistemai, jos priėmimas.

testas, pridėtas 2015-05-25


Komunikacija tarp organizacijos ir jos aplinkos, tarp lygių ir padalinių. Formalus ir neformalus, tarpasmeninis bendravimas; ryšių tinklai. Informacijos rūšys įmonėje, techninės įrangos valdymas, vidinės informacinės sistemos analizė.

Kursinis darbas, pridėtas 2009-12-03

Kitas svarbus ciklas yra glaudžiai susijęs su projekto gyvavimo ciklu – komunikacija. Projekto komunikacijos valdymas užima vietą procesų, kurie lydi projekto inicijavimą, planavimą, įgyvendinimą ir užbaigimą. Bendravimas ne tik projekto komandoje, bet ir su visomis suinteresuotomis šalimis turėtų būti efektyvus ir efektyvus. Už sąveikos dinamiką ir kokybę atsakingas projekto vadovas.

Komunikacijos valdymo etapai

Projekto dalyvių santykių sistema užtikrina santykių tarp suinteresuotųjų šalių planavimą, paleidimą ir reguliavimą (S). Jie taip pat informuojami atsižvelgiant į projekto tikslus ir atsižvelgiant į asmenų interesus. Daug dėmesio skiriama komunikacijos procedūrų kontrolei ir stebėjimui. Sistemą sudaro trys pagrindiniai procesai, skirti sukurti patikimą projekto komunikacijos sąveiką.

Ryšių valdymo planas yra pagrindinis pirmojo sistemos proceso rezultatas. Planas leidžia rasti ir įforminti geriausius būdus pradėti efektyvų ir efektyvų bendravimą su suinteresuotosiomis šalimis. Kokybiško keitimosi informacija tarp projekto dalyvių procedūros įgyvendinamos „Ryšių valdymo“ proceso pagrindu. Ryšių kontrolės procedūra yra atsakinga už komunikacijos ir komunikacijos įvertinimą ir taisymą bet kuriame projekto įgyvendinimo proceso etape.

Komunikacijos efektyvumas reikalauja, kad suinteresuotosios šalys laiku gautų informaciją priimtina ir pagrįsta forma. Informacija pasiekia būtent tą auditoriją, kuriai ji skirta, yra objektyvi ir turi suplanuotą poveikį be iškraipymų. Komunikacijos valdymo procesų tipai ir jų efektyvumo rodikliai pateikti žemiau esančioje diagramoje.

Projektų komunikacijos valdymo procesai ir jų veiklos rodikliai

Aukščiau pateikta diagrama prideda keletą reikšmingų tradicinio modelio posūkių.

1. Prieš pradedant komunikacijos valdymo planavimą, turi būti sudarytos organizacinės prielaidos, leidžiančios sukurti komunikacijos planą. Šis darbas vyksta ankstyviausiuose projekto rengimo etapuose, projekto valdymo plano sudarymo metu. Ryšių valdymo plane atsižvelgiama į AP informacijos poreikių tipus ir sudėtį, išorines informacijos užklausas ir fizinę dalyvių padėties architektūrą.
2. Ryšių valdymo etapas apima infrastruktūros, įskaitant programinę įrangą ir informacinę platformą, sukūrimo etapą.
3. Schemoje yra archyvavimo blokas, be kurio neįmanomas produktyvus organizacijos proceso aktyvų vystymas PMBOK terminologija.
4. Schema papildyta šešiais veiklos rodikliais, kurie padidina ryšių valdymo ciklinio reguliavimo, pagrįsto kontrole ir stebėjimu, galimybę.

Komunikacijos valdymo proceso vykdymo priemonės yra nurodytos informacijos valdymo sistemos technologijų, modelių, metodų ir elementų pavidalu. Pirmiausia atsiranda planas, tada jis įgyvendinamas, kontroliuojamas įvykių eigoje. Diegimą papildo analizė ir ataskaitų teikimas. Remiantis jų rezultatais, procesai gali būti perdirbami, jei atskleidžiami trūkumai. Įdomu gali būti laipsniško įėjimų transformavimo į komunikacijos valdymo išvestis projekte schema.

Komunikacijos valdymo procesų įėjimų ir išėjimų dinamikos modelis

Konstruktyvios konfliktų funkcijos komandoje

Konfliktų valdymas yra reikšminga efektyvių santykių tarp projekto dalyvių sistemos dalis. Ši tema yra lokalizuota projekto komandos veiklos srityje, nes ten santykiai ypač koncentruoti. Tarpasmeniniai kontaktai dažniausiai gali patekti į prieštaravimų, vertybių ir tikslinių pageidavimų sritį. Konfliktas visada yra vertybių lygmens konkurencija arba resursų, statuso ir galios interesų susidūrimas tarp grupės narių.

Prieš svarstydami konfliktų valdymo rūšis, panagrinėsime konfliktų naudingumo klausimą, apsvarstysime jų raidos etapus. Pastaruoju metu psichologai teigia, kad ne kiekvienas konfliktas projekto komandoje yra žalingas. Konfliktas turi vidines funkcijas, kurios skirstomos į konstruktyvius ir destruktyvius. Konstruktyvios funkcijos yra svarbios projektui ir skiriasi priklausomai nuo konflikto krypties.

