Levélminta a tisztviselőnek. Üzleti levél

A vállalkozónak aktív levelezést kell folytatnia mind a tisztviselőkkel (például az állami szervek képviselőivel), mind a „félhivatalosokkal” - partnerekkel, vállalkozókkal, szabadúszó megrendelésben részt vevő szakemberekkel és így tovább. Az írásbeli kommunikáció készsége meglehetősen gyorsan fejlődik, de eleinte sok hibát követhet el, és nem a legkellemesebb benyomást keltheti a címzettekben. Ebben a cikkben a közönséges üzleti levelek (papíron) és az elektronikus üzenetek írásának jellemzőiről fogunk beszélni.

Fejléces és elrendezés

Ügyeljen arra, hogy cége fejléces papírját használja. Ez mindig benyomást kelt, és növeli a „beszédpartnerek” lojalitását. A formanyomtatványok típusát, a kitöltési normákat és a tervezési elemeket a szervezet megrendelésében (illetve irodai munkavégzési utasításban) rögzíteni kell. Az üzleti levélformákra vonatkozó alapvető követelmények a GOST 2003 "A papírmunkára vonatkozó követelmények" című dokumentumban találhatók.

Kívánatos a céggel kapcsolatos alapinformációkat a következő űrlapba "préselni":

• név (és rövidített név);
• tényleges és postai címek;
• Email cím;
• Kapcsolattartási telefonszámok;
• Honlap címe.

Ez nem a kötelező adatok listája, hanem csak tájékoztató jellegű. Tetszés szerint hozzáadhat vagy eltávolíthat.

A levélírás általános követelményei a következők:

• minimális behúzás - 10 mm a jobb oldalon és 20 mm a bal oldalon, felül és alul;
• ha a betű két vagy több lapra van írva, mindegyiket felülről középen kell számozni;
• minden pályázat külön-külön számozott;
• a levél kimenő száma a bal felső sarokban van feltüntetve (ne felejtse el rögzíteni a dokumentum-nyilvántartási naplóban);
• a jobb felső sarokban fel van tüntetve a szervezet neve, a címzett beosztása és vezetékneve kezdőbetűkkel;
• a bal alsó sarokban - az Ön pozíciója, vezetékneve kezdőbetűkkel és aláírással;
• ügyeljen arra, hogy a levél aljára írja be a levél megírásának dátumát.

A GOST 2003 azonban nem csak szögletes, hanem hosszirányú elrendezésű formák használatát is lehetővé teszi (ha középen vannak feltüntetve). A szögletes elrendezés ismerősebbnek és könnyebben olvashatónak tűnik, ezért jobb ezt a lehetőséget választani.

Az írás általános szabályai

Az üzleti levél klasszikus szövegszerkezete három elemből áll:

• bevezető rész (a levél megírásának okainak, céljának rövid megjelölése);
• tartalom (helyzetleírás, megoldási javaslat, következtetések és ajánlások bemutatása);
• összefoglaló rész (rövid összefoglaló, amely egyértelműen jelzi, hogy mit vár el a címzetttől).

Mindig meg kell értenie a levélírás célját. Szeretne együttműködést ajánlani? Kérelmet benyújtani? Meghív egy bemutatóra vagy más eseményre? Csak erről írjon, és ne terelje el a figyelmét hosszadalmas, az ügy szempontjából nem releváns viták és feltételezések.

Minden üzleti levélnek egy konkrét célnak kell lennie. Ha több kérdést érint benne, akkor ezeknek szorosan össze kell kapcsolódniuk. Ha ugyanahhoz a szervezethez több különböző témában kell felvennie a kapcsolatot, jobb, ha mindegyikhez külön levelet ír.

Írásnyelv

Az üzleti levelezés stílusa „könnyű” hivatalos ügy. Lehet és kell is szabványosítani a frázisokat, használni néhány klisét, közhelyet, de mindezt nem ajánlatos száraz bürokráciába vinni. Az "élő" nyelvet mindig könnyen és kedvezően érzékelik. Természetesen az üzleti írásbeli beszédnek meg kell felelnie az etikett normáinak (amelyekről az alábbiakban lesz szó), de a kérdés lényegét világosan és tömören kell megfogalmazni.

Néhány gyakorlati tipp:

• használjon egyszerű szavakat: az „okos” kifejezéseket rosszul érzékelik, és gyakran irritációt okoznak egy olyan személyben, aki kénytelen elolvasni és megfejteni őket;
• gyakrabban használjon igéket és ritkábban mellékneveket;
• ne terjessze gondolatait a fa mentén - csak konkrétumok és csak egy adott téma keretein belül, sok részlet és jelentéktelen részlet nélkül;
• kerülje a hosszú kijelentéseket, ha lehetséges, ne használjon mellék- és mellékmondatokat;
• írd konkrétan: különféle „erről”, „ők/ő” elfogadhatatlanok;
• kerülje a logikai következetlenségeket és a hirtelen átmeneteket egyik szemantikai blokkról a másikra;
• mindent füllel írt ellenőrizni: szinte minden szerkesztetlen szövegben előfordul beszédhiba.

Az üzleti levélírás egyik fő szabálya azt mondja: az üzenetnek írástudónak és stilisztikailag ellenőrzöttnek kell lennie.

A címzett megszólításának jellemzői

A címzettet általában egyszer, a levél elején szólítják meg. Ezt háromféleképpen lehet megtenni.

1. Ha először szólít meg egy személyt (vagy ha tisztán hivatalos kapcsolat létesült Ön és a címzett között), akkor olyan címet kell használnia, amely bizonyos távolságot jelez. Példa: "Tisztelt Ivanov úr!".
2. Ha olyan személyhez fordul, akivel régóta bizalmi üzleti kapcsolatot ápol, jobb, ha a kereszt- és családnevén szólítja. Példa: "Kedves Jekaterina Leonidovna!".
3. A kollektív megszólításnál használja a "Tisztelt Uraim!" általános kifejezést.

Az utolsó részben az úgynevezett zárómondatot kell használnia. Itt több lehetőség is van:

• "Tisztelettel", "Tisztelettel";
• "Legjobbakat kívánom";
• „Az együttműködés folytatásának reményével”;
• „Mindig szívesen szolgálunk Önnek”;
• stb.

Egyszóval az utolsó mondat megválasztása ízlés dolga.

üzleti írás etika

Még az üzleti levél burkolt megvetése sem marad észrevétlen. Természetesen ebben az esetben már nem számíthat pozitív vagy legalábbis önmaga iránti hozzáállásra. A következtetés nyilvánvaló: ne engedj az érzelmeknek, és tartsd magad akkor is, ha a címzett valóban feldühít. Mindig ügyeljen az üzenet hangnemére.

