Kako upravljati kadrovima. Smanjenje broja: kada napraviti promjene? Koliko često se osoblje može mijenjati?

Potreba za održavanjem rasporeda osoblja nije direktno utvrđena, već je posljedica odredbi Zakona o radu Ruske Federacije. Na primjer, u čl. 15, 57 Zakona o radu Ruske Federacije kaže da rad na određenoj poziciji u organizaciji treba biti određen kadrovskom tablicom i, u skladu s tekstom kadrovske tablice, biti odražen u ugovoru o radu. U stavu 2 Uredbe Državnog komiteta za statistiku Rusije br. 1 od 01.05.2004. godine, kojom je odobren oblik kadrovske liste, kaže se da se odobreni obrasci odnose na organizacije, bez obzira na njihov oblik vlasništva, posluju na teritoriji Ruske Federacije. Stoga bi tabela osoblja trebala biti u svakoj organizaciji.

Kadrovska tabela je također neophodna za sistematizaciju strukture, osoblja i kadrovske popunjenosti organizacije. Sadrži spisak strukturnih jedinica, nazive radnih mjesta, specijalnosti, zanimanja sa naznakom kvalifikacija, podatke o broju kadrovskih jedinica, kako aktivnih tako i slobodnih. Osobe koje rade u organizacijama po građanskopravnim ugovorima nisu uključene u spisak osoblja.

Jedini regulatorni zahtev za tabelu osoblja je njeno održavanje kako je gore navedeno u jedinstvenom obrascu br. T-3, odobrenom Uredbom Državnog komiteta za statistiku Rusije br. broj zaposlenih je određen jedinstvenom formom.

Važna tačka u pripremi kadrovske tablice je ispravna naznaka položaja određenog zaposlenika.

Ako radno mjesto određenog zaposlenika predviđa pružanje naknada i beneficija ili postojanje ograničenja, tada nazivi tih pozicija moraju odgovarati imenima navedenim u knjigama kvalifikacija. Usklađenost radnog mjesta sa referentnim knjigama kvalifikacija također utiče na penzijske naknade i dodatne odmore. U drugim slučajevima, poslodavac ima pravo da navede ona imena koja smatra potrebnima. U svakom slučaju, pozicija zaposlenika koja se zapošljava mora odgovarati onom navedenom u spisku osoblja (član 57. Zakona o radu Ruske Federacije).

Obaveza upoznavanja zaposlenika sa spiskom osoblja nije utvrđena zakonodavstvom Ruske Federacije.

Procedura za održavanje tabele osoblja u zakonodavstvu Ruske Federacije nije uspostavljena. Dakle, poslodavac samostalno utvrđuje za svoju organizaciju postupak njegovog odobravanja, postupak i način njegovog vođenja, postupak izmjena kadrovskog rasporeda, imenuje lica odgovorna za održavanje kadrovskog rasporeda, utvrđuje način njegovog čuvanja.

Raspored osoblja može biti odobren naredbom rukovodioca organizacije ili osobe koja je, na osnovu organizacionih i administrativnih dokumenata, odgovorna za uređenje kadrovske evidencije i održavanje kadrovskog rasporeda.

Obrazac naredbe za odobravanje kadrovskog rasporeda nije utvrđen, stoga je ovaj nalog sastavljen u proizvoljnom obliku. Lista osoblja se može odobriti jednom i na više godina. Poslodavac nema obavezu odobravanja kadrovskog rasporeda, na primjer, jednom godišnje. Takva potreba može nastati ako se u njoj izvrše promjene.

Izmjene kadrovskog rasporeda vrše se i na odgovarajućim naredbama koje potpisuje rukovodilac ili ovlašteno lice i vrše se usvajanjem novog kadrovskog rasporeda. Učestalost promjena u kadrovskom rasporedu određena je trenutnim potrebama organizacije.

Raspored osoblja se odobrava za organizaciju u cjelini. Stoga je netačno odobrenje posebnog rasporeda osoblja za ogranke organizacije (ako ih ima). To je zbog činjenice da je filijala posebna jedinica pravnog lica i da mora biti predmet njegove centralizovane organizacione i pravne strukture.

Prema zahtjevima jedinstvenog obrasca, spisak osoblja potpisuju šef kadrovske službe i glavni računovođa. Ako ova radna mjesta nisu dostupna u organizaciji, onda kadrovsku listu potpisuje rukovodilac ili ovlaštena osoba. Jedinstvenim obrascem br. T-3 nije predviđeno žigosanje na tabelu.

Budući da spisak osoblja sadrži lične podatke zaposlenih, njegovo skladištenje, obrada, uništavanje mora se izvršiti u skladu sa zahtjevima zakonodavstva Ruske Federacije o zaštiti ličnih podataka.

Dakle, ako je tablica osoblja sadržana na papiru, tada se u pravilu pohranjuje u metalnim sefovima i (ili) ormarićima koji se zaključavaju. Ostave moraju biti opremljene bravama i alarmima. Na radnim površinama zaposlenih ovaj dokument se može nalaziti tokom radnog dana. Na kraju radnog dana mora se ukloniti u skladište.

Ako se tabela pohranjuje na elektronskom mediju u informacionim sistemima, onda se njeno čuvanje vrši u skladu sa Uredbom o obezbjeđivanju sigurnosti ličnih podataka prilikom njihove obrade u informacionim sistemima ličnih podataka, koja je odobrena. Uredba Vlade Ruske Federacije br. 781 od 17. novembra 2007. godine, kao i lokalni propisi poslodavca.

