Правилно попълнете таблицата с персонала. Нека да разгледаме някои от положителните страни
организации (форма Т-3) е един от задължителните документи за персонала, които трябва да присъстват във всяко предприятие. Като формуляр за персонал можете да използвате формуляра T-3 или можете самостоятелно да разработите формуляр, който е удобен за вашата организация, който ще вземе предвид индивидуалните характеристики на вашите дейности. Можете да изтеглите таблицата с персонал T-3 по-долу. Как да попълните този формуляр правилно?
Примерно попълване на персонала
Формуляр T-3 съдържа информация за персонала на организацията. Това включва информация за подразделенията на предприятието, наименованието на работните звена, техния брой. Също така за всяка позиция са посочени тарифната ставка, различни бонуси и надбавки. Освен това за всички позиции се изчисляват общите разходи на месец. По този начин таблицата с персонала ви позволява да оцените нивото на месечния бюджет за заплати.
Този документ за персонала е одобрен, може да бъде съставен например в началото на годината или от началото на дейността на организацията. Организацията сама избира срока на годност. Ако организацията се развива динамично, тогава има смисъл всяка година да се съставя нов списък на персонала и да се посочва срокът му на валидност - 1 година. Ако организацията е малка, тогава може би вашият график ще продължи няколко години. Във всеки случай във формуляра T-3 трябва да посочите началната дата на документа и периода на валидност.
Ако в хода на дейността в състоянието на предприятието има някои незначителни промени (броят на персонала се променя, заплащането на някое служебно звено се променя, името на длъжността се променя), тогава има смисъл да не се одобрява нов щатно разписание, но да сменим сегашното. За това ръководителят изготвя подходяща заповед и се правят необходимите промени в текущия формуляр T-3. Ако промените са масивни във връзка, например, с, тогава е по-добре да се състави нова таблица с персонала.
Изготвянето на този документ се възлага на служителите от службата за персонал, а при липса на такива - на служителите от счетоводния отдел.
Самият формуляр T-3 се попълва съвсем просто: трябва да съставите заглавка и таблица с позиции.
Таблицата с персонал във формуляра T-3 съдържа информация за структурните подразделения на предприятието, като се посочват техните кодове според вътрешната класификация на организацията; наименованието на длъжностите по класификатора на ОКПДТР и техния брой. Отразена е и системата на възнаграждение за тази длъжност (заплата, надбавки).
Общата заплата за всяка позиция се умножава по броя на тези единици, получената стойност ще отразява месечния бюджет за служителите на тази позиция. След това се сумират месечните заплати на всички длъжности и се получава месечният бюджет за целия персонал на организацията.
След като формулярът Т-3 е попълнен, той се предава за одобрение на ръководителя, който поставя знак за одобрението си в горната част на формуляра.
Авторският курс на Олга Ликина (счетоводител M.Video Management) е чудесен за организиране на досиета на персонала във фирма за начинаещи и счетоводители ⇓
Таблица на персонала на организацията (формуляр T-3). Примерен дизайн
Необходимостта от поддържане на щатно разписание не е пряко установена, а се дължи на разпоредбите на Кодекса на труда на Руската федерация. Така например в чл. 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация се посочва, че работата на определена длъжност в организацията трябва да се определя от таблицата с персонала и в съответствие с формулировката на таблицата с персонала да бъде отразена в трудовия договор. В параграф 2 от Постановлението на Държавния комитет по статистика на Русия № 1 от 01.05.2004 г., който одобри формата на щатното разписание, се казва, че одобрените формуляри се прилагат за организации, независимо от тяхната форма на собственост, действащи на територията на Руската федерация. Следователно таблицата с персонал трябва да бъде във всяка организация.
Таблицата с персонала също е необходима за систематизиране на структурата, персонала и персонала на организацията. Той съдържа списък на структурните звена, наименованията на длъжностите, специалностите, професиите с указание за квалификация, информация за броя на щатните единици, както активни, така и незаети. Лицата, работещи в организации по гражданскоправни договори, не се включват в щатното разписание.
Единственото регулаторно изискване за щатното разписание е неговото поддържане, както е посочено по-горе в унифицираната форма № T-3, одобрена с постановление на Държавния статистически комитет на Русия № 1 от 01.05.2004 г. Следователно съдържанието на щатното разписание се определя от неговата унифицирана форма.
Важен момент при изготвянето на таблицата с персонала е правилното посочване на позицията на конкретен служител.
Ако длъжността на конкретен служител предвижда предоставяне на компенсации и обезщетения или наличие на ограничения, тогава имената на тези длъжности трябва да съответстват на имената, посочени в квалификационните справочници. Съответствието на длъжността с квалификационните справочници също засяга пенсионните обезщетения и допълнителните ваканции. В други случаи работодателят има право да даде онези имена, които смята за необходими. Във всеки случай длъжността на наемания служител трябва да съответства на посочената в списъка на персонала (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Задължението за запознаване на служителя със списъка на персонала не е установено в законодателството на Руската федерация.
Процедурата за поддържане на таблицата с персонала в законодателството на Руската федерация не е установена. Следователно работодателят самостоятелно определя за своята организация процедурата за неговото одобрение, реда и метода за неговото поддържане, процедурата за извършване на промени в таблицата с персонала, назначава лицата, отговорни за поддържането на таблицата с персонала, определя начина на нейното съхранение.
Таблицата с персонала може да бъде одобрена със заповед на ръководителя на организацията или от лице, което въз основа на организационни и административни документи отговаря за организирането на досиетата на персонала и поддържането на таблицата с персонала.
Формата на заповедта за одобряване на щатното разписание не е установена, поради което тази заповед е съставена в произволна форма. Щатното разписание може да се утвърждава еднократно и за няколко години. Работодателят няма задължение да одобрява щатното разписание, например годишно. Такава нужда може да възникне, ако се направят промени в него.
