Lépésről lépésre utasítások a HR-hez. Milyen előírásokat kell tudni

Szeretnél rendet rakni a személyzeti munkában? Hol kezdjem egy új cégben, hogyan tegyünk rendet egy meglévőben? Kövesse a szakértői tanácsokat. És pánik nélkül! Sikerülni fog.

A gyakorlatban két olyan helyzet adódik, amikor a szakembereket érdekli a lépésről lépésre végzett személyzeti irodai munka:

1. Egy már létező cégnél „valahogy” lebonyolítják a személyi iratkezelést, nincs rendszer, sok a szabálysértés. Ha ilyen helyzetbe kerül, először értékelje a munkáltatótól származó személyzeti dokumentáció állapotát, és adja ki az ellenőrzés eredményeit. A "" cikk emlékeztetőire példák segítenek. Az ellenőrzés után kezdje el a munka helyreállítását és rendszerezését a cikk 8 lépése szerint.
2. Egy újonnan létrehozott szervezet csak most kezdi meg tevékenységét, vagy egy egyéni vállalkozónak megvan az első alkalmazottja - jobb, ha azonnal helyesen kezdi meg a személyzeti munkát. Első lépés...

1 lépés. Szervezze meg a személyzetet. Három módja van

Határozza meg azt a személyt, aki a munkáltatónál a személyi nyilvántartások kezeléséért felelős vagy felelős. Minden munkáltató nagyon különböző. Eltérnek a létszámban, a tevékenységi körben, a fluktuációban, a vezetési megközelítésekben, a gazdasági lehetőségekben. Válasz egy kedvenc HR-kérdésre:

Léteznek-e szabványok a személyzeti tisztek létszámára vonatkozóan az alkalmazottak számára?

„Sajnos nincs olyan univerzális formula, amely mindenkinek megfelelne. A személyzeti eljárásokra vonatkozó szabványok, amelyek a Szovjetunió Munkaügyi Minisztériumának 1991. november 14-i 78. számú rendeletében szerepelnek, elavultak. Átlagosan a standardok szerint jelenleg 200 és 270 fő között mozog egy személyzeti tisztviselő. Ideális esetben azonban közvetlenül a munkáltatójával kell kiszámítania a papírmunka idejét.

A munkáltató a cég létszámától, fluktuációjától, gazdasági lehetőségektől függően az alábbi módok egyikén szervezheti meg a személyi nyilvántartás kezelését:

• szerkezeti egység, például a vezető által vezetett személyzeti osztály;
• az egyetlen HR szakember;
• belső kombináció - leggyakrabban legfeljebb 100 fős kisvállalatoknál található. Belső kombinációról van szó, amikor a személyi nyilvántartások kezelésével kapcsolatos munkát olyan alkalmazottra bízzák, akinek a munkaköre kezdetben nem kapcsolódik a személyi nyilvántartásokhoz, például könyvelőre vagy irodavezetőre.

A kombinálás a munkavállaló írásbeli beleegyezésével történő megbízás más pozícióban, szakmában, szakterületen végzett további munkára (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 60.2. cikke). Kombinációra való jelentkezéshez a beosztást szerepeltesse a létszámjegyzékben (ebben az esetben az arány nem lehet egész szám, fontos, hogy egyszerűen tükrözze a munkáltatói igényt a HR-es nyilvántartási szakember munkaügyi funkciójára).

Tipikus tévhit: az a pozíció, amelyre a kombinációt összeállítják, nem szerepel a létszámjegyzékben. A hozzájárulásba írja be az elvégzett munka időtartamát, tartalmát és mennyiségét, valamint a pótdíj összegét.

Tehát az első lépés annak meghatározása, hogy miként bízták meg Önt a személyzeti iratok kezelésével:

1. Az Ön pozíciója egy szerkezeti egység, például a HR osztály része.
2. Ön az egyetlen szakember a személyi iratkezelésben, munkaszerződéssel rendelkezik, a személyi iratkezelés teljes körű lebonyolítása az Ön felelőssége.
3. A HR iratkezelést kombináció formájában regisztrálják Önnek.

A személyzeti iratkezelés megszervezésére és lebonyolítására vonatkozó jogosultságának igazolása után alaposan tanulmányozza át az alapító dokumentumokat.

2 lépés. Tanulmányozza az alapító okiratokat

Először is figyeljen a munkáltató nevére.

Tipikus hiba: a személyi okmányokon a munkáltató neve nem az alapító okiratoknak megfelelően szerepel. Például a Chartában a teljes és a rövidített név ki van írva, a személyzeti dokumentumokban pedig csak a munkáltató teljes vagy csak rövidített neve.

Tanulmányozza az alapító okiratokban a munkaszerződés megkötésére, megszüntetésére vonatkozó döntési jogkör kérdését a helyi szabályozás jóváhagyása szerint. Határozza meg, hogy ki a munkáltató meghatalmazottja, ha az jogi személy.

Tipikus hiba a munkaszerződésben: az alapító okiratokban a cégvezető a munkáltató meghatalmazottjaként szerepel, a munkaszerződések preambulumában az Alapszabály alapján eljáró vezető szerepel, a munkaszerződés végén pedig a a munkáltatói aláírást a személyzeti osztály vezetője, vagy vezérigazgató-helyettese stb. látja el, aki nem a vezető.

Emlékezzen egy egyszerű szabályra: aki a munkaszerződés elején a munkáltató meghatalmazottjaként van feltüntetve, azt aláírja.

3 lépés. Hozzon létre egy személyzeti táblázatot

Miért a személyzeti táblázat az egyik első olyan dokumentum, amely közvetlenül kapcsolódik a személyzeti tiszt munkaügyi funkciójához? A létszámtábla szervezési és adminisztratív jellegű dokumentum, amely lényegében arra a kérdésre ad választ: milyen munkaügyi funkciókra van szüksége a munkáltatónak.

Ne feledje a szabályt: egyetlen alkalmazott sem regisztrálható a létszámtáblázaton kívül, „államon kívül”. Ott "államon kívül" csak polgári jogi jellegű szerződések. A munkáltató minden igényét a munkaügyi funkciókban a személyzeti táblázat határozza meg.

Munkaügyi funkció a beosztás szerinti munkavégzés a létszámjegyzék, szakma, szakképzettség megjelölésével; a munkavállalóhoz rendelt konkrét munkatípus (Art., Munka Törvénykönyve az Orosz Föderáció).

A létszámtáblázat jóváhagyható egységes formában - T-3 formanyomtatvány (az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004. 01. 05-i 1. számú rendeletével hagyta jóvá), vagy kidolgozhatja és jóváhagyhatja saját űrlapját (lehetőleg egy melléklet a szervezet számviteli politikájához). A „Személyzeti egységek száma” oszlopban nem teljes arányt jelezhet, például 0,25 vagy 0,5.

Ki fejleszti a létszámtáblázatot?

Evgenia Konyukhova, a Kontur.School tanára:

„A munkaköri képesítési jegyzéknek megfelelően a munkaügyi közgazdász a létszámtábla kialakításával foglalkozik. De nem minden munkaadónak van ilyen boldogsága (munkaügyi közgazdász). Ezért a létszámtáblázat kidolgozásáért az a felelős, akinek munkaköri feladatai közé tartozik a létszámtábla-tervezet elkészítése. Rendeléssel hagyják jóvá és állandóan tartják. A létszámtáblázat módosításainak számára nincs jogszabályi korlátozás.

4 lépés. Határozza meg a szükséges számú helyi szabályozást

A helyi szabályozás nagy téma. A szakértők leggyakrabban a „boldogság varázstablettáját” kérik a számukra kötelező helyi előírások kimerítő listája formájában. De nincs univerzális, minden munkáltató számára megfelelő lista. Néhány szabályt érdemes szem előtt tartani:

1. A Kbt. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 309.2. pontja részben vagy teljesen eltekinthet a helyi szabályozástól. Feltéve, hogy azokat a kérdéseket, amelyeket a helyi szabályozásban kell megoldani, áthelyezik a munkaszerződés szabványos formájába. Minden más munkáltatónak rendelkeznie kell a szükséges számú helyi szabályozással.
2. Létezik egy lista azokról a helyi szabályozásokról, amelyek minden munkáltató számára kötelezőek: belső munkaügyi szabályok (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 189. cikke), a bérrendszert megállapító helyi előírások (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 135. cikke), helyi előírások a személyes adatok feldolgozására vonatkozó eljárás megállapítása , az alkalmazottak jogai, a személyes adatok továbbításának és tárolásának jellemzői (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 14. fejezete, 2006. július 27-i szövetségi törvény, 152-FZ sz.).
   Ügyeljen a javadalmazási rendszereket megállapító helyi normatívára: mint ilyen, az önálló formában sem létezhet, például a javadalmazási rendelet formájában, ha a javadalmazási rendszereket a munkáltató belső munkaügyi szabályzata, ill. kollektív megállapodás. Szintén kötelező a szabadságolási ütemterv kidolgozása és jóváhagyása - legkésőbb két héttel annak a naptári évnek a kezdete előtt, amelyre azt elkészítik. Ha a szervezetet a naptári év elején vagy közepén hozták létre, akkor ezt az évet nyaralási ütemezés nélkül zárja le.
   Előfordulhatnak olyan helyi szabályozások, amelyek bizonyos feltételek bekövetkeztekor kötelezővé válnak, például az üzleti utakra vonatkozó rendelkezés, a kollektív szerződés, a munkavállalók igazolására vonatkozó rendelkezés stb. Ebben a kérdésben a munkajog egészének rendszeres, átfogó ismeretére van szükség. A "" továbbképzési tanfolyamon és a szakmai átképzési tanfolyamon "" külön leckét rendelnek a helyi előírásokhoz.
3. A helyi szabályozás a képviselő-testület véleményének figyelembevételével kerül elfogadásra a Kbt. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 372. Ez a tétel kötelező, ha van az alkalmazottak képviseleti testülete, de a személyi nyilvántartások kezelésének megszervezésének szakaszában valószínűleg egyszerűen hiányzik. Ha igen, hagyja ki ezt a bekezdést.
4. A munkavállalót aláírás ellenében meg kell ismerni az összes elfogadott helyi előírással az Art. 2. része szerint. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 22. cikke. Az újonnan felvett munkavállalókat a munkaszerződés aláírása előtt aláírás ellenében meg kell ismertetni (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 68. cikke).

5 lépés. Ellenőrizze, hogyan toborozzák a vezetőt

A vezető a kulcsszemély a szervezetben. Először is ellenőrizze az összes dokumentumot a tervezéshez. Választ kell adni az adóhatóság által vezetett kizárt személyek nyilvántartásából származó megkeresésre. Ez az Art. 2. részének előírása. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 32.11.

A fejnek kettős jogi státusza van:

• jogi személy egyedüli végrehajtó szerve;
• ellátja a munkavállalói feladatokat - a vezető munkaügyi funkcióját.

A vezetőnek a szövetségi törvényekkel és a munkajog keretein belül az alapító okiratokkal és dokumentumokkal kapcsolatos dokumentumokat kell kiállítani a főigazgató kinevezéséről (megválasztásáról): munkaszerződés, foglalkoztatási megbízás. Bejegyzést kell tenni a munkafüzetbe.

A kezdő szakemberek, sőt a tapasztaltak is néha felteszik a következő kérdést: hogyan lehet bejegyzést tenni a munkafüzetbe a főigazgató felvételéről? A válasz a felszínen rejlik: a munkakönyv a fő dokumentum, amely megerősíti a szolgálati időt, és a munkaerő-felvétellel kapcsolatos információk, nem pedig a választási vagy kinevezési eljárások kerülnek a munkafüzetbe. Ezért a munkaszerződés megkötése, a foglalkoztatási megbízás kiadása után a munkafüzetbe kifejezetten a foglalkoztatásról kell bejegyzést tenni, a 4. oszlopban található hivatkozással a foglalkoztatási megbízás adataira.

Tipikus hiba a vezetővel kötött munkaszerződés megkötésében: a munkaszerződés időtartama nem felel meg az alapító okiratokban foglaltak szerinti egyedüli végrehajtó szervi jogkörének. A munkaszerződés megkötésének szakaszában gondosan tanulmányozza az alapító dokumentumokat, hogy elkerülje az ilyen hibákat.

6 lépés. Készítsen munkaszerződés-tervezetet

A munkaszerződés az egyik fő dokumentum a munkavállalókkal fennálló munkaviszonyok szabályozásában. Azt javaslom, hogy alaposan fontolja meg és dolgozzon ki munkaszerződés-sablonokat a különböző kategóriájú munkavállalók felvételéhez.

Az Állami Főfelügyelőség vizsgálati eredményei alapján a munkaszerződés a szankciók tekintetében is a legdrágább dokumentum a személyi nyilvántartásban. A felelősséget az Art. 4. része írja elő. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 5.27. pontja a jogi személyek esetében például 50 000-100 000 rubel, és néha az ellenőrök megszorozzák a bírságot a munkaszerződések számával.