Különös figyelmet kell fordítani az elutasítást tartalmazó levélre. Rendkívül bölcs dolog egy ilyen üzenetet valamilyen formában kategorikus „nem”-mel kezdeni – ez azt az érzést fogja kelteni az emberben, hogy egyszerűen elküldték. Először próbáljon meggyőző (nem mesterkélt) magyarázatot adni. Miután röviden felvázoltam az elutasítás indokait, simán át kell térni a kimondásra. Ebben az esetben a következő kifejezések használhatók:

• „Sajnos nem látunk lehetőséget kérésének teljesítésére”;
• „Kérése nem teljesíthető a következő okok miatt…”;
• – Nagyon sajnálom, de el kell utasítanunk az ajánlatát.

Ideális esetben még az elutasítás indoklása előtt - a levél legelején - röviden meg kell ismételni a címzett kérését. Meg fogja érteni, hogy figyelmesen elolvasta kérését vagy javaslatát, és minden bizonnyal értékelni fogja. Talán a jövőben újra együtt fogtok dolgozni – miért sugározzák azonnal a negatívumot, és ijesztik el az embert túlzott keménységgel?

Soha ne ess a másik végletbe. A hízelgés és az őszinte hajlam számos biztosítéka az őszintétlenség nyilvánvaló jelei. Az őszintétlenség mindig elutasítást okoz.

E-mailek írása

A papíron megjelenő üzenetek már elavultak. Természetesen a "papír" levelezés soha nem fog teljesen eltűnni, de néhány éven belül ritkaságszámba mennek a klasszikus nyomtatványokra írt levelek. A tárgyalások egyre inkább elektronikusan zajlanak. A modern vállalkozó ma már sokkal több levelet küld e-mailben, mint hagyományos levélben.

Az e-mailben küldött üzleti levelek ugyanazokat az általános szabályokat követik. A nyelvre, stílusra és hangnemre vonatkozó követelmények, az etikett betartása - mindezek a kötelező elemek nem változnak. Az elektronikus üzeneteknek azonban megvannak a sajátosságai.

1. Győződjön meg arról, hogy bejelentkezési adatai szilárdan vagy legalább megfelelőnek tűnnek. [e-mail védett]- Jó, [e-mail védett]- rosszul.
2. Nagyon fontos, hogy mindig töltse ki a „Tárgy” mezőt. Ettől a sortól függ, hogy egy személy megnyitja-e a bejövő üzenetet. Ha olyan személynek ír, akit nem ismer, próbáljon meg egy érdekes címet kitalálni. De ne vigyük túlzásba – témák a „Sürgős!!! Egyedi ajánlat, azonnal nyitva!” csak az a vágy, hogy gyorsan kattintson a kosár ikonra a tetején. A címnek 3-5 szóból kell állnia, és tükröznie kell az üzenet tartalmát.
3. Ha nem ismeri a címzettet, írja le röviden, hogy ki vagy, hogyan tanult róla. E kötelező bevezetés nélkül az üzenetet összetéveszthetik spamnek, és azonnal törölhetik.
4. Ne tiltsa le az idézést a beállításokban - az előző levelezés jelenjen meg lent, a vágás alatt.
5. A képernyőről olvasni kétes élvezet. A papírlevelet fel lehet venni, és már csak emiatt is eszméletlen szinten komolyabban veszik, mint az elektronikusat. Ezt fontold meg.
6. Minél rövidebb az e-mail üzenet, annál gyorsabban válaszolnak rá.
7. Csak szabványos betűtípusokat használjon.
8. Ne éljen vissza a szöveg kiválasztásával - a legfontosabb pontokra "félkövért" alkalmazhat, de a különböző színek használata elfogadhatatlan.
9. Nincsenek "sapkák". Soha. Még a feliratokban is. Ugyanez vonatkozik az ismétlődő írásjelekre is.
10. A szöveget bekezdésekre osztva szóközzel (csak hagyjon üres sort).
11. Az e-mailekhez képeket vagy szöveges fájlokat csatolhat. Kiegészítő anyagok és magyarázatok, megjegyzések, részletes részletes leírások – mindez a csatolt fájlokban legyen, de ne a levél törzsében.
12. Azokkal az emberekkel folytatott üzleti levelezésben, akikkel bizalmi kapcsolatot épített ki (megbízható partnerekről, megbízható partnerekről beszélünk), alkalmanként használhat hangulatjeleket. Ez „újjáéleszti” a kommunikációt - a képernyőn megjelenő mosolyogokat (még üzleti üzenetben is) meglehetősen pozitívan érzékelik. Természetesen "papír" betűkben nem használhatók.
13. Mindenképpen írd alá. Az e-mailekben általában 3-6 sorból áll, és tartalmazza a feladó vezeték- és vezetéknevét, beosztását, cégnevét, weboldal címét és elérhetőségi telefonszámát.

Aláírási példa:

Tisztelettel,

Ivan Ivanov

[e-mail védett]

http://site.com.

Íme egy üzleti levél minta az Ön számára.

Összegezve

Bár meglehetősen egyszerű, a jól megírt üzleti levelek példái nem olyan sokak. A vállalkozók rendszeresen összezavarodnak a tervezés során, nem egészen helyes címeket használnak, és megfeledkeznek a fontos árnyalatokról.

Felsoroljuk a jó üzleti üzenetekben rejlő főbb jellemzőket:

• tárgyilagosság;
• rövidség (kívánatos, hogy a levél legfeljebb egy oldalt foglaljon el);
• semleges előadásmód;
• az érvelés hiánya, az elbeszélés, a túlzott részletesség;
• érzelmi értékelések hiánya;
• világos logikai kapcsolat a szövegrészek és az egyes kifejezések között.

Ez egyfajta ellenőrző lista, amelyet először ellenőrizhet. Több száz írott és elküldött üzleti üzenet után megszűnik az igény. Ne hagyja figyelmen kívül a fenti szabályokat, és ne feledje: az üzleti levelezés „pumpált” készsége jelentősen növeli hírnevét és ennek megfelelően a cég imázsát.

GOST 7.0.8-2013 „Az információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Irodai munka és archiválás. Kifejezések és definíciók” rögzítette azon fogalmak fő jelentését, amelyeket a továbbiakban használunk:

• rendeltetési hely- a dokumentum címzettjére vonatkozó információkat tartalmazó rekvizit;
• dokumentum részleteit- dokumentum design elem.

Emellett az új kifejezésre is figyelni kell tulajdonság, amelyet aktívan használnak az elektronikus tudományos és műszaki dokumentációval való munkavégzés során, és mint kellékek kötelező része dokumentum. A szükséges "címzett" formázására vonatkozó szabályok, amelyeket a GOST R 6.30-2003 állapítottak meg, különféle lehetőségeket írnak elő a tervezéshez - a szükséges "címzett" fő attribútumai formázva vannak, vagy nem formázzák őket eltérően.

És végül a kifejezés rendeltetési hely meg kell különböztetni az elavult fogalomtól címzett, amelyet ennek ellenére a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munka szabályzatának (az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. sz. rendeletével jóváhagyott) melléklete említ. szerző, azaz dokumentum feladó(és mindezek felett leveleket).