Промените в щатното разписание също се правят в съответните заповеди, подписани от ръководителя или упълномощено лице, и се извършват чрез одобряване на новото щатно разписание. Честотата на промените в таблицата с персонала се определя от текущите нужди на организацията.
Таблицата с персонала е одобрена за организацията като цяло. Следователно одобрението на отделна таблица с персонал за клоновете на организацията (ако има такива) е неправилно. Това се дължи на факта, че клонът е отделно подразделение на юридическо лице и трябва да се подчинява на неговата централизирана организационна и правна структура.
Съгласно изискванията на единния формуляр, щатното разписание се подписва от ръководителя на службата за персонал и главния счетоводител. Ако тези позиции не са налични в организацията, тогава списъкът на персонала се подписва от ръководителя или упълномощено лице. Подпечатването на таблицата с персонала не е предвидено от унифицирания формуляр № Т-3.
Тъй като списъкът на персонала съдържа лични данни на служителите, неговото съхранение, обработка, унищожаване трябва да се извършва в съответствие с изискванията на законодателството на Руската федерация за защита на личните данни.
Така че, ако таблицата с персонала се съдържа на хартия, тогава тя се съхранява, като правило, в метални сейфове и (или) заключващи се шкафове. Складовите помещения трябва да бъдат оборудвани с ключалки и аларми. На работния плот на служителите този документ може да бъде разположен през работния ден. В края на работния ден трябва да се прибере на склад.
Ако таблицата с персонала се съхранява на електронен носител в информационни системи, тогава нейното съхранение се извършва в съответствие с одобрения Регламент за гарантиране на сигурността на личните данни по време на тяхната обработка в информационни системи за лични данни. Постановление на правителството на Руската федерация № 781 от 17 ноември 2007 г., както и местни разпоредби на работодателя.
Унищожаването или обезличаването на щатното разписание следва да се извърши по начин, който изключва по-нататъшната обработка на съдържащите се в него лични данни, като същевременно се запазва възможността за обработка на други данни, записани на материален носител (изтриване, затъмняване).
Условията за съхранение на щатното разписание са определени в Списъка на типичните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, като се посочват условията за съхранение, одобрени. Със заповед на Министерството на културата на Русия № 558 от 25 август 2010 г. Съгласно клауза 71 от този списък щатните таблици на организацията и промените в тях се съхраняват постоянно. Предложенията, заключенията, сертификатите за разработване и промяна на таблиците с персонал трябва да се съхраняват в организацията най-малко пет години. В същото време е необходимо да се съхраняват проекти за персонал (клауза 72 от списъка). Кореспонденцията относно разработването и промяната на таблиците с персонал се съхранява в продължение на три години (клауза 73 от списъка).
Щатното разписание е ясно потвърждение на факта, че понякога наредбите се изготвят не по искане на закона, а защото това е в интерес на бизнеса. Да, да, наличието на този документ не е задължително по закон. И въпреки това е в много, особено големи компании. В тази статия анализираме важни въпроси: защо се нуждаем от таблица с персонал, как да я съставим правилно, кой трябва да одобри колко време е валидна и най-важното - наистина ли е възможно да работим без „персонал“.
От тази статия ще научите:
Защо се нуждаете от таблица с персонал в организация
„Кадрите решават всичко“, се казваше в съветско време, но не е загубило значението си в съвременния бизнес свят. Всъщност, ако сравним една организация с жив организъм, тогава персоналът ще играе ролята на скелет в нея - структура, върху която се „изгражда“ персоналът: работници, мениджъри, лидери от различни нива.
От колко служители общо се нуждае компанията? Колко от тях трябва да бъдат на ръководни позиции? Колко разделения са необходими? Какви са перспективите за растеж? Колко трябва да се плаща на всички тези хора? Ако задавате такива въпроси на случаен принцип, управлението на бизнес няма да е лесно. Но когато има щатно разписание, картината става много по-ясна. И така, първата причина за съставянето на персонал е практическа, тя помага:
- Формирайте ясна структура на организацията.
- Набирайте ефективен екип и винаги отговаряйте навреме на свободните позиции.
- Управлявайте заплатите и контролирайте заплатите.
Не е необходимо да се посочват конкретни имена на служители в HR. Това е устройствен документ, въз основа на който службата по заетостта попълва персонала със служители. При наемане на служител или след уволнението му основният график не се променя.
Друга важна причина е свързана с възможните проверки. На пръв поглед Кодексът на труда не задължава работодателите да съставят СР: в трудовите договори е възможно да се предпишат наименования на длъжности, длъжностни задължения и заплати. От друга страна, има редица законодателни актове, чиито изисквания са доста трудни за изпълнение без щатно разписание.
Например от членове 15 и 57 от Кодекса на труда става ясно, че ако по силата на трудов договор служителят изпълнява задължения, свързани с определена длъжност, тази длъжност трябва да отговаря на СР. С други думи, ако в договора е записано, че е назначено лице за длъжността офис мениджър, персоналът трябва да съдържа тази длъжност. И ако е така, струва си да се обърне необходимото внимание на този документ.
Наличието на SHR налага определени задължения на кадровата служба. Така че, ако дадена позиция е посочена в графика, на нея трябва да бъде назначен служител. Ако позицията е свободна, HR отделът трябва да знае за това и да търси човек. В противен случай може да има санкции по време на проверката, защото това ще наруши изискванията на Закон № 1032-1 от 19.04.1991 г.
Също така си струва да се отбележи, че таблицата с персонала се отнася до първични счетоводни документи. Може да бъде поискан по време на данъчна ревизия, тъй като е удобен за проверка на заплати и ведомости.
Който разработва и композира
Въпросът кой трябва да разработи щатното разписание е един от най-честите в HR форумите. И това не е изненадващо, защото няма законодателно одобрени стандарти по отношение на SHR. На тази основа дори се появи професионален виц: „Щатно разписание е този, който заема съответната длъжност по щатно разписание”.
