Служебно пътуване. Еднодневна командировка

, Водещ одитор, заместник генерален директор на CJSC „Одиторска компания

Отидохме на семинара на цена и разговорът се оказа изключително за пътуванията на служителите. Факт е, че новата версия на Кодекса на труда на Руската федерация, която влезе в сила на 6 октомври миналата година, коренно промени процедурата за изплащане на обезщетение за командировъчна работа. И сега компенсациите за пътувания се облагат почти по същия начин като командировките. "Почти" - защото разликите все още са запазени, но сега компенсациите за пътувания станаха дори по-изгодни от командировките. След като научиха за това, счетоводителите помолиха лектора да се спре по-подробно на този въпрос. Представяме резюме на този разговор.

Беше. Пътуването на служителите беше скъпо за всички

Преди да започнем нашия разговор, мисля, че трябва да ви напомним по какво се различават командировките от командировките. Съгласно чл.166 от Кодекса на труда командировка е пътуването на работник или служител по нареждане на работодателя за изпълнение на служебна задача извън мястото на постоянна работа. Тоест концепцията за командировка се използва за тези служители, чието постоянно работно място е в офиса.

Но в много организации има служители, чиято работа трябва да се извършва на път или да има характер на пътуване. Например това са шофьори на камиони, куриери, инкасатори, спедитори. По отношение на такива работници казваме, че работата им е свързана с командировки. Имайте предвид, че командировките не се признават за командировки. Това е посочено и в член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация.

И така, защо всъщност говоря за тези разлики толкова подробно? Факт е, че до 6 октомври 2006 г. Кодексът на труда на Руската федерация не предвиждаше никакво възстановяване на разходи за служители по време на командировъчен характер на работа. Например разходите за храна или настаняване. Нормативните документи дори не казват, че такива служители трябва да бъдат компенсирани за пътни разходи. И често фирмите плащаха на такива работници просто увеличаваха заплатите, начисляваха върху тях UST и удържаха данък върху личните доходи. И самият служител от тази заплата трябваше да покрие всичките си разходи.

Само разходите за пътуване на такива служители не могат да бъдат облагани, тъй като не могат да бъдат приписани на разходите за труд, а отписани съгласно член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация като други разходи, свързани с производството и продажбите. В крайна сметка тази статия има отворен списък с разходи. Съответно, ако от вътрешните документи на компанията: длъжностни характеристики, заповеди на ръководителя, авансови отчети на тези служители и други - следва, че пътните разходи са оправдани и необходими за производствените дейности, те могат да бъдат отписани като намаление на печалба без налагане на данъци.

Всички други разходи на такива служители или не са били възстановени, или са възстановени, но не са били изтеглени от данъчно облагане.

Превърнал се е. Всички надбавки за пътуване не се облагат с данъци.

И сега, от 6 октомври 2006 г., член 168.1 от новата редакция на Кодекса на труда на Руската федерация предвижда възстановяване на разходите, свързани с командировъчния характер на работата. Освен това това обезщетение е компенсационно плащане. И това означава, че, първо, такова обезщетение се отписва като разходи, които намаляват печалбите, съгласно параграф 3 от член 255 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Второ, той не подлежи на единен социален данък въз основа на член 238, параграф 1, параграф 2 от Данъчния кодекс на Руската федерация. И трето, данъкът върху доходите на физическите лица не трябва да се удържа от това обезщетение въз основа на член 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Оксана Сергеевна, правилно ли разбрах, че по-рано UST и данък върху доходите на физическите лица не трябваше да се плащат само от пътни разходи, а сега списъкът с възстановени необлагаеми разходи се разшири?

Да точно.

- И сега какви суми можем да издадем и да не плащаме данъци върху тях?

Отговорът на вашия въпрос се съдържа в член 168, параграф 1 от Кодекса на труда на Руската федерация. И така, внимание! За служители с пътуващ характер на работа можете да платите:
- пътни разходи;
- издръжка по време на командировка;
- ежедневно;
- други разходи, свързани с командировъчния характер на работата.

Както можете да видите, списъкът на обезщетенията е много подобен на този, издаден по време на командировки. Така законодателят изравни правата на тези служители, които работят в офиса и само от време на време пътуват до други градове с производствени цели, с тези, които са принудени да бъдат на път почти през цялото работно време.

Вярно, има една разлика. Отнася се за дневните пари. За командировки дневните се нормализират за данъчно облагане *.

За командировки дневните пари се определят от самата организация. И цялата одобрена сума намалява печалбите, не подлежи на UST и данък върху доходите на физическите лица. Вярно е, че тук веднага препоръчвам да не прекалявате с размера на дневните надбавки и да ги определяте в разумни граници. Не препоръчвам да използвате тази вратичка като скрита форма на възнаграждение.

Сега. Всичко зависи от това как имате документите си.

Така че, за да използвате безопасно новата норма, трябва ясно да определите кои служители имат пътуваща работа. Колко ще им бъдат възстановени? И в какви размери. За да направите това, препоръчвам първо списък с разходи и суми, които вашата организация е готова да компенсира за служители с командировъчен характер на работа, които да бъдат записани в трудовите договори с тях, както и в местен нормативен акт ( вижте пример за такова действие). Това се изисква от член 168.1 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Следващата стъпка е в длъжностните характеристики на тези служители, на които ще се възстановяват разходи, да се посочи, че работата им е с командировъчен характер. Е, от самите служители, на които възстановявате разходи, трябва да изисквате документи, потвърждаващи техните разходи за пътуване, настаняване и т.н. Тези документи трябва да бъдат приложени към отчета за разходите.

