Kako upravljati kadrovanje. Zmanjševanje števila zaposlenih: kdaj narediti spremembe? Kako pogosto se lahko spreminja osebje?

Potreba po vzdrževanju kadrovske tabele ni neposredno določena, ampak je posledica določb delovnega zakonika Ruske federacije. Na primer, v čl. 15, 57 zakonika o delu Ruske federacije določa, da mora biti delo na določenem delovnem mestu v organizaciji določeno s kadrovsko tabelo in se v skladu z besedilom kadrovske tabele odražati v pogodbi o zaposlitvi. V odstavku 2 Odloka Državnega odbora za statistiko Rusije št. 1 z dne 01.05.2004, ki je odobril obrazec kadrovske tabele, je navedeno, da odobreni obrazci veljajo za organizacije, ne glede na njihovo obliko lastništva, ki delujejo na ozemlju Ruske federacije. Zato bi morala biti kadrovska miza v vsaki organizaciji.

Osebna tabela je potrebna tudi za sistematizacijo strukture, osebja in osebja organizacije. Vsebuje seznam strukturnih enot, imena delovnih mest, specialnosti, poklice z navedbo kvalifikacij, podatke o številu delovnih enot, tako aktivnih kot prostih. Osebe, ki delajo v organizacijah po pogodbah civilnega prava, niso vključene v seznam osebja.

Edina regulativna zahteva za razpored osebja je njegovo vzdrževanje, kot je navedeno zgoraj v enotnem obrazcu št. T-3, odobrenem z Odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije št. kadrovska tabela je določena z enotno obliko.

Pomembna točka pri pripravi kadrovske tabele je pravilna navedba položaja določenega zaposlenega.

Če položaj določenega zaposlenega predvideva zagotavljanje nadomestil in ugodnosti ali prisotnost omejitev, morajo imena teh delovnih mest ustrezati imenom, navedenim v referenčnih knjigah o kvalifikacijah. Skladnost položaja z referenčnimi knjigami o kvalifikacijah vpliva tudi na pokojnine in dodatne počitnice. V drugih primerih ima delodajalec pravico dati tista imena, za katera meni, da so potrebna. V vsakem primeru mora položaj zaposlenega ustrezati tistemu, ki je naveden v seznamu osebja (člen 57 delovnega zakonika Ruske federacije).

Zakonodaja Ruske federacije ne določa obveznosti seznanitve zaposlenega s seznamom zaposlenih.

Postopek za vzdrževanje kadrovske tabele v zakonodaji Ruske federacije ni določen. Zato delodajalec za svojo organizacijo neodvisno določi postopek njegove odobritve, postopek in način vzdrževanja, postopek spreminjanja razporeda osebja, imenuje osebe, odgovorne za vzdrževanje razpredelnice osebja, določi način njegovega shranjevanja.

Kadrovsko tabelo lahko odobri vodja organizacije ali oseba, ki je na podlagi organizacijskih in upravnih dokumentov odgovorna za organizacijo kadrovske evidence in vzdrževanje kadrovske tabele.

Oblika odredbe o odobritvi kadrovske tabele ni bila določena, zato je ta naloga sestavljena v poljubni obliki. Kadrovski seznam se lahko odobri enkrat in za več let. Delodajalec ni dolžan odobriti razporeda osebja, na primer letno. Takšna potreba se lahko pojavi, če se spremeni.

Spremembe kadrovskega razporeda se sestavijo tudi z ustreznimi ukazi, ki jih podpiše vodja ali pooblaščena oseba, in se izvedejo s potrditvijo novega kadrovskega razporeda. Pogostost sprememb kadrovske tabele je odvisna od trenutnih potreb organizacije.

Osebna tabela je odobrena za organizacijo kot celoto. Zato je odobritev ločene tabele osebja za podružnice organizacije (če obstajajo) napačna. To je posledica dejstva, da je podružnica ločen oddelek pravne osebe in mora biti podvržena njeni centralizirani organizacijski in pravni strukturi.

V skladu z zahtevami enotnega obrazca seznam osebja podpišeta vodja kadrovske službe in glavni računovodja. Če ta delovna mesta v organizaciji niso na voljo, seznam osebja podpiše vodja ali pooblaščena oseba. Žigosanje na kadrovski tabeli ni predvideno z enotnim obrazcem št. T-3.

Ker seznam osebja vsebuje osebne podatke zaposlenih, je treba njegovo shranjevanje, obdelavo, uničenje izvajati v skladu z zahtevami zakonodaje Ruske federacije o varstvu osebnih podatkov.

Torej, če je tabela osebja na papirju, potem je praviloma shranjena v kovinskih sefih in (ali) omarah, ki jih je mogoče zakleniti. Skladiščni prostori morajo biti opremljeni s ključavnicami in alarmi. Na namizjih zaposlenih se ta dokument lahko nahaja med delovnim dnem. Ob koncu delovnega dne ga je treba odstraniti v skladišče.

Če je razpored osebja shranjen na elektronskem mediju v informacijskih sistemih, se njegovo shranjevanje izvaja v skladu z Uredbo o zagotavljanju varnosti osebnih podatkov med njihovo obdelavo v informacijskih sistemih osebnih podatkov, potrjeno. Odlok vlade Ruske federacije št. 781 z dne 17. novembra 2007, kot tudi lokalni predpisi delodajalca.

Uničenje ali depersonalizacija kadrovske tabele naj se izvede na način, ki izključuje nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov, vsebovanih v njej, hkrati pa ohrani možnost obdelave drugih podatkov, zapisanih na materialnem mediju (brisanje, zatemnitev).