Но сериозно, трябва да се вземе предвид особеността на този документ - той съчетава кадрови въпроси с финансови. Следователно е логично структурата на организацията и наименованията на длъжностите да бъдат предписани от специалистите от отдела по персонала, а икономистите или счетоводителите да се занимават с колоните, свързани с тарифната ставка, надбавките и други финансови въпроси.
Тема на броя
Прочетете също как безопасно да плащате за работа през празниците и почивните дни, как да се държите по време на GIT проверка и какви условия трябва спешно да премахнете от трудовите договори на вашите служители.
Функции за попълване
Ако спецификата на компанията включва използването на временни или сезонни работници, струва си да се допълни SR с колона „Срокове за завършване на работата“. Ако щатът има служители, които работят при опасни условия, длъжностите им трябва да съответстват на тези, изброени в държавните класификатори и други разпоредби.
Ако щатното разписание е изготвено и одобрено, наименованията на длъжностите в трудовите договори трябва да съвпадат с тези, посочени в СР.
Раздели по персонала
Препоръчително е да се предвидят всички подразделения на организацията в таблицата с персонала: от отдели до клонове. Това означава, че ако една компания има клонове, включително и в различни градове, не е необходимо те да разработват отделни документи, достатъчно е да попълните колони от 1 до 10 за всяко направление в основния СР.
Как да одобря
Таблицата с персонала се одобрява от ръководителя на компанията или служител, който има такива правомощия (това трябва да бъде посочено в учредителните документи).
Необходимо е да се издаде заповед за одобряване на таблицата с персонала, а в документа, в печата за одобрение, поставете данните за заповедта: нейния номер и дата на влизане в сила.
Срок на годност
Подобно на други организационни и регулаторни документи на компанията, таблицата с персонала има определен срок на годност. За да определим колко дълго трябва да се съхранява този документ, се обръщаме към заповедта на Министерството на културата № 558 от 25.08.2010 г. Той има няколко позиции, свързани със SR:
- Щатните таблици и промените в тях се съхраняват постоянно, ако са разработени в едно и също предприятие. Ако е отстрани, тогава срокът на годност е само 3 години.
- SR проекти и работни документи за изготвяне на такава документация - 5 години.
- Вътрешната кореспонденция, свързана с промени в СР, трябва да се съхранява 3 години след приемането на тези промени.
- Прилежащият документ (разпоредбата на персонала) трябва да се съхранява 75 години.
Помислете дали е необходима таблица на персонала в една организация и как да я разработите; каква е процедурата за одобряване на собствената форма на документа. Ще проучим сложни въпроси, например процедурата за одобряване на таблицата с персонала, ако компанията има отделни подразделения или е посочен само един служител.
Персонал: да бъде или да не бъде
Като начало, нека да разберем дали таблицата с персонал (SR) е основният счетоводен документ и дали е задължително организацията да го има.
На 1 януари 2013 г. влезе в сила Федерален закон № 402-FZ от 6 декември 2011 г. „За счетоводството“ (наричан по-долу Закон № 402-FZ), според който всеки факт от икономическия живот на организацията подлежи на регистриране с първичен счетоводен документ, съдържащ само задължителни реквизити. В същото време правото да избира формите на първичните документи (унифицирани или самостоятелно разработени) вече принадлежи на работодателя<1>.
Забележка. Фактите от икономическия живот включват сделка, събитие, операция, които имат или могат да окажат влияние върху финансовото състояние на икономическия субект, финансовия резултат от неговата дейност и (или) паричния поток.
Експертните мнения за задължителния персонал са различни. Според нас той трябва да бъде одобрен от организацията. Този извод следва от тълкуването на чл. Изкуство. 15, 57, 66, 81 от Кодекса на труда на Руската федерация. И така, в чл. Изкуство. 15 и 57 посочват необходимостта служителят и работодателят да определят и фиксират в трудовия договор "трудовата функция (работа според длъжността в съответствие с щатното разписание ...)". В същото време няма клауза „ако има такава“, съдържаща се в много членове от Кодекса на труда на Руската федерация<2>и даване на право на избор, ако това наличие (на орган, документ, обстоятелство) не е потвърдено.
Освен това чл. 57 се установява, че служителят и работодателят могат да предвидят допълнително условие за посочване на мястото на работа (с посочване на структурното звено и неговото местоположение) и (или) на работното място. Информацията за структурната единица се съдържа точно в таблицата с персонала и впоследствие ще бъде отразена в трудовата книжка на служителя (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация, клауза 3.1 от Инструкциите за попълване на трудови книжки<3>).
В същото време не трябва да забравяме за такова основание за уволнение като „намаляване на броя или персонала на служителите“ (клауза 2, част 1, член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация). При липса на щатно разписание е практически невъзможно нито от инспекцията по труда, нито от фискалните власти да се докаже законността на уволнението на служителите на това основание, както и основателността на изплатените суми на тези служители. нито от съда.
Изводът за необходимостта от окомплектоване е подкрепен и от подзаконови нормативни актове<4>и установената съдебна практика.
Във всеки случай наличието му минимизира рисковете от искове от фискалните надзорни и съдебни органи. Следователно работодателят трябва да одобри щатното разписание.
Ние одобряваме графика
Таблицата с персонала е местен регулаторен акт на организацията, който фиксира в консолидирана форма съществуващото разделение на труда между служителите и условията за възнаграждение за тяхната работа (писмо на Rostrud от 23.01.2013 г. N PG / 409-6-1 ). Тоест таблицата с персонала отразява събитията от трудовите отношения, които могат да повлияят на финансовото състояние на организацията и (или) паричния поток. Всъщност организация (особено новосъздадена) или друг работодател няма право да наема работници при липса на таблица с персонал.
Преди това унифицираната форма на персонал беше задължителна, одобрена с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. N 1 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“. От 2013 г. обаче използването му стана незадължително. И въпреки че много организации все още използват унифицирани формуляри, не трябва да пропускате възможността, предоставена от законодателя, и да я адаптирате към нуждите на конкретен работодател.
