Korak po korak upute za HR. Koje propise trebate znati

Da li želite da dovedete stvari u red u kadrovskom radu? Odakle početi u novoj kompaniji, kako dovesti stvari u red u postojećoj? Pridržavajte se savjeta stručnjaka. I to bez panike! Uspjet ćeš.

U praksi postoje dvije situacije kada su profesionalci zainteresirani za temu postupnog kancelarijskog rada osoblja:

U već postojećem preduzeću „nekako“ se vodi kadrovska evidencija, nema sistema, ima mnogo prekršaja. Ako se nađete u takvoj situaciji, prvo procijenite stanje kadrovske dokumentacije od poslodavca i izdajte rezultate provjere. Primjeri bilješki iz članka "" pomoći će vam. Nakon provjere, počnite obnavljati i sistematizirati rad prema 8 koraka iz ovog članka.
Novostvorena organizacija tek počinje svoju djelatnost ili individualni poduzetnik ima svog prvog zaposlenika - bolje je odmah ispravno započeti kadrovski rad. Prvi korak...

1 korak. Organizujte osoblje. Postoje tri načina

Odrediti odgovorno ili odgovorno lice za stanje vođenja kadrovske evidencije kod poslodavca. Svi poslodavci su veoma različiti. Razlikuju se po broju zaposlenih, području djelatnosti, fluktuaciji osoblja, pristupima upravljanja, ekonomskim mogućnostima. Odgovaranje na omiljeno HR pitanje:

Da li postoje standardi za broj kadrovskih službenika za broj zaposlenih?

“Nažalost, ne postoji univerzalna formula koja bi svima odgovarala. Standardi za kadrovske procedure, koji su dati u dekretu Ministarstva rada SSSR-a od 14. novembra 1991. br. 78, su zastarjeli. U prosjeku, brojka prema standardima trenutno se kreće od 200 do 270 zaposlenih po kadrovskom službeniku. Ali u idealnom slučaju, potrebno je da izračunate vrijeme za papirologiju direktno sa svojim poslodavcem.

U zavisnosti od broja zaposlenih u preduzeću, fluktuacije kadrova, ekonomskih mogućnosti, poslodavac može organizovati vođenje kadrovske dokumentacije na jedan od sledećih načina:

strukturna jedinica, na primjer, kadrovsko odjeljenje na čelu sa šefom;
jedini stručnjak za ljudske resurse;
interna kombinacija - najčešće se nalazi u malim kompanijama do 100 ljudi. Interna kombinacija je kada se posao vođenja kadrovske evidencije povjerava zaposleniku čija radna funkcija u početku nije vezana za kadrovsku evidenciju, na primjer, računovođi ili voditelju kancelarije.

Kombinacija je raspoređivanje zaposlenika uz njegovu pismenu saglasnost na dodatni rad na drugom položaju, profesiji, specijalnosti (član 60.2 Zakona o radu Ruske Federacije). Da biste se prijavili za kombinaciju, uključite poziciju u listu osoblja (u ovom slučaju stopa možda nije cijeli broj, važno je jednostavno odražavati potrebu poslodavca za radnom funkcijom stručnjaka za vođenje kadrovske evidencije).

Tipična zabluda: pozicija za koju je kombinacija sastavljena nije uključena u listu osoblja. U saglasnosti navedite rok, sadržaj i obim obavljenog posla i iznos doplate.

Dakle, prvi korak je da odredite kako ste bili raspoređeni da vodite vođenje kadrovske dokumentacije:

Vaša pozicija je dio strukturne jedinice, na primjer, odjel za ljudske resurse.
Vi ste jedini specijalista za vođenje kadrovske evidencije, imate ugovor o radu i vaša je odgovornost da vodite kadrovsku evidenciju u potpunosti.
Upravljanje kadrovskom evidencijom se registruje za Vas u obliku kombinacije.

Nakon što je potvrđeno vaše ovlaštenje da organizujete i vodite vođenje kadrovske evidencije, pažljivo proučite sastavne dokumente.

2 korak. Proučite osnivačku dokumentaciju

Prije svega obratite pažnju na ime poslodavca.

Tipična greška: u kadrovskim dokumentima ime poslodavca nije navedeno u skladu sa konstitutivnim dokumentima. Na primjer, u Povelji se navodi puno i skraćeno ime, au kadrovskim dokumentima - samo puno ili samo skraćeno ime poslodavca.

Proučiti u statutarnim aktima pitanje ovlašćenja za donošenje odluke o zaključivanju, otkazu ugovora o radu, prema saglasnosti lokalnih propisa. Utvrditi ko je ovlašćeno lice poslodavca, ako je pravno lice.

Tipična greška u ugovoru o radu: u osnivačkim dokumentima rukovodilac preduzeća je upisan kao ovlašćeno lice poslodavca, u preambuli ugovora o radu se navodi rukovodilac koji deluje na osnovu Povelje, a na kraju ugovora o radu, potpis poslodavca stavlja šef kadrovske službe, ili zamjenik generalnog direktora i sl., a nije rukovodilac.

Zapamtite jednostavno pravilo: ko je na početku ugovora o radu naznačen kao ovlašteno lice poslodavca, taj ga potpisuje.

3 korak. Napravite tabelu osoblja

Zašto je kadrovska tabela jedan od prvih dokumenata koji se direktno odnosi na radnu funkciju kadrovskog službenika? Kadrovska tabela je dokument organizacijske i administrativne prirode, koji u svojoj suštini odgovara na pitanje: kakve radne funkcije trebaju poslodavcu.

Zapamtite pravilo: nijedan zaposlenik ne može biti prijavljen izvan kadrovske tablice, „van države“. Tamo, "van države", samo ugovori građanskopravne prirode. Sve potrebe poslodavca u radnim funkcijama utvrđene su kadrovskom tablicom.

Radna funkcija je rad prema radnom mjestu u skladu sa kadrovskim spiskom, strukom, specijalnošću, sa naznakom kvalifikacija; specifičnu vrstu posla koji je dodijeljen zaposleniku (čl., Zakon o radu Ruske Federacije).

Raspored osoblja se može odobriti u jedinstvenom obliku - obrazac T-3 (odobren Uredbom Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije od 01.05.2004. br. 1) ili izraditi i odobriti vlastiti obrazac (po mogućnosti, aneks računovodstvene politike organizacije). U koloni "Broj jedinica osoblja" možete navesti ne punu stopu, na primjer, 0,25 ili 0,5.

Ko izrađuje tabelu osoblja?

Evgenia Konyukhova, učiteljica u Kontur.School:

“U skladu sa kvalifikacionim imenikom radnih mjesta, ekonomista rada se bavi izradom kadrovskog rasporeda. Ali nemaju svi poslodavci takvu sreću (ekonomista rada). Dakle, za izradu kadrovskog rasporeda je odgovoran onaj čiji je posao izrada nacrta kadrovskog rasporeda. Odobrava se naredbom i održava se konstantnim. Ne postoje zakonska ograničenja u pogledu broja izmjena u kadrovskoj tabeli.

4 korak. Odredite potreban broj lokalnih propisa

Lokalni propisi su velika tema. Stručnjaci najčešće traže „čarobnu pilulu sreće“ u vidu iscrpne liste lokalnih propisa koji su im obavezni. Ali ne postoji univerzalna, prikladna lista za sve poslodavce. Postoji nekoliko pravila koje treba imati na umu:

Samo poslodavci svrstani u subjekte mikropreduzetništva u skladu sa čl. 309.2 Zakona o radu Ruske Federacije, može djelomično ili potpuno napustiti lokalne propise. Pod uslovom da ona pitanja koja treba da budu rešena lokalnim propisima prenesu na standardni obrazac ugovora o radu. Svi ostali poslodavci moraju imati na raspolaganju potreban broj lokalnih propisa.
Postoji lista lokalnih propisa koji su obavezni za sve poslodavce: interni propisi o radu (član 189. Zakona o radu Ruske Federacije), lokalni propisi koji uspostavljaju sisteme plaća (član 135. Zakona o radu Ruske Federacije), lokalni propisi uspostavljanje procedure za obradu ličnih podataka, prava zaposlenih, karakteristike prenosa i skladištenja ličnih podataka (poglavlje 14 Zakona o radu Ruske Federacije, Federalni zakon od 27. jula 2006. br. 152-FZ).
Obratite pažnju na lokalni normativni akt kojim se utvrđuju sistemi nagrađivanja: kao takav, on takođe ne može postojati u samostalnom obliku, na primjer, u obliku Uredbe o naknadama, ako su sistemi nagrađivanja propisani internim pravilnikom o radu poslodavca ili kolektivni ugovor. Takođe je obavezno izraditi i odobriti raspored godišnjih odmora - najkasnije dvije sedmice prije početka kalendarske godine za koju se sastavlja. Ako je organizacija nastala početkom ili sredinom kalendarske godine, ovu godinu završavate bez rasporeda godišnjih odmora.
Mogu postojati lokalni propisi koji postaju obavezni nastupom određenih uslova, na primjer, odredba o službenim putovanjima, kolektivni ugovor, odredba o atestiranju zaposlenih itd. Upravo po ovom pitanju je potrebno sistemsko, sveobuhvatno poznavanje radnog zakonodavstva u cjelini. U kursu usavršavanja "" i kursu stručne prekvalifikacije "" posebna lekcija je dodijeljena lokalnim propisima.
Lokalni propisi se donose uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela u skladu sa čl. 372 Zakona o radu Ruske Federacije. Ova stavka je obavezna ako postoji predstavničko tijelo zaposlenih, ali u fazi organizovanja upravljanja kadrovskom evidencijom, najvjerovatnije, jednostavno izostaje. Ako je tako, preskočite ovaj pasus.
Zaposleni mora biti upoznat sa svim donetim lokalnim propisima uz potpis u skladu sa delom 2 čl. 22 Zakona o radu Ruske Federacije. Novoprimljeni radnici moraju biti upoznati uz potpis prije potpisivanja ugovora o radu (član 68. Zakona o radu Ruske Federacije).

5 koraka. Provjerite kako se regrutuje menadžer

Lider je ključna osoba u organizaciji. Prije svega, provjerite svu dokumentaciju za njegov dizajn. Mora postojati odgovor na zahtjev iz registra diskvalifikovanih lica koji vode poreske vlasti. Ovo je uslov iz dijela 2 čl. 32.11 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

Šef ima dvostruki pravni status:

je jedini izvršni organ pravnog lica;
obavlja poslove zaposlenog - radnu funkciju rukovodioca.

Direktoru se moraju izdati dokumenti o imenovanju (izboru) njegovog generalnog direktora u skladu sa saveznim zakonima i konstitutivnim dokumentima i dokumentima u okviru radnog zakonodavstva: ugovor o radu, nalog za prijem u radni odnos. U radnu knjižicu mora se izvršiti upis.

Stručnjaci početnici, pa čak i iskusni, ponekad postavljaju sljedeće pitanje: kako napraviti upis u radnu knjižicu o zapošljavanju generalnog direktora? Odgovor leži na površini: radna knjižica je glavni dokument kojim se potvrđuje radni staž, a u radnu knjižicu se upisuju podaci o prijemu u radni odnos, a ne o proceduri izbora ili imenovanja. Dakle, nakon zaključenja ugovora o radu, izdavanja naloga za prijem u radnu knjižicu upisati u radnu knjižicu konkretno radni odnos sa vezom u koloni 4 na detalje naloga za prijem u radni odnos.

Tipična greška u sastavljanju ugovora o radu sa rukovodiocem: rok trajanja ugovora o radu ne odgovara trajanju njegovih ovlašćenja kao jedinog izvršnog organa u skladu sa konstitutivnim dokumentima. U fazi sklapanja ugovora o radu pažljivo proučite sastavne dokumente kako biste spriječili takvu grešku.

6 korak. Pripremite nacrt ugovora o radu

Ugovor o radu je jedan od osnovnih dokumenata u regulisanju radnih odnosa sa zaposlenima. Preporučujem da pažljivo razmotrite i izradite šablone za ugovore o radu za zapošljavanje različitih kategorija radnika.

Na osnovu rezultata inspekcijskih nadzora Državnog inspektorata, ugovor o radu postaje i najskuplji dokument u vođenju kadrovske evidencije u smislu kazni. Odgovornost je predviđena delom 4 čl. 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije za pravna lica, na primjer, od 50.000 do 100.000 rubalja, a ponekad inspektori pomnože kaznu sa brojem ugovora o radu.