Pogoji shranjevanja tabele osebja so opredeljeni v Seznamu tipičnih upravnih arhivskih dokumentov, ki nastanejo med dejavnostmi državnih organov, lokalnih oblasti in organizacij, z navedbo pogojev shranjevanja, odobrenih. Z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije št. 558 z dne 25. avgusta 2010. V skladu s členom 71 tega seznama se osebje organizacije in spremembe le-teh trajno hranijo. Predloge, sklepe, potrdila o razvoju in spremembah kadrovskih tabel je treba hraniti v organizaciji najmanj pet let. Hkrati je treba shraniti kadrovske projekte (točka 72 Seznama). Korespondenca o razvoju in spremembah kadrovskih tabel se hrani tri leta (točka 73 seznama).

Kadrovska tabela je priročna oblika sistematizacije podatkov o številu osebja organizacije v okviru strukturnih oddelkov in ob upoštevanju plačilne liste. Vzdrževanje kadrovske tabele je obvezno za vsa podjetja. To je eden glavnih dokumentov podjetja, prikazuje celotno strukturo podjetja, pa tudi sklad plač.

Kadrovanje: značilnosti upravljanja

Seznam osebja prikazuje kadrovsko strukturo podjetja, razdeljeno na oddelke, položaje, poklice in ob upoštevanju sklada plač (tarifne plače in dodatki za položaje). Ta dokument vključuje vse strukturne enote, vključno s prostimi delovnimi mesti.

Izpolnitev tega dokumenta je obvezna za vsako podjetje, za to lahko uporabite enotni obrazec T-3 ali ustvarite svojo vzorčno tabelo osebja. Obrazec T-3, ki ga je razvil državni odbor za statistiko, je jasen za izpolnjevanje in enostaven za uporabo, zato ga večina podjetij raje uporablja.

Kadrovska tabela je sestavljena za celotno podjetje ob upoštevanju vseh oddelkov in podružnic. Za podružnico je mogoče sestaviti ločen dokument, vendar mora biti vključen v razpored kadrovske strukture podjetja kot celote.

Kadrovska tabela je sestavljena na začetku podjetja, obdobje njene veljavnosti pa podjetje določi neodvisno. Hkrati je treba na dokumentu navesti datum sestave in datum poteka. Večina podjetij sestavlja osebje za eno leto, če pa v podjetju ni bistvenih sprememb, se lahko sestavi za več let.

V primerih preimenovanja delovnih mest in oddelkov, uvedbe novih strukturnih enot, prestrukturiranja organizacijske strukture podjetja, zmanjšanja števila zaposlenih je nujno spremeniti kadrovsko tabelo.

Spremembe se izvedejo po ukazu vodje. Vrstni red je lahko:

spreminjati (z enkratnimi spremembami, na primer z dodajanjem novega položaja);
sestaviti novo kadrovsko razpredelnico (priporočljivo največ 6-krat na leto).

O spremembah kadrovskega razporeda je treba pisno obvestiti zaposlene, ki jih te spremembe zadevajo.

Za sestavo kadrovske tabele so imenovani strokovnjaki kadrovske službe ali računovodstva, če je podjetje majhno, lahko to stori vodja.

Kadrovska tabela vsebuje elemente poslovne skrivnosti (na primer znesek plače), zato je sestavljena v enem izvodu in shranjena v računovodstvu, po potrebi se lahko sestavi kopija za vodjo. Vodjem strukturnih enot se posreduje le tisti del dokumenta, ki se nanaša na njihovo področje odgovornosti. Informacije o prostih delovnih mestih se posredujejo kadrovski službi.

V kadrovskem seznamu ni podatkov z imeni oseb, ki zasedajo posamezne funkcije. Ti podatki se vnesejo v ločen neobvezen dokument za podjetja - osebje ali zamenjave, ta dokument lahko podvoji vzorčno kadrovsko tabelo samo z dodatnim stolpcem s polnim imenom zaposlenega.

Primer kadrovske strukture

Osebje podjetja mora vključevati naslednje oddelke:

Ime podjetja in koda OKPO.
Datum, številka in rok veljavnosti dokumenta.
Seznam strukturnih enot podjetja. Če je podjetje povezano z javno službo ali z nevarnimi proizvodnimi pogoji, mora ime oddelkov natančno ustrezati državnim in industrijskim klasifikatorjem, imenikom in predpisom, da ne bi povzročali težav pri registraciji preferencialnih pokojnin za zaposlene.
Šifre oddelkov. Za vsako divizijo v podjetju je določena posebna šifra, ki prikazuje mesto divizije v celotni strukturi podjetja, kar močno poenostavi potek dela v podjetju.
Nazivi delovnih mest. Vsi položaji podjetja morajo biti prikazani po oddelkih. Ime mora ustrezati vseruskemu klasifikatorju poklicev.
Število osebja, ki je predvideno za vsako delovno mesto. Če naj bi delali s krajšim delovnim časom ali krajšim delovnim časom, se ustrezni kazalniki vnesejo v kadrovsko tabelo - 0,25; 0,5; 0,75; 1,5 itd.
Tarifne stopnje po položaju, navedene v rubljih, odstotek prodaje ali drugi kazalniki (odvisno od tega, kateri sistem plač je izbran v podjetju).
Dodatki, bonusi za vsako delovno mesto. Prav tako so lahko prikazani tako v rubljih kot v odstotkih.
Dodatki za škodljive delovne pogoje, ki se odobrijo po posebni shemi.
Skupna plača, z upoštevanjem dodatkov itd. Iz tega stolpca je upravitelju enostavno in enostavno videti plačilno listo za mesec.
Opomba. Če je obračun plač zelo zapleten, potem lahko v ta stolpec vpišete številko dokumenta, ki opisuje natančen obračun.
Podpis vodje, pa tudi glavnega računovodje in vodje kadrovske službe.
Naročilo voditelja.