Uništavanje ili depersonalizaciju kadrovske tablice treba izvršiti na način koji isključuje dalju obradu ličnih podataka koji se u njoj nalaze, uz zadržavanje mogućnosti obrade drugih podataka snimljenih na materijalnom mediju (brisanje, zatamnjenje).

Uslovi skladištenja kadrovskog rasporeda definisani su Listom tipičnih rukovodnih arhivskih dokumenata nastalih u radu državnih organa, jedinica lokalne samouprave i organizacija, sa naznakom uslova čuvanja, odobrenih. Naredbom Ministarstva kulture Rusije br. 558 od 25. avgusta 2010. U skladu sa članom 71. ove liste, kadrovske tabele organizacije i njihove izmene se čuvaju trajno. Prijedlozi, zaključci, potvrde o izradi i promjeni kadrovskog rasporeda moraju se čuvati u organizaciji najmanje pet godina. Istovremeno je potrebno pohraniti i projekte kadrovskih poslova (član 72. Liste). Prepiska o izradi i promjeni kadrovskog rasporeda čuva se tri godine (član 73. Liste).

Tabela osoblja je zgodan oblik sistematizacije podataka o broju zaposlenih u organizaciji u kontekstu strukturnih podjela i uzimajući u obzir platni spisak. Održavanje rasporeda zaposlenih je obavezno za sva preduzeća. Ovo je jedan od glavnih dokumenata kompanije, prikazuje celokupnu strukturu preduzeća, kao i fond zarada.

Kadrovi: karakteristike upravljanja

Kadrovska lista prikazuje kadrovsku strukturu preduzeća, raščlanjena na odjele, radna mjesta, struke, a uzimajući u obzir fond zarada (tarifne plate i naknade za radna mjesta). Ovaj dokument uključuje sve strukturne jedinice, uključujući slobodna radna mjesta.

Popunjavanje ovog dokumenta je obavezno za svako preduzeće, za to možete koristiti jedinstveni obrazac T-3 ili kreirati vlastiti uzorak kadrovske tabele. Obrazac T-3 koji je izradio Državni komitet za statistiku je jasan za popunjavanje i jednostavan za korištenje, tako da ga većina preduzeća radije koristi.

Kadrovska tabela se sastavlja za cijelu kompaniju u cjelini, uzimajući u obzir sve divizije i grane. Za ogranak se može sastaviti poseban dokument, ali on mora biti uključen u raspored kadrovske strukture kompanije u cjelini.

Tabela osoblja se sastavlja na početku preduzeća, period njenog važenja određuje kompanija samostalno. Istovremeno, na dokumentu moraju biti naznačeni datum sastavljanja i datum isteka. Većina kompanija kadrovski popunjava godinu dana, ali ako nema značajnih promjena u kompaniji, onda se može sastavljati i na nekoliko godina.

U slučajevima preimenovanja radnih mjesta i odjeljenja, uvođenja novih strukturnih jedinica, restrukturiranja organizacione strukture preduzeća, smanjenja broja zaposlenih, neophodno je izvršiti izmjene u kadrovskom rasporedu.

Promjene se vrše po nalogu rukovodioca. Redoslijed može biti:

napraviti promjene (sa pojedinačnim promjenama, na primjer, dodavanjem nove pozicije);
sastaviti novu tabelu osoblja (preporučuje se ne više od 6 puta godišnje).

Promjene u kadrovskom rasporedu moraju se pismeno obavijestiti zaposlenici koji su pogođeni ovim promjenama.

Stručnjaci kadrovskog odjela ili računovodstvenog odjela imenovani su odgovorni za sastavljanje tabele osoblja, ako je kompanija mala, to može učiniti šef.

Tabela osoblja sadrži elemente poslovne tajne (na primjer, iznos plaća), stoga se sastavlja u jednom primjerku i pohranjuje u računovodstvu, ako je potrebno, kopija se može sastaviti za menadžera. Rukovodiocima strukturnih odjela dostavlja se samo onaj dio dokumenta koji se odnosi na njihovu oblast odgovornosti. Informacije o slobodnim radnim mjestima dostavljaju se kadrovskoj službi.

Kadrovska lista ne sadrži podatke sa imenima ljudi koji obavljaju pojedinačne funkcije. Ovi podaci se unose u poseban neobavezni dokument za kompanije - Kadrovi ili zamjene, ovaj dokument može duplirati uzorak kadrovske tabele samo sa dodatnom kolonom sa punim imenom zaposlenog.

Primjer kadrovske strukture

Osoblje u preduzeću treba da sadrži sledeće delove:

Naziv kompanije i OKPO kod.
Datum, broj i rok važenja dokumenta.
Popis strukturnih podjela preduzeća. Ako je preduzeće povezano sa javnom službom ili sa opasnim proizvodnim uslovima, onda nazivi odeljenja moraju tačno da odgovaraju državnim i industrijskim klasifikatorima, imenicima i propisima, kako ne bi izazivali probleme prilikom registracije povlašćenih penzija za zaposlene.
Šifre odjela. Za svaku diviziju u preduzeću određena je posebna šifra, koja prikazuje mesto divizije u ukupnoj strukturi preduzeća, što u velikoj meri pojednostavljuje radni tok kompanije.
Nazivi poslova. Sve pozicije kompanije moraju biti prikazane po odjelima. Naziv mora odgovarati Sveruskom klasifikatoru profesija.
Broj osoblja koji je predviđen za svaku poziciju. Ako bi trebalo da radi sa skraćenim ili skraćenim radnim vremenom, tada se u tabelu osoblja unose odgovarajući pokazatelji - 0,25; 0,5; 0,75; 1.5 itd.
Tarifne stope po pozicijama, naznačene u rubljama, postotku prodaje ili drugim pokazateljima (u zavisnosti od toga koji je sistem plata izabran u preduzeću).
Naknade, bonusi za svaku poziciju. Takođe se mogu prikazati iu rubljama i u procentima.
Doplate za štetne uslove rada, koje se odobravaju prema posebnoj šemi.
Ukupna plata, uzimajući u obzir dodatke itd. Iz ove kolone menadžeru je lako i jednostavno da vidi platni spisak za mjesec.
Bilješka. Ako je obračun platnog spiska veoma složen, onda u ovu kolonu možete uneti broj dokumenta koji opisuje detaljan obračun.
Potpis rukovodioca, kao i glavnog računovođe i šefa kadrovske službe.
Naredba vođe.