Standardni obrazac ugovora o radu je razvijen i odobren samo za čelnike državnih (opštinskih) institucija i poslodavce, mala preduzeća koja su klasifikovana kao mikropreduzetnici. U drugim slučajevima, poslodavci samostalno razvijaju obrazac ugovora o radu.

prezime, ime, prezime zaposlenog i naziv poslodavca (prezime, ime, patronim poslodavca-fizica) koji je sklopio ugovor o radu;
podatke o dokumentima kojima se dokazuje identitet zaposlenog i poslodavca pojedinca;
matični broj obveznika (za poslodavce, osim za poslodavce fizička lica koja nisu samostalni preduzetnici);
podatke o predstavniku poslodavca koji je potpisao ugovor o radu i osnovu po kome je dat odgovarajuća ovlašćenja;
mjesto i datum zaključenja ugovora o radu.

Ti se podaci po pravilu unose u preambulu ugovora o radu, ili dio podataka ostaje u preambuli, a dio se prenosi na posljednju stranicu ugovora o radu.

primjer:„Interes Limited Liability Company“, (TIN 1234567890) u daljem tekstu „Poslodavac“, koga zastupaju zamenik generalnog direktora P.S. 05.08.2011. br. 12, s jedne strane, i državljanin Ruske Federacije Nikolaj Sergejevič Veselov (serija pasoša 0477, br. 123456 izdata od strane Federalne službe za migracije za Južni administrativni okrug Moskve 20.08.1997. godine), u daljem tekstu "Radnik", s druge strane, u skladu sa radnim zakonodavstvom u snage na teritoriji Ruske Federacije zaključile su ovaj ugovor o radu o sljedećem: ..."

Preporuka 2 Zapamtite o obaveznim uslovima ugovora o radu, oni su navedeni u dijelu 2 čl. 57 Zakona o radu Ruske Federacije. Ali nisu svi uvijek potrebni! Neki su potrebni pod određenim uslovima:

rok važenja ugovora o radu i okolnosti (razlozi) koji su poslužili kao osnov za zaključivanje ugovora o radu na određeno vrijeme u skladu sa Zakonom o radu ili drugim saveznim zakonom (navesti samo pri zaključivanju ugovora o radu na određeno vrijeme);
garancije i naknade za rad sa štetnim i (ili) opasnim uslovima rada, sa naznakom karakteristika uslova rada na radnom mestu (navesti samo ako zapošljavate zaposlenog sa štetnim ili opasnim uslovima rada);
način rada i vrijeme odmora (uključiti u ugovor o radu samo ako se način rada razlikuje od općih pravila koja važe kod poslodavca);
uslovi koji određuju prirodu posla (putovanje, kretanje, na putu).

Preporuka 3 Uzmite u obzir članove Zakona o radu koji utvrđuju specifičnosti uređenja radnih odnosa s određenim kategorijama radnika ili norme saveznih zakona koji reguliraju vašu vrstu djelatnosti. Prilikom izrade nacrta ugovora o radu nemojte koristiti izvore sumnjivog porijekla sa internetskih izvora.

Pogledajte različite izvore i, prošavši ih kroz „prizmu“ članka 57. Zakona o radu Ruske Federacije, razvijte svoj vlastiti obrazac.

Ugovor o radu može uključiti dodatne, navedene u dijelu 4. čl. 57. Zakona o radu Ruske Federacije i drugi uslovi. Ali za njihov izostanak, poslodavac neće biti odgovoran.

Ako su aktivnosti zaposlenih vezane za održavanje materijalnih sredstava, preporučujem da se odmah izradi i pripremi obrazac za ugovor o punoj odgovornosti. Tada ga možete potpisati u isto vrijeme kada i radni.

U Kontur.School postoji posebna detaljna lekcija o odgovornosti. U programu nastave:

Odgovornost zaposlenog: osnov, uslovi i postupak uključivanja.
Slučajevi pune odgovornosti zaposlenog.
Ugovor o punoj individualnoj ili kolektivnoj odgovornosti.
Odgovornost poslodavca za kašnjenje plata, regresa za godišnji odmor i drugih iznosa koji pripadaju zaposlenom.

7 korak. Pripremiti dokumentaciju za vođenje radnih knjižica novozaposlenih

Za početak pripremite naredbu o imenovanju posebnog ovlaštenog lica zaduženog za vođenje, čuvanje, evidentiranje i izdavanje radnih knjižica.

Zapamtite da je prisilni rad zabranjen. Ako poslovi vođenja, knjigovodstva, čuvanja i izdavanja radnih knjižica nisu propisani ugovorom o radu ili opisom poslova odgovornog lica, potrebno je sporazumno dopuniti ugovor o radu ovim poslovima, odnosno izmijeniti opis poslova. Ako će takva odgovornost biti dodijeljena zaposleniku čija funkcija ne uključuje vođenje kadrovskih evidencija, na primjer, glavnom računovođi, preporučujem da prvo sastavite sporazum o kombinaciji, tj. o povjeravanju dopunskog rada zaposlenom uz njegovu pismenu saglasnost uz doplatu u skladu sa čl. 151 Zakona o radu Ruske Federacije.

U ovoj fazi također provjerite da li je organizacija kupila i uknjižila u Knjigu prihoda i rashoda za obračun obrazaca radne knjižice i uloška u njoj, obrazaca radnih knjižica i priloga u njoj. Poslodavac je dužan da stalno ima potreban broj obrazaca radne knjižice i priloga u njoj (član 44. Uredbe Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. br. 225 „O radnim knjižicama“, u daljem tekstu - Uredba br. 225 ).

Obrasce radnih knjižica i priloga čuvajte u računovodstvu kao stroge formulare za izvještavanje. Knjigu prihoda i rashoda vodi i računovodstvo (vidi tačku 41. Rešenja br. 225). U ovoj fazi izdati i knjigovodstvenu knjigu kretanja radnih knjižica i priloga u njima. Njime upravlja Odjeljenje za ljudske resurse.

Knjiga prihoda i rashoda za obračun obrazaca radne knjižice i uloška u njoj i knjiga za obračun kretanja radnih knjižica i uložaka u njima mora biti numerisana, vezana, ovjerena potpisom rukovodioca organizacije. , i zapečaćeno voštanim pečatom ili zapečaćeno.

8 korak. Pripremite HR dokumente

Registracija kadrovskih procedura počinje prijavom zaposlenih na rad.

Koji obavezni dokumenti treba da budu pri ruci kadrovskom službeniku u fazi registracije zaposlenih za rad?

Tipičan komplet (isključujući karakteristike):

Skup lokalnih propisa za upoznavanje zaposlenih sa njima.
Nacrt ugovora o radu sa radnim obavezama sadržanim u njemu ili u opisu posla.
Obrazac naloga za zapošljavanje (član 68 Zakona o radu Ruske Federacije). Nalog može biti u jedinstvenom obliku - obrazac T-1 (obrazac T-1a) ili na obrascu odobrenom od strane poslodavca.
Obrasci lične karte na obrascu T-2 (za državne ili opštinske službenike obrazac T-2 GS (MS)). Napomena: lična kartica T-2 (T-2GS (MS)) se čuva u pisanoj formi, na kartonu.

Evidencija o zaposlenom, o prijemu u radni odnos, stalnim premeštajima, otpuštanju zaposlenog mora biti upoznata uz potpis u odgovarajućim delovima lične karte (tačka 12 Rešenja br. 225).

Šta uzeti u obzir prema radnim knjižicama u ovoj fazi? Napišite prijavu računovodstvu sa zahtjevom za izdavanje obrasca radne knjižice ako ga zaposlenik nema ili podatke o radnoj knjižici koju posjeduje unesite u knjigu obračuna kretanja radnih knjižica.

Organizirajte evidenciju radnog vremena: poslodavac je dužan voditi evidenciju o vremenu koje je zaposlenik stvarno radio (član 91. Zakona o radu Ruske Federacije). Za ove svrhe možete koristiti objedinjene obrasce radnog vremena T-12 ili T-13 ili odobriti svoj obrazac.

Kako izvršiti izmjene ugovora o radu?

Pripremite dokumente:

Sporazum o promjeni uslova ugovora o radu / dopunski ugovor uz ugovor o radu (ako se promjena uslova ugovora o radu dogodi sporazumom strana u skladu sa članom 72. Zakona o radu Ruske Federacije).
Nalog za promenu organizacionih ili tehnoloških uslova rada, pismena obaveštenja o promenama i razlozima koji su poslužili kao osnov za promenu uslova ugovora o radu, pisani predlozi za drugo upražnjeno radno mesto koje odgovara kvalifikacijama zaposlenog, kao i upražnjeno radno mesto. niže radno mjesto ili niže plaćeni posao (ako se promjena uslova ugovora o radu dogodi na inicijativu poslodavca u skladu sa članom 74. Zakona o radu Ruske Federacije).

Lista dokumenata za obradu prijevoda ovisi o vrsti prijevoda:

u slučaju privremenog premještaja, zaključuje se dodatni ugovor uz ugovor o radu o premještaju, priprema se nalog za premještaj (u pravilu na obrascu T-5 ili T-5a);
sa stalnim premještajem - dodatni ugovor uz ugovor o radu o premještaju i nalog o premještaju. Upis se vrši i u radnu knjižicu i u ličnu kartu T-2 (T-2GS (MS)).

Spisak dokumenata za prijavu praznika:

raspored odmora (odobren najkasnije dvije sedmice prije početka kalendarske godine). Pročitajte članak "";
pismena obaveštenja zaposlenima o vremenu početka godišnjeg odmora u skladu sa delom 3 čl. 123 Zakona o radu Ruske Federacije (vidi pismo Rostruda od 30. jula 2014. br. 1693-6-1);
nalog za odsustvo (obrazac T-6, obrazac T-6a).

Ova lista može varirati ovisno o kategorijama radnika ili okolnostima. Na primjer, ako zaposlenik zatraži odsustvo ne prema rasporedu odmora, već u prikladno vrijeme za njega na osnovu njegove pismene prijave (na primjer, takvo odsustvo se daje maloljetnicima, počasnim donatorima Rusije, itd.). U ovom slučaju neće biti obavještenja o godišnjem odmoru. Zaposleni će napisati izjavu, a poslodavac će izdati nalog.

Radno zakonodavstvo utvrđuje zahtjeve za dostupnost i izvršenje kadrovskih dokumenata u slučajevima kada poslodavac:

privlači zaposlene na rad van utvrđenog radnog vremena;
privlači na posao vikendom i neradnim praznicima;
šalje zaposlene na službena putovanja;
daje garancije i obeštećenje. Ovaj blok pitanja treba proučavati zasebno. Preporučujemo da se upoznate sa programom stručne prekvalifikacije "" u Okružnoj školi.

Kako podnijeti zahtjev za otpuštanje radnika

U ovom slučaju su potrebni osnovni dokumenti, čija vrsta zavisi od razloga za otpuštanje. Na primjer, za otpuštanje radnika na njegovu inicijativu potrebna je njegova pismena izjava, za otkaz sporazumno stranaka - sporazum o otkazu ugovora o radu itd.

Bez greške pripremite nalog za otpuštanje, s kojim upoznajete zaposlenika uz potpis. Ako je zaposlenik odsutan ili odbija da pročita naredbu, označite nalog na odgovarajući način.

Na osnovu naloga izvršiti upis u radnu knjižicu i u ličnu kartu zaposlenog. Nakon toga, zaposleni se potpisuje u radnu knjižicu, ličnu kartu i u knjigu obračuna kretanja radnih knjižica prilikom izdavanja radne knjižice zaposlenom.

Pogledali smo obavezne korake za organizaciju upravljanja kadrovskom dokumentacijom od nule.

Izraditi kadrovsku tabelu, utvrditi potrebe poslodavca u radnim funkcijama.
Provjerite kako se sastavljaju dokumenti za čelnika.
Pripremite skup potrebnih lokalnih propisa.
Razviti šablone ugovora o radu za različite kategorije radnika.
Pripremite dokumente potrebne za prijavu za posao.
Pripremiti nacrte dokumenata za registraciju procedura vezanih za kretanje osoblja (praznici, službena putovanja, zapošljavanje na rad vikendom, itd.).