Če zaposleni ne zaseda določenega delovnega mesta, ampak je vključen v opravljanje začasnega dela, je treba to vključiti tudi v kadrovsko tabelo.

Pri izpolnjevanju tarifnih plač in dodatkov se pogosto pojavljajo napake, ki jih je mogoče popraviti s prečrtanjem in popravkom s podpisom izvajalca.

Vloga kadrovanja v podjetju

Pri sestavljanju kadrovske tabele morate natančno upoštevati pravila, saj se pogosto uporablja kot dokaz v sodnih sporih in pri vložitvi vloge za pokojnino. Ta dokument ima trajni rok trajanja.

Iz dokumenta lahko vodja analizira strukturo podjetja, število delovnih mest, plačni sklad in daje pripombe.

V nekaterih primerih se mora zaposleni med zaposlitvijo seznaniti z evidenco svojega delovnega mesta v kadrovski tabeli, če je v njegovi pogodbi o zaposlitvi navedeno, da se plača oblikuje po kadrovski tabeli.

Zaposleni lahko zahteva tudi izvleček iz seznama zaposlenih s podatki o njegovem položaju in plači, pomembno je, da ta dokument vsebuje podatke, ki se nanašajo samo na tega zaposlenega.

Državni organi (davčni inšpektorat, pokojninski sklad, zavod za socialno zavarovanje itd.) pogosto zahtevajo kadrovsko zasedbo v postopku inšpekcij.

Samodejno izpolnjevanje standardnih obrazcev dokumentov
Tiskanje dokumentov s podpisom in sliko pečata
Pisemska glava z vašim logotipom in podatki
Nalaganje dokumentov v formatih Excel, PDF, CSV
Pošiljanje dokumentov po elektronski pošti neposredno iz sistema

Class365 - hitro in priročno izpolnjevanje vseh primarnih dokumentov

Brezplačno se povežite s Klass365

Zaposlovanje delavcev poteka v skladu s kadrovsko tabelo. Odobren je z odredbo vodje organizacije ali druge pooblaščene osebe z odredbo ali pooblastilom.

Oglejte si razdelek o dodatkih. To lahko odraža posebnosti podjetja. Dodatki so lahko za poslovno skrivnost, delovno dobo zaposlenih, škodljivost, posebne zasluge za organizacijo, akademsko stopnjo itd.

(Izpisovanje dokumentov brez napak in 2-krat hitreje zaradi avtomatskega izpolnjevanja dokumentov v programu Klass365)

Kako enostavno in enostavno poenostaviti papirologijo in vodenje evidenc

Oglejte si, kako deluje Class365
Prijavite se v demo

Kako izpolniti kadrovsko tabelo v obrazcu T-3

Tabela osebja se uporablja za formalizacijo strukture, sestave osebja, njegove velikosti v skladu z veljavno listino organizacije. Seznam osebja odobri vodja ali oseba, ki jo pooblasti (in ga sestavijo, ker zahtevano delovno mesto ekonomista dela, ki je dolžan sestaviti urnik, ni na voljo v vseh podjetjih) in vsebuje naslednje podatke:

Seznam obstoječih delovnih mest v podjetju;
- število enot v državi;
- mesečni sklad plač;
- višino uradniških plač in dodatkov;
- seznam strukturnih pododdelkov.

Hkrati je treba spomniti, da mora položaj zaposlenega v pogodbi o zaposlitvi v celoti ustrezati položaju na seznamu osebja, njegovo ime pa se ne zmanjša, ko se vnese v dokument. In sama delovna mesta so tam vpisana na podlagi klasifikatorja poklicev, saj lahko vsako neskladje povzroči težave pri uveljavljanju pokojnine. Dela so navedena v padajočem vrstnem redu, začenši z najpomembnejšimi.

Razpored je sestavljen za določen datum z navedbo obdobja veljavnosti in v enem izvodu, ki je v računovodstvu podjetja. Poleg tega je dokument zašit in zapečaten s podpisi vodje, glavnega računovodje in nato pečata podjetja. Napak v tem dokumentu ni mogoče popraviti z lektorjem. Večina jih je narejenih v plačah. Stanje lahko popravite s previdnim prečrtanjem pravilnih številk in podpisom osebe, ki sestavlja kadrovsko tabelo. Ostale spremembe (na primer vnos položaja, če so ga pozabili navesti, ali popravek, če so ga navedli napačno) se zgodijo s pomočjo ukazov vodje.

Če govorimo o neposrednem imenovanju kadrovske tabele, potem je sestavljeno iz dejstva, da v primeru kakršnih koli sporov na sodišču predstavite tam navedene podatke. Zato lahko s pravilno pripravo dokumenta vedno računate na zmago v tožbi.

Začnite s Class365 takoj zdaj! Uporabite sodoben pristop k vodenju podjetja in povečajte svoj prihodek.

Brezplačno se povežite s Klass365

Ta dokument je lokalni regulativni akt, ki se uporablja za registracijo osebja organizacije v skladu z njeno listino (predpisi). Ne smemo pozabiti, da tabela osebja ni zgolj formalnost, temveč dokument, potreben za delo, katerega prisotnost je posledica potreb organizacije.

