Uzorak pisma službenoj osobi. Poslovno pismo

Preduzetnik mora voditi aktivnu korespondenciju kako sa službenicima (na primjer, predstavnicima državnih organa), tako i sa „poluslužbenim“ - partnerima, izvođačima, stručnjacima koji su angažovani na slobodnoj osnovi i tako dalje. Vještina pisane komunikacije se razvija prilično brzo, ali u početku možete napraviti mnogo grešaka i ostaviti ne baš najprijatniji utisak na svoje primaoce. U ovom članku ćemo govoriti o značajkama pisanja i običnih poslovnih pisama (na papiru) i elektronskih poruka.

Zaglavlje i izgled

Obavezno koristite memorandum svoje kompanije. To uvijek ostavlja utisak i povećava lojalnost „sagovornika“. Vrsta obrazaca, normativi za njihovo popunjavanje i elementi dizajna moraju biti fiksirani u nalogu za organizaciju (ili uputstvima za kancelarijski rad). Osnovni zahtjevi za obrasce poslovnih pisama mogu se naći u GOST 2003 "Zahtjevi za papirologiju."

Poželjno je osnovne podatke o kompaniji „utisnuti“ u formu:

• naziv (i skraćeni naziv);
• stvarne i poštanske adrese;
• E-mail adresa;
• Kontakt telefoni;
• Adresa web stranice.

Ovo nije lista obaveznih podataka, već samo indikativna lista. Možete dodati ili ukloniti po želji.

Opšti uslovi za pisanje pisma su sledeći:

• minimalno uvlačenje - 10 mm desno i 20 mm lijevo, gore i dolje;
• ako je pismo napisano na dva ili više listova, svaki od njih mora biti numerisan u sredini od vrha;
• svaka prijava je posebno numerisana;
• odlazni broj slova je naveden u gornjem lijevom kutu (ne zaboravite ga popraviti u dnevniku registracije dokumenata);
• u gornjem desnom uglu se navodi naziv organizacije, pozicija adresata i njegovo prezime sa inicijalima;
• u donjem lijevom uglu - vaša pozicija, prezime sa inicijalima i potpisom;
• obavezno na dnu upišite datum pisanja pisma.

Međutim, GOST 2003 dopušta upotrebu obrazaca ne samo s kutnim, već i uzdužnim rasporedom detalja (kada su naznačeni u sredini). Ugaoni raspored izgleda poznatiji i lakši za čitanje, pa je bolje odabrati ovu opciju.

Opća pravila za pisanje

Klasična struktura teksta poslovnog pisma uključuje tri elementa:

• uvodni dio (kratka naznaka razloga zašto je pismo napisano, njegova svrha);
• sadržaj (opis situacije, prijedlog rješenja, iznošenje zaključaka i preporuka);
• rezimirajući dio (kratak sažetak sa jasnim naznakom šta očekujete od adresata).

Uvek treba da razumete svrhu pisanja pisma. Želite li ponuditi saradnju? Podnijeti žalbu? Pozvati na prezentaciju ili neki drugi događaj? Pišite samo o tome i nemojte da vas ometaju dugi argumenti i pretpostavke koje nisu relevantne za slučaj.

Svako poslovno pismo treba da ima jedan specifičan cilj. Ako se u njemu dotaknete nekoliko pitanja, ona bi trebala biti usko povezana. Ako trebate kontaktirati istu organizaciju na nekoliko različitih tema, bolje je napisati posebno pismo za svaku od njih.

Jezik pisanja

Stil poslovne korespondencije je “laki” službeni posao. Moguće je i potrebno standardizirati fraze, koristiti neke klišeje i klišee, ali se ne preporučuje sve to dovoditi u suhu birokratiju. "Živi" jezik se uvijek doživljava lako i blagonaklono. Naravno, poslovni pisani govor mora biti u skladu s normama bontona (o čemu će biti riječi u nastavku), ali suštinu pitanja treba iznijeti jasno i sažeto.

Nekoliko praktičnih savjeta:

• koristite jednostavne riječi: „pametni“ pojmovi se loše percipiraju i često izazivaju iritaciju kod osobe koja je prisiljena da ih čita i dešifruje;
• češće upotrebljavati glagole, a rjeđe prideve;
• ne širite svoje misli po stablu - samo specifičnosti i samo u okviru zadate teme, bez mnogo detalja i beznačajnih detalja;
• izbjegavajte duge izjave, ako je moguće, nemojte koristiti participe i participe;
• napišite konkretno: razna “o ovome”, “oni/on/ona” su neprihvatljiva;
• izbjegavati logičke nedosljednosti i nagle prijelaze iz jednog semantičkog bloka u drugi;
• provjerite sve što je napisano na sluh: govorne greške se javljaju u gotovo svakom needitovanom tekstu.

Jedno od glavnih pravila za pisanje poslovnih pisama glasi: poruka mora biti pismena i stilski provjerena.

Osobine obraćanja adresatu

Po pravilu, adresatu se obraća jednom, na početku pisma. To se može uraditi na tri načina.

1. Ako se nekome obraćate prvi put (ili ako je između vas i primaoca uspostavljen čisto službeni odnos), koristite adresu koja označava određenu udaljenost. Primjer: "Poštovani gospodine Ivanov!".
2. Ako se obraćate osobi s kojom ste već dugo uspostavili povjerljiv poslovni odnos, bolje je nazvati je imenom i prezimenom. Primjer: "draga Ekaterina Leonidovna!".
3. Kada se obraćate kolektivno, koristite standardnu ​​frazu "Poštovani!".

U završnom dijelu trebate koristiti takozvanu završnu frazu. Ovdje ima još opcija:

• "S poštovanjem", "S poštovanjem";
• "Sve najbolje";
• “S nadom u nastavak saradnje”;
• “Uvijek vam je drago da vam poslužimo”;
• itd.

Jednom riječju, izbor posljednje fraze je stvar ukusa.

etika poslovnog pisanja

Čak ni prikriveni prezir u poslovnom pismu ne prolazi nezapaženo. Naravno, u ovom slučaju više nećete moći računati na pozitivan ili barem čak stav prema sebi. Zaključak je očigledan: ne prepuštajte se emocijama i držite se unutar sebe čak i ako vas adresat zaista razbjesni. Uvijek obratite pažnju na ton poruke.

