Ni vključeno v načrt upravljanja komunikacij. Učinkovite komunikacije v projektu

Po študiju gradiva poglavja mora študent:

vedeti

• kakšno vlogo ima komunikacijski management pri projektnem vodenju;
• vrste informacij in informacijske potrebe udeležencev projekta;
• osnovne komunikacijske tehnologije pri vodenju projektov;
• pričakovanja udeležencev in deležnikov projekta;
• stopnje razvoja konfliktov pri projektnem vodenju;
• viri konfliktov in načini njihovega reševanja;

biti sposoben

• razviti komunikacijske načrte za projekt;
• pripravljati sestanke;
• sestavite zapisnike sestankov in dnevnike identifikacije težav;
• diagnosticirati konflikte pri izvajanju projektov;

lasten

• komunikacijske tehnologije;
• veščine komunikacijskega načrtovanja;
• veščine za diagnosticiranje konfliktov;
• veščine reševanja konfliktov.

Ključni pogoji: komunikacije, komunikacijske tehnologije, upravljanje pričakovanj, reševanje konfliktov.

Vloga komunikacij v projektu. Načrtovanje upravljanja komunikacije

Komunikacije- to so procesi, povezani z zagotavljanjem pravočasnega in ustreznega oblikovanja, zbiranja, distribucije, shranjevanja in končne umestitve projektnih informacij. Ker projekte izvajajo ljudje, ki opravljajo različne funkcije, ki se pogosto nahajajo na precejšnji razdalji drug od drugega, so vprašanja izmenjave informacij in usklajevanja dejanj zelo pomembna. V komunikaciji se dogovarjajo o ciljih, usklajujejo dejanja ljudi, identificirajo in rešujejo težave ter urejajo pričakovanja udeležencev projekta. Po besedah ​​E. Verzuha, začenši z oblikovanjem vsebine dela in konča z obvladovanjem tveganj in podrobnim načrtovanjem, je vsaka od metod projektnega vodenja v bistvu ena ali druga metoda komuniciranja.

Shematično lahko komunikacijski proces predstavimo z modelom, prikazanim na sl. 10.1.

riž. 10.1.

Načrt upravljanja komunikacije je dokument, ki opisuje:

• – zahteve in pričakovanja od komunikacij za projekt;
• - kako in v kakšni obliki se bodo izmenjevale informacije;
• – kdaj in kje bodo potekale komunikacije;
• – kdo je odgovoren za zagotavljanje posamezne vrste komunikacije.

Komunikacijske zahteve razumemo kot splošne (celotne) potrebe udeležencev projekta po informacijah. Obstajajo štiri glavne vrste takih zahtev za člane projektne skupine.

Najprej so potrebne informacije o porazdelitev odgovornosti. Vsak član ekipe mora natančno vedeti, za kateri del projekta je odgovoren, kakšna so njegova pooblastila in odgovornosti. Osnova za takšne informacije je organizacijska struktura projekta.

Drugič, obstaja potreba v koordinaciji. Člani ekipe so pri izvajanju dela projekta odvisni drug od drugega. Usklajevanje informacij zagotavlja visoko učinkovitost skupnega dela članov projektne skupine. Informacije o kakršnih koli spremembah projekta sodijo v kategorijo usklajevalnih informacij.

Tretjič, informacije o potek projekta, dosežen napredek. Člani skupine morajo imeti informacije o trenutnem stanju projekta, kar jim omogoča, da pravočasno prepoznajo težave in sprejmejo ukrepe za njihovo rešitev. Takšne informacije vključujejo poročila o porabljenih sredstvih v določenem trenutku, o skladnosti s koledarskim načrtom in časovnico projekta. Pomembne so tudi informacije o trenutnem stanju tveganj in nastajajočih vprašanjih.