Kidolgozásra került és csak az állami (önkormányzati) intézményvezetők és munkáltatók, mikrovállalkozói kategóriába sorolt ​​kisvállalkozások számára dolgoztak ki és hagytak jóvá a munkaszerződés szabványos formáját. Más esetekben a munkáltatók önállóan alakítják ki a munkaszerződés formáját.

• a munkavállaló vezetékneve, neve, apaneve és a munkáltató neve (a munkáltató-magánszemély vezetékneve, neve, apaneve), aki munkaszerződést kötött;
• információ a munkavállaló és a munkáltató személyazonosságát igazoló dokumentumokról;
• adózó azonosító szám (munkaadók esetében, kivéve a nem egyéni vállalkozó munkáltatókat-magánszemélyeket);
• információk a munkáltató munkaszerződést aláíró képviselőjéről, valamint arról, hogy mi alapján rendelkezik a megfelelő felhatalmazással;
• a munkaszerződés megkötésének helye és időpontja.

Ezeket az információkat rendszerint a munkaszerződés preambulumában rögzítik, vagy az információk egy része a preambulumban marad, néhány pedig átkerül a munkaszerződés utolsó oldalára.

Példa:„Interes Korlátolt Felelősségű Társaság” (TIN 1234567890), a továbbiakban: „Munkáltató”, amelyet egyrészt a 2011. 08. 05. 12. számú vezérigazgató-helyettes, másrészt Nyikolaj Szergejevics Veselov, az Orosz Föderáció állampolgára képvisel. (útlevél-sorozat 0477, No. 123456, a Szövetségi Migrációs Szolgálat Moszkva Déli Közigazgatási Körzetére 1997.08.20.), a továbbiakban: Munkavállaló, másrészt a munkaügyi jogszabályoknak megfelelően. az Orosz Föderáció területén hatályos hatálybalépéssel kötötték ezt a munkaszerződést az alábbiak szerint: ... "

2. ajánlás Ne feledje a munkaszerződés kötelező feltételeit, ezek az Art. 2. részében találhatók. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 57. cikke. De nem mindig kötelező mindegyik! Némelyikük bizonyos feltételek mellett szükséges:

• a munkaszerződés időtartama és azok a körülmények (okok), amelyek a Munka Törvénykönyve vagy más szövetségi törvény értelmében a határozott idejű munkaszerződés megkötésének alapjául szolgáltak (csak határozott idejű munkaszerződés megkötésekor adja meg);
• garanciák és ellentételezések a káros és (vagy) veszélyes munkakörülmények között végzett munkáért, feltüntetve a munkahelyi munkakörülmények jellemzőit (csak akkor adja meg, ha káros vagy veszélyes munkakörülmények között dolgozó munkavállalót alkalmaz);
• munkaidő és pihenőidő mód (csak akkor szerepel a munkaszerződésben, ha a mód eltér a munkáltatónál hatályos általános szabályoktól);
• a munka jellegét meghatározó feltételek (utazás, mobil, közúti).

3. ajánlás Fontolja meg a Munka Törvénykönyvének azon cikkeit, amelyek meghatározzák a munkaügyi kapcsolatok szabályozásának sajátosságait a munkavállalók bizonyos kategóriáival, vagy a szövetségi törvények normáit, amelyek szabályozzák az Ön tevékenységének típusát. Munkaszerződés-tervezet kidolgozásakor ne használjon kétes eredetű internetes forrásokból származó forrásokat.

Nézze meg a különböző forrásokat, és miután áthaladt az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 57. cikkének „prizmáján”, dolgozza ki saját űrlapját.

A munkaszerződés tartalmazhat további, az Art. 4. részében megnevezett. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 57. cikke és egyéb feltételek. Hiányukért azonban a munkáltató nem vállal felelősséget.

Ha a munkavállalók tevékenysége tárgyi eszközök karbantartásával kapcsolatos, akkor azt javaslom, hogy azonnal dolgozzanak ki és készítsenek el egy mintát a teljes felelősségre vonatkozó megállapodáshoz. Ezután aláírhatja a munkaügyivel egy időben.

A felelősségről külön részletes lecke található a Kontur.Skolában. Az óra programjában:

• A munkavállaló felelőssége: a bevonás okai, feltételei, eljárása.
• A munkavállaló teljes felelősségének esetei.
• Megállapodás a teljes egyéni vagy kollektív felelősségről.
• A munkáltató felelőssége a munkavállalót megillető bér, szabadságdíj és egyéb összegek késedelméért.

7 lépés. Készítsen dokumentumokat az új alkalmazottak munkakönyveinek vezetéséhez

A kezdéshez készítsen egy megbízást egy speciális felhatalmazott személy kinevezésére, aki felelős a munkafüzetek karbantartásáért, tárolásáért, rögzítéséért és kiadásáért.

Ne feledje, hogy a kényszermunka tilos. Ha a munkaszerződésben vagy a felelős személy munkaköri leírásában nem írták elő a munkakönyv vezetésének, könyvelésének, tárolásának és kiadásának feladatait, úgy a munkaszerződést egyeztetéssel szükséges e feladatokkal kiegészíteni, illetve a munkaköri leírást módosítani. Ha ilyen felelősséget olyan munkavállalóra ruháznak, akinek a feladatkörébe nem tartozik a személyi nyilvántartások kezelése, például a főkönyvelőt, akkor azt javaslom, hogy először készítsen kombinációs megállapodást, pl. a munkavállaló írásbeli hozzájárulásával többletmunkával történő megbízásáról, pótdíjfizetés mellett a Ptk. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 151.

Ebben a szakaszban ellenőrizze azt is, hogy a szervezet megvásárolta-e és elszámolta-e a bevételi és kiadási könyvben a munkafüzet és a benne lévő betét nyomtatványait, a munkafüzet nyomtatványait és a benne lévő betétlapokat. A munkáltató köteles folyamatosan rendelkezni a szükséges számú munkafüzet nyomtatványokkal és betétlapokkal (az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i 225. számú, „A munkakönyvekről” szóló rendeletének 44. pontja, a továbbiakban - 225. számú rendelet). ).

Tárolja a munkafüzetek nyomtatványait és a betétlapokat a könyvelési osztályon szigorú jelentési űrlapként. A bevételi és kiadási könyvet is a számvitel vezeti (lásd a 225. számú határozat 41. pontját). Ebben a szakaszban adjon ki számviteli könyvet is a munkafüzetek és a bennük lévő betétek mozgásáról. Az Emberi Erőforrások Osztálya irányítja.

A munkakönyv nyomtatványainak és a benne lévő betétlap elszámolására szolgáló bevételi és kiadási könyvet, valamint a munkafüzetek és az azokban lévő betétlapok mozgásának elszámolására szolgáló könyvet számozni, befűzve, a szervezet vezetőjének aláírásával hitelesíteni kell. , és viaszpecséttel lezárva vagy lezárva.

8 lépés. HR dokumentumok elkészítése

A személyzeti eljárások nyilvántartása a munkavállalók munkára való regisztrációjával kezdődik.

Milyen kötelező dokumentumoknak kell kéznél lenniük a személyzeti tisztviselőnél az alkalmazottak munkára való regisztrációjának szakaszában?

Tipikus készlet (kivéve a funkciókat):

1. Helyi szabályozások készlete az alkalmazottak megismertetésére.
2. Munkaszerződés-tervezet az abban vagy a munkaköri leírásban szereplő munkaköri kötelezettségekkel.
3. Munkavégzési megbízás űrlapja (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 68. cikke). A megrendelés lehet egységes formában - T-1 nyomtatvány (T-1a nyomtatvány) vagy a munkáltató által jóváhagyott formában.
4. Személyi kártya nyomtatványai T-2 formátumban (állami vagy önkormányzati alkalmazottak esetén T-2 GS (MS) nyomtatvány). Figyelem: a T-2 személyi kártyát (T-2GS (MS)) írásban, kartonon tároljuk.

A munkavállalóról, a felvételről, végleges áthelyezésről, elbocsátásról szóló feljegyzéseket a személyi igazolvány megfelelő rovataiban aláírás ellenében meg kell ismerni (225. határozat 12. pont).

Mit kell figyelembe venni a munkakönyvek szerint ebben a szakaszban? Írjon egy kérelmet a számviteli osztálynak munkakönyv nyomtatvány kiadására, ha a munkavállaló nem rendelkezik ilyennel, vagy írja be a nála lévő munkakönyvre vonatkozó információkat a munkakönyvek mozgásának elszámolási könyvébe.

Munkaidő-nyilvántartás megszervezése: a munkáltató köteles nyilvántartást vezetni a munkavállaló által ténylegesen ledolgozott időről (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 91. cikke). Erre a célra használhatja a T-12 vagy T-13 munkaidő-nyilvántartás egységes nyomtatványait, vagy jóváhagyhatja saját nyomtatványát.

Hogyan módosítható a munkaszerződés?

Dokumentumok elkészítése:

1. Megállapodás a munkaszerződés feltételeinek módosításáról / a munkaszerződés kiegészítő megállapodása (ha a munkaszerződés feltételeinek megváltoztatása a felek megállapodása alapján történik az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 72. cikkének megfelelően).
2. A szervezeti vagy technológiai munkakörülmények megváltoztatására irányuló végzés, a munkaszerződés feltételeinek módosításának alapjául szolgáló változtatásokról és indokokról szóló írásbeli értesítések, a munkavállaló képzettségének megfelelő, más megüresedett munkakörre vonatkozó írásbeli javaslatok, valamint a megüresedett alacsonyabb beosztás vagy alacsonyabb fizetésű munka (ha a munkaszerződés feltételeinek változása a munkáltató kezdeményezésére történik, az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 74. cikkével összhangban).

A fordítás feldolgozásához szükséges dokumentumok listája a fordítás típusától függ:

• ideiglenes áthelyezés esetén a munkaszerződéshez kiegészítő megállapodást kötnek az áthelyezésről, áthelyezési megbízást készítenek (általában T-5 vagy T-5a formában);
• végleges áthelyezéssel - az áthelyezésről szóló munkaszerződés kiegészítő megállapodása és az áthelyezésről szóló végzés. Bejegyzés történik a munkafüzetbe és a T-2 (T-2GS (MS)) személyi kártyára is.

Az ünnepek regisztrációjához szükséges dokumentumok listája:

• szabadság ütemezése (jóváhagyva legkésőbb két héttel a naptári év kezdete előtt). Olvasd el a cikket "";
• cikk 3. része szerinti írásbeli értesítések a munkavállalóknak a szabadság kezdő időpontjáról. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke (lásd Rostrud 2014. július 30-i 1693-6-1. sz. levelét);
• szabadságrend (T-6 nyomtatvány, T-6a nyomtatvány).

Ez a lista a munkavállalói kategóriáktól vagy a körülményektől függően változhat. Például, ha egy alkalmazott szabadságot kér nem a szabadság ütemezése szerint, hanem a számára megfelelő időpontban írásbeli kérelme alapján (például ilyen szabadságot kiskorúaknak, Oroszország tiszteletbeli adományozóinak stb.) Ebben az esetben nem lesz szabadságról szóló értesítés. A munkavállaló nyilatkozatot ír, a munkáltató pedig parancsot ad ki.

A munkaügyi jogszabályok előírják a személyzeti dokumentumok rendelkezésre állását és végrehajtását azokban az esetekben, amikor a munkáltató:

• vonzza a munkavállalókat a megállapított munkaidőn kívüli munkára;
• vonzza a munkavégzést hétvégén és munkaszüneti napokon;
• üzleti utakra küldi az alkalmazottakat;
• garanciákat és kártérítést nyújt. Ezt a kérdésblokkot külön kell tanulmányozni. Javasoljuk, hogy ismerkedjen meg a "" szakmai átképzési programmal a Circuit. Schoolban.

Hogyan kell benyújtani a munkavállalói elbocsátást

Ebben az esetben földi dokumentumokra van szükség, amelyek típusa az elbocsátás okától függ. Például egy munkavállaló kezdeményezésére történő elbocsátásához írásos nyilatkozatra van szükség, a felek megállapodásával történő elbocsátáshoz - a munkaszerződés felmondásáról szóló megállapodás stb.

Hiba nélkül készítsen elbocsátási végzést, amellyel aláírás ellenében ismerteti a munkavállalót. Ha a munkavállaló távol van, vagy nem hajlandó elolvasni a megbízást, a megbízást ennek megfelelően jelölje meg.

A megrendelés alapján tegyen bejegyzést a munkakönyvbe és a munkavállaló személyi igazolványába. Ezt követően a munkavállaló aláírja a munkakönyvet, a személyi kártyát és a munkakönyvek mozgásának elszámolási könyvét, amikor munkakönyvet ad ki a munkavállalónak.

Megnéztük a HR iratkezelés megszervezésének kötelező lépéseit a semmiből.

1. Készítsen létszámtáblázatot, határozza meg a munkáltató igényeit a munkaügyi funkciókban.
2. Ellenőrizze, hogyan készülnek a fej dokumentumai.
3. Készítse elő a szükséges helyi előírásokat.
4. Munkaszerződés-sablonok kidolgozása a munkavállalók különböző kategóriáihoz.
5. Az álláspályázathoz szükséges dokumentumok elkészítése.
6. Dokumentumtervezetek elkészítése a személyzet mozgásával kapcsolatos eljárások nyilvántartásba vételéhez (üdülések, üzleti utak, hétvégi munkába toborzás stb.).