3 624 pregleda

Kadrovsko računovodstvo je neophodno u svakom preduzeću, bez obzira na oblik vlasništva, delatnost i broj zaposlenih. Za njegovo kompetentno i kvalifikovano postupanje potrebno je dobro poznavati radno pravo, pratiti promjene u zakonodavstvu i posjedovati vještine iz oblasti vođenja kadrovskih evidencija.

Šta je računovodstvo osoblja i zašto je potrebno?

Sastavni dio djelatnosti svakog preduzeća je kadrovska evidencija. To je zakonski regulisan rad na registraciji, računovodstvu i praćenju kretanja zaposlenih u organizaciji.

HR aktivnosti uključuju:

prijem zaposlenih;
otpuštanja;
horizontalna (transfer između odjela) i vertikalna (na primjer, razvoj karijere) kretanja;
poslovna putovanja;
bolovanje;
satnica;
odmori (bilo koje vrste - godišnji, neplaćeni, za trudnoću itd.);
lične karte za svakog zaposlenog itd.

Također se odnosi i na zapošljavanje:

vođenje vojne evidencije;
regulisanje radnih odnosa;
kreiranje i registracija raznih naredbi i uputstava (na primjer, o zapošljavanju, ohrabrivanju zaposlenika, itd.);
organizacija rada i drugi aspekti.

Sva dokumentacija se sastavlja samo u skladu sa potrebnim normama i pravilima. Neki oblici su unificirani, drugi se uspostavljaju u samom preduzeću.

Kompetentna organizacija kadrovske evidencije rješava mnoge probleme i zadatke kompanije. Naravno, postoje hiljade nijansi, ali postoje osnovne tačke koje važe za svako preduzeće.

Kako organizovati i kome povjeriti vođenje kadrovske evidencije?

Postoji nekoliko načina za organizaciju računovodstva. Sve zavisi od karakteristika preduzeća i od izbora menadžera. Najčešće opcije:

Napravite čitav HR odjel ako kompanija zapošljava mnogo ljudi

A kada je osoblje malo, možete zaposliti jednog stručnjaka. Prednosti ove metode su u tome što menadžer organizuje rad na način na koji on voli i što se reguliše i kontroliše po sopstvenim principima.

Postoje i nedostaci: teško je provjeriti profesionalnost angažovanog specijaliste, pa postoji rizik da se zaposli ne sasvim kompetentan kadrovski službenik.

Morat ćete potrošiti vrijeme i novac na obuku ili tražiti drugog zaposlenika.

Prednosti ove opcije za organizaciju računovodstva su da ako je osoba preporučena, onda (možda) zaista radi posao, odnosno testirana je u slučaju. Naravno, sa takvim kadrovikom potrebno je pregovarati o uslovima rada tako da odgovaraju objema stranama.

Povjerite kadrovske poslove računovođi ili dobroj sekretarici

Prednosti: Štedi vrijeme i novac. Odnosno, nema potrebe za odabirom kadrovskog službenika, a nema ni troškova za vođenje evidencije.

Nedostaci: glavni problem pri odabiru ove metode je što zaposleni obavljaju dodatni posao nakon glavnog, što dovodi do grešaka, grešaka, praznina i elementarnog nedostatka potrebne dokumentacije. I, naravno, ovdje je važno stručno znanje na temu kadrovskog računovodstva. A ako ih ima ista tajnica, onda je rizik od komplikacija u ovom slučaju minimiziran. I obrnuto.

Povjerite računovodstvo osoblja outsourcing organizaciji

Dobro: sve kadrovske aktivnosti padaju na pleća outsourcing kompanije, koja tu odgovornost preuzima na osnovu ugovora. Osim što se za kadrovske poslove pruža stalna, kontinuirana pomoć, izborom ove metode značajno se smanjuju troškovi.

Protiv: potrebno je izabrati dobro uspostavljenu, ozbiljnu kompaniju, a potrebno je i uspostaviti interakciju, kreirati koncept za rad sa stručnjacima koji će raditi van kancelarije.
Menadžer samo treba da izabere najprikladniji i najprikladniji način za vođenje kadrovske evidencije, vagajući sve prednosti i nedostatke svake metode.

Radne funkcije kadrovskog radnika

Kadrovskom službeniku se u skladu sa uputstvima i ugovorom o radu nameću sljedeće dužnosti:

Ovo je nepotpuna lista dužnosti kadrovskog radnika, zahtjevi su okvirni. Možda ih ima više (ili manje), ali sveukupno to su te vještine i sposobnosti koje kadrovski stručnjak mora posjedovati.

Kadrovsko računovodstvo: koji dokumenti su potrebni?

Obično svako preduzeće mora imati sljedeće vrste dokumenata koji se odnose na osoblje:

administrativni (lični i proizvodni nalozi);
potvrđivanje radne aktivnosti;
informacije i poravnanje;
interna korespondencija;
evidencije kontrole i registracije.

Neki kadrovski dokumenti moraju biti u preduzeću bez greške. To uključuje:
PVTR (interni radni propisi);

Svi dokumenti se čuvaju određeni broj godina. Regulisano je:

član ili odeljak Zakona o radu;
rezolucija Državnog odbora za statistiku;
Savezni zakon i drugi propisi.

Ako nešto (uputstva, naredbe i sl.) nije dostupno, onda će tu činjenicu trebati ispraviti. Generalno, jedan od principa rada kadrovskog službenika je pravovremenost. Umnogome olakšava radni dan, pa čak i daje zakonsku snagu nekim aktima. Ovo je zapravo veoma važno - ne da vodite sadašnji posao. U suprotnom, imaju tendenciju rasta kao snježna gruda.

Organizacija kadrovske evidencije: kako voditi, odakle početi?

Nakon što ste se nastanili na novom mjestu kao kadrovski službenik, prvo morate revidirati obaveznu dokumentaciju. Ako se pokaže (a desi se) da neki važni papiri sa liste nedostaju, onda ih treba vratiti. Naravno, takav posao neće biti moguće izvesti u jednom danu.

Stoga je potrebno istaknuti najvažnije pozicije i krenuti od njih. Provjerite dostupnost i pismenost u dizajnu (i ako trebate ispraviti ili izraditi novi dokument): osoblje, raspored odmora, ugovori o radu, nalozi, evidencije o radu.

Voditi evidenciju ugovora o radu, naloga za osoblje. Kreirajte knjigu registracije radne knjižice. Razumjeti lične karte (T-2). Radite u skladu sa lokalnim propisima.
Najvažnije je da sve tekuće dokumente popunite na vrijeme. Rad, oslanjajući se na Zakon o radu i pravila kancelarijskog rada. I ne uništavajte papire o osoblju. Vrijeme njihovog čuvanja odobrava Savezni arhiv (“Spisak...” od 06.10.2000.).

Za transparentnost radnih odnosa potrebna je sva knjigovodstvena dokumentacija. Kadrovski sistem uspostavlja norme i principe koji obezbjeđuju stabilnost zaposlenima u organizaciji, a administracije stvaraju povoljne uslove za upravljanje kadrovima.

Automatizacija računovodstva - 1C: prednosti rada s programom

Održavanje kadrovske evidencije, posebno u velikoj kompaniji, je nevjerovatno odgovoran i ogroman posao. Ali ovdje su greške neprihvatljive! Ali danas postoji način da se automatizuju aktivnosti kadrovskih službenika, što može uvelike olakšati i pojednostaviti rad odjela, poboljšati aktivnosti, značajno smanjiti rizik od grešaka.

Uz pomoć programa 1C možete voditi evidenciju u skladu sa zakonskim zahtjevima. Baza podataka omogućava pouzdano skladištenje potrebnih informacija o zaposlenima. Kako se akumulira, postaje moguće graditi različite izvještaje koji mogu pomoći u analizi rada i razvoju novih pravaca. Na primjer, izvještaji mogu izgledati ovako:

stopa fluktuacije osoblja;
kadrovska statistika;
kretanje radnika itd.

Program pomaže u rješavanju gotovo svih problema i zadataka kadrovskog računovodstva. Rukovodilac preduzeća, zahvaljujući 1C, ima priliku da prima informacije o stanju stvari u ovom odjelu, analizira i donosi ispravne upravljačke odluke. Takođe automatizacija vam omogućava da sinhronizujete aktivnosti nekoliko službi kompanije (računovodstvo, kadrovi, računovodstvo), što poboljšava efikasnost rada, a takođe stvara sve uslove za blagovremenu isplatu plata.

Šta psihološki može biti potrebno? Ovaj članak će vam reći o svim tajnama testova.

Da biste obavili poreznu reviziju, pročitajte članak: sve tajne odabira stručnjaka za poreznu reviziju.

Zaključak

Dakle, sumirajući, možemo primijetiti sljedeće:

Kadrovsko računovodstvo je bitan dio rada svakog preduzeća.
Postoji nekoliko načina za organizaciju računovodstva. Izbor je na vođi.
Poslovi kadrovskog radnika utvrđuju se uputstvom i ugovorom o radu.
Postoji spisak dokumenata vezanih za kadrovski rad koji moraju biti prisutni u svakoj kompaniji. I trebali biste započeti svoju karijeru u kadrovskoj službi provjeravanjem ovih konkretnih dokumenata.
Vođenje evidencije je mnogo lakše ako je automatizovano.

Kadrovsko računovodstvo je srž za normalno i efikasno poslovanje svakog preduzeća. Stoga se tome mora pristupiti sa svom odgovornošću.

U kontaktu sa

Potreba za uspostavljanjem kadrovske evidencije nije tako težak zadatak, ali nije lak za početnike HR specijalisti. Možda ste kadrovski službenik početnik, ili općenito računovođa ili kancelarijski menadžer koji je "zakačen" sa osobljem, ili početnik poduzetnik. A imate malo iskustva u ovoj oblasti, onda će vam naš vodič sigurno pomoći. Sve je izloženo korak po korak, jednostavno i pristupačno, posebno za početnike u kadrovskim pitanjima.

Upravljanje kadrovskim evidencijama je grana djelatnosti koja dokumentira radne odnose, fiksira informacije o dostupnosti i kretanju osoblja, uslijed čega se kadrovske procedure dokumentuju. Gotovo svaki kadrovski dokument ima pravnu vrijednost. Uz pomoć kadrovskih dokumenata koji se koriste kao pisani dokazi, poslodavac može dokazati svoj položaj na sudu.

Korak 1. Organizirajte "radno mjesto" stručnjaka za ljudske resurse.

Da biste to učinili, potreban vam je kadrovski program, tekstovi propisa u najnovijem izdanju i uzorci obrazaca dokumenata, uzorci njihovog popunjavanja. Sve ovo će vam trebati u radu.

Najbolja verzija referentne "književnosti" - resursi za kadrovske službenike na Internetu, elektronske biblioteke, elektronske publikacije - u njima ćete pronaći mnoge oblike dokumenata potrebnih za rad osoblja, a primjere njihovog popunjavanja, korak po korak procedure za osnovne kadrovske operacije, knjige, konsultacije, itd.

Razgovarajte sa menadžmentom o pitanju nabavke programa u kojem će se voditi evidencija osoblja. Postoji mnogo takvih programa, plaćenih i besplatnih, a mnogi specijalizovani su vrlo, vrlo zgodni.

Ali većina kompanija vodi kadrovsku evidenciju prema tradiciji u 1C. Činjenica je da u svakom gradu postoji mnogo stručnjaka za podršku 1C, ali nećete svugdje pronaći stručnjake za podršku drugim programima.

Korak 2. Upoznavanje sa konstitutivnim dokumentima organizacije.

Svi dokumenti u kadrovskoj sekciji moraju biti u skladu sa konstitutivnim dokumentima kompanije, i ni na koji način im ne biti u suprotnosti. Pročitajte u Povelji proceduru prijema direktora i određivanje njegove plate, period na koji se sa njim može zaključiti ugovor o radu, neke karakteristike mogu biti navedene u Povelji. Ponekad Povelja propisuje proceduru za zapošljavanje ključnih rukovodilaca i uspostavljanje sistema plata za njih, pa čak i proceduru za odobravanje kadrovskog rasporeda.

Korak 3. Napravite listu dokumenata potrebnih za HR administraciju u vašoj kompaniji.