Posebnu pažnju treba obratiti na pismo koje sadrži odbijanje. Izuzetno je nerazumno započinjati takvu poruku kategoričnim "ne" u ovom ili onom obliku - to će kod osobe stvoriti osjećaj da je jednostavno poslana. Pokušajte prvo dati uvjerljiva (ne izmišljena) objašnjenja. Nakon što se ukratko iznesu razlozi odbijanja, treba glatko preći na njegovo navođenje. U ovom slučaju se mogu koristiti sljedeći izrazi:

• “Nažalost, ne vidimo priliku da udovoljimo vašem zahtjevu”;
• “Vaš zahtjev ne može biti odobren iz sljedećih razloga…”;
• "Duboko mi je žao, ali moramo odbiti vašu ponudu."

U idealnom slučaju, čak i prije nego što opravdate odbijanje - na samom početku pisma - trebate nakratko ponoviti zahtjev primaoca. On će shvatiti da ste pažljivo pročitali njegov zahtjev ili prijedlog i sigurno će to cijeniti. Možda ćete u budućnosti ponovo raditi zajedno - zašto odmah emitovati negativno i plašiti osobu pretjeranom grubošću?

Nikad ne idite u drugu krajnost. Laskanje i brojna uvjeravanja o iskrenom raspoloženju očigledni su znakovi neiskrenosti. Neiskrenost uvijek uzrokuje odbijanje.

Sastavljanje mejlova

Poruke na papiru već postaju zastarjele. Naravno, "papirna" korespondencija nikada neće potpuno nestati, ali za nekoliko godina pisma ispisana na klasičnim obrascima postat će rijetkost. Pregovori se sve više vode elektronski. Savremeni preduzetnik sada šalje mnogo više pisama elektronskom poštom nego običnom poštom.

Poslovna pisma poslana e-poštom slijede ista opšta pravila. Zahtjevi za jezikom, stilom i tonom, pridržavanje bontona - svi ovi obavezni elementi se ne mijenjaju. Međutim, elektronske poruke imaju svoje specifičnosti.

1. Uvjerite se da vaša prijava izgleda solidno ili barem adekvatno. [email protected]- dobro, [email protected]- loše.
2. Veoma je važno da uvek popunite polje "Subject". Od ove linije zavisi da li će osoba otvoriti dolaznu poruku. Ako pišete osobi koju ne poznajete, pokušajte smisliti zanimljiv naslov. Ali ne pretjerujte - teme u duhu "Hitno!!! Jedinstvena ponuda, otvorite odmah!” izazivaju samo želju da brzo kliknete na ikonu korpe na vrhu. Naslov treba da se sastoji od 3-5 reči i da odražava sadržaj poruke.
3. Ako niste upoznati sa adresatom, ukratko opišite ko ste, kako ste saznali za njega. Bez ovog potrebnog uvoda, poruka se može pogrešno smatrati neželjenom poštom i odmah izbrisati.
4. Nemojte onemogućiti citiranje u postavkama - neka prethodna korespondencija bude prikazana ispod, ispod reza.
5. Čitanje sa ekrana je sumnjivo zadovoljstvo. Papirno pismo se može uzeti u ruke i samo zbog toga ga se na nesvjesnom nivou ozbiljnije shvaća nego elektronsko. Razmotrite ovo.
6. Što je poruka e-pošte kraća, to će brže biti odgovoreno.
7. Koristite samo standardne fontove.
8. Nemojte zloupotrebljavati odabir teksta - možete primijeniti "podebljano" na najvažnije točke, ali korištenje različitih boja je neprihvatljivo.
9. Nema "kapa". Nikad. Čak iu titlovima. Isto se odnosi i na duplikate interpunkcijskih znakova.
10. Razdvojite tekst na pasuse sa razmakom između njih (samo ostavite prazan red).
11. E-poruci možete priložiti slike ili tekstualne datoteke. Dodatni materijali i objašnjenja, komentari, detaljni detaljni opisi - sve to treba da bude u priloženim fajlovima, ali ne i u telu pisma.
12. U poslovnoj korespondenciji s ljudima s kojima ste uspostavili odnos povjerenja (govorimo o pouzdanim partnerima, pouzdanim partnerima), povremeno možete koristiti emotikone. Ovo će "oživjeti" komunikaciju - smajliji na ekranu (čak i u poslovnoj poruci) doživljavaju se prilično pozitivno. Naravno, ne mogu se koristiti u "papirnim" slovima.
13. Obavezno potpišite. U e-mailovima se obično sastoji od 3-6 redaka i uključuje ime i prezime pošiljaoca, poziciju, naziv kompanije, adresu web stranice i kontakt telefon.

Primjer potpisa:

S poštovanjem,

Ivan Ivanov

[email protected]

http://site.com.

Evo primjera poslovnog pisma za vas.

Sažimanje

Iako je prilično jednostavno, primjeri dobro napisanih poslovnih pisama nisu toliko brojni. Poduzetnici se redovito zbunjuju u dizajnu, koriste ne sasvim ispravne adrese i zaboravljaju na važne nijanse.

Navodimo glavne karakteristike koje su svojstvene dobrim poslovnim porukama:

• objektivnost;
• kratkoća (poželjno je da pismo ne zauzima više od jedne stranice);
• neutralan ton prezentacije;
• nedostatak obrazloženja, narativa, pretjerani detalji;
• nedostatak emocionalnih procjena;
• jasan logički odnos između delova teksta i pojedinih fraza.

Ovo je neka vrsta kontrolne liste koju možete prvo provjeriti. Nakon stotina napisanih i poslanih poslovnih poruka, potreba za tim će nestati. Nemojte zanemariti gore navedena pravila i zapamtite: "napumpana" vještina poslovne korespondencije značajno povećava vašu reputaciju i, shodno tome, imidž kompanije.

GOST 7.0.8-2013 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije” fiksirali su glavna značenja koncepata koje ćemo dalje koristiti:

• odredište- rekvizit koji sadrži podatke o primaocu dokumenta;
• detalji dokumenta- element dizajna dokumenta.

Osim toga, potrebno je obratiti pažnju na novi termin atribut, koji se aktivno koristi pri radu sa elektronskom naučnom i tehničkom dokumentacijom i smatra se kao obavezan dio rekvizita dokument. Pravila za formatiranje potrebnog "primatelja", utvrđena GOST R 6.30-2003, predviđaju različite opcije za njegov dizajn - glavni atributi potrebnog "primatelja" u njima su formatirani ili ne formatirani drugačije.

I na kraju termin odredište mora se razlikovati od zastarjelog koncepta adresat, koji se ipak pominje u dodatku Pravilima kancelarijskog rada u saveznim izvršnim organima (odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15.6.2009. br. 477) u značenju autor, tj. pošiljalac dokumenta(i iznad svega pisma).