Изберете метод
Имайки предвид разпоредбите на чл. 9 от Закон N 402-FZ, преди да се състави щатното разписание на организацията, е необходимо да се одобри неговата форма, както и формулярите на други документи за отчитане на труда и неговото заплащане.
Можете да направите това по два начина:
- одобрява с отделна заповед на организацията с прилагането на съответните формуляри;
- отразяват в счетоводната политика на организацията за счетоводни цели кои форми на първични счетоводни документи (унифицирани или независимо разработени) се използват за формализиране на фактите от икономическия живот (виж пример 2 по-долу). В този случай посочените форми на документи трябва да бъдат съставени като приложения към счетоводната политика (вижте пример 3 по-долу).
Следва да се отбележи, че поради задължителната за повечето работодатели счетоводна политика съгласно чл. 8 от Закон N 402-FZ, вторият метод за фиксиране на приложените форми на първични документи е по-предпочитан.
Заповед за одобрение
И така, работодателят реши да одобри таблицата с персонала според самостоятелно разработен формуляр. Първата стъпка е издаване на заповед.
Промени
Промените в одобреното и текущото щатно разписание също се правят със заповед - или отразяващи конкретни промени, или одобряване на нова версия на ShR.
Както Rostrud отбеляза в писмо N 428-6-1 от 22 март 2012 г., таблицата с персонала се променя, ако структурните подразделения или длъжности се преименуват, заплатите се променят, броят или персоналът се намаляват. Честотата и честотата на промените в таблицата с персонала се определя от работодателя.
Реквизити
Имайте предвид: самостоятелно разработената таблица на персонала трябва да съдържа както информация за заповедта, която е одобрила нейната форма, така и подробности за документа, с който е въведена в сила (вижте пример 7).
Освен това в таблицата с персонал, разработена от организацията, не е необходимо да се посочва периодът на нейната валидност (за разлика от унифицираната форма). Достатъчно е да посочите датата на влизане в сила на щатното разписание.
Новосъздадени организации
Таблицата с персонала се съставя, дори ако само ръководителят работи в новосъздадената организация. Има два варианта за представяне на щатни единици:
- или се посочва само главата;
- или незабавно се определя необходимият персонал и брой служители.
Клонове и представителства
Отделно трябва да се каже за персонала на организация, в която има клонове, представителства или други отделни подразделения.
В новата форма на персонала е възможно да се предвиди разпределението не само на структурни, но и на отделни подразделения.
Ако Таблицата с персонала се съставя от отдела самостоятелно(освен това, такова право трябва да бъде предвидено в устава на организацията, правилника за разделението и пълномощното на ръководителя на отдела), тогава е препоръчително да се предвиди процедурата за одобрение и да се посочат подробностите на утвърждаването в самото щатно разписание.
Попълване на отделни колони
Особено е необходимо да се каже за попълването на колона „Заплата“ и др.: размерът на заплатата трябва да бъде една, не е позволено да се посочва така наречената „вилица“, тъй като съгласно чл. 22 от Кодекса на труда на Руската федерация заплащането трябва да бъде равно за еднакъв труд.
Забележка. Можете да прочетете за правилата за попълване на такива колони за персонал като „Длъжност“, „Брой персонални единици“, „Тарифна ставка (заплата) и др.“, „Допълнителна такса“ в статията „Кадрови въпроси и отговори“ на стр. 46 на сп. N 7, 2009 г.
Отражение, ако е необходимо Едни и същи позиции, различни заплати(а не заплати), препоръчваме или да се установят категории или категории за длъжността, или да се регулира това чрез установяване на надбавки (доплащания) в зависимост от квалификацията на служителите. Rostrud също се придържа към тази позиция (Писмо от 27 април 2011 г. N 1111-6-1).
Следователно работодателят, когато разработва форма на персонал с цел установяване на лични надбавки и допълнителни плащания на служителите, може да представи информацията в колоната „Добавки, допълнителни плащания“, както е показано в примера:
Образец на дизайна на колоната "Доплащания, доплащания" в таблицата с персонала.
Ако в една организация заплатата на служителите се състои от заплати (или от заплати и нередовно изплатени бонуси), тогава колоната „Доплащания, допълнителни плащания“ може да бъде изключена. И обратно: ако работодателят използва редовни бонуси като стимул за работата на служителите, тогава можете да добавите колоната „Бонуси“, също за удобство, като подчертаете подграфите „Основа“ и „Сума, триене“. (вижте пример 12).
Образец на дизайна на колона "Награда", "На ръка" в таблицата с персонала.
За редица работодатели, поради необходимостта от спазване на чл. Изкуство. 133 и 133.1 от Кодекса на труда на Руската федерация би било полезно да добавите колоните „За плащане“ или „На ръка“ (пример 12).
Извлечение от таблицата с персонала
Трябва да се помни, че съгласно чл. 62 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен да предостави на служителя, по негово искане, документи, свързани с неговата работа, включително извлечения от документи (член 88 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ето защо считаме за уместно да одобрим и формата Изявленияот щатното разписание (няма унифициран формуляр).
Редовна подредба
Щатното разписание е планиран и безличен документ. Затова не го „претегляйте“ с информация. В края на краищата този документ може да бъде представен на фискалните или съдебните органи, които не трябва да знаят "допълнителната" информация. За да фиксирате действителната позиция на разположението на персонала (по име) и заплатите (като се вземат предвид "плаващите" бонуси), препоръчително е да използвате редовното разположение. Документът може да бъде на хартиен или електронен носител и да съдържа всякаква информация за служителите, изисквана от работодателя (виж пример 14).
Държавно устройство.