Ako zaposlenik ne zauzima određeno radno mjesto, ali je uključen u obavljanje privremenih poslova, onda i to treba uključiti u tabelu osoblja.

Prilikom popunjavanja tarifnih plata i naknada često se javljaju greške koje se mogu ispraviti precrtavanjem i ispravljanjem potpisom izvođača.

Uloga osoblja u preduzeću

Prilikom sastavljanja kadrovske tablice morate pažljivo slijediti pravila, jer se često koristi kao dokaz u parnicama i prilikom podnošenja zahtjeva za penziju. Ovaj dokument ima trajni rok trajanja.

Iz dokumenta menadžer može analizirati strukturu preduzeća, broj radnih mjesta, fond zarada i dati komentare.

U pojedinim slučajevima, u toku radnog odnosa, zaposleni se mora upoznati sa evidencijom o svom radnom mjestu u kadrovskom rasporedu, ako je u njegovom ugovoru o radu naznačeno da se plata formira prema kadrovskoj tabeli.

Zaposleni može zatražiti i izvod iz spiska zaposlenih sa podacima o svom radnom mjestu i plati, važno je da ovaj dokument sadrži podatke koji se odnose samo na ovog zaposlenog.

Državni organi (Poreska inspekcija, Fond PIO, Fond socijalnog osiguranja, itd.) često zahtijevaju kadrove u procesu inspekcija.

Automatsko popunjavanje standardnih obrazaca dokumenata
Štampanje dokumenata sa slikom potpisa i pečata
Zaglavlje sa vašim logom i detaljima
Učitavanje dokumenata u Excel, PDF, CSV formatima
Slanje dokumenata putem e-pošte direktno iz sistema

Class365 - brzo i praktično popunjavanje svih primarnih dokumenata

Povežite se besplatno na Klass365

Zapošljavanje radnika vrši se u skladu sa kadrovskim rasporedom. Odobrava se nalogom rukovodioca organizacije ili drugog ovlašćenog lica nalogom ili punomoćjem.

Pogledajte odjeljak o dodatku. Ovo može odražavati specifičnosti preduzeća. Naknade mogu biti za poslovnu tajnu, radni staž, štetnost, posebne zasluge za organizaciju, akademsko zvanje itd.

(Pišite dokumente bez grešaka i 2 puta brže zahvaljujući automatskom popunjavanju dokumenata u programu Klass365)

Kako s lakoćom i lakoćom pojednostaviti papirologiju i vođenje evidencije

Pogledajte kako Class365 radi
Prijavite se na demo

Kako popuniti kadrovsku tabelu u obrascu T-3

Tabela osoblja se koristi za formalizaciju strukture, sastava osoblja, njegove veličine u skladu sa važećim Statutom organizacije. Listu osoblja odobrava rukovodilac ili osoba koju on ovlasti (i sastavljaju je oni, budući da traženo radno mjesto ekonomiste rada koji je dužan da sastavlja raspored ne postoji u svim preduzećima) i sadrži sljedeće podatke:

Spisak postojećih pozicija u preduzeću;
- broj jedinica u državi;
- mjesečni fond zarada;
- iznos službenih plata i naknada;
- spisak strukturnih podjela.

Istovremeno, treba imati na umu da pozicija zaposlenika u ugovoru o radu mora u potpunosti odgovarati poziciji u spisku osoblja, a njegovo ime se ne smanjuje kada se unese u dokument. A tu se unose i same pozicije, na osnovu Klasifikatora zanimanja, jer svako neslaganje može dovesti do poteškoća u apliciranju za penziju. Poslovi su navedeni silaznim redoslijedom, počevši od najvažnijih.

Raspored se sastavlja za određeni datum, sa naznakom perioda važenja iu jednom primjerku, koji se nalazi u računovodstvu preduzeća. Osim toga, dokument je prošiven i zapečaćen potpisima rukovodioca, glavnog računovođe, a zatim i pečatom preduzeća. Greške u ovom dokumentu ne mogu se ispraviti lektorom. Većina njih se ostvaruje u platama. Situaciju možete ispraviti tako što ćete pažljivo precrtati ispravne brojeve i potpis osobe koja čini tabelu osoblja. Ostale promjene (na primjer, ulazak u poziciju ako su je zaboravili naznačiti ili ispravljanje ako su je pogrešno naveli) se dešavaju uz pomoć naredbi šefa.

Ako govorimo o direktnom imenovanju osoblja, onda se on sastoji u tome da u slučaju bilo kakvih sporova predočite podatke koji su tamo naznačeni na sudu. Stoga, uz pravilnu pripremu dokumenta, uvijek možete računati na pobjedu u parnici.

Započnite sa Class365 odmah! Koristite moderan pristup vođenju poslovanja i povećajte svoje prihode.

