Не е включено в плана за управление на комуникациите. Ефективни комуникации в проекта

След изучаване на материала на главата, студентът трябва:

зная

• каква роля играе управлението на комуникацията в управлението на проекти;
• видове информация и информационни потребности на участниците в проекта;
• основни комуникационни технологии в управлението на проекти;
• очакванията на участниците и заинтересованите страни от проекта;
• етапи на развитие на конфликтите в управлението на проекти;
• източници на конфликти и начини за разрешаването им;

да бъде в състояние да

• разработване на комуникационни планове за проекта;
• подготвя срещи;
• съставяне на протоколи от срещи и дневници за идентифициране на проблеми;
• диагностициране на конфликти при изпълнението на проекти;

собствен

• комуникационни технологии;
• умения за комуникационно планиране;
• умения за диагностициране на конфликти;
• умения за разрешаване на конфликти.

Ключови термини: комуникации, комуникационни технологии, управление на очакванията, разрешаване на конфликти.

Ролята на комуникациите в проекта. Планиране на комуникационния мениджмънт

Комуникации- това са процесите, свързани с осигуряване на навременно и целесъобразно формиране, събиране, разпространение, съхранение и окончателно разполагане на проектна информация. Тъй като проектите се изпълняват от хора, изпълняващи различни функции, често разположени на значително разстояние един от друг, въпросите за обмен на информация и координация на действията са много важни. В хода на комуникацията се договарят целите, координират се действията на хората, идентифицират се и се решават проблеми и се регулират очакванията на участниците в проекта. Според Е. Верзух, като се започне от формулирането на съдържанието на работата и се стигне до управлението на риска и подробното планиране, всеки от методите за управление на проекти е по същество един или друг метод за комуникация.

Схематично комуникационният процес може да бъде представен чрез модела, показан на фиг. 10.1.

Ориз. 10.1.

План за управление на комуникацията е документ, който описва:

• – изисквания и очаквания от комуникациите за проекта;
• - как и под каква форма ще се обменя информация;
• – кога и къде ще се осъществяват комуникациите;
• – кой отговаря за осигуряването на всеки вид комуникация.

Комуникационните изисквания се разбират като общи (общи) нужди на участниците в проекта от информация. Има четири основни вида такива изисквания към членовете на екипа на проекта.

Първо, има нужда от информация за разпределение на отговорността. Всеки член на екипа трябва да знае точно за каква част от проекта отговаря, какви са неговите правомощия и отговорности. Основата за такава информация е организационната структура на проекта.

Второ, има нужда в координация. Членовете на екипа зависят един от друг, за да изпълнят работата по проекта. Координиращата информация осигурява висока ефективност на съвместната работа на членовете на екипа по проекта. Информацията за извършване на промени в проекта попада в категорията на координираща информация.

Трето, информация за хода на проекта, постигнатия напредък. Членовете на екипа трябва да разполагат с информация за текущото състояние на проекта, което им позволява да идентифицират проблемите навреме и да предприемат мерки за разрешаването им. Такава информация включва отчети за изразходвани средства към определен момент, за спазване на календарния план и графика на проекта. Информацията за текущото състояние на рисковете и възникващите проблеми също е важна.

Четвърто, членовете на екипа се нуждаят от информация за решения. Те трябва да са наясно с решенията, взети от ръководството, спонсорите на проекта и клиентите, независимо дали тези решения засягат самия проект или неговата икономическа среда. Пример за такава информация е хартата на проекта, обхвата на работата, работния график, бюджета на проекта.

Естествено, самите нужди на хората в комуникациите надхвърлят изброените четири точки. Но управлението на комуникациите на проекта трябва да разглежда само това, което е „необходимо и достатъчно“ за успеха на проекта. Излишната информация, както и липсата й, се отразяват негативно на изпълнението на проекта.

Основата за осигуряване на изискванията за комуникация е организационната структура на проекта. Следните аспекти на проекта също са важни за определяне на комуникационни изисквания и управление на комуникациите:

• отдели и специалности, участващи в проекта;
• логистиката на броя и местоположението на хората, участващи в проекта;
• вътрешни и външни информационни потребности на участниците.