дружество с ограничена отговорност "Спортинвест"
(ООД "СпортИнвест")
Окомплектовка на 03.11.2014г
| Структурно подразделение | Длъжност | Брой щатни бройки | Фамилия I.O. | Заплата, (търкайте) | Добавки, доплащания | Награди | Общо (група 6 + група 8 + група 10) | Допълнителна информация | ||||
| База | Сума (търкайте) | База | Сума (търкайте) | |||||||||
| Име | Кодът | |||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | |
| дирекция | 01 | изпълнителен директор | 1 | Авакумов А.В. | 60 000 | 55 000 | ||||||
| секретар | 1 | Белкина Н.А. | 30 000 | За владеене на чужди езици | 2000 | 32 000 | Отпуск по майчинство до 25.12.2014г | |||||
| Системен администратор | 0,75 | Волгин И. Л. | 21 330 | 15 997,50 | Работник на основното място на работа | |||||||
| <…> | ||||||||||||
| Счетоводство | 02 | касиер счетоводител | 1 | Громова К. Т. | 25 000 | Увеличаване на обема на работа (ДС до 04.06.2010 г.) | 5550 | 30 550 | ||||
| касиер счетоводител | 1 | Дрюко О.К. | 25 000 | 24 850 | Отпуск за отглеждане на дете до 3 години (11.12.2014 г. - връщане на работа) | |||||||
| касиер счетоводител | 1 | Еремина Е.М. | 25 000 | Разширяване на зоната на обслужване (ДС до 08.12.2014 г.) | 7850 | 32 850 | ||||||
| <…> | ||||||||||||
| Отдел продажби | 03 | Управител | 1 | Acorn U.A. | 30 000 | За надвишаване на целта за продажби | 5000 — 30 000 | 35 000 — 60 000 | ||||
| <…> | ||||||||||||
| Началник на отдел | 1 | Зорин И. А. | 35 000 | За надвишаване на целта за продажби | 5000 — 30 000 | 40 000 — 70 000 | ||||||
| Отдел за доставка | 04 | Специалист | 0,5 | Илин Б. Б. | 15 000 | 7500 | Външно задочно | |||||
| Началник на отдел | 1 | Клаус В. У. | 25 000 | 25 000 | ||||||||
| Маркетингов отдел | 05 | Специалист | 1 | Ломов Я. Р. | 24 400 | 24 400 | Дете под 3 години (р. 06.02.2012 г.) | |||||
| Специалист | 1 | Мишин Т. А. | 24 400 | 24 400 | ||||||||
| Началник на отдел | 1 | ВАКАНТНО РАБОТА | ||||||||||
| <…> |
Мнение. Мария Колганова, доцент, катедра Стопанско и трудово право, Държавен университет по мениджмънт
В теорията на правото една от основните характеристики на трудовото правоотношение винаги е била включването на нов служител в персонала на организацията. Значението на това действие е свързано с правното фиксиране на служителя в организацията. Включването на служител в персонала на организацията „затваря“ съществуващото преди това свободно място, определя мястото му в системата за организация и управление на трудовите процеси в рамките на компанията, предопределя основния компонент на размера на неговите доходи (официална заплата, заплата, тарифна ставка), фиксира и прави легитимно диференцирането на корекциите на заплатите за сметка на надбавки, допълнителни плащания, KTU и други плащания, които позволяват, в съответствие със системите за възнаграждение, одобрени от организацията, да персонализират доходите на персонала.
Забележка. Вижте статията „Как да организираме работата с лични данни в отделите по човешки ресурси” на стр. 40 на сп. N 3, 2012 г.
Тези компании, които предоставят персонал на трети страни, се сблъскват със сериозни проблеми по тези въпроси. Такива организации (частни агенции за заетост) формално могат да отговорят на изискването за щатно разписание, но от правна гледна точка то се създава в реална организация и за реални работни места, а не по граждански договор с посредник.
Забележка. Вижте статията „10 грешки, които трябва да избягвате при обработката на документи, свързани с лични данни“ на стр. 52 списания N 3, 2012 г.
Фирмите, които прехвърлят работна ръка, наета на трудов договор, не създават реални работни места, не инвестират в производството и неговото модернизиране. В случай на фалит на посредническа организация, нейното имущество (често наето) не може да бъде гарант за обезщетение за загубени печалби от служителите. И следователно няма смисъл да се разглеждат създадените в тях щатни таблици като сериозни организационни и финансови документи.
Забележка. Прочетете за „назаем“ труд на стр. 70.
Не по-малко проблеми възникват за такива компании във връзка с изпълнението на документацията за персонала. Ако посредникът регистрира наетия служител на работното си място, то реалното изпълнение на трудови функции при вредни или опасни условия на труд от реалния производствен работник няма да се зачита в неговия преференциален стаж, който дава право на пенсия, тъй като в в офиса на фирмата посредник, която регистрира служителката по щатно разписание при реален работодател, няма такива вредни условия на труд. Нито една структура на ЗФР не признава работата по персонала на посредническа фирма като работа при вредни или опасни условия, които дават право на пенсионни обезщетения. Това се обяснява с факта, че в трудовата книжка на служителя, която съгласно чл. 66 от Кодекса на труда на Руската федерация е основният документ за неговата трудова дейност и трудов стаж, в съответствие с щатното разписание на посредника е направена трудова книжка.
В заключение бих искал да отбележа, че изискванията за документите, посочени в Закон N 402-FZ, в някои случаи се различават от изискванията на трудовото законодателство (които всъщност са по-строги). Ето защо, за да избегнете претенции от инспекторите, препоръчваме да вземете унифицирания формуляр N T-3 като основа за разработване на формуляра за персонала. Препоръчително е да използвате GOST R 6.30-2003 „Унифицирани системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания към документацията. И накрая, тъй като списъкът на персонала съдържа лични данни на служителите, неговото съхранение, обработка, унищожаване трябва да се извършва в съответствие с изискванията на законодателството на Руската федерация за защита на личните данни.