Между другото, по отношение на регистрацията на разходите за жилище. Често хотелите издават само фактура по образец № 3-G. Достатъчно ли е да потвърдите разходите за живот? Финансовият отдел дава положителен отговор на този въпрос *, тъй като фактурата за формуляр № 3-G е строга форма за отчитане в съответствие със заповедта на Министерството на финансите на Русия от 13 декември 1993 г. № 121. По този начин, въз основа на този документ можете да вземете предвид разходите за плащане на жилище за целите на данъка върху дохода. Позволете ми да ви напомня, че Правителствено постановление № 171 от 31 март 2005 г. „За одобряване на Наредбата за плащанията в брой ...“ позволи използването на установените форми на строги формуляри за отчитане само до 1 януари 2007 г. Тези формуляри вече са удължени до 1 септември 2007 г. Това решение е взето с постановление на правителството на Руската федерация от 5 декември 2006 г. № 743. То се отнася за всички форми на строга отчетност. Тоест квитанции, билети, документи за пътуване, купони, ваучери, абонаменти и други документи, предназначени за плащания в брой при предоставяне на услуги на обществеността.

И накрая, за да потвърдите, че разходите са оправдани, препоръчвам да съставите задание или заповед за конкретни пътувания, като посочите целта на пътуването.

Нека сравним. Командировки и командировки

Така че, както казах, обезщетението за служебно пътуване сега е възможно най-близо до компенсацията за служебно пътуване. Но основната разлика е, че при пътуване всичко - двата вида обезщетения и техните суми - се установява от предприятието независимо. И когато пътувате в командировки, всичко е доста ясно регламентирано от закона.

Съгласно член 264, параграф 1, параграф 1 от Данъчния кодекс на Руската федерация пътните разходи се класифицират като други разходи, свързани с производството и продажбите. Те включват разходите за пътуване, жилище, получаване на визи, паспорти, дневни, консулски такси, летищни такси и други плащания.

Документите, които следва да се използват при командировка, за разлика от командировъчните, са унифицирани. Това е заповед за изпращане на служител в командировка под формата на Т-9, удостоверение за пътуване под формата на Т-10, командировка за командировка и отчет за изпълнението му под формата на Т-10а. Всички тези формуляри са одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1. Освен това трябва да имате предварителен отчет на служителя, както и документи, потвърждаващи пътните и жилищните разходи. Служителят трябва да представи авансовия отчет в рамките на три работни дни след изтичане на периода, за който са издадени парите*.

Нека да видим какви разяснения направи Министерството на финансите на Русия през 2006 г. относно признаването на пътни разходи. Често организациите в друг град купуват апартамент, за да могат служителите да живеят в него по време на командировка. Разходите за поддръжка на този апартамент намаляват облагаемия доход. Те обаче не са включени в разходите изцяло, а само в съотношението, в което апартаментът е бил използван за настаняване на командировани служители. Тоест разходите, които падат, докато апартаментът е празен, не могат да се вземат предвид при изчисляване на данъка върху дохода. Това заключение е направено от Министерството на финансите на Русия в писмо от 20 юни 2006 г. № 03-03-04/1/533.

Следваща ситуация. Компанията е платила визи на служителите, но командировки не са се състояли. В този случай служителите смятат, че разходите за получаване на визи не са икономически оправдани. Съответно организацията няма право да намалява данъчната основа върху тях. Това се посочва в писмо на Министерството на финансите от 6 май 2006 г. № 03-03-04 / 2/134. Въпреки че вярвам, че всичко зависи от причината, поради която пътуването е отменено. Ако е уважително, например заболяването на служител, тогава цената на визите може да се вземе предвид.

Подобен случай е описан в писмото на Министерството на финансите на Русия от 14 април 2006 г. № 03-03-04/1/338. Служителят трябваше да отложи обратния полет за по-ранна дата по основателна причина, във връзка със смъртта на баща му. Нямаше как да върна билета. И длъжностни лица потвърдиха, че организацията има право да вземе предвид цената на неизползван билет за изчисляване на данък върху дохода.

Въпроси след лекцията

Въпроси, написани от редактора на списанието Ирина Стрижова

Оксана Сергеевна, обяснете, моля. Нашата компания отдава апартамент под наем за служителите, където да останат по време на командировки. Напълно вземам предвид наема за изчисляване на данъка върху дохода. Сега се чудя дали постъпвам правилно?

Тук ситуацията е подобна на тази, когато организацията закупи апартамент за живеене в него за командировани работници. Трябва да признаете разходите за наем само за периода от време, когато апартаментът се използва за настаняване на служители по време на командировки. Това се казва в писмо на Министерството на финансите на Русия от 25 януари 2006 г. № 03-03-04 / 1/58.

Често имаме мениджъри, които отиват в командировка в предприятие, с което все още няма сключен договор за сътрудничество. И не се знае дали ще бъде сключен в бъдеще. Имаме ли право да признаем пътни разходи в този случай?

Искам да ви предупредя, че данъчните власти може да сметнат тези разходи за неразумни. За да не се случва това препоръчвам да изготвяте проекти на договори, да пишете протоколи за намерения с фирми, които имат командирован служител. И, разбира се, безупречно съставете заповед за командировка, назначение на работа, изисквайте от служителя отчет за извършената работа, предварителен отчет и документи, потвърждаващи разходите.

Оксана Сергеевна, имам въпрос към вас. Това е, когато купуваме билети за влак за пътуващи по работа, плащаме застраховка. Цената на застраховката включва ли се в разходите за данък върху дохода?

Не, такива разходи не намаляват данъчната основа. Разходите за доброволна застраховка на пътниците срещу злополука, издадена като отделна застрахователна полица като приложение към билета, не се вземат предвид при изчисляване на данъка върху дохода. Това е мнението на руското Министерство на финансите в писмо от 10 май 2006 г. № 03-03-04/2/138.

Можете ли да ми кажете, моля, дали все още е възможно да се вземе предвид плащането на такса за такси като част от пътните разходи?

Министерството на финансите на Русия в писмата си посочва, че цената на таксито не може да бъде взета предвид при изчисляване на данъка върху дохода. Въпреки това, както показва арбитражната практика, може да се спори с такова мнение. За да направите това, трябва да документирате разходите за пътуване. Трябва да имате фактури, показващи платените суми за таксиметрови билети, дестинации и време на обслужване. Пример за това е положителното решение на Федералната антимонополна служба на Северозападния окръг от 2 февруари 2005 г. № A56-17467 / 04.

Как се изплащат дневни пари за командировка?