Obavezni dokumenti koje treba izraditi i odobriti:

- interni propisi o radu (članovi 189, 190 Zakona o radu Ruske Federacije);

- osoblje (čl. 15, 57 Zakona o radu Ruske Federacije);

- raspored odmora (član 123 Zakona o radu Ruske Federacije);

- dokumenta o obradi i zaštiti ličnih podataka zaposlenih (dokument kojim se utvrđuje postupak obrade ličnih podataka zaposlenih, njihova prava i obaveze iz ove oblasti (ako to nije utvrđeno internim pravilnikom o radu), pismena saglasnost zaposlenih da obrada i prenos ličnih podataka trećim licima, članovi 86-88 Zakona o radu Ruske Federacije, član 6 Federalnog zakona „O ličnim podacima“);

- ugovori o radu (čl. 16, 56-59, 67 Zakona o radu Ruske Federacije);

- radne knjižice (članovi 65, 66 Zakona o radu Ruske Federacije, Uredba Vlade Ruske Federacije od 16.04.2003. br. 225 „O radnim knjižicama“, Uredba Ministarstva rada Rusije od 10.10.2003. br. 69 “O davanju uputstava za popunjavanje radnih knjižica”);

- knjiga obračuna kretanja radnih knjižica i umetaka u njima (stavovi 40-41 Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo pružanje poslodavcima, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16.04.2003 N 225, Uredba Ministarstva rada Ruske Federacije od 10.10.2003 N 69 "O odobravanju Uputstva za popunjavanje radnih knjižica");

- knjiga prihoda i rashoda za računovodstvo obrazaca radne knjižice i uloška u njoj (stavovi 40-41 Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, izradu obrazaca radnih knjižica i njihovo pružanje poslodavcima, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije Federacija od 16.04.2003 N 225, Uredba Ministarstva rada Ruske Federacije od 10.10.2003 N 69);

- tablicu radnog vremena (članovi 91, 99 Zakona o radu Ruske Federacije);

- lične karte (klauzula 12 Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, pripremu obrazaca radnih knjižica i njihovo pružanje poslodavcima, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. N 225);

- naredbe: naredbe o prijemu u radni odnos, o davanju odmora zaposlenima, o otpuštanju zaposlenih, o premeštajima, službenim putovanjima, o imenovanju lica odgovornog za vođenje, računovodstvo i čuvanje radnih knjižica i dr. (čl. 62, 68, 84.1, 193 i drugi Zakon o radu Ruske Federacije, član 45 Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica, pripremu obrazaca radnih knjižica i njihovo pružanje poslodavcima, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. aprila 2003. N 225) ;

- osnove za izdate naloge: memorandumi, izjave, akti, sporazumi itd. (čl. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128, itd. Zakona o radu Ruske Federacije);

- izjave, napomene-obračuni i druga dokumenta u vezi sa obračunom i isplatom zarada, regresa, naknade za neiskorišćeni godišnji odmor, isplata po otkazu;

- odobreni obrazac platnog lista;

- dnevnik inspekcija pravnog lica, individualnog preduzetnika, koje su izvršili državni kontrolni (nadzorni) organi, opštinski kontrolni organi (klauzula 8, član 16 Federalnog zakona od 26. decembra 2008. N 294-FZ „O zaštiti prava pravnih lica i individualnih preduzetnika u sprovođenju državne kontrole (nadzora) i opštinske kontrole. Obrazac časopisa odobren je Naredbom Ministarstva za ekonomski razvoj Ruske Federacije od 30. aprila 2009. godine N 141) .

Postoje i kadrovska dokumenta koja pod određenim okolnostima postaju obavezna. Sa rukovodstvom je potrebno razjasniti koji od neobaveznih dokumenata treba sastaviti za kompaniju. Istovremeno, saznajte od generalnog direktora koje posebne uslove želi da vidi u Pravilniku o radu, drugim lokalnim propisima i u oblicima ugovora o radu. Ukoliko upravnik želi da neke odredbe unese u dokumente, provjeravamo da li su u suprotnosti sa zakonom.

Sastavljamo sve gore navedene dokumente, koordiniramo ih sa generalnim direktorom. Konačne opcije odobravamo sa direktorom.

Korak 4. Izrađujemo generalnog direktora.

Prije svega, sastavljamo direktora. On je prvi radnik! Iz dokumenata bi trebalo da se vidi od kog datuma direktor radi.

Korak 5. Izrađujemo kadrovsku tabelu, interne pravilnike o radu i druge lokalne propise.

Zasigurno kompanija još uvijek nema kadrovski raspored i interne pravilnike o radu i druge lokalne propise. Mi ih sastavljamo. Svi ovi dokumenti su usklađeni sa direktorom. Uvažavamo komentare i želje direktora, provjeravamo da li su u suprotnosti sa zakonom. Direktor odobrava gotove verzije navedenih dokumenata.

Imajte na umu da tabela osoblja ima jedinstven oblik, a ne proizvoljan. Ako postoje poteškoće s tabelom osoblja, onda na Internetu pogledajte uzorke popunjavanja kadrovske tablice, korak-po-korak proceduru za izradu i odobravanje kadrovske tablice, tematske seminare i odgovarajući odjeljak za savjetovanje o osoblju. Takođe možete pronaći uzorke raznih lokalnih propisa, korak po korak procedure za njihovo usvajanje, konsultacije, savjete za izradu itd.

Korak 6. Razvijamo standardni obrazac ugovora o radu.

Izrađujemo obrazac ugovora o radu koji će se zaključivati sa zaposlenima. U njega uključujemo sve uslove koji su korisni i neophodni za kompaniju. Na internetu postoje dobri šabloni ugovora o radu i kako ozvaničiti radni odnos u korist poslodavca.

Korak 7. Razvijamo druge dokumente.

Pripremamo i druge dokumente koji će nam ubuduće biti potrebni za obavljanje kadrovskih poslova: knjigovodstvene knjige, registre, evidencije radnog vremena, narudžbenice, ugovor o odgovornosti itd. U člancima „Uzorci dokumenata“ možete preuzeti obrasce ovih dokumenata, odštampajte ih po potrebi, upoznajte se sa uzorcima njihovog punjenja.

Korak 8. Vođenje radnih knjiga.

Sa upravom odlučujemo ko će voditi radne knjižice. Pošto radnici još nisu primljeni, prvo ćete morati voditi radne knjižice. Izdajemo nalog za preuzimanje odgovornosti za održavanje, čuvanje, računovodstvo i izdavanje radnih knjižica. Nakon toga, možete prenijeti ova ovlaštenja na prihvaćenog kadrovskog službenika, također po nalogu.

Korak 9. Dogovaramo rad radnika.

Možete vidjeti ovdje. U ovoj fazi potrebno je izraditi dosta dokumenata: ugovore o radu, naredbe o radu, lične karte, radne knjižice, knjigu obračuna kretanja radnih knjižica itd. Potražite obrasce i uzorke svih ovih dokumenata, konsultacije o njihovom izvođenju na Internetu.

Opet u pomoć – metodološka literatura i praktični vodiči, koji su, između ostalog, u javnom vlasništvu na kadrovskim portalima. Nakon što savladate ovu proceduru, očekuje vas svakodnevni posao: vođenje radnog vremena i rasporeda godišnjih odmora, obrada godišnjih odmora, službenih putovanja i bolovanja, stimulacije, kazne, premeštaji i otkazi itd.

Organizacija vođenja kadrovske evidencije je drugi korak nakon registracije i izrade konstitutivnih dokumenata, koji ostaje „iza kulisa“ u velikom broju preduzeća. Održavanje kompetentnog računovodstva uređuje odnos između poslodavca i zaposlenih, osigurava da inspekcijske strukture nemaju finansijske sankcije i služi kao garancija uspjeha na sudovima u slučaju konfliktnih situacija.

Pravila organizacije vođenja kadrovske evidencije

Važeće zakonodavstvo iz godine u godinu povećava zahtjeve za vođenje kadrovske evidencije, povećava kazne i spisak organizacija koje se primaju na provjere organizacije upravljanja dokumentima. Stoga je poželjno izraditi uputstvo o vođenju kadrovske evidencije, uzimajući u obzir regulatorni okvir, oblik vlasništva i specifičnosti preduzeća.

Normativna osnova

Spisak normativnih akata, obaveznih za izvršenje za sva fizička i pravna lica bez izuzetka, sastoji se od:

Zakon 152-FZ o ličnim podacima;
Rezolucija Državnog odbora za statistiku br. 1 o jedinstvenim obrascima;
GOST R 7.0.97-2016 o standardima za vođenje organizacijske i administrativne dokumentacije;
Zakon 125-FZ iz 2004. o organizaciji arhiva;
Uredba Ministarstva rada br. 69 o pravilima vođenja radnih knjižica;
imenike ETKS, EKS i registar profesionalnih standarda.

Oblik organizacije

Kadrovsku evidenciju može voditi poseban odjel u obliku odjeljenja ili kadrovskog inspektora. Međutim, mala ili srednja preduzeća često nemaju takvu potrebu. Tada se imenuje zaposlenik koji je odgovoran za održavanje ovog područja djelovanja. U većini slučajeva ovo je:

direktor;
Zamjenik direktora;
računovodstveni radnik;
Office Manager.

Moguće je podijeliti dužnosti među zaposlenima, voditi radne knjižice od strane jedne osobe, sastavljati naloge za druge, kolektivne, ugovore o radu i sastavljati kadrovske izvještaje za trećinu. U ovom slučaju, preporučljivo je odražavati dokumentirane funkcionalne odgovornosti.

Administracija ljudskih resursa za individualno vlasništvo

Samostalni preduzetnik je izuzet od obavljanja kadrovskih poslova samo u odsustvu zaposlenih. Ako je primljen najmanje jedan zaposlenik, individualni preduzetnik po pitanjima kadrovske politike izjednačen je sa pravnim licem sa obavezom obavljanja kancelarijskih poslova na sličan način.

Pojednostavljena šema izvještavanja, vrsta djelatnosti, izbor računovodstvenog i poreskog sistema, godišnji promet, primljeni prihodi, nastali rashodi, iskazani dobitak ili gubitak nisu bitni.

Upravljanje ljudskim resursima od nule

Za zaposlenog koji nakon registracije preduzeća uređuje kadrovsku evidenciju važno je da ovlada vještinama kancelarijskog rada. Važno za proučavanje:

aktuelno zakonodavno tijelo;
povelja i konstitutivni dokumenti;
očekivane specifičnosti aktivnosti;
vođenje evidencije i izvještavanje statističkih organa, sindikata, berze rada;
informacioni programi za vođenje tekuće evidencije i davanje podataka u elektronskom obliku;
pravila za obračun radnog staža za obračun naknade za godišnji odmor, bolovanje i naknade;
postupak registracije i čuvanja dokumenata.

Nakon teorijske pripreme pristupite izradi dokumenata u praksi. Prvi red je imenovanje direktora po sastavu osnivača ili dioničara.

Lokalni propisi

Mogućnost izrade lokalnih propisa u preduzeću omogućava formulisanje dokumenata na obostrano korisnoj osnovi "poslodavac - zaposleni - inspekcijske strukture", čl. 8 Zakona o radu Ruske Federacije. Lokalni pravni akti koji se odnose na proizvodnju i politiku kadrova uključuju:

Kolektivni ugovor koji se zaključuje obavezno na zahtjev jedne od strana (poslovodstva ili zaposlenih).
Uredba o naknadama, uključujući tarifnu skalu za formiranje plata, u zavisnosti od stepena obavljanja dužnosti, nivoa kvalifikacija i zasluga za bonuse.
Kadrovska tabela, koja utvrđuje zvanične plate u novčanom smislu za sve pozicije.
Interni propisi koji propisuju radno vrijeme, smjene, rad vikendom i praznicima, etička pitanja.
Raspored godišnjih odmora koji se preporučuje za sastavljanje unapred, tako da svaki zaposleni odluči za povoljan period odmora za njega, ne dovodeći u pitanje aktivnosti preduzeća.

Zajedno sa zaposlenima u odgovornim službama, nadležni kadrovski predstavnik učestvuje u izradi dokumentacije, daje sugestije i prilagođavanja po stručnim pitanjima.