Četrtič, člani ekipe potrebujejo informacije o odločitve. Zavedati se morajo odločitev vodstva, sponzorjev projekta in strank, ne glede na to, ali te odločitve vplivajo na sam projekt ali njegovo ekonomsko okolje. Primer takih informacij je listina projekta, obseg dela, urnik dela, proračun projekta.

Same potrebe ljudi v komunikacijah seveda presegajo štiri naštete točke. Vendar bi moral projektni komunikacijski menedžment upoštevati le tisto, kar je "potrebno in zadostno" za uspeh projekta. Presežek informacij, pa tudi njihovo pomanjkanje, negativno vpliva na izvedbo projekta.

Osnova za zagotavljanje komunikacijskih zahtev je organizacijska struktura projekta. Za določanje komunikacijskih zahtev in upravljanje komunikacij so pomembni tudi naslednji vidiki projekta:

• oddelki in specialnosti, vključeni v projekt;
• logistika števila in lokacije ljudi, vključenih v projekt;
• notranje in zunanje informacijske potrebe udeležencev.

Proces komunikacijskega načrtovanja določa informacije in interakcije, ki jih potrebujejo udeleženci projekta. Na primer, kateri ljudje potrebujejo katere informacije, kdaj jih potrebujejo, kdo in kako naj jim jih posreduje. Čeprav je potreba po sporočanju informacij o projektu prisotna pri vseh projektih, se lahko potrebe po informacijah in načini njihovega razširjanja zelo razlikujejo. Pomemben dejavnik pri doseganju uspeha projekta je prepoznavanje informacijskih potreb udeležencev projekta in prepoznavanje ustreznih sredstev za izpolnitev teh potreb.

Pri večini projektov se večina komunikacijskega načrtovanja opravi v najzgodnejših fazah projekta. Vendar se rezultati tega procesa načrtovanja redno pregledujejo skozi projekt in po potrebi spreminjajo, da ostanejo posodobljeni.

Načrt upravljanja komunikacij je sestavni del načrta vodenja projekta ali pa je vanj vključen kot pomožni načrt. Načrt upravljanja komunikacij vsebuje:

• – komunikacijske zahteve s strani udeležencev projekta;
• – informacije o posredovanih informacijah, vključno z obliko, vsebino in stopnjo podrobnosti;
• – ime in priimek zaposlenega, odgovornega za prenos podatkov;
• - ime zaposlenega ali skupine - prejemnikov teh podatkov;
• – metode ali tehnologije, uporabljene za sporočanje informacij (npr. zapiski, elektronska pošta in/ali sporočila za javnost);
• – pogostost komuniciranja (npr. tedensko);
• - verigo poveljevanja, ki določa čas in postopek prenosa na višje nivoje (verigo) problemov, ki jih kadri na nižji ravni ne morejo rešiti;
• – metoda za posodabljanje in izboljšanje načrta upravljanja komunikacij, ko projekt napreduje in se razvija;
• - Slovar skupne terminologije.

Načrt upravljanja komunikacij lahko vključuje tudi smernice za statusne sestanke, sestanke projektne skupine, e-sestanke in distribucijo e-pošte. Načrt upravljanja posla je lahko formalen ali neformalen, podroben ali povzetek, odvisno od potreb projekta.

Načrt upravljanja komunikacij je del splošnega načrta vodenja projekta ali vključen vanj kot pomožni načrt. Predloga razdelka tega načrta je podana v tabeli. 10.1.

Tabela 10.1

Odseki načrta upravljanja komunikacij

Opomba: Oblikovanje komunikacijske strategije. Primer komunikacijske strategije. Identifikacija objektov upravljanja konfiguracije projekta. Postopek za ustvarjanje novega konfiguracijskega elementa. projektna infrastruktura. Primer zahtev za infrastrukturo projektne pisarne (fragment). Primer postopka za izdelavo projektne infrastrukture. Oblikovanje izhodišča konfiguracije projekta. Organizacija vodenja projektne konfiguracije. Organizacija dokumentacije statusa konfiguracijskih postavk. Primer postopka za zagotavljanje hrambe dokumentov. Primer postopka distribucije dokumentov. Primer postopka priprave dokumentov. Primer postopka poročanja o dejavnosti.