Дневните пари се издават за всеки ден от командировката. Конкретна процедура за издаване на дневни пари за работа при пътуване не е установена от нито един нормативен документ. Затова препоръчвам да действате тук по подобен начин с командировките. А именно, заплащане на дневни само ако пътуването продължава два дни или повече.

За еднодневни пътувания е по-добре да не издавате дневни. В крайна сметка дневните не се издават за еднодневни командировки. Това се установява от параграф 15 от Инструкцията на Министерството на финансите на СССР от 7 април 1988 г. № 62 „За командировките в рамките на СССР“, която все още е в сила, доколкото не противоречи на кодекса.

И тъй като законодателят, като въведе нови норми, всъщност приравни командировките с командировките, по-добре е да действаме по аналогия. В допълнение, валидността на дневните надбавки ще бъде потвърдена от длъжностно задание, съставено в произволна форма. Трябва да се посочи къде и с каква цел е пътувал служителят. Не е необходимо издаване на удостоверение за пътуване, тъй като командировката не е командировка.

Когато не може да бъде издадено разрешение за пътуване

Ако сте издали заповед за командировка, тогава може да не се издаде удостоверение за командировка на служителя. Факт е, че тези два документа имат една и съща цел. Първо, както заповедта, така и удостоверението потвърждават производствения характер на командировката. И второ, определете продължителността му. Следователно не е необходимо паралелното изготвяне на два документа. Същото мнение е изразено от Министерството на финансите на Русия в писмо от 26 декември 2005 г. № 03-03-04/1/442. В същото време финансовият отдел обясни, че организацията може да създаде списък с документи, въз основа на които служител се изпраща в командировка самостоятелно в местен регулаторен акт. Така можете да запишете в този списък точно заповедта за командировка.

Сериозни разлики по отношение на реда за плащане, счетоводната дейност, данъчното облагане има между командировка и командировка. Поради спецификата на дейността на организацията, предприятието, неговите служители се налага извършването на еднократни или постоянни пътувания до други региони и населени места, свързани с изпълнение на служебните им задължения. Статията ще ви помогне да разберете как постоянната работа, която е пътуване сред природата, се различава от командировката.

Какво означава работа на кръстовището?

Мястото на постоянна работа се счита за предприятие, в което всеки служител изпълнява определени задължения, възложени му в съответствие с трудов договор. Концепцията за командировка включва постоянно изпълнение на задълженията на служител на компанията извън мястото на основната му работа. Някои предприятия имат работници, чиято работа включва постоянно движение:

• пътуващи търговци;
• водачи на МПС;
• спедитори;
• куриери;
• контролери;
• гостуващи майстори на повикване;
• търговски представители.

За извършване на кратки пътувания из града или извън него не се изисква специална заповед от ръководството, необходимостта от командировка първоначално е посочена в трудовия договор и длъжностната характеристика. Постоянната мобилна работа включва дейностите на стюардесите, железопътните машинисти, кондукторите, чиято професия включва работа на пътя. На терен работят строители, геолози.

Командировката не се издава с отделна заповед на ръководството, но все пак ще е необходима подготовка на някои първични документи: пътни листове, пътни листове, документи за изпращане.

Теренна работа от страна на ръководството

За да се определи разликата между командировъчното естество на работата и еднократната командировка, тези два термина трябва да бъдат ясно разделени:

• командировката включва редовно извършване на трудова дейност по пътя;
• командировките се издават със заповед на ръководството на дружеството за изпълнение на конкретна работа (заповед) не на мястото на основната работа.

Има редица законови изисквания, които трябва да спазва всеки работодател, който възнамерява да изпрати свой служител в командировка. Нарушаването на установените правила води до значителни глоби до спиране на предприятието. Гаранции, предоставени на служителя и залегнали в Кодекса на труда:

• постоянното място на работа се запазва от служителя;
• утвърдената средна заплата подлежи на задържане;
• възстановяват се разходите, направени във връзка с пътуването.

Освен това законът забранява изпращането на непълнолетни граждани и бъдещи майки в командировки, а жени с деца под 3-годишна възраст могат да бъдат изпращани на пътуване само със задължителното им писмено съгласие. Какъв е алгоритъмът на действията на администрацията при изпращане на служители на предприятия в командировки, какви документи трябва да бъдат подготвени за това:

• Ръководството на предприятието решава да изпрати свой служител в командировка.
• Изготвя се специално работно задание, в което достатъчно подробно се разписват целите на планираното пътуване, подписано от ръководителя. При пристигането си на работното място след командировка, служителят пише пълен отчет за извършената работа (включително посещение на различни презентации, изложби, търсене на правилните клиенти, преговори), като попълва съответната колона в документа. След проверка се прави съответна маркировка върху доклада, документът се подписва от ръководителя на структурното звено с щампована дата.
• Това е горната задача, която служи като основа за навременното изготвяне на заповед за изпращане на служител във временна командировка. След като информацията бъде доведена до знанието на командированото лице, върху заповедта се поставя съответна маркировка.
• Изготвя се и се издава командировъчно удостоверение, чийто текст обикновено почти напълно съвпада със заповедта за командировка. Документът трябва задължително да посочва: датата, часа на пристигане на определеното място и напускане от него. Ако целта на командировката е посещение на няколко организации, датата, часът на пристигане и заминаване за всяка от тях е задължителна. Стриктното спазване на всички формалности ще помогне да се определи действителният период от време, прекарано в пътуване, и правилно да се изчисли размерът на обезщетението. В случаите, когато представител на предприятието не е изпратен в конкретна организация, а само за да се запознае с пазара на стоки и услуги, да търси информация и възможни контрагенти, достатъчно е да се ограничите до поръчка, няма смисъл за издаване на удостоверение за пътуване.
• Служителят трябва да съхранява всички документи, потвърждаващи разходната част на пътуването, които включват: документи за пътуване (потвърждение на транспортни разходи), плащане за настаняване, различни гостоприемни разходи, свързани с целта на пътуването и др. Всички тези документи се представят в счетоводството на предприятието. Когато попълва авансов отчет, служителят изброява всички разходи, направени във връзка с командировката (дневните са включени в общата сума) и данните за документите, потвърждаващи тези разходи.
• Всяка компания трябва да води пътен дневник.