Vrste i spisak kadrovskih dokumenata

Dokumenti koji se odnose na odnos određenog radnika sa preduzećem počinju izdavanjem naloga za prijem nakon polaganja intervjua i odobrenja kandidature od strane menadžmenta. Na osnovu naloga vrši se upis u radnu knjižicu, koja se pohranjuje na glavnom mjestu rada. Prilikom promene položaja, bonusa ili reorganizacije preduzeća, vrši se odgovarajući unos za sve stalno zaposlene. Zatim formatirano:

Ugovor o radu potpisan bilateralno. Jedan primjerak se čuva u kadrovskom odjelu, drugi se izdaje zaposleniku.
Po potrebi se sastavlja opis posla na kojem se zaposleni potpisuje i napominje: „Upoznat sam sa uputstvima“.
Izrađuje se lična karta koja odražava podatke o kretanju unutar preduzeća i obračun za period osiguranja.

Kadrovski specijalista vodi evidenciju radnog vremena, sastavlja naloge za godišnji odmor, službena putovanja, naloge za bonuse i naplatu, vrši upise u evidenciju kadrovske djelatnosti, prati potpisivanje ugovora o odgovornosti sa materijalno odgovornim licima, sastavlja i podnosi izvještaje relevantnih organa.

Dužnosti i odgovornosti zaposlenih

Kadrovska služba, shodno specifičnostima svoje djelatnosti, mora biti pažljiva i odgovorna, jer greške mogu dovesti do konfliktnih situacija u timu i postupaka na sudovima. Pogrešno popunjeni satnica će automatski dovesti do izobličenja platnog spiska, pogrešno izračunat staž osiguranja - do izobličenja uplata osiguranja. Zaborav u pogledu blagovremenog izvršavanja naloga dovodi do toga da se radniku uskraćuje pravo da na vrijeme ode na godišnji odmor ili nadoknadi putne troškove.

Kršenje zahtjeva za vođenje i čuvanje kadrovske dokumentacije može odmah dovesti odgovornog stručnjaka i rukovodioca nekoliko vrsta upravne odgovornosti:

Art. 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije - za kršenje radnog zakonodavstva i prava radnika;
Art. 13.20 i 13.25 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije - za kršenje rokova za čuvanje dokumenata;
Art. 13.11 Kodeksa o upravnim prekršajima Ruske Federacije - za nedolično ponašanje u vezi sa ličnim podacima zaposlenih.

Greške u kancelarijskom radu i kazne za preduzeće

Do 01.01.2015. kazne za nepoštivanje zakona o radu bile su male. Poslodavac se bojao vraćanja otpuštenog radnika na posao sudskom odlukom uz isplatu plaće za prisilni izostanak, a ne novčane kazne. Od navedenog datuma situacija se drastično promijenila pojavom finansijskih sankcija za:

nepostojanje ugovora o radu;
izvršenje ugovora u suprotnosti sa važećim zakonodavstvom;
sklapanje građanskopravnog ugovora umjesto ugovora o radu kako bi se minimizirao fond zarada.

Otkrivanje bilo kakvog prekršaja počelo se kažnjavati izricanjem novčane kazne službeniku u iznosu od 10.000 do 20.000 rubalja, a preduzeću - od 50.000 do 100.000 rubalja, čl. 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije. Sudska praksa je stala na stranu Državnog inspektorata rada.

Poreska služba je, u nedostatku evidencije radnog vremena, pokušala da dokaže nezakonitost obračuna plata uz otpisivanje troškova i neprimanje poreza na dohodak u budžet. Slično za putne troškove u nedostatku izdatih naloga.

Organizacija elektronskog vođenja kadrovske evidencije

Kadrovski sistemi elektronskog upravljanja dokumentima podliježu Zakonu 152-FZ "O ličnim podacima", koji utvrđuje zahtjeve za zaštitu informacija. Organizacija informacionih sistema zahtijeva poštovanje dodatnih mjera zakonske regulative. Preduzeće je dužno da obezbedi:

bezbednost prostorija u kojima se nalazi sistem, od upada neovlašćenih lica i neovlašćenog pristupa informacijama;
sigurnost nosilaca ličnih podataka;
odobravanje pristupa elektronskom časopisu za ograničeni broj lica koja neposredno obavljaju radne poslove;
imenovanje službenika odgovornog za sigurnost ličnih podataka u informacionom sistemu.

Službe bezbednosti za izdavanje ličnih podataka u elektronskom režimu utvrđuju dodatne mere zaštite u okviru svojih ovlašćenja.

Da bi se elektronsko upravljanje dokumentima prepoznalo kao pravno značajno i zamijenilo papirnu dokumentaciju, moraju se koristiti elektronski digitalni potpisi za sve učesnike u procesu.

Uslovi i pravila za čuvanje kadrovske dokumentacije

Radni odnosi zaposlenog kod poslodavca evidentiraju se kadrovskim dokumentima čiji je rok trajanja od 13.03.2016. 50 godina umjesto 75 godina - period koji je bio na snazi prije navedenog datuma, Zakon 43-FZ od 2016. Novi rokovi čuvanja odnose se na dokumente od 2003. godine. Ova dokumentacija se uslovno deli na:

prijem - nalog za prijem, ugovor o radu, lična karta;
kretanje - premeštaj na drugu poziciju, interna kombinacija, obavljanje poslova privremeno odsutnog radnika;
materijalna nagrada - nalog za povećanje službene plate, imenovanje bonusa;
prestanak radnog odnosa - nalog za otkaz.

Preduzeće možda nema tehničku mogućnost da skladišti dokumente u velikim količinama zbog nedostatka prostorija i gomilanja tekuće dokumentacije.
Nakon 3 godine nakon provjere od strane nadležnih organa, dokumenti se mogu upisati na tipografski način i predati državnom arhivu.

Osim toga, postoje dokumenti o osoblju sa rokom trajanja od 5 godina. To uključuje naloge za godišnji redovni i dodatni odmor, naknadu za neiskorišteni godišnji odmor, službena putovanja netrajne prirode. Nakon isteka roka zastare dokumentacija se uništava, o čemu se sastavlja akt sa detaljnim popisom svake uništene jedinice.

Kadrovska politika u preduzeću svake godine postaje sve važnija. To je zbog povećanih zahtjeva za zaposlenike – održavanje elektronskog upravljanja dokumentima, proučavanje zakonodavstva, povećanje mogućih zakazanih i neplaniranih inspekcija od strane različitih struktura, te značajno povećanje novčanih sankcija za minimalne prekršaje.

Organizacija kancelarijskog rada osoblja "od nule" je opisana u nastavku.

Kancelarijski rad danas je jedna od važnih komponenti kadrovske evidencije. S takvim će se, ako je moguće, biti potrebno unaprijed upoznati.

Ovaj proces ima svoje suptilnosti i neke specifičnosti. Organizacija vođenja kadrovske dokumentacije jedna je od glavnih faza na početku preduzeća.

Potrebno je izvršiti prilično opsežnu listu različitih karakteristika i nijansi koje se odražavaju u zakonodavnoj dokumentaciji.

Štoviše, u nedostatku odgovarajućeg iskustva, bit će prilično problematično samostalno organizirati tok posla.

Stoga, kad god je to moguće, vrijedi koristiti usluge kvalificiranog kadrovskog radnika. Na taj način će biti moguće riješiti mnoge probleme i prije nego što se pojave.

Glavni aspekti

Često se javlja situacija kada će biti potrebno organizovati kadrovsku evidenciju i kancelarijski rad direktno od nule.

U tom slučaju morate unaprijed odlučiti gdje započeti takav proces. Važno je napomenuti da registracija radnih knjižica i naloga za otpuštanje, zapošljavanje, kadrovska evidencija nije ograničena.

Mnogo je dodatnih faktora, momenata - prvo će se morati pozabaviti s kojima će biti potrebno.

Proces upravljanja kadrovskom evidencijom treba da se sprovodi bez obzira na osoblje.

Čak i ako postoji samo individualni preduzetnik sa jednim zaposlenim, takva proizvodnja se mora obavljati.

Ali u isto vrijeme, pažljiva kontrola od strane posebnih državnih organa obično se provodi samo za velike kompanije. Osoblje koje broji više od 250 ljudi.

Šta treba da znate

Upravljanje dokumentima se odnosi na proces organizovanja izvršenja dokumenata koji se odnose na kadrovske aktivnosti.

Prije svega, to se tiče pripreme obrazaca br. T2, kao i popunjavanja radnih knjižica, sastavljanja ugovora o radu.

Postoji mnogo različitih suptilnosti i nijansi povezanih s odrazom relevantnih informacija u dokumentima. Svi standardi su precizno navedeni u zakonodavnim dokumentima.

Proces kancelarijskog rada podijeljen je u čak 3 glavne faze, koje uključuju sljedeće:

Osim toga, važno je napomenuti da se proces skladištenja dokumenata nužno provodi na standardan način.

Istovremeno, postoje određeni periodi tokom kojih će se dokumenti morati čuvati.

Često su nekoliko decenija. Ubuduće, nakon isteka roka čuvanja, takvi dokumenti moraju biti na odgovarajući način uništeni.

Za koju svrhu

Upravljanje ljudskim resursima omogućava vam da istovremeno rješavate prilično širok spektar različitih zadataka.

Međutim, oni se mogu neznatno razlikovati u zavisnosti od vrste aktivnosti preduzeća. Ali u isto vrijeme opet je moguće izdvojiti niz standardnih koji se javljaju u gotovo svim slučajevima bez izuzetka.

To prvenstveno uključuje:

Danas vam računovodstvo ove vrste omogućava da istovremeno rješavate opsežnu listu vrlo različitih zadataka.

Važno je napomenuti da se kancelarijski rad mora obavljati u okviru zakonskih normi.

U suprotnom, postoji velika vjerovatnoća poteškoća sa inspekcijom rada. Sudska praksa u ovom pogledu je prilično obimna.

Međutim, krajnje je dvosmislen. Stoga, ako je moguće, nemojte praviti greške. Budući da je iznos mogućih kazni prilično velik.

Trenutni propisi

Izjava o kancelarijskom radu može se izvršiti samo u okviru zakonodavnih dokumenata. Istovremeno, postoji prilično opsežna lista NAP-ova čije se odredbe moraju poštovati.

Ako to ne učinite, to može dovesti do problema. Nije dozvoljeno praviti greške u izradi dokumentacije o kojoj se radi.

Više o knjiženju platnog spiska pročitajte ovdje.

Budući da to može dovesti do prilično ozbiljnih problema. Glavni dokument, u okviru kojeg treba obavljati ne samo kancelarijski rad, već i interakciju sa zaposlenima općenito, je upravo Zakon o radu Ruske Federacije.

Takav dokument definiše način zapošljavanja, kao i sva prava i obaveze kako zaposlenog tako i njegovog poslodavca.

Ovaj NPA je uspostavljen saveznim zakonom br. 197 od 30. decembra 2001. Takođe je važno napomenuti da se zakonodavstvo reformiše svake godine.

Stoga je za konsultacije neophodno koristiti relevantne izvore informacija. Takođe je važno ne izbjeći upoznavanje sa drugim pravnim dokumentima koji također određuju ovaj trenutak.

Ništa manje značajan je Zakon br. 1032-1 od 19. aprila 1991. godine. On pokriva pitanje zapošljavanja državljana Ruske Federacije u zemlji.

Način čuvanja dokumentacije, njeno izvođenje utvrđuje se posebnim zakonom. Takav je Savezni zakon br. 125-FZ od 22. oktobra 2004. „O arhivskim poslovima“.

Takav dokument određuje način skladištenja dokumenata, njihovo izvršenje, kao i mnoge druge nijanse. Važno je da se upoznate sa svim specifičnostima kancelarijskog posla i prije početka njegovog obavljanja.

Time ćete izbjeći mnoge poteškoće i poteškoće. Štaviše, važno je ne samo da se upozna sa svim NAP-ovima za menadžera koji vodi evidenciju.

Također je važno da zaposlenik koji se bavi zapošljavanjem pažljivo razmotri sve NAP-ove.

To će im omogućiti da sami, bez ikakve pomoći spolja, vrše kontrolu nad poštovanjem svojih prava.

Ako se utvrdi bilo kakav očigledan prekršaj, tada će se biti potrebno obratiti direktno inspekciji rada da se takva situacija riješi.

Ako povreda nije očigledna i potrebna je istraga, onda morate ići na sud.

Ali ako je moguće, bit će potrebno pokušati riješiti situaciju na miran način. Jer sudski sporovi oduzimaju dosta vremena.

Proces organizovanja kadrovske evidencije nije komplikovan, ali zahtijeva poznavanje standarda i zakonodavstva.

U suprotnom, pretpostavka o raznim vrstama grešaka bit će jednostavno neizbježna. U nedostatku takvog iskustva, vrijedno je proći obuku u kancelarijskom radu osoblja od nule.