Budući da korespondencija obično zauzima više od 80% toka dokumenata organizacija, razmotrit ćemo pravila za izdavanje rekvizita "primatelja" na primjeru službenih poslovnih pisama, koja se sastavljaju u papirnatom obliku i šalju primaocu uglavnom poštom. .

U procesu vođenja korespondencije, menadžeri, zaposleni i kancelarijski menadžment organizacije trebaju uzeti u obzir sljedeće faktore:

• tehnološke, što znači da će organizacija svoje pismo slati preko pošte ili koristeći usluge kompanija koje dostavljaju korespondenciju. Ove kompanije i ruska pošta djeluju kao nezavisne treće strane tokom procesa isporuke. Prilikom sastavljanja pisma potrebno je voditi računa o načinu na koji će ono biti poslato, upakovano, da je redosled i redosled registracije atributa poštanske adrese utvrđen Pravilima za pružanje poštanskih usluga, koja su odobrena uredbama Državne uprave. Vlada Ruske Federacije i periodično se ažuriraju;
• menadžerski, jer Pismo može sadržavati:
  • konkretnu upravljačku odluku, prijedlog, izvještaj ili zahtjev - može se uputiti višoj organizaciji ili ravnopravnom partneru, klijentu;
  • obavezujući nalog ili normativni pravni akt koji se šalje podređenim organizacijama na izvršenje ili radi informisanja.
    Odnosno, svrha kreiranja i sadržaj dokumenta, mjesto autorske organizacije u sistemu upravljanja i odnosi sa primaocem pisma utiču na dizajn atributa "adresatelj". Osim toga, pismo treba poslati na mjesto (organizacija, službenik, specijalista, strukturna jedinica) gdje postoji ovlaštenje da se pitanje izneseno u dokumentu riješi, konačno i meritorno. Ako imate nekoliko pitanja/prijedloga za ovu organizaciju koja nisu međusobno povezana i čije je rješenje u nadležnosti različitih osoba, onda je bolje da svakom „konačnom primaocu“ napišete posebno pismo. A ako ne znate ko će biti "potpisan" da razradi vaša pitanja, onda ih možete navesti u pismu upućenom generalnom direktoru ili ga u cjelini obratiti organizaciji;
• faktor etiketa- potrebu da se poštuju prihvaćena pravila ljubaznosti, uzimajući u obzir specifičnu situaciju poslovne komunikacije, status i položaj primaoca (pravna ili fizička osoba, viša ili podređena organizacija, pismo se šalje prvi put ili stalni dopisnik itd.).

Obrazac pisma organizacije

Za korespondenciju, skoro svaka organizacija razvija i odobrava svoj memorandum. Sastav njegovih detalja i primjere dizajna možete pronaći:

• u GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju” (Slike B.2 - B.4) i
• Odobrene smjernice za izradu uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti. naredbom Federalnog arhiva od 23. decembra 2009. godine broj 76 (tačka 3.3.1 sa prilozima).
  Organizacije posvećuju veliku pažnju dizajnu memoranduma i čak ga uključuju u „korporativni“ stil knjige, što je sasvim u pravu, jer. on je "lice" pravnog lica, formira imidž autora pisma i utisak o njemu. Ali nije stvar samo u kvaliteti papira i bojama koje se koriste za izradu memoranduma. U obrascu se navode puni i skraćeni nazivi organizacije, pravni oblik i podređenost. Najvažnije je pratiti ispravan dizajn podataka o autoru koji su na njemu naznačeni, navodeći sve načine da kontaktirate autora. U eksternom okruženju to prenosi znakove stabilnosti, spremnosti za kontakte, otvorenosti i „dobre volje“ organizacije.

Lokacija detalja u obrascu može biti:

• uzdužni(kao u primjeru 1).
• ugao:
  • centriran(kao u primjeru 2) ili
  • zastava(atributi se nalaze u istoj bočnoj zoni, ali tekst svakog reda počinje od ivice lijeve margine).

Uzdužne i ugaone forme imaju različitu lokaciju atributa „addressee“, označena je narandžastim senčenjem (uporedi primere 1 i 2).

Atributi atributa "primatelj"

Štaviše, odgovor na pitanje “Gdje?”, tj. registraciju atributa "poštanska adresa", GOST ga smatra izbornim. Ako odgovara, tada se njegovi elementi ispisuju redoslijedom predviđenim Pravilima za pružanje poštanskih usluga (ovo je utvrđeno Metodološkim preporukama za izradu uputstva za kancelarijski rad u federalnim organima izvršne vlasti, Dodatak br. 11). Označavanje poštanske adrese na samom pismu postaje zgodno kada koristite kovertu s prozorom u kojem će biti vidljivi svi podaci o primaocu (kome i gdje pismo treba dostaviti), tada se ove informacije neće morati duplicirati na kovertu ručno ili lijepljenjem “naljepnice”. Uz velike količine korespondencije, ovaj pristup značajno štedi vrijeme i novac.

Ako je pismo adresirano državnom organu, organu lokalne samouprave, vrhovnom organu, višoj organizaciji, tada atribut "poštanska adresa" još uvijek nije sastavljen (naveden je samo na koverti). Vidi primjere 3 i 4.

Ako se pismo pošalje prvom šef ove "nadređene organizacije", tada je naziv organizacije uključen u poziciju, vidi primjere 5 i 6. I pozicija i puno ime se pišu u dativu.

Primjer 1

Collapse Show

Primjer 2

Collapse Show

Primjer 3

Collapse Show

Primjer 4

Collapse Show

Primjer 5

Collapse Show

Primjer 6

Collapse Show

Ako pismo adresirane na ravnopravnu ili nižu organizaciju treće strane, tada atribut "primatelj" pisma može uključivati ​​poštansku adresu, koja je bolje odvojena od naziva organizacije u intervalima od 1,5-2 reda i počinje malim slovom kako je propisano GOST R 6.30-2003 (na primjer, “st.” ili “pr. “):

Primjer 7

Collapse Show

Ako je pismo adresirano vođa organizacije, tada pozicija uključuje puni naziv organizacije sa naznakom organizaciono-pravnog oblika:

Primjer 8

Collapse Show

Ako je pismo upućeno šefu organizacije s kojom komunikacija nije prvi put, onda je bolje ne navoditi poštansku adresu.

Ako je pismo adresirano zamjenik načelnika ili drugi službenik (a ne prvi načelnik), tada su opcije dozvoljene (sa ili bez dodatka poštanske adrese), a treba obratiti pažnju na mala slova, prored. Obraćanje službeniku se uvijek vrši u dativu; ako je naziv organizacije odvojen od njene pozicije, onda se piše u nominativu:

Primjer 9

Collapse Show

Primjer 10

Collapse Show

Ako je pismo adresirano strukturna jedinica organizacije, zatim u atributu "primatelj" prvo navedite naziv organizacije (dozvoljene su utvrđene skraćenice), a tek onda - ovu strukturnu jedinicu u nominativu.