3624 megtekintés

A személyi számvitelre minden vállalkozásnál szükség van, függetlenül a tulajdonformától, tevékenységtől és alkalmazottak számától. Hozzáértő és szakképzett magatartásához jól ismernie kell a munkajogot, figyelemmel kell kísérnie a jogszabályi változásokat, és rendelkeznie kell a személyzeti iratkezelés területén.

Mi az a személyi számvitel és miért van rá szükség?

Minden cég tevékenységének szerves része a személyi nyilvántartás. Ez egy jogilag szabályozott munka a szervezet alkalmazottainak nyilvántartásával, elszámolásával és figyelemmel kísérésével.

A HR tevékenységek közé tartozik:

• alkalmazottak fogadása;
• elbocsátások;
• horizontális (osztályok közötti áthelyezés) és vertikális (például karrier növekedés) mozgások;
• üzleti utak;
• betegszabadság;
• jelenléti ív;
• szabadság (bármilyen - éves, fizetés nélkül, terhesség stb.);
• személyi kártyák minden alkalmazotthoz stb.

Ez vonatkozik a személyzetre is:

• katonai nyilvántartások vezetése;
• munkaügyi kapcsolatok szabályozása;
• különféle megrendelések és utasítások létrehozása és nyilvántartása (például alkalmazottak felvételéről, ösztönzéséről stb.);
• munkaszervezés és egyéb szempontok.

Minden dokumentáció csak az előírt normáknak és szabályoknak megfelelően készül. Egyes formák egységesek, mások magán a vállalkozásnál jönnek létre.

A személyi nyilvántartások kompetens rendszerezése a vállalat számos problémáját és feladatát megoldja. Természetesen ezernyi árnyalat van, de vannak alapvető szempontok, amelyek minden vállalkozásra vonatkoznak.

Hogyan kell megszervezni és kire bízni a személyi nyilvántartások vezetését?

A könyvelés megszervezésének többféle módja van. Minden a vállalkozás jellemzőitől és attól függ, hogy a vezető milyen döntést hoz. A leggyakoribb lehetőségek:

Hozzon létre egy teljes HR-osztályt, ha a vállalat sok embert foglalkoztat

Ha pedig kicsi a személyzet, felvehet egy szakembert. Ennek a módszernek az az előnye, hogy a munkát a vezető a neki tetsző módon szervezi, és a saját elvei szerint szabályozza, irányítja.

Vannak hátrányai is: nehéz ellenőrizni a felvett szakember szakmai felkészültségét, így fennáll annak a veszélye, hogy nem teljesen hozzáértő személyzeti referenst alkalmaznak.

Időt és pénzt kell költenie a képzésre, vagy másik alkalmazottat kell keresnie.

Ennek a könyvelés-szervezési lehetőségnek az az előnye, hogy ha valakit ajánlottak, akkor (talán) valóban elvégzi a feladatot, azaz tesztelték az ügyben. Természetesen egy ilyen személyzeti tisztnél meg kell tárgyalni a munkakörülményeket, hogy azok mindkét félnek megfeleljenek.

Bízza a személyzeti ügyeket egy könyvelőre vagy egy jó titkárnőre

Előnyök: Időt és pénzt takarít meg. Vagyis nem kell személyügyi tisztet kiválasztani, és nincs nyilvántartási költség sem.

Hátrányok: A módszer kiválasztásakor a fő probléma az, hogy az alkalmazottak a fő után további munkát végeznek, ami hibákhoz, hibákhoz, hiányosságokhoz és a szükséges dokumentumok alapvető hiányához vezet. És természetesen itt is fontosak a szakmai ismeretek a személyi számvitel témájában. És ha ugyanaz a titkár rendelkezik velük, akkor a szövődmények kockázata ebben az esetben minimálisra csökken. És fordítva.

Bízza a személyzeti elszámolást egy outsourcing szervezetre

Jó: minden személyzeti tevékenység egy outsourcing cég vállára esik, amely megállapodás alapján vállalja ezt a felelősséget. Amellett, hogy a személyi kérdésekben folyamatos, folyamatos segítséget nyújtanak, ennek a módszernek a választása jelentősen csökkenti a költségeket.

Hátrányok: ki kell választania egy jól megalapozott, komoly céget, és létre kell hoznia interakciót, koncepciót kell alkotnia az irodán kívül dolgozó szakemberekkel való együttműködéshez.
A vezetőnek csak a számára legkényelmesebb és legmegfelelőbb módot kell kiválasztania a személyzeti nyilvántartások vezetésére, mérlegelve az egyes módszerek előnyeit és hátrányait.

A személyzeti dolgozó munkaköri feladatai

A személyzeti tisztet az utasítás és a munkaszerződés értelmében a következő feladatok hárítják:

Ez a személyzeti alkalmazott feladatainak hiányos listája, a követelmények hozzávetőlegesek. Lehet, hogy több (vagy kevesebb) szerepel belőlük, de összességében ezekkel a készségekkel és képességekkel kell rendelkeznie egy személyzeti szakembernek.

Személyzeti számvitel: milyen dokumentumok szükségesek?

Általában minden vállalkozásnak rendelkeznie kell a következő típusú személyi állományú dokumentumokkal:

• adminisztratív (személyes és gyártási megrendelések);
• a munkatevékenység megerősítése;
• tájékoztatás és elszámolás;
• belső levelezés;
• ellenőrzési és regisztrációs naplók.

Néhány személyi dokumentumnak feltétlenül a vállalatnál kell lennie. Ezek tartalmazzák:
PVTR (belső munkaügyi szabályzat);

Minden dokumentumot bizonyos számú évig tárolnak. Szabályozottak:

• a Munka Törvénykönyve cikke vagy szakasza;
• Állami Statisztikai Bizottság határozata;
• Szövetségi törvény és egyéb rendelkezések.

Ha valami (utasítások, utasítások stb.) nem áll rendelkezésre, akkor ezt a tényt javítani kell. Általánosságban elmondható, hogy a személyzeti tiszt munkájának egyik alapelve az időszerűség. Nagyban megkönnyíti a munkanapokat, sőt egyes cselekményeknek jogi erőt is ad. Ez valójában nagyon fontos – nem azért, hogy a jelenlegi üzletet vezesse. Ellenkező esetben hajlamosak hógolyóként nőni.

A személyi nyilvántartás szervezése: hogyan kell lefolytatni, hol kezdjem?

Miután személyzeti tisztként új helyen telepedett le, először át kell vizsgálnia a kötelező dokumentációt. Ha kiderül (és előfordul), hogy néhány fontos papír hiányzik a listáról, akkor azokat helyre kell állítani. Természetesen ilyen munkát nem lehet egy nap alatt elvégezni.

Ezért szükséges kiemelni a legfontosabb pozíciókat, és ezekből kiindulni. Ellenőrizze a rendelkezésre állást és a műveltséget a tervezésben (és ha ki kell javítania vagy új dokumentumot kell készítenie): személyzet, szabadságok ütemezése, munkaszerződések, megrendelések, munkaügyi nyilvántartások.

Nyilvántartást vezetni a munkaszerződésekről, a személyzetre vonatkozó megrendelésekről. Hozzon létre egy munkafüzet regisztrációs könyvet. Ismerje meg a személyes kártyákat (T-2). Dolgozzon a helyi előírások szerint.
A lényeg az, hogy minden aktuális dokumentumot időben kitöltsenek. Munkavégzés, a Munka Törvénykönyvére és a hivatali munka szabályaira támaszkodva. És ne semmisítse meg a személyzetről szóló papírokat. Tárolásuk idejét a Szövetségi Levéltár hagyta jóvá (2000.10.06. „Lista...”).

A munkaügyi kapcsolatok átláthatósága érdekében minden számviteli bizonylatra szükség van. A személyzeti rendszer olyan normákat és elveket határoz meg, amelyek stabilitást biztosítanak a szervezet dolgozói számára, az adminisztráció pedig kedvező feltételeket teremt a személyzeti menedzsment számára.

Számviteli automatizálás - 1C: a programmal való munka előnyei

A személyzeti nyilvántartások vezetése, különösen egy nagyvállalatnál, hihetetlenül felelősségteljes és hatalmas munka. De itt a hibák elfogadhatatlanok! De ma már van mód a személyzeti tisztek tevékenységének automatizálására, ami nagymértékben megkönnyítheti és leegyszerűsítheti az osztály munkáját, javíthatja a tevékenységeket, jelentősen csökkentve a hibák kockázatát.

Az 1C program segítségével a törvényi előírásoknak megfelelő nyilvántartást vezethet. Az adatbázis megbízható tárolást biztosít a munkavállalókra vonatkozó szükséges információk számára. Felhalmozódása során lehetővé válik a különféle riportok összeállítása, amelyek segíthetik a munka elemzését és az új irányok kidolgozását. A jelentések például így nézhetnek ki:

• a személyzet fluktuációja;
• személyzeti statisztikák;
• a munkavállalók mozgása stb.

A program segít megoldani a személyzeti számvitel szinte minden problémáját és feladatát. A vállalkozás vezetője az 1C-nek köszönhetően információkat kaphat az osztály helyzetéről, elemzi és meghozza a megfelelő vezetői döntéseket. És az automatizálás lehetővé teszi számos vállalati szolgáltatás (számvitel, személyzet, számviteli osztály) tevékenységének szinkronizálását, ami javítja a munka hatékonyságát, és megteremti a fizetések időben történő kifizetésének minden feltételét.

Mire lehet szükség pszichológiailag? Ez a cikk elmondja a tesztek összes titkát.

Az adóellenőrzés elvégzéséhez olvassa el a cikket: az adóellenőrzési szakember kiválasztásának minden titka.

Következtetés

Összefoglalva tehát a következőket jegyezhetjük meg:

• A személyi számvitel minden vállalkozás munkájának elengedhetetlen része.
• A könyvelés megszervezésének többféle módja van. A választás a vezetőn múlik.
• A személyzeti dolgozó feladatait az utasítás és a munkaszerződés határozza meg.
• Van egy lista a személyi munkával kapcsolatos dokumentumokról, amelyeknek minden cégnél jelen kell lenniük. Pályáját pedig a személyzeti osztályon kell kezdenie ezeknek a dokumentumoknak az ellenőrzésével.
• A nyilvántartások vezetése sokkal egyszerűbb, ha automatizált.

A személyi számvitel minden vállalkozás normális és hatékony működésének alapja. Ezért teljes felelősséggel kell megközelíteni.

Kapcsolatban áll

A személyi nyilvántartások kezelésének szükségessége nem olyan nehéz feladat, de nem könnyű a kezdőknek HR szakemberek. Lehet, hogy Ön egy kezdő személyzeti tiszt, vagy általában könyvelő vagy irodavezető, akit „kiakasztottak” a személyzettel, vagy kezdő vállalkozó. Ön pedig kevés tapasztalattal rendelkezik ezen a területen, akkor útmutatónk biztosan segíteni fog Önnek. Minden lépésről lépésre van lefektetve, egyszerű és hozzáférhető, különösen a személyzeti kérdésekben kezdők számára.

A személyzeti iratkezelés a munkaügyi kapcsolatokat dokumentáló, a személyi állomány elérhetőségére és mozgására vonatkozó információkat rögzítő tevékenységi ág, melynek eredményeként a személyi eljárások dokumentálódnak. Szinte minden személyi okmány jogi értékkel bír. Az írásos bizonyítékként felhasznált személyi okmányok segítségével a munkáltató bíróság előtt tudja igazolni álláspontját.

1. lépés Szervezd meg a HR-szakember „munkahelyét”.

Ehhez szükség van egy személyzeti programra, a rendeletek legfrissebb kiadásában található szövegeire és a dokumentum nyomtatványok mintáira, azok kitöltési mintáira. Minderre szüksége lesz a munkájában.

A referencia "irodalom" legjobb változata - források a személyzeti tisztek számára az interneten, elektronikus könyvtárak, elektronikus kiadványok - bennük számos, a személyzeti munkához szükséges dokumentumot és azok kitöltési mintáját találja, lépésről lépésre az alapvető személyzeti műveletekre vonatkozó eljárások, könyvek, konzultációk stb.

Beszélje meg a vezetéssel egy olyan program beszerzésének kérdését, amelyben a személyzeti nyilvántartást vezetik. Sok ilyen program létezik, fizetős és ingyenes, és sok speciális program nagyon-nagyon kényelmes.

De a legtöbb cég az 1C hagyománya szerint vezeti a személyzeti nyilvántartást. Az a helyzet, hogy minden városban rengeteg 1C támogatási szakember van, de más programok támogatásában nem mindenhol talál szakembert.

2. lépés: Ismerkedés a szervezet alapító okirataival.