Kako postaviti upravljanje HR zapisima od nule

Općenito, proces kadrovskog uredskog rada može se savladati prilično samostalno. Ali za provedbu takvog postupka potrebno je pažljivo pročitati zakonodavstvo.

Štaviše, postoje neke suptilnosti, određene tačke nisu jasno naznačene u NAP-u. Zbog toga će biti potrebno potražiti savjet stručnjaka.

Ali često se dešava da iz raznih razloga nije moguće zaposliti kadrovskog radnika. U takvoj situaciji ćete se sami morati baviti pitanjem kadrovske evidencije.

Glavne tačke koje treba unaprijed razraditi uključuju sljedeće:

da li je moguće samostalno razvijati;
potrebna dokumenta;
uputstva korak po korak za registraciju LLC preduzeća;
ko je odgovoran za vođenje evidencije.

Da li je moguće razvijati se samostalno

Samostalan razvoj kadrovske evidencije je sasvim moguć proces, ali ima svoje specifičnosti. S takvim će se, ako je moguće, biti potrebno unaprijed upoznati.

Istovremeno, razvoj bez grešaka je moguć samo ako se rukovodilac preduzeća ili preduzetnik unapred upoznao sa NAP-om.

Ako iz nekog razloga nema odgovarajućeg iskustva, možete jednostavno pohađati posebne kurseve iz administracije ljudskih resursa u Moskvi od nule.

Takva preliminarna priprema pomoći će u rješavanju mnogih različitih poteškoća i prije nego što se pojave.

Jednako isplativo i zgodno rješenje je korištenje outsourcinga. To podrazumijeva privremeno angažovanje kadrovskog radnika za organizaciju toka posla.

U budućnosti, računovodstvo se već može obavljati samostalno. Cijena takvih usluga je obično niska.

Potrebni dokumenti

Prilikom vođenja kadrovske evidencije biće potrebno formirati veći broj dokumenata. Neki od obaveznih uključuju:

Lista obaveznih takvih dokumenata uključuje više od desetak pozicija. Svi oni su strogo obavezni. Ovo pitanje je najbolje razraditi unaprijed.

Štaviše, neki imaju stroge zahtjeve za format. U drugim slučajevima, registracija se može izvršiti po nahođenju rukovodioca preduzeća.

Izrada lokalnih propisa

Druga važna tačka je obavezna izrada lokalnih propisa. Standardna lista uključuje:

osnovna pravila internog radnog pravilnika;
odredbe koje se odnose na plate u preduzeću;
službena uputstva;
pravilnik o radu za različite službe u preduzeću;
ugovor kojim se potvrđuje saglasnost za obradu ličnih podataka zaposlenog;
propisi o zaštiti ličnih podataka zaposlenih.

Izrada standardnog uzorka ugovora o radu

Važno je napomenuti da ugovor o radu danas nema strogo utvrđen format. Ali u isto vrijeme, neke odredbe moraju biti prisutne u njemu.

Važno je napomenuti da sporazum prije svega mora zadovoljiti zahtjeve Zakona o radu Ruske Federacije. U suprotnom će biti proglašen nevažećim u cijelosti ili djelimično.

Korak po korak uputstva za registraciju LLC preduzeća

Procedura za podnošenje papirologije je sledeća:

utvrđuju se njegovi ciljevi i zadaci;
sastavljeni su glavni oblici dokumenata;
izrađuju se interni lokalni akti.

Ko je odgovoran za vođenje evidencije

Bez obzira ko tačno vodi evidenciju o vođenju kadrovske evidencije u preduzeću, rukovodilac je taj koji je odgovoran za njeno poštovanje zakona.

Više o platnoj podršci pročitajte ovdje.

Postupak zaključivanja i otkaza ugovora o radu na određeno vrijeme pogledajte ovdje.

Postoji niz specifičnih tačaka koje se direktno odnose na dizajn upravljanja kadrovskom dokumentacijom. Morate se upoznati s njima prije nego što budete trebali voditi takvu proizvodnju.

Upravljanje HR dokumentima od nule: upute korak po korak 2017

Ljudski resursi za lutke

Postoje obavezni dokumenti (predviđeni Zakonom o radu) i preporučeni. Ako je vaš KDP potpuna nula, trebali biste energično pristupiti kreiranju obavezne dokumentacije. Uopšteno govoreći, spada u dvije kategorije:

Lokalni propisi.
Dokumenti kreirani prilikom registracije radnih odnosa.

Ovdje, ali uzimajući u obzir specifičnosti, možemo uključiti:

dokumenti o kadrovskoj evidenciji (radni, građanskopravni ugovori; nalozi o osoblju; lične karte zaposlenog);
dokumentacija o obračunu radnog vremena i obračunima (računi radnog vremena, platni spiskovi);
lična dokumenta zaposlenih (radne knjižice, dokumenti iz ličnog dosijea).

Numeracija naloga u kadrovskoj evidenciji

Obično početnici imaju pitanje: kako numerirati narudžbe? Dobra vijest: nema zakonskih zahtjeva, oslonite se na zdrav razum.

Postoji nekoliko hint pitanja, odgovorom na koja možete kreirati vlastitu logiku numeriranja naloga.

Koliko je stalno zaposlenih u organizaciji: 10, 50, više od pedeset?
Kolika je fluktuacija osoblja?
Koliko često morate mijenjati uslove rada (premještati zaposlene sa pozicije na radno mjesto, uključivati ih u rad vikendom itd.)?

Ukoliko vidite da će obim porudžbina biti mali, možete izvršiti kontinuiranu numeraciju sa dodatkom slova "K" (godišnje počevši od br. 01-K) kako biste ih odvojili od naloga za osnovnu djelatnost. Ako ima puno naredbi, iskusni kadrovi savjetuju podjelu i označavanje različitih vrsta naloga slovima, ovisno o njihovoj temi.

Kako ne bi došlo do zabune i urednosti dokumentacije, preporučuje se i vođenje registra naloga.

Vođenje kadrovske evidencije

Ovaj težak posao obavlja se na osnovu Uredbe Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 01.05.2004. br. 1, koja sadrži biblioteku uzoraka svih dokumenata - koje možete uzeti i koristiti. Inače, od 2013. niko nema pravo da traži dokumente samo u obliku u kojem su predstavljeni u rezoluciji: ali zašto gubiti vreme na izmišljanje bicikla?

Za početak, preporučljivo je izdati uputstvo ili uredbu o KDP-u, gdje piše kako su sve kadrovske procedure dokumentirane, kako se odvijaju unutar organizacije itd. Takvo uputstvo će postati pouzdana osnova za cijeli KDP u preduzeću i omogućiće vam da ga dovedete u savršeni red.

Uzorak pravilnika o vođenju kadrovskih evidencija

Menadžment ljudskih resursa u 2017

GOST R 7.0.97-2016

najvažniji članci za vas

Često u nekoliko malih organizacija u vlasništvu jednog vlasnika, računovodstveni i kadrovski odjeli opslužuju sve firme. Budući da regulatorni dokumenti ne govore kako to učiniti, kadrovski službenici mogu imati sumnje u ispravnost svojih postupaka.

Dobro sastavljena nomenklatura predmeta obezbediće veliku brzinu obrade i traženja dokumenata, bez obzira na naziv i specifičnosti jedinice, kao i pouzdanost i sigurnost celokupnog toka dokumenata kompanije. Reći ćemo vam kako pravilno sastaviti nomenklaturu.

Nažalost, sve organizacije ne poklanjaju dužnu pažnju vođenju kadrovske dokumentacije (u daljem tekstu KDP). Menadžeri ponekad smatraju da je ovaj zadatak sporedan, i kao rezultat toga, KDP se nalazi u zanemarenom stanju. Vraćanje dokumenata i dovođenje svega u skladu sa zahtjevima zakona nije lak zadatak. Odakle početi i kako ništa ne propustiti?

Od aprila 2015. godine, DOO i AD je dozvoljeno da rade bez pečata. Glavna stvar je da uvjet za njegovu upotrebu (ili odsutnost) bude fiksiran u statutu kompanije. Da li je to zaista tako jednostavno u praksi?

Mnogi radni procesi su organizovani po zakonskim normama mimo zdravog razuma, zahtevaju značajne troškove rada, koji se često čine neadekvatnim događaju. Ima li ih uvijek smisla slijediti ili postoji prilika da se uštedi vrijeme za važnije zadatke?

Zabranjeno je potpuno ili djelomično kopiranje materijala,

Upravljanje ljudskim resursima u preduzeću

Čak i najmanje preduzeće ima zaposlene, što znači da postoji potreba za vođenjem različite kadrovske dokumentacije.

U kompanijama koje su dugo na tržištu obično je dobro uhodano upravljanje kadrovskom evidencijom, ali u novonastalim organizacijama sve treba kreirati od nule.

reši tačno svoj problem

Po pravilu, zaposleni u kadrovskoj službi se bave vođenjem kadrovske evidencije i obradom svih dokumenata, ali ako je preduzeće malo, onda se ovaj posao može povjeriti nekom od zaposlenika kao kombinacija. Obično je to računovođa ili sekretarica.

Ako preduzeće ima veliki broj zaposlenih, tada se stvara odjel za osoblje u kojem može biti nekoliko stručnjaka. Potreba za kadrovima utvrđuje se ne samo na osnovu broja zaposlenih (iako je to glavni faktor), već i na osnovu specifičnosti samog preduzeća. Dakle, u organizaciji sa štetnom i opasnom proizvodnjom, kadrovi će imati više posla.

Sve se dešava u nekoliko klikova, bez redova i stresa. Probajte i bićete iznenađeni kako je bilo lako!

Prikupljanje potrebne zakonske osnove i regulatornih dokumenata

Prva stvar koju treba učiniti kada kreirate radni tok osoblja od nule je odlučiti koji dokumenti treba da budu. Postoje dokumenti koji moraju biti obavezni u svakom preduzeću, a postoje i oni koji su potrebni samo za obavljanje određene vrste posla ili delatnosti preduzeća.

Usput, sami regulatorni dokumenti, koji reguliraju dostupnost komponenti kadrovske dokumentacije, također neće biti suvišno pohraniti u posebnu fasciklu, tako da su po potrebi uvijek pri ruci.

Potrebni HR dokumenti

Naredbe kadrovski i kadrovski. Kadrovski nalozi obuhvataju naloge koji se odnose na kretanje zaposlenih: prijem, otpuštanje i premeštaj. Ovi nalozi se odnose na staž i stoga se čuvaju 75 godina.

TO personalni nalozi svi ostali uključuju:

Rok trajanja ove narudžbe je od 3 do 5 godina.

Za ove dvije vrste bolje je imati dva odvojena foldera.

Sljedeći obavezni dokument su T-2 kartice, koje odražavaju sve osnovne informacije o zaposleniku. Ove kartice se mogu čuvati zasebno ili kao dio ličnog dosijea zaposlenika.

Treći obavezni dokument su radne knjižice. Trenutno, prema zakonu, čak i individualni preduzetnik mora sastavljati radne knjižice, a da ne spominjemo preduzeća drugih oblika vlasništva. Poslodavac mora izdati radnu knjižicu u roku od tri dana od dana prijema radnika.

S obzirom da su radne knjižice vid strogog računovodstva, neophodno je voditi Knjigu računovodstva kretanja radnih knjižica i priloga uz njih. I ova knjiga se čuva 75 godina.

Sljedeći obavezni dokument je ugovor o radu. Mora se zaključiti sa svakim primljenim zaposlenim, bez obzira na termin.

Nakon otvaranja novih radnih mjesta, potrebno je izvršiti posebnu procjenu uslova rada svakog od njih. Dokumenti koji se odnose na SOUT čuvaju se do zamjene novim, u pravilu jednom u 5 godina.

TO ostali obavezni dokumenti odnosi se na:

osoblje;
dokument koji reguliše plate;
knjige registracije naloga;
dnevnik putovanja;
interni propisi o radu;
drugi lokalni regulatorni dokumenti koji regulišu rad kadrovske službe.

Postoje i dokumenti koje zakon ne obavezuje da čuvaju, ali ih, ipak, ima skoro svaki poslodavac, a to su opisi poslova, kolektivni ugovor, knjiga osnova naloga.