Процесът на комуникационно планиране определя информацията и взаимодействията, необходими на участниците в проекта. Например кои хора от каква информация се нуждаят, кога имат нужда от нея, кой и как трябва да им предостави тази информация. Въпреки че необходимостта от съобщаване на информация за проекта съществува във всички проекти, нуждите от информация и методите за нейното разпространение могат да варират значително. Важен фактор за постигане на успех на проекта е идентифицирането на информационните нужди на участниците в проекта и идентифицирането на подходящите средства за посрещане на тези нужди.

В повечето проекти по-голямата част от комуникационното планиране се прави в най-ранните фази на проекта. Резултатите от този процес на планиране обаче се преглеждат редовно по време на проекта и се променят, ако е необходимо, за да бъдат актуални.

Планът за управление на комуникациите е неразделна част от плана за управление на проекта или е включен в него като спомагателен план. Планът за управление на комуникациите съдържа:

• – комуникационни изисквания от страна на участниците в проекта;
• – информация за предаваната информация, включително формат, съдържание и ниво на детайлност;
• – името на служителя, отговорен за предаването на информация;
• - името на служителя или групата - получатели на тази информация;
• – методите или технологиите, използвани за предаване на информация (напр. бележки, имейл и/или съобщения за пресата);
• – честота на комуникация (напр. седмично);
• - командна верига, която определя времето и процедурата за прехвърляне към по-високи нива (верига) на проблеми, които не могат да бъдат решени от персонала на по-ниско ниво;
• – метод за актуализиране и усъвършенстване на плана за управление на комуникациите, докато проектът напредва и се развива;
• - Речник на общата терминология.

Планът за управление на комуникациите може също да включва насоки за срещи за състоянието, срещи на екипа на проекта, електронни срещи и разпространение на имейли. Планът за управление на ангажимента може да бъде официален или неформален, подробен или обобщен, в зависимост от нуждите на проекта.

Планът за управление на комуникациите е част от или включен в общия план за управление на проекта като спомагателен план. Образецът на раздела на този план е даден в табл. 10.1.

Таблица 10.1

Раздели от план за управление на комуникациите

Анотация: Формиране на комуникационна стратегия. Пример за комуникационна стратегия. Идентифициране на обекти за управление на конфигурацията на проекта. Процедурата за създаване на нов конфигурационен елемент. проектна инфраструктура. Пример за изисквания към инфраструктурата на офиса на проекта (фрагмент). Пример за процедура за създаване на проектна инфраструктура. Формиране на базовата линия на конфигурацията на проекта. Организация на управлението на конфигурацията на проекта. Организация на документирането на състоянието на елементите на конфигурацията. Пример за процедура за осигуряване на съхранение на документи. Пример за процедура за разпространение на документи. Пример за процедурата за подготовка на документи. Пример за процедура за отчитане на дейността.

За идентифициране на ефективността на съществуващите формаленКомуникационни канали По-долу е даден списък с препоръчани въпроси.

1. Колко бързо и колко често се излъчват официални решения на ръководството на компанията по тези комуникационни канали?
2. Кои заинтересовани страни могат да бъдат информирани по този канал?
3. Колко приложимо и ефективно е това комуникационен канал: има ли отговорно лице, възможно ли е да се използва за вътрешни и външни комуникации?
4. Каква е оценката на това комуникационен канал?
5. Доколко този канал отговаря на съвременните потребности от информация, има ли интерфейс за взаимодействие с новите информационни и комуникационни технологии?

За да се идентифицират най-ефективните канали за неформална комуникация, се предлага да се използва следният списък с въпроси.

• Кой е (неформалният) лидер в организацията?
• Чие мнение има най-голяма тежест при обсъждане на важни въпроси?
• Какво е отношението на организацията към откритото разпространение на информация за проекта и прозрачността в дейностите на свързаните отдели?

По този начин, комуникационни каналиформират 3 групи: формални, специфични за проекта и неформални.

