Navodila po korakih za HR. Katere predpise morate poznati

Želite narediti red pri kadrovskem delu? Kje začeti v novem podjetju, kako narediti red v obstoječem? Upoštevajte nasvet strokovnjaka. In to brez panike! Uspelo vam bo.

V praksi obstajata dve situaciji, ko strokovnjake zanima tema postopnega kadrovskega pisarniškega dela:

V že obstoječem podjetju se kadrovska evidenca »nekako« vodi, ni sistema, veliko je kršitev. Če se znajdete v takšni situaciji, najprej ocenite stanje kadrovske dokumentacije pri delodajalcu in izdajte rezultate preverjanja. Primeri beležk iz članka "" vam bodo pomagali. Po preverjanju začnite obnavljati in sistematizirati delo v skladu z 8 koraki iz tega članka.
Novoustanovljena organizacija šele začenja svojo dejavnost ali pa ima samostojni podjetnik prvega zaposlenega - bolje je takoj začeti s kadrovskim delom. Prvi korak...

1 korak. Organizirajte osebje. Obstajajo trije načini

Določiti odgovorno osebo oziroma odgovorno osebo za stanje vodenja kadrovskih evidenc pri delodajalcu. Vsi delodajalci so si zelo različni. Razlikujejo se po številu zaposlenih, področju delovanja, fluktuaciji osebja, pristopih vodenja, ekonomskih možnostih. Odgovor na priljubljeno kadrovsko vprašanje:

Ali obstajajo standardi za število kadrovskih uradnikov za število zaposlenih?

»Univerzalne formule, ki bi ustrezala vsem, žal ni. Standardi za kadrovske postopke, ki so navedeni v odloku Ministrstva za delo ZSSR z dne 14. novembra 1991 št. 78, so zastareli. V povprečju se številka po standardih trenutno giblje od 200 do 270 zaposlenih na enega kadrovika. V idealnem primeru pa morate čas za papirologijo izračunati neposredno pri delodajalcu.

Glede na kadrovsko zasedbo podjetja, fluktuacijo kadrov, ekonomske priložnosti lahko delodajalec organizira vodenje kadrovskih evidenc na enega od naslednjih načinov:

strukturna enota, na primer kadrovska služba, ki jo vodi vodja;
edini kadrovik;
notranja kombinacija - najpogosteje najdemo v majhnih podjetjih do 100 ljudi. Notranja kombinacija je, ko je delo vodenja kadrovske evidence zaupano delavcu, katerega delovna funkcija na začetku ni povezana s kadrovsko evidenco, na primer računovodja ali vodja pisarne.

Kombinacija je dodelitev zaposlenemu z njegovim pisnim soglasjem za dodatno delo na drugem delovnem mestu, poklicu, specialnosti (člen 60.2 delovnega zakonika Ruske federacije). Če želite zaprositi za kombinacijo, vključite položaj v seznam osebja (v tem primeru stopnja morda ni celo število, pomembno je, da preprosto odraža potrebo delodajalca po delovni funkciji kadrovskega strokovnjaka).

Tipična zmota: položaj, za katerega je sestavljena kombinacija, ni vključen v kadrovski seznam. V soglasju napišite termin, vsebino in obseg opravljenega dela ter višino doplačila.

Torej, prvi korak je ugotoviti, kako vam je bilo dodeljeno vodenje kadrovskih evidenc:

Vaše delovno mesto je del strukturne enote, na primer kadrovske službe.
Ste edini strokovnjak za vodenje kadrovskih evidenc, imate sklenjeno pogodbo o zaposlitvi in vaša odgovornost je, da vodite kadrovske evidence v celoti.
Kadrovska evidenca je za vas registrirana v obliki kombinacije.

Ko je vaše pooblastilo za organizacijo in vodenje kadrovskih evidenc preverjeno, natančno preučite ustanovne dokumente.

2 korak. Preučite ustanovne dokumente

Najprej bodite pozorni na ime delodajalca.

Tipična napaka: v kadrovskih dokumentih ime delodajalca ni navedeno v skladu z ustanovnimi dokumenti. Na primer, v listini je navedeno polno in skrajšano ime, v kadrovskih dokumentih pa samo polno ali samo skrajšano ime delodajalca.

V ustanovnih dokumentih preučite vprašanje pooblastila za odločanje o sklenitvi, odpovedi pogodbe o zaposlitvi v skladu z odobritvijo lokalnih predpisov. Določite, kdo je pooblaščena oseba delodajalca, če je pravna oseba.

Tipična napaka v pogodbi o zaposlitvi: v ustanovnih dokumentih je vodja podjetja registriran kot pooblaščena oseba delodajalca, v preambuli pogodb o zaposlitvi je naveden vodja, ki deluje na podlagi listine, na koncu pogodbe o zaposlitvi pa podpis delodajalca odda vodja kadrovske službe ali namestnik generalnega direktorja itd., ki ni vodja.

Ne pozabite na preprosto pravilo: kdor je na začetku pogodbe o zaposlitvi naveden kot pooblaščena oseba delodajalca, jo podpiše.

3 korak. Ustvarite kadrovsko tabelo

Zakaj je kadrovska tabela eden prvih dokumentov, ki je neposredno povezan z delovno funkcijo kadrovika? Kadrovska tabela je dokument organizacijske in upravne narave, ki v bistvu odgovarja na vprašanje: kakšne delovne funkcije potrebuje delodajalec.

Ne pozabite na pravilo: niti enega zaposlenega ni mogoče prijaviti zunaj kadrovske mize, »zunaj države«. Tam »zunaj države« le pogodbe civilnopravne narave. Vse potrebe delodajalca po delovnih funkcijah določa kadrovska tabela.

Delovna funkcija je delo v skladu s položajem v skladu s seznamom osebja, poklicem, posebnostjo, ki navaja kvalifikacije; posebna vrsta dela, ki je dodeljena zaposlenemu (čl. Delovnega zakonika Ruske federacije).

Tabelo osebja je mogoče odobriti v enotni obliki - obrazec T-3 (odobren z Odlokom Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 01.05.2004 št. 1) ali razviti in odobriti svoj obrazec (po možnosti, priloga k računovodski politiki organizacije). V stolpcu "Število enot osebja" lahko navedete ne polno stopnjo, na primer 0,25 ali 0,5.

Kdo razvija kadrovsko tabelo?

Evgenia Konyukhova, učiteljica Kontur.School:

»V skladu z imenikom kvalifikacij delovnih mest se ekonomist dela ukvarja z razvojem kadrovske tabele. Niso pa vsi delodajalci takšne sreče (ekonomist dela). Zato je za izdelavo kadrovskega razporeda odgovoren tisti, čigar delovna obveznost vključuje izdelavo osnutka kadrovskega razporeda. Odobreno je z naročilom in stalno vzdrževano. Zakonodajne omejitve glede števila sprememb kadrovskega razporeda niso.

4 korak. Določite potrebno število lokalnih predpisov

Lokalni predpisi so velika tema. Najpogosteje strokovnjaki zahtevajo »čarobno tabletko sreče« v obliki izčrpnega seznama lokalnih predpisov, ki so zanje obvezni. Univerzalnega, primernega seznama za vse delodajalce pa ni. Upoštevati je treba nekaj pravil:

Samo delodajalci, ki so razvrščeni kot mikropodjetniki v skladu s 2. čl. 309.2 zakonika o delu Ruske federacije, lahko delno ali v celoti opusti lokalne predpise. Pod pogojem, da tista vprašanja, ki jih je treba urediti v lokalnih predpisih, prenesejo v standardno obliko pogodbe o zaposlitvi. Vsi drugi delodajalci morajo imeti na voljo potrebno število lokalnih predpisov.
Obstaja seznam lokalnih predpisov, ki so obvezni za vse delodajalce: notranji delovni predpisi (člen 189 delovnega zakonika Ruske federacije), lokalni predpisi, ki določajo sisteme plač (člen 135 delovnega zakonika Ruske federacije), lokalni predpisi. določitev postopka obdelave osebnih podatkov , pravice zaposlenih, značilnosti prenosa in shranjevanja osebnih podatkov (14. poglavje delovnega zakonika Ruske federacije, zvezni zakon z dne 27. julija 2006 št. 152-FZ).
Bodite pozorni na lokalni normativni akt, ki vzpostavlja sisteme nagrajevanja: kot tak morda tudi ne obstaja v samostojni obliki, na primer v obliki uredbe o prejemkih, če so sistemi nagrajevanja predpisani v notranjih delovnih predpisih delodajalca oz. kolektivna pogodba. Prav tako je obvezno razviti in odobriti urnik počitnic - najpozneje dva tedna pred začetkom koledarskega leta, za katerega je sestavljen. Če je bila organizacija ustvarjena na začetku ali sredi koledarskega leta, to leto zaključite brez urnika dopustov.
Obstajajo lahko lokalni predpisi, ki postanejo obvezni ob nastopu določenih pogojev, na primer določba o službenih potovanjih, kolektivna pogodba, določba o atestiranju delavcev itd. Pri tem je potrebno sistemsko, celovito poznavanje delovne zakonodaje kot celote. V tečaju izpopolnjevanja "" in tečaju strokovne prekvalifikacije "" je ločena lekcija dodeljena lokalnim predpisom.
Lokalni predpisi se sprejmejo ob upoštevanju mnenja predstavniškega organa v skladu s čl. 372 zakonika o delu Ruske federacije. Ta postavka je obvezna, če obstaja predstavniški organ zaposlenih, vendar je na stopnji organiziranja upravljanja kadrovskih evidenc najverjetneje preprosto odsoten. Če je tako, preskočite ta odstavek.
Zaposleni mora biti seznanjen z vsemi sprejetimi lokalnimi predpisi proti podpisu v skladu z 2. delom čl. 22 zakonika o delu Ruske federacije. Pred podpisom pogodbe o zaposlitvi se morajo novozaposleni delavci seznaniti s podpisom (člen 68 delovnega zakonika Ruske federacije).

5 korak. Preverite, kako se zaposluje manager

Vodja je ključna oseba v organizaciji. Najprej preverite vse dokumente za njegovo zasnovo. Na zahtevo mora biti odgovor iz registra nekvalificiranih oseb, ki ga vodijo davčni organi. To je zahteva 2. dela čl. 32.11 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije.

Vodja ima dvojni pravni status:

je edini izvršilni organ pravne osebe;
opravlja naloge delavca – delovno funkcijo poslovodne osebe.

Vodji je treba izdati dokumente o imenovanju (izvolitvi) njegovega generalnega direktorja v skladu z zveznimi zakoni in ustanovnimi dokumenti ter dokumenti v okviru delovne zakonodaje: pogodbo o zaposlitvi, nalog za zaposlitev. Vpis je treba narediti v delovni knjižici.

Začetni strokovnjaki in celo izkušeni včasih postavljajo naslednje vprašanje: kako narediti vpis v delovno knjižico o zaposlitvi generalnega direktorja? Odgovor leži na površini: delovna knjižica je glavni dokument, ki potrjuje delovno dobo, v delovno knjižico pa se vpisujejo podatki o zaposlitvi in ne o postopkih izvolitve ali imenovanja. Zato po sklenitvi pogodbe o zaposlitvi, izdaji naloga za zaposlitev, naredite vpis v delovno knjižico posebej o zaposlitvi s povezavo v stolpcu 4 na podatke o nalogu za zaposlitev.

Tipična napaka pri sestavljanju pogodbe o zaposlitvi z vodjo: trajanje pogodbe o zaposlitvi ne ustreza trajanju njegovih pooblastil kot edinega izvršilnega organa v skladu z ustanovnimi dokumenti. V fazi sklenitve pogodbe o zaposlitvi natančno preučite ustanovne dokumente, da preprečite takšno napako.

6 korak. Pripravite osnutek pogodbe o zaposlitvi

Pogodba o zaposlitvi je eden glavnih dokumentov pri urejanju delovnih razmerij z delavci. Priporočam, da skrbno preučite in razvijete predloge pogodb o zaposlitvi za najem različnih kategorij delavcev.

Po rezultatih inšpekcijskega nadzora državnega inšpektorata postaja pogodba o zaposlitvi tudi z vidika kazni najdražji dokument pri vodenju kadrovskih evidenc. Odgovornost je predvidena v 4. delu čl. 5.27 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije za pravne osebe, na primer od 50.000 do 100.000 rubljev, včasih pa inšpektorji globo pomnožijo s številom pogodb o zaposlitvi.

