Обучение на касиер на касов апарат онлайн. Как един касиер може да работи с онлайн каса в различни ситуации

Работата с касов апарат изисква определени умения. Касиерът трябва да знае всички тънкости на работа с касови апарати, да може да попълва регистъра на касиер-оператора, да снима отчети Z и X и, разбира се, да има опит в затварянето на касата.

Как се работи с касов апарат

Предварителната подготовка на KKM за работа се извършва от специалист на вашия център за техническо обслужване (CTO). При пускането на KKM в експлоатация има касиери - финансово отговорни лица. Представителят на ЦТО проверява изправността на касовия апарат, изпробва го в действие и въвежда данни за задължителните данни за проверката.

Работата с KKM може да бъде поверена само на служители, които са преминали специално обучение (например в CTO или просто в процес на въвеждане). С касиерите трябва да сключите споразумение за пълна отговорност. Ако сте директор или индивидуален предприемач, можете лично да работите на касата.

Отговорности на директор и касиер при работа с касов апарат

Преди да започнете работа с ККМ, Вие пазите ключа от касата. Преди да започнете работа, вие, вашият заместник, дежурен администратор или главен (старши) касиер (в зависимост от размера на вашия бизнес) издавате на касиерите срещу разписка:

• ключове за каса и каса;
• банкноти и монети за обмен;
• необходими аксесоари за работа и поддръжка на касовия апарат (касови ленти, мастилена лента, инструменти като четки за почистване и пинсети за издърпване на заседнала лента).

Освен това, преди да започнете работа на каса, вие или ваш упълномощен представител сте длъжни заедно с касиера:

• проверка на показанията на секционни и контролни броячи с данните от книгата на касиер-оператора за предходния работен ден;
• вписват тези данни в книгата за текущия ден и удостоверяват с подписите си;
• съставете началото на контролната лента - посочете върху нея вида и номера на касовия апарат, датата и часа на започване на работа, показанията на броячите;
• затворете ключалката на показанията на касовите броячи;
• уверете се, че касата е изправна и готова за работа.

След това давате ключовете на касата - той може да започне работа.

Как да премахнете X-отчет в KKM

X-отчетът показва кои транзакции и за какви суми са извършени и ви позволява да контролирате приходите. Касиерът взема първия Х-отчет в началото на деня, след като свърже касовия апарат към електричеството, следи дали числителят показва нули, зарежда чековата и контролната лента, проверява датата и при необходимост я коригира ръчно . X-отчетът в началото на деня ще съвпадне с данните от дневника на касиер-оператора (формуляр KM-4) за предходния ден.

Можете да снимате не само пълен X-отчет, но и поотделно за всеки отдел или продукт, както и за касиери. Можете да поискате такъв отчет произволен брой пъти през деня - например в края на всяка смяна. За разлика от Z-отчета, X-отчетът не нулира приходите.

При извеждане на X-отчета данните в него се съгласуват с действителния размер на приходите в касата. Последният X-отчет се взема в края на деня по време на окончателното равняване на приходите (по време на събиране).

Онлайн каса 54-FZ Business.Ru за 1 ден! Можете да получите удобно приложение с едно кликване. Това включва поддръжка на продавач-касиер и удобна складова програма и онлайн касов апарат с фискално устройство.

Как се работи с касов апарат

В началото на работа с касовия апарат, касиерът пробива няколко нула чека, за да провери изправността на касовия апарат. Уверете се, че вашите касиери изчисляват и обявяват на клиентите общата сума на покупката, посочват начина на плащане (в брой или карта) и ако внезапно касиерът не приема карти, те предупреждават клиентите за това. Освен това се уверете, че касиерите издават чекове на клиентите, ако не искате глоби.

Когато имате нужда от акт във формуляра № KM-3

Актът за връщане на парите на купувачите под формата на KM-3 се съставя в един екземпляр в края на деня при доставка на постъпленията. Подписва се от касиера, а вие го одобрявате. Акт KM-3 ще е необходим само ако:

• клиентът е отменил покупката и е възстановил сумата;
• касиерката направи грешка.

Във втория случай касиерът трябва незабавно да избие правилния чек и да го даде на клиента. Чек с грешка се анулира и се завежда с акта (тъй като чековете избледняват бързо, по-добре е да ги копирате веднага).