Razpored mora vsebovati seznam strukturnih enot, delovnih mest, podatke o številu osebja, uradnih plačah, dodatkih in mesečni plačilni listi, zato je treba pred nadaljevanjem priprave dokumenta določiti organizacijsko strukturo podjetja.

Izpolnjevanje obrazca št. T-3

Obrazec za kadrovsko tabelo lahko organizacija samostojno razvije glede na svoje potrebe, vendar je še vedno priporočljivo uporabiti enoten obrazec št. T-3 kot obrazec.

Glede na velikost in osebje organizacije se lahko odgovornost za sestavljanje in izpolnjevanje obrazca št. T-3 dodeli tako zaposlenim v kadrovskem oddelku kot računovodjem ali celo vodjem.

Ime organizacije v dokumentu mora biti navedeno v strogem skladu z ustanovnimi dokumenti.

Treba je opozoriti, da sta v obrazcu št. T-3 navedena vsaj dva datuma: datum sestave (v stolpcu "Datum sestave" v obliki "dd.mm.llll"), pa tudi datum, ko dokument začne veljati z navedbo obdobja njegove veljavnosti (običajno odobren za eno leto). V zvezi s tem pri izpolnjevanju obrazca teh datumov ne smete zamenjati, saj je datum kadrovske tabele pogosto pred datumom začetka njegove veljavnosti.

Imena strukturnih enot morajo biti navedena v skladu z odobreno strukturo organizacije. Značilnost izpolnjevanja tega stolpca je, da lahko komercialne organizacije vnesejo poljubna imena strukturnih enot, ki se jim zdijo primerna, pri čemer se ravnajo le po zahtevah glede terminologije in splošno sprejetih pojmov in definicij. Hkrati bi morale državne ustanove in organizacije s škodljivimi in (ali) nevarnimi delovnimi pogoji pri določanju oddelkov upoštevati zahteve vseruskih in industrijskih klasifikatorjev, pa tudi tarifne in kvalifikacijske referenčne knjige in druge regulativne dokumente, saj so od tega odvisne številne ugodnosti zaposlenih, te organizacije ob upokojitvi.

Kodo za vsako strukturno enoto določi organizacija neodvisno in je potrebna za upravljanje dokumentov, pa tudi za označevanje mesta strukturne enote v hierarhiji organizacije.

Imena delovnih mest je priporočljivo določiti v skladu z "Vse ruskim klasifikatorjem poklicev delavcev, položajev uslužbencev in plačnih razredov" (OKPDTR), ki vsebuje imena poklicev in položajev ter njihove kodne oznake. V kadrovskem seznamu morajo biti navedena tudi prosta delovna mesta v obliki ustrezne opombe v stolpcu "Opomba" ali navedba števila prostih delovnih mest z opombo na dnu strani, ki označuje, da je delovno mesto prosto.

Število osebja za vsako delovno mesto se določi glede na potrebe organizacije v določenih vrstah dela, pa tudi glede na ekonomsko izvedljivost.

V skladu s pravili za izpolnjevanje "Albumov enotnih obrazcev primarnih računovodskih dokumentov" so kazalniki stroškov navedeni v rubljih z natančnostjo dveh decimalnih mest. In če vaša organizacija pri določanju uradne plače zaposlenih ni dolžna upoštevati samo enotne tarifne in kvalifikacijske mreže, vam nihče ne more prepovedati v odobreni kadrovski tabeli v stolpcu "Plača (tarifna stopnja)", da ne navesti določeno plačo za to kadrovsko enoto, vendar določiti možne meje. Na primer: 1000-1500, to vam bo omogočilo, da različno plačate delo zaposlenih, ki zasedajo istoimenska delovna mesta v skladu s kadrovsko tabelo, hkrati pa upoštevajte njihove kvalifikacije in razlike v delovni funkciji in ne kršite zahteve delovne zakonodaje o prepovedi »diskriminacije« (premagoti uravnilovko).

Enotni obrazec št. T-3 vsebuje več stolpcev (6-8), združenih s skupnim imenom "Dodatki". Beležijo vse spodbude in kompenzacije (dodatki, dodatki, dodatki itd.), predvidene za posamezno delovno mesto. Pri določitvi teh plačil se v ustreznem stolpcu naredi opomba - v kakšnem znesku in za kaj je določeno doplačilo (doplačilo).

Če stolpcev 5-9 v rubljih ni mogoče izpolniti zaradi uporabe drugih plačnih sistemov (na primer breztarifnega, mešanega itd.), Se ti stolpci izpolnijo v ustreznih merskih enotah (odstotki, koeficienti). itd.).

Deveti stolpec "Skupaj" se izračuna tako, da sešteje 5-8 stolpcev in dobljeni znesek pomnoži s številom delovnih mest iz stolpca 4. Skupni znesek za vsa delovna mesta bo mesečna plačilna lista.

Kaj morata vodja in računovodja vedeti pri sestavljanju kadrovske tabele. Katere zahteve je treba izpolniti pri izpolnjevanju enotnega obrazca T-3.

Pretok dokumentov je potreben za spremljanje različnih kazalnikov uspešnosti podjetja v dinamiki. Brez tega je organizacija procesov precej kaotična. Ker so v sodobnem svetu kadri glavno bogastvo vsakega podjetja, morajo biti dokumenti v zvezi z upravljanjem s človeškimi viri vodeni čim bolj natančno in korektno.