Важно е да запомните! Работата, свързана с постоянно пътуване, се квалифицира като командировка, разликата от командировката е, че в последния случай има еднократно заминаване на специалист по пряко нареждане на ръководството за извършване на трудова дейност.

№2, 2005

Има моменти, когато служител трябва да отиде по работа на компанията в друга област само за един ден. Считат ли се тези пътувания за командировки? Как да ги платим? Възможно ли е да се възстановят пътните разходи на служител, ако е използвал таксиметрова услуга?

Командировките не са

Командировки на служители, чиято постоянна работа се извършва на път или има командировъчен характер. Например работата на шофьори и куриери.

Еднодневното пътуване счита ли се за бизнес пътуване?

Дефиницията на командировка е дадена в член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация - това е "пътуване на служител по нареждане на работодателя за определен период за изпълнение на служебна задача извън мястото на постоянна работа".

В същото време конкретната продължителност на командировката (нито минимална, нито максимална) не е определена. По принцип е възможно и еднодневно пътуване.

Как да организирам еднодневни екскурзии?

За да изпрати служител в командировка (дори еднодневна), ръководителят на туристическата агенция трябва да издаде заповед под формата № Т-9 или № Т-9а, ако няколко служители са изпратени на пътуване. Тези формуляри са одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1.

Но не е необходимо да се издава удостоверение за пътуване при еднодневни командировки. Това следва от параграф 2 от Инструкцията на Министерството на финансите на СССР, Държавния комитет по труда на СССР и Всесъюзния централен съвет на профсъюзите от 7 април 1988 г. № 62 „За командировките в рамките на СССР“ (по-нататък - Инструкция „За командировки в рамките на СССР“). Той обаче все още се използва в частта, която не противоречи на Кодекса на труда на Руската федерация.

И разбира се, при завръщане от командировка, служителят трябва да представи предварителен отчет в счетоводния отдел, като приложи документи, потвърждаващи направените разходи (пътни билети, документи за багаж и др.)x.

Заплащане на разходите за еднодневна командировка

Съгласно общото правило, предписано в член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация, на командирован работник се възстановяват следните разходи:
- по пътя;
- за наемане на жилище;
- свързани с живеене извън мястото на постоянно пребиваване (дневни пари);
- произведени от служителя с разрешение на работодателя.

Разбира се, по време на еднодневна командировка този списък е донякъде намален, например, на служителя няма да бъде платено жилище. Но нека вземем всичко по ред.

ПЪТНИ РАЗХОДИ

Параграф 12 от Инструкцията „За командировките в рамките на СССР“ гласи, че пътните разходи до и от мястото на командировката се възстановяват на служителя само в размер на разходите за пътуване с обществен въздушен, железопътен, воден и автомобилен транспорт.

И в параграф 13 от тази инструкция се посочва, че ако до мястото на командировката може да се стигне с различни видове транспорт, ръководството може да предложи на служителя да използва определен транспорт. Например, за да направите пътуването по-евтино, предложете му да отиде с влак, а не с микробус.

В същото време Инструкцията „За командировките в рамките на СССР“ не позволява плащането на такси на служител (директна забрана за това е в клауза 12). Въпреки че Кодексът на труда на Руската федерация не установява такова ограничение.

Няма го и в Данъчния кодекс на Руската федерация. По-специално, в съответствие с член 264, параграф 1, параграф 1 от Данъчния кодекс на Руската федерация, за целите на данъчното облагане на печалбите се приемат всички разходи за пътуване на командирован работник до мястото на командировка и обратно .

Руското министерство на финансите обаче в своето писмо № 03-03-01-04/2/15 от 26 януари 2005 г. също посочва, че таксиметровите такси не се вземат предвид за целите на данъка върху дохода. Въпреки че си струва да припомним, че преди няколко години той имаше различна гледна точка. И така, в писмо от 14 ноември 2001 г. № 04-04-06 / 472 Министерството на финансите посочи, че пътуването с такси може да се припише на обезщетение на командирован работник и в съответствие с параграф 3 от член 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация, да не удържа данък върху такова плащане за лични доходи. По принцип изводите, представени в това писмо, въпреки че се отнасят до данъка върху доходите на физическите лица, са валидни както за данъка върху доходите, така и за UST (както и за осигурителните вноски в Пенсионния фонд). Основата за изчисляване на вноските в PFR е същата като за UST (клауза 2, член 10 от Федералния закон от 15 декември 2001 г. № 167-FZ „За задължителното пенсионно осигуряване в Руската федерация“).

Кой е най-добрият начин за пътуване с личен автомобил?

Ако служител реши да използва личен транспорт в командировка, той трябва да сключи договор за наем или договор за безвъзмездно ползване на автомобила си. Тогава счетоводителят на туристическата агенция ще може да включи разходите за бензин и горива и смазочни материали, използвани по време на пътуването, като част от другите разходи, приети за целите на данъка върху печалбата. Такава операция може да се формализира и като използване на личен транспорт на служител за служебни цели. В този случай служителят има право на фиксирана компенсация, която се приема за целите на облагането на печалбите в съответствие с нормите, установени в Указ на правителството на Руската федерация от 8 февруари 2002 г. № 92 (подточка 11, клауза 1, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Имайте предвид, че тези заключения са верни и за туристическите агенции, които използват „опростяването“ (алинея 12, параграф 1, член 346.16 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Но има едно съществено „но“. Дори ако решите да се ръководите от ранната позиция на Министерството на финансите на Русия, трябва да документирате пътните разходи на служителя: разписки, касови бележки, билети.

Следователно, ако служител използва услугите на частен търговец, който, разбира се, не би му издал никакви документи, потвърждаващи плащането на пътуването, тогава не може да става дума за разглеждане на такива плащания като компенсаторни за данъчни цели.