Razmak između redova u primjerima 7, 10 i 11 za odvajanje atributa varijable "addressee" je poželjan kako bi primatelj brže uočio i izolirao informacije, ali to nije strog zahtjev.

Primjer 11

Collapse Show

Primjer 12

Collapse Show

Ako je pismo upućeno šefu strukturnog pododjeljenja, tada se naziv organizacije (u nominativu) uključuje u potrebnu "primatelja", a naziv pododjeljenja uključen je u puni naziv pozicije u dativ:

Primjer 13

Collapse Show

GOST R 6.30-2003 utvrđuje metoda generalizovanog dizajna adresata prilikom slanja pisama nekoliko homogenih organizacija ili nekoliko strukturne podjele jedna organizacija. Ova metoda obezbjeđuje:

• na samom pismu dizajn generalizovanog imena adresata;
• dodatno sastavljanje posebne liste za poštanska pisma, koja uključuje njihova specifična imena i poštanske adrese.

Primjer 14

Collapse Show

Primjer 15

Collapse Show

Pogledajte članak “Kreiranje koverti u MS Word-u” da naučite kako prilagoditi adresu pošiljaoca, brzo kreirati mnogo koverti prema datom predlošku i mailing listi, ukrasiti ih pozadinom ili uzorkom (predlažemo ideje za dizajniranje koverte do 23. februara i 8. marta

Mailing lista ili Mailing lista formira ga izvršilac pisma na osnovu klasifikatora organizacija i njihovih adresa, koji se obično akumulira u pisarnici kao rezultat operacija registracije dokumenata (u EDMS ili u Word, Excel tabelama). Na svakoj koverti u kojoj je svaki primerak pisma zapečaćen, naznačen je konkretan naziv i adresa organizacije u skladu sa mailing listom. Na osnovu ove liste, štampanje informacija na kovertama može se automatski konfigurisati čak i kroz Word.

Treba napomenuti da ovaj metod obično koristi viša organizacija kada šalje pisma svojim podređenim tijelima.

kako god ako nema više od 4 primaoca jednog pisma, onda se svi primaoci iscrtavaju na samom dokumentu, onda možete bez mailing liste (riječ "Kopija" ne staje ispred 2., 3. i 4. primaoca). Ovo ograničenje broja primalaca u jednom pismu utvrđeno je GOST R 6.30-2003 i zdravim razumom. U ovom slučaju, adresiranje je formalizovano u gornjem desnom uglu kao lista podataka o „primaocu“ za svako telo/organizaciju, ali sve kopije takvog pisma su potpisane kao originali, a svaka kopija je zapečaćena u posebnoj koverti, na kojoj se izdaje odgovarajuća poštanska adresa.

Ovaj način obraćanja pogodan je za korištenje kada je potrebno obavijestiti o činjenicama kršenja, o značajnim događajima, prije svega, višim, nadzornim i regulatornim organima. Tako će svi primaoci vidjeti kome je još poslano ovo pismo.

Primjer 16

Collapse Show

Ako je potrebno pismo istog sadržaja (pismo ponude, na primjer) poslati na nekoliko „nezavisnih“ organizacija, onda je bolje svako pismo izdati u statusu originala, tj. na svakom navesti pojedinačnog adresata. U ovom slučaju, registarski brojevi za ova slova bit će drugačiji.

Registracija potrebnog "primatelja" prilikom održavanja dopisivanje sa pojedincima ima svoje karakteristike. Prvi atribut je prezime u dativu, zatim inicijali, a zatim poštanska adresa:

Primjer 17

Collapse Show

Prilikom upućivanja pisma službeniku sa naznakom njegovog položaja, sastavljaju se inicijali prije prezime (vidi primjere 9, 10, 13), budući da se glavna identifikacija primaoca vrši po nazivu radnog mjesta. Prilikom upućivanja pisma privatnom licu navode se njegovi inicijali iza prezimena (Primjer 17), budući da je naša identifikacija kao građana prvenstveno po prezimenu. Prilikom oblikovanja prezimena i inicijala oni se odvajaju razmakom, inicijali se ne odvajaju razmakom, tj. “I.I. Ivanov“, ali ne i „I. I. Ivanov.

Kako skratiti dvostruka imena i dvostruka patronimika primaoca napisana crticom u poslovnoj korespondenciji, na primjer, Khozh-Ahmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Pogledajte odgovor na pitanje „Kako je ispravno u poslovnoj korespondenciji skratiti dvostruka imena i dvostruka patronimika primaoca ispisana crticom? »

Kako ne biste pogriješili prilikom obraćanja, na web stranicama organizacija potrebno je saznati tačne poštanske adrese, puna imena i nazive rukovodećih pozicija, te druge podatke koji će pomoći da se što bolje uspostavi komunikacija u prvoj fazi percepcija dokumenta. Možete pokušati da dobijete slične informacije od sekretarice, pokupite iz dokumenata dobijenih od ove organizacije.

Obratite posebnu pažnju na upotrebu velikih i malih slova u nazivima organizacija i pozicija. Norme ruskog jezika zahtijevaju pisanje pozicije malim (malim) slovom, ali konkretna visoka pozicija može se napisati i velikim slovom, ako je to predviđeno osnivačkim dokumentima i lokalnim propisima organizacije primaoca. Obratite pažnju na ove suptilnosti.

Faktor bontona

Žalba- uslovna bontonska fraza, govorna formula koja izražava poštovanje i prijateljski, učtiv odnos prema adresatu. Preporučuje se da se završi uzvičnik, naglašavajući značaj i pitanja i apela za ovu osobu.

Najčešće kontaktirani po imenu(Primjer 18), mnogo rjeđe - po poziciji(Primjer 20). Druga opcija je striktno poslovne prirode i koristi se kada se govori o licu koje ima visoku službenu poziciju u državnim i opštinskim organima, velikoj organizaciji. Čak i ređe prezime bez inicijala(Primjer 19) - ovim se naglašava "distanca", formalnost odnosa između autora i adresata, prilično tipična za prepisku sa privatnom osobom.

Primjer 18

Adresa po imenu

Kolaps 20

Drugi način posebnog poštovanja prema primaocu očituje se u „okviru bontona“: "Duboko poštovan..." – "S dubokim poštovanjem,", koji se koristi kada se obraća višoj osobi (predsjedniku upravnog odbora, načelniku višeg organa ili uprave itd.), kao i u slučaju čestitki, na primjer, godišnjice.