Kadrovanje - vam omogoča, da nastavite osebje oddelkov organizacije, analizirate organizacijsko strukturo in sistem nagrajevanja ter olajšate postopek zaposlovanja osebja za prosta delovna mesta v podjetju.

Čemu služi ta dokument, ali je obvezen?

Kadrovska tabela je potrebna, da bi lahko utemeljili situacije odpuščanja zaposlenih zaradi zmanjšanja števila zaposlenih v primeru, da se obrnejo na sodišče. Lahko služi tudi kot utemeljitev za zavrnitev zaposlitve (zaradi pomanjkanja določenega položaja). Zato je kompetentna priprava tega dokumenta osnova za pravno zaščito interesov podjetja.

Poleg tega inšpekcijska podjetja (predvsem inšpektorat za delo) pogosto zahtevajo njeno prisotnost pri inšpekcijskih pregledih. Odsotnost dokumenta je kršitev zakona Ruske federacije o varstvu dela. Skladno s tem v skladu s Zakonikom o upravnih prekrških Ruske federacije (člen 5.27) organizaciji, ki ni predložila urnika, grozi globa od 30 do 50 tisoč rubljev. Poleg tega bo uradnik kaznovan z denarno kaznijo (znesek se giblje od 1 do 5 tisoč rubljev).

Nazadnje, brez kadrovske razpredelnice ni mogoče dokazati, da podjetje v času zmanjšanja ni imelo možnosti, da bi zaposlenim zagotovilo nadomestna prosta delovna mesta.

Tako prisotnost tega papirja z vidika zakonodaje Ruske federacije ni obvezna in teoretično je odločitev davčnega ali delovnega inšpektorata o naložitvi globe mogoče izpodbijati na sodišču. Vendar pa bi moralo v praksi dokument vzdrževati vsako podjetje, da prepreči morebitne konfliktne situacije. Hkrati je pomembno razumeti, da je za proračunske organizacije njegova prisotnost določena z zakonom.

Zahteve za to

Ker je kadrovska tabela tako imenovani lokalni predpis, zanjo ni toliko posebnih zahtev:

Eden od glavnih je dejstvo, da je podjetje dolžno sestaviti ta dokument v skladu z enotnim obrazcem T-3, ki ga določa zvezni zakon. Ne morete ga skrajšati (prisotni morajo biti vsi potrebni elementi), lahko pa vnesete dodatne podatke
Urnik mora veljati od prvega dne v mesecu.
Zelo pomembno je, da je vsaka stran oštevilčena.
Dokument mora biti spenjan, imeti pečat organizacije, podpis vodje in osebe, odgovorne za sestavo

Kdo sestavlja?

Trenutno zakonodaja ne določa jasno, kdo bi moral sodelovati pri pripravi dokumenta.

V podjetjih z razvejano organizacijsko strukturo so lahko za sestavo odgovorni zaposleni v naslednjih oddelkih:

kadrovska služba
računovodstvo
pravna služba (najmanj pogosta situacija)

V majhnih podjetjih lahko to stori vodja ali katera koli druga oseba, ki jo on pooblasti. V tem primeru se izda naročilo v imenu določenega zaposlenega, ki bo delal s tem dokumentom. Druga možnost za ugotavljanje odgovornosti je navedba tega dejstva v opisu delovnega mesta ali pogodbi o zaposlitvi.

Za poenostavitev postopka sestavljanja je treba v navodilih za pisarniško delo predpisati njegove nianse:

pogoji in osnovna pravila za razvoj / uvedbo sprememb
oblika naročila o odobritvi urnika in sprememb
odgovorne osebe za oblikovanje dokumenta in podpisovanje naročil
zaposleni, s katerimi morate uskladiti osnutek urnika ali njegove spremembe
sestava normativnih aktov, ki urejajo vsa vprašanja v zvezi z njim

Kako se zahteva?

Po pripravi kadrovske tabele jo je treba potrditi. Preden je končni obrazec za podpis pripravljen, ga je potrebno uskladiti z zaposlenimi, navedenimi v navodilih.

Po tem je treba odobriti s posebnim ukazom ali odredbo, ki jo mora podpisati vodja podjetja ali pooblaščena oseba. Odredba mora vsebovati datume sestave, odobritve in začetka veljavnosti - lahko sovpadajo ali se med seboj razlikujejo, vendar datum začetka veljavnosti ne more biti pred datumom priprave ali odobritve.

Struktura in vrstni red polnjenja

Najprej mora enotni obrazec vsebovati številne podrobnosti (potrebne so za vsako knjigovodsko listino):

ime in številka dokumenta
datum njegove sestave
Ime podjetja
potrdilo o dejstvu opravljanja dejavnosti in izražanje vrednosti naravnega ali denarnega izmera
ime in podpis odgovorne osebe za pravilnost sestave

Tabela mora vsebovati naslednje podatke (od leve proti desni):

strukturna pododdelitev
šifra delitve
položaj, čin, kvalifikacijski razred (na primer inženir 1. kategorije)
število kadrovskih enot
plača (navedena v rubljih, merske enote so samo v glavi tabele - na primer 20.000,00)
dodatki (v rubljih) - na primer za akademsko diplomo. Za njih so 3 stolpci.
skupaj, rub. - ta stolpec navaja skupni znesek plače
Opomba

Ko izpolnite vse stolpce v tabeli, morate izpolniti vrstico "Skupaj". Vse vrednosti je treba sešteti v stolpcih (višina plač, število osebja itd.). Po tem se dajo potrebni podpisi in pečat.

Kako do spremembe?

