Гаранционно писмо за продукта. Как да напишете гаранционно писмо за плащане, предоставяне на услуги или изпълнение на работа - пример

Образци на пълномощни и търговски оферти
Автоматично попълване на стандартни формуляри на документи
Отпечатване на документи с изображение на подпис и печат
Бланка с вашето лого и подробности
Качване на документи във формати Excel, PDF, CSV
Изпращане на документи по имейл директно от системата

Business.Ru - бързо и удобно попълване на всички първични документи

Свържете се безплатно с Business.Ru

В съвременния свят се изграждат силни бизнес отношения между търговски организации. Неразделна част от тези отношения са стоково-паричният обмен и бизнес кореспонденцията. Една от формите на бизнес кореспонденция е гаранционно писмо. Този документ има няколко функции. Нека поговорим за тях по-подробно.

Гаранционното писмо е документ, в който подателят обещава или гарантира да предприеме всякакви действия по отношение на адреса, свързани с неговите интереси. Това писмо не е официален ангажимент, а по-скоро знак за сериозността на намеренията и потвърждение на поетите задължения. Въпреки това, когато се съставя гаранционно писмо, то обикновено се подписва от ръководителя на организацията и се подпечатва. Всички гаранционни писма се регистрират в офиса и са част от официалната бизнес кореспонденция.

(Пишете документи без грешки и 2 пъти по-бързо поради автоматичното попълване на документи в програмата Business.Ru)

Подателят на гаранционното писмо обикновено е юридическо лице или лично ръководителят на организацията. Такъв документ може да бъде адресиран както до юридическо, така и до физическо лице. Понякога самата дума „гаранция“ не се появява в текста на писмото, но самата форма показва, че тази кореспонденция е от този вид. Могат да бъдат гарантирани различни действия, например навременно плащане на стоките, времето на изпращане или правилното качество на работа. В някои случаи може да се изискват гаранционни писма от една от страните по стоковите отношения. Това се случва, когато едната страна не е сигурна в своя бизнес партньор. Гаранционните писма често служат като допълнение към основния договор, като допълнителна гаранция за качествено сътрудничество.

Най-честата употреба на гаранционно писмо е фактът на потвърждение на плащането. След това в текста на самото писмо или в прикачения файл трябва да посочите връзка към номера на сметката, за която се извършва плащането. Но понякога такова писмо може да служи и като удостоверителен документ. В случай на регистрация на фирма в държавни органи, когато помещенията за юридическия адрес ще бъдат предоставени едва след известно време, е достатъчно гаранционно писмо от наемодателя. Някои банки могат да приемат гаранционни писма от трети страни за издаване на заеми. В този случай такъв документ потвърждава платежоспособността на кредитополучателя.

Езикът, на който е написано писмото, трябва да е чисто бизнес. Съдържанието трябва да е ясно и разбираемо, без дълги неясни фрази и изрази. В писмото се посочват подробностите за организацията, както и вида на операцията, за която се предоставя гаранцията. Необходимо е да посочите сумите и ясните условия за превода. Само в този случай кореспонденцията може да се нарече изцяло гаранционно писмо.

Това писмо обикновено се пише в две форми. Първият е, когато изпращачът дава гаранция в първите редове на текста, а след това дешифрира същността на задълженията, сроковете, условията и т.н. в текста. (писмото започва с „Ние гарантираме с това писмо…“). Вторият вариант е, когато текстът описва същността на кореспонденцията, а в края на писмото се добавя „Гарантирам за изпълнение на условията“ или „Гарантирам навременно плащане“. В този случай коя опция да се приложи се определя въз основа на конкретни задължения и нивото на бизнес отношения между организациите.

Ако писмото се отнася до финансови въпроси и суми на плащане, тогава в допълнение към подписа на ръководителя или длъжностното лице, от чието име се води кореспонденцията, се поставя и подписът на главния счетоводител или финансовия директор. Общи правила за издаване на гаранционни писма и примери за тези документи можете да намерите в Интернет.

Как да опростите документацията и воденето на записи с лекота и лекота

Специална програма за малък бизнес

Писмото за гаранция за плащане е документ, в който една от страните по сделката потвърждава намерението си да плати (в близко бъдеще) за получените стоки или услуги. Просто казано, такова писмо е начин за осигуряване на финансови задължения. Не е най-надеждният, но популярен и доста ефективен.