Пример

Служители на туристическа агенция "Мир" (туроператор) Муратов и Рубашина бяха изпратени на еднодневна командировка от Курган до Тюмен. Откараха ги дотам и обратно с такси Городок. Счетоводителят на туристическа агенция "Мир" има споразумение с фирма "Городок", както и акт за предоставяне на транспортни услуги и касова бележка, потвърждаваща плащането за пътуване с такси. Цената му беше 3000 рубли.

В счетоводството на туристическа агенция "Мир" счетоводителят ще отрази тази операция със следните записи:

ДЕБИТ 71 КРЕДИТ 50
- 3000 rub. - издадени на отговорни лица пари за такси;

ДЕБИТ 20 КРЕДИТ 71
- 3000 rub. - Таксиметровите такси се включват в пътните разходи на служителите (след одобрение на авансов отчет).

Без фактура ДДС върху разходите не се приспада от бюджета.

ЕЖЕДНЕВНО

Както следва от параграф 15 от Инструкцията „За командировките в рамките на СССР“, ако служител е изпратен в еднодневна командировка, не му се изплащат дневни. Ако са изплатени, техният размер следва да бъде включен в общия доход на служителя за целите на изчисляване на данъка върху доходите на физическите лица (като негов допълнителен доход). В този случай платената сума не може да бъде взета предвид за целите на данъка върху дохода. Следователно не е необходимо да се начисляват UST и вноски в Пенсионния фонд на Руската федерация от дневни надбавки (клауза 3 на член 236 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Сблъсквайки се с полеви задачи за първи път, много служители имат въпроса как командировката се различава от командировката. В крайна сметка и двете понятия са трудови стандарти, които работодателят може да маневрира по отношение на данъчното облагане и заплатите.

Формално понятието "командировка" не съществува. На законодателно ниво е фиксиран само терминът "командировка". Включва изпълнението на някаква задача от служител на фирмата извън постоянната му работа. Такава задача:

• изплаща се в съответствие с общите норми за изчисляване на средната работна заплата на командированите служители;
• издадени по специален ред и издаване на документи за пътуване;
• облагаеми изцяло като допълнителни трудови възнаграждения.

Просто казано, командировката е специално условие за работа, за което работодателят трябва да начисли „специална“ надбавка и да плати увеличен данък.

Какво е командировка

Понятието командировка се отнася за служители, чиито работни задължения включват постоянно или сезонно движение. Например заминаването на куриер, спедитор или изпращането на служители на селскостопански предприятия, изследователски институти и ремонтни екипи на работа на терен е командировка. В този случай работодателят по същия начин компенсира всички разходи на работниците, свързани с настаняването, храненето и придобиването на всичко необходимо за изпълнение на задачите. Но командировката се оценява в рамките на трудовия договор, без допълнителни такси и данъци.

Формално командировката е точка, предварително определена в документи, нормативни актове и трудови договори, която е задължение на служителя и не се заплаща допълнително.

Как се организира командировка и командировка?

В допълнение към принципите на ведомостта, командировката и командировката също се различават документално. Така че, за да се издаде официално задание, не е необходимо да се съставя заповед и да се извършва пътуване през цялата документална база. Достатъчно е да се издаде "пътна ведомост", маршрутен лист или писмена заповед, която се връчва при връщане на служителя обратно. Няма задължения за отчитане на служител за финансови разходи в командировка, както и правилата за регулиране на този въпрос. Но често работодателят прилага същите принципи и подходи, както при плащането на пътните разходи.

Моля, дайте примерна политика за пътуване с раздел за командировки.

Отговор

Отговор на въпроса:

Служебното пътуване е пътуване на служител по нареждане на организацията за определен период от време, при което той изпълнява служебна задача извън мястото на постоянна работа. Това е посочено в Кодекса на труда на Руската федерация.

Общите правила за изпращане на служители в командировки и документиране на командировки трябва да бъдат залегнали в местен акт на организацията, например Правилник за командировки.

За примерна разпоредба за командировка вижте материалите на Формуляр № 2 на системата за персонал.

Командировка с командировъчен характер на работа не е командировка.

Процедурата за издаване на командировки може да бъде предвидена в местен закон.

Отчет за работата, извършена от служител с командировъчен характер на работа

Подробности в материалите на персонала на системата:

Дружество с ограничена отговорност Алфа

Наредба за командировъчния характер на работата

Москва	06.03.2016

1. Общи положения

1.1. Наредбата за командировъчния характер на работата (наричана по-долу Наредбата) е местен регулаторен акт на дружество с ограничена отговорност "Алфа" (наричана по-долу Компанията или Работодателя), разработена и приета в съответствие с действащото трудово законодателство (чл. , Кодекс на труда на Руската федерация).

1.2. Пътуващият характер на работата се установява за служители, които редовно изпълняват служебни задължения извън организацията. Списъкът на работите, професиите и длъжностите на тези служители се определя със заповед на генералния директор.

1.3. На служителите с пътуващ характер на работа се гарантира запазването на тяхното работно място (позиция) и доходите, както и възстановяване на разходите, свързани с пътуващия характер на работа:

Пътни разходи;

Разходи за жилище;

Компенсация за командировъчния характер на работата в размер, определен със заповед на генералния директор;

Други разходи, направени от служителя с разрешението или знанието на Компанията.

1.4. Служител, който има командировъчен характер на работа, се подчинява на общия режим на работно време и почивка, установен в Компанията.

1.5. Ако служител, който има пътуващ характер на работа, е изпратен на пътуване през уикенда или празника или е бил специално изпратен да работи през уикенда или празника, той получава още един ден почивка.

1.6. Служител, който има пътуващ характер на работа, може да бъде изпратен в командировка (включително в чужбина), ако целта на пътуването не е пряко свързана с основната му работа (например участие в среща, обмяна на опит). и т.н.).

2. Служители, чиято постоянна работа е пътуване

2.1. Списъкът на длъжностите и професиите на служителите на дружеството, чиято постоянна работа е пътуваща, се определя със заповед на генералния директор.

2.2. Пътуващият характер на работата може да бъде установен за служител както когато е нает на длъжност (по професия), установена със заповед на генералния директор, така и в процеса на работа за работодателя при прехвърляне на служител на такава длъжност (професия ).