Standardna oblika pogodbe o zaposlitvi je bila razvita in odobrena samo za vodje državnih (občinskih) institucij in delodajalce, mala podjetja, razvrščena kot mikropodjetniki. V drugih primerih delodajalci samostojno pripravijo obliko pogodbe o zaposlitvi.

priimek, ime, patronim delavca in naziv delodajalca (priimek, ime, patronim delodajalca-fizične osebe), ki je sklenil pogodbo o zaposlitvi;
podatke o dokumentih, ki dokazujejo istovetnost delavca in delodajalca posameznika;
identifikacijska številka zavezanca (za delodajalce, razen za delodajalce posameznike, ki niso samostojni podjetniki);
podatke o predstavniku delodajalca, ki je podpisal pogodbo o zaposlitvi, in podlagi, na podlagi katere ima ustrezna pooblastila;
kraj in datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi.

Ti podatki se praviloma vpišejo v preambulo pogodbe o zaposlitvi ali pa del podatkov ostane v preambuli, del pa se prenese na zadnjo stran pogodbe o zaposlitvi.

primer:»Družba z omejeno odgovornostjo Intereses« (TIN 1234567890), v nadaljnjem besedilu »delodajalec«, ki jo zastopata namestnik generalnega direktorja P.S. 05.08.2011 št. 12, na eni strani, in državljan Ruske federacije Nikolaj Sergejevič Veselov (potni list serije 0477, št. 123456, ki ga je izdala Zvezna služba za migracije za južno upravno okrožje Moskve dne 20. 8. 1997), v nadaljnjem besedilu "delavec", po drugi strani pa v skladu z delovno zakonodajo v na ozemlju Ruske federacije sklenili to pogodbo o zaposlitvi o naslednjem: ... "

Priporočilo 2 Ne pozabite na obvezne pogoje pogodbe o zaposlitvi, navedeni so v 2. delu čl. 57 zakonika o delu Ruske federacije. Niso pa vsi vedno potrebni! Nekateri so potrebni pod določenimi pogoji:

trajanje pogodbe o zaposlitvi in okoliščine (razlogi), ki so bili podlaga za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas v skladu z zakonikom o delu ali drugim zveznim zakonom (navedite le pri sklenitvi pogodbe o zaposlitvi za določen čas);
garancije in nadomestila za delo s škodljivimi in (ali) nevarnimi delovnimi pogoji, z navedbo značilnosti delovnih pogojev na delovnem mestu (navedite le, če zaposlujete zaposlenega s škodljivimi ali nevarnimi delovnimi pogoji);
način delovnega časa in časa počitka (vključiti v pogodbo o zaposlitvi le, če se način razlikuje od splošnih pravil, ki veljajo pri delodajalcu);
pogoji, ki določajo naravo dela (potovanje, mobilnost, na poti).

Priporočilo 3 Upoštevajte člene delovnega zakonika, ki določajo posebnosti urejanja delovnih razmerij z določenimi kategorijami delavcev ali norme zveznih zakonov, ki urejajo vašo vrsto dejavnosti. Pri pripravi osnutka pogodbe o zaposlitvi ne uporabljajte virov dvomljivega izvora iz internetnih virov.

Oglejte si različne vire in, ko jih prenesete skozi "prizmo" člena 57 delovnega zakonika Ruske federacije, razvijete svojo obliko.

Pogodba o zaposlitvi lahko vključuje dodatne, imenovane v 4. delu čl. 57 zakonika o delu Ruske federacije in drugi pogoji. Toda za njihovo odsotnost delodajalec ne bo odgovoren.

Če so dejavnosti zaposlenih povezane z vzdrževanjem materialnih sredstev, priporočam takojšnjo izdelavo in pripravo predloge pogodbe o polni odgovornosti. Potem ga lahko podpišeš hkrati s porodniškim.

V Kontur.School obstaja ločena podrobna lekcija o odgovornosti. V programu lekcije:

Odgovornost zaposlenega: razlogi, pogoji in postopek za sodelovanje.
Primeri polne odgovornosti zaposlenega.
Pogodba o popolni individualni ali kolektivni odgovornosti.
Odgovornost delodajalca za zamudo plače, regresa in drugih zneskov, ki jih dolguje delavcu.

7 korak. Pripravite dokumente za vodenje delovnih knjižic novo zaposlenih

Za začetek pripravite odredbo o imenovanju posebnega pooblaščenca za vodenje, hrambo, evidentiranje in izdajanje delovnih knjižic.

Ne pozabite, da je prisilno delo prepovedano. Če dolžnosti vodenja, evidentiranja, hrambe in izdaje delovnih knjižic niso bile predpisane v pogodbi o zaposlitvi ali opisu delovnega mesta odgovorne osebe, je treba pogodbo o zaposlitvi s temi nalogami sporazumno dopolniti ali spremeniti opis delovnega mesta. Če bo taka odgovornost dodeljena zaposlenemu, katerega funkcija ne vključuje vodenja kadrovskih evidenc, na primer glavnemu računovodji, priporočam, da najprej sestavite pogodbo o kombiniranju, tj. o poveritvi delavcu dodatnega dela z njegovim pisnim soglasjem z dodatnim plačilom v skladu s 3. čl. 151 delovnega zakonika Ruske federacije.

Na tej stopnji preverite tudi, ali je organizacija nabavila in obračunala v knjigi prihodkov in odhodkov za obračunavanje obrazcev delovne knjižice in vložkov v njej, obrazcev delovnih knjižic in vložkov v njej. Delodajalec je dolžan stalno imeti zahtevano število delovnih knjižic in vložkov v njej (člen 44 Odloka Vlade Ruske federacije z dne 16. aprila 2003 št. 225 "O delovnih knjižicah", v nadaljnjem besedilu - Odlok št. 225 ).

Obrazce delovnih knjižic in priloge hranite v računovodstvu kot obrazce za strogo poročanje. Knjigo prihodkov in odhodkov vodi tudi računovodstvo (glej 41. člen sklepa št. 225). Na tej stopnji izdajte tudi knjigo računovodstva za gibanje delovnih knjižic in vložkov v njih. Vodi ga kadrovska služba.

Knjiga prihodkov in odhodkov za obračunavanje obrazcev delovne knjižice in vložkov v njej ter knjiga za računovodstvo gibanja delovnih knjižic in vložkov v njih morajo biti oštevilčene, vezane, overjene s podpisom vodje organizacije. , in zapečatena z voščenim pečatom ali zapečatena.

8 korak. Pripravite kadrovsko dokumentacijo

Evidentiranje kadrovskih postopkov se začne s prijavo delavcev na delo.

Kateri obvezni dokumenti morajo biti pri roki pri kadrovskem uradniku v fazi prijave zaposlenih na delo?

Tipičen komplet (brez funkcij):

Niz lokalnih predpisov za seznanitev zaposlenih z njimi.
Osnutek pogodbe o zaposlitvi z obveznostmi, vključenimi v njej ali v opisu delovnega mesta.
Obrazec naročila za zaposlitev (člen 68 delovnega zakonika Ruske federacije). Naročilo je lahko v poenoteni obliki - obrazec T-1 (obrazec T-1a) ali v obliki, ki jo odobri delodajalec.
Obrazci osebne izkaznice obrazca T-2 (za državne ali občinske uslužbence obrazec T-2 GS (MS)). Pozor: Osebna izkaznica T-2 (T-2GS (MS)) se vodi v pisni obliki, na kartonu.

Evidence o zaposlenem, o najemanju, trajnih premestitvah, odpustitvah zaposlenega je treba seznaniti s podpisom v ustreznih oddelkih osebne kartice (odstavek 12 sklepa št. 225).

Kaj upoštevati glede na delovne knjižice na tej stopnji? Napišite vlogo računovodstvu z zahtevo za izdajo obrazca delovne knjižice, če ga zaposleni nima, ali vnesite podatke o delovni knjižici, ki jo ima, v knjigo računovodstva za gibanje delovnih knjižic.

Organizirajte evidenco delovnega časa: delodajalec je dolžan voditi evidenco o dejansko opravljenem času zaposlenega (91. člen delovnega zakonika Ruske federacije). Za te namene lahko uporabite poenotene obrazce časovnega lista T-12 ali T-13 ali odobrite svoj obrazec.

Kako spremeniti pogodbo o zaposlitvi?

Pripravite dokumente:

Sporazum o spremembi pogojev pogodbe o zaposlitvi / dodatnega sporazuma k pogodbi o zaposlitvi (če do spremembe pogojev pogodbe o zaposlitvi pride po dogovoru strank v skladu s členom 72 delovnega zakonika Ruske federacije).
Odredba o spremembi organizacijskih ali tehnoloških pogojev dela, pisna obvestila o spremembah in razlogi, ki so bili podlaga za spremembo pogojev pogodbe o zaposlitvi, pisni predlogi za drugo prosto delovno mesto, ki ustreza kvalifikacijam zaposlenega, pa tudi prosto delovno mesto. nižji položaj ali slabše plačano delo (če se spremenijo pogoji pogodbe o zaposlitvi na pobudo delodajalca v skladu s členom 74 delovnega zakonika Ruske federacije).

Seznam dokumentov za obdelavo prevoda je odvisen od vrste prevoda:

v primeru začasne premestitve se k pogodbi o zaposlitvi sklene dodaten dogovor o premestitvi, pripravi se nalog za premestitev (praviloma v obliki T-5 ali T-5a);
s trajno premestitvijo - dodatni dogovor k pogodbi o zaposlitvi o premestitvi in ukaz o premestitvi. Vpis se opravi tudi v delovno knjižico in v osebni karton T-2 (T-2GS (MS)).

Seznam dokumentov za registracijo počitnic:

urnik počitnic (odobren najpozneje dva tedna pred začetkom koledarskega leta). Preberi članek "";
pisna obvestila zaposlenim o času začetka dopusta v skladu s 3. delom čl. 123 zakonika o delu Ruske federacije (glej pismo Rostruda z dne 30. julija 2014 št. 1693-6-1);
dopustni nalog (obrazec T-6, obrazec T-6a).

Ta seznam se lahko razlikuje glede na kategorije delavcev ali okoliščine. Na primer, če zaposleni zaprosi za dopust ne glede na urnik dopusta, ampak ob času, ki mu ustreza, na podlagi njegove pisne vloge (na primer, tak dopust je odobren mladoletnikom, častnim donatorjem Rusije itd.). V tem primeru obvestila o dopustu ne bo. Delavec bo napisal izjavo, delodajalec pa izda nalog.

Delovna zakonodaja določa zahteve za razpoložljivost in izvajanje kadrovskih dokumentov v primerih, ko delodajalec:

pritegne zaposlene k delu izven ustaljenega delovnega časa;
privablja k delu ob vikendih in prostih praznikih;
napotuje zaposlene na službena potovanja;
zagotavlja garancije in nadomestila. Ta sklop vprašanj je treba preučiti ločeno. Priporočamo, da se seznanite s programom poklicne prekvalifikacije "" v šoli Circuit.

Kako vložiti odpust zaposlenega

V tem primeru so potrebni dokumenti, katerih vrsta je odvisna od razlogov za razrešitev. Na primer, za odpuščanje zaposlenega na njegovo pobudo je potrebna njegova pisna izjava, za odpuščanje po dogovoru strank - sporazum o odpovedi pogodbe o zaposlitvi itd.

Obvezno pripravite odredbo o odpustu, s katero seznanite zaposlenega proti podpisu. Če je delavec odsoten ali noče prebrati naročila, naročilo ustrezno označi.

Na podlagi odredbe opravite vpis v delovno knjižico in v osebni karton delavca. Po tem se delavec ob izdaji delovne knjižice delavcu podpiše v delovno knjižico, osebno kartico in knjigo računovodstva o gibanju delovnih knjižic.

Ogledali smo si obvezne korake za organizacijo upravljanja kadrovskih evidenc od začetka.

Razvijte kadrovsko tabelo, določite potrebe delodajalca po delovnih funkcijah.
Preverite, kako so sestavljeni dokumenti za glavo.
Pripravite niz zahtevanih lokalnih predpisov.
Razvijte predloge pogodb o zaposlitvi za različne kategorije delavcev.
Pripravite dokumente, potrebne za prijavo na delovno mesto.
Pripravite osnutke dokumentov za registracijo postopkov, povezanih s premiki osebja (počitnice, službena potovanja, zaposlovanje za delo ob vikendih itd.).