Povežite se besplatno na Klass365

Ovaj dokument je lokalni regulatorni akt koji se koristi za registraciju osoblja organizacije u skladu sa njenim Statutom (Pravilnikom). Mora se imati na umu da tabela osoblja nije puka formalnost, već dokument neophodan za rad, čije je prisustvo zbog potreba organizacije.

Raspored treba da sadrži spisak strukturnih jedinica, radnih mjesta, podatke o broju zaposlenih, platama, naknadama i mjesečnom platnom spisku, pa je prije pristupanja izradi dokumenta potrebno utvrditi organizacionu strukturu preduzeća.

Popunjavanje obrasca br. T-3

Obrazac za tabelu osoblja može samostalno izraditi organizacija, na osnovu svojih potreba, ali se ipak preporučuje da se kao obrazac koristi jedinstveni obrazac br. T-3.

U zavisnosti od veličine i broja zaposlenih u organizaciji, odgovornost za sastavljanje i popunjavanje Obrasca br. T-3 može se dodijeliti i zaposlenicima kadrovske službe i računovođama ili čak menadžerima.

Naziv organizacije u dokumentu mora biti naznačen u strogom skladu sa konstitutivnim dokumentima.

Treba napomenuti da su u Obrascu br. T-3 navedena najmanje dva datuma: datum sastavljanja (u koloni „Datum sastavljanja“ u formatu „dd.mm.gggg“), kao i datum sastavljanja. dokument stupa na snagu, naznačujući period njegovog važenja (obično se odobrava na godinu dana). S tim u vezi, prilikom popunjavanja obrasca, ove datume ne treba miješati, jer datum kadrovske tablice često prethodi datumu početka njenog važenja.

Nazivi strukturnih podjela moraju biti naznačeni u skladu sa odobrenom strukturom organizacije. Karakteristika popunjavanja ove kolone je da komercijalne organizacije mogu unijeti bilo koje nazive strukturnih jedinica koje smatraju prikladnim, vodeći se samo zahtjevima za terminologiju i općenito prihvaćenim konceptima i definicijama. Istovremeno, državne institucije i organizacije sa štetnim i (ili) opasnim radnim uslovima, prilikom određivanja odjela, trebaju se rukovoditi zahtjevima sveruskih i industrijskih klasifikatora, kao i referentnih knjiga tarifa i kvalifikacija i drugih regulatornih dokumenata, budući da od toga zavisi niz beneficija koje se pružaju zaposlenima.Ove organizacije po odlasku u penziju.

Šifru za svaku strukturnu jedinicu organizacija postavlja samostalno i neophodna je za upravljanje dokumentima, kao i za označavanje mesta strukturne jedinice u hijerarhiji organizacije.

Nazive pozicija se preporučuje da se utvrde u skladu sa "Sve-ruskim klasifikatorom profesija radnika, pozicija zaposlenih i plata" (OKPDTR), koji sadrži nazive profesija i pozicija, kao i njihove oznake koda. U spisku osoblja treba takođe da se naznače slobodna radna mesta, u obliku odgovarajuće napomene u koloni „Napomena“, ili naznakom broja upražnjenih radnih mesta sa fusnotom na dnu stranice koja označava da je radno mesto upražnjeno.

Broj kadrovskih jedinica za svako radno mjesto određen je potrebama organizacije u određenim vrstama poslova, kao i na osnovu ekonomske izvodljivosti.

U skladu s pravilima za popunjavanje "Albuma jedinstvenih obrazaca primarnih računovodstvenih dokumenata", pokazatelji troškova su naznačeni u rubljama s točnošću od dvije decimale. A ako vaša organizacija, prilikom utvrđivanja službene plate zaposlenih, nije u obavezi da se pridržava samo Jedinstvene tarifne i kvalifikacione mreže, onda vam niko ne može zabraniti u odobrenoj kadrovskoj tabeli u koloni "Plata (tarifna stopa)" da ne navesti konkretnu platu za ovu kadrovsku jedinicu, ali odrediti moguće granice. Na primjer: 1000-1500, to će vam omogućiti da plaćate različito za rad zaposlenika koji zauzimaju istoimena mjesta prema tabeli osoblja, ali istovremeno uzeti u obzir njihove kvalifikacije i razlike u radnoj funkciji i ne kršiti zahtjevi radnog zakonodavstva o zabrani "diskriminacije" (prevazilaženje nivelacije).

Jedinstveni obrazac br. T-3 sadrži nekoliko kolona (6-8) koje su objedinjene zajedničkim nazivom "Dodaci". Oni bilježe sve isplate poticaja i naknada (dodataka, bonusa, doplata itd.) predviđenih za određeno radno mjesto. Prilikom utvrđivanja ovih plaćanja u odgovarajućoj koloni se unosi napomena - u kom iznosu i za šta se utvrđuje doplata (doplata).

Ako je nemoguće popuniti kolone 5-9 u rubljama zbog upotrebe drugih sistema zarada (na primjer, bescarinski, mješoviti, itd.), ove kolone se popunjavaju odgovarajućim mjernim jedinicama (procenat, koeficijenti , itd.).

Deveta kolona "Ukupno" se izračunava dodavanjem 5-8 kolona i množenjem dobijenog iznosa sa brojem radnih mjesta iz kolone 4. Ukupan iznos za sve pozicije će biti mjesečni platni spisak.

Šta menadžer i računovođa trebaju znati pri sastavljanju kadrovske tabele. Koji uslovi moraju biti ispunjeni prilikom popunjavanja obrasca T-3.

Protok dokumenata je neophodan kako bi se u dinamici pratili različiti pokazatelji performansi kompanije. Bez toga, organizacija procesa je prilično haotična. Kako je u savremenom svijetu kadrovi glavna imovina svake kompanije, dokumenti koji se odnose na upravljanje ljudskim resursima moraju se čuvati što je moguće tačnije i tačnije.