A személyzeti részben található összes dokumentumnak meg kell felelnie a társaság alapító okiratainak, és semmilyen módon nem lehet ellentmondani azoknak. Olvassa el az Alapító Okiratban az igazgató elfogadásának és fizetésének megállapítását, azt az időtartamot, ameddig a munkaszerződés megköthető vele, egyes jellemzőket a Charta kifejthet. Előfordul, hogy a Charta előírja a kulcsfontosságú vezetők felvételének és fizetési rendszerük kialakításának eljárását, sőt a személyzeti táblázat jóváhagyásának eljárását is.

3. lépés Készítsen listát a cégénél a HR adminisztrációhoz szükséges dokumentumokról.

Kötelezően elkészítendő és jóváhagyandó dokumentumok:

- belső munkaügyi szabályzat (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 189., 190. cikke);

- személyzet (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 15., 57. cikke);

- vakáció ütemezése (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke);

- a munkavállalók személyes adatainak kezeléséről és védelméről szóló dokumentumok (a munkavállalók személyes adatainak kezelésének rendjét, az e területen fennálló jogaikat és kötelezettségeiket megállapító dokumentum (ha a belső munkaügyi szabályzat ezt nem írja elő), a munkavállalók írásbeli hozzájárulása a személyes adatok feldolgozása és harmadik felek részére történő továbbítása, az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 86-88. cikke, a "Személyes adatokról" szóló szövetségi törvény 6. cikke;

- munkaszerződések (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 16., 56-59., 67. cikke);

- munkafüzetek (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 65., 66. cikke, az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i 225. számú rendelete „A munkafüzetekről”, Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 2003.10.10-i rendelete 69. sz. „A munkafüzetek kitöltési útmutatójának jóváhagyásáról”);

- a munkakönyvek és a bennük lévő betétek mozgásának elszámolási könyve (az Orosz Föderáció kormányának rendeletével jóváhagyott, az Orosz Föderáció kormányának rendeletével jóváhagyott, a munkafüzetek karbantartására és tárolására, a munkafüzet-űrlapok gyártására és a munkáltatók rendelkezésére bocsátására vonatkozó szabályok 40–41. 2003.16.04., N 225, az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003.10.10-i N 69 „A munkafüzetek kitöltési útmutatójának jóváhagyásáról” szóló rendelete);

- bevételi és kiadási könyv a munkakönyv-űrlapok könyveléséhez és egy betétlap (az orosz kormány rendeletével jóváhagyott, a munkafüzetek karbantartására és tárolására, a munkafüzet-űrlapok gyártására és a munkáltatók rendelkezésére bocsátására vonatkozó szabályok 40-41. Föderáció 2003.16.04. N 225, az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003.10.10-i rendelete N 69);

- munkaidő-nyilvántartás (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 91., 99. cikke);

- személyi kártyák (az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i N 225 rendeletével jóváhagyott, a munkafüzetek karbantartására és tárolására, a munkafüzet-űrlapok elkészítésére és a munkáltatók rendelkezésére bocsátására vonatkozó szabályok 12. pontja);

- parancsok: a felvételről, a munkavállalók szabadságának kiadásáról, az alkalmazottak elbocsátásáról, az áthelyezésekről, az üzleti utakról, a munkakönyvek vezetésével, könyvelésével és tárolásával megbízott személy kijelöléséről stb. (62., 68., 84.1. cikk, 193. és az Orosz Föderáció egyéb Munka Törvénykönyve, az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i N 225 rendeletével jóváhagyott, az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i rendeletével jóváhagyott, a munkakönyvek karbantartására és tárolására, a munkafüzet-űrlapok elkészítésére és a munkáltatók rendelkezésére bocsátására vonatkozó szabályok 45. pontja. ;

- a kiadott végzések alapja: feljegyzések, nyilatkozatok, aktusok, megállapodások stb. (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 70., 72., 78., 80., 122., 127., 128. stb. cikkei);

- a munkabér, szabadságdíj, fel nem használt szabadságok térítése, elbocsátáskori kifizetések kiszámításával és kifizetésével kapcsolatos kimutatások, feljegyzések-kalkulációk és egyéb dokumentumok;

- a fizetési bizonylat jóváhagyott formája;

- egy jogi személy, egyéni vállalkozó ellenőrzésének naplója, amelyet állami ellenőrző (felügyeleti) szervek, önkormányzati ellenőrző szervek végeznek (a védelemről szóló, 2008. december 26-i N 294-FZ szövetségi törvény 16. cikkének 8. cikkelye). a jogi személyek és egyéni vállalkozók jogairól az állami ellenőrzés (felügyelet) és az önkormányzati ellenőrzés végrehajtása során. A folyóirat formáját az Orosz Föderáció Gazdaságfejlesztési Minisztériumának 2009. április 30-i N 141 számú rendelete hagyta jóvá. .

Vannak olyan személyi dokumentumok is, amelyek bizonyos körülmények között kötelezővé válnak. A vezetőséggel tisztázni kell, hogy a választható dokumentumok közül melyiket kell elkészíteni a társaság számára. Ugyanakkor tájékozódjon a főigazgatótól, hogy milyen speciális feltételeket szeretne látni a Belső Munkaügyi Szabályzatban, egyéb helyi szabályozásban, illetve munkaszerződési formákban. Ha a vezető bizonyos rendelkezéseket szeretne a dokumentumokba belefoglalni, ellenőrizzük, hogy azok nem ütköznek-e jogszabályba.

A fenti dokumentumokat elkészítjük, egyeztetjük a vezérigazgatóval. A végső lehetőségeket az igazgatóval egyeztetjük.

4. lépés: Kiválasztjuk a főigazgatót.

Először is kiállítunk egy rendezőt. Ő az első munkás! A dokumentumokból egyértelműen ki kell derülnie, hogy az igazgató mikortól dolgozik.

5. lépés Létszámtáblázatot, belső munkaügyi szabályzatot és egyéb helyi előírásokat készítünk.

Bizonyára még nincs létszámtáblázata és belső munkaügyi szabályzata és egyéb helyi szabályzata a cégnek. Összeállítjuk őket. Mindezeket a dokumentumokat egyeztetik az igazgatóval. Figyelembe vesszük az igazgató észrevételeit, kívánságait, ellenőrizzük, hogy nem ütköznek-e jogszabályba. Az igazgató jóváhagyja a nevezett dokumentumok kész változatait.

Felhívjuk figyelmét, hogy a létszámtáblázat egységes, nem önkényes formával rendelkezik. Ha nehézségek vannak a személyzeti táblázattal, akkor az interneten tekintse meg a személyzeti táblázat kitöltésének mintáit, a személyzeti táblázat kidolgozásának és jóváhagyásának lépésről lépésre történő eljárását, a tematikus szemináriumokat és a megfelelő személyzeti konzultációs részt. Itt találhat mintákat különböző helyi szabályozásokból, azok elfogadásának lépésről lépésre történő eljárásait, konzultációkat, szerkesztési tippeket stb.

6. lépés Kidolgozzuk a munkaszerződés szabványos formáját.

Kidolgozunk egy olyan munkaszerződés formát, amelyet a munkavállalókkal kötünk. Minden olyan feltételt beépítünk benne, ami a cég számára előnyös és szükséges. Vannak jó munkaszerződés-sablonok az interneten, és hogyan lehet hivatalossá tenni a munkaviszonyt a munkáltató javára.

7. lépés: Más dokumentumokat dolgozunk ki.

Készítünk további dokumentumokat, amelyekre a jövőben szükségünk lesz a személyzeti munka elvégzéséhez: számviteli könyvek, nyilvántartások, munkaidő-nyilvántartások, megrendelőlapok, felelősségi megállapodás stb. szükség esetén nyomtassa ki azokat, ismerkedjen meg töltelékük mintáival.

8. lépés Munkakönyvek vezetése.

A vezetőséggel közösen eldöntjük, hogy ki vezeti a munkakönyveket. Mivel a munkásokat még nem vették fel, először munkakönyvet kell vezetnie. Megbízást adunk ki a munkakönyvek karbantartására, tárolására, könyvelésére és kiadására. Ezt követően ezt a jogkört átruházhatja egy elfogadott személyzeti tisztviselőre, szintén megbízással.

9. lépés: Megszervezzük a munkások munkáját.

Itt láthatod. Ebben a szakaszban sok dokumentumot kell elkészíteni: munkaszerződéseket, munkamegbízásokat, személyi kártyákat, munkakönyveket, munkakönyvek mozgásának elszámolási könyvét stb. Keresse meg ezeknek a dokumentumoknak a nyomtatványait és mintáit, a végrehajtásukkal kapcsolatos konzultációk az interneten.

Ismét segítségül - módszertani irodalom és gyakorlati útmutatók, amelyek többek között nyilvánosak a személyzeti portálokon. Miután elsajátította ezt az eljárást, a mindennapi munka vár Önre: munkaidő-nyilvántartás és szabadságok beosztása, szabadságok, üzleti utak és betegszabadságok feldolgozása, ösztönzők, büntetések, áthelyezések és elbocsátások stb.

A személyi iratkezelés megszervezése a nyilvántartásba vétel és az alapító okiratok elkészítése után a második lépés, amely számos vállalkozásnál „a színfalak mögött” marad. A szakszerű számvitel vezetése szabályozza a munkáltató és a munkavállaló közötti kapcsolatot, biztosítja, hogy az ellenőrző struktúrákat ne sújtsák pénzügyi szankciók, konfliktushelyzetek esetén a bírósági siker garanciája.

A személyi iratkezelés megszervezésének szabályai

A hatályos jogszabály évről évre megemeli a személyi nyilvántartás vezetésének követelményeit, növeli a büntetéseket és az iratkezelés szervezésének ellenőrzésére feljogosított szervezetek listáját. Ezért kívánatos a személyi iratkezelésre vonatkozó utasítás megalkotása, figyelembe véve a szabályozási kereteket, a tulajdonformát és a vállalkozás sajátosságait.

Normatív alap

A kivétel nélkül minden magán- és jogi személy által kötelezően végrehajtandó normatív aktusok listája a következőkből áll:

• 152-FZ törvény a személyes adatokról;
• Állami Statisztikai Bizottság 1. számú határozata az egységes nyomtatványokról;
• GOST R 7.0.97-2016 a szervezeti és adminisztratív dokumentáció karbantartására vonatkozó szabványokról;
• 2004. évi 125-FZ törvény az archívum szervezéséről;
• Munkaügyi Minisztérium 69. számú rendelete a munkakönyvek vezetésének szabályairól;
• címjegyzékek ETKS, EKS és szakmai szabványok nyilvántartása.

Szervezeti forma

A személyi nyilvántartást külön alosztály végezheti osztály vagy személyzeti ellenőr formájában. A kis- és középvállalkozásoknak azonban gyakran nincs ilyen igényük. Ezután egy alkalmazottat neveznek ki, aki felelős ennek a tevékenységi területnek a fenntartásáért. A legtöbb esetben ez:

• rendező;
• Igazgatóhelyettes;
• számviteli dolgozó;
• Irodavezető.

Lehetőség van az alkalmazottak közötti feladatok megosztására, munkakönyvek vezetésére egy személy által, mások számára megbízások, kollektív, munkaszerződések készítésére, valamint személyi jelentés elkészítésére egy harmadik személy által. Ebben az esetben célszerű a dokumentált funkcionális felelősségeket tükrözni.

HR ügyintézés egyéni vállalkozásnál

Az egyéni vállalkozó csak az alkalmazottak távollétében mentesül a személyi munkavégzés alól. Ha legalább egy alkalmazottat alkalmaznak, a személyzetpolitikai kérdésekben az egyéni vállalkozó jogi személynek minősül, aki hasonló módon köteles irodai munkát végezni.

Az egyszerűsített beszámolási séma, az üzleti tevékenység típusa, a számviteli és adózási rendszer megválasztása, az éves forgalom, a kapott bevétel, a felmerült kiadások, a bevallott eredmény nem számít.

HR menedzsment a semmiből

Fontos, hogy a cégbejegyzést követően személyi nyilvántartást rendszerező alkalmazott elsajátítsa az irodai munkavégzést. Fontos a tanulmányozás:

• jelenlegi törvényhozás;
• alapító okiratok és alapító okiratok;
• a tevékenység várható sajátosságai;
• nyilvántartás vezetése és jelentéstétel a statisztikai hatóságok, szakszervezetek, munkaügyi hivatal felé;
• Információs programok aktuális nyilvántartások vezetéséhez és adatok elektronikus formában történő biztosításához;
• a szolgálati idő számításának szabályai a szabadságdíj, a betegszabadság és a kártérítés kiszámításához;
• a dokumentumok nyilvántartására és tárolására vonatkozó eljárás.

Az elméleti előkészítés után kezdje el a dokumentumok elkészítését a gyakorlatban. Az első sorrend az igazgató kinevezése az alapítók vagy részvényesek összetétele által.