3 624 ogledov

Kadrovsko računovodstvo je potrebno v vsakem podjetju, ne glede na obliko lastništva, dejavnost in število zaposlenih. Za njegovo kompetentno in usposobljeno vodenje morate dobro poznati delovnopravno zakonodajo, spremljati spremembe zakonodaje in imeti veščine na področju vodenja kadrovskih evidenc.

Kaj je računovodstvo osebja in zakaj je potrebno?

Sestavni del dejavnosti vsakega podjetja je kadrovska evidenca. Gre za zakonsko urejeno delo na registraciji, računovodstvu in spremljanju gibanja zaposlenih v organizaciji.

Kadrovske dejavnosti vključujejo:

sprejem zaposlenih;
odpuščanja;
horizontalna (prehod med oddelki) in vertikalna (na primer karierna rast) gibanja;
poslovna potovanja;
bolniški dopust;
časovni list;
dopust (kakršenkoli - letni, brezplačni, nosečniški itd.);
osebne karte za vsakega zaposlenega itd.

Velja tudi za kadrovanje:

vodenje vojaških evidenc;
urejanje delovnih razmerij;
ustvarjanje in registracija različnih naročil in navodil (na primer o zaposlovanju, spodbujanju zaposlenega itd.);
organizacija dela in drugi vidiki.

Vsa dokumentacija je sestavljena samo v skladu z zahtevanimi normami in pravili. Nekatere oblike so poenotene, druge so vzpostavljene v podjetju samem.

Ustrezna organizacija kadrovskih evidenc rešuje številne težave in naloge podjetja. Seveda obstaja na tisoče odtenkov, vendar obstajajo osnovne točke, ki veljajo za vsako podjetje.

Kako organizirati in komu zaupati vodenje kadrovskih evidenc?

Obstaja več načinov za organizacijo računovodstva. Vse je odvisno od značilnosti podjetja in od izbire vodje. Najpogostejše možnosti:

Ustvarite celoten kadrovski oddelek, če podjetje zaposluje veliko ljudi

In ko je osebje majhno, lahko najamete enega strokovnjaka. Prednosti te metode so v tem, da delo organizira vodja po svojih željah in ga ureja in nadzoruje po svojih načelih.

Obstajajo tudi slabosti: težko je preveriti strokovnost najetega strokovnjaka, zato obstaja tveganje, da bo zaposlen ne povsem kompetenten kadrovik.

Morali boste porabiti čas in denar za usposabljanje ali poiskati drugega zaposlenega.

Prednosti te možnosti za organizacijo računovodstva so v tem, da če je bila oseba priporočena, potem (morda) res opravlja delo, torej je bila preizkušena v primeru. Seveda se je treba s takšnim kadrovikom pogajati o pogojih dela, ki bodo ustrezali obema stranema.

Kadrovske zadeve zaupajte računovodji ali dobri tajnici

Prednosti: prihrani čas in denar. To pomeni, da ni treba izbrati kadrovika in ni stroškov za vzdrževanje evidenc.

Slabosti: glavna težava pri izbiri te metode je, da zaposleni opravljajo dodatno delo po glavnem, kar vodi do napak, napak, vrzeli in osnovnega pomanjkanja potrebnih dokumentov. In seveda je tukaj pomembno strokovno znanje na temo kadrovskega računovodstva. In če jih ima ista tajnica, je tveganje za zaplete v tem primeru zmanjšano. In obratno.

Računovodstvo osebja zaupajte zunanji organizaciji

Dobro: vse kadrovske aktivnosti so na ramenih zunanjega izvajalca, ki to odgovornost prevzame na podlagi pogodbe. Poleg tega, da je zagotovljena stalna, kontinuirana pomoč pri kadrovskih zadevah, se z izbiro tega načina občutno zmanjšajo stroški.

Proti: izbrati morate uveljavljeno, resno podjetje, vzpostaviti pa morate tudi interakcijo, ustvariti koncept dela s strokovnjaki, ki bodo delali izven pisarne.
Vodja mora samo izbrati najprimernejši in najprimernejši način za vodenje kadrovske evidence, pri čemer pretehta vse prednosti in slabosti vsake metode.

Delovne funkcije kadrovskega delavca

V skladu z navodili in delovno pogodbo so kadrovskemu delavcu naložene naslednje naloge:

To je nepopoln seznam nalog kadrovskega delavca, zahteve so približne. Lahko jih je več (ali manj), a v celoti mora kadrovski strokovnjak imeti te veščine in sposobnosti.

Kadrovsko računovodstvo: kateri dokumenti so potrebni?

Običajno mora imeti vsako podjetje naslednje vrste dokumentov v zvezi z osebjem:

administrativni (osebna in proizvodna naročila);
potrditev delovne aktivnosti;
informacije in poravnave;
notranja korespondenca;
dnevniki nadzora in registracije.

Nekateri kadrovski dokumenti morajo biti v podjetju brez izjeme. Tej vključujejo:
PVTR (notranji delovni predpisi);

Vsi dokumenti se hranijo določeno število let. Urejajo se:

člen ali člen delovnega zakonika;
resolucija državnega odbora za statistiko;
Zvezni zakon in drugi predpisi.

Če nekaj (navodila, naročila itd.) ni na voljo, bo to dejstvo treba popraviti. Na splošno je eno od načel dela kadrovika pravočasnost. Močno olajša delovne dni in celo daje pravno veljavo nekaterim aktom. To je pravzaprav zelo pomembno – ne voditi tekočega posla. V nasprotnem primeru rastejo kot snežna kepa.

Organizacija kadrovske evidence: kako ravnati, kje začeti?

Ko ste se naselili na novem mestu kot kadrovski uradnik, morate najprej pregledati obvezno dokumentacijo. Če se izkaže (in se zgodi), da nekateri pomembni papirji s seznama manjkajo, jih je treba obnoviti. Takega dela seveda ne bo mogoče izvesti v enem dnevu.

Zato je treba izpostaviti najpomembnejše položaje in izhajati iz njih. Preverite razpoložljivost in pismenost pri oblikovanju (in če morate popraviti ali sestaviti nov dokument): osebje, razpored dopustov, pogodbe o zaposlitvi, naročila, evidence o delu.

Vodite evidenco pogodb o zaposlitvi, naročil za osebje. Ustvarite vpisno knjigo delovnega zvezka. Razumeti osebne karte (T-2). Delajte z lokalnimi predpisi.
Glavna stvar je pravočasno izpolniti vse tekoče dokumente. Delo, ki se opira na delovni zakonik in pravila pisarniškega dela. In ne uničujte dokumentov o osebju. Čas njihovega shranjevanja odobri Zvezni arhiv ("Seznam ..." z dne 06.10.2000).

Za preglednost delovnih razmerij so potrebne vse računovodske listine. Kadrovski sistem vzpostavlja norme in načela, ki zagotavljajo stabilnost zaposlenih v organizaciji, uprave pa ustvarjajo ugodne pogoje za upravljanje s kadri.

Avtomatizacija računovodstva - 1C: prednosti dela s programom

Vodenje kadrovske evidence je, še posebej v velikem podjetju, izjemno odgovorno in ogromno delo. Toda tukaj so napake nesprejemljive! Toda danes obstaja način za avtomatizacijo dejavnosti kadrovskih uradnikov, ki lahko močno olajšajo in poenostavijo delo oddelka, izboljšajo dejavnosti in znatno zmanjšajo tveganje napak.

S pomočjo programa 1C lahko vodite evidenco v skladu z zakonskimi zahtevami. Baza podatkov zagotavlja zanesljivo shranjevanje potrebnih podatkov o zaposlenih. Ko se kopiči, postane mogoče sestaviti različna poročila, ki lahko pomagajo pri analizi dela in razvoju novih usmeritev. Poročila so lahko na primer videti takole:

stopnja fluktuacije osebja;
kadrovska statistika;
gibanje delavcev itd.

Program pomaga rešiti skoraj vse težave in naloge kadrovskega računovodstva. Vodja podjetja, zahvaljujoč 1C, ima možnost prejemati informacije o stanju v tem oddelku, analizirati in sprejemati prave upravljavske odločitve. In tudi avtomatizacija vam omogoča sinhronizacijo dejavnosti več služb podjetja (računovodstvo, osebje, računovodstvo), kar izboljša učinkovitost dela in ustvarja vse pogoje za pravočasno izplačilo plač.

Kakšno psihološko bi bilo morda potrebno? Ta članek vam bo povedal o vseh skrivnostih testov.

Za izvedbo davčne revizije preberite članek: vse skrivnosti izbire strokovnjaka za davčno revizijo.

Zaključek

Torej, če povzamemo, lahko opazimo naslednje:

Računovodstvo osebja je bistveni del dela vsakega podjetja.
Obstaja več načinov za organizacijo računovodstva. Izbira je na vodji.
Dolžnosti kadrovskega delavca so določene z navodilom in pogodbo o zaposlitvi.
Obstaja seznam dokumentov, povezanih s kadrovskim delom, ki mora biti prisoten v vsakem podjetju. In svojo kariero bi morali začeti v kadrovski službi s preverjanjem teh posebnih dokumentov.
Vodenje evidenc je veliko lažje, če je avtomatizirano.

Kadrovsko računovodstvo je jedro za normalno in učinkovito poslovanje vsakega podjetja. Zato je treba pristopiti z vso odgovornostjo.

V stiku z

Potreba po vzpostavitvi vodenja kadrovske evidence ni tako težka naloga, ni pa lahka za začetnike kadrovski strokovnjaki. Morda ste kadrovik začetnik ali na splošno računovodja ali vodja pisarne, ki je bil »obešen« s kadri, ali pa podjetnik začetnik. In imate malo izkušenj na tem področju, potem vam bo naš vodnik zagotovo pomagal. Vse je razloženo korak za korakom, preprosto in dostopno, zlasti za začetnike v kadrovskih zadevah.

Upravljanje kadrovskih evidenc je veja dejavnosti, ki dokumentira delovna razmerja, beleži podatke o razpoložljivosti in gibanju kadra, zaradi česar se kadrovski postopki dokumentirajo. Skoraj vsak kadrovski dokument ima pravno vrednost. S pomočjo kadrovskih dokumentov, ki se uporabljajo kot pisni dokaz, lahko delodajalec dokaže svoj položaj na sodišču.

1. korak. Organizirajte "delovno mesto" kadrovskega strokovnjaka.

Če želite to narediti, potrebujete kadrovski program, besedila predpisov v zadnji izdaji in vzorce obrazcev dokumentov, vzorce njihovega izpolnjevanja. Vse to boste potrebovali pri svojem delu.

Najboljša različica referenčne "literature" - viri za kadrovike na internetu, elektronske knjižnice, elektronske publikacije - v njih boste našli številne oblike dokumentov, potrebnih za kadrovsko delo, in vzorce njihovega izpolnjevanja, obstajajo korak za korakom postopki za osnovno kadrovsko poslovanje, knjige, svetovanja itd.

Z vodstvom se pogovorite o vprašanju pridobitve programa, v katerem bi vodili kadrovske evidence. Obstaja veliko takih programov, plačljivih in brezplačnih, številni specializirani pa so zelo, zelo priročni.

Toda večina podjetij vodi kadrovske evidence po tradiciji v 1C. Dejstvo je, da je v katerem koli mestu veliko strokovnjakov za podporo 1C, vendar strokovnjakov za podporo drugim programom ne boste našli povsod.

2. korak. Seznanitev z ustanovnimi dokumenti organizacije.

Vsi dokumenti v kadrovskem delu morajo biti v skladu z ustanovnimi dokumenti podjetja in nikakor ne smejo biti v nasprotju z njimi. V Listini preberite postopek za sprejem direktorja in določitev njegove plače, obdobje, za katero je mogoče z njim skleniti pogodbo o zaposlitvi, nekatere značilnosti so lahko določene v Listini. Včasih listina predpisuje postopek zaposlovanja ključnih vodstvenih delavcev in vzpostavitev plačilnih sistemov zanje in celo postopek odobritve kadrovske tabele.

3. korak. Sestavite seznam dokumentov, potrebnih za kadrovsko administracijo v vašem podjetju.