Žalba "Skupo..."čak i u slučaju čestitki primaocu, treba ga koristiti s oprezom, jer. u službenim odnosima ipak se mora poštovati određena menadžerska distanca.

Žalba "draga" trenutno se smatra zastarjelim, suvišnim - ne odgovara normama modernog poslovnog stila ruskog književnog jezika.

Posebna pravila liječenja su se postepeno formirala prilikom rješavanja žalbi građana. Kao odgovor na njihova pisma "najbolje prakse" državni organi i lokalne samouprave preporučuju sledeće govorne formule:

Primjer 22

Collapse Show

Ali bez obzira na pitanje koje se postavlja u apelu građana, na situaciju (sukob, žalba ili žalba po ličnom pitanju, prvi put ili ponovo, itd.), i dalje je univerzalna formula za obraćanje građanima je adresa po imenu i patronimu (kao u primjeru 18).

Komercijalne organizacije, prilikom dopisivanja sa kupcima i razmatranja njihovih pritužbi, mogu se rukovoditi istim preporukama.

Obrazac pisma, u zavisnosti od konstitutivnih dokumenata organizacije, uključuje detalje:

01 - državni grb Ruske Federacije (02 - grb subjekta Ruske Federacije ili 03 - amblem organizacije ili žig (uslužni znak));
04 - šifra organizacije
05 - glavni državni registarski broj (OGRN) pravnog lica
06 - identifikacioni broj poreskog obveznika / šifra razloga registracije (TIN / KPP)
08 - naziv organizacije
09 - referentni podaci o organizaciji
kao i ograničavajuće oznake za detalje:
11 - datum dokumenta
12 - registarski broj dokumenta
13 - link na registarski broj i datum dokumenta
I, ako je potrebno, granične oznake za gornje granice zona za lokaciju detalja.
15 - adresat
18 - naslov teksta
19 - kontrolna oznaka
20 - tekst dokumenta

Forma slova se može napraviti na osnovu uzdužnog ili ugaonog rasporeda detalja.

Rice. 1. Položaj detalja (ugaona verzija) memoranduma (dimenzije su u milimetrima)

Rice. 2. Lokacija detalja (uzdužna verzija) memoranduma (dimenzije su navedene u milimetrima)

Najprikladniji za obradu i najekonomičniji u smislu korištenja površine lima je ugao. U ovom slučaju, desna strana gornjeg dijela lista može se koristiti za postavljanje detalja "Adresa", "Resolution"

Upotreba longitudinalnog oblika slova je preporučljiva u slučajevima kada naziv organizacije sadrži veliki broj ispisanih znakova, na primjer, može biti slučaj kada su detalji obrasca dati na dva ili više jezika. Istovremeno, detalji bi trebali biti odštampani lijevo na ruskom, a desno - na nacionalnom jeziku, na istom nivou. Ako je broj korišćenih nacionalnih jezika više od jednog, detalje na ruskom treba navesti iznad, a ispod - na nacionalnom jeziku, protežući liniju do granice desne margine.

Obrazac dopisa se može izraditi za organizaciju, strukturni odjel i službenika.

Primjeri memoranduma:

Rice. 3. Formularno pismo organizacije sa ugaonim (centriranim) rasporedom detalja.

Rice. 4. Obrazac pismo organizacije sa ugaonim (zastavica) rasporedom detalja.

Rice. 5. Obrazac pisma organizacije sa uzdužnim rasporedom detalja.

Uzorci opšte forme dokumenta su takođe dati u sledećim dokumentima:
GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju" (Dodatak B, slike B.2, B.3, B.4);
- Standardna uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti, odobrena naredbom Ministarstva kulture i masovnih komunikacija Ruske Federacije od 8. novembra 2005. br. 536 (Dodaci br. 13, 14, 15, 16, 17, 18) .

U svakoj organizaciji pisma čine većinu ulazne i odlazne dokumentacije. Postoji mnogo vrsta ovih dokumenata, a za svaki od njih postoji niz pravila za registraciju. Pošto su pisma najmasovnija vrsta upravljačke dokumentacije, izuzetno je važno znati kako ih pravilno napisati.

Iz ovog članka ćete naučiti:

Pravilno formatiranje pisama je uspjeh cijele kompanije

Poslovna (ili službena) pisma su ona koja služe za komunikaciju kompanije sa eksternim strukturama. Štaviše, čak i nakon nekog usmenog dogovora između šefa organizacije i poslovnog partnera ili klijenta, pravila bontona predviđaju potvrdu ovog dogovora. To se, pak, već može smatrati garancijom.

Vrste poslovnih pisama

1. Informativne - kreiraju se kako bi se prenijele neke informacije.

Po funkciji

1. Inicijativa - dijele se na one koje zahtijevaju odgovor i one koje ne zahtijevaju odgovor. Primjeri: zahtjev, žalba, obavijest, podsjetnik, .

2. Pisma-odgovori.

Na osnovu adresata

1. Običan - u pravilu se šalje samo jednom primaocu.

2. Cirkularni - oni koje jedan pošiljalac šalje više primalaca.

Prema obliku polaska

Struktura poslovnog pisma

Tekst dobro napisanog poslovnog pisma sastoji se od žalba, uvodni i glavni dijelovi i zaključak.

Žalba.

Ovo je najvažniji dio za potrebe komunikacije. Dakle, zahvaljujući pravilno odabranom obliku obraćanja, ne samo da možete privući pažnju adresata, već i postaviti opći ton za dalju komunikaciju. Ako pismo nije upućeno određenoj osobi, žalba se može izostaviti, u drugim slučajevima uobičajeno je koristiti formule standardnog jezika - na primjer, "Dragi Sergej Ivanoviču!", "Gospodine predsjedavajući Vlade!". Žalba je napisana na sredini reda.

Uvodni dio.

Na početku pisma potrebno je navesti razloge i razloge za njegovu pripremu, često je potrebno potvrditi informacije linkovima na dokumente i činjenice trećih strana. Ukoliko je potrebno navesti reference, to treba učiniti sljedećim redoslijedom: naziv akta, autor, datum, registarski broj, naslov.

Glavni dio.

U glavnom dijelu navedite glavnu svrhu pisma. Ovaj dio detaljno opisuje potrebne događaje, pruža dokaze ili analizira situaciju.

Zaključak.

Zaključno, uobičajeno je da se zaključci donose u obliku zahtjeva, sugestija, odbijanja ili mišljenja. Smatra se da poslovno pismo može sadržavati samo jedan završni dio. Po pravilu se završavaju standardnim izrazima - na primjer, "Nadam se daljoj saradnji", "Najbolje želje". Formula ljubaznosti stavlja se ispred potrebnog "potpisa" i odvaja se od pozicije zarezom.