Mivel a levelezés általában a szervezetek dokumentumforgalmának több mint 80%-át foglalja el, a „címzett”-rekvizíció kiadásának szabályait a hivatalos kézbesítő levelek példáján fogjuk átgondolni, amelyeket papíron készítenek és főként postai úton juttatnak el a címzetthez. .

A levelezés lebonyolítása során a szervezet vezetőinek, alkalmazottainak és irodavezetésének figyelembe kell vennie a következő tényezőket:

• technikai, ami azt jelenti, hogy a szervezet postahivatalokon vagy levelezést kézbesítő cégek szolgáltatásait igénybe véve küldi el levelét. Ezek a cégek és az Orosz Posta független harmadik félként járnak el a kézbesítési folyamat során. A levél összeállításakor figyelembe kell venni a feladás, csomagolás módját, hogy a postai cím attribútumok nyilvántartásának sorrendjét és sorrendjét a Postai szolgáltatások végzésének szabályzata határozza meg, amelyet a Ptk. az Orosz Föderáció kormánya, és rendszeresen frissítik;
• vezetői, mert A levél a következőket tartalmazhatja:
  • konkrét vezetői döntés, javaslat, jelentés vagy követelés - címezhető felsőbb szervezetnek vagy egyenrangú partnernek, ügyfélnek;
  • kötelező érvényű végzés vagy normatív jogi aktus, amelyet az alárendelt szervezeteknek végrehajtás vagy tájékoztatás céljából megküldenek.
    Vagyis a létrehozás célja és a dokumentum tartalma, a szerzői szervezet helye az irányítási rendszerben és a levél címzettjével való kapcsolatok befolyásolják a "címzett" attribútum kialakítását. Ezenkívül a levelet arra a pontra (szervezet, tisztségviselő, szakember, szerkezeti egység) kell eljuttatni, ahol a dokumentumban foglalt kérdés végleges és érdemi megoldására van jogkör. Ha több olyan kérdése/javaslata van ezzel a szervezettel kapcsolatban, amelyek nem kapcsolódnak egymáshoz, és amelyek megoldása különböző személyek hatáskörébe tartozik, akkor jobb, ha minden „végső címzettnek” külön levelet ír. És ha nem tudja, hogy kiket bíznak meg kérdései kidolgozásával, akkor elmondhatja azokat a vezérigazgatónak címzett levélben, vagy a szervezet egészének címezheti őket;
• etikett tényező- az elfogadott udvariassági szabályok betartásának szükségessége, figyelembe véve az üzleti kommunikáció sajátos helyzetét, a címzett státuszát, beosztását (jogi vagy természetes személy, felsőbb vagy alárendelt szervezet, a levél első alkalommal, ill. állandó levelező stb.).

A szervezet levelének formája

A levelezéshez szinte minden szervezet saját fejlécet fejleszt és hagy jóvá. Részleteinek összetétele és a tervezési példák megtalálhatók:

• a GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunka követelményei” (B.2 - B.4. ábra) és
• A szövetségi végrehajtó hatóságoknál az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozására vonatkozó irányelvek, jóváhagyva. a Szövetségi Levéltár 2009. december 23-i 76. számú végzésével (3.3.1. pont mellékletekkel).
  A szervezetek nagy figyelmet fordítanak a fejléces formatervezésre, sőt a "céges" stílusú könyvbe is beépítik, ami teljesen jogos, mert. ő a jogi személy "arca", formálja a levél írójának képét és benyomását róla. De ez nem csak a papír minősége és a levélpapír készítéséhez használt festék színei miatt van így. Az űrlapon a szervezet, a jogi forma és az alárendeltség teljes és rövidített neve szerepel. A legfontosabb az, hogy kövessük a szerzőről feltüntetett információk helyes kialakítását, felsorolja a szerzővel való kapcsolatfelvétel minden módját. A külső környezetben ez a stabilitás, a kapcsolatfelvételre való készenlét, a nyitottság és a szervezet „jóindulatának” jeleit közvetíti.

A részletek helye az űrlapon lehet:

• hosszirányú(mint az 1. példában) sem
• sarok:
  • központosított(mint a 2. példában) vagy
  • zászló(az attribútumok ugyanabban az oldalzónában találhatók, de az egyes sorok szövege a bal margó határától kezdődik).

A hosszanti és a sarokformán a „címzett” attribútum eltérő helyen található, ezt narancssárga árnyalat jelzi (vö. 1. és 2. példa).

A "címzett" attribútum attribútumai

Sőt, a „Hol?” kérdésre adott válasz, i.e. a "postai cím" attribútum regisztrációja, a GOST opcionálisnak tartja. Ha megfelel, akkor elemeit a postai szolgáltatások nyújtására vonatkozó szabályokban meghatározott sorrendben kell felírni (ezt a Módszertani ajánlások a szövetségi végrehajtó hatóságok irodai munkáira vonatkozó utasítások kidolgozásához, 11. számú melléklet állapítja meg). Magán a levélen a postai cím feltüntetése kényelmessé válik, ha olyan ablakkal ellátott borítékot használ, amelyben a címzettre vonatkozó összes adat (kinek és hova kell kézbesíteni) látható lesz, akkor ezt az információt nem kell sokszorosítani a borítékot kézzel vagy „címke” ragasztásával. Nagy mennyiségű levelezés esetén ez a megközelítés jelentősen időt és pénzt takarít meg.

Ha a levél címzett állami szerv, helyi önkormányzati szerv, legfőbb hatóság, felsőbb szervezet, akkor a "postai cím" attribútum még mindig nincs kitöltve (csak a borítékon van feltüntetve). Lásd a 3. és 4. példát.

Ha a levelet az elsőnek küldik ennek a "felsőbb szervezetnek" a vezetője, akkor a szervezet neve szerepel a beosztásban, lásd az 5. és 6. példát. Mind a beosztás, mind a teljes név datívussal van írva.

1. példa

Show összecsukása

2. példa

Show összecsukása

3. példa

Show összecsukása

4. példa

Show összecsukása

5. példa

Show összecsukása

6. példa

Show összecsukása

Ha a levél harmadik fél peer vagy downline szervezetnek címezve, akkor a levél „címzettje” attribútuma tartalmazhat egy postai címet, amelyet 1,5–2 sorközzel jobban elválaszt a szervezet nevétől, és a GOST R 6.30-2003 előírásai szerint kis betűvel kezdődik (például "st." vagy "pr."):

7. példa

Show összecsukása

Ha a levél címzett vezető szervezet, akkor a beosztás tartalmazza a szervezet teljes nevét a szervezeti és jogi forma megjelölésével:

8. példa

Show összecsukása

Ha a levelet annak a szervezetnek a vezetőjének címezték, amellyel nem először kommunikálnak, akkor jobb, ha nem tünteti fel a postai címet.