V času leta 2017 obstajata dva glavna načina za spremembe kadrovske tabele:

Ta dokument lahko torej neposredno spremenite tako, da ustvarite novega, ki bo imel naslednjo registrsko številko. V tem primeru mora biti nova različica potrjena z nalogom za glavno dejavnost.
Vendar pa so večinoma spremembe precej majhne. V tem primeru je dovolj, da spremembe izdamo z ustreznim nalogom. Odredba se lahko imenuje na naslednji način: "O spremembi tabele osebja" ali "O spremembi tabele osebja."

Vendar mora biti ta postopek utemeljen. To so lahko naslednji razlogi:

potreba po optimizaciji upravnih dejavnosti
izboljšanje organizacijske strukture podjetja
reorganizacija
odprava podvajanja funkcij in oblikovanje centrov odgovornosti
spremembe zakonodaje Ruske federacije
potreba po organizaciji ukrepov za izboljšanje dejavnosti oddelka v podjetju
zmanjšanje osnovne dejavnosti, njeno širitev ali diverzifikacijo

Če se delovno mesto zaposlenega preimenuje, morate pred spremembo pridobiti njegovo pisno soglasje.

Rok uporabnosti in pogostost zbiranja

V zakonodaji Ruske federacije ni norm, ki bi urejale pogostost zaposlovanja. Če ima podjetje visoko fluktuacijo osebja, je priporočljivo, da ga sestavite enkrat mesečno. Najpogosteje pa to naredijo vsakih 6 ali 12 mesecev, po potrebi le spremembe. To je posledica dejstva, da je takšen urnik tako imenovani planski dokument.

Obrazec T-3 je mogoče sestaviti tudi za več let - vendar to lahko storijo le tista podjetja, ki ne nameravajo prilagoditi osebja, uvesti novih delovnih mest ali odstraniti nekaterih obstoječih.

Zato te možnosti v letu 2017 ni mogoče šteti za primerno - krizne razmere prisilijo organizacije, da nenehno spreminjajo različne vidike svojih dejavnosti.

Kar zadeva rok hrambe, mora biti trenutno dokument shranjen v podjetju 3 leta. V tem primeru se to obdobje računa od naslednjega leta po letu, v katerem je urnik prenehal veljati. Kadrovsko ureditev (ki lahko služi kot lažja alternativa zadevnemu papirju) je treba hraniti 75 let.

Ali morajo podjetniki imeti kadrovsko razpredelnico?

Kadrovska tabela je obvezen lokalni akt, ki se uporablja za formalizacijo strukture, osebja in osebja organizacije (člen 8 delovnega zakonika Ruske federacije). Ali mora imeti samostojni podjetnik kadrovsko tabelo, kako jo sestaviti, potrditi in izpolniti.

Imeti ali ne imeti

Kadrovska tabela je omenjena samo v členu 57 delovnega zakonika Ruske federacije, v skladu s katerim pogodba o zaposlitvi navaja položaj, posebnost, poklic (s kvalifikacijami) v skladu s kadrovsko tabelo organizacije ali posebno delovno funkcijo zaposlenega.

Iz tega izhaja, da če je v pogodbi o zaposlitvi določeno delovno mesto, specialnost ali poklic (kot je običajno), mora imeti delodajalec, ki je z zaposlenim sklenil takšno pogodbo o zaposlitvi, kadrovsko razpredelnico.

Nasprotno, če je v vseh pogodbah o delu, sklenjenih z zaposlenimi, opisana delovna funkcija (tj. opisano konkretno delo, ki ga je delavec dolžan opravljati), kadrovska razpredelnica ni potrebna.

Poleg tega člen 57 delovnega zakonika Ruske federacije nedvoumno govori o "zaposlitvi organizacije" in ne o zaposlovanju podjetnika. Vendar lahko uradniki zveznega inšpektorata za delo obravnavajo pomanjkanje kadrovske razpredelnice za samostojnega podjetnika kot kršitev delovne zakonodaje in ga kaznujejo v skladu s členom 5.27 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije.

število vaših zaposlenih presega 3-4 osebe
dolžnosti zaposlenih so povezane s standardnimi funkcijami določenega položaja, specialnosti ali poklica
Morate jasno strukturirati svoje osebje in razdeliti odgovornosti med zaposlenimi

Včasih je v pogodbah o zaposlitvi z zaposlenimi navedeno, da so sprejeti na določena delovna mesta, specialnosti ali poklice, in ni seznama osebja, ki bi določil prisotnost teh delovnih mest, specialnosti in poklicev.

V tem primeru pomanjkanje kadrovske razpredelnice delavcu ne more preprečiti uveljavljanja njegovih pravic iz dela. In pogodbe o zaposlitvi ni mogoče šteti za nesklenjeno samo na podlagi tega, ker delodajalec nima razporeda zaposlenih.

Včasih se delavci najamejo na delovna mesta, ki jih obstoječa kadrovska tabela ne predvideva. Protislovje med razporedom osebja in pogodbo o zaposlitvi je treba rešiti v korist slednje (člen 8 delovnega zakonika Ruske federacije). Šteje se, da je delavec sprejet na delovno mesto, specialnost ali poklic, določen v pogodbi o zaposlitvi.

Pomanjkanje osebja lahko povzroči nekatere težave. Delodajalec, ki nima kadrovske razpredelnice, je prikrajšan za možnost zmanjšanja števila oziroma števila zaposlenih. Natančneje, delodajalec lahko izvede zmanjšanje števila ali osebja zaposlenih, vendar v primeru spora ne bo mogel dokumentirati zakonitosti svojih dejanj.