Формуляр KM-3 включва информация за касата, за касата, за вашата счетоводна програма. Също така в акта се вписват броят и сумата на всеки чек.

Затваряне на каса. Как да премахнете Z-отчет в KKM

В края на деня трябва да проверите постъпленията на касата със свидетелството на KKM. Можете да направите това с помощта на X-отчета. След това се съставя Z-отчет на касата, който съдържа:

• данни от контролни регистри в началото и края на деня;
• размера на приходите;
• информация за общата сума на парите, върнати на клиенти и чекове, анулирани чекове;
• информация за отстъпка.

Касиерът няма да предаде приходите, докато Z-отчетът не бъде премахнат. Краят на контролната лента (разпечатката) на Z-отчета се подписва, в него се посочват вида и броя на касовите апарати, показания на контролните измервателни уреди, сума, приход, дата и час на приключване на работата. Въз основа на този отчет се попълват други отчетни форми - например дневник на касиер-оператор.

Касиерите предават пари и касов отчет под формата на KM-6 на старшия (главния) касиер. Ако имате една или две каси, приходите се предават директно на инкасатора. След това касиерът трябва да попълни дневника, да провери състоянието на касата и да я подготви за утрешния ден, да изключи касата от мрежата, да я покрие с капак и да ви предаде ключовете срещу разписка.

Как да попълните регистъра на касиер-оператора

Правилата за водене на дневник на касиер-оператор са подобни на правилата за попълване на книга на касиер-оператор, която се използва по-рано. Журналът се стартира за всяка каса поотделно или един общ за всички каси.

В общия случай този регистър се поддържа във формуляр № KM-4, но е разрешено попълването на дневника на касиер-оператора в съкратения формуляр № KM-5, ако касата е инсталирана на гише на магазина. Сервитьорите в пунктовете за обществено хранене също използват формуляра KM-5.

Записите в дневника на касиер-оператора се въвеждат с мастило или химикал, без петна, корекциите се удостоверяват с подписите на касиера и ръководството (т.е. вашия автограф).

Ако се води един дневник за всички каси, записите се правят по реда на номерирането на касите. Естествено цялата информация се въвежда в хронологичен ред.

Дневникът, заедно с други важни документи, като паспорт на касата, трябва да се съхраняват при вас.

Дневникът се попълва ежедневно след премахване на Z-отчета на касата. Съдържа данни за приходите, за върнатите чекове от клиентите, за броя на нулевите чекове на ден или на смяна. В дневника също така се отразява информация за липси или излишъци, ако резултатите от сумите на контролната лента се различават от приходите.

Усмихвайте се и бъдете приятелски настроени!Ако денят ви не върви добре, оставете всички грижи у дома и бъдете учтиви по време на смяната, дори и с най-неприятните клиенти. Не е нужно да се натрапвате, но е по-вероятно вашите клиенти да бъдат доволни, ако ги обслужвате по-бавно, но със страхотно отношение, отколкото много бързо, но грубо. Ако не можете да бъдете щастливи в момента, поне се преструвайте, че сте.

Научете основите на работата на касата.Независимо дали става въпрос за винтидж ръчен механизъм или модерен касов апарат, трябва да знаете как се изпълняват всички основни функции, които ще се повтарят при поне всеки трети или четвърти клиент. Ако касата има бутони за бързо набиране на суми, например 5, 10, 20, то научете как да ги използвате. През първите няколко дни прегледайте основните правила, ако имате свободно време, и помолете по-опитен касиер да провери дали правите всичко правилно.

Научете как да обработвате парични транзакции, които се случват достатъчно често, но не всеки ден.Например, ако продавате сертификат за подарък около веднъж седмично, все пак е най-добре да се научите как да го правите. Също така е важно да знаете какво да направите, ако направите грешка или ако има някакъв проблем - какво трябва да направите, ако дадете грешна ресто, но вече сте затворили касата, ако някой иска възстановяване на парите или ако машината е замръзнал? Ако това не ви е обяснено по време на обучението, помолете вашия мениджър или по-опитен касиер да ви обясни всичко.