Obvezni dokumenti, ki jih je treba sestaviti in odobriti:

- notranji delovni predpisi (členi 189, 190 delovnega zakonika Ruske federacije);

- osebje (čl. 15, 57 delovnega zakonika Ruske federacije);

- urnik dopustov (člen 123 delovnega zakonika Ruske federacije);

- listine o obdelavi in varstvu osebnih podatkov delavcev (akt, ki določa postopek obdelave osebnih podatkov delavcev, njihove pravice in obveznosti na tem področju (če to ni določeno v pravilniku o delu), pisno soglasje delavcev, da obdelava in prenos osebnih podatkov tretjim osebam, členi 86-88 zakonika o delu Ruske federacije, člen 6 zveznega zakona "o osebnih podatkih");

- pogodbe o zaposlitvi (čl. 16, 56-59, 67 zakonika o delu Ruske federacije);

- delovne knjižice (člena 65, 66 delovnega zakonika Ruske federacije, Odlok Vlade Ruske federacije z dne 16.04.2003 št. 225 "O delovnih knjižicah", Odlok Ministrstva za delo Rusije z dne 10.10.2003 št. 69 "O odobritvi navodil za izpolnjevanje delovnih knjižic");

- knjiga računovodstva za gibanje delovnih knjižic in vložkov v njih (odstavki 40–41 Pravil za vodenje in shranjevanje delovnih knjižic, izdelavo obrazcev delovnih knjižic in njihovo posredovanje delodajalcem, odobrena z Odlokom Vlade Ruske federacije z dne 16.04.2003 N 225, Odlok Ministrstva za delo Ruske federacije z dne 10.10.2003 N 69 "O odobritvi Navodil za izpolnjevanje delovnih knjižic");

- knjiga prihodkov in odhodkov za obračunavanje obrazcev delovnih knjig in vložek v njej (odstavki 40-41 Pravil o vodenju in shranjevanju delovnih knjižic, izdelavi obrazcev delovnih knjig in njihovem posredovanju delodajalcem, odobrenih z Odlokom Vlade Ruske federacije federacije z dne 16.04.2003 N 225, Odlok Ministrstva za delo Ruske federacije z dne 10.10.2003 N 69);

- časovni list (člena 91, 99 zakonika o delu Ruske federacije);

- osebne kartice (točka 12 Pravil za vodenje in shranjevanje delovnih knjižic, pripravo obrazcev delovnih knjig in njihovo posredovanje delodajalcem, odobrena z Odlokom Vlade Ruske federacije z dne 16. aprila 2003 N 225);

- odredbe: odredbe o zaposlitvi, o dodelitvi dopusta delavcem, o odpustitvi delavcev, o premestitvah, službenih potovanjih, o imenovanju odgovorne osebe za vodenje, knjigovodstvo in hrambo delovnih knjig itd. (62., 68., 1. odstavek 84. člena). 193 in drugi delovni zakonik Ruske federacije, člen 45 Pravil za vodenje in shranjevanje delovnih knjižic, pripravo obrazcev delovnih knjižic in njihovo posredovanje delodajalcem, odobreno z Odlokom Vlade Ruske federacije z dne 16. aprila 2003 N 225) ;

- podlage za izdane naloge: memorandumi, izjave, akti, sporazumi itd. (Čl. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 itd. Zakonika o delu Ruske federacije);

- izjave, opombe-izračuni in drugi dokumenti v zvezi z obračunom in izplačilom plač, regresa, nadomestila za neizkoriščene počitnice, plačila ob odpustu;

- potrjen obrazec plačilne liste;

- dnevnik inšpekcijskih pregledov pravne osebe, samostojnega podjetnika posameznika, ki jih izvajajo državni nadzorni (nadzorni) organi, občinski nadzorni organi (člen 16 8. člena zveznega zakona z dne 26. decembra 2008 N 294-FZ "O zaščiti" pravic pravnih oseb in samostojnih podjetnikov pri izvajanju državnega nadzora (nadzora) in občinskega nadzora. Oblika revije je odobrena z Odredbo Ministrstva za gospodarski razvoj Ruske federacije z dne 30. aprila 2009 N 141) .

Obstajajo tudi kadrovski dokumenti, ki v določenih okoliščinah postanejo obvezni. Z vodstvom je treba razjasniti, katere neobvezne dokumente je treba sestaviti za podjetje. Hkrati se pri generalnem direktorju pozanimajte, kakšne posebne pogoje želi videti v notranjih delovnih predpisih, drugih lokalnih predpisih in v oblikah pogodb o zaposlitvi. Če ima upravnik željo vključiti določene določbe v dokumente, preverimo, ali so v nasprotju z zakonom.

Vse zgoraj navedene dokumente pripravimo in jih uskladimo z direktorjem. Končne možnosti potrdimo z direktorjem.

Korak 4. Izdelamo generalnega direktorja.

Najprej narišemo režiserja. On je prvi delavec! Iz dokumentov bi moralo biti razvidno, od katerega datuma direktor dela.

5. korak. Sestavimo kadrovsko tabelo, notranje delovne predpise in druge lokalne predpise.

Zagotovo podjetje še nima kadrovske tabele in notranjih delovnih predpisov ter drugih lokalnih predpisov. Sestavljamo jih. Vsi ti dokumenti so usklajeni z direktorjem. Upoštevamo pripombe in želje direktorja, preverimo, ali so v nasprotju z zakonom. Direktor potrdi že pripravljene različice imenovanih dokumentov.

Upoštevajte, da ima tabela osebja enotno obliko, ne poljubno. Če imate težave s kadrovsko tabelo, si na internetu oglejte vzorce izpolnjevanja kadrovske tabele, postopni postopek za razvoj in odobritev kadrovske tabele, tematske seminarje in ustrezen oddelek za posvetovanje o kadrovskih opravilih. Najdete lahko tudi vzorce različnih lokalnih predpisov, postopke za njihovo sprejemanje, posvetovanja, nasvete za pripravo itd.

Korak 6. Razvijamo standardno obliko pogodbe o zaposlitvi.

Pripravljamo obliko pogodbe o zaposlitvi, ki jo bomo sklenili z zaposlenimi. Vanj vključimo vse pogoje, ki so za podjetje koristni in potrebni. Na internetu so dobre predloge pogodb o zaposlitvi in kako formalizirati delovno razmerje v korist delodajalca.

Korak 7. Razvijamo druge dokumente.

Pripravljamo še druge dokumente, ki jih bomo potrebovali za kadrovsko delo v prihodnje: poslovne knjige, registre, časovnice, naročilnice, pogodbo o odgovornosti itd. V člankih Vzorci dokumentov lahko prevzamete obrazce teh dokumentov, jih po potrebi natisnite, se seznanite z vzorci njihovega polnjenja.

Korak 8. Vodenje delovnih knjig.

Z vodstvom odločamo o tem, kdo bo vodil delovne knjižice. Ker delavci še niso bili zaposleni, boste morali najprej voditi delovne knjižice. Izdamo odredbo o prevzemu odgovornosti za vzdrževanje, hrambo, računovodstvo in izdajo delovnih knjižic. Pozneje lahko ta pooblastila prenesete na sprejetega kadrovika, tudi z odredbo.

Korak 9. Poskrbimo za delo delavcev.

Vidite lahko tukaj. Na tej stopnji je potrebno sestaviti veliko dokumentov: pogodbe o zaposlitvi, naloge za zaposlitev, osebne izkaznice, delovne knjižice, knjigovodstvo za gibanje delovnih knjižic itd. Poiščite obrazce in vzorce vseh teh dokumentov, posvetovanja o njihovi izvedbi na internetu.

Spet v pomoč - metodološka literatura in praktični vodniki, ki so med drugim v javni domeni na kadrovskih portalih. Ko obvladate ta postopek, vas čaka vsakodnevno delo: vodenje časovnice in urnika dopustov, obdelava dopustov, službenih potovanj in bolniških odsotnosti, stimulacije, kazni, premestitve in odpovedi itd.

Organizacija vodenja kadrovske evidence je drugi korak po registraciji in oblikovanju ustanovnih dokumentov, ki v številnih podjetjih ostaja "v zakulisju". Vodenje kompetentnega računovodstva ureja razmerje med delodajalcem in zaposlenimi, zagotavlja, da inšpekcijske strukture nimajo finančnih sankcij, in služi kot jamstvo za uspeh na sodiščih v primeru konfliktnih situacij.

Pravila za organizacijo vodenja kadrovskih evidenc

Veljavna zakonodaja vsako leto povečuje zahteve za vodenje kadrovskih evidenc, povečuje kazni in seznam organizacij, ki so dovoljene za preverjanje organizacije upravljanja dokumentov. Zato je zaželeno oblikovati navodilo o vodenju kadrovskih evidenc ob upoštevanju regulativnega okvira, oblike lastništva in posebnosti podjetja.

Normativna osnova

Seznam normativnih aktov, ki jih morajo izvajati vse fizične in pravne osebe brez izjeme, je sestavljen iz:

Zakon 152-FZ o osebnih podatkih;
Resolucija Državnega odbora za statistiko št. 1 o enotnih obrazcih;
GOST R 7.0.97-2016 o standardih za vzdrževanje organizacijske in upravne dokumentacije;
Zakon 125-FZ iz leta 2004 o organizaciji arhiva;
Odlok Ministrstva za delo št. 69 o pravilih za vodenje delovnih knjižic;
imeniki ETKS, EKS in register poklicnih standardov.

Oblika organizacije

Kadrovsko evidenco lahko vodi ločen pododdelek v obliki oddelka ali kadrovskega inšpektorja. Vendar mala ali srednje velika podjetja pogosto nimajo takšne potrebe. Nato je imenovan zaposleni, odgovoren za vzdrževanje tega področja dejavnosti. V večini primerov je to:

režiser;
namestnik direktorja;
računovodski delavec;
Vodja pisarne.

Možna je razdelitev zadolžitev med zaposlene, vodenje delovnih knjižic pri eni osebi, priprava nalogov za druge, kolektivne, pogodbe o delu in priprava kadrovskih poročil pri tretji. V tem primeru je priporočljivo odražati dokumentirane funkcionalne odgovornosti.

Kadrovska služba za samostojnega podjetnika

Samostojni podjetnik je oproščen opravljanja kadrovskega dela le v primeru odsotnosti zaposlenih. Če je zaposlen vsaj en delavec, je samostojni podjetnik posameznik glede vprašanj kadrovske politike izenačen s pravno osebo z obveznostjo opravljanja pisarniškega dela na podoben način.

Poenostavljena shema poročanja, vrsta dejavnosti, izbira računovodskega in davčnega sistema, letni promet, prejeti dohodek, nastali odhodki, prijavljeni dobiček ali izguba niso pomembni.

Upravljanje kadrov iz nič

Za zaposlenega, ki ureja kadrovsko evidenco po registraciji podjetja, je pomembno, da obvlada pisarniške veščine. Pomembno za študij:

veljavna zakonodaja;
listina in ustanovni dokumenti;
pričakovane posebnosti dejavnosti;
vodenje evidenc in poročanje statističnim organom, sindikatom, borzi dela;
informacijski programi za tekoče vodenje evidenc in posredovanje podatkov v elektronski obliki;
pravila za izračun delovne dobe za izračun plačila za dopust, bolniško odsotnost in nadomestila;
postopek registracije in hrambe dokumentov.

Po teoretični pripravi se lotite priprave dokumentov v praksi. Prvi red je imenovanje direktorja v sestavi ustanoviteljev oziroma delničarjev.

Lokalni predpisi

Sposobnost priprave lokalnih predpisov v podjetju omogoča oblikovanje dokumentov na vzajemno koristni podlagi "delodajalec - zaposleni - inšpekcijske strukture", čl. 8 zakonika o delu Ruske federacije. Lokalni pravni akti v zvezi s proizvodnjo osebja in politiko vključujejo:

Kolektivna pogodba, sklenjena obvezno na zahtevo ene od strank (vodstvo ali zaposleni).
Uredba o prejemkih, vključno s tarifno lestvico za oblikovanje plač, odvisno od stopnje zasedenega položaja, stopnje usposobljenosti in zaslug za bonuse.
Kadrovska tabela, ki določa uradne plače v denarju za vsa delovna mesta.
Interni pravilnik, ki ureja delovni čas, izmene, delo ob vikendih in praznikih, etična vprašanja.
Razpored dopustov, ki ga je priporočljivo sestaviti vnaprej, tako da se vsak zaposleni odloči za ugoden čas počitka zanj brez poseganja v dejavnosti podjetja.

Poleg delavcev pristojnih služb pristojni kadrovski predstavnik sodeluje pri pripravi dokumentov, daje predloge in popravke o strokovnih vprašanjih.