Prilikom izrade autora važno je uzeti u obzir aspekte kao što su:

• stepen poznanstva i priroda odnosa sa primaocem;
• javni položaj adresata i njegova korelacija sa pozicijom autora;
• situacija u kojoj se komunikacija odvija – njena formalnost ili neformalnost;
• bonton i norme usvojene u određenom preduzeću.

Uzorak formata pisma:

Registracija pisama prema GOST-u

Službena pisma se izdaju na posebnim obrascima A4 ili A5, ovisno o veličini teksta. Dozvoljeno je nekorištenje formulara samo u slučaju kada su autori više kompanija istovremeno.

Zahtjevi za obrasce pisma, kao i sastav podataka i pravila za registraciju sadržani su u GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.

Općenito, kompanije imaju pravo samostalno razvijati obrasce pisma, budući da je navedeni GOST savjetodavne prirode, međutim, provedba njegovih odredbi ukazuje na visoku kulturu rada s dokumentima u organizaciji. Za neke organizacije, GOST R 6.30-2003 je obavezan: na primjer, savezne izvršne vlasti moraju uvijek provjeriti s ovim standardom.

01 - Državni grb Ruske Federacije;

02 - grb subjekta Ruske Federacije;

03 - grb organizacije ili žig (uslužni znak);

04 - Šifra organizacije;

05 - glavni državni registarski broj (OGRN) pravnog lica;

06 - Identifikacioni broj poreskog obveznika/šifra razloga registracije (TIN/KPP);

07 - Šifra obrasca;

08 - Naziv kompanije;

09 - Referentni podaci o organizaciji;

10 - naziv vrste dokumenta;

11 - Datum;

12 - Matični broj;

14 - mjesto sastavljanja ili objavljivanja;

15 - adresat;

16 - Pečat odobrenja;

17 - Rezolucija;

18 - Naslov teksta;

19 - Oznaka kontrole;

20 - Tekst dokumenta;

21 - Oznaka o prisutnosti prijave;

22 - Potpis;

23 - Grafikon odobrenja;

24 - Odobrenje vize;

25 - Štampani otisak;

26 - Oznaka na ovjeri kopije;

27 - Oznaka o izvođaču;

28 - Zabilješka o izvršenju isprave i njenom smjeru u predmetu;

29 - Napomenu o prijemu dokumenta u organizaciju;

30 - Identifikator elektronske kopije.

Registracija pisma prema GOST-u, uzorak:

Formatiranje pisma sa prilogom, uzorak:

Pravila poslovne korespondencije

Poslovna korespondencija podrazumijeva korištenje službenog poslovnog stila komunikacije. Njegova posebnost leži u činjenici da su učesnici najčešće pravna lica koja se moraju pridržavati prilično strogih pravila komunikacije koja su usvojena u organizaciji (ili nekoliko organizacija).

Postoji nekoliko zahtjeva za ovu vrstu komunikacije.

Standardizacija prezentacije. Danas postoji mnogo pojmova, posebnih fraza i formula koje su specifične za poslovnu korespondenciju. Njihova upotreba može značajno smanjiti vrijeme pripreme, a gotovi dizajni pomažu da se ne gubi vrijeme na traženje pojmova prikladnih za određenu situaciju. Standardizacija uvelike olakšava percepciju bilo kojeg teksta i optimizira cijeli proces rada.

Neutralni ton. Uzdržanost i strogost u dizajnu pisama je norma službene komunikacije. Neutralan ton podrazumijeva gotovo potpuno odsustvo ekspresivnih ili emocionalno nabijenih riječi. Informacija je čisto službene prirode, pa je iz tog razloga potrebno isključiti iz teksta, na primjer, riječi s deminutivnim sufiksima ili međumetima. Emocionalni prizvuk može biti prisutan, ali ga vrijedi sakriti iza neutralnog tona prezentacije.

Tačnost i nedvosmislenost formulacija. Primalac mora jasno razumjeti i protumačiti značenje materijala upućenog njemu. Točnost teksta, u pravilu, direktno ovisi o pravilno izgrađenoj kompozicijskoj strukturi, odsustvu logičkih grešaka. Poslovno pismo treba dobro osmisliti.

Konciznost. Zahvaljujući ovom zahtjevu, autor će moći značajno smanjiti obim cijelog dokumenta. Konciznost prezentacije je, prije svega, isključenje suvišnosti govora, ekonomična upotreba jezičkih alata, odsustvo nepotrebnih ponavljanja i dodatnih informacija.

Primena jezičkih formula.Šabloni, koji se široko koriste u poslovnoj korespondenciji, su njen sastavni dio. Dakle, za podsticanje na akciju, često se koriste formule: “Molimo vas da razmotrite pitanje...”, “U potvrdu našeg dogovora...”. Često su jezičke formule pravno značajni elementi teksta, bez kojih on neće imati potrebnu snagu. Na primjer: "Garantujemo povrat novca u iznosu od ...", "Kontrola nad realizacijom zadatka je dodijeljena ...".

Upotreba termina, leksičkih i grafičkih skraćenica. Korištenjem termina u korespondenciji autor može postići nedvosmisleno razumijevanje teksta, što je izuzetno važna karakteristika poslovne komunikacije. Terminologija koja se može i treba koristiti u oblasti podrške upravljačkoj dokumentaciji regulisana je GOST R 51141-98 „Kancelarijski rad i arhiviranje. Uslovi i definicije"

Prevladavanje prostih uobičajenih rečenica. Formalna komunikacija se, u pravilu, temelji na upotrebi jednostavnih uobičajenih jednodijelnih ili dvodijelnih rečenica, što uvelike pojednostavljuje proces percepcije teksta.