1. Informacinė funkcija, kuri suteikia impulsą suvokti konfrontacijoje esančių komandos pusių vertybes ir interesus.
2. Konfliktas kaip būdas sumažinti stresą ir sušvelninti situaciją komandoje.
3. Komandos, kaip socialinės sistemos, stabilizavimo ir nepasitenkinimo šaltinių pašalinimo funkcija.
4. Konfliktas kaip būdas sutelkti komandą siekiant bendro tikslo ir formuoti dalyvių nuosavybės bei aktyvumo jausmą.
5. Komandos kūrybiškumo skatinimo, energijos sutelkimo problemų sprendimui funkcija.
6. Priemonė formuoti naujas komunikacijos formas komandoje.
7. Konstruktyvaus komandos nario asmeninio tobulėjimo inicijavimo funkcija.

Patartina konfliktus valdyti atsižvelgiant į jų gyvenimo ciklo etapus. Dar prieš incidento akimirką susidaro ir pradeda „bręsti“ prieštaravimai, o konfrontacija slepiama. Pokonfliktinei fazei būdingi arba gana neaiškūs verslo santykiai tarp buvusių konkurentų, arba išvestiniai susidūrimai kitose sąveikos srityse. Analitikai siūlo išskirti šiuos konfliktų etapus:

• prieškonfliktinė fazė, kuri niekaip nepasireiškia ir lieka įvykio dalyvių vidinių procesų lygmenyje;
• konflikto pradžia;
• konflikto eskalavimas (forsavimas);
• situacijos užbaigimas;
• fazė po konflikto.

Konfliktų tarp dalyvių valdymas

Viena iš vaidmenų klasifikacijų projektų komandose taip pat padeda projekto vadovui valdyti konfliktus. Žinomas britų psichologas Meredithas Belbinas sukūrė dabar visuotinai priimtą klasifikaciją, kurioje komandos nariams skiriami devynių vaidmenų variantai. Metodikos autorius mano, kad sėkmingą projekto komandos darbą lemia tai, ar visi devyni vaidmenys yra stabiliai pasiskirstę tarp dalyvių ir kaip optimaliai jie derinami sprendžiant bendrą problemą.

Vaidmuo projekte, paremtame Meredith Belbin

M. Belbinas sukūrė taikomąjį metodą, padedantį organizuoti bendrą darbą remiantis komandos vaidmenų teorija. Metodas leidžia sumažinti konflikto potencialą dėl suderinamumo testų, specialių kandidatų atrankos ir vertinimo technologijų bei vidinių pertvarkymų. Konfliktų funkcijos, jų etapai ir komandos vaidmenys leidžia sukurti efektyvų konfliktų valdymą šiose srityse.

1. Sistemingi sprendimai, mažinantys konfliktų tikimybę. Tarp jų – efektyvus komandos veiklos tikslų siekimas ir teisinga motyvavimo sistema. Aiškus komandos veiklos reikalavimų reglamentavimas ir jos narių sąveikos taisyklių nustatymas.
2. Konfliktinės situacijos švelninimo metodų, kuriems būdinga pasyvi reagavimo forma, siekis palaikyti sąveiką ir sušvelninti situaciją, naudojimas. Metodai pritaikomi situacijoje, kai projekto vadovas ir viena iš konflikto šalių yra pasirengę parodyti dosnumą.
3. Kompromiso, pagrįsto priešingo požiūrio perėmimu, naudojimas, atvira šalių pozicijų diskusija ir visiems priimtino sprendimo paieška. Kompromiso sąlygomis yra didelė rizika nuslysti į konformizmą, o tai kartais neigiamai veikia projekto rezultatus.
4. Atviros konfrontacijos su konflikto šalimi įtraukimas, veikiant destruktyviai. Projekto vadovas turi teisę ir privalo taikyti metodą keliais atvejais: dėl konfliktinio klausimo vientisumo ir svarbos projekto likimui; Ministras Pirmininkas įsitikinęs, kad jo pasirinkimas yra geriausias ir sustiprins jo vadovaujamas pozicijas; kai nėra kito būdo išspręsti konfliktą, o PM turi mažai ką prarasti, jei santykiai nutrūks.
5. Konflikto sprendimas bendradarbiaujant konfliktuojančioms šalims. Šis metodas gali būti naudojamas esant žemai emocinei įtampai ir aukštam konflikto šalių adekvatumui.

Ryšių valdymas yra nusistovėjusi procedūra. Šio valdymo bloko etapai ir procesai išsamiai aprašyti PMBOK. Projekto tikslai, pagrįsti suinteresuotų šalių lūkesčiais, yra priešakyje. Projekto suinteresuotosios šalys, artimoje ir tolimoje aplinkoje, dėl planų, technologijų ir projekto kontrolės gauna tikslią ir savalaikę informaciją. Be technologinio aspekto, bendravimo sąveika turi ir organizacinę bei psichologinę pusę. Konfliktų valdymas kaip komunikacijos sistemos kūrimo dalis yra viena pagrindinių projektų vadovo kompetencijų.