Osoblje - omogućava vam da postavite osoblje u odjelima organizacije, analizirate organizacionu strukturu i sistem nagrađivanja, a također olakšava proces regrutacije osoblja za slobodna radna mjesta u kompaniji.

Čemu služi ovaj dokument, da li je obavezan?

Kadrovska tabela je neophodna kako bi se mogle opravdati situacije otpuštanja zaposlenih zbog smanjenja broja zaposlenih u slučaju da se prijave sudu. Može poslužiti i kao opravdanje za odbijanje zapošljavanja (zbog nepostojanja određene pozicije). Dakle, kompetentna izrada ovog dokumenta predstavlja osnovu za pravnu odbranu interesa kompanije.

Osim toga, inspekcijske kompanije (posebno inspekcija rada) često zahtijevaju njegovo prisustvo tokom inspekcija. Nedostatak dokumenta spada u kršenje zakona Ruske Federacije o zaštiti rada. Shodno tome, prema Zakonu o upravnim prekršajima Ruske Federacije (član 5.27), organizaciji koja nije dostavila raspored prijeti kazna u rasponu od 30 do 50 hiljada rubalja. Osim toga, službenik će biti kažnjen (iznos varira od 1 do 5 hiljada rubalja).

Konačno, bez kadrovskog rasporeda nije moguće dokazati da kompanija u trenutku smanjenja nije imala mogućnost da zaposlenima obezbijedi alternativna radna mjesta.

Dakle, prisustvo ovog papira nije obavezno sa stanovišta zakonodavstva Ruske Federacije, te se u teoriji odluka porezne ili inspekcije rada o naplati novčane kazne može osporiti na sudu. Međutim, u praksi, dokument treba da održava svaka kompanija kako bi se spriječile moguće konfliktne situacije. Istovremeno, važno je shvatiti da je za budžetske organizacije njegovo prisustvo upisano u zakon.

Zahtjevi za to

Budući da je tabela osoblja takozvani lokalni propis, za njega nema toliko posebnih zahtjeva:

Jedna od glavnih je činjenica da je kompanija dužna sastaviti ovaj dokument u skladu sa jedinstvenim obrascem T-3 utvrđenim saveznim zakonom. Ne možete ga skratiti (sve potrebne stavke moraju biti prisutne), ali možete unijeti dodatne podatke
Raspored mora biti na snazi od prvog dana u mjesecu.
Veoma je važno da svaka stranica bude numerisana.
Dokument mora biti zaheftan, imati pečat organizacije, potpis rukovodioca i osobe odgovorne za sastavljanje

Ko kompajlira?

U ovom trenutku, zakonodavstvo ne definiše jasno ko treba da bude uključen u izradu dokumenta.

U preduzećima sa razgranatom organizacionom strukturom, odgovornost za sastavljanje mogu biti na zaposlenima sledećih odeljenja:

kadrovska služba
računovodstvo
pravna služba (najmanje uobičajena situacija)

U malim firmama to može učiniti direktor ili bilo koja druga osoba koju on ovlasti. U tom slučaju se izrađuje nalog na ime određenog zaposlenika koji će raditi s ovim dokumentom. Druga mogućnost da se utvrdi ko je odgovoran je da se ova činjenica navede u opisu posla ili ugovoru o radu.

Da biste pojednostavili postupak sastavljanja, potrebno je propisati njegove nijanse u uputama za kancelarijski rad:

termini i osnovna pravila za izradu/uvođenje promjena
obrazac naloga o davanju saglasnosti na raspored i izmjene
odgovorna lica za formiranje dokumenta i potpisivanje naloga
zaposlenike sa kojima trebate usaglasiti nacrt rasporeda ili njegove izmjene
sastav normativnih akata koji regulišu sva pitanja u vezi sa tim

Kako se to tvrdi?

Nakon što je sastavljena tabela osoblja, ona mora biti odobrena. Prije nego što bude spreman konačni obrazac za potpisivanje, potrebno ga je usaglasiti sa zaposlenima navedenim u uputstvu.

Nakon toga, odobrenje se mora izvršiti posebnim nalogom ili nalogom, koji mora potpisati ili čelnik kompanije ili ovlašteno lice. U nalogu se moraju navesti datumi sastavljanja, odobrenja i stupanja na snagu - mogu se podudarati ili razlikovati jedan od drugog, ali datum stupanja na snagu ne može biti raniji od datuma pripreme ili odobrenja.

Struktura i redosled punjenja

Prije svega, jedinstveni obrazac mora sadržavati niz detalja (oni su potrebni za svaki računovodstveni dokument):

naziv i broj dokumenta
datum njegovog sastavljanja
Ime kompanije
potvrda činjenice o obavljanju djelatnosti i iskazivanje vrijednosti prirodnog ili monetarnog mjerenja
ime i potpis osobe odgovorne za ispravnost sastavljanja

Tabela mora sadržavati sljedeće informacije (s lijeva na desno):

strukturna podjela
kod divizije
pozicija, čin, kvalifikaciona klasa (npr. inženjer 1. kategorije)
broj kadrovskih jedinica
plata (navedena u rubljama, jedinice mjere su samo u zaglavlju tabele - na primjer, 20.000,00)
naknade (u rubljama) - na primjer, za akademski stepen. Za njih postoje 3 kolone.
ukupno, rub. - ova kolona pokazuje ukupan iznos zarada
Bilješka

Nakon popunjavanja svih kolona u tabeli, morate popuniti red "Ukupno". Potrebno je sabrati sve vrijednosti u kolonama (iznos plata, koliko će kadrovskih jedinica biti itd.). Nakon toga se stavljaju potrebni potpisi i pečat.