В какви случаи трябва да пишете?

Най-често срещаният сценарий: предприемачът трябва спешно да закупи нова партида стоки или да използва някакъв вид услуга, но финансовото състояние не позволява незабавно плащане. Няма значение - можете да поискате от контрагента отсрочка. Ако се съгласи, бизнесменът просто ще му напише гаранционно писмо. Това е обичайна практика в случаите, когато и двете страни успешно си сътрудничат дълго време (и съответно са уверени в благоприличието на другата).

Много често гаранционното писмо се превръща в отговор на рекламационно писмо. Да приемем, че сте поръчали продукт или услуга от продавач (изпълнител), но имаше проблеми с плащането. Естествено, продавачът ще ви изпрати рекламация с искане за плащане възможно най-скоро. Неприятна ситуация. Но какво ще стане, ако не можете да дадете пари точно сега? Точно така, напишете гаранционно писмо. Дори ако вашият контрагент предпочита истински пари пред всякакви съобщения, той със сигурност ще бъде доволен отначало с това писмо (и поне няма да отиде веднага в съда).

Декор

Законът не казва недвусмислено как да напишете гаранционно писмо за плащане и няма специален формуляр за такива съобщения. Ако гаранцията е изготвена от името на юридическо лице, тогава тя трябва да бъде написана на фирмена бланка. В този случай ръководителят, освен подписа си, ще трябва да постави и печат. Но индивидуалните предприемачи (и физическите лица, тоест обикновените граждани) могат да изготвят този документ на обикновен лист хартия.

Списъкът с необходимите подробности изглежда така:

номера на изходящото писмо и датата на неговото съставяне;
информация за подателя (име на фирмата, пълно име на предприемача);
информация за получателя - името на организацията (пълно, не съкратено) и пълното име на нейния ръководител, за когото е предназначена гаранцията;
заглавие - тук можете просто да посочите темата на съобщението, заглавието "Гаранционно писмо" обикновено не се пише.

Вместо да пишете ръчно информация за подателя, можете да поставите печат на фирмата (ако има такъв).

Какво да напиша в текста?

Текстът на писмото обикновено се състои от четири кратки части:

първо, предприемачът посочва какви финансови задължения поема да изпълни;
след това следва споменаването на периода, през който той планира да направи това (конкретно или приблизително);
банковите данни са задължителни - номер на сметката, от която ще се извършва плащането;
накрая се споменават санкциите в случай на нарушение на задълженията, поети от предприемача (този елемент не е задължителен, не винаги е включен в текста на гаранцията).

В текста могат да се използват следните формулировки и уводни фрази:

Ние гарантираме;
Ние гарантираме с това писмо;
Компанията LLC "So-and-so" гарантира;
Ние гарантираме навременно плащане в пълен размер;
С това гарантираме.

Важен момент: ако сте ръководител на фирма (т.е. пълноправно юридическо лице), тогава е желателно вашият главен счетоводител също да подпише гаранционното писмо. Ако сте индивидуален предприемач, поставете само подписа си.

Когато изготвяте и пишете гаранционно писмо за плащане, вземете предвид няколко препоръки.

Напишете текста с прости, ясни и кратки фрази. Колкото по-просто е написан документът, толкова по-добре – така е гарантирано, че няма да има неясни разпоредби, позволяващи двойно тълкуване.
Ако трябва често да съставяте гаранционни писма, създайте унифициран шаблон за себе си, така че да не се налага да пренаписвате съобщението от нулата всеки път.
При желание може да бъде издадено гаранционно писмо с по-подробна информация от посоченото в диаграмата по-горе. Никой не ви забранява да напишете възможно най-конкретно в кои дни ще плащате, на какви интервали от време, защо и т.н. Но не прекалявайте - текстът трябва да се побере на един лист.
Винаги включвайте разплащателната си сметка. Получателят трябва да знае откъде точно ще дойде плащането.
Към писмото могат да бъдат приложени допълнителни документи, ако това се изисква от контрагента. Това може да бъде удостоверение за държавна регистрация на вашата фирма (или индивидуален предприемач), извлечение от Единния държавен регистър на юридическите лица, заповед за назначаване на генерален директор и т.н. Нищо от това не трябва да се прилага по ваша собствена инициатива.