Za prepoznavanje učinkovitosti obstoječega formalno Komunikacijski kanali Spodaj je seznam priporočenih vprašanj.

1. Kako hitro in kako pogosto se prek teh komunikacijskih kanalov objavljajo uradne odločitve vodstva podjetja?
2. Katere deležnike je mogoče obveščati po tem kanalu?
3. Kako uporabno in učinkovito je to komunikacijski kanal: ali obstaja odgovorna oseba, ali jo je mogoče uporabiti za notranje in zunanje komuniciranje?
4. Kako je vrednotenje tega komunikacijski kanal?
5. V kolikšni meri ta kanal zadovoljuje sodobne potrebe po informacijah, ali ima vmesnik za interakcijo z novimi informacijsko-komunikacijskimi tehnologijami?

Za identifikacijo najučinkovitejših neformalnih komunikacijskih kanalov se predlaga uporaba naslednjega seznama vprašanj.

• Kdo je (neformalni) vodja v organizaciji?
• Čigavo mnenje ima največjo težo pri obravnavi pomembnih vprašanj?
• Kakšen je odnos organizacije do odprtega širjenja projektnih informacij in transparentnosti v dejavnostih povezanih oddelkov?

torej komunikacijskih kanalov tvorijo 3 skupine: formalne, specifične za projekt in neformalne.

IN komunikacijska matrika(glej tabelo 7.2) vse komunikacijskih kanalov, razvrščeni v 3 zgoraj omenjene kategorije, in vertikalno - vsi udeleženci projekta. Na presečišču ustreznih vrstic in stolpcev je treba odražati, kakšen status ima določen komunikacijski kanal: glavni, dodatni ali poseben. Tako lahko z ogledom linij ocenimo stopnjo podvajanja informacij – interakcije z udeleženci preko več komunikacijskih kanalov. Vsaka skupina udeležencev naj bo vsaj enkrat obveščena po formalnem kanalu, vsaj enkrat po posebnem in enkrat po neformalnem komunikacijskem kanalu projekta. Stopnja podvajanja bi morala biti povezana z analizo vpliva (glej ustrezno poglavje) udeležencev projekta: če je udeleženec projekta "agent", mora biti stopnja podvajanja čim višja.

analiziranje komunikacijska matrika vertikalno je mogoče določiti strateški pomen določenega komunikacijskega kanala: če se izkaže, da je glavni komunikacijski kanal za večje število skupin udeležencev, potem ga je treba obravnavati kot pomembno sredstvo projekta.

1. Organizacija povratnih informacij o projektu

Potrebo po izvajanju povratne krmilne zanke, tudi v komunikacijah, lahko utemeljimo na naslednji način.

Učinkovito obveščanje je možno le z dvosmernostjo projektnih komunikacij – prisotnostjo neposrednega in povratnega komunikacijskega kanala. Zadnji od njih zagotavlja nadzor nad prvim.

Spremljanje učinkovitosti komunikacijskih kanalov vključuje naslednje vidike:

• kakovost informacij o projektu, ki prihajajo po vzpostavljenih uradnih kanalih obveščanja;
• zadostna intenzivnost dohodnih informacij;
• popolnost informacij, prejetih po vzpostavljenih uradnih poteh obveščanja.

Proces spremljanja učinkovitosti obveščanja bo potekal z razdeljevanjem anketnih obrazcev (anketa) v določenih časovnih presledkih in preko telefonske linije za vprašanja in odgovore.

Obravnavanih 5 točk ni izčrpen seznam razdelkov komunikacijske strategije, vendar so najpomembnejši in praviloma obvezni za kompetentno pripravo komunikacijski načrt.