Разберете с кого можете да се свържете в неразбираема ситуация.В началото няма да можете да си спомните всеки детайл от обучението, особено онези случаи, които никога не сте срещали по време на работата си, но трябва да знаете къде може да бъде намерена тази информация, ако се натъкнете на този проблем. Добре би било поне да превъртите ръководството за използване на касовия апарат, за да разберете приблизително къде каква информация се намира.

Следете как вашият клиент ще плати.Някои плащат в брой и се нуждаят от ресто, докато други плащат с кредитна карта и трябва да въведат своя код и да изчакат транзакцията да се осъществи. По това време те могат да правят други необходими неща, например да поставят покупки в торби.

Познавайте добре инвентара на вашия магазин, за да можете да давате съвети и комплименти.Дори ако сте обикновен касиер и не работите в търговската зона, все още оставате служител на магазина и може да се свържете с вас с въпроси. Ако знаете, че дадена покупка е страхотна сделка, уведомете клиента си, че продуктът е много добър или че смятате, че това е най-добрият избор, който се предлага, и че клиентът е направил правилния избор. Бъдете честни и не прекалявайте, малък комплимент ще добави стойност към покупката и вашият клиент ще бъде доволен от покупката.

За извършване на операции на касата се допускат лица, които:

Проучихме правилата за работа с устройството (технически минимум);
Усвоил посочените правила за работа на ККП;
Със служителите, усвоили правилата, се сключва споразумение, че те носят отговорност.

Инструкция за работа с касов апарат

Преди отговорното лице да започне да използва касовия апарат, директорът на дружеството трябва:

Проверете показанията, които са записани в дневника на оператора за предходния ден;
Уверете се, че показанията съвпадат;
Вписват ги в дневник и удостоверяват с подпис;
Да издаде началото на контролната лента (посочете номера на CCP, началото на работа и показанията на измервателния уред, записаните данни се удостоверяват с подпис);
Дайте на оператора ключ от касата;
Осигурява на отговорното лице банкноти и монети;
Издаване на необходимите аксесоари за работа - чекови ленти и др.;
Предупредете касиера за измама;

Преди касиерът да започне да използва касовия апарат, той трябва:

Проверете дали блокиращите устройства работят;
Заредете лентата
Настройте датера на текущото работно време;
Нулирайте числителя;
Свържете устройството към мрежата;
Проверете работата на ККП, като премахнете контролните проверки, които са приложени към доклада.

Как се работи с касов апарат:при изчисляване на касата операторът трябва да определи общата сума на покупките. Това може да стане чрез разчитане на индикатора на касовия апарат или с помощта на калкулатор. Получената сума се извиква на купувачите, след което се уточнява начинът на плащане.

При плащане в брой касиерът получава банкноти. Касиерът трябва ясно да посочи сумата и да остави парите настрана. Парите трябва да са в полезрението на купувача. След това касиерът отпечатва касова бележка и дава на купувача чек с ресто, ако има такова, на което има право.

Ако купувачът плаща с банкова карта, тогава касиерът трябва да я постави в специален слот на устройството. След това купувачът трябва да въведе личния си код. Тъй като касата е свързана с банковия терминал, комуникационният канал съобщава номера на картата на купувача и потвърждава дали има средства по картата за плащане. След потвърждение необходимата сума се тегли от сметката. След това операторът трябва да отпечата чек и да върне картата на купувача, към която е прикрепен чекът.

Как да използвате касовия апарат:касиерът по време на работа не трябва:

Работа без касов апарат;
Работа с касов апарат със залепена лента;
Разрешаване на неоторизирани лица за достъп до устройството (изключение е директорът или друго отговорно лице);
Напуснете работното място без предупреждение. Ако има нужда да напуснете касата, касиерът трябва да вземе разрешение и да държи ключовете при себе си;
Промяна на параметрите на касовия апарат;
Съхранявайте собствените си средства в касата.

Как да работите с касов апарат: в края на работата директорът в присъствието на оператора трябва:

Вземете показанията на измервателния уред;
Вземете разпечатка;
Извадете контролната лента;
Абонирайте се в края на емисията;
Посочете на лентата номера на CCP, показанията на брояча, приходите и крайния час;
Сравнете парите, събрани на касата, с показанията на лентата.

Работа с каса: края на работния ден:

Подготвя разписки и платежни документи;
Да направи отчет;
Предайте приходите на главния касиер;
Попълнете дневника на оператора.