Ha a levél címzett vezetőhelyettes vagy más tisztviselő (és nem az első vezető), akkor az opciók megengedettek (postai cím hozzáadásával vagy anélkül), és érdemes figyelni az esetekre, sorközökre. A hivatalos személyhez való megszólítás mindig datív esetben történik; ha a szervezet neve elválik a beosztásától, akkor névelővel írjuk:

9. példa

Show összecsukása

10. példa

Show összecsukása

Ha a levél címzett a szervezet szerkezeti egysége, majd a szükséges "címzett" mezőben először tüntesse fel a szervezet nevét (a megállapított rövidítések megengedettek), és csak ezután - ezt a szerkezeti egységet névelőben.

A 7., 10. és 11. példákban a "címzett" attribútum attribútumainak elválasztására szolgáló sortávolság kívánatos az információ befogadó általi észlelésének és elkülönítésének felgyorsítása érdekében, de ez nem szigorú követelmény.

11. példa

Show összecsukása

12. példa

Show összecsukása

Ha a levél szerkezeti alosztály vezetőjének szól, akkor a szükséges „címzett” között a szervezet neve (névadó esetben), a beosztás teljes megnevezésében az alosztály neve szerepel. a datív eset:

13. példa

Show összecsukása

A GOST R 6.30-2003 megállapítja a címzettek általános tervezésének módszere, amikor több homogén szervezetnek küldenek levelet vagy több szerkezeti felosztások egy szervezet. Ez a módszer biztosítja:

• magán a levélen a címzettek általánosított nevének megrajzolása;
• további külön lista összeállítása a postázási levelekhez, amely tartalmazza azok konkrét nevét és postai címét.

14. példa

Show összecsukása

15. példa

Show összecsukása

A „Borítékok létrehozása MS Wordben” című cikkből megtudhatja, hogyan szabhatja testre a feladó címét, hogyan készíthet gyorsan sok borítékot adott sablon és levelezési lista szerint, díszítheti háttérrel vagy mintával (boríték tervezésére február 23-ig javasolunk ötleteket). és március 8

Levelezőlista vagy Levelezőlista a levél lebonyolítója a szervezetek és címeik besorolása alapján alakítja ki, amely általában az irodai szolgálatban iratnyilvántartási műveletek eredményeként halmozódik fel (EDMS-ben vagy Word, Excel táblákban). Minden borítékon, amelyben a levél minden példánya le van zárva, fel kell tüntetni a szervezet konkrét nevét és címét a levelezési listának megfelelően. A lista alapján a borítékokra vonatkozó nyomtatási információk automatikusan konfigurálhatók akár Word-en keresztül is.

Meg kell jegyezni, hogy ezt a módszert általában egy magasabb szintű szervezet alkalmazza, amikor leveleket küld az alárendelt szerveknek.

azonban ha egy levélnek legfeljebb 4 címzettje van, akkor az összes címzett felkerül magára a dokumentumra, akkor a levelezőlista nélkül is megteheti (a „Másolat” szó nem fér a 2., 3. és 4. címzett elé). Az egy levélben szereplő címzettek számának ezt a korlátozását a GOST R 6.30-2003 és a józan ész határozza meg. Ebben az esetben a címzés a jobb felső sarokban az egyes szervek/szervezetek „címzettje” adatainak felsorolásaként kerül formába, de az ilyen levél minden másolatát eredetiként aláírják, és minden másolatot külön borítékba zárnak, amelyen a megfelelő konkrét postacímet kiállítják.

Ez a címzési mód akkor kényelmes, ha a jogsértések tényeiről, jelentős eseményekről értesíteni kell, mindenekelőtt felsőbb, felügyeleti és szabályozó hatóságokat. Így minden címzett látni fogja, hogy kinek küldték még ezt a levelet.

16. példa

Show összecsukása

Ha egy azonos tartalmú levelet (például ajánlati levelet) több „független” szervezetnek kell elküldeni, akkor jobb, ha minden levelet az eredeti állapotában adunk ki, pl. mindegyiken jelöljön meg egy egyedi címzettet. Ebben az esetben ezeknek a betűknek a regisztrációs számai eltérőek lesznek.

A szükséges "címzett" regisztrációja a karbantartás során magánszemélyekkel folytatott levelezés megvannak a maga sajátosságai. Az első attribútum a vezetéknév datívuszban, ezt követi a kezdőbetűk, majd a postacím:

17. példa

Show összecsukása

Amikor egy tisztviselőnek címeznek egy levelet, amelyben megjelölik beosztását, a kezdőbetűket fel kell írni előtt vezetéknév (lásd a 9., 10., 13. példát), mivel a címzett fő azonosítását a beosztás megnevezése végzi. Magánszemélyhez intézett levélben fel kell tüntetni a kezdőbetűit mögött vezetéknevek (17. példa), mivel állampolgárként való azonosításunk elsősorban vezetéknév alapján történik. A vezetéknév és a kezdőbetűk kialakításánál szóközzel, a kezdőbetűket szóközzel nem, i.e. „I.I. Ivanov", de nem "I. I. Ivanov.

Hogyan lehet rövidíteni a címzett kettős nevét és kettős családnevét az üzleti levelezésben kötőjellel írva, például Khozh-Ahmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Lásd a „Hogyan helyes a címzett kettős nevének és kettős családnevének rövidítése kötőjellel az üzleti levelezésben” kérdésre adott választ? »

Annak érdekében, hogy a címzés során ne tévedjünk, a szervezetek weboldalain meg kell találni a pontos postacímeket, a vezetők teljes nevét és beosztását, valamint egyéb információkat, amelyek a legjobb kommunikációt segítik elő a dokumentumérzékelés első szakaszában. Megpróbálhat hasonló információkat szerezni a titkártól, az ettől a szervezettől kapott dokumentumokból.

Különös figyelmet kell fordítani a kis- és nagybetűk használatára a szervezetek és a beosztások nevében. Az orosz nyelv normái megkövetelik a pozíció kisbetűs (kis) betűvel való megírását, de egy konkrét magas beosztás nagybetűvel is írható, ha ezt a fogadó szervezet alapító okiratai és helyi szabályzatai előírják. Ügyeljen ezekre a finomságokra.

Az etikett tényező

Fellebbezés- feltételes etikett-mondat, tiszteletet és a címzett felé barátságos, udvarias magatartást kifejező beszédképlet. Ajánlott befejezni felkiáltójel, hangsúlyozva mind a kérdés, mind az ehhez a személyhez intézett felhívás jelentőségét.

Leggyakrabban felveszik a kapcsolatot név szerint(18. példa), sokkal ritkábban - pozíció szerint(20. példa). A második lehetőség szigorúan üzleti jellegű, és akkor használatos, ha olyan személyre vonatkozik, aki magas hivatali pozíciót tölt be az állami és önkormányzati szervekben, egy nagy szervezetben. Még ritkábban vezetéknév kezdőbetűk nélkül(19. példa) - ez hangsúlyozza a "távolságot", a szerző és a címzett kapcsolatának formalitását, ami inkább jellemző a magánszemélyekkel folytatott levelezésre.