Podsjetnik poslovnog pisma

Papir	Mora biti odštampan na bijelom papiru ili drugim svijetlim bojama. Format lista - A4 (210 x 297 mm) ili A5 (148 x 210 mm).
polja	List mora imati polja od najmanje: 20 mm - lijevo; 10 mm - desno; 20 mm - vrh; 20 mm - niže.
datum	Datum pisma je datum njegovog potpisivanja. Sastavlja se arapskim brojevima, slijedeći redoslijed: dan, mjesec, godina. Na primjer, "10.02.2017". Dozvoljen je i verbalno-numerički način oblikovanja datuma. Na primjer, "10. februar 2017."
odlazni broj	Odlazni broj se sastoji od rednog broja, koji se može dopuniti indeksom. Broj dokumenta, koji su zajedno sastavila dva ili više odjeljenja, sastoji se od registarskih brojeva slova svakog od ovih odjela, odvojenih kosom crtom.
Odredište	Adresat može biti i kompanija i njeni strukturni odjeli ili pojedinačni zaposleni. Važno je zapamtiti da se u potonjem slučaju inicijali uvijek navode ispred prezimena. Naziv preduzeća adresata uvijek se navodi u nominativu. Prema pravilima, ne bi trebalo biti upućeno na više od četiri primaoca. Također, ovaj atribut može uključivati ​​poštansku adresu, a prvo se navodi naziv organizacije, a zatim poštanska adresa.
Tekst pisma	Sam tekst može biti oblikovan kao tabela, tekst ili kombinacija nekoliko struktura. Prilikom dizajniranja tabela važno je kolone i redove nazivati ​​imenicama u nominativu. Ako se tabela nastavlja na sljedećoj stranici, kolone i redovi su također numerirani na njoj. Tekst treba da se sastoji iz dva dijela: razloga/svrha/osnova za pisanje pisma i zaključaka/prijedloga/preporuka. Također, tekst može sadržavati samo jedan završni dio – na primjer, zahtjev bez objašnjenja. Ako se pismo odnosi na akte drugih organizacija, navedite njihove detalje: naziv dokumenta, naziv organizacije, datum, registarski broj i naziv.
Aplikacija	Poslovno pismo sa prilogom je formatirano na sledeći način: Primjena: za 2 litre. u 2 primjerka. Ako prijava nije navedena u tekstu, tada se mora navesti njen naziv, broj listova i primjeraka. Na primjer: Prilog: Ugovor o kupoprodaji za 3 litre. u 2 primjerka. Ako je priložen dokument sa prilogom, onda se oznaka vrši na sljedeći način: Prilog: Dopis FSS od 12.10.2017. N 03-2/923 i njegov prilog, ukupno 7 listova.
Potpis	Potpis podrazumijeva naznaku položaja službenika koji je potpisao pismo i prepis ovog potpisa. Ako se potpiše više zaposlenih, onda se potpisi slažu u redoslijedu koji odgovara radnom mjestu. Ako su postovi jednaki, onda bi potpisi trebali biti na istom nivou.
Pečat	Pečat potvrđuje autentičnost potpisa službenih lica na dokumentima koji se odnose na finansijska sredstva ili na drugim dokumentima koji omogućavaju provjeru originalnog potpisa.
Izvršitelj	Po potrebi navesti inicijale i prezime izvođača i njegov broj telefona. Obično se oznaka stavlja na prednju ili stražnju stranu posljednjeg lista u donjem lijevom uglu.

Danas se poslovna pisma sastavljaju u bilo kojoj kompaniji o potpuno različitim pitanjima vezanim za aktivnosti kako pojedinaca tako i cijelih odjela. Predmet pisama može biti zahtjev, obavijest, sporazum, zahtjev, opoziv, promjena itd. Istovremeno, pravila lijepog ponašanja sugeriraju da će svaki dokument biti sastavljen u skladu sa svim gore navedenim zahtjevima. Zahvaljujući tome, pismo (u kom god obliku da se šalje) postat će djelotvoran alat u radu svakog zaposlenika i menadžmenta kompanije u cjelini.

Testirajte se

1. Koje slovo se zove cirkular?

• Pismo koje je jedan primalac poslao na više adresata
• Pismo upućeno od strane jednog primaoca jednom primaocu
• Pismo koje nije poslato iz više razloga

2. Kako je prilog poslovnom pismu pravilno formatiran?

• Primjena: za 2 litre. u 2 primjerka.
• Dodatak u 2 primjerka na 2 lista
• Dva prijavna lista u duplikatu

3. Koliko faza ima u pripremi i sastavljanju poslovnog pisma?

4. Šta znači zahtjev za neutralnim tonom u poslovnoj korespondenciji?

• Upotreba termina, leksičkih i grafičkih skraćenica
• Gotovo potpuno odsustvo ekspresivnih ili emocionalno obojenih riječi u pismu
• Široka upotreba šablona

5. Iz kojih dijelova se sastoji poslovno pismo?

• Obraćanje, uvodni i glavni dijelovi, zaključak
• glavni dio, zaključak
• Žalba, zaključak

Vjerovatno se svako barem jednom morao suočiti s potrebom da napiše poslovno pismo. Kada ga sastavljate, nehotice dolazite do zaključka da to nije nimalo lako. Postoji mnogo pravila i propisa za pisanje poslovnih pisama koje morate znati. Članak detaljno opisuje proces izrade dokumenta, daje uzorke poslovnog pisma, razmatra njihove vrste i dizajn.

Forma

Gotovi obrasci će dati čvrstinu i ukazati na pouzdanost kompanije. Oni sadrže bitne informacije o organizaciji, kao što su:

• Ime.
• Adresa.
• Kontakt telefoni.
• Website.
• Email.
• Logo.
• Ostali kontakt detalji.

Ne postoje stroga pravila o obrascima. Stoga svaka organizacija samostalno odlučuje koje informacije će u njih staviti.

Kako pravilno pisati poslovna pisma? Trening

Poslovna pisma se pišu i izvode na određeni način, poštujući njihova inherentna pravila i zahtjeve. U zavisnosti od cilja, autor detaljno promišlja sadržaj kako bi dobio rezultat koji izračunava. On mora jasno razumjeti koje informacije primatelj već zna o temi pisma, od čega polaziti i šta će biti novo u njemu. Argumenti zavise od svrhe koju autor teži. Proces pripreme poslovnog pisma može se podijeliti u sljedeće faze:

• Proučavanje problematike.
• Pisanje nacrta pisma.
• Njegov pristanak.
• Potpisivanje.
• Registracija.
• Slanje primaocu.

Struktura poslovnih pisama

Prilikom sastavljanja pisma potrebno ga je zasititi informacijama, odnosno tamo staviti sve potrebne informacije. Može biti jednostavno ili složeno. U jednostavnom pismu, sadržaj jasno i koncizno prikazuje informacije koje uglavnom ne zahtijevaju odgovor od primatelja. Kompleks se može sastojati od nekoliko sekcija, paragrafa i paragrafa. Svaki paragraf predstavlja jedan aspekt informacije. Uzorci ovog tipa poslovnog pisma obično se sastoje od uvodnog, glavnog i završnog dijela.

Ispod je primjer pisanja poslovnog pisma - njegov uvodni dio.