Pošljite svoje dobro delo v bazo znanja je preprosto. Uporabite spodnji obrazec

Študenti, podiplomski študenti, mladi znanstveniki, ki bazo znanja uporabljajo pri študiju in delu, vam bodo zelo hvaležni.

Podobni dokumenti

Zagotavljanje potrebnih informacij deležnikom projekta v skladu z načrtom. Način komunikacije. Elektronska orodja za vodenje projektov. Distribucija informacij po standardu PMBoK. Poročila o uspešnosti, posodobitve sredstev.

povzetek, dodan 25.02.2013


seminarska naloga, dodana 11.11.2014


Seznanitev z glavnimi značilnostmi projektnega časovnega načrtovanja. Splošne značilnosti gantograma. Gradnja mrežnih diagramov in ocenjevanje kritične poti projekta kot najpomembnejše orodje za načrtovanje časa. Analiza metode kritične poti.

predstavitev, dodana 07.08.2013


Komuniciranje kot proces komuniciranja in prenosa informacij za zagotavljanje organizacijske učinkovitosti. Upravljanje zunanjih in notranjih komunikacij. Smeri komunikacijske dejavnosti. Analiza komunikacij OAO Oil Company Lukoil.

seminarska naloga, dodana 26.03.2011


Teoretični vidiki organizacije dela projektnega tima. Reševanje problemov, povezanih z delovno motivacijo, konflikti, izpolnjevanjem dolžnosti, nadzorom, odgovornostjo, komunikacijo, vodenjem s strani vodje. Vodenje dela projektne skupine.

povzetek, dodan 23.01.2016


Sodobno vodenje projektov: koncept, značilnosti, klasifikacija, struktura. Okolje kot skupek dejavnikov, ki vplivajo na projekt. Sistemi organizacij za interakcijo oddelkov. Analiza udeležencev projekta naftnega in plinskega kompleksa.

seminarska naloga, dodana 26.01.2014


Razvoj organizacijskega projekta znižanja cen določenih kategorij blaga za 10% z znižanjem proizvodnih stroškov za 5% in avtomatizacijo procesov. Viri financiranja dela. Zahteve za projektirani sistem, njegov sprejem.

test, dodan 25.05.2015


Komunikacija med organizacijo in njenim okoljem, med nivoji in oddelki. Formalne in neformalne, medosebne komunikacije; komunikacijska omrežja. Vrste informacij v podjetju, upravljanje strojne opreme, analiza internega informacijskega sistema.

seminarska naloga, dodana 12.3.2009

Drugi pomemben cikel je tesno povezan z življenjskim ciklom projekta – komunikacija. Upravljanje projektnih komunikacij nadomešča procese, ki spremljajo začetek, načrtovanje, izvedbo in dokončanje projekta. Komunikacijska interakcija ne le znotraj projektne skupine, ampak tudi z vsemi deležniki mora biti uspešna in učinkovita. Za dinamiko in kakovost interakcije je odgovoren vodja projekta.

Faze upravljanja komuniciranja

Sistem odnosov med udeleženci projekta zagotavlja načrtovanje, zagon in urejanje odnosov med zainteresiranimi stranmi (S). Informirani so tudi v kontekstu ciljev projekta in ob upoštevanju interesov posameznikov. Veliko pozornosti namenjamo nadzoru in spremljanju komunikacijskih postopkov. Sistem vključuje tri glavne procese za izgradnjo zanesljive interakcije v projektnem komuniciranju.

Načrt upravljanja komunikacij je glavni rezultat prvega procesa sistema. Načrt vam omogoča, da najdete in formalizirate najboljše pristope za začetek uspešne in učinkovite komunikacije z deležniki. Postopki za kakovostno izmenjavo informacij med udeleženci projekta se izvajajo na podlagi procesa »Upravljanje komunikacijami«. Postopek nadzora komunikacij je odgovoren za vrednotenje in popravljanje komunikacije in komunikacije v kateri koli fazi procesa izvajanja projekta.