Ю. Титова
учител,
Журнал Експерт
„Обслужване на персонала
и управление на човешките ресурси"
Подписано за печат
* опции за длъжностни характеристики
* етапи на разработване на правила за структурни подразделения, одобрение и подписване
* планове за работата на отдел "Личен състав", движението на персонала и неговия анализ
РАЗВИТИЕ НА ПЕРСОНАЛА
Използва се за формализиране на структурата, персонала и персонала на организацията в съответствие с нейния устав (правилник).Щатното разписание съдържасписък на структурните подразделения, длъжности, информация за числеността на щатните единици, длъжностните възнаграждения, надбавки и месечна ведомост.
В Кодекса на труда на Руската федерация няма пряко изискване за наличието на щатна таблица във всяка организация, но в резолюцията на Роскомстат на Русия от 15.01.04 г. № 1 предвижда, че унифицираните форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото плащане, включително формуляр Т-3 (персонал), се прилагат за организации от всички форми на собственост.
Възможно е да се приеме служител по трудов договор, независимо дали това е за него основно място на работа или работа на непълно работно време, само на длъжността, предвидена от щатното разписание и в структурното звено на организацията, посочено в него.
Кой трябва да прави планиране? Отдел човешки ресурси? Според квалификационния указател на длъжностите на мениджъри, специалисти и други служители (одобрен с постановление на Министерството на труда на Русия от 21 август 1998 г. № 37), персоналът е отговорност на икономист по труда.
Тъй като такава позиция далеч не е във всяка организация, ръководството на компанията самостоятелно решава на кого да бъде поверена тази работа.
Ако ръководителят на организацията наложи това задължение на служителя, който го има в трудовия договор и (или) длъжностната характеристика не е регистриран, тогава това лице, назначено със заповедза основната дейност.
Приблизителна формулировка на заповед за възлагане на задължения на служител за създаване на проект на таблица с персонал може да бъде следната:
Таблицата с персонала се съставя на определена дата, обикновено се одобрява на 1 януари годишно и се въвежда в сила със заповед на ръководителя на организацията; при необходимост могат да се правят промени в него (също и по поръчка).
Но не е необходимо повторно одобрение на щатното разписание за следващата година, ако в него са направени незначителни промени (в този случай се съставя списък с промени) или те изобщо не са направени.
В тази заповед, за разлика от стандартния формуляр на заповедта за основната дейност, няма констатираща част и заповедта може да започне веднага с думите "НАРЕЖДАМ", тъй като не са необходими допълнителни обяснения за въвеждане на щатното разписание. Въпреки че можете да посочите причините (ако има такива), поради които се извършва одобрението на новия персонал.
Пример за текста на заповедта за одобряване на щатното разписание:
Необходимо е да се обърне внимание на факта, че в трудовия договор на служителя името на длъжността трябва да съответства на това, посочено в таблицата с персонала.
Ако в съответствие с федералните закони предоставянето на обезщетения или ограничения е свързано с изпълнението на работа на определени длъжности, специалности или професии, тогава имената на тези длъжности, специалности или професии и квалификационните изисквания за тях трябва да съответстват на имената и изискванията, посочени в квалификационните справочници, одобрени по реда, установен от правителството на Руската федерация (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).
В момента има следните ръководства, които можете да използвате при установяване на професия (длъжност) в щатното разписание:
ЕТКС - Единен тарифно-квалификационен указател на работите и професиите на работниците;
Единен квалификационен справочник на длъжностите на ръководители, специалисти и служители;
OKPDTR - Всеруски класификатор на професиите на работниците,
длъжности на служителите и категории заплати.
За планиране използвайте форма № Т-3Албум на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. номер 1.
Трябва да се помни, че унифицирани формите не могат да бъдат намалени.(всички детайли на формулярите трябва да останат непроменени), но можете да правите допълнения към тях. Ако не се нуждаете от раздел от единния формуляр (например вашата организация няма такова нещо като „доплащане“), съответната колона на формуляра може да бъде стеснена и просто да не се попълва.
Редът за подреждане на структурните звена и длъжностите в тях се определя от ръководителя на организацията.
Всяка структурна единица трябва да включва длъжности на пълен работен ден за всички категории персонал с посочване на специалността, като се започне от най-високата и завърши с младшата връзка.
Общият брой на щатните единици по щатното разписание трябва да съответства на прогнозният брой на заплатитепредвидени в оценката.
Имената на структурните звена и длъжностите в тях се изписват в именителния падеж в съответствие със списъците на длъжностите на служителите и работните професии, одобрени в квалификационните справочници.
Особено внимание трябва да се обърне на съответствието на тези имена за наетите работници при тежка работа, работа с вредни, опасни и други специални условия на труд, т.е. преференциална категория при кандидатстване за пенсия.
Щатното разписание показва общия брой на щатните единици.
В колона 4 "Брой щатни единици": за длъжности, за които е предвидено поддържане на непълна щатна единица, като се вземат предвид характеристиките на непълно работно време, се посочва в съответните дялове - 0,25; 0,5; 0,75.
Според резултатите от проверките на Федералната инспекция по труда, най-много грешкисе разкрива при попълване на колона "заплата" на щатното разписание.
Когато попълват тази колона, предприемачите често правят грешки, като посочват диапазон от стойности, например 5000 - 7000 рубли. Ясно е, че двама души, заемащи едни и същи позиции в една и съща организация, могат да работят по различен начин и да получават различни заплати. За да се отразят такива функции в таблицата с персонала, има специална колона "доплащания"или въвеждат по същество еднотипни щатни длъжности водещ мениджър и мениджър или помощник-мениджър, старши икономист и икономист, но чиито официални заплати са различни.
трябва да бъде одобрен поне веднъж годишно, и не е необходимо да се довежда до знанието на служителите.
Основната цел на персоналасе състои в това, че в случай на уволнение на който и да е служител по параграф 2 от член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация (намаляване на броя или персонала на служителите), можете да докажете в съда, че организацията не има възможност да наеме този служител и че уволнението му е законно, т.е. не е нарушено правилото за предимството да остане на работа (член 179 от Кодекса на труда на Руската федерация).