Vrste in seznam kadrovskih dokumentov

Dokumenti, ki se nanašajo na razmerje določenega zaposlenega s podjetjem, se začnejo z izdajo naloga za sprejem po opravljenem razgovoru in odobritvi kandidature s strani vodstva. Na podlagi naloga se vpiše v delovno knjižico, ki se hrani na glavnem delovnem mestu. Pri spremembi položaja, bonusov ali reorganizacije podjetja se izvede ustrezen vnos za vse zaposlene s polnim delovnim časom. Nato formatirano:

Pogodba o zaposlitvi podpisana dvostransko. En izvod je shranjen v kadrovski službi, drugi pa se izda zaposlenemu.
Po potrebi se sestavi opis delovnega mesta, na katerem se zaposleni podpiše in pripiše: "Z navodili sem seznanjen."
Ustvari se osebna kartica, ki odraža podatke o gibanjih znotraj podjetja in obračun zavarovalne dobe.

Kadrovski strokovnjak vodi časovni list, sestavlja naloge za počitnice, službena potovanja, naloge za bonuse in zbiranje, vpisuje v evidenco kadrovskih dejavnosti, spremlja podpisovanje pogodb o odgovornosti z materialno odgovornimi osebami, sestavlja in posreduje poročila ustrezne organe.

Dolžnosti in odgovornosti zaposlenih

Kadrovska služba mora biti glede na posebnosti svoje dejavnosti pozorna in odgovorna, saj lahko napake privedejo do konfliktnih situacij v kolektivu in postopkov na sodiščih. Nepravilno izpolnjen časovni list bo samodejno povzročil izkrivljanje plačilne liste, napačno izračunana zavarovalna doba - do izkrivljanja zavarovalnih plačil. Pozabljivost glede pravočasnega izvajanja naročil vodi v dejstvo, da je delavec prikrajšan za pravico do pravočasnega odhoda na dopust ali povračila potnih stroškov.

Kršitev zahtev za vzdrževanje in shranjevanje kadrovskih dokumentov lahko nemudoma privede do odgovornega strokovnjaka in vodje več vrst upravne odgovornosti:

Umetnost. 5.27 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije - za kršitve delovne zakonodaje in pravic delavcev;
Umetnost. 13.20 in 13.25 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije - za kršitev rokov za shranjevanje dokumentov;
Umetnost. 13.11 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije - za kršitve v zvezi z osebnimi podatki zaposlenih.

Napake pri pisarniškem delu in globe za podjetje

Do 01.01.2015 so bile kazni za nespoštovanje delovne zakonodaje skromne. Delodajalec se je bal ponovne zaposlitve odpuščenega delavca s sodno odločbo z izplačilom plače za prisilno odsotnost in ne denarne kazni. Od zgornjega datuma se je stanje močno spremenilo s pojavom finančnih sankcij za:

odsotnost pogodbe o zaposlitvi;
izvedba pogodbe v nasprotju z veljavno zakonodajo;
sklenitev pogodbe civilnega prava namesto pogodbe o delu z namenom minimiziranja sklada plač.

Odkritje kakršne koli kršitve se je začelo kaznovati z naložitvijo globe uradniku v višini od 10.000 do 20.000 rubljev, podjetju pa od 50.000 do 100.000 rubljev, čl. 5.27 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije. Sodna praksa se je postavila na stran državnega inšpektorata za delo.

Davčna služba je v odsotnosti časovnih listov poskušala dokazati nezakonitost obračuna plač z odvzemom stroškov in neprejemom dohodnine v proračun. Enako velja za potne stroške v primeru odsotnosti izdanega naloga.

Organizacija vodenja elektronskih kadrovskih evidenc

Za kadrovske sisteme elektronskega upravljanja dokumentov velja zakon 152-FZ "O osebnih podatkih", ki določa zahteve za varstvo informacij. Organizacija informacijskih sistemov zahteva upoštevanje dodatnih ukrepov zakonske ureditve. Podjetje je dolžno zagotoviti:

varnost prostorov, kjer se sistem nahaja, pred vdori nepooblaščenih oseb in nepooblaščenim dostopom do informacij;
varnost nosilcev osebnih podatkov;
odobritev dostopa omejenemu številu oseb do elektronskega dnevnika, ki neposredno opravljajo delovne obveznosti;
imenovanje odgovornega delavca za varnost osebnih podatkov v informacijskem sistemu.

Službe za varovanje osebnih podatkov v elektronskem načinu vzpostavijo dodatne ukrepe varstva v okviru svojih pristojnosti.

Da bi bilo elektronsko upravljanje dokumentov priznano kot pravno pomembno in nadomestilo papirne dokumente, je treba pri delu uporabljati elektronske digitalne podpise za vse udeležence v procesu.

Pogoji in pravila za shranjevanje kadrovske dokumentacije

Delovna razmerja zaposlenega z delodajalcem so zabeležena s kadrovskimi dokumenti, katerih rok uporabnosti od 13.3.2016 je 50 let namesto 75 let - obdobje, ki je veljalo pred zgornjim datumom, zakon 43-FZ z dne 2016. Novi roki hrambe veljajo za dokumente od leta 2003 naprej. Ta dokumentacija je pogojno razdeljena na:

sprejem - nalog za sprejem, pogodba o zaposlitvi, osebna izkaznica;
premik - premestitev na drugo delovno mesto, interna kombinacija, opravljanje nalog začasno odsotnega zaposlenega;
materialna nagrada - ukaz o povečanju uradne plače, imenovanje dodatka;
prenehanje delovnega razmerja - ukaz o odpovedi.

Podjetje morda nima tehnične možnosti za shranjevanje dokumentov v velikih količinah zaradi pomanjkanja prostorov in kopičenja trenutne dokumentacije.
Po preteku 3 let po overitvi s strani pristojnih organov se dokumenti lahko vložijo v tipografski obliki in predajo državnemu arhivu.

Poleg tega obstajajo dokumenti o osebju z rokom trajanja 5 let. Sem spadajo nalogi za letne redne in dodatne počitnice, nadomestilo za neizkoriščen dopust, službena potovanja kratkotrajne narave. Po preteku zastaralnega roka se dokumentacija uniči, o čemer se sestavi akt s podrobnim popisom vsake uničene enote.

Kadrovska politika v podjetju vsako leto postaja vse pomembnejša. To je posledica povečanih zahtev za zaposlene - vzdrževanje elektronskega upravljanja z dokumenti, preučevanje zakonodaje, povečanje možnih načrtovanih in nenačrtovanih inšpekcijskih pregledov različnih struktur ter znatno povečanje finančnih sankcij za minimalne kršitve.

Spodaj je opisana organizacija dela kadrovske pisarne "iz nič".

Pisarniško delo je danes ena izmed pomembnih sestavin kadrovske evidence. S takim, če je mogoče, se bo treba seznaniti vnaprej.

Ta postopek ima svoje posebnosti in nekatere posebnosti. Organizacija vodenja kadrovskih evidenc je ena glavnih faz na začetku podjetja.

Potrebno je izvesti precej obsežen seznam različnih značilnosti in odtenkov, ki se odražajo v zakonodajni dokumentaciji.

Poleg tega bo v odsotnosti ustreznih izkušenj precej problematično samostojno organizirati potek dela.

Zato je, kadar koli je to mogoče, vredno uporabiti storitve kvalificiranega kadrovskega delavca. Tako bo mogoče marsikatero težavo rešiti, še preden bo nastala.

Glavni vidiki

Pogosto se pojavi situacija, ko bo treba organizirati kadrovske evidence in pisarniško delo neposredno iz nič.

V tem primeru se morate vnaprej odločiti, kje začeti tak postopek. Pomembno je omeniti, da registracija delovnih knjižic in nalogov za odpuščanje, zaposlitev, kadrovske evidence ni omejena.

Obstaja veliko dodatnih dejavnikov, trenutkov - treba se bo spopasti s katerimi bo treba najprej.

Proces vodenja kadrovske evidence je treba izvajati ne glede na osebje.

Tudi če je samostojni podjetnik posameznik z enim zaposlenim, je treba takšno proizvodnjo izvajati.

Toda hkrati se skrben nadzor s strani posebnih državnih organov običajno izvaja le za velika podjetja. Osebje, ki je več kot 250 ljudi.

Kaj morate vedeti

Upravljanje dokumentov se nanaša na proces organiziranja izvajanja dokumentov, povezanih s kadrovskimi dejavnostmi.

Najprej gre za pripravo obrazcev št. T2, pa tudi za izpolnjevanje delovnih knjig, sestavljanje pogodb o zaposlitvi.

Z odsevom ustreznih informacij v dokumentih je povezanih veliko različnih tankosti in odtenkov. Vsi standardi so natančno navedeni v zakonodajnih dokumentih.

Proces pisarniškega dela je razdeljen na kar 3 glavne faze, ki vključujejo naslednje:

Poleg tega je pomembno upoštevati, da se postopek shranjevanja dokumentov nujno izvaja na standarden način.

Hkrati obstajajo določena obdobja, v katerih bo treba hraniti dokumente.

Pogosto so več desetletij. V prihodnje, po poteku roka hrambe, je treba take dokumente ustrezno uničiti.

Za kakšen namen je

Upravljanje s človeškimi viri vam omogoča sočasno reševanje precej širokega nabora različnih nalog.

Vendar se lahko nekoliko razlikujejo glede na vrsto dejavnosti podjetja. Toda hkrati je spet mogoče izpostaviti številne standardne, ki potekajo v skoraj vseh primerih brez izjeme.

Ti vključujejo predvsem:

Danes vam tovrstno računovodstvo omogoča sočasno reševanje obsežnega seznama zelo različnih nalog.

Pomembno je opozoriti, da mora pisarniško delo potekati v okviru zakonodajnih norm.

V nasprotnem primeru obstaja velika verjetnost težav z inšpekcijo dela. Sodna praksa na tem področju je precej obsežna.

Vendar je zelo dvoumen. Zato, če je mogoče, ne delajte napak. Ker je znesek možnih glob precej velik.

Veljavni predpisi

Izjava o pisarniškem delu se lahko izvaja samo v okviru zakonodajnih dokumentov. Hkrati pa obstaja precej obsežen seznam NAP, katerih določila je treba upoštevati.

Če tega ne storite, lahko pride do težav. Pri pripravi tovrstne dokumentacije ni dovoljeno delati napak.

Več o obračunu plač preberite tukaj.

Ker lahko to povzroči precej resne težave. Glavni dokument, v okviru katerega je treba izvajati ne le pisarniško delo, temveč tudi interakcijo z zaposlenimi na splošno, je delovni zakonik Ruske federacije.

Tak dokument opredeljuje način zaposlitve ter vse pravice in obveznosti tako zaposlenega kot njegovega delodajalca.

To NPA je vzpostavljeno z zveznim zakonom št. 197 z dne 30. decembra 2001. Pomembno je tudi omeniti, da se zakonodaja vsako leto preoblikuje.

Zato je za posvetovanje potrebno uporabiti ustrezne vire informacij. Prav tako je pomembno, da se ne izogibate seznanitvi z drugimi pravnimi dokumenti, ki določajo tudi ta trenutek.

Nič manj pomemben je zakon št. 1032-1 z dne 19. aprila 1991. Zajema vprašanje zaposlovanja državljanov Ruske federacije v državi.

Način hrambe dokumentacije, njeno izvajanje določa poseben zakon. Takšen je Zvezni zakon št. 125-FZ z dne 22. oktobra 2004 "O arhivskih zadevah".

Takšen dokument določa način shranjevanja dokumentov, njihovo izvedbo in številne druge nianse. Pomembno je, da se seznanite z vsemi posebnostmi pisarniškega dela že pred začetkom opravljanja le-tega.

To se bo izognilo številnim težavam in težavam. Poleg tega ni pomembno le, da se seznanite z vsemi NAP za upravitelja, ki vodi evidence.

Prav tako je pomembno, da delavec, ki je v delovnem razmerju, skrbno pretehta vse NAP.

Tako bodo lahko sami, brez tuje pomoči, izvajali nadzor nad spoštovanjem svojih pravic.

Če se ugotovi kakršna koli očitna kršitev, se bo treba obrniti neposredno na inšpektorat za delo, da reši takšno situacijo.

Če kršitev ni očitna in je potrebna preiskava, se morate obrniti na sodišče.

A če bo le mogoče, bo treba situacijo poskušati rešiti na miren način. Ker pravdanje vzame veliko časa.

Postopek organizacije vodenja kadrovskih evidenc ni zapleten, vendar zahteva poznavanje standardov in zakonodaje.