Učinkovitost komunikacij zahteva, da zainteresirane strani prejmejo informacije pravočasno v sprejemljivih in razumnih oblikah. Informacije pridejo natančno do občinstva, ki so mu namenjene, so objektivne in imajo načrtovan učinek brez izkrivljanja. Vrste procesov upravljanja komunikacij in kazalniki njihove učinkovitosti so prikazani v spodnjem diagramu.

Procesi upravljanja projektnih komunikacij in kazalci njihove uspešnosti

Zgornji diagram dodaja nekaj pomembnih zasukov tradicionalnemu modelu.

1. Pred začetkom načrtovanja upravljanja komuniciranja morajo biti vzpostavljeni organizacijski predpogoji za izdelavo načrta komuniciranja. To delo poteka v najzgodnejših fazah razvoja projekta, v času oblikovanja načrta vodenja projekta. Načrt upravljanja komunikacij upošteva vrste in sestavo informacijskih potreb AP, zunanje zahteve po informacijah in fizično arhitekturo položaja udeležencev.
2. Faza upravljanja komunikacij vključuje fazo ustvarjanja infrastrukture, vključno s programsko in informacijsko platformo.
3. Shema vključuje arhivsko enoto, brez katere produktiven razvoj procesnih sredstev organizacije v terminologiji PMBOK ni mogoč.
4. Shemo dopolnjuje šest indikatorjev uspešnosti, ki povečujejo možnost ciklične regulacije upravljanja komunikacij na podlagi nadzora in spremljanja.

Sredstva za izvedbo procesa upravljanja komunikacij so podana v obliki tehnologij, modelov, metod in elementov sistema upravljanja informacij. Najprej nastane načrt, nato se izvaja, nadzoruje se potek dogodkov. Implementacijo dopolnjujeta analitika in poročanje. Na podlagi njihovih rezultatov se procesi lahko reciklirajo, če se odkrijejo pomanjkljivosti. Zanimiva je lahko shema progresivnih transformacij vhodov v izhode krmiljenja komunikacij v projektu.

Model dinamike vhodov in izhodov procesov upravljanja komunikacij

Konstruktivne funkcije konfliktov v timu

Obvladovanje konfliktov je pomemben del sistema učinkovitih odnosov med udeleženci projekta. Ta tema je lokalizirana na področju delovanja projektne skupine, saj je tam odnos še posebej koncentriran. Medosebni stiki lahko najpogosteje vstopijo v območje protislovij, vrednostnih in ciljnih preferenc. Konflikt je vedno rivalstvo na ravni vrednosti ali spopad interesov virov, statusa in moči med člani skupine.

Preden razmislimo o vrstah obvladovanja konfliktov, bomo analizirali vprašanje uporabnosti konfliktov, razmislili o stopnjah njihovega razvoja. Pred kratkim so psihologi trdili, da vsak konflikt znotraj projektne skupine ni škodljiv. Konflikt ima notranje funkcije, ki jih delimo na konstruktivne in destruktivne. Konstruktivne funkcije so pomembne za projekt in se razlikujejo glede na smer konflikta.

1. Informacijska funkcija, ki daje zagon zavedanju vrednot in interesov strani ekipe v soočenju.
2. Konflikt kot način za lajšanje stresa in ublažitev situacije v ekipi.
3. Funkcija stabilizacije kolektiva kot družbenega sistema in odpravljanja virov nezadovoljstva.
4. Konflikt kot način za utrjevanje ekipe okoli skupnega cilja in oblikovanje občutka lastništva ter aktivacije udeležencev.
5. Funkcija spodbujanja timske ustvarjalnosti, mobilizacija energije za reševanje problemov.
6. Sredstvo za oblikovanje novih oblik komunikacije znotraj tima.
7. Funkcija konstruktivne iniciacije osebnega razvoja člana tima.