Струва си да се каже повече за клаузата за отговорност за нарушаване на условията за плащане. Всъщност гаранционните писма са IOU. Съответно те трябва да посочват отговорност за неплащане и забавяне (поне на теория). За тази цел посочете в отделен ред процедурата за изчисляване на "наказателна" лихва за всеки ден закъснение.

Тази клауза обаче не винаги се използва. Понякога лидерът забравя за това неволно (не е задължително), понякога - умишлено (защото никой не иска доброволно да увеличи тежестта на своята отговорност). Случва се другата страна да вярва в почтеността на предприемача и да не иска да засенчи сътрудничеството чрез стриктно предписване на лихви, глоби и други „лихварски чипове“. Трябва да разберете две неща:

дори и да не е посочено отделно, възможно е събирането на лихва за забава (съгласно член 395 от Гражданския кодекс);
но няма да можете да получите много - размерът на глобата е ограничен до 0,3 процента за един ден забавяне.

Освен това, без клауза за процедурата за изчисляване на неустойките, дори тези 0,3 процента не могат да бъдат получени просто така - втората страна ще трябва да отиде в съда и дълго време да доказва, че този случай попада в разпоредбата за допълнително плащане за използването на парите на други хора.

С една дума, ако не пишете, но получите гаранционно писмо за плащане, незабавно изгответе образец за контрагента, който ще включва клауза за събиране на дълг (вижте примера по-долу). Ако пишете писмото сами, опитайте се деликатно да пропуснете тази част. Това не е съвсем правилно от бизнес гледна точка, но защо имате нужда от допълнителни (макар и малко вероятни) проблеми?

Пример за компилация

Класическото гаранционно писмо изглежда по следния начин (предоставяме само текста, без подробности):

„Молим ви да ни изпратите нова партида продукти съгласно заявка № 1753 от 20 юли 2015 г.

С настоящото гарантираме, че плащането в размер на 30 000 (тридесет хиляди) рубли ще бъде извършено от нас преди 1 септември 2015 г.

В случай на неплащане в определения размер в установения срок, това гаранционно писмо трябва да се счита за потвърждение на факта, че нашата компания е получила търговски заем за сумата на доставените продукти. В този случай за всеки ден забавяне на плащането се начислява допълнителна сума в размер на 1% от размера на просрочените задължения.

Нашите банкови данни:

OJSC JSCB "Uralsib", Санкт Петербург.

r / s No такъв и такъв.

Изтеглете образец на гаранционно писмо за плащане.

Както можете да видите, всичко е съвсем просто. Най-важният проблем е свързан със забавянето и сега знаете как най-добре да го разрешите. И помнете – гаранционното писмо не създава сто процента правни гаранции за изпълнение на задълженията. Това е само аналог на IOU, нищо повече.

Има много видове гаранционни писма, те се различават по предназначение и функция. Всеки от тях се формира в съответствие с правилата и нормите на бизнес кореспонденцията. Правилно изпълненото гаранционно писмо говори за добросъвестността на подателя и неговия висок професионализъм.

Гаранция- Това е регулаторен документ, който е гаранция за изпълнение на задълженията между компаниите, например за плащане на фактура или доставка на стоки, както и времето на поръчката. Такъв документ е формален инструмент за бизнес комуникация.

Гаранционното писмо трябва да бъде написано на лист формат А4. Когато пишете такъв документ, струва си да използвате официален, бизнес стил.

Компонентите на гаранционно писмо са както следва:

Заглавка на документа

В горния десен ъгъл на документа в левия изходящ номер се изписват получателят и подателят, както името на организацията, така и пълното име на директора.

Основната част на документа. Тук заявителят трябва да посочи в какво се състои гаранцията.
Заключителна част. В края на документа кандидатът трябва да се подпише и подпечата.

Гаранционно писмо за плащане

Гаранционното писмо за плащане показва, че подателят се задължава да извърши плащането навреме. Тук трябва да посочите точна сума за плащане, като е задължително както в главна, така и в цифрова форма. Също така е необходимо да включите в документа всички подробности за фирмата и банкови данни. В някои случаи изпращачът посочва отговорност за забавено или непълно плащане.