2.3. Условията, които определят командировъчния характер на работата на конкретен служител, подлежат на задължително включване в трудовия договор.

2.4. Ако при сключването (промяната) на трудов договор със служител, заемащ длъжност (професия), предвидена със заповед на генералния директор, условията за командировъчния характер на работата не са включени в трудовия договор, тогава неговото съдържание трябва да бъдат допълнени с необходимите условия по споразумение на страните, сключено в писмена форма и представляващо неразделна част от трудовия договор.

2.5. Липсата в трудовия договор със служител, заемащ длъжност (извършваща работа по професия), посочена в заповедта на генералния директор, на условията за командировъчен характер на работата не освобождава работодателя от предоставяне на служителя на гаранции и компенсации предвидени в тази наредба, при изпращане на служителя в командировка.

2.6. Лицата, за които пътуващият характер на работа е противопоказан в съответствие с медицинско заключение, не могат да бъдат приети (прехвърлени) на работата, предвидена със заповедта на генералния директор.

2.7. В случай, че за служител, чиято постоянна работа е с командировъчен характер, в съответствие с медицинското заключение са идентифицирани противопоказания за извършване на определената работа, служителят подлежи на отстраняване от работа, предвидено в трудовия договор, и преместване на друга работа което не му е противопоказано по здравословни причини.

Ако служителят откаже да прехвърли или ако работодателят няма подходяща работа, трудовият договор със служителя подлежи на прекратяване в съответствие с част 1 на член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация.

3. Процедурата за компенсиране на разходите, свързани с пътуващия характер на работа

3.1. На служител, който има пътуващ характер на работа, се издава месечен маршрутен лист, чиято форма се определя с отделна заповед на генералния директор.

Регистрацията и издаването на маршрутни листове се извършва от отдела за персонал.

3.2. Служител, който има командировъчен характер на работа, получава паричен аванс преди пътуването в рамките на дължимите суми за пътуване, разходи за наем на жилище и обезщетение.

3.3. За окончателното изчисление служителят трябва да представи правилно изпълнен маршрутен лист в счетоводния отдел не по-късно от 5-ия ден на месеца, следващ отчетния. Към маршрутния лист служителят прилага съответните пътни документи, разписки за плащане на хотели, настаняване и други разходи.

3.4. Компенсацията за командировъчния характер на работата се изплаща в съответствие с маршрутния лист на служителя (за всеки ден на пътуване).

3.5. Разходите за наемане на жилище се възстановяват на служител, който има командировъчен характер на работа, от деня на пристигането му до деня на напускане в размер на действителните разходи. В рамките на ограниченията подлежат на възстановяване и разходите на служителя за заплащане на допълнителни услуги, предоставени в хотели. Разходите за наемане на жилище за времето на принудително спиране по пътя, потвърдено със съответните документи, се възстановяват в размерите, предвидени в този параграф.

3.6. Пътните разходи до мястото на работа и обратно до мястото на постоянна работа се възстановяват на служител, който има командировъчен характер на работа в размер на: разходите за пътуване с обществен въздушен, железопътен, воден и автомобилен транспорт (с изключение на таксита). ), включително допълнителни услуги: такси за обслужване, потребителски такси постелки. На служителя се заплащат разходите за пътуване с обществен транспорт (с изключение на такси) до гарата, кея, летището, ако са извън населеното място.

3.7. В случай на временна неработоспособност на служител, който има пътуващ характер на работа, му се изплащат обезщетения за временна неработоспособност на обща основа за периода на заболяване, потвърдено с лист за неработоспособност, както и възстановяване на разходите за наемане на жилище (освен когато служителят е на стационарно лечение) и обезщетението се изплаща през цялото време, докато има възможност по здравословни причини да започне работа или да се завърне по местоживеене, но не повече от два месеца. .

4. Заключителни разпоредби

4.1. Тази наредба влиза в сила от момента на приемането й и е безсрочна.

4.2. Тази наредба се прилага за трудови правоотношения, възникнали преди влизането й в сила.

1. Форми: Наредба за командировъчен характер на работата
2. Формуляри: Правилник за командировките

ПОЗИЦИЯ

относно командировките

Москва 06.03.2016 г

1. Общи положения

1.1. Настоящият регламент е разработен в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация и определя спецификата на процедурата за изпращане на служители на Alfa LLC (наричана по-долу Организацията) в командировки както в Русия, така и в чужбина.

1.2. Служебното пътуване е пътуване на служител по заповед на ръководителя на организацията за определен период от време за изпълнение на служебна задача извън мястото на постоянна работа.

1.3. Тази наредба се прилага за всички служители на Организацията, включително директора.

1.4. Бизнес пътуванията не включват:

Командировки на служители, чиито служебни задължения включват пътуване

Естеството на работата, освен ако не е предвидено друго в местни или регулаторни правни актове;

Заминаване по лични въпроси (без производствена необходимост, съответен договор
или обаждане на канещата страна);

Прием за обучение и обучение в кореспондентски отдели на висши учебни заведения
и допълнително професионално образование.

2. Продължителност и начин на командировка

2.1. Срокът на командировката на служителите се определя с решение на ръководителя на организацията, като се вземат предвид обемът, сложността и други характеристики на задачата.

2.2. Действителният период на престой на служителя в мястото на командировка се определя от документите за пътуване, представени от служителя при завръщането му от командировка. В случай на пътуване на служител до мястото на командировка или обратно до мястото на работа с личен транспорт, в бележката се посочва действителният период на престой на мястото на командировка.

При завръщане от командировка служителят представя бележка на работодателя едновременно с подкрепящи документи, потвърждаващи използването на лична информация.
транспорт (пътни листи, сметки, разписки, касови бележки и др.)

2.3. Денят на заминаване в командировка е датата на заминаване на влак, самолет, автобус или друго превозно средство от мястото на постоянна работа на командированото лице, а денят на пристигане е датата на пристигане на превозното средство на мястото. на постоянна работа. При изпращане на превозното средство до 24:00 часа включително, за ден на заминаване за командировка се счита текущият ден, а от 00:00 часа и по-късно - следващият ден.