След попълване на всички необходими документи и отчети, касиерът трябва:

Подгответе касовия апарат за следващия работен ден в съответствие с техническите изисквания;
Затворете CCP с капак и изключете устройството от мрежата;
Предайте ключовете от касата и кабината на директора или друго отговорно лице срещу разписка.

Това беше как се работи с касов апаратвъв всяко заведение, което издава чекове.

По закон всички, които се занимават с търговия на дребно и продават нещо, трябва да имат касов апарат. Наскоро обаче се появи нова концепция - онлайн каси. Промените във Федералния закон от 2017 г. задължават всички търговски предприятия да заменят конвенционалното устройство с интернет каса. В тази връзка бизнесмените имат много въпроси, отговорите на които са от особено значение за представителите на малкия и среден бизнес. Възможно ли е без онлайн плащане? Всеки ли трябва да премине към нови стандарти? Какво се случва, ако компанията пренебрегне новите изисквания? Както и да е, нека се опитаме да разберем тази трудна тема и да отговорим на всички въпроси.

Промени в законодателството

Както бе споменато по-горе, всички предприемачи, които извършват търговия на дребно, трябва да имат касов апарат. Доскоро това изискване беше задължително, но мнозина го пренебрегваха и не бързаха да работят според закона. Беше невъзможно да се проверят всички, толкова много сделки и продажби бяха извършени чрез „сиво" счетоводство, тоест без подходящ контрол от страна на държавата и всъщност извън закона. В тази връзка законодателите решиха да затегнат контрола и да направят някои промени.Така сега всеки, който търгува и продава нещо (стоки или услуги), е длъжен да има онлайн каса.Това ще помогне на държавните служби да следят по-внимателно и по-точно счетоводството на приходите, да попълнят бюджета на страната, да възстановят реда в сферата на онлайн търговията и онлайн магазините и, разбира се, това ще защити потребителите (купувачите) от измами от страна на продавачите.

Подобни добри намерения донесоха истински хаос и посяха паника сред предприемачите. Разбира се, ако сте направили всичко и го правите според закона, тогава няма от какво да се страхувате. Основното е да разберете всички иновации и да разберете каква е същността на онлайн касите. По-долу ще разгледаме видовете бизнес, за които използването му е задължително или алтернативно.

Какво е онлайн плащане

Онлайн касата практически не се различава от обикновената - може да изглежда така на пръв поглед. Всъщност има една фундаментална разлика, в името на която е започнато всичко. Такива каси са свързани към световната мрежа и могат да предават информация и информация за транзакции на регулаторните органи, използвайки интернет. Достъпът до интернет отваря и други възможности. Например, сега можете автоматично да информирате купувача по имейл или чрез SMS, че е закупил стоки от вас (всъщност издайте електронна версия на чека). Въпросът „Какво е онлайн плащане?“ озадачи много бизнесмени, въпреки факта, че няма нищо особено ново в тази концепция.

Някои смятаха, че това е специална каса, която е създадена на държавния портал или нещо подобно. Всъщност това далеч не е така. Всичко, което трябва да направите, е да проучите нови онлайн каси и да се свържете точно както направихте с обикновената каса. Тук, разбира се, има някои нюанси, които не са трудни за разбиране.

Как работи онлайн касата

Няма да навлизаме в технически подробности и детайли, а само ще отговорим на основните въпроси, които преследват предприемачите, които са принудени да надграждат своите устройства. Между другото, не 100% бизнесмени трябва да направят това, а само някои от тях, но ще говорим за това малко по-късно.

Онлайн касата работи с помощта на Интернет. В тази връзка е необходима връзка с глобалната мрежа, тъй като без нея смисълът от използването на новия касов апарат се губи напълно. Интернет за онлайн каса е необходимо нещо и, за щастие, няма да е трудно да настроите мрежа за себе си. Всеки собственик на търговски обект има право да избира доставчик. За онлайн каса са подходящи както безжичен интернет, така и клетъчни мрежи 2G или 3G.