В случай на трудов спор първото нещо, за което ще се претендира щатното разписание. Ако не е подготвено предварително и компетентно, а набързо и най-вече за съда, тогава за ответника - работодателя ще бъде много трудно да спечели такъв спор.
Персоналът трябва да бъдат зашити, номерирани, подпечатани с печата на организацията и подписани от ръководителя. Подписва се от главния счетоводител и ръководителите на структурни подразделения. Ако персоналът е голям и списъкът на персонала заема няколко листа, тогава главният счетоводител по свое усмотрение може да подпише всеки лист или да постави подписа си веднъж (в края на документа). След това щатното разписание се одобрява със заповед на ръководителя или упълномощено от него лице и влиза в сила.
Възможност за попълване на формуляр Т-3
(щракнете върху изображението, за да го увеличите)
ОПЦИЯ ПОРЪЧКА
Парус ООД
За одобряване на щатното разписание.
ЗАПОВЯДВАМ:
1. Одобрява и въвежда в сила от 01 януари 2010 г. щатното разписание в размер на 150 (сто и петдесет) единици с месечна работна заплата 2 915 469,14 (два милиона деветстотин и петнадесет хиляди четиристотин шестдесет и девет) рубли и 14 копейки.
2. Щатно разписание от 29.10.08г. № 4 за невалиден
от 01 януари 2010 г.
3. Ръководителят на отдела по персонала Бубнова М.Ю., ръководителите на структурни подразделения, в съответствие с член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, се ръководят от одобреното щатно разписание при кандидатстване за работа и прехвърляне на друга работа служители на Parus LLC.
Запознат със заповедта:
Извършване на промени в щатното разписание
Има два начина да направите промени в таблицата с персонала.Първо, можете да промените самия персонал. Новото щатно разписание за следващ регистрационен номер се утвърждава със заповедта по основната дейност.
Второ, като правило, когато промените, направени в щатното разписание, не са съществени, те могат да бъдат издадени чрез заповед за основната дейност.
Ако се направят промени в таблицата с персонала със заповед, тогава заглавието на поръчката може да бъде както следва:
„За извършване на промени в щатното разписание“;
„За промяна на щатното разписание“;
„Относно частична промяна в щатния състав“.
AT като основаЗаповедта може да включва следните причини:
- подобряване на организационната структура на фирмата;
- осъществяване на дейности, насочени към подобряване дейността на отделните структурни звена;
- реорганизация на фирма;
- разширяване или намаляване на производствената база на фирмата;
- промени в законодателството;
- оптимизиране на управленската работа;
- планиране и икономически изчисления на отдела за персонал,
елиминиране на дублирането на функции и др. Възможност за попълване на формуляр Т-3
ОПЦИЯ ПОРЪЧКА
дружество с ограничена отговорност "платно"
Парус ООД
Относно извършването на промени в щатното разписание.
Във връзка с прилагането на мерки, насочени към оптимизиране на управленската работа, -
ЗАПОВЯДВАМ:
Направете следните промени в щатното разписание № 462-l от 29 октомври 2008 г. от 01 януари 2009 г.:
1. Изключете:
1.1 Организационен отдел:
- длъжността на чиновник в размер на 1 щатна единица със заплата от 6 527,57 рубли;
1.2 Административно-управленско звено
- позицията на икономист в размер на 1 единица на пълен работен ден със заплата от 10 979,10 рубли;
2. Въведете:
2.1 Административно-управленско звено
- длъжността старши икономист в размер на 1 щатна единица със заплата от 13 226,73 рубли;
- позиция на юрисконсулт в размер на 1 единица на пълен работен ден със заплата от 8654 рубли;
- длъжността началник на щаба на гражданската защита и извънредните ситуации в размер на 1 щатна единица със заплата от 7981 рубли;
- длъжността инженер по защита на труда в размер на 1 единица на пълен работен ден със заплата от 10 729,58 рубли;
- длъжността на чиновник в размер на 1 щатна единица със заплата от 6 527,57 рубли.
Причина: план за подобряване на организационната структура на Parus LLC.
Директор подпис Н.К.Трубников
Запознат със заповедта:
Извършване на промени в документите на служителите при промяна на таблицата с персонала
Когато има промяна в персонала, е необходимо правилно да се преценят промените, настъпили във връзка с това.Когато се въвеждат нови длъжности в текущата таблица с персонала, старите се изключват, името на длъжността се променя, създават се нови отдели, тогава често тези процеси засягат вече работещия персонал и тогава е необходимо да се направят промени и корекции на персонала документи на служителите, в зависимост от това какви промени се въвеждат.
Не може да бъде:
1) преименуване на длъжността;
2) превод;
3) преименуване на отдел;
4) възлагане на допълнителни задължения;
5) промяна в заплатите.
Във всички тези случаи служителят по персонала трябва да извърши различни процедури за обработка на документи за персонала.
Нека разгледаме всички тези опции поотделно.
1. Преименуване на работавъзниква, когато служител, който в момента работи и изпълнява определени задължения, не променя нищо, което би довело до промяна в неговата работна функция или нормален работен ден. Трябва обаче да се помни, че съгласно чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, наименованието на длъжността, специалността, професията е съществено условие на трудовия договор. Член 73 от Кодекса на труда на Руската федерация предвижда, че по причини, свързани с промяна в организационните или технологичните условия на труд, по инициатива на работодателя е разрешено да се променят основните условия на трудовия договор, определени от страните. Предпоставка е в резултат на тези промени трудовата функция на служителя да остане непроменена. В допълнение, част 2 на чл. 73 от Кодекса на труда на Руската федерация също установява специална процедура за такива промени - служителят трябва да бъде предупреден писмено не по-късно от 2 месеца преди въвеждането им.