V nasprotnem primeru bo predpostavka o različnih vrstah napak preprosto neizogibna. Če takšnih izkušenj ni, je vredno opraviti usposabljanje za kadrovsko pisarniško delo iz nič.

Kako vzpostaviti upravljanje kadrovskih evidenc iz nič

Na splošno je proces kadrovskega pisarniškega dela mogoče obvladati povsem neodvisno. Toda za izvedbo takšnega postopka morate natančno prebrati zakonodajo.

Poleg tega obstaja nekaj tankosti, posebne točke v NAP niso jasno navedene. Zato bo treba poiskati nasvet strokovnjaka.

Toda pogosto se zgodi, da iz različnih razlogov ni mogoče zaposliti kadrovskega delavca. V takšni situaciji se boste morali z vprašanjem kadrovske evidence ukvarjati sami.

Glavne točke, ki jih je treba obdelati vnaprej, vključujejo naslednje:

ali se je mogoče samostojno razvijati;
zahtevani dokumenti;
navodila po korakih za registracijo LLC;
kdo je odgovoren za vodenje evidence.

Ali se je mogoče razviti sam

Samostojni razvoj vodenja kadrovskih evidenc je povsem možen proces, ki pa ima svoje posebnosti. S takim, če je mogoče, se bo treba seznaniti vnaprej.

Hkrati je razvoj brez napak mogoč le, če se je vodja podjetja ali podjetnik vnaprej seznanil z NAP.

Če iz nekega razloga ni ustreznih izkušenj, se lahko preprosto udeležite posebnih tečajev kadrovske administracije v Moskvi iz nič.

Takšna predhodna priprava bo pomagala rešiti številne različne težave, še preden se pojavijo.

Enako donosna in priročna rešitev je uporaba zunanjega izvajanja. Pomeni začasno najem kadrovskega delavca za organizacijo delovnega toka.

V prihodnosti bo računovodstvo že mogoče izvajati samostojno. Stroški takšnih storitev so običajno nizki.

Zahtevani dokumenti

Pri vodenju kadrovske evidence bo potrebno oblikovati vrsto dokumentov. Nekatere od obveznih vključujejo:

Seznam obveznih takih dokumentov vključuje več kot ducat položajev. Vsi so strogo obvezni. To vprašanje je najbolje rešiti vnaprej.

Poleg tega imajo nekateri stroge zahteve glede formata. V drugih primerih se lahko registracija izvede po presoji vodje podjetja.

Priprava lokalnih predpisov

Druga pomembna točka je obvezna priprava lokalnih predpisov. Standardni seznam vključuje:

osnovna pravila notranjega delovnega reda;
določbe o plačah v podjetju;
uradna navodila;
delovna pravila za različne oddelke v podjetju;
sporazum, ki potrjuje soglasje za obdelavo osebnih podatkov zaposlenega;
predpisi o varstvu osebnih podatkov delavcev.

Razvoj standardnega vzorca pogodbe o zaposlitvi

Pomembno je omeniti, da pogodba o zaposlitvi danes nima trdno določene oblike. Toda hkrati morajo biti v njem prisotne nekatere določbe.

Pomembno je omeniti, da mora sporazum najprej izpolnjevati zahteve delovnega zakonika Ruske federacije. V nasprotnem primeru se razglasi za neveljavno v celoti ali delno.

Navodila po korakih za registracijo LLC

Postopek vložitve papirologije je naslednji:

njegovi cilji in cilji so določeni;
sestavljene so glavne oblike dokumentov;
se pripravijo interni lokalni akti.

Kdo je odgovoren za vodenje evidence

Ne glede na to, kdo natančno vodi evidenco vodenja kadrovske evidence v podjetju, je za njeno skladnost z zakonom odgovoren vodja.

Več o podpori za plače preberite tukaj.

Postopek sklenitve in odpovedi pogodbe o zaposlitvi za določen čas si oglejte tukaj.

Obstajajo številne posebne točke, ki so neposredno povezane z zasnovo upravljanja kadrovskih evidenc. Z njimi se morate seznaniti, preden boste morali voditi takšno proizvodnjo.

Upravljanje kadrovskih evidenc iz nič: navodila po korakih 2017

Človeški viri za telebane

Obstajajo obvezni dokumenti (ki jih določa delovni zakonik) in priporočeni. Če je vaš KDP popolna ničla, se morate odločno lotiti ustvarjanja obvezne dokumentacije. Na splošno spada v dve kategoriji:

Lokalni predpisi.
Dokumenti, ustvarjeni med registracijo delovnih razmerij.

Sem, vendar ob upoštevanju posebnosti, lahko vključimo:

dokumenti o kadrovskih evidencah (delovne, civilnopravne pogodbe; kadrovski ukazi; osebne kartice zaposlenega);
dokumenti o obračunu delovnega časa in izračunih (časovnice, plačilne liste);
osebni dokumenti zaposlenih (delovne knjižice, dokumenti osebne mape).

Oštevilčenje nalogov pri vodenju kadrovskih evidenc

Običajno imajo začetniki vprašanje: kako oštevilčiti naročila? Dobra novica: ni zakonskih zahtev, zanesite se na zdrav razum.

Obstaja več vprašanj z namigi, z odgovori na katera lahko ustvarite lastno logiko oštevilčevanja naročil.

Koliko je redno zaposlenih v organizaciji: 10, 50, več kot petdeset?
Kakšna je fluktuacija osebja?
Kako pogosto morate spreminjati delovne pogoje (premeščati zaposlene z delovnega mesta na delovno mesto, jih vključevati v delo ob vikendih ipd.)?

Če vidite, da bo obseg naročil majhen, lahko naredite neprekinjeno številčenje z dodatkom črke "K" (letno od št. 01-K), da jih ločite od naročil za glavno dejavnost. Če je naročil veliko, izkušeni kadroviki svetujejo razdelitev in označevanje različnih vrst naročil s črkami glede na njihovo tematiko.

Da ne bi prišlo do zmede in bi bila dokumentacija urejena, je priporočljivo voditi tudi register naročil.

Vodenje kadrovskih evidenc

To težko delo se izvaja na podlagi Odloka Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 01.05.2004 št. 1, ki vsebuje knjižnico vzorcev vseh dokumentov - lahko jih vzamete in uporabite. Mimogrede, od leta 2013 nihče nima pravice zahtevati dokumentov samo v obliki, v kateri so predstavljeni v resoluciji: ampak zakaj izgubljati čas z izumljanjem kolesa?

Za začetek je priporočljivo izdati navodilo ali uredbo o KDP, kjer je zapisano, kako so dokumentirani vsi kadrovski postopki, kako potekajo v organizaciji itd. Takšno navodilo bo postalo zanesljiva podlaga za celotno KDP v podjetju in vam bo omogočilo, da ga spravite v popoln red.

Vzorec pravilnika o vodenju kadrovskih evidenc

Kadrovski management v letu 2017

GOST R 7.0.97-2016

najpomembnejši članki za vas

Pogosto v več majhnih organizacijah, ki so v lasti enega lastnika, računovodski in kadrovski oddelki služijo vsem podjetjem. Ker regulativni dokumenti ne govorijo, kako to storiti, lahko kadroviki dvomijo o pravilnosti svojih dejanj.

Dobro sestavljena nomenklatura zadev bo zagotovila visoko hitrost obdelave in iskanja dokumentov, ne glede na naziv in specifiko enote, ter zanesljivost in varnost celotnega dokumentnega toka podjetja. Povedali vam bomo, kako pravilno sestaviti nomenklaturo.

Žal vse organizacije ne posvečajo ustrezne pozornosti vodenju kadrovskih evidenc (v nadaljevanju KDP). Vodje včasih menijo, da je to opravilo drugotnega pomena, posledično pa se KDP znajde v zanemarjenem stanju. Obnoviti dokumente in uskladiti vse z zahtevami zakona ni lahka naloga. Kje začeti in kako ničesar ne zamuditi?

Od aprila 2015 je LLC in JSC dovoljeno brez pečatov. Glavna stvar je, da je pogoj za njegovo uporabo (ali odsotnost) določen v listini podjetja. Je v praksi res tako preprosto?

Številni delovni procesi so organizirani z zakonodajnimi normami, ki presegajo zdrav razum, zahtevajo znatne stroške dela, ki se pogosto zdijo neustrezni dogodku. Jim je vedno smiselno slediti ali obstaja možnost, da prihranite čas za pomembnejša opravila?

Prepovedano je celotno ali delno kopiranje materialov,

Upravljanje človeških virov v podjetju

Tudi najmanjše podjetje ima zaposlene, kar pomeni, da je treba voditi različno kadrovsko dokumentacijo.

V podjetjih, ki so na trgu že dolgo, je kadrovsko vodenje navadno dobro utečeno, v novonastalih organizacijah pa je treba vse ustvariti iz nič.

reši točno vaš problem

Zaposleni v kadrovskem oddelku se praviloma ukvarjajo z vodenjem kadrovskih evidenc in obdelavo vseh dokumentov, če pa je podjetje majhno, se lahko to delo zaupa enemu od zaposlenih v kombinaciji. Običajno je to računovodja ali tajnica.

Če ima podjetje veliko zaposlenih, se ustvari kadrovska služba, v kateri je lahko več strokovnjakov. Potreba po osebju se ne določa le glede na število zaposlenih (čeprav je to glavni dejavnik), temveč tudi glede na specifiko samega podjetja. Torej v organizaciji s škodljivo in nevarno proizvodnjo bodo imeli kadroviki več dela.

Vse se zgodi v nekaj klikih, brez čakalnih vrst in stresa. Poskusite in presenečeni boste kako enostavno je postalo!

Zbiranje potrebne zakonodajne podlage in regulativnih dokumentov

Prva stvar, ki jo morate narediti pri ustvarjanju kadrovskega delovnega toka iz nič, je odločitev, kateri dokumenti naj bodo. Obstajajo dokumenti, ki morajo biti obvezni v vsakem podjetju, in obstajajo dokumenti, ki so potrebni le za opravljanje določene vrste dela ali dejavnosti podjetja.

Mimogrede, sami regulativni dokumenti, ki urejajo razpoložljivost sestavnih delov kadrovske dokumentacije, prav tako ne bodo odveč za shranjevanje v ločeni mapi, tako da bodo po potrebi vedno pri roki.

Zahtevani kadrovski dokumenti

Naročila kadrovsko in kadrovsko. Med kadrovska naročila sodijo odredbe, ki se nanašajo na gibanje delavcev: zaposlitev, odpoved in premestitev. Ti ukazi se nanašajo na delovno dobo in se torej hranijo 75 let.

Za kadrovska naročila vsi drugi vključujejo:

Rok uporabnosti ta naročila je od 3 do 5 let.

Za ti dve vrsti je smotrneje imeti dve ločeni mapi.

Naslednji obvezni dokument so kartice T-2, ki odražajo vse osnovne podatke o delavcu. Te kartice se lahko hranijo ločeno ali kot del osebne mape zaposlenega.

Tretji obvezni dokument so delovne knjižice. Trenutno mora v skladu z zakonodajo celo samostojni podjetnik sestaviti delovne knjižice, da ne omenjam podjetij drugih oblik lastništva. Delodajalec mora delavcu izdati delovno knjižico v treh dneh od dneva sprejema.

Ker so delovne knjižice oblika strogega knjigovodstva, je nujno voditi knjigovodstvo za gibanje delovnih knjižic in prilog k njim. Tudi ta knjiga se hrani 75 let.

Naslednji obvezni dokument je pogodba o zaposlitvi. Skleniti ga je treba z vsakim zaposlenim, ne glede na obdobje.

Po odprtju novih delovnih mest je treba za vsako od njih opraviti posebno oceno delovnih pogojev. Dokumenti v zvezi s SOUT se hranijo do zamenjave z novimi praviloma enkrat na 5 let.

Za drugi obvezni dokumenti velja za:

kadrovanje;
dokument, ki ureja plače;
knjige registracije naročil;
potovalni dnevnik;
notranji delovni predpisi;
drugi lokalni regulativni dokumenti, ki urejajo delo kadrovske službe.

Obstajajo tudi dokumenti, ki jih zakon ne zavezuje hraniti, a jih kljub temu ima skoraj vsak delodajalec, to so opisi delovnih mest, kolektivna pogodba, knjiga razlogov za naročila.

Zbiranje in študij ustanovnih dokumentov

Ko se odločite za splošne obvezne dokumente, se morate odločiti še za ostale dokumente. Če želite to narediti, morate preučiti vse zakonske dokumente, ki urejajo dejavnosti in proizvodni proces podjetja.