А сега добрата новина: работата на новата онлайн каса почти не се различава от работата на вашата добра стара машина, ако, разбира се, сте имали такава. Всички основни процеси остават непроменени, възстановяването на суми в онлайн касите се извършва достатъчно бързо и без излишни документи. Ново тук е само фискалното устройство. Това е устройството, което прави възможен онлайн трансфер на данни. Това е всичко. Свързването на онлайн каса е отделен въпрос, който изисква допълнителни пояснения, затова ще преминем към него веднага след като разберем дали имате нужда от онлайн каса или не.

Кой има нужда от нея

Тези, които днес имат (или трябва да имат по закон) стар касов апарат, не могат без онлайн каса. Ако сте собственик на фризьорски салон, ателие, транспортна фирма, ако продавате туристически пакети или билети за концерти, екскурзии или други събития, ако приемате онлайн плащане за вашите стоки или услуги, трябва да имате нов тип каса .

Но ако се занимавате с ремонт на обувки, изработване на ключове и брави, продажба на ръчно изработени стоки, отдаване под наем на жилища за дългосрочен или краткосрочен период, тогава законът все още ви освобождава от задължителното използване на онлайн каса. В същата категория късметлии попадат и тези, които продават вестници и списания, сладолед, безалкохолни напитки, зеленчуци и плодове.

Временно (до 01.07.2018г.) може и да не бързат да минават на онлайн касови апарати. Собствениците на различни платежни системи и индивидуалните предприемачи, които работят по опростената система за данъчно облагане (UTII или PSN) или се занимават с продажба на стоки с помощта на вендинг машини, също може все още да не инсталират онлайн касов апарат.

Къде да го вземем

И така, какво е онлайн каса, ние го разбрахме приблизително, сега трябва да отговорим на друг важен въпрос: къде мога да го взема? Отново, тук няма нищо сложно. Процесът на придобиване на нова каса не се различава от начина, по който предприемачите го направиха преди година или пет години. Както бе споменато по-горе, техническото оборудване на модернизираните ЦКП почти не се различава от старите устройства, с изключение на едно устройство. Следователно единственият начин да получите нов онлайн касов апарат е просто да го купите.

Няма да рекламираме отделни услуги и компании, участващи в това, но за всеки случай ви напомняме, че трябва да останете бдителни по този въпрос и да не се хващате на стръвта на измамниците. Купувайте стоки от доверени продавачи и внимателно ги проучете, преди да платите. Важно е в документите към касата да има бележка „Съответства на 54-FZ“.

Цената на интернет касите варира в зависимост от функционалността, размера и обхвата на устройството. И така, минималната цена започва от 13 000 рубли, максималната цена е около 75 000 рубли.

Връзка

Друг важен въпрос, който не може да бъде пренебрегнат, е свързването на онлайн каса. Инструкциите за този процес също са разписани в наредби и са регулирани от закона, така че тук не може да има изключения или двусмислени тълкувания. Достатъчно е да следвате прост алгоритъм, за да направите всичко правилно.

И така, първата стъпка ще бъде сключването на официално споразумение с оператора на фискални данни (съкратено OFD). Това е нов участник в отношенията ви с регулаторните органи, благодарение на който те ще получават информация за транзакции в реално време. OFD съхранява, предава и обработва информация в съответствие с 54-ия федерален закон и гарантира пълна поверителност на данните. Много внимание се обръща на сигурността, операторите работят със специален софтуер, който криптира информацията. Това на практика свежда до нула шансовете да я отвлекат.

Има редица трудности, които фирмата или индивидуалният предприемач може да срещне при избора на оператор на фискални данни. Факт е, че тази роля е възложена не на някакъв специален орган, а на различни компании, които имат всички необходими лицензи (включително от Roskomnadzor) и разполагат с необходимото от закона оборудване. Ето защо трябва да обърнете специално внимание на избора на OFD и да следвате прости препоръки: трябва да разберете от потенциален партньор за неговите технически възможности, функционалност, възможност за получаване на известия и контрол на изпратената информация. Посочете компетентността на изпълнителя, не забравяйте да изясните какво точно ще бъде включено в цената на услугите. Няма да е излишно да се изисква представянето на всички необходими документи и лицензи, позволяващи извършването на този вид дейност.