Helyi előírások

A vállalkozásnál a helyi szabályozás kidolgozásának képessége lehetővé teszi a dokumentumok kölcsönösen előnyös megfogalmazását "munkaadó - munkavállalók - ellenőrzési struktúrák", Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 8. cikke. A személyzeti termelésre és politikára vonatkozó helyi jogi aktusok közé tartozik:

1. Valamelyik fél (a vezetőség vagy a munkavállalók) kérelmére hiba nélkül megkötött kollektív szerződés.
2. A díjazás szabályozása, ideértve az illetményképzés díjszabását is, a betöltött pozíció fokától, a képzettség szintjétől és a jutalmak érdemétől függően.
3. A személyzeti táblázat, amely minden pozícióra meghatározza a hivatalos fizetéseket pénzben kifejezve.
4. Munkaidőt, műszakot, hétvégi és ünnepnapi munkavégzést, etikai kérdéseket előíró belső szabályzatok.
5. Előzetes összeállításra javasolt szabadságolási ütemterv, hogy minden munkavállaló a vállalkozás tevékenységének sérelme nélkül döntsön a számára kedvező pihenőidőről.

A dokumentumok kidolgozásában a felelős szolgálatok munkatársai mellett kompetens személyzeti képviselő vesz részt, szakmai kérdésekben javaslatokat, kiigazításokat tesz.

Személyzeti dokumentumok típusai és listája

Egy adott munkavállalónak a vállalkozással való kapcsolatára vonatkozó dokumentumok a felvételi megbízás kiadásával kezdődnek, miután az interjú lebonyolítását és a jelölést a vezetés jóváhagyta. A megrendelés alapján bejegyzés történik a munkafüzetbe, amelyet a fő munkahelyen tárolunk. A beosztás megváltoztatásakor, a prémiumok vagy a vállalkozás átszervezésekor minden teljes munkaidős alkalmazott esetében megfelelő bejegyzést kell tenni. Ezután formázva:

1. Kétoldalúan aláírt munkaszerződés. Az egyik példányt a személyzeti osztályon tárolják, a másodikat a munkavállalónak adják ki.
2. Szükség esetén munkaköri leírás készül, amelyre a munkavállaló aláírja: „Az utasításokat ismerem.”
3. Létrejön egy személyi kártya, amely tükrözi a vállalkozáson belüli mozgásokat és a biztosítási időszak elszámolását.

A személyzeti szakember munkaidő-nyilvántartást vezet, szabadságolási, üzleti úti, prémium- és beszedési megbízást készít, a személyi tevékenység nyilvántartási könyvébe bejegyzéseket készít, figyelemmel kíséri az anyagi felelősökkel kötött felelősségi szerződések aláírását, jelentéseket készít és nyújt be. az érintett szerveket.

Az alkalmazottak kötelességei és felelőssége

A személyzeti szolgálatnak – tevékenységének sajátosságai szerint – figyelmesnek és felelősségteljesnek kell lennie, hiszen a hibák a csapatban konfliktushelyzetekhez, bírósági eljárásokhoz vezethetnek. A hibásan kitöltött munkaidő-nyilvántartás automatikusan a bérszámfejtés torzulásához, a hibásan kiszámított biztosítási időszak - a biztosítási kifizetések torzulásához vezet. A megbízások időben történő végrehajtásának feledékenysége azt a tényt eredményezi, hogy a munkavállalót megfosztják attól a jogtól, hogy időben nyaraljon vagy megtérítse az utazási költségeket.

A személyi dokumentumok vezetésére és tárolására vonatkozó követelmények megsértése azonnali felelős szakembert és vezetőt vonhat maga után többféle adminisztratív felelősség:

• Művészet. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 5.27. pontja - a munkaügyi jogszabályok és a munkavállalók jogainak megsértése miatt;
• Művészet. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 13.20 és 13.25 pontja - a dokumentumok tárolására vonatkozó határidők megsértése miatt;
• Művészet. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 13.11. pontja - az alkalmazottak személyes adataival kapcsolatos kötelességszegés miatt.

Hibák az irodai munkában és pénzbírságok a vállalkozás számára

2015. 01. 01-ig csekély volt a munkaügyi törvények be nem tartásáért kiszabott bírság. A munkáltató attól tartott, hogy az elbocsátott munkavállalót bírósági határozattal a kényszerű távollét miatti munkabér kifizetésével, nem pedig pénzbírsággal helyezik vissza. A fenti időpont óta a helyzet drámaian megváltozott, amikor megjelentek a pénzügyi szankciók a következők miatt:

• munkaszerződés hiánya;
• a szerződés végrehajtása a hatályos jogszabályokat megsértve;
• munkaszerződés helyett polgári jogi szerződés megkötése a béralap minimalizálása érdekében.

Bármilyen jogsértés felfedezését 10 000 és 20 000 rubel közötti pénzbírsággal kezdték meg büntetni egy tisztviselőre, és egy vállalkozásra - 50 000 és 100 000 rubel között. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 5.27. A bírói gyakorlat az Állami Munkaügyi Felügyelőség oldalára állt.

Az adószolgálat munkaidő-nyilvántartás hiányában a költségelvonással és a jövedelemadó költségvetésbe való be nem érkezésével próbálta bizonyítani a bérszámfejtés jogellenességét. Hasonlóképpen az utazási költségekre is kiadott megbízások hiányában.

Elektronikus személyi iratkezelés szervezése

Az elektronikus dokumentumkezelés személyi rendszereire a személyes adatokról szóló 152-FZ törvény vonatkozik, amely meghatározza az információvédelem követelményeit. Az információs rendszerek szervezése további jogi szabályozási intézkedések betartását igényli. A cég köteles biztosítani:

• azon helyiségek biztonsága, ahol a rendszer található, az illetéktelen személyek behatolásától és az információkhoz való jogosulatlan hozzáféréstől;
• személyes adathordozók biztonsága;
• korlátozott számú személy hozzáférésének jóváhagyása az elektronikus naplóhoz, közvetlenül ellátó munkaköri feladatokat;
• az információs rendszerben a személyes adatok biztonságáért felelős alkalmazott kijelölése.

Az elektronikus módban a személyes adatokkal kapcsolatos ügyek biztonsági szolgálatai további védelmi intézkedéseket határoznak meg hatáskörükön belül.

Annak érdekében, hogy az elektronikus dokumentumkezelés jogilag jelentősnek minősüljön, és a papíralapú dokumentumokat felváltsa, a munka során a folyamat minden résztvevője számára elektronikus digitális aláírást kell alkalmazni.

A személyi dokumentáció tárolásának feltételei és szabályai

A munkavállaló munkaviszonyát a munkáltatóval a személyi okmányok rögzítik, amelyek szavatossági ideje 2016. 03. 13-tól 75 év helyett 50 év - a fenti időpont előtt hatályos időszak, 43-FZ. 2016. Az új megőrzési idők a 2003-tól kezdődően kelt dokumentumokra vonatkoznak. Ez a dokumentáció feltételesen a következőkre oszlik:

• recepció - felvételi utasítás, munkaszerződés, személyi kártya;
• mozgás - áthelyezés más pozícióba, belső kombináció, ideiglenesen távollévő munkavállaló feladatainak ellátása;
• anyagi jutalom - a hivatalos fizetés emelésének elrendelése, bónusz kinevezése;
• munkaviszony megszüntetése - elbocsátási végzés.

Előfordulhat, hogy a vállalkozás a helyiségek hiánya és az aktuális dokumentáció felhalmozódása miatt nem rendelkezik műszaki lehetőséggel nagy mennyiségű dokumentumok tárolására.
A hatósági ellenőrzést követő 3 év elteltével az iratok nyomdai úton iktathatók és átadhatók az állami levéltárnak.

Ezenkívül vannak dokumentumok a személyzetről, 5 év eltarthatósággal. Ide tartoznak az éves rendes és pótszabadságra vonatkozó megrendelések, a fel nem használt szabadságok kompenzációja, a nem tartós jellegű üzleti utak. Az elévülési idő lejárta után a dokumentáció megsemmisítésre kerül, amelyről minden megsemmisült egység részletes felsorolásával aktust készítenek.

A személyzeti politika a vállalatnál évről évre egyre fontosabbá válik. Ennek oka az alkalmazottakkal szembeni megnövekedett követelmények - az elektronikus dokumentumkezelés fenntartása, a jogszabályok tanulmányozása, a különböző struktúrák esetleges ütemezett és nem tervezett ellenőrzéseinek fokozása, valamint a minimális jogsértések esetén a pénzügyi szankciók jelentős emelése.

Az alábbiakban ismertetjük a személyzeti irodai munka megszervezését "a semmiből".

Az irodai munka ma a személyi nyilvántartások egyik fontos összetevője. Az ilyenekkel, ha lehetséges, előzetesen meg kell ismerkednie.

Ennek a folyamatnak megvannak a maga finomságai és bizonyos sajátosságai. A személyi nyilvántartások kezelésének megszervezése a vállalkozás kezdetének egyik fő szakasza.

A jogszabályi dokumentációban tükröződő különféle jellemzők és árnyalatok meglehetősen kiterjedt listáját kell elvégezni.

Ezenkívül megfelelő tapasztalat hiányában meglehetősen problémás lesz a munkafolyamat önálló megszervezése.

Ezért lehetőség szerint érdemes szakképzett személyzeti dolgozó szolgáltatásait igénybe venni. Ily módon számos probléma megoldható lesz még azok felmerülése előtt.

Fő szempontok

Gyakran előfordul olyan helyzet, amikor a személyzeti nyilvántartásokat és az irodai munkát közvetlenül a semmiből kell megszervezni.

Ebben az esetben előre el kell döntenie, hol kezdje el az ilyen folyamatot. Fontos megjegyezni, hogy a munkakönyvek és az elbocsátási, foglalkoztatási, személyi nyilvántartások nyilvántartása nem korlátozott.

Sok további tényező, mozzanat van - először azzal kell foglalkozni, amivel lesz szükség.

A személyi nyilvántartások kezelésének folyamatát a személyzettől függetlenül kell végrehajtani.

Még akkor is, ha csak egy alkalmazottal rendelkező egyéni vállalkozó van, ezt a termelést el kell végezni.

Ugyanakkor a speciális állami szervek gondos ellenőrzését általában csak a nagyvállalatok számára végzik. Amelynek létszáma több mint 250 fő.

Amit tudnod kell

Az iratkezelés a személyi tevékenységgel kapcsolatos dokumentumok végrehajtásának megszervezésének folyamatát jelenti.

Ez elsősorban a T2 számú nyomtatványok elkészítésére, valamint a munkafüzetek kitöltésére, a munkaszerződések elkészítésére vonatkozik.

Számos finomság és árnyalat kapcsolódik a releváns információknak a dokumentumokban való tükrözéséhez. Minden szabványt pontosan megjelölnek a jogalkotási dokumentumokban.

Az irodai munka folyamata három fő szakaszra oszlik, amelyek a következőket foglalják magukban:

Ezenkívül fontos megjegyezni, hogy a dokumentumok tárolásának folyamata szükségszerűen szabványos módon történik.

Ugyanakkor vannak bizonyos időszakok, amelyek során a dokumentumokat meg kell őrizni.

Gyakran több évtizedesek. A jövőben a tárolási idő lejárta után az ilyen dokumentumokat megfelelően meg kell semmisíteni.

Milyen célból

A HR menedzsment lehetővé teszi, hogy egyidejűleg sokféle feladatot megoldjon.

Ezek azonban némileg eltérhetnek a vállalkozás tevékenységének típusától függően. De ugyanakkor ismét ki lehet emelni számos szabványosat, amelyek kivétel nélkül szinte minden esetben előfordulnak.

Ezek elsősorban:

Manapság az ilyen típusú könyvelés lehetővé teszi, hogy egyidejűleg nagyon különböző feladatok széles listáját oldja meg.

Fontos megjegyezni, hogy az irodai munkát a jogszabályi normák keretein belül kell végezni.

Ellenkező esetben nagy a valószínűsége, hogy nehézségek merülnek fel a munkaügyi ellenőrzés során. A bírói gyakorlat ezzel kapcsolatban meglehetősen kiterjedt.

Ez azonban rendkívül kétértelmű. Ezért, ha lehetséges, ne hibázz. Mivel a lehetséges bírságok összege meglehetősen nagy.

A jelenlegi szabályozás

A hivatali munka kimutatása csak jogalkotási dokumentumok keretében végezhető. Ugyanakkor meglehetősen kiterjedt lista található a nemzeti cselekvési tervekről, amelyek előírásait be kell tartani.

Ennek elmulasztása problémákhoz vezethet. A kérdéses típusú dokumentáció elkészítése során tévedés nem megengedett.

A bérszámfejtési bejegyzésekről itt olvashat bővebben.

Mivel ez elég komoly bajokhoz vezethet. A fő dokumentum, amelynek keretében nemcsak irodai munkát kell végezni, hanem általában az alkalmazottakkal való interakciót is, pontosan az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve.

Egy ilyen dokumentum meghatározza a foglalkoztatás módját, valamint mind a munkavállaló, mind a munkáltatója valamennyi jogát és kötelezettségét.

Ezt az NPA-t a 2001. december 30-i 197. számú szövetségi törvény hozta létre. Fontos megjegyezni azt is, hogy a jogszabályokat minden évben megreformálják.

Ezért a konzultációhoz releváns információforrásokat kell használni. Fontos továbbá, hogy ne kerülje el más jogi dokumentumok megismerését, amelyek szintén meghatározzák ezt a pillanatot.