Kako izdati

Obrazec za osebje je bil odobren z Odlokom Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 05.01.2004 št. 1. (UV T-3). Delodajalci običajno uporabljajo ta obrazec. Načeloma pa lahko uporabijo tudi drugo, neodvisno razvito obliko. Zakaj?

Malo zgodovine. V skladu s členom 9 zveznega zakona z dne 21. novembra 1996 št. 129-FZ "O računovodstvu" je bilo navedeno, da so primarni računovodski dokumenti sprejeti za računovodstvo, če so sestavljeni v obliki, ki je v albumih enotnih obrazcev. primarne knjigovodske dokumentacije. In samo dokumenti, katerih oblika ni predvidena v teh albumih, se lahko sestavijo v kateri koli obliki, vendar morajo vsebovati vse podrobnosti, določene v čl. 9 zakona "o računovodstvu". Razvoj in odobritev albumov enotnih oblik primarne računovodske dokumentacije je vlada zaupala Državnemu statističnemu odboru Rusije. Zato je bilo ugotovljeno, da če Državni odbor za statistiko Rusije odobri kakršen koli enoten obrazec, potem je predmet obvezne uporabe.

Toda kadrovski seznam takrat ni bil in ni zdaj primarni računovodski dokument. Navsezadnje ne pripravi nobene poslovne transakcije, ki bi se odražala v računovodstvu. Na podlagi kadrovske tabele se računovodski vnosi ne izvajajo (celo plača delovnega časa se obračunava ne na podlagi kadrovske tabele, temveč na podlagi časovnega lista).

In od leta 2013 imajo nevladne organizacije možnost uporabljati samostojno razvite obrazce tudi za primarne knjigovodske listine. Toda uporaba teh obrazcev v skladu s 4. delom čl. 9 zakona N 402-FZ mora biti odobren bodisi z odredbo vodje organizacije bodisi s prilogo k računovodski politiki.

Torej imajo delodajalci pravico, da ne uporabljajo enotne oblike zaposlovanja, ampak razvijejo svoje.

Imena delovnih mest, poklicev in posebnosti, ki se pojavljajo v seznamu osebja, določi delodajalec neodvisno.

Če pa je zagotavljanje kakršnih koli ugodnosti ali omejitev povezano z opravljanjem dela na določenih delovnih mestih, posebnostih ali poklicih, morajo ti položaji, posebnosti in poklici ter zahteve glede kvalifikacij zanje ustrezati imenom in zahtevam, navedenim v sklicevanju na kvalifikacije. knjige (člen 57 delovnega zakonika Ruske federacije).

Trenutno obstajajo naslednji vodniki:

ETKS - Enotni tarifni in kvalifikacijski imenik del in poklicev delavcev
CEN - Enotni imenik kvalifikacij delovnih mest vodij, strokovnjakov in zaposlenih
OKPDTR - Vseslovenski klasifikator poklicev delavcev, položajev zaposlenih in plačnih kategorij

Če v Če v referenčnih knjigah ni takšnih poklicev in položajev, je treba v seznamu osebja (in v pogodbah o zaposlitvi) navesti imena poklicev in položajev v skladu z regulativnim pravnim aktom, ki zagotavlja ugodnosti ali nalaga omejitve. Delovna zakonodaja Ruske federacije vsebuje precej veliko število regulativnih pravnih aktov, ki zagotavljajo ugodnosti in omejitve za različne kategorije delavcev. Zato je pri sestavljanju kadrovske tabele bolje, da se delodajalec drži ustreznih imenikov kvalifikacij.

Razmislimo, kako pravilno izpolniti SHR na primeru izpolnjevanja enotnega obrazca T-3.

Stolpec 4 (število kadrovskih enot)

V primeru, da je zagotovljeno vzdrževanje nepopolne kadrovske enote, se število nepopolnih kadrovskih delovnih mest navede v ustreznih deležih, na primer 0,25 (glej Navodila za uporabo in izpolnjevanje obrazcev primarne računovodske dokumentacije, odobrena z Uredbo št. državni statistični odbor Rusije z dne 05.01.2004 št. 1).

Stolpci 6-8 (doplačila)

Če delodajalec teh stolpcev ne more izpolniti v rubljih, na primer zaradi dejstva, da so dodatki za zaposlenega določeni v odstotkih ali koeficientih, je dovoljeno navesti odstotke ali koeficiente v ustreznih stolpcih.

Če se velikost obresti in koeficientov spremeni, potem po našem mnenju ne bo napaka, če v ustrezne stolpce vnesemo črtice, v stolpcu 10 pa naredimo povezavo do dokumenta, ki ureja spremembo teh odstotkov in koeficientov. Na primer, odstotek dodatka za delavce na skrajnem severu se razlikuje glede na trajanje "severne" izkušnje. Zato lahko pri izpolnjevanju stolpcev 6 - 8 postavite pomišljaje (če ni drugih dodatkov), v stolpcu 10 pa se sklicujte na ustrezen regulativni pravni akt, ki ureja določitev odstotnih dodatkov k plačam delavcev v Daljnem Sever.

Druga stimulativna plačila, razen dodatkov, niso prikazana. To pomeni, da bonusov in drugih spodbud, ki niso dodatki, ni treba odražati v enotni obliki kadrovanja. Kako natančno so dodatki pridobili pravico do prisotnosti v enotni obliki kadrovskega seznama, ni jasno. Poleg tega v delovni zakonodaji ni uradne definicije dodatka.