След като изберете OFD, трябва да се свържете с него. Много е лесно да направите това: просто отидете на уебсайта на компанията и оставете заявление там в специален формуляр. След прости манипулации с вас ще се свърже мениджър, който ще отговори на всички ваши въпроси и ще състави споразумение за подписване. В някои случаи вместо договор организацията използва оферта, която също отговаря на изискванията на закона и до известна степен улеснява процеса на подписване на споразумение.

От този момент нататък всички процеси се извършват автоматично: събирането, съхранението, обработката и прехвърлянето на данни се извършват от оператор по ваш избор. Не е необходимо да извършвате или контролирате горните процеси - това се прави от професионалисти под надзора на държавата.

Регистрация

След като сте закупили нов касов апарат или сте надстроили стар и сте сключили договор с оператор на фискални данни, трябва да преминете към последната важна стъпка, без която не можете – регистрация на онлайн касов апарат. За какво е? Тъй като всички данни за продажби трябва да бъдат регистрирани от държавата и да бъдат напълно прозрачни, вие сте длъжни да ги прехвърлите на данъчната служба. Ако по-рано някои операции можеха да бъдат скрити, сега това става почти невъзможно. В рамките на секунда след продажбата на стока или услуга и издаването на чек на онлайн касите, данъчната служба ще разполага с цялата тази информация.

Така че, за да регистрирате вашата онлайн каса в данъчната служба, можете да използвате два метода. Първият е обичайният, хартиен, бюрократичен. Трябва да отидете до най-близкия клон на Федералната данъчна служба с редовно заявление. Служители на сервиза ще го прегледат в рамките на три работни дни и ще регистрират устройството. Примерно заявление можете да намерите в Интернет или в самата Федерална данъчна служба. Въпреки това, за да спестите време и нерви, по-добре е да използвате втория метод - регистрирайте касов апарат през интернет. За да направите това, трябва да се регистрирате на официалния уебсайт на Федералната данъчна служба, да влезете в личния си акаунт и да попълните електронно заявление, в което трябва да посочите серийния номер на вашия касов апарат и фискално устройство.

След като данъчните власти проверят тези номера и се уверят, че съществуват, те ще ви дадат специален регистрационен номер, който не можете да казвате на никого. Той ще трябва да бъде въведен в онлайн касата. Това се прави навсякъде по различен начин, така че внимателно проучете инструкциите на производителя на касовия апарат, преди да опитате произволно въвеждане на числа в полетата. Ако сте разбрали всичко и сте го направили както трябва, вашето устройство само ще отпечата отчет за регистрация. Той ще съдържа специални данни, които трябва да бъдат въведени в личния ви акаунт на уебсайта на данъчната служба в отделно поле. След като щракнете върху бутона „Край“, процесът ще приключи - можете да работите спокойно.

Предимства

След като депутатите от Държавната дума внесоха поправки в законодателството, които промениха подхода към работата и използването на всички касови апарати, много бизнесмени изразиха недоволството си. Отначало никой не можеше да разбере какво означават тези нововъведения и какво представлява онлайн касата. След като мина време и стана ясно, че не се очакват радикални промени, пламът малко утихна и много предприемачи дори стигнаха до извода, че онлайн касовите апарати са повече добри, отколкото лоши.

Сред предимствата на новите касови апарати от бизнес гледна точка е например липсата на необходимост от поддръжка на оборудването, тъй като същото „вълшебно“ фискално устройство ще бъде сменено директно от продавачите.

Друг безспорен плюс е простотата на регистриране на каса: не е нужно да стоите на опашка и да чакате седмица за свързване, просто попълнете прост формуляр на уебсайта на Федералната данъчна служба и, следвайки инструкциите, свържете само с няколко стъпки. Трето, служителите на данъчните инспекции вече няма да ходят на проверки, защото те сами получават цялата информация автоматично през интернет. Това е определено предимство, тъй като този подход почти напълно елиминира корупционния компонент (данъчните власти няма да могат да оказват натиск върху вас и да изискват пари, приписвайки несъществуващи нарушения на вашия бизнес).

За други тези ползи не са. Това се отнася за онези, които са свикнали да работят по незаконни схеми, да подкупват държавни служители и да крият реалните си доходи. Всичко трябва да е честно, а изискването за придобиване на онлайн касови апарати е още една стъпка към извеждането на малкия и среден бизнес от сенчестия бизнес.