Nem kevésbé jelentős az 1991. április 19-én kelt 1032-1. számú törvény, amely az Orosz Föderáció állampolgárainak az országban történő foglalkoztatásának kérdésére vonatkozik.

A dokumentáció tárolásának módját, lebonyolítását külön jogszabály határozza meg. Ilyen a 2004. október 22-i, a levéltári ügyekről szóló 125-FZ szövetségi törvény.

Egy ilyen dokumentum meghatározza a dokumentumok tárolásának módját, végrehajtását, valamint sok más árnyalatot. Fontos, hogy még az irodai munka megkezdése előtt megismerkedjen az irodai munka minden sajátosságával.

Ezzel sok nehézséget és nehézséget elkerülhetünk. Sőt, nem csak a nyilvántartást vezető menedzser számára fontos az összes NAP megismerése.

Az is fontos, hogy a munkaviszonyban álló munkavállaló alaposan mérlegeljen minden NAP-t.

Ez lehetővé teszi számukra, hogy önállóan, külső segítség nélkül gyakorolják az ellenőrzést jogaik betartása felett.

Ha nyilvánvaló jogsértést találnak, akkor az ilyen helyzet megoldása érdekében közvetlenül a munkaügyi felügyelőséghez kell fordulni.

Ha a jogsértés nem nyilvánvaló, és vizsgálatra van szükség, akkor bírósághoz kell fordulnia.

De ha lehet, meg kell próbálni békés úton megoldani a helyzetet. Mert a pereskedés sok időt vesz igénybe.

A személyi iratkezelés megszervezésének folyamata nem bonyolult, de szabványok és jogszabályok ismeretét igényli.

Ellenkező esetben a különféle hibák feltételezése egyszerűen elkerülhetetlen lesz. Ilyen tapasztalat hiányában érdemes a nulláról részt venni a személyzeti irodai munka képzésében.

Hogyan állítsuk be a HR-rekordkezelést a semmiből

Általában a személyzeti irodai munka folyamata meglehetősen önállóan elsajátítható. De egy ilyen eljárás végrehajtásához alaposan el kell olvasnia a jogszabályokat.

Sőt, vannak finomságok, konkrét pontok nincsenek egyértelműen feltüntetve az NAP-ban. Ezért lesz szükség szakértői tanácsra.

De gyakran előfordul, hogy különböző okok miatt nem lehet alkalmazottat felvenni. Ilyen helyzetben önállóan kell megbirkóznia a személyi nyilvántartások kérdésével.

A főbb pontok, amelyeket előre ki kell dolgozni, a következők:

• lehetséges-e az önálló fejlesztés;
• szükséges dokumentumok;
• lépésről lépésre az LLC regisztrációjához szükséges utasítások;
• aki a nyilvántartás vezetéséért felelős.

Lehetséges-e önállóan fejleszteni

A személyzeti iratkezelés önálló fejlesztése egy igen lehetséges folyamat, de megvannak a maga sajátosságai. Az ilyenekkel, ha lehetséges, előzetesen meg kell ismerkednie.

A hibamentes fejlesztés ugyanakkor csak akkor lehetséges, ha a vállalkozás vezetője vagy a vállalkozó előzetesen megismerkedett az NAP-val.

Ha valamilyen oknál fogva nincs megfelelő tapasztalat, egyszerűen elvégezheti a HR-adminisztráció speciális kurzusait Moszkvában a semmiből.

Az ilyen előzetes felkészülés sok különböző nehézség megoldásában segít, még azok felmerülése előtt.

Ugyanilyen jövedelmező és kényelmes megoldás az outsourcing alkalmazása. Ez magában foglalja egy személyzeti alkalmazott ideiglenes felvételét a munkafolyamat megszervezésére.

A jövőben a könyvelés már önállóan is végezhető. Az ilyen szolgáltatások ára általában alacsony.

Szükséges dokumentumok

A személyi nyilvántartások kezelése során számos dokumentumot kell kialakítani. Néhány kötelező a következő:

A kötelező ilyen dokumentumok listája több mint egy tucat pozíciót tartalmaz. Mindegyik szigorúan kötelező. Ezt a kérdést a legjobb előre kidolgozni.

Ezen túlmenően egyesek szigorú formátumkövetelményeket is tartalmaznak. Egyéb esetekben a nyilvántartásba vétel a vállalkozás vezetőjének belátása szerint is elvégezhető.

Helyi előírások kidolgozása

Egy másik fontos szempont a helyi szabályozás kötelező megalkotása. A standard lista a következőket tartalmazza:

• belső munkaügyi szabályzat alapvető szabályai;
• a vállalkozás bérére vonatkozó rendelkezések;
• hivatalos utasítások;
• a vállalkozás különböző részlegeinek munkaszabályzata;
• a munkavállaló személyes adatainak kezeléséhez való hozzájárulást igazoló megállapodás;
• a munkavállalók személyes adatainak védelméről szóló szabályzat.

Munkaszerződés szabványmintájának kidolgozása

Fontos megjegyezni, hogy a munkaszerződésnek ma nincs mereven meghatározott formája. Ugyanakkor bizonyos rendelkezéseknek jelen kell lenniük benne.

Fontos megjegyezni, hogy a megállapodásnak mindenekelőtt meg kell felelnie az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve követelményeinek. Ellenkező esetben részben vagy egészben érvénytelennek nyilvánítják.

Lépésről lépésre szóló utasítások az LLC regisztrálásához

A papírok benyújtásának menete a következő:

• céljai és célkitűzései meghatározottak;
• elkészítik a dokumentumok főbb formáit;
• belső helyi törvények készülnek.

Ki a felelős a nyilvántartásért

Függetlenül attól, hogy a vállalkozásnál pontosan ki vezeti a személyi-nyilvántartási nyilvántartást, a vezető felelős a jogszabályoknak való megfelelésért.

A bérszámfejtési támogatásról itt olvashat bővebben.

A határozott idejű munkaszerződés megkötésének és felmondásának rendjét lásd itt.

Számos konkrét pont kapcsolódik közvetlenül a személyzeti iratkezelés kialakításához. Mielőtt ilyen gyártást végezne, meg kell ismerkednie velük.

HR iratkezelés a semmiből: lépésről lépésre 2017

Emberi erőforrások bábuk számára

Vannak kötelező (a Munka Törvénykönyve által biztosított) dokumentumok és ajánlottak. Ha a KDP teljes nulla, akkor erőteljesen foglalkoznia kell a kötelező dokumentáció elkészítésével. Nagy vonalakban két kategóriába sorolható:

1. Helyi előírások.
2. A munkaviszony nyilvántartása során keletkezett dokumentumok.

Itt, de figyelembe véve a sajátosságokat, a következőket tartalmazhatjuk:

• személyi nyilvántartási dokumentumok (munkaügyi, polgári jogi szerződések; személyi utasítások; alkalmazott személyi igazolványai);
• a munkaidő elszámolására és a számításokra vonatkozó dokumentumok (munkaidő-nyilvántartás, bérszámfejtés);
• az alkalmazottak személyi okmányai (munkakönyvek, személyi akta dokumentumai).

Megrendelések számozása a személyi iratkezelésben

A kezdőknek általában felmerül a kérdése: hogyan kell számozni a rendeléseket? A jó hír: nincsenek jogi követelmények, hagyatkozzon a józan észre.

Számos tippkérdés van, amelyek megválaszolásával létrehozhatja saját rendelésszámozási logikáját.

• Hány főállású alkalmazott a szervezetben: 10, 50, több mint ötven?
• Mekkora a személyzet fluktuációja?
• Milyen gyakran kell megváltoztatnia a munkakörülményeket (munkavállalókat áthelyezni pozícióból pozícióba, bevonni őket a hétvégi munkába stb.)?

Ha azt látja, hogy a rendelések mennyisége kicsi lesz, folyamatos számozást végezhet a "K" betű hozzáadásával (évente a 01-K számtól kezdve), hogy elkülönítse őket a fő tevékenységre vonatkozó rendelésektől. Ha sok a megbízás, a tapasztalt személyzeti tisztek azt tanácsolják, hogy a különböző típusú megbízásokat témától függően osszák fel és jelöljék betűkkel.

Az összezavarodás elkerülése és a dokumentáció rendben tartása érdekében javasolt a rendelések nyilvántartása is.

Személyzeti nyilvántartások kezelése

Ezt a nehéz munkát az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004. 01. 05-i 1. számú rendelete alapján végzik, amely az összes dokumentum mintáinak könyvtárát tartalmazza - veheti és használhatja. Egyébként 2013 óta senkinek nincs joga csak abban a formában követelni az iratokat, ahogy az állásfoglalásban szerepel: de minek pazarolni az időt a kerékpár feltalálására?

Kezdetben ajánlatos utasítást vagy rendeletet kiadni a KDP-ről, ahol le van írva, hogyan dokumentálják az összes személyzeti eljárást, hogyan zajlanak a szervezeten belül stb. Egy ilyen utasítás megbízható alapja lesz a teljes KDP-nek. a vállalkozásnál, és lehetővé teszi, hogy tökéletes rendet tegyen.

Minta a személyi iratkezelésről szóló rendeletből

HR menedzsment 2017

GOST R 7.0.97-2016

az Ön számára legfontosabb cikkeket

Gyakran több, egy tulajdonos tulajdonában lévő kisebb szervezetben a számviteli és személyzeti osztályok minden céget kiszolgálnak. Mivel a szabályozási dokumentumok nem írják elő, hogyan kell ezt megtenni, a személyzeti tiszteknek kétségei lehetnek cselekedeteik helyességét illetően.

Az ügyek jól megszerkesztett nómenklatúrája biztosítja a nagy sebességű iratok feldolgozását és keresését, függetlenül az egység nevétől és sajátosságaitól, valamint a cég teljes dokumentumfolyamának megbízhatóságát és biztonságát. Megmondjuk, hogyan kell helyesen összeállítani a nómenklatúrát.

Sajnos nem minden szervezet fordít kellő figyelmet a személyzeti iratkezelésre (a továbbiakban: KDP). A menedzserek néha másodlagosnak tartják ezt a feladatot, és ennek következtében a KDP elhanyagolt állapotba kerül. Az iratok visszaállítása és mindent a törvényi előírásokkal való összhangba hozatala nem egyszerű feladat. Hol kezdjem, és hogyan ne maradjunk le semmiről?

2015 áprilisa óta az LLC-k és a JSC-k számára megengedett a pecsét nélkül. A lényeg az, hogy használatának (vagy hiányának) feltétele rögzítve legyen a társaság alapszabályában. Tényleg ilyen egyszerű a gyakorlatban?

Sok munkafolyamatot a józan észt meghaladó jogszabályi normák szerveznek, jelentős munkaerő-költséget igényelnek, amely gyakran alkalmatlannak tűnik a rendezvényre. Mindig van értelme követni őket, vagy van lehetőség időt spórolni a fontosabb feladatokra?

Az anyagok teljes vagy részleges másolása tilos,

HR menedzsment a vállalatnál

Még a legkisebb vállalkozásban is vannak alkalmazottak, ami azt jelenti, hogy szükség van különféle személyi dokumentációk karbantartására.

A régóta piacon lévő cégeknél általában jól bejáratott a személyzeti iratkezelés, de az újonnan létrehozott szervezeteknél mindent a nulláról kell létrehozni.

pontosan megoldja a problémáját

Általános szabály, hogy a személyzeti osztály alkalmazottai a személyi nyilvántartások vezetésével és az összes dokumentum feldolgozásával foglalkoznak, de ha a vállalkozás kicsi, akkor ezt a munkát kombinációban az egyik alkalmazottra lehet bízni. Általában ez egy könyvelő vagy egy titkár.

Ha a vállalkozásnak sok alkalmazottja van, akkor egy személyzeti osztályt hoznak létre, amelyben több szakember is lehet. A személyi szükségletet nemcsak az alkalmazottak száma (bár ez a fő tényező) határozza meg, hanem magának a vállalkozásnak a sajátosságai is. Tehát egy káros és veszélyes termelésű szervezetben a személyzeti tiszteknek több munkájuk lesz.

Minden néhány kattintással történik, sorok és stressz nélkül. Próbáld ki, és meg fogsz lepődni milyen könnyű lett!

A szükséges jogszabályi alapok és szabályozó dokumentumok összegyűjtése

A személyzeti munkafolyamat nulláról való létrehozásakor az első dolog annak eldöntése, hogy mely dokumentumok legyenek. Vannak olyan dokumentumok, amelyeknek minden vállalkozásnál kötelezőnek kell lenniük, és vannak olyanok, amelyek csak egy bizonyos típusú munkavégzéshez vagy céges tevékenységhez szükségesek.

Mellesleg, maguk a szabályozási dokumentumok, amelyek a személyzeti dokumentáció összetevőinek elérhetőségét szabályozzák, szintén nem lesznek feleslegesek külön mappában tárolni, hogy szükség esetén mindig kéznél legyenek.