Tu so lahko dokumenti zelo različni. Na primer, če morajo delavci nositi kombinezone in osebno zaščitno opremo, je nujno, da z odredbo ali drugim upravnim dokumentom potrdite seznam in pogoje za njihovo zagotavljanje kategoriji delavcev.

Če so v podjetju ljudje, ki imajo nepravilen delovni čas, delajo ponoči, delajo v škodljivih in nevarnih razmerah, je treba dokumentirati ugodnosti in nadomestila, ki jim pripadajo.

Izdelava seznama dokumentov

Ta določba navaja vse potrebne dokumente, postopek za njihovo vzdrževanje in obdobja shranjevanja. Ta določba ni obvezna, vendar močno olajša delo kadrovske službe.

Prijava na delovno mesto direktorja

Če je podjetje ustanovljeno iz nič, je prva oseba, ki se registrira, vodja podjetja.

On je tisti, ki nato sklepa pogodbe o zaposlitvi z ostalimi zaposlenimi. Če je položaj direktorja izvoljen na natečaju, sklene z njim pogodbo o zaposlitvi predsednik izvoljenega organa, če ima podjetje ustanovitelje, pogodbo podpišejo ti. Če je poslovodja hkrati samostojni ustanovitelj ali samostojni podjetnik posameznik, potem sklene pogodbo o zaposlitvi tako za delavca kot za delodajalca.

Kakor koli že, sklenitev pogodbe o zaposlitvi in izvršitev naloga za sprejem sta obvezna postopka.

Priprava lokalnih predpisov

Da bi ugotovili, katera delovna mesta in koliko jih je potrebnih za delovanje podjetja, a kadrovanje. Zanj obstaja poenoten obrazec, in čeprav ga ni treba uporabljati, je zelo priročen.

Če želite, lahko dodate dodatne stolpce. V kadrovskem seznamu so navedeni naziv delovnega mesta, zahtevano število kadrovskih enot, plača oziroma oblika plačila in zahtevani dodatki. Navedena so vsa delovna mesta v kadrovski tabeli, začenši z najpomembnejšimi in konča s podpornim osebjem.

AT urnik dela najprej je naveden urnik dela podjetja, če obstajajo urniki izmene, so podrobno podpisani. Ta dokument lahko navaja tudi zahteve za videz in vedenje zaposlenih, korporativno etiko itd.

Razvoj standardnega vzorca pogodbe o zaposlitvi

ime delodajalca, njegov dejanski in pravni naslov, polno ime njegovega zastopnika;
Polno ime zaposlenega;
delovno mesto, na katerega je zaposleni zaposlen;
trajanje pogodbe o zaposlitvi;
vrsta pogodbe (zaposlitev s krajšim delovnim časom ali glavni položaj);
delovne obveznosti, lahko so predpisane v sami pogodbi ali pa naredite povezavo na opis dela;
plače, tukaj se ni vredno sklicevati na lokalne regulativne dokumente, ampak je bolje, da vse podrobno opišete v sami pogodbi;
urnik;
rezultate posebne presoje delovnih razmer na določenem delovnem mestu;
podrobnosti in podpisi.

Poleg teh točk lahko delodajalec v pogodbo o zaposlitvi vključi še druge točke, ki niso v nasprotju z zakonom.

Priprava knjigovodskih listin

Vse poslovne knjige, preden jih začnete uporabljati treba pripraviti. Vsak nabojnik naj bo namreč oštevilčen, prešišan in zapečaten. Listi so oštevilčeni z zveznim številčenjem, od prvega do zadnjega. Nato so vsi listi, razen pokrova, zašiti z nitjo in dva repa izvlečena do zadnjega lista. Zapečateni so s kosom papirja, ki pa označuje število listov in ga podpiše vodja ali oseba, odgovorna za vodenje dnevnika.

V vsaki reviji je naveden datum njenega začetka in obvezno je ime organizacije.

Imenovanje odgovorne osebe za vodenje delovnih knjižic

Delovne knjige so eden najpomembnejših dokumentov kadrovske evidence in sodijo v obrazce strogega poročanja, zato je treba z njimi ravnati skrbno. Hraniti jih je treba v zaklenjenem sefu.

Za vodenje delovnih knjig je imenovana odgovorna oseba, ki jih izpolnjuje in je odgovorna za hrambo. Odgovornost je zaposlenemu dodeljena z odredbo organizacije.

Zaposlovanje zaposlenih

Pri prijavi na delovno mesto mora vsak zaposleni opraviti določeno zaporedje del:

sprejem vloge zaposlenega;
seznanitev zaposlenega z vsemi lokalnimi regulativnimi dokumenti, predpisi o nagrajevanju, notranjimi delovnimi predpisi, kolektivno pogodbo itd.;
registracija pogodbe o zaposlitvi, njen podpis. V pogodbo o zaposlitvi ne pozabite zapisati, da je zaposleni prejel sto drugi izvod v svoje roke;
izdaja naloga za zaposlitev;
izpolnjevanje osebnega kartona T-2 in oblikovanje osebne mape. Vsebuje naslednje dokumente: prošnjo za sprejem, kopije osebnih dokumentov, kopijo naloga za sprejem, osebno izkaznico, listine o izobrazbi in kvalifikacijah, pogodbo o zaposlitvi in druge potrebne dokumente.
prenos vseh potrebnih dokumentov za zaposlenega za obračun plač v računovodstvo.

Naslednji seznam predvajanja videoposnetkov ponuja navodila za upravljanje kadrovskih evidenc:

Imaš kakšno vprašanje? Ugotovite, kako rešiti vaš problem - pokličite zdaj:

Upravljanje kadrovskih evidenc iz nič - navodila po korakih 2017

Pošlji na mail

Kadrovsko računovodstvo in papirologija iz nič - navodila po korakih iz leta 2017 so zdaj na voljo našim bralcem. Od marca 2014 je organizacija kadrovskega dela v podjetju urejena z novim GOST, ki ga morajo upoštevati vsi kadroviki.

Kadrovske evidence: kdo je odgovoren za vodenje kadrovskih evidenc

Vodenje kadrovske evidence se izvaja v vsakem podjetju, kjer se uporablja najema delovna sila. Kako začeti kadrovsko evidenco v podjetju, ki je pravkar registrirano? V novoustanovljenem podjetju vodenje kadrovskih evidenc iz nič običajno pade na ramena glave. Da bi si zagotovil te funkcije, direktor, ki ga potrdijo udeleženci (delničarji) družbe, z odredbo imenuje odgovornega za vodenje kadrovskih evidenc.

Pozneje, ko zaposlite strokovnjaka, ki mu bo zaupana kadrovska evidenca v organizaciji, vključno z delom z osebjem, se mu lahko zaračuna ustrezen obseg dela. To se naredi z izdajo odredbe, ki dodeli odgovornost za vzdrževanje tega področja dela določenemu zaposlenemu. Prav tako so te naloge predpisane v opisu delovnega mesta, s katerim se delavec seznani s podpisom.

Vodenje kadrovskih evidenc v letu 2017 mora tako kot doslej potekati v skladu z delovnim zakonikom, navodili za vodenje evidenc ter drugimi zakonodajnimi in lokalnimi akti. Odgovornost za kadrovske evidence v primeru kršitve zakona in / ali internih ukazov vodstva je dodeljena krivcu v obliki disciplinskih sankcij.

Navodila za kadrovsko evidenco 2017 - prenesti ali razviti sam?

Navodilo o vodenju kadrovskih evidenc ni normativno odobreno, zato je za kadrovske evidence in upravljanje dokumentov priporočljivo upoštevati GOST R 7.0.8-2013, odobren z odredbo Rosstandarta z dne 17. oktobra 2013 št. 1185-st in vpisan veljati 1. marca 2014.

Ni enotne predloge za navodila o kadrovskem računovodstvu in pisarniškem delu, vendar obstaja kadrovsko računovodstvo iz nič korak za korakom s priporočenimi koraki za organizacijo kadrovskega delovnega toka in računovodstva v podjetju. Zahvaljujoč temu načrtu po korakih je enostavno začrtati zaporedje dejanj in krmariti po obsegu dela.

Priporočamo, da se seznanite s spodnjimi navodili po korakih, ki vam bodo pomagala urediti kadrovsko evidenco iz nič. V prihodnosti lahko na podlagi preučenega gradiva razvijete svoj akcijski načrt in mu sledite.

Kako je videti vodnik po korakih za administracijo HR?

Torej, preidimo na obravnavo navodil po korakih za delo kadrovske pisarne iz nič. Tukaj je podroben načrt po korakih, ki vam bo omogočil ustvarjanje lastne kadrovske službe, začenši z registracijo prvega zaposlenega v podjetju - direktorja. Zato je že od samega začetka delovanja podjetja pomembno poenostaviti kadrovsko evidenco.

Faze organizacije kadrovske evidence v podjetju:

Vzpostavitev regulativne in informacijske baze.

Za začetek se je vredno odločiti, kateri predpisi bodo zahtevani pri delu kadrovskega uradnika. Vsekakor je:

Delovni zakonik - vsebuje glavne točke o ureditvi delovnega časa (pogl. 15-16, 22), trajanju in pogostosti dopustov (pogl. 19), plačilni listi (pogl. 21), temeljnih pravicah in obveznostih delavcev. in delodajalci so opisani;
Odlok Državnega odbora za statistiko z dne 04.01.2001 št. 1 - tukaj so predstavljene vse oblike primarnih dokumentov, ki se zahtevajo v kadrovski evidenci; njihova uporaba danes ni obvezna, a vseeno zaželena, saj upoštevajo vse potrebne stolpce in podrobnosti; po želji lahko vsak uporabnik spremeni te obrazce, pri čemer ohrani le zahtevane podatke;
vladna uredba z dne 16. aprila 2003 št. 225, ki bo pomagala pri delu z delovnimi knjigami; ta dokument je glavni za zaposlenega, saj potrjuje njegovo delovno dobo;
priročnik o vodenju vojaških evidenc v podjetjih, ki ga je generalštab ruskih oboroženih sil odobril 11. 4. 2008 - ta priporočila bodo pomagala osebju, da se navadijo na obvezno vodenje vojaških evidenc delavcev v podjetjih;
ukaz Rosstandarta z dne 17.10.2013 št. 1185-st, resolucija državnega standarda z dne 03.03.2003 št. 65-st (ta resolucija velja do 01.07.2017, od 01.07.2017 GOST R 7.0.97-2016, odobren z odredbo Rosstandarta z dne 08.12.2016, se uporablja št. 2004-st), ukaz Ministrstva za kulturo z dne 25.08.2010 št. 558 in odlok vlade z dne 15.06.2009 št. 477 - ti dokumenti vam bodo pomagali ugotoviti, kateri standardi obstajajo v ruskem pisarniškem delu in arhiviranju.

Vsakemu zaposlenemu, ki je odgovoren za vodenje kadrovskih evidenc, je treba omogočiti dostop ne le do navedenih predpisov, temveč tudi do drugih zakonodajnih aktov, ki jih lahko potrebuje pri delu. Prav tako mora kadrovik spremljati zadnje spremembe in posodobitve predpisov. Za to je potrebno bodisi zagotoviti neodvisno spremljanje zakonodaje bodisi kupiti pakete dostopa do različnih informacijskih baz.

Da bi zagotovili visoko raven upravljanja s kadrovskimi evidencami v podjetjih z velikim številom zaposlenih, bo morda potrebna tudi posebna kadrovska programska oprema za organizacijo sistema za upravljanje s kadri in vodenje kadrovskih evidenc.

Seznanitev s statutarnimi dokumenti podjetja.

Listina nujno podrobno določa pogoje za prijavo na delo direktorja (generalnega direktorja, upravnega odbora) - izvršnega organa družbe. Tudi v tem ustanovnem dokumentu so predpisani glavni pogoji za mandatno obdobje vodje. Poleg tega mora biti kadrovski uradnik seznanjen z najnovejšimi spremembami listine, če lastniki podjetja sprejmejo kadrovska vprašanja.

Prvi zaposleni, katerega registracija se izvede v novoustanovljenem podjetju, je seveda vodja. Torej, na podlagi protokola, ki ga odobrijo lastniki podjetja, se izda ukaz, ki navaja datum, ko vodja začne svoje naloge. To bo prvi kadrovski ukaz, ki ga bo podjetje izdalo.