По този начин, в случай на преименуване на длъжност, в допълнение към извършването на промени в щатното разписание (чрез издаване на заповед за основната дейност), необходимо е писменото съгласие на служителя.. Ако служителят не е съгласен, следва да се действа по начина, предвиден в чл. 73 от Кодекса на труда на Руската федерация. След това се правят подходящи корекции в личната карта и работната книжка T-2.
Пример за въвеждане:
В случай, че името на структурната единица е посочено в трудовия договор на служителя, тогава неговото преименуване (промяна на името, например вместо „отдел за маркетинг“ - „отдел за маркетингови проучвания“), при липса на промяна в трудовата функция на служителя или други съществени условия на труд се извършва по същия начин, както и промяната в наименованието на длъжността на служителя (т.е. при спазване на изискванията на член 73 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Забележка! Съществено условието на трудовия договор е именно трудовата функция на работника или служителя, а не името на длъжността, следователно промяната на името на длъжността без промяна на трудовите задължения не изисква съгласието на служителя
2. Промени в заплатите
Тъй като условието за заплащане е съществено условие на трудовия договор, служителят трябва да бъде информиран за промяната на това условие от работодателя. 2 месеца писмено предизвестиепреди промяната
Когато заплатите се променят в таблицата с персонала, трябва да се направят промени в следните документи на служителите:
1. Трудов договор.
Тъй като съгласно чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, съществените условия на трудовия договор са условията за възнаграждение (включително размера на тарифната ставка или служебната заплата на служителя, допълнителни плащания, надбавки и стимули), тогава при промяна на размер на заплатата, е необходимо да се изготвят промени в трудовия договор.
Пример за извършване на промени (допълнения) към трудов договор.
Още веднъж обръщам внимание на факта, че е дадено приблизителното съдържание на текста, като дизайнът трябва задължително да отговаря на всички нормативни изисквания с подробностите на страните.
ОПЦИЯ
ДОПЪЛНИТЕЛНО СПОРАЗУМЕНИЕ
към трудов договор от 10.03.2001 г. № 123.
Отворено акционерно дружество "Север", представлявано от генералния директор Колобов Константин Сергеевич, действащ въз основа на устава, наричан по-долу "работодател", от една страна, и секретаря на приемната Смирнова Марина Юриевна, по-долу наричан „служител“, от друга страна, се договориха, както следва:
1. Заменете в точка 1.2 от договора думата рецепция с думите отдел електроника.
2. В клауза 3.2 от споразумението фразата заплата в размер на 7000 рубли трябва да бъде заменена със заплата в размер на 12 000 рубли.
3. Въведете клауза 5.6 в договора, както следва: Служителят има право на допълнителен платен отпуск от 6 календарни дни.
4. Тези промени се съставят в два екземпляра и са задължително приложение към сключения между страните трудов договор.
2. Лична карта T-2 (раздел 3)
ОПЦИЯ
СПОРАЗУМЕНИЕ
към сключен трудов договор No 16 от 10.10.2005г
между Parus LLC и Олег Аркадевич Петров
за изменение на трудовия договор
във връзка с преместване на служител на друга работа
Самара
дружество с ограничена отговорност "платно", наричано за краткост „работодателя”, представлявано от у.л Антонов Павел Алексеевичдействайки въз основа на Хартата, от една страна,
и Петров Олег Аркадиевич, наричан „служител“ (паспорт 18 04 333615, издаден на 10 февруари 2003 г. от Централното районно управление на вътрешните работи на Самара), от друга страна,
във връзка с полученото заявление от служителя за преместване на длъжността юрисконсулт,
сключи това споразумение за изменение на трудовия договор.
1. Изключете от трудовия договор № 16 от 10.10.2005 г., сключен между Парус LLC и Олег Аркадиевич Петров (наричан по-долу Трудов договор), следните точки: клауза 1.7, клауза 1.9.
2. Преформулирайте клаузи 1.1, 4.1 и 5.1 в следващия нов текстТрудов договор:
„1.1. Служителят е назначен като юрисконсулт към правния отдел на работодателя.
С този трудов договор работодателят се задължава да осигури на служителя работа в съответствие с определената трудова функция, да осигури условията на труд, предвидени от трудовото законодателство и други нормативни правни актове, съдържащи норми на трудовото право, колективния трудов договор (ако е сключен) , споразумения, местни разпоредби и това споразумение, изплаща заплатите на служителя своевременно и в пълен размер, а служителят се задължава лично да изпълнява задълженията, посочени в това споразумение и длъжностната характеристика на служителя, да спазва вътрешните трудови разпоредби, приложими към работодателят.
Служителят е запознат с длъжностната характеристика на юрисконсулта.
Дата на започване на работа, т.е. датата, от която служителят е длъжен да започне работа като юрисконсулт - 20 май 2009 г.»
„4.1 На служителя се определя 40-часова работна седмица, нормализиран работен ден.
Начален час, краен час, почивки в работата се определя от следното:
понеделник петък
Начало на работа 9.00ч
Обедна почивка 13.00-14.00ч
Край на работа 18.00ч
празнични дни
Начало на работа 9.00ч
Обедна почивка 13.00-14.00ч
Край на работа 17.00ч
На служителя се осигуряват почивни дни: събота, неделя.
"5.1. Работодателят се задължава да плаща на служителя месечна заплата в размер на 15 000 (петнадесет хиляди) рубли."
3. Условията на трудовия договор, незасегнати от този договор, остават непроменени.
4. Настоящото споразумение и съответно всички изменения на трудовия договор, предвидени в него, влизат в сила на 20 май 2009 г.
5. Настоящото споразумение е неразделна част от трудовия договор.
6. Настоящият договор е съставен и подписан в два екземпляра: по един за всяка от страните, като двата екземпляра имат еднаква юридическа сила.
Подробности и подписи
Работодател: Служител:
ПРОЦЕДУРА ЗА СМЯНА НА ПЕРСОНАЛА