Prikupljanje i proučavanje konstitutivnih dokumenata

Nakon što ste se odlučili za opšte obavezne dokumente, morate odlučiti o ostalim dokumentima. Da biste to učinili, morate proučiti sve statutarne dokumente koji regulišu aktivnosti i proizvodni proces preduzeća.

Ovdje dokumenti mogu biti veoma različiti. Na primjer, ako su radnici obavezni da nose kombinezon i osobnu zaštitnu opremu, onda je imperativ da se naredbom ili drugim administrativnim dokumentom odobri spisak i rokovi za njihovo dostavljanje kategoriji radnika.

Ako u preduzeću ima lica koja imaju neredovno radno vreme, rade noću, rade u štetnim i opasnim uslovima, potrebno je dokumentovati naknade i naknade koje im pripadaju.

Pravljenje liste dokumenata

U ovoj odredbi su navedeni svi potrebni dokumenti, postupak njihovog održavanja i rokovi čuvanja. Ova odredba nije obavezna, ali uvelike olakšava rad kadrovske službe.

Prijava za posao direktora

Ako je preduzeće stvoreno od nule, prva osoba koja se registruje je rukovodilac preduzeća.

On je taj koji potom sklapa ugovore o radu sa ostalim zaposlenima. Ako je mjesto direktora izborno, po konkursu, tada predsjednik izabranog organa sa njim zaključuje ugovor o radu, ako preduzeće ima osnivače, onda oni potpisuju ugovor. Ako je direktor istovremeno i jedini osnivač ili individualni preduzetnik, onda on potpisuje ugovor o radu i za zaposlenog i za poslodavca.

Kako god bilo, zaključivanje ugovora o radu i izvršenje naloga za prijem su obavezni postupci.

Izrada lokalnih propisa

Da bi se utvrdilo koje pozicije i koliko ih je potrebno za rad preduzeća, a osoblje. Za to postoji jedinstveni obrazac, i iako ga nije potrebno koristiti, vrlo je zgodan.

Možete dodati dodatne kolone ako želite. U kadrovskoj listi se navodi naziv radnog mjesta, potreban broj kadrovskih jedinica, plata ili oblik naknade i potrebni dodaci. Navedene su sve pozicije u kadrovskoj tabeli, počevši od najvažnijih i završavajući pomoćnim osobljem.

IN raspored rada prije svega, naznačen je raspored rada preduzeća, ako postoje rasporedi smjena, onda su oni detaljno potpisani. Ovaj dokument također može naznačiti zahtjeve za izgled i ponašanje zaposlenih, korporativnu etiku i tako dalje.

Izrada standardnog uzorka ugovora o radu

naziv poslodavca, njegovu stvarnu i pravnu adresu, puno ime i prezime njegovog zastupnika;
Puno ime i prezime zaposlenog;
radno mjesto na koje je zaposlenik primljen;
rok važenja ugovora o radu;
vrsta ugovora (posao sa nepunim radnim vremenom ili glavna pozicija);
obaveze posla, mogu biti propisane u samom ugovoru, ili možete napraviti link na opis posla;
plaće, ovdje se ne isplati pozivati se na lokalne regulatorne dokumente, ali je bolje sve detaljno opisati u samom ugovoru;
raspored;
rezultate posebne procjene uslova rada na datom radnom mjestu;
detalji i potpisi.

Pored ovih tačaka, poslodavac može u ugovor o radu uključiti i druge tačke koje nisu u suprotnosti sa zakonom.

Priprema računovodstvene dokumentacije

Sve knjige prije nego što ih počnete koristiti treba pripremiti. Naime, svaki magazin treba da bude numerisan, uvezan i zapečaćen. Listovi se numerišu kontinuiranim numerisanjem, počevši od prvog do poslednjeg. Zatim se svi listovi, osim korice, prošiju koncem i izvuku dva repa do posljednjeg lista. Zapečaćeni su papirom, ali na kojem je naznačen broj listova i potpisan od strane rukovodioca ili lica odgovornog za vođenje dnevnika.

Svaki časopis označava datum njegovog početka, a naziv organizacije je obavezan.

Imenovanje osobe odgovorne za vođenje radnih knjižica

Radne knjižice su jedan od najvažnijih dokumenata kadrovske evidencije i spadaju u obrasce striktnog izvještavanja, onda s njima treba postupati pažljivo. Moraju se čuvati u zaključanom sefu.

Za vođenje radnih knjižica imenuje se odgovorno lice koje ih popunjava i odgovorno je za čuvanje. Odgovornost se dodeljuje zaposlenom nalogom organizacije.

Regrutacija zaposlenih

Prilikom prijave za posao, svaki zaposleni mora obaviti određeni redoslijed poslova:

primanje prijave od zaposlenog;
upoznavanje zaposlenog sa svim lokalnim zakonskim aktima, propisima o platama, internim pravilnikom o radu, kolektivnim ugovorom i dr.;
registracija ugovora o radu, njegovo potpisivanje. Obavezno stavite napomenu u ugovor o radu da je zaposlenik dobio sto drugi primjerak u ruke;
izdavanje naloga za prijem u radni odnos;
popunjavanje lične T-2 kartice i formiranje ličnog dosijea. Sadrži sljedeću dokumentaciju: prijavu za prijem, kopije ličnih dokumenata, kopiju naloga za prijem, ličnu kartu, dokumente o stručnoj spremi, ugovor o radu i druga potrebna dokumenta.
prijenos u računovodstvo svih potrebnih dokumenata za zaposlenog za obračun plaća.

Sljedeća lista za reprodukciju videozapisa pruža smjernice o tome kako upravljati HR zapisima:

Imate bilo kakvih pitanja? Saznajte kako da riješite svoj problem - pozovite odmah:

Upravljanje kadrovskom dokumentacijom od nule - upute korak po korak 2017

Pošalji na mail

Kadrovsko računovodstvo i papirologija od nule - detaljna uputstva iz 2017. sada su dostupna našim čitateljima. Od marta 2014. godine, organizacija tijeka kadrova u preduzeću regulirana je novim GOST-om, kojeg svi kadrovski službenici moraju slijediti.

Kadrovska evidencija: ko je odgovoran za vođenje kadrovske evidencije

Vođenje kadrovske evidencije vodi se u svakom preduzeću u kojem se koristi najamni rad. Kako pokrenuti kadrovsku evidenciju u preduzeću koje je tek registrovano? U novonastalom preduzeću, upravljanje kadrovskom evidencijom od nule obično pada na ramena glave. Kako bi sebi osigurao takve funkcije, direktor, odobren od strane učesnika (akcionara) društva, izdaje naredbu o imenovanju odgovornog za vođenje kadrovske evidencije.

Nakon toga, prilikom zapošljavanja specijaliste kojem će biti povjerena kadrovska evidencija u organizaciji, uključujući i rad sa osobljem, može mu se naplatiti odgovarajuća količina posla. To se radi izdavanjem naloga kojim se odgovornost za održavanje ove oblasti rada dodeljuje određenom zaposleniku. Takođe, ove dužnosti su propisane i opisom poslova sa kojim se zaposleni upoznaje uz potpis.

Vođenje kadrovske evidencije iu 2017. godini, kao i do sada, mora se odvijati u skladu sa Zakonom o radu, uputstvima za vođenje evidencije i drugim zakonskim i lokalnim aktima. Odgovornost za kadrovsku evidenciju u slučaju kršenja zakona i/ili internih naloga uprave dodjeljuje se krivom licu u vidu disciplinskih sankcija.

Upute za vođenje kadrovske evidencije 2017 - preuzmite ili razvijte sami?

Uputstvo o upravljanju kadrovskom dokumentacijom nije normativno odobreno, stoga se za kadrovsku evidenciju i upravljanje dokumentima preporučuje pridržavanje GOST R 7.0.8-2013, odobrenog naredbom Rosstandarta od 17. oktobra 2013. br. 1185-st i uneto stupio na snagu 1. marta 2014. godine.

Ne postoji jedinstven obrazac za uputstva o kadrovskom računovodstvu i kancelarijskom radu, ali postoji kadrovsko računovodstvo od nule korak po korak sa preporučenim koracima za organizaciju kadrovskog toka i računovodstva u preduzeću. Zahvaljujući ovom planu korak po korak, lako je ocrtati redoslijed radnji i kretati se po opsegu posla.

Preporučujemo da se upoznate sa uputstvima korak po korak u nastavku, koja će vam pomoći da organizirate kadrovsku evidenciju od nule. U budućnosti, na osnovu proučenog materijala, možete izraditi vlastiti akcioni plan i slijediti ga.

Kako izgleda vodič za upravljanje ljudskim resursima korak po korak?

Dakle, prijeđimo na razmatranje detaljnih uputa za rad u uredu osoblja od nule. Evo detaljnog plana korak po korak koji će vam omogućiti da kreirate vlastitu kadrovsku službu, počevši od registracije prvog zaposlenika u preduzeću - direktora. Zbog toga je od samog početka poslovanja kompanije važno da se kadrovska evidencija usavrši.

Faze organizovanja kadrovske evidencije u preduzeću:

Stvaranje regulatorne i informacione baze.

Za početak, vrijedi odlučiti koji će propisi biti traženi u radu kadrovskog službenika. Svakako jeste:

Zakon o radu - sadrži glavne tačke o regulisanju radnog vremena (gl. 15-16, 22), trajanju i učestalosti praznika (č. 19), platnom spisku (č. 21), osnovnim pravima i obavezama zaposlenih i poslodavci su opisani;
Uredba Državnog odbora za statistiku od 04.01.2001. br. 1 - ovdje su prikazani svi obrasci primarnih dokumenata potrebnih u kadrovskoj evidenciji; njihova upotreba danas nije obavezna, ali je ipak poželjna, jer uzimaju u obzir sve potrebne rubrike i detalje; po želji, svaki korisnik može izvršiti izmjene ovih obrazaca, zadržavajući samo potrebne detalje;
Uredba Vlade od 16. aprila 2003. br. 225, koja će pomoći u radu sa radnim knjižicama; ovaj dokument je glavni za zaposlenog, jer potvrđuje njegov radni staž;
priručnik o vođenju vojne evidencije u preduzećima, odobren od strane Generalštaba Oružanih snaga Rusije 04.11.2008. - ove preporuke će pomoći osoblju da se navikne na obavezno vođenje vojne evidencije radnika u preduzećima;
Naredba Rosstandarta od 17.10.2013. br. 1185-st, rezolucija Državnog standarda od 03.03.2003. br. 65-st (ova rezolucija važi do 01.07.2017, od 01.07.2017 GOST R 7.0.97-2016, odobren naredbom Rosstandarta od 08.12.2016, primjenjuje se br. 2004-st), naredba Ministarstva kulture od 25.08.2010. br. 558 i uredba vlade od 15.06.2009. 477 - ovi dokumenti će vam pomoći da saznate koji standardi postoje u ruskom uredskom radu i arhiviranju.

Svakom zaposlenom odgovornom za vođenje kadrovske evidencije potrebno je omogućiti pristup ne samo navedenim propisima, već i drugim zakonskim aktima koji mogu biti potrebni u toku rada. Takođe, kadrovski službenik mora pratiti najnovije izmjene i ažuriranja propisa. Da bi se to postiglo, potrebno je ili obezbijediti nezavisno praćenje zakonodavstva, ili kupiti pristupne pakete raznim bazama informacija.

Da bi se osigurao visok nivo upravljanja kadrovskom evidencijom u preduzećima sa velikim brojem zaposlenih, može biti potreban i poseban softver za ljudske resurse za organizovanje sistema upravljanja kadrovima i vođenje kadrovske evidencije.

Upoznavanje sa statutarnom dokumentacijom kompanije.

Statutom se obavezno preciziraju uslovi za prijavljivanje za rad direktora (generalnog direktora, odbora direktora) – izvršnog organa društva. I u ovoj konstitutivnoj dokumentaciji propisani su osnovni uslovi za mandat rukovodioca. Osim toga, kadrovski službenik mora biti upoznat sa najnovijim promjenama u statutu, u slučaju da vlasnici kompanije prihvate kadrovska pitanja.

Prvi zaposleni, čija se registracija vrši u novostvorenom preduzeću, je, naravno, menadžer. Dakle, na osnovu protokola koji su odobrili vlasnici kompanije, izdaje se naredba u kojoj se navodi datum kada šef počinje sa svojim dužnostima. Ovo će biti prvi kadrovski nalog izdat od strane preduzeća.