V prihodnje mora kadrovik zagotoviti kronološki vrstni red izdanih ukazov. Nadzorni organi pri preverjanju pogojev dela in kadrovske problematike zelo pazijo na oštevilčenje odredb, da ne pride do primerov, ko bi bile odredbe izdane za nazaj.

Sestava seznama kadrovskih dokumentov, ki bodo vključeni v vodenje kadrovskih evidenc v podjetju.

Navajamo glavne dokumente, ki so vključeni v kadrovske evidence v katerem koli podjetju z zaposlenimi:

pravila v zvezi z delovnimi predpisi znotraj organizacije;
kadrovska struktura organizacije;
kadrovanje;
urnik počitnic;
dokumenti v zvezi z varstvom osebnih podatkov zaposlenih.

Obvezni dokumenti vključujejo takšne primarne računovodske dokumente, ustvarjene za vsakega zaposlenega, kot tudi registre, kot so:

pogodbe o delu;
knjiga o računovodstvu za gibanje delovnih knjižic;
knjiga o računovodstvu obrazcev delovnih knjižic in samih obrazcev teh dokumentov, ki se pogosto sestavijo v podjetju, ko zaposleni vstopi na prvo mesto dela;
časovni list;
osebne kartice zaposlenih;
kadrovske odredbe, ki se praviloma hranijo skupaj z razlogi za njihovo izdajo (izjave, uradni (poročilni) zaznamki, akti ipd.);
opisi delovnih mest in drugi dokumenti;
register inšpekcijskih pregledov regulativnih organov.

Izdajo se lahko tudi naslednji dokumenti:

kolektivna pogodba;
določbe o bonusih, certificiranju, poslovnih skrivnostih itd.

Odobritev kadrovskih dokumentov in njihovih obrazcev s strani vodje podjetja.

Če obstajajo pripombe na obliko dokumentacije, jih mora kadrovik odpraviti in se ponovno dogovoriti o oblikah dokumentov. Dokumenti, ki vplivajo ne le na kadrovske evidence, ampak tudi na računovodstvo, bi se morali odražati tudi v računovodski politiki podjetja.

Imenovanje odgovorne osebe za vodenje in knjigovodstvo delovnih knjig.

To je lahko ena oseba, ki je odgovorna za vodenje kadrovske evidence, ali pa se določi ločen uslužbenec, odgovoren za hrambo in obračun izdanih in prejetih delovnih knjižic. O imenovanju odgovorne osebe se izda ustrezen ukaz.

To je zadnja faza vzdrževanja kadrovske evidence od začetka. Zdaj se za vsakega najetega delavca ustvari paket kadrovske dokumentacije, ki običajno vključuje pogodbo o zaposlitvi, nalog za zaposlitev, opis delovnega mesta; sprejeta / sestavljena je delovna knjižica, izpolnjena osebna kartica, podpisana pogodba o nerazkritju osebnih podatkov in drugi dokumenti.

Nato se sestavijo drugi kadrovski dokumenti o ureditvi delovnega dne, obračunu in izplačilu plač, obračunu dopustov, prijavi bolniškega dopusta, službenih potovanjih itd.

Bodite prvi obveščeni o pomembnih davčnih spremembah

Imate vprašanja? Poiščite hitre odgovore na našem forumu!

Upravljanje kadrovskih evidenc iz nič – navodila po korakih

Kadrovska služba je eden najpomembnejših členov vsake sodobne organizacije. Samo zahvaljujoč strokovnjakom te službe je mogoče učinkovito upravljati dejavnosti podjetja.

Upravljanje kadrovskih evidenc iz nič, navodila po korakih

Toda za pravilno organizacijo njegovega delovanja je potrebno:

Dragi bralci! Članek govori o tipičnih načinih reševanja pravnih vprašanj, vendar je vsak primer individualen. Če želite vedeti, kako reši točno vaš problem- kontaktirajte svetovalca:

jasno opredeliti delovne obveznosti zaposlenih, odgovornih za razvoj in pripravo potrebnih dokumentov, poznati pravila za oblikovanje izvršilnih organov in imenovanje
voditelji;
pravilno zaposlovati nove sodelavce, jih premeščati in odpuščati;
delo na podlagi veljavne zakonodaje s področja vodenja kadrovskih evidenc;
pripraviti potrebne akte in predpise na ravni podjetja.

Za hitro in kompetentno organizacijo učinkovitih dejavnosti kadrovske službe je priporočljivo razviti in uporabiti poseben algoritem za izvajanje potrebnih dejanj.

Kdo vodi poslovanje v podjetju?

Preden ustvarite načrt za organizacijo učinkovitega poteka dela, se morate odločiti za izvajalca vloge kadrovskega strokovnjaka. Tudi v majhnem podjetju je za upravljanje dokumentov znotraj organizacije položaj tajnika ali referenta običajno vključen v kadrovsko tabelo.

Za to sta dva glavna razloga:

velik obseg dokumentarnega dela, s katerim odgovorna oseba dnevno operira;
potreba po ozki specializaciji pri delu z dokumenti, zaželeno je, da ima dodeljeni uslužbenec izobrazbo po specialnosti sekretarja-pomočnika, vodje osebja ali referenta.

Seveda je v praksi sprejemljivo, da se dodatne zadolžitve dodelijo nekomu, ki dela tudi z dokumenti, na primer odvetniku ali računovodji. Vendar pa lahko to resno zmanjša učinkovitost glavne dejavnosti zaposlenega, saj pisarniško delo zahteva veliko pozornosti.

Stopnje in prehodi

Organizacija katerega koli sistema upravljanja kadrovskih evidenc bo sestavljena iz naslednjih stopenj:

Z izdajo odredb, s katerimi se uvede položaj odgovorne osebe, se določi višina njegove plače. Nato potrditev posebnega pravilnika in opisa delovnih mest, ki bo urejal pravice in obveznosti bodočega delavca ter drugih dokumentov;
Če je treba imenovati izvršilni organ, se izvede iskanje in sklenitev sporazuma z vodjo podjetja. Ta oseba bo v imenu ustanovitelja vodila kadrovsko službo. Če takšne osebe ni treba imenovati in je vodja podjetja že zaposlen, je dovolj, da zaposlite uradnika;
Priprava baze normativnih aktov. Oblikovati je treba seznam zakonodajnega okvira, v skladu s katerim bo sekretar deloval;
Nakup ali tiskanje obrazcev knjigovodskih listin. Vodenje kadrovske evidence zahteva oblikovanje številnih različnih vpisnih knjig in gibanja zaposlenih, potrebnih revij;
Preden se tajnik začne ukvarjati z izbiro osebja, mu morajo biti na voljo obrazci delovnih knjižic. Delovna knjižica je glavni dokument zaposlenega, ki potrjuje podatke o delovnih izkušnjah. Če se državljan prvič zaposli, ga mora delodajalec zagotoviti brezplačno;
Končna faza je neposredna organizacija kadrovskega dela, vključno z najemom, premestitvijo, napredovanjem, dopusti, odpuščanjem zaposlenih in še veliko več.

Zahtevani dokumenti

Za vzpostavitev stabilnega dela pisarniške službe boste morali ustvariti naslednje dokumente:

Razpored osebja. Vsebuje informacije o položajih, ki obstajajo v organizaciji. Za sestavo dokumenta se je treba sklicevati na veljavno zakonodajo, saj je njegova oblika popolnoma enotna za vsa podjetja na ozemlju Ruske federacije;
Čas je dragocen vir. Da ne boste zapravljali z vsakokratnim ročnim sestavljanjem nove pogodbe ali opisa delovnega mesta, pripravite predloge za vsako delovno mesto s seznama zaposlenih;
Izdelava nomenklature primerov ali spreminjanje. Nomenklatura primerov se običajno imenuje seznam vseh vrst dokumentov, ustvarjenih v organizaciji, in navedba njihove lokacije in obdobja shranjevanja. Običajno vsebuje veliko razdelkov, od katerih naj bo eden namenjen vodenju kadrovskih evidenc;
Interni delovni predpisi, v skladu s katerimi bo organiziran dnevni delovni red, čas počitka in še veliko več.

Registracija glave

Če organizacija še ni imenovala vodje, bo to storjeno najprej. On bo:

oblikovati administrativno osebje;
registrirati ustanovne dokumente;
podpisuje organizacijske in upravne ter druge dokumente.

Vpis predstojnika poteka v skladu s sklepom, ki ga ustanovitelj sprejme kolegialno ali posamično. Izdajo odredbo glede osebe, ki jo imenuje prva oseba podjetja.

Predpisi

Za pravilno organizacijo dela kadrovske službe boste morali uporabiti glavne predpise veljavne zakonodaje:

Delovni zakonik Ruske federacije je glavni dokument, v skladu s katerim poteka organizacija delovne dejavnosti zaposlenega, vključno z najemom, plačilom in delovnimi pogoji, garancijami in ugodnostmi ter še veliko več;

Pravila za vzdrževanje in shranjevanje delovnih knjig. Takšne knjige so potrebne za pravilno evidentiranje delavčeve delovne dobe, njegovih nagrad, častnih nazivov itd.;

Vzorci enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije za obračun dela. Gre za oblike odredb, ki urejajo vse, kar je povezano z opravljanjem delovne funkcije delavca;

Seznam standardnih upravnih arhivskih dokumentov. Potreben zakonodajni akt za pravilno hrambo dokumentov.

Knjigovodske listine

Obstaja več glavnih vrst knjigovodskih listin, zaradi vzdrževanja katerih je zagotovljen ustrezen postopek pretoka dokumentov:

Računovodski list (ali knjiga) osebja podjetja. Vanj se vpišejo kratki podatki o številu zaposlenih;
Dnevnik o registraciji pogodb o delu. Omogoča sledenje sklenitvi vseh pogodb z zaposlenimi. Vodenje tega dnevnika zagotavlja zanesljivost hrambe dokumentov. Nič ne bo izgubljeno brez sledu, lahko se uporablja za sledenje prisotnosti ali odsotnosti delovnih pogodb;
Dnevnik registracije, potreben za operativno sledenje kadrovskih sprememb;
Dnevniki za vhodne in odhodne pošiljke. V njih si lahko ogledate zgodovino različnih poslovnih korespondenc in razjasnite pošiljanje ali prejemanje različnih pisem;
Knjigovodska knjiga osebnih kartic, ki vsebuje podatke o obrazcih z osebnimi podatki zaposlenih. Potreben je, ko je treba preučiti osebne podatke zaposlenega.

Kaj je kadrovska evidenca in kako jo voditi? Pozorneje preberite naše gradivo.

Tukaj boste izvedeli, kako pravilno izvajati kadrovsko revizijo in zakaj je potrebna.

Ali lahko kupim delovno knjižico in koliko stane? O tem se boste naučili tukaj.

Delovne knjige in njihovo shranjevanje

Delo z delovnimi zvezki ima dve glavni značilnosti, ki ju je treba upoštevati.

Delavec, ki se zaposli, mora delodajalcu posredovati svojo knjižico. Obdržala jo bo do prenehanja pogodbe o zaposlitvi.

V tem dokumentu tajnik zaznamuje, da je delavca zaposlila organizacija, navede njegovo organizacijsko obliko in ime. Nato ta zapis potrdi vodja podjetja.

Prijava zaposlenih

Za pravilno registracijo zaposlenega je dovolj, da sledite preprostemu algoritmu:

Vzemite izjavo zaposlenega, v kateri bo navedel podatke o tem, za katero delovno mesto se prijavlja, kakšna velikost stopnje ga zanima in od katerega datuma bo začel delati.
Od zaposlenega pridobite potrebne kopije dokumentov, kot so potni list, SNILS, TIN, bančni podatki za nakazilo plače.
Sklene pogodbo o zaposlitvi in osebno podpiše opis dela. Ti dokumenti vzpostavljajo pravno razmerje med delavcem in delodajalcem.
Hranite osebno mapo, ki bo vključevala vlogo in kopije dokumentov. V obrazcu T2 izpolnite kartonček, v katerega vpišite vse potrebne podatke.
Izdajte odredbo, po kateri je delavec najet.

Zaključek

Tako je za ustvarjanje službe za vodenje kadrovskih evidenc dovolj, da uporabite zgornja navodila za organizacijo njenega dela. Glavna stvar pri ustvarjanju takšne storitve je zanašanje na določbe veljavne zakonodaje in upoštevanje potreb podjetja, odvisno od njegovih organizacijskih značilnosti.

Imaš kakšno vprašanje? Ugotovite, kako rešiti vaš problem - pokličite zdaj.