18. példa

Cím név szerint

Összeomlás 20

A címzett felé különösen tiszteletteljes hozzáállás egy másik módja az „etikett keretben” nyilvánul meg: "Mélyen tisztelve..." – "Mély tisztelettel", amelyet felsőbb személy megszólításakor (igazgatóság elnöke, felsőbb hatósági vagy igazgatási vezető stb.), valamint gratuláció esetén, például évfordulós dátumon használnak.

Fellebbezés "Drága..." még a címzettnek szóló gratuláció esetén is óvatosan kell használni, mert. a hivatalos kapcsolatokban továbbra is be kell tartani egy bizonyos vezetői távolságot.

Fellebbezés "Kedves" jelenleg elavultnak, feleslegesnek tekinthető - nem felel meg az orosz irodalmi nyelv modern üzleti stílusának normáinak.

A kezelés speciális szabályai fokozatosan alakultak ki a polgárok fellebbezéseinek kezelésekor. Leveleikre válaszolva "legjobb gyakorlatok"állami szervek és önkormányzatok a következő beszédképleteket javasolják:

22. példa

Show összecsukása

De függetlenül attól, hogy a polgár fellebbezésében milyen kérdés merült fel, a helyzet (konfliktus, panasz vagy fellebbezés személyes ügyben, először vagy újra stb.) az állampolgárok megszólításának univerzális formulája egy név és családnév szerinti cím (mint a 18. példában).

A kereskedelmi szervezetek, amikor az ügyfelekkel leveleznek és panaszaikat mérlegelik, ugyanazok az ajánlások vezérelhetik.

A levél formája a szervezet alapító okirataitól függően a részleteket tartalmazza:

01 - az Orosz Föderáció állami jelképe (02 - az Orosz Föderáció alanya emblémája vagy 03 - a szervezet vagy védjegy jelképe (szolgáltatási védjegy));
04 - szervezeti kód
05 - egy jogi személy fő állami regisztrációs száma (OGRN).
06 - adófizető azonosító szám / regisztrációs ok kódja (TIN / KPP)
08 - szervezet neve
09 - referencia adatok a szervezetről
valamint korlátozó jelek a részletekért:
11 - dokumentum dátuma
12 - dokumentum nyilvántartási száma
13 - hivatkozás a dokumentum nyilvántartási számához és dátumához
És ha szükséges, határjelek a zónák felső határaihoz a részletek elhelyezéséhez.
15 - címzett
18 - a szöveg címe
19 - ellenőrző jel
20 - dokumentum szövege

A levél formája a részletek hosszanti vagy szögletes elrendezése alapján készülhet.

Rizs. 1. A fejléc részleteinek elhelyezkedése (sarok változat) (a méretek milliméterben értendők)

Rizs. 2. A fejléces levél részleteinek (hosszirányú változatának) elhelyezkedése (a méretek milliméterben vannak megadva)

A legkényelmesebb a feldolgozáshoz és a lapterület felhasználása szempontjából gazdaságosabb a sarokdarab. Ebben az esetben a lap felső részének jobb oldalán lehet elhelyezni a "Cím", "Felbontás" adatokat.

A levél hosszanti formájának használata célszerű olyan esetekben, amikor a szervezet neve nagyszámú nyomtatott karaktert tartalmaz, például előfordulhat, hogy az űrlap adatait két vagy több nyelven adják meg. Ugyanakkor a részleteket a bal oldalon oroszul, a jobb oldalon pedig a nemzeti nyelven, azonos szinten kell nyomtatni. Ha a használt nemzeti nyelvek száma egynél több, az orosz nyelvű részleteket fent kell feltüntetni, lent pedig a nemzeti nyelven, a sort a jobb oldali mező határáig meghosszabbítva.

A levél formája a szervezet, a szerkezeti felosztás és a tisztségviselő számára készíthető.

Példák levélpapírra:

Rizs. 3. A szervezet nyomtatványa a részletek szögletes (középpontos) elrendezésével.

Rizs. 4. A szervezet nyomtatványa a részletek sarok (zászló) elrendezésével.

Rizs. 5. A szervezet nyomtatványa a részletek hosszirányú elrendezésével.

A dokumentum általános formájának mintáit a következő dokumentumok is tartalmazzák:
GOST R 6.30-2003 "Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények" (B. függelék, B.2, B.3, B.4 ábra);
- Az Orosz Föderáció Kulturális és Tömegkommunikációs Minisztériumának 2005. november 8-i, 536. számú rendeletével jóváhagyott szabványos utasítások a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munkához (13., 14., 15., 16., 17., 18. számú melléklet) .

Minden szervezetben a levelek teszik ki a bejövő és kimenő dokumentumok többségét. Ezeknek a dokumentumoknak sok típusa létezik, és mindegyikre számos regisztrációs szabály vonatkozik. Mivel a levél a vezetői dokumentáció legmasszívabb típusa, rendkívül fontos tudni, hogyan kell helyesen írni őket.

Ebből a cikkből megtudhatja:

A betűk megfelelő formázása az egész cég sikere

Az üzleti (vagy hivatalos) levelek azok, amelyek a vállalat és a külső struktúrák közötti kommunikációt szolgálják. Sőt, még azután is, hogy a szervezet vezetője és egy üzleti partner vagy ügyfél között szóbeli megállapodás született, az etikett szabályai előírják ennek a megállapodásnak a megerősítését. Ez viszont már garanciának tekinthető.

Az üzleti levelek típusai

1. Tájékoztató - bizonyos információk közvetítése érdekében jönnek létre.

Funkció szerint

1. Kezdeményezés – választ igénylőkre és választ nem igénylőkre oszlanak. Példák: kérés, panasz, értesítés, emlékeztető, .

2. Levelek-válaszok.

Címzett alapján

1. Közönséges - általában csak egy címzettnek küldik el.

2. Körlevél - azok, amelyeket egy feladó több címzettnek küld.

Az indulás formájának megfelelően

Üzleti levél szerkezete

Egy jól megírt üzleti levél szövege a következőkből áll fellebbezés, bevezető és fő részek és befejezés.

Fellebbezés.

Ez kommunikációs szempontból a legjelentősebb rész. Így a helyesen megválasztott megszólítási formának köszönhetően nemcsak a címzett figyelmét vonhatja fel magára, hanem a további kommunikáció általános hangját is megadhatja. Ha a levél nem egy adott személynek szól, a fellebbezés elhagyható, más esetekben szokásos nyelvi képleteket kell használni - például: „Kedves Szergej Ivanovics!”, „Kormányelnök úr!”. A fellebbezést a sor közepére írják.

Bevezető rész.

A levél elején meg kell jelölni az összeállítás okait és indokait, gyakran meg kell erősíteni az információkat harmadik féltől származó dokumentumokra és tényekre mutató hivatkozásokkal. Ha szükségessé válik a hivatkozások feltüntetése, akkor ezt a következő sorrendben kell megtenni: jogi aktus címe, szerző, dátum, iktatószám, cím.

Fő rész.

A fő részben tüntesse fel a levél fő célját. Ez a rész részletesen leírja a szükséges eseményeket, bizonyítékokkal szolgál vagy elemzi a helyzetet.

Következtetés.