Ubuduće, kadrovski službenik mora osigurati hronološki redosljed izdatih naređenja. Nadzorni organi, prilikom provjeravanja uslova rada i kadrovskih pitanja, pomno vode računa o numeraciji naloga kako ne bi bilo slučajeva da su nalozi izdani retroaktivno.

Izrada liste kadrovske dokumentacije koja će biti uključena u vođenje kadrovske evidencije u preduzeću.

Navodimo glavne dokumente koji su uključeni u kadrovsku evidenciju u bilo kojem preduzeću sa zaposlenima:

pravila koja se odnose na radnu regulativu unutar organizacije;
kadrovska struktura organizacije;
osoblje;
raspored odmora;
dokumente koji se odnose na zaštitu ličnih podataka zaposlenih.

Obavezni dokumenti uključuju takve primarne računovodstvene dokumente kreirane za svakog zaposlenog, kao i registre, kao što su:

ugovori o radu;
knjiga o obračunu kretanja radnih knjižica;
knjiga o obračunu obrazaca radnih knjižica i samih obrazaca ovih dokumenata, koji se često sastavljaju u preduzeću kada zaposleni stupi na prvo mjesto rada;
satnica;
lične karte zaposlenih;
personalni nalozi, koji se obično čuvaju zajedno sa osnovom za njihovo izdavanje (izjave, službene (izvještajne) zabilješke, akti i sl.);
opisi poslova i druga dokumenta;
registar inspekcija od strane regulatornih organa.

Mogu se izdati i sljedeći dokumenti:

kolektivni ugovor;
odredbe o bonusima, certifikatima, poslovnim tajnama itd.

Odobrenje kadrovskih dokumenata i njihovih obrazaca od rukovodioca preduzeća.

Ako postoje primjedbe na formu dokumentacije, kadrovski službenik ih mora otkloniti i ponovo dogovoriti forme dokumenata. Dokumenti koji utiču ne samo na kadrovsku evidenciju, već i na računovodstvo, takođe treba da se odraze u računovodstvenoj politici preduzeća.

Imenovanje odgovornog lica za vođenje i vođenje radnih knjižica.

To može biti jedna osoba odgovorna za vođenje kadrovske evidencije ili se može identifikovati poseban zaposlenik odgovoran za čuvanje i računovodstvo izdatih i pristiglih radnih knjižica. O imenovanju odgovornog lica izdaje se odgovarajući nalog.

Ovo je završna faza u vođenju kadrovske evidencije od nule. Sada se za svakog zaposlenog radnika kreira paket kadrovske dokumentacije, obično uključuje ugovor o radu, nalog o radu, opis posla; prima se/sastavlja se radna knjižica, popunjava se lična karta, potpisuje ugovor o neotkrivanju ličnih podataka i drugih dokumenata.

Zatim se sastavljaju drugi kadrovski dokumenti o regulaciji radnog dana, obračunu i isplati plaća, obračunu godišnjih odmora, registraciji bolovanja, službenih putovanja itd.

Budite prvi koji će saznati o važnim poreznim promjenama

Imate pitanja? Dobijte brze odgovore na našem forumu!

Upravljanje HR dokumentima od nule - upute korak po korak

HR odjel je jedna od najvažnijih karika u svakoj modernoj organizaciji. Samo zahvaljujući stručnjacima ove službe moguće je efikasno upravljati aktivnostima preduzeća.

Upravljanje HR dokumentima od nule, upute korak po korak

Ali da bi se pravilno organiziralo njegovo funkcioniranje, potrebno je:

Dragi čitaoci! Članak govori o tipičnim načinima rješavanja pravnih pitanja, ali svaki slučaj je individualan. Ako želiš znati kako reši tačno svoj problem- kontaktirajte konsultanta:

jasno definisati radne obaveze zaposlenih odgovornih za izradu i pripremu potrebnih dokumenata, poznaju pravila za formiranje izvršnih organa i imenovanje
lideri;
pravilno zapošljavati nove zaposlenike, premještati ih i otpuštati;
rad na osnovu važećih zakona iz oblasti vođenja kadrovske evidencije;
kreirati potrebne akte i propise na nivou preduzeća.

Kako bi se brzo i kompetentno organizirale efikasne aktivnosti kadrovskog odjela, preporučuje se razviti i koristiti poseban algoritam za izvođenje potrebnih radnji.

Ko je zadužen za poslovanje u kompaniji?

Prije nego što kreirate plan za organiziranje efikasnog toka posla, morate odlučiti o izvođaču uloge stručnjaka za kadrove. Čak iu malom preduzeću, za upravljanje dokumentima unutar organizacije, pozicija sekretara ili referenta se obično uključuje u tabelu osoblja.

Dva su glavna razloga za to:

veliki obim dokumentarnog posla sa kojim odgovorno lice svakodnevno posluje;
potreba za uskom specijalizacijom u radu sa dokumentima, poželjno je da dodeljeni radnik ima obrazovanje u specijalnosti sekretar-pomoćnik, kadrovski menadžer ili referent.

Naravno, u praksi je prihvatljivo dodijeliti dodatne odgovornosti nekome ko se bavi i dokumentacijom, poput advokata ili računovođe. Međutim, to može ozbiljno umanjiti efikasnost glavne djelatnosti zaposlenika, jer kancelarijski posao zahtijeva veliku pažnju.

Faze i vodiči

Organizacija svakog sistema vođenja kadrovske dokumentacije sastojaće se od sledećih faza:

Izdavanjem naloga, kojim se uvodi pozicija odgovornog lica, utvrđuje se visina njegove plate. Zatim usvajanje posebne odredbe i opisa poslova kojima će se regulisati prava i obaveze budućeg radnika i druga dokumenta;
Ukoliko je potrebno imenovati izvršni organ, vrši se pretres i zaključivanje sporazuma sa rukovodiocem preduzeća. Upravo ta osoba u ime osnivača će upravljati kadrovskom službom. Ako nema potrebe za imenovanjem takvog lica, a rukovodilac preduzeća je već angažovan, dovoljno je samo zaposliti službenika;
Priprema osnove normativnih akata. Potrebno je formirati listu zakonodavnog okvira u skladu sa kojim će sekretar raditi;
Kupovina ili štampanje obrazaca računovodstvenih dokumenata. Upravljanje kadrovskom evidencijom zahtijeva izradu mnogo različitih upisnih knjiga i kretanja zaposlenih, potrebnih časopisa;
Prije nego što sekretar počne da se bavi odabirom kadrova, treba da mu se jave obrasci radnih knjižica. Radna knjižica je glavni dokument zaposlenog koji potvrđuje podatke o radnom iskustvu. Ako se građanin prvi put zapošljava, poslodavac ga mora obezbijediti besplatno;
Završna faza je direktna organizacija kadrovskog rada, uključujući zapošljavanje, preseljenje, unapređenje, odmore, otpuštanje zaposlenih i još mnogo toga.

Potrebni dokumenti

Da biste uspostavili stabilan rad činovničke službe, morat ćete kreirati sljedeće dokumente:

Raspored osoblja. Sadrži informacije o pozicijama koje postoje u organizaciji. Za izradu dokumenta potrebno je pozvati se na važeće zakonodavstvo, jer je njegov oblik potpuno jedinstven za sva preduzeća na teritoriji Ruske Federacije;
Vrijeme je vrijedan resurs. Kako ne biste svaki put trošili na ručno sastavljanje novog ugovora ili opisa posla, pripremite šablone za svaku poziciju sa liste zaposlenih;
Kreiranje nomenklature predmeta ili unošenje izmjena. Nomenklatura predmeta se obično naziva popisom svih vrsta dokumenata stvorenih u organizaciji i naznakom njihove lokacije i perioda skladištenja. Obično sadrži mnogo odjeljaka, od kojih bi jedan trebao biti posvećen vođenju kadrovske dokumentacije;
Interni pravilnik o radu, prema kojem će biti organizovan dnevni radni red, vrijeme odmora i još mnogo toga.

Registracija glave

Ako organizacija još nije imenovala vođu, to će se prvo uraditi. On će biti:

formirati administrativno osoblje;
registar konstitutivnih dokumenata;
potpisuje organizacione i administrativne i druge dokumente.

Registracija rukovodioca se vrši u skladu sa odlukom koju osnivač donosi na kolegijum ili pojedinačno. Oni izdaju nalog u odnosu na osobu koju imenuje prva osoba preduzeća.

Pravila

Za pravilnu organizaciju rada HR ureda, morat ćete koristiti glavne propise važećeg zakonodavstva:

Zakon o radu Ruske Federacije glavni je dokument u skladu s kojim se odvija organizacija radne aktivnosti zaposlenika, uključujući zapošljavanje, naknade i uslove rada, garancije i beneficije i još mnogo toga;

Pravila za vođenje i čuvanje radnih knjižica. Takve knjige su neophodne za pravilno evidentiranje radnog staža radnika, njegovih nagrada, počasnih zvanja i sl.;

Uzorci jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za računovodstvo rada. To su oblici naredbi kojima se reguliše sve što se tiče obavljanja radne funkcije zaposlenog;

Spisak standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata. Neophodan zakonski akt za pravilno skladištenje dokumenata.

Računovodstveni dokumenti

Postoji nekoliko glavnih vrsta računovodstvenih dokumenata, zbog čijeg održavanja se osigurava pravilan postupak toka dokumenata:

Računovodstveni list (ili knjiga) osoblja preduzeća. U njega se upisuju kratki podaci o broju zaposlenih;
Upisni dnevnik ugovora o radu. Omogućava vam praćenje zaključivanja svih ugovora sa zaposlenima. Čuvanje ovog dnevnika osigurava pouzdanost skladištenja dokumenata. Ništa neće biti izgubljeno bez traga, može se koristiti za praćenje prisutnosti ili odsustva ugovora o radu;
Dnevnik registracije neophodan za operativno praćenje kadrovskih promjena;
Dnevnici obračuna ulaznih i odlaznih pošiljki. U njima možete vidjeti povijest raznih poslovnih korespondencija i razjasniti slanje ili primanje raznih pisama;
Računovodstvena knjiga ličnih kartica, koja sadrži podatke o obrascima sa ličnim podacima zaposlenih. Potreban je kada postoji potreba za proučavanjem ličnih podataka zaposlenog.

Šta je kadrovska evidencija i kako je voditi? Pažljivije pročitajte naš materijal.

Ovdje ćete naučiti kako pravilno provesti reviziju osoblja i zašto je potrebna.

Mogu li kupiti radnu knjižicu i koliko košta? O tome ćete naučiti ovdje.

Radne knjižice i njihovo čuvanje

Rad sa radnim knjižicama ima dvije glavne karakteristike koje se moraju uzeti u obzir.

Zaposleni koji je primljen u radni odnos dužan je poslodavcu dostaviti svoju knjižicu. Nju će zadržati do prestanka ugovora o radu.

U ovom dokumentu sekretar bilježi da je zaposlenik primljen u radni odnos u organizaciji, navodi njen organizacioni oblik i naziv. Zatim ovaj zapisnik ovjerava rukovodilac preduzeća.

Registracija zaposlenih

Da biste pravilno registrirali zaposlenika, dovoljno je slijediti jednostavan algoritam:

Uzmite izjavu od zaposlenog u kojoj će navesti podatke za koju poziciju konkuriše, za koju visinu stope je zainteresovan i od kog datuma počinje da radi.
Pribavite od zaposlenog potrebne kopije dokumenata, kao što su pasoš, SNILS, TIN, bankovni podaci za prenos plata.
Zaključiti ugovor o radu i izdati opis posla na lični potpis. Ovim dokumentima se uspostavlja pravni odnos između zaposlenog i poslodavca.
Čuvajte lični dosije, koji će uključivati prijavu i kopije dokumenata. Popunite karticu u T2 obrascu, u koju ćete upisati sve potrebne podatke.
Izdati nalog po kojem se radnik prima u radni odnos.

Zaključak

Dakle, za kreiranje službe za vođenje kadrovske evidencije dovoljno je koristiti gore navedena uputstva za organizaciju njenog rada. Glavna stvar prilikom kreiranja takve usluge je osloniti se na odredbe važećeg zakonodavstva i uzeti u obzir potrebe preduzeća, ovisno o njegovim organizacijskim karakteristikama.

Imate bilo kakvih pitanja? Saznajte kako da riješite svoj problem - pozovite odmah.