Glavni dio opisuje situacije, događaje, njihovu analizu i dokaze. U tom dijelu uvjeravaju da je potrebno djelovati na ovaj ili onaj način, dokazuju kako je bilo i obavještavaju o potrebi učešća na bilo kojem događaju, navodeći razne argumente.

Zaključak sadrži zaključke koji se donose u vidu prijedloga, zahtjeva, opomena, odbijanja i sl.

Primjer pisanja poslovnog pisma - njegov završni dio - predstavljen je u nastavku. Ovo rezimira zahtjeve navedene u glavnom.

Sve date informacije trebaju biti optimalno konzistentne i razumljive za percepciju.

Svaka poruka e-pošte počinje porukom koja je poravnata po sredini. Ovaj mali dio je izuzetno važan. Prilikom odabira, autor treba uzeti u obzir:

• Položaj adresata.
• Priroda odnosa.
• Službenost.
• Etiketa.

Pismo se mora završiti ljubaznim oblikom. Na primjer: "... Izražavam nadu za dalju saradnju (hvala na pozivu) ...". Iza ovih fraza stoji potpis autora.

Stil

Sva pisma moraju biti u formalnom poslovnom stilu, što znači korištenje govornih sredstava za formalni poslovni odnos. Karakteristike takvog jezika formiraju se pod sljedećim okolnostima:

• Glavni učesnici u poslovnim odnosima su pravna lica u čije ime se pišu pisma i rukovodioci i službenici.
• Odnosi u organizacijama su strogo regulisani.
• Predmet komunikacije je djelatnost kompanije.
• Dokumenti menadžerske prirode uglavnom imaju određenog adresata.
• Često se u toku aktivnosti organizacije dešavaju iste situacije.

S tim u vezi, informacije sadržane u poslovnom pismu trebale bi biti:

• Službeno, bezlično, naglašavajući distancu između učesnika u komunikaciji.
• Adresa, namijenjena određenom primaocu.
• Aktuelno u vrijeme pisanja.
• Pouzdan i nepristrasan.
• Obrazloženo da navede primaoca na bilo kakvu radnju.
• Kompletan za donošenje odluka.

Zahtjevi

Poslovno pismo mora ispunjavati sljedeće uslove:

• Govor je standardizovan na svim nivoima - leksičkom, morfološkom i sintaksičkom. Sadrži mnogo okreta, pojmova i formula.
• Ton pisanja je neutralan, suzdržan i strog, bez upotrebe emotivnih i ekspresivnih jezičkih izraza.
• Tačnost i jasnoća teksta, bez logičkih grešaka, jasnoća i promišljenost formulacije.
• Konciznost i sažetost - bez upotrebe izraza koji nose dodatno značenje.
• Upotreba jezičkih formula formiranih kao rezultat ponavljajućih situacija.
• Upotreba termina, odnosno riječi ili fraza koje imaju posebne pojmove.
• Upotreba skraćenica, koje mogu biti leksičke (odnosno složene riječi nastale uklanjanjem slova iz dijelova riječi: OOO, GOST i tako dalje) i grafičke (odnosno, označavanje riječi u skraćenom obliku: grn, zhd, itd.).
• Upotreba konstrukcija u genitivu i instrumentalnom padežu.
• Fraze sa glagolskim imenicama ("podrška" umjesto "podrška").
• Korištenje jednostavnih uobičajenih rečenica.

Gore navedeni primjeri poslovnog pisma u nastavku prikazani su u punoj verziji (sa glavnim tijelom). Informacije ispunjavaju sve zahtjeve službenog poslovnog stila.

Vrste poslovnih pisama

Najbolje je napisati poslovno pismo o bilo kojem konkretnom pitanju. Ako trebate riješiti nekoliko problema odjednom, preporučuje se da napravite nekoliko različitih opcija.

Poslovna pisma mogu biti po svom sadržaju:

• Prateći. Takva pisma su obično potrebna da bi se obavijestilo o tome gdje poslati dokumente.
  (Kako napisati poslovno pismo? Uzorak propratnog pisma pomoći će onima kojima je potrebno da napišu ovakav dokument.)

• Garancija. Oni su napisani da potvrde sva obećanja ili uslove. Može se garantovati, na primjer, plaćanje za rad, najam, rokovi isporuke i drugo.
• Hvala ti. Poslednjih godina se sve češće koriste. Ovakva pisma pokazuju dobar ton partnerstva. Mogu se izdati na običnom memorandumu ili na papiru u boji sa lijepim otiskom.
  (Kako napisati poslovno pismo? Uzorak sorte zahvalnice sastavlja se u slobodnoj formi u zavisnosti od zadataka koje rješava. U ovom slučaju pismo izražava svoju suštinu u najkraćem obliku. Takav uzorak, napravljen na papiru u boji sa ornamentom, može okačiti na zid u prostoriji kompanije na počasnom mjestu.)

• Informativno.
• Poučno.
• Čestitam.
• Oglašavanje.

Tu su i slova:

• Prijedlozi o saradnji. Sasvim uobičajeni u novije vrijeme, koji se šalju organizacijama, često su promotivne prirode, na primjer, poput ovog uzorka. Prilično je teško pisati komercijalna pisma, morate uzeti u obzir mnoge nijanse kako bi na to obratili pažnju, a još više se zainteresirali. Ali ako ga napravite prema modelu ispod, ima sve šanse za uspjeh.

• Pozivnice. Oni se šalju, nudeći učešće u raznim događajima. Obično su upućeni vođi ili službenoj osobi, ali mogu biti upućeni i cijelom timu.
• Zahtjevi.
• Obavještenja.
• zahtjevi i još mnogo toga.

Kako napisati odgovor na pismo. Primjer

Odgovor treba početi ponavljanjem zahtjeva iz prvog pisma. Zatim se daju rezultati njegovog razmatranja i izražava se odobrenje ili razlog za odbijanje. Pismo poslovnog odgovora može sadržavati alternativno rješenje za očekivane informacije. Obično slijedi sljedeće principe:

• Prisustvo veze do prvog slova i njegovog sadržaja.
• Isti jezik znači.
• Uporedivi volumeni i aspekti sadržaja.
• Usklađenost s određenim redoslijedom.

Decor

Osim korištenja memoranduma poslovnih pisama, morate uzeti u obzir i druge suptilnosti u njihovom dizajnu. To su detalji, pravila za skraćenice, pravopis adrese, naslov, dužina teksta, širina polja i drugo.

Uzorci poslovnog pisma pomažu u njegovom sastavljanju, uzimajući u obzir sve suptilnosti i nijanse. Koriste ih i početnici i iskusni radnici. Zahvaljujući uzorcima, uče kako pravilno pisati slova i štede mnogo vremena.