Összegzésként elmondható, hogy a következtetéseket kérések, javaslatok, elutasítások vagy vélemények formájában szokás levonni. Úgy gondolják, hogy egy üzleti levél csak egy utolsó részt tartalmazhat. Általában szabványos kifejezésekkel végződnek - például „Remélem a további együttműködést”, „Legjobbakat kívánok”. Az udvariassági képlet a szükséges "aláírás" elé kerül, és vesszővel választja el a pozíciótól.

A szerző elkészítésekor fontos figyelembe venni olyan szempontokat, mint pl:

• az ismeretség foka és a címzettel való kapcsolat jellege;
• a címzett nyilvános pozíciója és ennek összefüggése a szerző álláspontjával;
• a helyzet, amelyben a kommunikáció zajlik - annak formalitása vagy informalitása;
• egy adott vállalatnál elfogadott etikett és normák.

Levélformátum minta:

A levelek regisztrációja a GOST szerint

A hivatalos leveleket speciális A4-es vagy A5-ös nyomtatványokon kell kiállítani, a szöveg méretétől függően. A nyomtatványok használata csak abban az esetben megengedett, ha a szerzők egyidejűleg több cég is.

A levélnyomtatványokra vonatkozó követelményeket, valamint az adatok összetételét és a regisztráció szabályait a tartalmazza GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények.

Általában a vállalatoknak jogukban áll önállóan fejléces papírokat kidolgozni, mivel a megadott GOST tanácsadó jellegű, azonban rendelkezéseinek végrehajtása a szervezetben a dokumentumokkal való munka magas kultúráját jelzi. Egyes szervezetek számára a GOST R 6.30-2003 kötelező: például a szövetségi végrehajtó hatóságoknak mindig ellenőrizniük kell ezt a szabványt.

01 - az Orosz Föderáció állami jelképe;

02 - Az Orosz Föderáció alanya címere;

03 - a szervezet emblémája vagy védjegye (szolgáltatási védjegy);

04 - Szervezeti kód;

05 - A jogi személy fő állami regisztrációs száma (OGRN);

06 - adózó azonosító szám/regisztrációs ok kódja (TIN/KPP);

07 - Űrlapkód;

08 - Cégnév;

09 - Referencia adatok a szervezetről;

10 - A bizonylattípus neve;

11 - Dátum;

12 - Regisztrációs szám;

14 - Összeállítás vagy publikálás helye;

15 - Címzett;

16 - jóváhagyó bélyegző;

17 - Felbontás;

18 - Cím a szöveghez;

19 - Ellenőrzési jel;

20 - A dokumentum szövege;

21 - Jelölés az alkalmazás jelenlétéről;

22 - Aláírás;

23 - Jóváhagyás grafikonja;

24 - Vízum jóváhagyása;

25 - Nyomtatási lenyomat;

26 - Jelölés a másolat hitelesítésén;

27 - Mark az előadóról;

28 - Feljegyzés az irat végrehajtásáról és az ügyben való eligazításáról;

29 - Megjegyzés a dokumentum átvételéről a szervezetben;

30 - Az elektronikus másolat azonosítója.

Levél regisztrációja a GOST szerint, minta:

Levél formázása melléklettel, minta:

Az üzleti levelezés szabályai

Az üzleti levelezés hivatalos üzleti kommunikációs stílus alkalmazását jelenti. Különlegessége abban rejlik, hogy a résztvevők általában jogi személyek, akiknek be kell tartaniuk a szervezetben (vagy több szervezetben) elfogadott meglehetősen szigorú kommunikációs szabályokat.

Az ilyen típusú kommunikációnak számos követelménye van.

A prezentáció szabványosítása. Manapság számos olyan kifejezés, speciális kifejezés és képlet létezik, amelyek az üzleti levelezésre jellemzőek. Használatuk jelentősen csökkentheti az előkészítési időt, a kész kialakítások pedig segítenek, hogy ne vesztegessük az időt az adott helyzetnek megfelelő kifejezések keresésére. A szabványosítás nagyban megkönnyíti a szövegek észlelését, és optimalizálja a teljes munkafolyamatot.

Semleges tónus. A visszafogottság és a szigorúság a betűk kialakításában a hivatalos kommunikáció normája. A semleges hangnem a kifejező vagy érzelmi töltetű szavak szinte teljes hiányát jelenti. Az információ tisztán hivatalos, ezért ki kell zárni a szövegből például a kicsinyítő képzős vagy közbeszóló szavakat. Érzelmi felhangok lehetnek jelen, de érdemes ezt semleges előadásmód mögé rejteni.

A megfogalmazások pontossága és egyértelműsége. A címzettnek világosan meg kell értenie és értelmeznie kell a neki címzett anyag jelentését. A szöveg pontossága általában közvetlenül függ a helyesen felépített kompozíciós szerkezettől, a logikai hibák hiányától. Az üzleti levelet jól át kell gondolni.

Tömörség. Ennek a követelménynek köszönhetően a szerző jelentősen csökkentheti a teljes dokumentum terjedelmét. Az előadás tömörsége mindenekelőtt a beszédredundancia kizárása, a nyelvi eszközök gazdaságos használata, a felesleges ismétlések, kiegészítő információk hiánya.

Nyelvi formulák alkalmazása. Az üzleti levelezésben széles körben használt sablonok szerves részét képezik. Tehát a cselekvés ösztönzésére gyakran használnak képleteket: „Arra kérünk, hogy fontolja meg a kérdést ...”, „Megállapodásunk megerősítéseként ...”. A nyelvi képletek gyakran jogilag jelentős elemei a szövegnek, amelyek nélkül nem lesz meg a szükséges ereje. Például: "Garantáljuk a visszatérítést ... összegben", "A feladat végrehajtásának irányítása a ...-hoz van rendelve".

Fogalomhasználat, lexikai és grafikus rövidítések. A levelező kifejezések használatával a szerző a szöveg egyértelmű megértését érheti el, ami az üzleti kommunikáció rendkívül fontos jellemzője. A vezetői dokumentáció támogatása területén használható és használandó terminológiát a GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás” szabályozza. Kifejezések és meghatározások"

Az egyszerű közmondatok túlsúlya. A formális kommunikáció általában egyszerű, egy- vagy kétrészes mondatok használatán alapul, ami nagyban leegyszerűsíti a szövegészlelés folyamatát.