Szükséges HR dokumentumok

Megrendelések személyi és személyi állomány tekintetében. A személyi megrendelések közé tartoznak a munkavállalók mozgásával kapcsolatos megrendelések: felvétel, elbocsátás és áthelyezés. Ezek a végzések a szolgálati időre vonatkoznak, ezért 75 évig őrzik őket.

Nak nek személyi megrendeléseket az összes többi közé tartozik:

Szavatossági idő ezek a megrendelések 3-5 év.

Ennek a két típusnak célszerűbb, ha két külön mappája van.

A következő kötelező dokumentum a T-2 kártyák, amelyek tükrözik minden alapvető információ a munkavállalóról. Ezek a kártyák külön-külön vagy a munkavállaló személyi aktájának részeként őrizhetők.

A harmadik kötelező dokumentum a munkafüzetek. Jelenleg a jogszabályok szerint az egyéni vállalkozónak is munkakönyvet kell készítenie, nem beszélve az egyéb tulajdonformákról. A munkáltatónak a munkavállaló átvételétől számított három napon belül munkakönyvet kell kiállítania.

Mivel a munkafüzetek a szigorú elszámolás egyik formája, elengedhetetlen, hogy könyvelést készítsünk a munkafüzetek és a hozzájuk tartozó betétek mozgásáról. Ezt a könyvet is 75 éve őrizték.

A következő kötelező dokumentum a munkaszerződés. Ezt minden alkalmazottal meg kell kötni, függetlenül a futamidőtől.

Az új munkahelyek létrehozása után mindegyikük munkakörülményeit külön értékelni kell. A SOUT-hoz kapcsolódó dokumentumokat addig tároljuk, amíg újakkal ki nem cserélik, általában 5 évente egyszer.

Nak nek egyéb kötelező dokumentumokat vonatkozik:

• személyzet;
• munkabért szabályozó dokumentum;
• Megrendelés-nyilvántartási könyvek;
• utazási napló;
• belső munkaügyi szabályzat;
• a személyzeti osztály munkáját szabályozó egyéb helyi szabályozási dokumentumok.

Vannak olyan dokumentumok is, amelyeket a törvény nem kötelez megőrizni, de ennek ellenére szinte minden munkáltatónál megvan, ezek munkaköri leírások, kollektív szerződések, megbízások alapkönyve.

Alapító okiratok gyűjtése, tanulmányozása

Miután döntött az általános kötelező dokumentumokról, döntenie kell a többi dokumentumról. Ehhez tanulmányoznia kell a vállalkozás tevékenységét és termelési folyamatát szabályozó összes jogszabályi dokumentumot.

Itt a dokumentumok nagyon eltérőek lehetnek. Például, ha a munkavállalóknak overallt és egyéni védőfelszerelést kell viselniük, akkor feltétlenül jóvá kell hagyni a rendelettel vagy más adminisztratív dokumentummal a listát és a feltételeket, amelyek alapján ezek a munkavállalók kategóriájába tartoznak.

Ha a vállalkozásnál vannak olyanok, akik rendszertelen munkaidőben dolgoznak, éjszaka dolgoznak, káros és veszélyes körülmények között dolgoznak, akkor a nekik járó juttatásokat, kártérítéseket dokumentálni kell.

Dokumentumlista készítése

Ez a rendelkezés felsorolja az összes szükséges dokumentumot, azok karbantartási eljárását és tárolási idejét. Ez a rendelkezés nem kötelező, de nagyban megkönnyíti a személyzeti osztály munkáját.

Regisztráció igazgatói állásra

Ha egy vállalkozást a semmiből hoznak létre, akkor az első bejegyzésre kerülő személy a vállalkozás vezetője.

Ezt követően ő köti meg a munkaszerződést a többi alkalmazottal. Ha az igazgatói tisztség pályázat útján választható, akkor a választott testület elnöke köt vele munkaszerződést, ha a vállalkozásnak vannak alapítói, akkor ők írják alá a szerződést. Ha a vezető egyidejűleg az egyedüli alapító vagy egyéni vállalkozó, akkor munkaszerződést ír alá mind a munkavállaló, mind a munkáltató számára.

Bárhogy is legyen, a munkaszerződés megkötése és a felvételi parancs végrehajtása kötelező eljárás.

Helyi előírások kidolgozása

Annak meghatározásához, hogy milyen beosztások és hány beosztás szükséges a vállalkozás működéséhez, a személyi állomány. Van rá egységes forma, és bár nem kötelező használni, de nagyon kényelmes.

Ha kívánja, további oszlopokat is hozzáadhat. A létszámjegyzék tartalmazza a beosztás megnevezését, a szükséges létszámot, fizetést vagy javadalmazási formát és az igényelt pótlékokat. A személyzeti táblázatban szereplő összes pozíció fel van tüntetve, kezdve a legfontosabbakkal és a kisegítő személyzettel bezárólag.

NÁL NÉL munkarend először is fel kell tüntetni a vállalkozás munkarendjét, ha van műszakbeosztás, akkor azokat részletesen aláírják. Ez a dokumentum jelezheti a munkavállalók megjelenésére és viselkedésére vonatkozó követelményeket, a vállalati etikát stb.

Munkaszerződés szabványmintájának kidolgozása

• a munkáltató neve, tényleges és jogi címe, képviselőjének teljes neve;
• a munkavállaló teljes neve;
• az a pozíció, amelyre a munkavállalót felvették;
• a munkaszerződés időtartama;
• a szerződés típusa (részmunkaidős állás vagy fő beosztás);
• munkaköri kötelezettségek, ezeket magában a szerződésben is elő lehet írni, vagy linkelni lehet a munkaköri leíráshoz;
• bérek, itt nem érdemes hivatkozni a helyi szabályozási dokumentumokra, de jobb, ha mindent részletesen leír magában a szerződésben;
• menetrend;
• az adott munkahely munkakörülményeinek speciális felmérésének eredményeit;
• részletek és aláírások.

A munkáltató ezeken a pontokon túlmenően a munkaszerződésbe más, jogszabályba nem ütköző pontot is belefoglalhat.

Számviteli bizonylatok elkészítése

Minden főkönyvet, mielőtt elkezdi használni őket fel kell készülni. Ugyanis minden folyóiratot meg kell számozni, befűzni és lepecsételni. A lapok számozása folyamatos számozással történik, az elsőtől az utolsóig. Ezután a fedő kivételével minden lapot egy cérnával összevarrunk, és két farkot kihúzunk az utolsó légylevélig. Le vannak zárva egy papírral, amelyen feltüntetik a lapok számát, és a vezető vagy a naplóvezetésért felelős személy írja alá.

Minden naplóban szerepel a kezdés dátuma, és kötelező a szervezet neve.

Munkakönyvek vezetéséért felelős személy kijelölése

Foglalkoztatási könyvek a személyi nyilvántartások egyik legfontosabb dokumentuma és szigorú jelentési formák közé tartoznak, akkor óvatosan kell bánni velük. Ezeket egy zárt széfben kell tárolni.

A munkafüzetek vezetésére felelős személyt jelölnek ki, aki azokat kitölti és a tárolásért felelős. A felelősséget a szervezet utasítása alapján ruházzák a munkavállalóra.

Alkalmazottak toborzása

Egy állásra jelentkezésekor minden alkalmazottnak el kell végeznie egy bizonyos munkasort:

• kérelem fogadása egy alkalmazotttól;
• a munkavállaló megismertetése az összes helyi szabályozási dokumentummal, javadalmazási szabályzattal, belső munkaügyi szabályzattal, kollektív szerződéssel stb.;
• munkaszerződés nyilvántartásba vétele, aláírása. Ügyeljen arra, hogy a munkaszerződésbe jegyezze fel, hogy a munkavállaló százmásodik példányt kapott a kezébe;
• foglalkoztatási megbízás kiadása;
• személyi T-2 kártya kitöltése és személyi akta kialakítása. A következő dokumentumokat tartalmazza: felvételi kérelem, személyi okmányok másolata, felvételi végzés másolata, személyi igazolvány, végzettséget és képesítést igazoló dokumentumok, munkaszerződés és egyéb szükséges dokumentumok.
• az alkalmazott bérszámfejtéséhez szükséges összes dokumentum átadása a számviteli osztálynak.

A következő videó lejátszási lista útmutatást ad a HR-rekordok kezeléséhez:

Van kérdésed? Tudja meg, hogyan oldhatja meg problémáját – hívjon azonnal:

A HR-nyilvántartások kezelése a semmiből – lépésről lépésre, 2017

Küldje el mailre

Személyzeti számvitel és a papírmunka a semmiből – a 2017-es lépésről lépésre szóló utasítások már elérhetőek olvasóink számára. 2014 márciusa óta a vállalatnál a személyzeti munkafolyamat megszervezését az új GOST szabályozza, amelyet minden személyzeti tisztnek be kell tartania.

Személyi nyilvántartás: ki felelős a személyi nyilvántartások vezetéséért

A személyzeti iratkezelést minden olyan vállalkozásnál végzik, ahol bérelt munkaerőt alkalmaznak. Hogyan lehet személyi nyilvántartást indítani egy most regisztrált vállalkozásnál? Egy újonnan létrehozott vállalkozásnál általában a fej vállára hárul a személyzeti iratok kezelésének a semmiből való kezelése. Az igazgató a társaság résztvevőinek (részvényeseinek) jóváhagyásával a saját maga számára e funkciók biztosítása érdekében rendeletet ad ki, amelyben kijelöli a személyi nyilvántartások vezetését.

Ezt követően, amikor olyan szakembert alkalmaznak, akit egy szervezetben a személyzeti nyilvántartásokkal bíznak meg, beleértve a személyzettel végzett munkát is, a megfelelő mennyiségű munka megterhelésével róható fel. Ez megrendelés kibocsátásával történik, amely egy adott munkavállalóra ruházza a felelősséget ennek a munkaterületnek a fenntartásáért. Ezeket a feladatokat a munkaköri leírás is rögzíti, amelynek aláírását a munkavállaló megismeri.

A személyi iratkezelést 2017-ben is az eddigiekhez hasonlóan a Munka Törvénykönyve, az iratkezelési utasítások és egyéb jogszabályi és helyi dokumentumok betartásával kell végezni. A személyzeti nyilvántartásért a törvény és/vagy a belső vezetési utasítások megsértése esetén fegyelmi szankciók formájában a vétkes személyt terheli a felelősség.

Útmutató a HR iratkezeléshez 2017 - töltse le vagy fejlessze saját magát?

A személyi nyilvántartások kezeléséről szóló utasítást nem hagyják jóvá normatívan, ezért a személyi nyilvántartások és a dokumentumkezelés esetében ajánlott a GOST R 7.0.8-2013 követése, amelyet a Rosstandart 2013. október 17-i, 1185-st számú rendelete hagyott jóvá és beírt. 2014. március 1-jén lép hatályba.

A személyzeti számvitelre és az irodai munkára vonatkozó utasításokhoz nincs egységes sablon, de a nulláról lépésről lépésre létezik a személyzeti számvitel, a javasolt lépésekkel a személyzeti munkafolyamat és a számvitel megszervezéséhez a vállalatnál. Ennek a lépésenkénti tervnek köszönhetően könnyű felvázolni a műveletek sorrendjét és eligazodni a munkakörben.

Javasoljuk, hogy ismerkedjen meg az alábbi lépésenkénti utasításokkal, amelyek segítenek a személyzeti nyilvántartások alapjaiban történő rendszerezésében. A jövőben a tanulmányozott anyag alapján kidolgozhatja saját cselekvési tervét és követheti azt.

Hogyan néz ki a HR-adminisztráció lépésenkénti útmutatója?

Tehát folytassuk a személyzeti irodai munkához a nulláról szóló lépésről lépésre vonatkozó utasításokat. Itt található egy részletes, lépésről lépésre szóló terv, amely lehetővé teszi saját személyzeti szolgáltatás létrehozását, kezdve az első alkalmazott - az igazgató - regisztrációjával a vállalatnál. Ezért a cég tevékenységének kezdetétől fontos a személyi nyilvántartás ésszerűsítése.

A személyi nyilvántartások megszervezésének szakaszai a vállalatnál:

1. Szabályozási és információs bázis létrehozása.

Először is érdemes eldönteni, hogy milyen előírásokra lesz szükség a személyzeti tiszt munkájában. Biztosan az:

• Munka Törvénykönyve - tartalmazza a főbb pontokat a munkaidő szabályozásáról (15-16., 22. fejezet), a szabadságok időtartamáról és gyakoriságáról (19. fejezet), a bérszámfejtésről (21. fejezet), a munkavállalók alapvető jogairól és kötelezettségeiről. és a munkáltatók leírása;
• Az Állami Statisztikai Bizottság 2001. 01. 04-i 1. számú rendelete - itt bemutatásra kerül a személyzeti nyilvántartásokban megkövetelt összes elsődleges dokumentum; használatuk ma nem kötelező, de még mindig kívánatos, mivel minden szükséges oszlopot és részletet figyelembe vesznek; bármely felhasználó tetszés szerint módosíthatja ezeket az űrlapokat, csak a szükséges adatokat megtartva;
• 2003. április 16-i 225. számú kormányrendelet, amely segíti a munkakönyvekkel való munkát; ez a dokumentum a fő dokumentum a munkavállaló számára, mivel megerősíti szolgálati idejét;
• az Orosz Fegyveres Erők vezérkara által 2008.11.04-én jóváhagyott kézikönyv a katonai nyilvántartások vezetésére a vállalatoknál - ezek az ajánlások segítenek a személyzetnek megszokni a vállalatok munkavállalóinak katonai nyilvántartásának kötelező vezetését;
• a Rosstandart 2013. 10. 17-i 1185. sz. végzése, a 2003. március 3-i, 65. sz. állami szabvány határozata (ez a határozat 2017. 01. 07-ig érvényes, 2017. 01. 07-től GOST Az R 7.0.97-2016, a Rosstandart 2016.08.12-i végzésével jóváhagyott, 2004-st számú, a Kulturális Minisztérium 2010.08.25-i 558. számú rendelete és a 2009.06.15-i kormányrendelet alkalmazandó. 477 - ezek a dokumentumok segítenek megtudni, milyen szabványok léteznek az orosz irodai munkában és archiválásban.