Stolpec 9. (skupaj)

Izračun skupnih plač je mogoč le, če so tarifne postavke in dodatki določeni v istih enotah za isto časovno obdobje. Če so poleg rubljev v ustreznih stolpcih uporabljeni odstotki in koeficienti in organizacija uporablja ne samo časovni, ampak tudi sistem plače po kosih, potem ni mogoče izpeljati skupnega zneska za stolpce 5-9 iz enotni kadrovski obrazec.

Kako odobriti

Delodajalec samostojno odobri razpored osebja. Delovna zakonodaja ne predvideva upoštevanja mnenja predstavniškega organa delavcev pri odobritvi kadrovske tabele.

Razpored osebja odobri vodja organizacije ali samostojni podjetnik posameznik. V tem naročilu za razliko od standardnega obrazca naročila za glavno dejavnost ni ugotovitvenega dela, naročilo pa se lahko začne takoj z besedami »NAROČAM«, saj za izvajanje SR niso potrebna dodatna pojasnila. Lahko pa navedete razloge (če obstajajo), zaradi katerih poteka potrditev novega osebja.

Zakonodajalec vprašanja pečatenja kadrovskega seznama ni rešil. Enotna oblika kadrovanja ne predvideva obvezne nastavitve pečata.

Delodajalec tudi samostojno odloča o vprašanjih spremembe in dopolnitve kadrovske dokumentacije. Delodajalec lahko poljubno pogosto spreminja kadrovski razpored. V primeru spora o odpuščanju zaposlenih zaradi zmanjšanja števila zaposlenih sodišče ne obravnava smotrnosti spremembe kadrovske tabele.

Vzorčno polnilo

Kako sestaviti?

Osebna tabela mora vsebovati naslednje podatke:

Polno ime organizacije v skladu z ustanovnimi dokumenti
organizacije OKPO
Štabna številka (lahko uporabite kateri koli način oštevilčenja)
Datum dejanske sestave
Določiti morate obdobje veljavnosti kadrovske tabele (običajno je ta datum 1 leto)
V zgornjem desnem kotu je odtisnjen žig "Odobreno" in navedeni so podatki o odobritvenem nalogu in uvedbi kadrovske tabele.
Naziv delovnega mesta delavca v skladu z EKSD
Število zaposlenih za vsako delovno mesto
Velikosti tarifnih stopenj (plač) zaposlenih
Trajni dodatki in dodatki
Če podjetje spremeni seznam delovnih mest, število zaposlenih, plače in bonuse, je treba te spremembe vnesti v kadrovsko tabelo.

Če tega ne storite, lahko pride do težav z inšpekcijskimi organi.

Nalog za odobritev

Razpored osebja morajo odobriti vodje vseh strukturnih oddelkov ali posamezni zaposleni na vodilnih položajih. Po tem se seznam osebja pošlje v obravnavo glavnemu računovodji in vodji kadrovske službe. Po potrditvi razporeda osebja s strani računovodje in vodje kadrovske službe vodja izda odredbo o potrditvi novega razporeda. Ko je ukaz izdan, sta datum in številka pritrjena na tabelo osebja.

Kdo je odgovoren?

Običajno kadrovsko tabelo sestavi kadrovik ali računovodja. Toda njegovo sestavljanje se lahko zaupa kateremu koli zaposlenemu v podjetju. Seznanitev Razpored osebja ni lokalni normativni akt organizacije, zato delodajalec ni dolžan seznaniti zaposlenih z njim.

Spremenite vrstni red

Nalog za spremembo se izda v prosti obliki in mora vsebovati naslednje podatke:

Ime organizacije
Vrsta dokumenta
Datum in registrska številka
Jastreb z napisom "Odobreno"
Izvršni vizumi
Naročilo je usklajeno z glavnim računovodjo in vodjo

Sprememba zaradi ukinitve objav

Delovno mesto je mogoče izključiti s seznama osebja le z zmanjšanjem števila osebja. Da bi to naredili, se izda ukaz za spremembe, položaj se odstrani in odobri se nova tabela osebja.

Določen položaj lahko izključite le pod določenimi pogoji, kot so:

Kriza
Spreminjanje delovnih pogojev in drugo

Pri zmanjšanju števila zaposlenih se odpuščeni delavec opozori dva meseca pred zmanjšanjem.

Postopek za zmanjšanje osebja in spremembo kadrovske tabele:

Sestava naročila (navaja razlog za njegovo izdajo, predpisano je ime položaja, ki je izključen)
Dokument je overjen
Spremembe trenutne kadrovske tabele se izvedejo brez izbrisa delovnih oznak in strukturnih delitev
Pripravljen je ukaz o ukrepih za zmanjšanje števila zaposlenih. Naročilo se overi in z njim se seznanijo zmanjšani delavci

Za uvedbo novega delovnega mesta na seznamu osebja morate:

Izdajte odredbo o spremembi urnika
Spremenite osebje
Pripravite opis delovnega mesta za novega zaposlenega

Načrtujte obdobje hrambe

Razpored osebja je treba hraniti v podjetju tri leta od leta, ko je določba postala neveljavna.

Kazni za nepravilno sestavljeno osebje

Po čl. 5.27 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije se lahko uradnik kaznuje z globo od 2000 do 5000 rubljev; za osebe, ki se ukvarjajo s podjetništvom brez ustanovitve pravne osebe - od 2.000 do 5.000 rubljev; za pravne osebe - od 50.000 do 80.000 rubljev.

Na podlagi materialov: znaydelo.ru, slob-expert.ru