В края на документа се подписва не само от кандидата, но и от финансовия директор или счетоводител на компанията.

Гаранционно писмо за плащане се оформя към вече сключен договор и е вид допълнение и задължение.

Гаранционно писмо за изпълнение на работата

Гаранционно писмо за изпълнение на работата има за цел да потвърди завършването на определен брой работи. Такова писмо се предоставя от изпълнителя преди сключването на договора. Тук е необходимо да се пише конкретен списък от работи с посочване на крайните срокове за изпълнение на всеки етап от работата.

Забележка - Гаранционното писмо за изпълнение на работата може да съдържа забележка за качеството на извършената работа. Такава марка показва добросъвестността на изпълнителя. Съгласно законодателството на Руската федерация качеството се декларира едновременно с няколко правила в зависимост от вида на продукта или услугата, например GOST или SNiP.

Гаранционни писма

Примерно попълване и форма на гаранция или гаранционно писмо от потенциален наемодател

ООО "Ретранс"

ОГРН_________

TIN_______KPP_______

Адрес:_________________

r\s____________________

банка_________________

k\s __________________

BIC_________________

Директор

ООО "Нови Мир".

Василиев О.Ю.

Гаранция

В зависимост от сключването на договор за наем, аз разрешавам, когато регистрирам Novy Mir LLC, да използвам като местоположение на нежилищните помещения, които ми принадлежаха: Lermontova 128.

Приложение:

Удостоверение за регистрация на собственост

Директор на LLC "Retrans" _________________________________________________ Karnaushenko V.S.

Гаранционно писмо за доставка на стоки от производителя

Най-често големите компании, поради дългото си присъствие на пазара, са формирали свои собствени ясно дефинирани изисквания за попълване на заявление от този тип. Съществуват обаче и стандартни форми на формуляра за пълнене.

В този случай е необходимо да посочите не само името на продукта, но и неговия артикул.

Гаранционно писмо за работа или от работодателя

Писмото за гаранция за заетост е вид ангажимент на работодателя да наеме кандидат за определена позиция. Тук се посочват данните на кандидата, пълното име на длъжността и заплатата.

Такова писмо най-често се изисква за лица които не са граждани на Руската федерация.

Гаранционно писмо за работа

Този документ, въпреки общото сходство с предишния, има редица разлики, главно в това, че има ясна формулировкадопускането до работа на кандидата е фиксирано разпоредено да се запише в персонала.

Гаранционно писмо за покана на чужденец

Такова писмо е необходимо, за да се гарантира чуждестранното лице, което кандидатът е готов да понесе всички разходисвързани с неговото пристигане, заминавания в страната, пребиваване, а също така е готов да го вземе на работа.

Гаранционно писмо за практика и обучение

Такова писмо се предоставя, като правило, за образователни институции от предприятие като гаранция, че студентът ще влезе на стаж или ще учи в компания. Такова писмо се пише на името на ректора.

Гаранционно писмо до банката

Гаранционно писмо се изписва по същия начин за юридически лица, факт е, че няма други възможности за написване на гаранционно писмо до банка. Такъв документ се попълва в зависимост от предназначението му и заема важно място в дейностите всякаквикомпании.

Гаранционно писмо до данъчната служба

Гаранционно писмо до данъчната служба се изписва от името на собственика и е потвърждение за наличието на юридически адрес. Това потвърждение е от съществено значение за данъчна службапри регистрация на LLC.

Гаранционно писмо за ремонт

Тази буква се използва, когато изпълнителят се задължава да извършва ремонти в срок. Може да е и задължение на администрацията да отдели средства за ремонта на общинския обект.

Гаранционно писмо за оборудване

Гаранционното писмо за оборудването е предназначено като задължение на изпълнителя на договора да поддържа оборудването в изправност и изправност за определен период от време. Пример за такъв ангажимент би бил:

По този начин могат да се разграничат редица характеристики на формирането на гаранционно писмо:

На първо място, важно е да запомните, че този документ е гаранция, което означава, че трябва да съдържа съответните данни и бележки.
Всяко гаранционно писмо има своя собствена структура, а именно заглавка, основната и последна част на документа.
Има много опции и цели на гаранционно писмо, формата на писане за всеки тип е една и съща, само основният текст ще се промени.
Гаранционно писмо може да бъде издадено както преди сключването, така и след това, всичко зависи от вида му.
В допълнение към подписа на директора, писмото за гаранция за плащане се подписва от счетоводителя или финансовия директор.