Какво се случва, ако не отидете онлайн?

От февруари до юли 2017 г. броят на онлайн касовите апарати в Русия нарасна десетократно, но не всички предприемачи успяха да преминат към ново оборудване в определеното време. Освен това много от тях не искаха да направят това, а някои бизнесмени, които имат време до 2018 г., дори обмислят да не преминават към онлайн каси. За това ги очакват наказания и глоби. Ако нарушението е извършено за първи път, собственикът на фирмата ще бъде наказан под формата на глоба. За индивидуалните предприемачи неговият размер ще бъде до 50% от получената печалба, но не по-малко от 10 000 рубли, за LLC - от 75 до 100% от приходите, но не по-малко от 30 000 рубли. В случай на повторно нарушение (ако приходите надхвърлят един милион рубли), ще бъдете лишени от правото да се занимавате с предприемаческа дейност за период от 90 дни. Ако приходите са по-малко от 1 000 000 рубли. - още една глоба.

Що се отнася до използването на касови апарати с нарушения (например касата ви не е регистрирана по закон, нямате фискално устройство, има изкуствени пропуски в онлайн плащането, касата не отпечатва квитанции от установена форма), за това ще бъдете глобени от 1500 до 10 000 рубли.

За да не се хващате и да си създавате проблеми, най-доброто решение е да направите всичко според закона и да получите онлайн каса възможно най-скоро, ако все още не сте го направили.

заключения

Така онлайн касовите апарати са наистина полезен инструмент за всеки бизнес. Те правят дейността прозрачна и разбираема, спират корупционните схеми и помагат на държавата да упражнява по-прецизен контрол върху търговската дейност. Разгледахме самата концепция и инструкции на онлайн касовия апарат и разбрахме, че той практически не се различава от конвенционалното устройство. Не би трябвало да имате особени затруднения при закупуването на устройството, тъй като инструкциите за свързване и регистриране са доста ясни. Преминете към нов касов апарат, за да нямате проблеми със закона в бъдеще и да не плащате високи глоби за липсата на касов апарат или неправилната му работа.

Повечето бизнесмени вече са преминали към „умни касови апарати“, още през юли тази година такова задължение засегна онези предприемачи, които досега са били освободени от това. Ще ви кажем как да работите на онлайн касата.

Процедурата за работа на търговските организации с касови апарати (CCP) се промени Федерален закон № 290-FZ от 3 юли 2016 г, който измени действащия Федерален закон N 54-FZ относно използването на касови апарати и задължи всички бизнесмени да използват касови апарати изключително с функцията за предаване на данни директно на данъчните власти чрез Интернет. В същото време се дава възможност на всички данъкоплатци, ползващи стари касови апарати, да ги модернизират, а тези, които изобщо не са имали касов апарат, могат да закупят нови.

Как работи онлайн плащането? По какво се различава от оборудването от старо поколение и на какво първо ще обърнат внимание данъчните? Нека се опитаме да го разберем.

Принципът на работа на онлайн касата

Основната характеристика на новото поколение касови апарати е, че може не само да генерира и отпечатва хартиени касови бележки, но и да създава електронни фискални документи. В същото време данните за всяка операция, извършена от касиера, се съхраняват в специално фискално устройство (FN) и се предават на данъчния орган чрез оператор на фискални данни (OFD). В същото време купувачът все още трябва да получи хартиена разписка в ръцете си и, ако желае, електронно копие от нея на своя имейл адрес или мобилно устройство. Всъщност нито за самия купувач по време на плащането, нито за касата нищо няма да се промени, тъй като всички процеси са много бързи и са напълно автоматизирани.

Досега старите касови апарати просто отпечатваха хартиени чекове и ги дублираха на специална контролна лента, която се съхраняваше заедно с отчетите за работата на касата за смяната. Данъчните не са имали информация за работата на даден магазин, докато не дойдат там с проверка. Следователно спазването на касовата дисциплина се състоеше в задължителното формиране на разписка за всяка продажба, навременното й предаване на клиента и правилното затваряне на смяната. Това може да се случи веднъж на няколко седмици, ако на касата работи само един човек и броят на продажбите е малък. Когато магазините започнаха да използват новите онлайн каси, правилата за работа се промениха значително. Сега те трябва да затварят смяна поне веднъж на ден, но вече не е необходимо да съхраняват никакви контролни ленти.