Ако гарата, пристанът или летището се намират извън населеното място, се взема предвид времето, необходимо за пътуване до гарата, пристана или летището. По същия начин се определя денят на пристигане на служителя на мястото на постоянна работа.

2.4. Появата на служителя на работа в деня на заминаване в командировка или в деня на пристигане от командировка се решава със споразумение с директора на Организацията.

2.5. Служител, който е в командировка, се подчинява на работното време и правилника за дейността на предприятието, институцията, организацията, в която е командирован.

2.6. В случай на настъпване на временна неработоспособност по време на командировка, служителят е длъжен незабавно да уведоми работодателя за тези обстоятелства.

Временната неработоспособност на командирования работник, както и невъзможността да се завърне в мястото на постоянно пребиваване по здравословни причини, се удостоверяват с надлежно оформени документи на съответните държавни (общински) или други медицински организации, лицензирани (заверени) за предоставят медицински услуги. За периода на временна неработоспособност на командирования работник се изплаща обезщетение за временна неработоспособност на общо основание.

Дните на временна неработоспособност не се включват в периода на командировка.

При временна неработоспособност на командирован работник, на общо основание, му се възстановяват разходите за наем на жилище (с изключение на случаите, когато командированият служител е на стационарно лечение) и се изплащат дневни пари за цялото време. докато не е в състояние по здравословни причини да пристъпи към изпълнение на възложените му задачи.служебно назначение или се завърне в мястото на постоянното му местоживеене.

3. Документация за командировка

3.1. Основата за изпращане на служител в командировка е решение за изпращането му в командировка, съставено в произволна форма.

3.2. Въз основа на решението за изпращане в командировка служителят по персонала издава заповед за изпращане в командировка в съответствие с формуляр № Т-9 (№ Т-9а), одобрен с Указ на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г. № 1.

3.3. Информацията за командировката на служител се вписва в регистъра на служителите, заминаващи в командировка.

4. Пътни разходи

4.1. Средната заплата за времето, когато служителят е в командировка, се запазва за всички работни дни от седмицата според графика, установен на мястото на постоянна работа.

4.2. На служител, изпратен в командировка както в Русия, така и в чужбина, се възстановяват следните разходи:

Пътуване до и от дестинацията;

Отдаване под наем на жилище;

Дневни пари;

Действително направени с разрешение или знанието на работодателя и документирани целеви разходи:

Такси за летищни услуги, комисионни;

За пътуване до летището или гарата в пунктовете на заминаване, дестинация или трансфери;

За багаж;

За бизнес разговори;

Получаване и регистриране на официален задграничен паспорт, получаване на визи;

Свързани с обмяна на пари в брой или чек в банка за пари в брой в чуждестранна валута.

4.3. За всеки ден на командировка, включително почивните дни и неработните празници, както и за дните на път, включително за времето на принудително спиране по пътя, на служителя се изплащат дневни.

Ако работникът може да се връща у дома всеки ден, дневните не се изплащат.

За командировки на територията на Русия дневните надбавки се определят в размер на:

Директор - 5000 рубли,

Ръководители на клонове - 3000 рубли,

Всички останали служители - 1000 рубли.

За всеки ден, прекаран в командировка извън Русия, служителят се заплаща
дневна надбавка:

Директор - 200 евро,

Ръководители на клонове - 100 евро,

Всички останали служители - 70 евро.

4.4. Пътните разходи до мястото на командировка и обратно до мястото на постоянна работа се възстановяват на командирования работник в размер на разходите за пътуване с обществен въздушен, железопътен, воден и автомобилен транспорт, включително застрахователни плащания за държавна задължителна застраховка на пътниците в транспорта, заплащане на услуги за предварителна продажба на билети за пътуване, разходи за използване на спално бельо във влаковете.

При пътуване до мястото на командировка по въздух, директорът, заместник-директорите
таксата за бизнес класа се възстановява. Останалите служители се възстановяват
пътуване в икономична класа.

При пътуване до мястото на командировка с влак, директорът и зам
на директорите се възстановяват разходите за пътуване във вагона CB на фирмения влак, на останалите служители се възстановяват разходите за пътуване в купейния вагон на фирмения влак.

На служителя се възстановяват пътните разходи до летището или жп гарата на местата на заминаване, дестинация или трансфери, включително такси, багаж. При липса на документи, потвърждаващи размера на разходите за пътуване до летището или гарата, за превоз на багаж, разходите се възстановяват в размер на 1000 рубли. за едно пътуване.

Дневна надбавка в чуждестранна валута се изплаща на служител при изпращане на служител в командировка извън територията на Русия в размер, определен от тази наредба.

Дневните се изплащат съгласно следното правило:

Когато служител пътува от територията на Русия, датата на преминаване на държавната граница

Русия е включена в дните, за които се изплащат дневни в чуждестранна валута;

При пътуване до територията на Русия, датата на преминаване на държавната граница на Русия

Включени са дните, за които дневните се изплащат в рубли.

Датите на преминаване на държавната граница на Руската федерация се определят от отметките на граничните власти в паспорта.

Когато служител е изпратен в командировка на територията на две или повече чужди държави, дневните надбавки за деня на преминаване на границата между държавите се изплащат в чуждестранна валута в съответствие с нормите, установени за държавата, в която е изпратен служителят.

4.5. Разходите във връзка с връщането на билет за влак, самолет или друго превозно средство от командирован служител могат да бъдат възстановени с разрешение на директора на Организацията само при уважителни причини (решение за отмяна на командировка, отзоваване от командировка, болест ), ако има документ, потвърждаващ такива разходи.

4.6. Не се извършва възстановяване на разходи за превоз на багаж с тегло над граничните норми, установени от транспортните компании.

4.7. На служителя се възстановяват разходите за служебни телефонни разговори. При липса на документи, потвърждаващи извършените разходи (подробни сметки на телеком оператора),
разходите се възстановяват в размер на 200 рубли. на ден.

4.8. На командирован работник се отпуска паричен аванс един работен ден преди заминаване в командировка в рамките на дължимите суми за пътни, разходи за наем на ж.к.
помещения и дневни пари.