IN комуникационна матрица(виж таблица 7.2) всички комуникационни канали, групирани в 3-те категории, посочени по-горе, и вертикално - всички участници в проекта. В пресечната точка на съответните редове и колони е необходимо да се отрази какъв вид статус има определен комуникационен канал: основен, допълнителен или специфичен. По този начин, като се вгледат в линиите, може да се оцени степента на дублиране на информацията - взаимодействие с участниците чрез няколко комуникационни канала. Всяка група участници трябва да бъде информирана поне веднъж по формален канал, поне веднъж по конкретен и веднъж по неформален комуникационен канал за проекта. Степента на дублиране трябва да бъде свързана с анализа на въздействието (виж съответния раздел) на участниците в проекта: ако участникът в проекта е „агент“, тогава степента на дублиране трябва да бъде възможно най-висока.

Анализирам комуникационна матрицавертикално е възможно да се определи стратегическото значение на определен комуникационен канал: ако той се окаже основен комуникационен канал за голям брой групи участници, тогава той трябва да се счита за важен актив на проекта.

1. Организация на обратната връзка по проекта

Необходимостта от внедряване на контролна обратна връзка, включително в комуникациите, може да бъде обоснована по следния начин.

Ефективното информиране е възможно само при двупосочността на проектните комуникации - наличието на директен и обратен комуникационен канал. Последният от тях осигурява контрол на първия.

Мониторингът на ефективността на комуникационните канали включва следните аспекти:

• качеството на информацията за проекта, постъпваща по установените официални канали за информация;
• достатъчна интензивност на входящата информация;
• пълнота на информацията, получена по установените официални канали за информация.

Процесът на наблюдение на ефективността на информирането ще се осъществява чрез разпространение на анкетни формуляри (анкетно проучване) на установени интервали и използване на гореща телефонна линия за въпроси и отговори.

Обсъдените 5 точки не са изчерпателен списък от раздели комуникационни стратегии, но те са най-значимите и като правило задължителни за компетентна подготовка комуникационен план.

Изпратете добрата си работа в базата знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

Подобни документи

Предоставяне на необходимата информация на заинтересованите страни по проекта в съответствие с плана. Метод на комуникация. Електронни инструменти за управление на проекти. Разпространение на информация по стандарт PMBoK. Отчети за ефективността, актуализации на активи.

резюме, добавено на 25.02.2013 г


курсова работа, добавена на 11.11.2014 г


Запознаване с основните характеристики на проектното планиране на времето. Обща характеристика на диаграмата на Гант. Изграждане на мрежови диаграми и оценка на критичния път на проекта като най-важен инструмент за планиране на времето. Анализ на метода на критичния път.

презентация, добавена на 08/07/2013


Комуникацията като процес на комуникация и пренос на информация за осигуряване на организационна ефективност. Управление на външни и вътрешни комуникации. Насоки на комуникационна дейност. Анализ на комуникациите на OAO Oil Company Lukoil.

курсова работа, добавена на 26.03.2011 г


Теоретични аспекти на организацията на работата на проектния екип. Решаване от ръководителя на проблеми, свързани с трудовата мотивация, конфликти, изпълнение на задълженията, контрол, отговорност, комуникации, лидерство. Управление на работата на екипа по проекта.

резюме, добавено на 23.01.2016 г


Съвременно управление на проекти: понятие, характеристики, класификация, структура. Средата като съвкупност от фактори, влияещи върху проекта. Системи от организации за взаимодействие на отделите. Анализ на участниците в проекта за нефтен и газов комплекс.

курсова работа, добавена на 26.01.2014 г


Разработване на организационен проект за намаляване на цената на определени категории стоки с 10% чрез намаляване на производствените разходи с 5% и автоматизиране на процесите. Източници на финансиране на работата. Изисквания към проектираната система, нейното приемане.

тест, добавен на 25.05.2015 г


Комуникация между организацията и нейната среда, между нива и отдели. Официални и неформални, междуличностни комуникации; комуникационни мрежи. Видове информация в предприятието, хардуерно управление, анализ на вътрешната информационна система.