Станислав Матвеев

Автор на бестселъра "Феноменална памет". Рекордьор на Книгата на рекордите на Русия. Създател на учебния център „Запомни всичко“. Собственик на интернет портали с правна, бизнес и риболовна тематика. Бивш собственик на франчайз и собственик на онлайн магазин.

Най-често използваното средство за предаване на информация е писането. Специално място заема бизнес кореспонденцията, като правило тя се използва за по-тесен информативен контакт между страните.

Значение на деловата кореспонденция

Търговските предприятия в процеса на извършване на производствени, икономически дейности, насочени към печалба, комуникират доста тясно с организациите на контрагентите. Това е необходимо за постигане на оптимални резултати в сътрудничеството. Колкото по-точно са уредени условията на договорите, толкова по-висок е резултатът от съвместната работа. Организации, които от няколко години активно взаимодействат в областта на бизнес отношенията, имат постоянна кореспонденция, имат по-висок коефициент на партньорско доверие. В същото време появата на приятелски отношения между организациите е добре дошла, но етиката на бизнес кореспонденцията не трябва да се нарушава.

Видове букви

Цялата бизнес кореспонденция може да бъде разделена на групи по няколко критерия. Например, според формата на изпращане на писмо, има електронни, факсимилни и писма, изпратени в плик. Основната, най-важна, се счита за тематична характеристика на писмото, в този случай разделянето се извършва на две големи групи:

1. Нетърговски. Те включват:

Информационна поща.
Поздравителен.
Покана.
Придружаващ.
Благодарствено писмо.
Препоръчително писмо и др.

Този вид кореспонденция се използва при съществуващи договорни задължения и съдържа информация от организационен характер или допълнения и пожелания към съществуващи документи.

2. Търговските писма се делят на:

Оферта (оферта).
Напомнящо писмо.
Писмо за отговор.
Писмо-запитване и др.

Търговските писма съдържат предложения за сключване на договори, този вид се използва и след подписване на договори за оперативна работа и като допълнителни споразумения.

Писмо - гаранция за плащане

Гаранционното писмо служи за адресата като документално потвърждение на действия, намерения, които засягат интересите и на двете страни. Най-често се предоставя на организацията доставчик и потвърждава факта на депозиране на средства по разплащателната й сметка за доставка на продукти, видове работа, услуги. Гаранционно писмо за плащане може да се използва в случай на непредвидени, форсмажорни обстоятелства както в рамките на договора, така и в случаите, които не са предвидени в него. Купувачът може да забави плащането в резултат на временен недостиг на оборотни средства, при получаване на допълнителни количества доставени стоки, при връщане и замяна на получени стоки и т.н. Във всеки случай гаранционното писмо съдържа задължения, които не винаги са оправдани от правна гледна точка.

Видове писма, съдържащи гаранционни задължения

Организацията може да предостави гаранционно писмо не само на контрагенти (юридически лица), но и на граждани (физически лица), в зависимост от задълженията, посочени в него. В същото време думата „гаранция“ може да не се споменава в текста на писмото, важно е то да съдържа потвърждение за намеренията на организацията, която го издава. Има следните видове бизнес гаранционно писмо.

Писмо за предоставяне на съдебен адрес

Този документ е предназначен за регистрация на юридическо лице, което няма собствено помещение, респективно адрес към момента на регистрация, но наема площ. Собственикът, който отдава имота, съставя акт по искане на наемателя. Липсата на този документ не е причина за отказ на регистрация, тъй като наемодателите са много неохотни да го дадат.

Писмо за доставка

Съдържа потвърждение на задълженията на доставчика по отношение на времето, количеството, качеството на продадените стоки или предоставените договорени услуги, извършената работа. Може да се издаде при наличие на валиден договор за доставка или като начало на партньорства между организации.

Гаранционно писмо за плащане е най-търсеният документ. Той няма правна сила, но с получаването му срокът за отписване на дълга се отлага. След 3 години вземанията и задълженията се отписват от предприятието за собствените му загуби или печалба. При получаване на гаранционно писмо от контрагента за плащане на дълга или съответно изпращане на такъв документ до доставчика, срокът на дълга се увеличава с 3 години, през които може да бъде погасен.