Kako napraviti promjenu?

U vrijeme 2017. postoje 2 glavna načina za unošenje promjena u tabelu osoblja:

Dakle, možete direktno promijeniti ovaj dokument kreiranjem novog, koji će imati sljedeći registarski broj. U tom slučaju, nova verzija mora biti odobrena nalogom za glavnu djelatnost.
Međutim, većinu vremena promjene su prilično male. U tom slučaju, dovoljno je izdati izmjene uz odgovarajući nalog. Naredba se može nazvati na sljedeći način: "O promjeni kadrovskog rasporeda" ili "O izmjeni osoblja".

Međutim, ovaj postupak mora biti opravdan. To mogu biti sljedeći razlozi:

potreba za optimizacijom administrativnih aktivnosti
unapređenje organizacione strukture preduzeća
reorganizacija
otklanjanje dupliranja funkcija i formiranje centara odgovornosti
promjene u zakonodavstvu Ruske Federacije
potreba za organizovanjem mera za unapređenje delatnosti jednog odeljenja u kompaniji
smanjenje osnovnog poslovanja, njegovo proširenje ili diversifikacija

Ako se radno mjesto zaposlenog preimenuje, prije promjene morate dobiti njegovu pismenu saglasnost.

Rok trajanja i učestalost sastavljanja

U zakonodavstvu Ruske Federacije ne postoje norme koje bi regulirale učestalost zapošljavanja. Ako kompanija ima visok nivo fluktuacije osoblja, preporučljivo je da se sastavlja jednom mjesečno. Međutim, najčešće to rade svakih 6 ili 12 mjeseci, po potrebi samo mijenjaju. To je zbog činjenice da je takav raspored takozvani planski dokument.

Moguće je i sastavljanje T-3 obrasca na nekoliko godina – ali to mogu da urade samo one firme koje ne planiraju prilagođavanje kadrova, uvođenje novih radnih mesta ili uklanjanje nekih od postojećih.

Stoga se ova opcija ne može smatrati svrsishodnom u vrijeme 2017. godine – krizni uslovi primoravaju organizacije da konstantno mijenjaju različite aspekte svojih aktivnosti.

Što se tiče roka čuvanja, u ovom trenutku dokument mora biti pohranjen u kompaniji 3 godine. U ovom slučaju, ovaj period se računa od naredne godine nakon godine u kojoj je raspored prestao da važi. Kadrovski aranžmani (koji mogu poslužiti kao laka alternativa dotičnom papiru) moraju se čuvati 75 godina.

Da li su preduzetnici obavezni da imaju raspored zaposlenih?

Tabela osoblja je obavezan lokalni akt koji se koristi za formalizaciju strukture, osoblja i osoblja organizacije (član 8 Zakona o radu Ruske Federacije). Da li individualni preduzetnik treba da ima kadrovsku tabelu, kako da je sastavi, odobri i popuni.

Imati ili ne imati

Raspored osoblja se spominje samo u članku 57. Zakona o radu Ruske Federacije, prema kojem u ugovoru o radu se navodi pozicija, specijalnost, profesija (sa kvalifikacijama) u skladu sa kadrovskim rasporedom organizacije ili specifičnom radnom funkcijom zaposlenog.

Iz toga proizilazi da ako je ugovorom o radu definisano radno mjesto, specijalnost ili zanimanje (kao što je obično slučaj), onda poslodavac koji je sa zaposlenim zaključio takav ugovor o radu mora imati kadrovski raspored.

Suprotno tome, ako svi ugovori o radu zaključeni sa zaposlenima opisuju radnu funkciju (tj. opisuju konkretan posao koji je zaposlenik dužan obavljati), onda nema potrebe za tabelom osoblja.

Osim toga, član 57. Zakona o radu Ruske Federacije nedvosmisleno govori o „osoblju organizacije“, a ne o osoblju poduzetnika. Međutim, službenici federalne inspekcije rada mogu smatrati nedostatak kadrovske liste za individualnog preduzetnika kršenjem zakona o radu i kazniti ih novčano prema članu 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

broj vaših zaposlenih prelazi 3-4 osobe
dužnosti zaposlenih su u korelaciji sa standardnim funkcijama određene pozicije, specijalnosti ili profesije
Morate jasno strukturirati svoje osoblje, podijelivši odgovornosti među zaposlenima

Ponekad se u ugovorima o radu sa zaposlenima navodi da su primljeni na određena radna mjesta, specijalnosti ili profesije, a ne postoji kadrovska lista koja bi fiksirala prisustvo ovih pozicija, specijalnosti i zanimanja.

U ovom slučaju, nedostatak kadrovskog rasporeda ne može spriječiti zaposlenog da ostvari svoja radna prava. A ugovor o radu se ne može smatrati nezaključenim samo na osnovu toga što poslodavac nema kadrovski raspored.

Ponekad se radnici angažuju na radna mjesta koja nisu predviđena postojećom kadrovskom tabelom. Kontradikcija između rasporeda osoblja i ugovora o radu mora se riješiti u korist potonjeg (član 8 Zakona o radu Ruske Federacije). Zaposleni se smatra primljenim u radni odnos prema radnom mjestu, specijalnosti ili zanimanju utvrđenom ugovorom o radu.

Nedostatak osoblja može dovesti do određenih problema. Poslodavac koji nema kadrovski raspored lišen je mogućnosti da smanji broj ili broj zaposlenih. Tačnije, poslodavac može izvršiti smanjenje broja ili broja zaposlenih, ali neće moći dokumentovati zakonitost svog postupanja u slučaju spora.