курсова работа, добавена на 12/03/2009

Друг важен цикъл е тясно свързан с жизнения цикъл на проекта – комуникацията. Управлението на комуникациите на проекта заема мястото на процесите, които съпътстват инициирането, планирането, изпълнението и завършването на проект. Комуникационното взаимодействие не само в рамките на екипа на проекта, но и с всички заинтересовани страни трябва да бъде ефективно и ефикасно. Ръководителят на проекта отговаря за динамиката и качеството на взаимодействието.

Етапи на управление на комуникацията

Системата от отношения между участниците в проекта осигурява планиране, стартиране и регулиране на отношенията между заинтересованите страни (S). Те също така са информирани в контекста на целите на проекта и като се вземат предвид интересите на отделните лица. Обръща се голямо внимание на контрола и наблюдението на комуникационните процедури. Системата включва три основни процеса за изграждане на надеждно взаимодействие в проектните комуникации.

Планът за управление на комуникациите е основният резултат от първия процес на системата. Планът ви позволява да намерите и формализирате най-добрите подходи за започване на ефективна и ефикасна комуникация със заинтересованите страни. Процедурите за качествен обмен на информация между участниците в проекта се реализират на базата на процеса „Управление на комуникациите”. Процедурата за контрол на комуникациите е отговорна за оценката и коригирането на комуникацията и комуникацията на всеки етап от процеса на изпълнение на проекта.

Ефективността на комуникациите изисква заинтересованите страни да получават информация своевременно в приемливи и разумни формати. Информацията идва точно до аудиторията, за която е предназначена, обективна е и има планирано въздействие без изкривяване. Видовете процеси на управление на комуникацията и показателите за тяхната ефективност са отразени в диаграмата по-долу.

Процесите на управление на комуникациите на проекта и техните показатели за ефективност

Диаграмата по-горе добавя няколко съществени обрати към традиционния модел.

1. Преди започване на планирането на управлението на комуникациите трябва да са налице организационните предпоставки, за да се даде възможност за създаване на комуникационен план. Тази работа се извършва на най-ранните етапи от разработването на проекта, по време на създаването на плана за управление на проекта. Планът за управление на комуникациите взема предвид типовете и състава на информационните нужди на AP, външните заявки за информация и физическата архитектура на позиционирането на участниците.
2. Етапът на управление на комуникациите включва етапа на създаване на инфраструктура, включваща софтуерна и информационна платформа.
3. Схемата включва архивиращо звено, без което продуктивното развитие на процесните активи на организацията в терминологията на PMBOK е невъзможно.
4. Схемата се допълва от шест показателя за ефективност, които увеличават възможността за циклично регулиране на управлението на комуникациите въз основа на контрол и мониторинг.

Средствата за изпълнение на процеса на управление на комуникацията са посочени под формата на технологии, модели, методи и елементи на системата за управление на информацията. Първо възниква план, след това се изпълнява, като се контролира в хода на събитията. Внедряването се допълва от анализи и докладване. Въз основа на техните резултати процесите могат да бъдат рециклирани, ако се разкрият недостатъци. Интерес може да представлява схемата за прогресивни трансформации на входове в изходи на комуникационния контрол в проекта.

Модел на динамиката на входовете и изходите на процесите на комуникационно управление

Конструктивни функции на конфликтите в екип

Управлението на конфликти е важна част от системата за ефективни взаимоотношения между участниците в проекта. Тази тема е локализирана в сферата на дейност на екипа на проекта, тъй като там връзката е особено концентрирана. Междуличностните контакти най-често могат да навлязат в зоната на противоречия, ценностни и целеви предпочитания. Конфликтът винаги е съперничество на ценностно ниво или сблъсък на ресурси, статус и властови интереси между членовете на групата.

Преди да разгледаме видовете управление на конфликти, ще анализираме въпроса за полезността на конфликтите, ще разгледаме етапите на тяхното развитие. Напоследък психолозите твърдят, че не всеки конфликт в екипа на проекта е вреден. Конфликтът има вътрешни функции, които се делят на конструктивни и деструктивни. Конструктивните функции са важни за проекта и се различават в зависимост от посоката на конфликта.