Изисквания към бизнес писмата

Всяко писмо, изпратено до контрагента, се изготвя съгласно стандартите за бизнес кореспонденция. На първо място, не трябва да съдържа излишна информация, а само основната тема, която е кратко и ясно изложена в съдържанието. Краткостта на фразите и здравият формализъм са добре дошли. Всички изречения трябва да са прости и ясни, без голям брой добавки, причастия и причастия. Тонът на гаранционното писмо е официален, в съответствие с него се използва обръщение към длъжностните лица на предприятието. Задълженията са формулирани недвусмислено, като пояснение може да се предпише поетапна процедура (например погасяване на дълга на няколко плащания).

Задължителни реквизити на писмото

Повечето големи компании използват фирмени бланки за бизнес кореспонденция, понякога с лого и на специална хартия. В случай на издаване на гаранционно писмо без използването му, трябва да се има предвид, че освен информационния текст писмото трябва да съдържа следните задължителни данни:

При съставянето на гаранционно писмо от физическо лице се посочват неговите паспортни данни и регистрация. Често този вид документ е допълнително заверен от нотариус.

Говорим за нетърговски документ, който често се използва в бизнес кореспонденцията. Същността на документа е, че подателят се задължава да извърши някакво действие. В нашия случай прехвърлете пари на изпълнителя. Тези средства обикновено се използват или за изплащане на дълг.

Гаранционно писмо за плащане на услуги по договора потвърждава наличието на дълг, който може да бъде взет предвид при разглеждане на спор в съда.

Благодарение на такава хартия участниците в транзакцията могат да изградят отношения на доверие, да отложат датата на плащане без глоби и неустойки и да предотвратят забавяне на доставката на стоки (предоставяне на услуги, извършване на работа).

Кога може да е необходим този документ и как да напиша гаранционно писмо за плащане? По правило се съставя в случай, че клиентът не може да преведе пари навреме по една или друга причина.И причината за съставянето на такъв документ може да бъде на платеца или по собствена инициатива на последния.

Как да издадем

Одобрен образец на гарантирано писмо за плащане за услуги или стоки не е предвидено от приложимото законодателство. Той обаче е част от бизнес документооборота, така че когато се издава, си струва да се вземат предвид няколко общоприети правила.

Помислете за задължителните разпоредби, които също трябва да бъдат в него:

Дата и изходящ номер.
Данни за получателя на парите (име на фирмата или име на гражданин, адрес).
ПЪЛНО ИМЕ. представител на получателя (например ръководител на организация).
Заглавие на документа (по избор).
Основният текст, който гарантира превода на необходимата сума в рамките на определен период.
Подробности за документа, въз основа на който ще бъдат преведени средствата (фактура, приемо-предавателен акт и др.).
Информация за подателя.
Пълно име, длъжност и подписи на представителите на длъжника.

Обикновено документът се изготвя на лист А4 на бланка, подписва се от ръководителите (генерален директор и главен счетоводител) и се запечатва.

Такъв документ трябва да бъде подписан не само от генералния директор, но и от финансово отговорно лице (например главен счетоводител или финансов директор).

В основния текст, наред с други неща, можете накратко да посочите причините за забавени плащания. Ако клиентът планира да плати дълга на вноски, тогава трябва да се изготви график.

За по-голяма убедителност платецът може и да предпише, което ще му бъде начислено за всеки ден забава.

Примерно писмо за гаранция за плащане

Какви грешки се допускат при компилирането

Тъй като имаме работа с такава хартия, като например образец на гаранционно писмо за плащане, би било неуместно да използваме неофициални думи (жаргон, народен език) тук. Също така не си струва да описвате подробно събитията, довели до невъзможността за прехвърляне на пари навреме. Можете да посочите самата им същност или дори да пропуснете този момент. Гаранционните задължения трябва да бъдат написани точно, като се посочва сумата и датата на прехвърлянето му.

Цялата информация в текста трябва да бъде недвусмислена за разбиране (без двусмислени фрази), за да се избегнат евентуални спорове.

И накрая, желателно е да получите уведомление от кредитора за получаване на документа. Това ще предотврати загубата на документи по пътя.