Üzleti levél emlékeztető

Papír	Fehér papírra vagy más világos színűre kell nyomtatni. Lapformátum - A4 (210 x 297 mm) vagy A5 (148 x 210 mm).
mezőket	A lapnak legalább a következő mezőket kell tartalmaznia: 20 mm - balra; 10 mm - jobb; 20 mm - felső; 20 mm - alacsonyabb.
dátum	A levél kelte az aláírásának dátuma. Arab számokkal van kiírva, a következő sorrendben: nap, hónap, év. Például "2017.02.10". A dátum verbális-numerikus formázása is megengedett. Például: "2017. február 10."
kimenő szám	A kimenő szám sorszámból áll, amely kiegészíthető indexszel. A két vagy több osztály által közösen összeállított bizonylatszám az egyes osztályok betűjelének iktatószámaiból áll, perjellel elválasztva.
Rendeltetési hely	A címzett lehet a vállalat és annak strukturális részlegei vagy egyéni alkalmazottak egyaránt. Fontos megjegyezni, hogy az utóbbi esetben a kezdőbetűket mindig a vezetéknév előtt tüntetik fel. A címzett cég nevét mindig névelőben kell feltüntetni. A szabályok szerint négynél több címzettnek nem szabad címezni. Ez az attribútum tartalmazhat postai címet is, és először a szervezet neve, majd a postacím kerül feltüntetésre.
A levél szövege	Maga a szöveg formázható táblázatként, szövegként vagy több struktúra kombinációjaként. A táblázatok tervezésénél fontos, hogy az oszlopokat és a sorokat főnevekkel névelőben nevezzük. Ha a táblázat a következő oldalon folytatódik, az oszlopok és sorok is számozásra kerülnek. A szövegnek két részből kell állnia: a levél megírásának indokaiból/céljaiból/indokaiból és következtetésekből/javaslatokból/ajánlásokból. Ezenkívül a szöveg csak egy utolsó részt tartalmazhat - például egy kérést magyarázat nélkül. Ha a levél más szervezetek aktusaira hivatkozik, tüntesse fel azok adatait: dokumentum neve, szervezet neve, dátuma, nyilvántartási száma és címe.
Alkalmazás	A csatolt üzleti levél formátuma a következő: Felhasználás: 2 literhez. 2 példányban. Ha a pályázat szövegében nincs feltüntetve, akkor annak nevét, lapszámát és példányszámát fel kell tüntetni. Például: Melléklet: Adásvételi szerződés 3 literre. 2 példányban. Ha csatolt dokumentumot csatolnak, akkor a jelölés a következőképpen történik: Melléklet: 2017.10.12-i FSS N 03-2/923 levél és melléklete, összesen 7 lap.
Aláírás	Az aláírás magában foglalja a levelet aláíró alkalmazott pozíciójának megjelölését és az aláírás átiratát. Ha több munkavállaló ír alá, akkor az aláírásokat a betöltött pozíciónak megfelelő sorrendben rendezzük. Ha a posztok egyenlőek, akkor az aláírásoknak azonos szinten kell lenniük.
Fóka	A pecsét igazolja a tisztségviselők aláírásának valódiságát az anyagi forrásokhoz kapcsolódó okiratokon, illetve a valódi aláírás ellenőrzését lehetővé tevő egyéb dokumentumokon.
Végrehajtó	Ha szükséges, tüntesse fel az előadó kezdő- és vezetéknevét, valamint telefonszámát. Általában a jelet az utolsó lap elejére vagy hátuljára helyezik a bal alsó sarokban.

Ma minden cégnél teljesen más kérdésekben állítják össze az üzleti leveleket, amelyek mind az egyének, mind a teljes osztályok tevékenységével kapcsolatosak. A levelek tárgya lehet kérés, értesítés, megállapodás, igény, visszavonás, változtatás stb. Ugyanakkor a jó modor szabályai azt sugallják, hogy minden dokumentumot a fenti követelményeknek megfelelően kell elkészíteni. Ennek köszönhetően a levél (bármilyen formában is küldik) hatékony eszközzé válik az egyes munkavállalók munkájában és a vállalat egészének vezetésében.

Teszteld magad

1. Melyik betűt nevezzük körlevélnek?

• Egy címzett által több címzettnek küldött levél
• Egy címzett által egy címzettnek küldött levél
• Egy levél, amelyet több okból nem küldtek el

2. Hogyan kell megfelelően formázni az üzleti levél mellékletét?

• Felhasználás: 2 literhez. 2 példányban.
• Melléklet 2 példányban 2 lapon
• Két jelentkezési lap két példányban

3. Hány szakaszból áll az üzleti levél elkészítése és összeállítása?

4. Mit jelent az üzleti levelezésben a semleges hangnem követelménye?

• Fogalomhasználat, lexikai és grafikus rövidítések
• A kifejező vagy érzelmileg színes szavak szinte teljes hiánya a levélben
• A sablonok széleskörű használata

5. Milyen részekből áll egy üzleti levél?

• Megszólítás, bevezető és fő rész, következtetés
• törzsrész, következtetés
• Fellebbezés, következtetés

Valószínűleg mindenkinek legalább egyszer meg kellett küzdenie az üzleti levél megírásának szükségességével. Összeállításakor önkéntelenül arra a következtetésre jutsz, hogy egyáltalán nem egyszerű. Számos szabály és előírás létezik az üzleti levelek írására, amelyeket tudnia kell. A cikk részletesen leírja a dokumentum elkészítésének folyamatát, mintákat ad az üzleti levélből, tárgyalja azok típusait és kialakítását.

Forma

A kész formák szilárdságot adnak és jelzik a vállalat megbízhatóságát. Fontos információkat tartalmaznak a szervezetről, mint például:

• Név.
• Cím.
• Kapcsolattartási telefonszámok.
• Weboldal.
• Email.
• Logó.
• Egyéb elérhetőségek.

A nyomtatványokra nincsenek szigorú szabályok. Ezért minden szervezet önállóan dönti el, hogy milyen információkat helyez el bennük.

Hogyan írjunk helyesen üzleti leveleket? Kiképzés

Az üzleti leveleket meghatározott módon írják és hajtják végre, betartva a benne rejlő szabályokat és követelményeket. A szerző a céltól függően részletesen átgondolja a tartalmat, hogy az általa kiszámított eredményt megkapja. Világosan meg kell értenie, hogy a címzett milyen információkat tud már a levél tárgyával kapcsolatban, mi alapján kell eljárnia, és mi lesz benne az újdonság. Az érvek attól függnek, hogy a szerző milyen célt követ. Az üzleti levél elkészítésének folyamata a következő szakaszokra osztható:

• A kérdés tanulmányozása.
• Levélvázlat írása.
• Az ő beleegyezése.
• Aláírás.
• Bejegyzés.
• Küldés a címzettnek.

Üzleti levelek szerkezete

A levél összeállításakor telíteni kell információkkal, vagyis minden szükséges információt el kell helyezni. Lehet egyszerű vagy összetett. Egy egyszerű levélben a tartalom világosan és tömören jelenít meg olyan információkat, amelyek általában nem igényelnek választ a címzetttől. A komplexum több szakaszból, bekezdésből és bekezdésből állhat. Minden bekezdés az információ egy-egy aspektusát mutatja be. Az ilyen típusú üzleti levél mintái általában egy bevezető, egy fő és egy utolsó részből állnak.

Az alábbiakban egy példa az üzleti levél írására - annak bevezető része.

A fő rész helyzeteket, eseményeket, azok elemzését és bizonyítékait írja le. Ebben a részben győznek meg arról, hogy így vagy úgy cselekedni kell, bizonyítják, hogy mi volt a helyzet, és különféle érvekre hivatkozva tájékoztatnak arról, hogy szükség van-e valamilyen rendezvényen való részvételre.