1. Информационна функция, която дава тласък на осъзнаването на ценностите и интересите на страните на отбора в конфронтацията.
2. Конфликтът като начин за облекчаване на стреса и обезвреждане на ситуацията в екипа.
3. Функцията за стабилизиране на екипа като социална система и премахване на източниците на неудовлетвореност.
4. Конфликтът като начин за консолидиране на екипа около обща цел и формиране на чувство за собственост и активизиране на участниците.
5. Функцията за стимулиране на екипната креативност, мобилизиране на енергия за решаване на проблеми.
6. Средство за формиране на нови форми на комуникация в екипа.
7. Функцията за конструктивно иницииране на личностното развитие на член на екипа.

Препоръчително е конфликтите да се управляват, като се вземат предвид етапите от техния жизнен цикъл. Още преди момента на инцидента се формират и започват да „узряват” противоречия, а конфронтацията е скрита. Следконфликтната фаза се характеризира или с относително незамъглени бизнес отношения между бивши съперници, или с производни сблъсъци в други области на взаимодействие. Анализаторите предлагат да се разграничат следните етапи на конфликтите:

• предконфликтната фаза, която не се проявява по никакъв начин и остава на ниво вътрешни процеси на участниците в събитието;
• началото на конфликта;
• ескалация (форсиране) на конфликта;
• завършване на ситуацията;
• следконфликтна фаза.

Управление на конфликти между участниците

Притежаването на една от класификациите на ролите в проектните екипи също помага на ръководителя на проекта при управлението на конфликти. Известният британски психолог Мередит Белбин разработи класификация, която сега е общоприета, в която на членовете на екипа се разпределят опции от девет роли. Авторът на методологията смята, че успешната работа на екипа на проекта се дължи на това дали всичките девет роли са намерили стабилно разпределение между участниците и колко оптимално са комбинирани за решаване на общ проблем.

Поставяне на роли в проект, базиран на Мередит Белбин

М. Белбин е разработил приложен метод, който спомага за организиране на съвместна работа въз основа на теорията за екипните роли. Методът позволява да се намали конфликтният потенциал поради тестове за съвместимост, специални технологии за подбор и оценка на кандидати, както и вътрешни пренареждания. Функциите на конфликтите, техните етапи и екипни роли ви позволяват да изградите ефективно управление на конфликти в следните области.

1. Системни решения, които намаляват вероятността от конфликти. Сред тях са ефективното целеполагане на дейността на екипа и справедливата система на мотивация. Ясна регламентация на изискванията за дейността на екипа и установяване на правила за взаимодействие на неговите членове.
2. Използването на методи за изглаждане на конфликтна ситуация, които се характеризират с пасивна форма на реакция, намерение за поддържане на взаимодействие и смекчаване на ситуацията. Методите са приложими в ситуация, в която ръководителят на проекта и една от страните в конфликта са готови да проявят щедрост.
3. Използването на компромис въз основа на приемането на противоположна гледна точка, открито обсъждане на позициите на страните и търсене на решение, приемливо за всички. В условията на компромис съществуват големи рискове от подхлъзване към конформизъм, което понякога се отразява неблагоприятно на резултатите от проекта.
4. Включването на открита конфронтация със страна в конфликта, действаща деструктивно. Ръководителят на проекта има право и е длъжен да прилага метода в редица случаи: целостта и важността на конфликтния въпрос за съдбата на проекта; увереност на премиера, че неговият вариант е най-добрият и ще засили лидерската му позиция; когато няма друг начин за разрешаване на конфликта и премиерът няма какво да загуби, ако връзката се разпадне.
5. Разрешаване на конфликта в сътрудничество на конфликтните страни. Този метод може да се използва в условия на ниско емоционално напрежение и висока адекватност на страните в конфликта.

Управлението на комуникациите е добре установена процедура. Етапите и процесите на този контролен блок са описани подробно в PMBOK. На преден план са целите на проекта, които се базират на очакванията на заинтересованите страни. Заинтересованите страни в рамките на проекта, в близката и далечната среда, получават точна и навременна информация благодарение на планове, технологии и контрол на проекта. Освен технологичния аспект комуникационното взаимодействие има и организационна и психологическа страна. Управлението на конфликти като част от изграждането на комуникационна система е една от ключовите компетенции на ръководителя на проекти.