Kako izdati

Obrazac osoblja je odobren Uredbom Državnog komiteta za statistiku Rusije od 05.01.2004. br. 1. (UF T-3). Poslodavci obično koriste ovaj obrazac. Ali, u principu, mogu koristiti i drugu, samostalno razvijenu formu. Zašto?

Malo istorije. U skladu sa članom 9. Saveznog zakona od 21. novembra 1996. br. 129-FZ "O računovodstvu", navedeno je da se primarna računovodstvena dokumentacija prihvata za računovodstvo ako je sastavljena u obliku sadržanom u albumima jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije. I samo dokumenti, čiji oblik nije predviđen u ovim albumima, mogu se sastaviti u bilo kojem obliku, ali moraju sadržavati sve detalje navedene u čl. 9 Zakona "O računovodstvu". A izradu i odobravanje albuma jedinstvenih oblika primarne računovodstvene dokumentacije Vlada je povjerila Državnom komitetu za statistiku Rusije. Stoga je zaključeno da ako Državni komitet za statistiku Rusije odobri bilo koji jedinstveni obrazac, onda on podliježe obaveznoj primjeni.

Ali kadrovska lista tada nije bila i nije sada primarni računovodstveni dokument. Na kraju krajeva, ne sastavlja nikakvu poslovnu transakciju koja bi se odrazila u računovodstvu. Na osnovu kadrovske tabele, ne vrše se knjigovodstvena knjiženja (čak se i plata vremenskih radnika obračunava ne na osnovu kadrovske tabele, već na osnovu radnog lista).

A od 2013. godine nevladine organizacije imaju mogućnost da koriste samostalno izrađene obrasce čak i za primarne računovodstvene dokumente. Ali primjena ovih obrazaca u skladu sa dijelom 4. čl. 9 Zakona N 402-FZ mora biti odobren ili naredbom šefa organizacije ili aneksom računovodstvene politike.

Dakle, poslodavci imaju pravo da ne primjenjuju jedinstveni oblik kadrovanja, već da razviju vlastiti.

Nazive radnih mjesta, zanimanja i specijalnosti koji se pojavljuju u spisku zaposlenih utvrđuje poslodavac samostalno.

Međutim, ako je pružanje bilo kakvih beneficija ili ograničenja povezano s obavljanjem poslova na određenim pozicijama, specijalnostima ili profesijama, tada te pozicije, specijalnosti i profesije i kvalifikacijski zahtjevi za njih moraju odgovarati nazivima i zahtjevima navedenim u referenci za kvalifikaciju knjige (član 57 Zakona o radu Ruske Federacije).

Trenutno postoje sljedeći vodiči:

ETKS - Jedinstveni tarifno-kvalifikacijski imenik radova i zanimanja radnika
CEN - Jedinstveni kvalifikacijski imenik pozicija menadžera, stručnjaka i zaposlenika
OKPDTR - Sveruski klasifikator profesija radnika, pozicija zaposlenih i kategorija plaća

Ako u Ako takve profesije i radna mjesta ne postoje u referentnim knjigama, tada u spisku osoblja (i u ugovorima o radu) treba navesti nazive profesija i radnih mjesta u skladu sa regulatornim pravnim aktom koji daje pogodnosti ili nameće ograničenja. Radno zakonodavstvo Ruske Federacije sadrži prilično veliki broj regulatornih pravnih akata koji pružaju pogodnosti i ograničenja za različite kategorije radnika. Stoga je prilikom sastavljanja tabele osoblja bolje da se poslodavac pridržava relevantnih kvalifikacijskih imenika.

Razmotrimo kako ispravno popuniti SHR na primjeru popunjavanja jedinstvenog obrasca T-3.

Kolona 4 (broj jedinica osoblja)

U slučaju da se obezbjeđuje održavanje nekompletne kadrovske jedinice, broj nepopunjenih kadrovskih mjesta se navodi u odgovarajućim udjelima, na primjer 0,25 (vidi Uputstvo za upotrebu i popunjavanje obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, odobreno Uredbom od Državni komitet za statistiku Rusije od 05.01.2004. br. 1).

Kolone 6-8 (doplata)

Ako poslodavac nije u mogućnosti da popuni ove stupce u rubljama, na primjer, zbog činjenice da su naknade za zaposlenog određene u procentima ili koeficijentima, tada je dozvoljeno navesti procente ili koeficijente u odgovarajućim stupcima.

Ako se promijeni veličina kamata i koeficijenata, onda, po našem mišljenju, neće biti greška staviti crtice u odgovarajuće kolone, a u kolonu 10 napraviti link na dokument koji reguliše promjenu ovih postotaka i koeficijenata. Na primjer, postotak bonusa za radnike na krajnjem sjeveru varira u zavisnosti od trajanja "sjevernog" iskustva. Stoga, prilikom popunjavanja kolona 6 - 8, možete staviti crtice (u nedostatku drugih dodataka), au koloni 10 uputiti na relevantni regulatorni pravni akt koji reguliše utvrđivanje procentualnih bonusa na plate za radnike u Dalekom Sjever.

Ostale stimulativne isplate, osim naknada, nisu prikazane. Odnosno, nema potrebe da se bonusi i druge stimulativne isplate koje nisu dodaci odražavaju u jedinstvenom obliku osoblja. Kako su tačno naknade stekle pravo da budu prisutne u jedinstvenom obliku kadrovske liste, nejasno je. Štaviše, ne postoji zvanična definicija naknade u radnom zakonodavstvu.