A következtetés olyan következtetéseket tartalmaz, amelyek javaslatok, kérések, emlékeztetők, elutasítások stb. formájában születnek.

Az alábbiakban bemutatunk egy példát az üzleti levél írására - annak utolsó része. Ez összefoglalja a főben megfogalmazott követelményt.

Minden megadott információnak optimálisan következetesnek és érthetőnek kell lennie az észleléshez.

Minden e-mail egy középre igazított üzenettel kezdődik. Ez a kis rész rendkívül fontos. Kiválasztásakor a szerzőnek figyelembe kell vennie:

• A címzett helyzete.
• A kapcsolat természete.
• Hivatalosság.
• Etikett.

A levélnek udvarias formával kell végződnie. Például: "... Reményt fejezek ki a további együttműködésre (köszönöm a meghívást) ...". Ezeket a kifejezéseket a szerző aláírása követi.

Stílus

Minden levélnek formális üzleti stílusban kell lennie, ami azt jelenti, hogy a beszédeszközöket hivatalos üzleti kapcsolathoz kell használni. Egy ilyen nyelv jellemzői a következő körülmények között alakulnak ki:

• Az üzleti kapcsolatok fő résztvevői jogi személyek, amelyek vezetőinek és tisztségviselőinek nevében leveleket írnak.
• A szervezetekben a kapcsolatok szigorúan szabályozottak.
• A kommunikáció tárgya a cég tevékenysége.
• A vezetői jellegű dokumentumoknak általában meghatározott címzettje van.
• Egy szervezet tevékenysége során gyakran előfordulnak hasonló helyzetek.

Ezzel kapcsolatban az üzleti levélben szereplő információk a következők:

• Hivatalos, személytelen, a kommunikációban résztvevők közötti távolságot hangsúlyozva.
• Egy adott címzettnek szánt cím.
• Az írás idején aktuális.
• Megbízható és pártatlan.
• Indokolt, hogy rávegye a címzettet bármilyen cselekvésre.
• Teljes a döntéshozatalhoz.

Követelmények

Az üzleti levélnek meg kell felelnie a következő követelményeknek:

• A beszéd minden szinten szabványosított – lexikai, morfológiai és szintaktikai. Sok fordulatot, kifejezést és képletet tartalmaz.
• Az írás hangvétele semleges, visszafogott és szigorú, érzelmi és kifejező nyelvi kifejezések használata nélkül.
• A szöveg pontossága és érthetősége, logikai hibák nélkül, a megfogalmazás egyértelműsége, átgondoltsága.
• Tömörség és rövidség - további jelentést hordozó kifejezések használata nélkül.
• Az ismétlődő helyzetek eredményeként kialakult nyelvi formulák használata.
• Kifejezések, azaz olyan szavak vagy kifejezések használata, amelyeknek speciális fogalmai vannak.
• Olyan rövidítések használata, amelyek lehetnek lexikálisak (vagyis olyan összetett szavak, amelyek a szavak részeinek betűinek eltávolításával jönnek létre: LLC, GOST stb.) és grafikus (vagyis rövidített szómegjelölések: gr-n, zh-d és így tovább) ).
• Konstrukciók használata a genitív és hangszeres esetekben.
• Szóbeli főneveket tartalmazó kifejezések ("támogatás" helyett "támogatás").
• Egyszerű gyakori mondatok használata.

Az alábbi példák egy üzleti levélre a teljes verzióban (a fő szöveggel együtt) láthatók. Az információ megfelel a hivatalos üzleti stílus minden követelményének.

Az üzleti levelek típusai

A legjobb üzleti levelet írni bármely konkrét kérdésről. Ha több problémát kell egyszerre megoldania, ajánlatos több különböző lehetőséget felvázolni.

Az üzleti levelek a következők lehetnek:

• Kísérő. Az ilyen levelekre általában azért van szükség, hogy tájékozódjanak arról, hogy hova küldjék a dokumentumokat.
  (Hogyan írjunk üzleti levelet? Egy kísérőlevél minta segít azoknak, akiknek szükségük van az ilyen típusú dokumentumok megírására.)

• Garancia. Azért írják őket, hogy megerősítsenek minden ígéretet vagy feltételt. Garantálható például a munkadíj fizetése, a bérleti díj, a szállítási idők stb.
• Köszönöm. Az utóbbi években egyre gyakrabban használták őket. Az ilyen levelek a partnerkapcsolatok jó hangvételét mutatják. Kiadhatók normál fejléces papírra vagy színes papírra, gyönyörű nyomattal.
  (Hogyan írjunk üzleti levelet? Egy köszönetfajta minta szabad formában készül, attól függően, hogy milyen feladatokat old meg. Ebben az esetben a levél a legrövidebb formában fejezi ki a lényegét. Ilyen minta, készült színes papíron díszes, falra akasztható a szobatársaságokban díszhelyen.)

• Tájékoztató.
• Tanulságos.
• Gratuláló.
• Hirdető.

Vannak betűk is:

• Javaslatok az együttműködésről. Az utóbbi időben meglehetősen elterjedt, szervezeteknek küldött, gyakran promóciós jellegű, például, mint ez a minta. Elég nehéz kereskedelmi leveleket írni, sok árnyalatot kell figyelembe venni, hogy odafigyeljenek rá, és még inkább érdeklődjenek. De ha az alábbi modell szerint készíti el, akkor minden esélye megvan a sikerre.

• Meghívók. Elküldik őket, felajánlva, hogy részt vesznek különböző eseményeken. Általában a vezetőnek vagy tisztségviselőnek szólnak, de szólhatnak az egész csapatnak is.
• Kérések.
• Értesítések.
• kérések és még sok más.

Hogyan írjunk választ egy levélre. Példa

A választ az első levélben megfogalmazott kérés megismétlésével kell kezdeni. Ezután megadják a mérlegelés eredményét, és kifejezik a jóváhagyást vagy az elutasítás okát. Az üzleti válaszlevél alternatív megoldást tartalmazhat a várt információkra. Általában a következő elveket követi:

• Az első betűre és annak tartalmára mutató hivatkozás jelenléte.
• Ugyanaz a nyelv azt jelenti.
• Összehasonlítható mennyiségek és tartalmi szempontok.
• Egy bizonyos sorrendnek való megfelelés.

Dekoráció

A fejléces üzleti levelek használatán túlmenően figyelembe kell vennie a tervezésük során egyéb finomságokat is. Ezek a részletek, a rövidítésekre vonatkozó szabályok, a cím helyesírása, a címsor, a szöveg hossza, a mező szélessége és egyebek.

Az üzleti levél mintái segítenek összeállítani, figyelembe véve az összes finomságot és árnyalatot. Kezdő hivatalnokok és tapasztalt dolgozók egyaránt használják. A mintáknak köszönhetően megtanulják a helyes betűírást, és sok időt takarítanak meg.