4.9. На служителя се възстановяват действителните разходи за резервация и наемане на жилище, потвърдени със съответните документи, но не повече от 5000 рубли. на ден.

В случай на непредставяне на документи, потвърждаващи плащането на разходите за наем на жилище, сумата на това плащане се възстановява в размер на:

700 търкайте. за всеки ден в командировка в Русия;

2500 rub. за всеки ден, прекаран в командировка в чужбина.

Разходите за наемане на жилище се възстановяват за всеки ден престой в пункта на командировка от деня, в който пътуващият пристигне в дестинацията до деня на напускане от нея.

4.10. По време на закъснението на пътя без основателна причина на служителя не се изплащат заплати, дневни пари и не се възстановяват разходите за наем на жилище и други разходи.

5. Заплащане за работа през почивните дни в командировка

5.1. Ако служител отиде в командировка в неработен (уикенд, празник) ден, тогава денят на заминаване се счита за първия ден от командировката, заплащането за което се осигурява в съответствие с член 153 от Кодекса на труда на Руската федерация, т.е. за работа през уикенда или неработен празник. По същия начин проблемът се решава в случай на пристигане на служител от командировка в неработен (уикенд, празник) ден.

5.2. Работата през уикенда или неработен празник се заплаща най-малко два пъти в съответствие с член 153 от Кодекса на труда на Руската федерация. Конкретните размери на заплащането за работа в почивен или неработен ден могат да бъдат установени с колективен трудов договор, местен нормативен акт, приет, като се вземе предвид становището на представителния орган на работниците, и трудов договор. В същото време, по искане на служител, който е работил през уикенда или неработен празник, може да му бъде даден още един ден почивка. В този случай работата през уикенда или неработен празник се заплаща еднократно, а почивният ден не подлежи на заплащане.

6. Гаранции при изпращане на служители в командировка

6.1. Въз основа на член 167 от Кодекса на труда на Руската федерация, когато изпраща служител в командировка, както и докато служителят е на път към мястото на командировка (от мястото на командировка), той се гарантира запазването на мястото на работа (позицията) и средните доходи, както и възстановяването на разходите, свързани с командировката командировка.

6.2. В случай на изпращане на работник на непълно работно време в командировка едновременно за основна работа и работа, изпълнявана на непълно работно време, средната заплата се запазва и от двамата работодатели, а възстановимите разходи за командировка са разпределени между изпращащите работодатели по взаимно съгласие.

6.3. При изпращане в командировка на служителя се дава паричен аванс за плащане:

пътни разходи;

Разходи за наем на жилище;

Допълнителни разходи, свързани с живот извън мястото на постоянно пребиваване

(ежедневно).

7. Процедурата за подаване на доклади, свързани с насочването на служителите

в командировки

7.1. В рамките на три работни дни от датата на завръщане от командировка служителят трябва
представя в счетоводството авансов отчет за изразходваните от него суми.

Заедно с авансовия отчет документите (в оригинал), потвърждаващи размера на направените разходи, се прехвърлят в счетоводния отдел, като се посочва формата на плащане (в брой, чек, кредитна карта, безкасов превод). За задгранични командировки към протокола се прилага фотокопие от отметките в задграничния паспорт.

7.2. Към авансовия отчет се прилагат следните документи:

Документи, потвърждаващи разходите за наем на жилище;

Документи, потвърждаващи плащането на такси за летищни услуги, други комисионни;

Документи, потвърждаващи пътните разходи до и от дестинацията, ако са посочени

Разходите са направени лично от служителя;

Документи, потвърждаващи разходите за пътуване до летището, жп гарата в пунктовете на заминаване,

Уговорки или трансфери, допустим багаж;

Документи, потвърждаващи разходите за официални телефонни разговори;

Документи, потвърждаващи разходите за получаване и регистрация на официално чуждестранно лице

Паспорти, получаване на визи, ако тези действия не са извършени от Организацията;

Документи, потвърждаващи разходите, свързани с обмяната на валута в брой или чек в банка

За пари в брой чуждестранна валута.

7.3. В случай на непредоставяне на документи, потвърждаващи плащането на разходите за наемане на жилище, сумите на такова плащане се възстановяват в размерите, установени в параграф 4.10 от настоящия регламент.

7.4. В случай на непредставяне на документи, потвърждаващи разходите за пътуване до и от местоназначението, ако тези разходи са направени лично от служителя, разходите се възстановяват в размер на стойността на пътуването до мястото на командировка и обратно в купе вагон или цената на самолетен билет икономична класа.

7.5. При непредставяне на документи, потвърждаващи цената на пътуването до летището, до ж.п
места на тръгване, дестинация или трансфери, за багаж, разходите се възстановяват в размер на
1000 rub. за едно пътуване.

7.6. При липса на документи, потвърждаващи цената на официалните телефонни разговори, разходите се възстановяват в размера, определен в параграф 4.6 от тези Правила.

При липса на документи, потвърждаващи разходите за получаване на визи и разходите, свързани с обмяната на валута в брой, тези разходи не се възстановяват.

7.7. Остатъкът от средства над използваната сума според авансовия отчет подлежи на връщане от служителя в касата във валутата, в която е издаден аванса, не по-късно от три работни дни след завръщане от командировка.

7.8. Ако служителят не успее да върне остатъка от средствата в срока, посочен в параграф 7.7 от настоящия регламент, съответната сума се възстановява чрез удържане от заплатата на служителя, като се вземе предвид максималния размер на удръжката, установен в член 138 от Кодекса на труда на руската федерация.

7.9. Не по-късно от три работни дни от датата на завръщане от командировка служителят е длъжен да изготви и представи на длъжностното лице, взело решението за изпращане, отчет за извършената от него работа или за участие в събитието, на което е беше изпратено.

Служител, командирован за изпълнение на определени задачи, прилага към командировъчния отчет оригинали или фотокопия на документи, получени от него или подписани и предадени от името на Организацията.

Служител, командирован за участие в събитие, прилага към отчета за командировката материалите, получени от него като участник в събитието.