Priporočljivo je obvladovati konflikte ob upoštevanju stopenj njihovega življenjskega cikla. Že pred trenutkom incidenta se oblikujejo in začnejo »zoreti« protislovja, spopad pa je prikrit. Za postkonfliktno fazo so značilni razmeroma čisti poslovni odnosi med nekdanjimi tekmeci ali izpeljani spopadi na drugih področjih interakcije. Analitiki predlagajo razlikovanje naslednjih stopenj konfliktov:

• predkonfliktna faza, ki se nikakor ne manifestira in ostaja na ravni notranjih procesov udeležencev dogajanja;
• začetek konflikta;
• stopnjevanje (forsiranje) konflikta;
• dokončanje situacije;
• pokonfliktni fazi.

Obvladovanje konfliktov med udeleženci

Posedovanje ene od klasifikacij vlog v projektnih skupinah prav tako pomaga vodji projekta pri obvladovanju konfliktov. Znana britanska psihologinja Meredith Belbin je razvila danes splošno sprejeto klasifikacijo, v kateri so članom ekipe dodeljene možnosti iz devetih vlog. Avtor metodologije meni, da je uspešno delo projektne skupine posledica tega, ali je vseh devet vlog našlo stabilno porazdelitev med udeleženci in kako optimalno so združene za rešitev skupnega problema.

Postavitev vlog v projektu, ki temelji na Meredith Belbin

M. Belbin je razvil aplikativno metodo, ki pomaga organizirati skupno delo na podlagi teorije timskih vlog. Metoda omogoča zmanjšanje konfliktnega potenciala zaradi testov združljivosti, posebnih tehnologij za izbiro in ocenjevanje kandidatov ter notranjih preureditev. Funkcije konfliktov, njihove stopnje in timske vloge vam omogočajo, da zgradite učinkovito upravljanje konfliktov na naslednjih področjih.

1. Sistematične rešitve, ki zmanjšujejo verjetnost konfliktov. Med njimi sta učinkovito postavljanje ciljev delovanja ekipe in pravičen sistem motivacije. Jasna ureditev zahtev za timske dejavnosti in vzpostavitev pravil za interakcijo njenih članov.
2. Uporaba metod za glajenje konfliktne situacije, za katere je značilna pasivna oblika odziva, namera za ohranitev interakcije in ublažitev situacije. Metode so uporabne v situaciji, ko sta vodja projekta in ena od strani v konfliktu pripravljena pokazati velikodušnost.
3. Uporaba kompromisa, ki temelji na sprejetju nasprotnega stališča, odprti razpravi o stališčih strank in iskanju rešitve, sprejemljive za vse. V pogojih kompromisa so velika tveganja zdrsa v konformizem, kar včasih negativno vpliva na rezultate projekta.
4. Vključitev odprtega spopada s stranko v konfliktu, ki deluje destruktivno. Vodja projekta ima pravico in je dolžan uporabiti metodo v številnih primerih: celovitost in pomembnost konfliktnega vprašanja za usodo projekta; premier prepričan, da je njegova možnost najboljša in bo okrepila njegov vodilni položaj; ko ni drugega načina za rešitev konflikta in premier nima veliko za izgubiti, če razmerje prekine.
5. Reševanje konflikta v sodelovanju sprtih strani. Ta metoda se lahko uporablja v razmerah nizke čustvene napetosti in visoke ustreznosti strani v konfliktu.

Upravljanje komunikacij je dobro utečen postopek. Stopnje in procesi tega nadzornega bloka so podrobno opisani v PMBOK. V ospredju so cilji projekta, ki temeljijo na pričakovanjih deležnikov. Deležniki v projektu, v bližnjem in daljnem okolju, dobijo točne in pravočasne informacije zahvaljujoč načrtom, tehnologijam in nadzoru projekta. Komunikacijska interakcija ima poleg tehnološkega vidika tudi organizacijsko in psihološko plat. Obvladovanje konfliktov kot del izgradnje komunikacijskega sistema je ena izmed ključnih kompetenc projektnega vodje.