Kolona 9. (ukupno)

Obračun ukupnih zarada je moguć samo kada su tarifni stavovi i dodaci utvrđeni u istim jedinicama za isti vremenski period. Ako se, pored rubalja, u odgovarajućim kolonama koriste procenti i koeficijenti, a organizacija koristi ne samo vremenski zasnovan sistem, već i sistem plata po komadu, tada nije moguće izvesti ukupan iznos za kolone 5-9 od jedinstveni kadrovski obrazac.

Kako odobriti

Poslodavac samostalno odobrava kadar. Radno zakonodavstvo ne predviđa uzimanje u obzir mišljenja predstavničkog tijela zaposlenih prilikom odobravanja kadrovskog rasporeda.

Raspored osoblja odobrava se naredbom šefa organizacije ili individualnog preduzetnika. U ovoj narudžbi, za razliku od standardnog obrasca naloga za glavnu djelatnost, nema konstatacionog dijela, a nalog može početi odmah riječima „NARUČUJEM“, budući da za realizaciju SR nisu potrebna dodatna objašnjenja. Iako možete navesti razloge (ako ih ima) zbog kojih se vrši odobravanje novog osoblja.

Zakonodavac nije riješio pitanje stavljanja pečata na spisak osoblja. Jedinstveni oblik osoblja ne predviđa obavezno stavljanje pečata.

Poslodavac takođe samostalno odlučuje o pitanjima izmjene i dopune kadrovske službe. Poslodavac može izvršiti izmjene kadrovskog rasporeda onoliko često koliko želi. U slučaju spora oko otpuštanja radnika zbog smanjenja broja zaposlenih, sudovi ne razmatraju uputnost promjene kadrovskog rasporeda.

Sample Fill

Kako komponovati?

Tabela osoblja mora sadržavati sljedeće podatke:

Puni naziv organizacije, u skladu sa osnivačkim dokumentima
Organizacije OKPO
Broj osoblja (možete koristiti bilo koju metodu numeriranja)
Datum stvarne kompilacije
Morate navesti period važenja rasporeda osoblja (obično je ovaj datum 1 godina)
U gornjem desnom uglu stavlja se pečat "Odobreno" i navode se detalji naloga za odobrenje i uvod u tabelu osoblja
Naziv radnog mjesta zaposlenog u skladu sa EKSD
Broj zaposlenih za svaku poziciju
Veličine tarifnih stavova (plata) zaposlenih
Stalni dodaci i dodaci
Ako kompanija promijeni listu pozicija, broj zaposlenih, plate i bonuse, tada se te promjene moraju unijeti u kadrovsku tabelu.

Ako se to ne učini, mogu nastati problemi sa inspekcijskim organima.

Nalog za odobrenje

Kadrovsku tabelu moraju odobriti rukovodioci svih strukturnih odjela ili pojedini zaposlenici na višim pozicijama. Nakon toga, lista osoblja se šalje na razmatranje glavnom računovođi i šefu kadrovske službe. Nakon što računovođa i rukovodilac kadrovske službe odobre kadrovsku tabelu, rukovodilac izdaje nalog za odobravanje novog rasporeda. Kada se naredba izda, datum i broj se stavljaju na tabelu osoblja.

Ko je odgovoran?

Obično tabelu osoblja sastavlja službenik za kadrove ili računovođa. Ali njegovo sastavljanje može se povjeriti bilo kojem zaposleniku preduzeća. Upoznavanje Kadrovski raspored nije lokalni normativni akt organizacije, stoga poslodavac nije u obavezi da upoznaje zaposlene sa njim.

Promijeni redoslijed

Nalog za izmjene se izdaje u slobodnoj formi i mora sadržavati sljedeće podatke:

Naziv organizacije
Vrsta dokumenta
Datum i registracioni broj
Lešinar sa natpisom "Odobreno"
Executive Visas
Nalog se usklađuje sa glavnim računovođom i šefom

Promjena zbog eliminacije postova

Moguće je isključiti poziciju sa liste osoblja samo uz smanjenje broja zaposlenih. Da bi se to postiglo, izdaje se naredba za izmjene, pozicija se uklanja i odobrava se nova personalna tabela.

Određenu poziciju možete isključiti samo pod određenim uslovima, kao što su:

Kriza
Promjena uslova rada i drugo

Prilikom smanjenja broja zaposlenih, otpušteni radnik se upozorava dva mjeseca prije smanjenja.

Procedura za smanjenje broja zaposlenih i promjenu kadrovskog rasporeda:

Izrada naloga (navodi se razlog za njegovo izdavanje, propisuje se naziv radnog mjesta koje je isključeno)
Dokument je ovjeren
Promjene se vrše u trenutnoj kadrovskoj tabeli bez brisanja šifri pozicija i strukturnih podjela
Izrađuje se naredba o mjerama za smanjenje osoblja. Nalog se ovjerava i smanjeni zaposleni se sa njim upoznaju

Da biste uveli novu poziciju na spisku osoblja, morate:

Izdati nalog za izmjenu rasporeda
Učinite promjene u osoblju
Pripremite opis posla za novog zaposlenog

Zakažite period zadržavanja

Raspored osoblja se mora čuvati u preduzeću tri godine, počevši od godine kada je odredba postala nevažeća.

Kazne za nepravilno sastavljene kadrove

Prema čl. 5.27. Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije, službenik može biti kažnjen novčanom kaznom od 2.000 do 5.000 rubalja; za osobe koje se bave preduzetničkim aktivnostima bez osnivanja pravnog lica - od 2.000 do 5.000 rubalja; za pravna lica - od 50.000 do 80.000 rubalja.

Na osnovu materijala: znaydelo.ru, slob-expert.ru