Алгоритъмът на действията на касата и работата на ЦК според новите правила изглежда така:

1. Купувачът дава на касата платежна карта или пари за плащане.
2. Касиерът въвежда данните за покупката в касовия апарат.
3. Онлайн касата генерира чек с необходимите реквизити.
4. Данните за транзакцията се изпращат към фискалното устройство.
5. Чекът се удостоверява с фискални данни.
6. Чекът се обработва от фискален акумулатор.
7. Отпечатва се хартиена версия на чека.
8. Данните за транзакцията се изпращат до оператора на фискални данни (OFD).
9. OFD изпраща информация за получаването на чека към фискалния акумулатор.
10. OFD обработва получената информация и я изпраща на Федералната данъчна служба.
11. По желание на купувача касиерът изпраща електронен чек на неговия имейл или мобилно устройство.

Схема на работа на CCP от ново поколение

Важно е да се разбере, че при работа с „интелигентния касов апарат“ трябва да се спазват определени срокове, които преди не бяха особено регламентирани. Така че в началото на всеки работен ден касиерът е длъжен да издаде отчет за началото на смяната, а в края на същия работен ден - да генерира отчет за неговото приключване. Ако са изминали повече от 24 часа от началото на смяната, програмата блокира възможността за генериране на чекове. Освен това, ако интернет внезапно изчезне, касата може да работи офлайн известно време, запазвайки данни на фискално устройство.Това може да бъде не повече от 30 дни. Ако комуникацията не се възстанови през това време, касата ще бъде блокирана.

Що се отнася до самото фискално устройство, то има свой собствен експлоатационен живот, в зависимост от данъчната система на търговската организация или индивидуалния предприемач. При преференциални режими това е най-малко 36 месеца, при комбинация от режими - най-малко 13 месеца. Търговските организации са длъжни да съхраняват FN след края на експлоатационния им живот в продължение на 5 години.

Работа с онлайн каси и процедурата за тяхното модернизиране

Както се вижда от горното, основната разлика между старото и новото поколение техника е фискалното устройство. Всъщност това е отделна единица, която има свой уникален номер и експлоатационен живот. Той запазва и предава цялата информация за продажбите за определен период от време. Самото фискално устройство е твърд диск, който организацията трябва да съхранява вместо премахната контролна лента. Трябва да се отбележи, че данъчните власти поддържат отделен регистър на FN, а използването на устройство, което не е в този регистър, се наказва с глоба.

Освен това оборудването от ново поколение трябва да може да се свързва с интернет, за това трябва да има 2 вида специални входове: кабелни и безжични. Според принципите на работа, целият касов апарат може да се сравни с компютър. Следователно само касовият апарат, който може да бъде свързан към интернет и към фискалното устройство, подлежи на ревизия на касовия апарат към онлайн. По правило повечето съвременни модели касови апарати позволяват това. Модернизацията ще струва порядък по-евтино от закупуването на ново устройство. Така че средно „надграждане“ на касов апарат ще струва до 6-7 хиляди рубли, а закупуването на нов ще струва от 20-30 хиляди рубли. Софтуерът, инсталиран на CCP, играе важна роля в това.

Важно е да запомните, че дори можете да работите върху нов банкомат само след като е регистриран във Федералната данъчна служба на Русия и е сключено споразумение с OFD. Между другото, тази услуга също не е безплатна за бизнеса, услугите на оператора ще струват около 3 хиляди рубли годишно. Законодателите налагат редица изисквания към такива OFD. По-специално, за да сключи договор, операторът трябва:

• получаване на експертно мнение относно възможността за осигуряване на стабилна и непрекъсната обработка на големи количества информация с последващото им прехвърляне;
• гарантира поверителността и безопасността на данните, получени от ЦК;
• имат лиценз от Roskomnadzor, FSTEC и Федералната данъчна служба за предоставяне на телематични комуникационни услуги.

Само ако тези изисквания са изпълнени, организацията може да бъде включена в регистъра на CRF, публикуван на уебсайта на Федералната данъчна служба. Към 5 юли 2019 г. в този регистър има 18 оператора. С всеки от тях можете да сключите споразумение за обмен на данни.