Minden, a személyi iratkezelésért felelős munkavállaló számára hozzáférést kell biztosítani nemcsak a meghatározott előírásokhoz, hanem a munkavégzés során szükségessé váló egyéb jogszabályokhoz is. Ezenkívül a személyzeti tisztnek követnie kell a szabályozás legújabb változásait és frissítéseit. Ehhez vagy a jogszabályok független nyomon követésére van szükség, vagy különböző információs bázisokhoz hozzáférési csomagokat kell vásárolni.

A magas szintű személyzeti iratkezelés biztosítása érdekében a nagy létszámú vállalkozásoknál speciális HR szoftverre is szükség lehet a személyi menedzsment rendszer megszervezéséhez és a személyi nyilvántartások vezetéséhez.

1. Ismerkedés a cég törvényi dokumentumaival.

A charta szükségszerűen részletezi az igazgató (vezérigazgató, igazgatótanács) - a társaság végrehajtó szerve - munkájára való jelentkezés feltételeit. Ebben az alkotó dokumentációban is elő vannak írva a vezető munkaidejének fő feltételei. Ezenkívül a személyzeti tisztnek tisztában kell lennie az alapszabály legújabb változásaival, ha a cég tulajdonosai elfogadják a személyi kérdéseket.

Az első alkalmazott, akinek regisztrációja az újonnan létrehozott vállalkozásnál történik, természetesen a vezető. Tehát a cég tulajdonosai által jóváhagyott jegyzőkönyv alapján utasítást adnak ki, amely jelzi a dátumot, amikor a vezető megkezdi feladatait. Ez lesz az első személyi megbízás, amelyet a vállalkozás ad ki.

A jövőben a személyzeti tisztnek kell gondoskodnia a kiadott parancsok időrendi sorrendjéről. A felügyeleti hatóságok a munkakörülmények és a személyi kérdések ellenőrzésekor fokozottan ügyelnek a megbízások számozására, hogy ne fordulhasson elő olyan eset, amikor a megbízásokat visszamenőlegesen adták ki.

1. Azon személyi dokumentumok listájának összeállítása, amelyek részt vesznek a személyi nyilvántartás kezelésében a vállalatnál.

Felsoroljuk a főbb dokumentumokat, amelyek részt vesznek a személyzeti nyilvántartásokban minden alkalmazottakkal rendelkező vállalkozásnál:

• a szervezeten belüli munkaügyi szabályzattal kapcsolatos szabályok;
• a szervezet személyzeti struktúrája;
• személyzet;
• szabadság ütemezése;
• a munkavállalók személyes adatainak védelmével kapcsolatos dokumentumok.

A kötelező bizonylatok közé tartoznak az egyes alkalmazottak számára készített elsődleges számviteli bizonylatok, valamint a nyilvántartások, mint például:

• munkaszerződések;
• könyv a munkakönyvek mozgásának elszámolásáról;
• könyv a munkakönyvek formáinak elszámolásáról és maguknak ezeknek a dokumentumoknak a nyomtatványairól, amelyeket gyakran a vállalkozásnál készítenek, amikor a munkavállaló belép az első munkahelyre;
• jelenléti ív;
• alkalmazottak személyes kártyái;
• személyzeti utasítások, amelyeket általában a kibocsátásuk indoklásával együtt tárolnak (kimutatások, hivatalos (jelentési) feljegyzések, okiratok stb.);
• munkaköri leírások és egyéb dokumentumok;
• a szabályozó hatóságok által végzett vizsgálatok nyilvántartása.

A következő dokumentumok is kiadhatók:

• kollektív megállapodás;
• a bónuszok, bizonyítványok, üzleti titkok stb.

1. Személyi dokumentumok és nyomtatványok jóváhagyása a vállalkozás vezetőjétől.

Az iratformára vonatkozó észrevételeket a személyzeti referensnek meg kell szüntetnie, és az okmányformákat újra egyeztetni. Azokat a dokumentumokat, amelyek nemcsak a személyi nyilvántartásokat, hanem a számvitelt is érintik, a vállalkozás számviteli politikájában is tükrözniük kell.

1. Munkakönyvek vezetésére, könyvelésére felelős személy kijelölése.

Ez lehet egy személy, aki felelős a személyi nyilvántartások vezetéséért, vagy egy külön alkalmazott, aki a kiadott és bejövő munkakönyvek tárolásáért és elszámolásáért felelős. A felelős személy kijelöléséről megfelelő végzést adnak ki.

Ez az utolsó szakasza a személyzeti nyilvántartások vezetésének a semmiből. Most minden felvett munkavállaló számára személyi dokumentációt készítenek, amely általában munkaszerződést, munkavégzési megbízást, munkaköri leírást tartalmaz; munkakönyvet elfogadnak / készítenek, személyi igazolványt töltenek ki, megállapodást írnak alá a személyes adatok és egyéb dokumentumok megtagadására vonatkozóan.

Ezután más személyi dokumentumokat készítenek a munkanap szabályozásáról, a bérszámításról és -fizetésről, a szabadságok elszámolásáról, a betegszabadság nyilvántartásáról, az üzleti utakról stb.

Legyen Ön az első, aki értesül a fontos adóváltozásokról

Kérdései vannak? Gyors válaszokat kaphat fórumunkon!

HR iratkezelés a semmiből – lépésről lépésre

A HR osztály minden modern szervezet egyik legfontosabb láncszeme. Csak ennek a szolgáltatásnak a szakembereinek köszönhetően lehetséges hatékonyan irányítani a vállalkozás tevékenységét.

A HR iratkezelés a semmiből, lépésről lépésre

De működésének megfelelő megszervezéséhez szükséges:

Kedves olvasóink! A cikk a jogi problémák megoldásának tipikus módjairól szól, de minden eset egyedi. Ha tudni akarod, hogyan pontosan megoldja a problémáját- vegye fel a kapcsolatot tanácsadóval:

• világosan meghatározza a szükséges dokumentumok kidolgozásáért és előkészítéséért felelős alkalmazottak munkaköri feladatait, ismerje a végrehajtó testületek kialakítására és kinevezésére vonatkozó szabályokat
• vezetők;
• megfelelő új alkalmazottak felvétele, áthelyezése és elbocsátása;
• a hatályos jogszabályok alapján dolgozni a személyzeti iratkezelés területén;
• megalkotja a szükséges törvényeket és szabályozásokat vállalati szinten.

A személyzeti osztály hatékony tevékenységének gyors és hozzáértő megszervezése érdekében javasolt egy speciális algoritmus kidolgozása és alkalmazása a szükséges műveletek elvégzésére.

Ki irányítja az üzletet a cégben?

Mielőtt tervet készítene a hatékony munkafolyamat megszervezésére, el kell döntenie a személyzeti szakember szerepét. Kisvállalkozásnál is a szervezeten belüli dokumentumkezelésnél általában szerepel a létszámtáblázatban a titkári, ügyintézői állás.

Ennek két fő oka van:

• nagy mennyiségű dokumentumfilm, amellyel a felelős személy naponta dolgozik;
• a dokumentumokkal való munka szűk szakirányának szükségessége, kívánatos, hogy a kirendelt munkavállaló titkár-asszisztens, személyzeti vezető vagy ügyintéző szakirányú végzettséggel rendelkezzen.

Természetesen a gyakorlatban elfogadható, hogy olyan személyre ruháznak további feladatokat, aki dokumentumokkal is foglalkozik, például ügyvédet vagy könyvelőt. Ez azonban komolyan csökkentheti a munkavállaló főtevékenységének hatékonyságát, hiszen az irodai munka nagy odafigyelést igényel.

Színpadok és végigjátszások

A személyzeti iratkezelési rendszer megszervezése a következő szakaszokból áll:

1. A megbízások kiadása, amely bevezeti a felelős személy pozícióját, meghatározza fizetésének összegét. Ezután külön rendelkezés és munkaköri leírás jóváhagyása, amely szabályozza a leendő munkavállaló jogait és kötelezettségeit, valamint egyéb dokumentumokat;
2. Ha végrehajtó testületet kell kijelölni, felkutatást és megállapodást kell kötni a vállalkozás vezetőjével. Ez a személy az alapító nevében irányítja a személyzeti szolgáltatást. Ha nincs szükség ilyen személy kinevezésére, és a vállalkozás vezetőjét már felvették, akkor elég csak egy ügyintézőt felvenni;
3. Normatív aktusok alapjának elkészítése. Listát kell alkotni azokról a jogszabályi keretekről, amelyeknek megfelelően a titkár dolgozik;
4. Számviteli bizonylatok beszerzése vagy nyomtatványok nyomtatása. A személyi nyilvántartások kezelése sokféle regisztrációs könyv kialakítását és a munkavállalók mozgását, a szükséges folyóiratokat igényli;
5. Mielőtt a titkár megkezdi a személyzet kiválasztását, a munkafüzetek formáinak a rendelkezésére kell állniuk. A munkakönyv a munkavállaló fő dokumentuma, amely megerősíti a munkatapasztalattal kapcsolatos információkat. Ha egy állampolgárt először vesznek fel, azt a munkáltatónak ingyenesen kell biztosítania;
6. Az utolsó szakasz a személyzeti munka közvetlen megszervezése, beleértve a felvételt, áthelyezést, előléptetést, szabadságot, az alkalmazottak elbocsátását és még sok mást.

Szükséges dokumentumok

Az irodai szolgálat stabil munkájának létrehozásához a következő dokumentumokat kell elkészítenie:

• A személyzet ütemezése. Információkat tartalmaz a szervezetben meglévő pozíciókról. A dokumentum elkészítéséhez hivatkozni kell a hatályos jogszabályokra, mivel annak formája teljesen egységes az Orosz Föderáció területén található összes vállalkozás számára;
• Az idő értékes erőforrás. Annak érdekében, hogy ne pazarolja el minden alkalommal új szerződés vagy munkaköri leírás manuális összeállítására, minden pozícióhoz készítsen sablont a személyzeti listáról;
• Az esetek nómenklatúrájának létrehozása vagy változtatások végrehajtása. Az ügyek nómenklatúráját általában a szervezetben létrehozott összes dokumentumtípus listájának, valamint azok helyének és tárolási idejének jelzésének nevezik. Általában sok szakaszt tartalmaz, amelyek közül az egyiket a személyzeti iratkezelésnek kell szentelni;
• Belső munkaügyi szabályzat, mely szerint a napi munkarend, pihenőidő és még sok minden más megszervezésre kerül.

A fej regisztrációja

Ha a szervezet még nem nevezett ki vezetőt, akkor először ezt teszik meg. Ő lesz:

• adminisztratív személyzetet alkotnak;
• nyilvántartásba veszi az alapító okiratokat;
• szervezeti és igazgatási és egyéb dokumentumokat ír alá.

A vezető nyilvántartásba vétele az alapító testületi vagy egyéni döntése alapján történik. A vállalkozás első személye által kijelölt személyre vonatkozóan végzést adnak ki.

Előírások

A HR iroda munkájának megfelelő megszervezéséhez a hatályos jogszabályok főbb előírásait kell alkalmaznia:

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve a fő dokumentum, amely szerint a munkavállaló munkatevékenységének megszervezése megtörténik, beleértve a felvételt, a javadalmazást és a munkafeltételeket, a garanciákat és juttatásokat és még sok mást;

A munkakönyvek vezetésének és tárolásának szabályai. Az ilyen könyvek szükségesek a munkavállaló szolgálati idejének, kitüntetéseinek, kitüntető címeinek stb. helyes rögzítéséhez;

Minták a munkaügyi elszámoláshoz szükséges elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáiból. Ezek olyan parancsformák, amelyek mindent szabályoznak, ami a munkavállaló munkavégzésével kapcsolatos;

Szabványos vezetői levéltári dokumentumok listája. A dokumentumok megfelelő tárolásához szükséges jogalkotási aktus.

Számviteli dokumentumok

A számviteli bizonylatoknak több fő típusa létezik, amelyek karbantartása révén biztosított a bizonylatkezelés megfelelő eljárása:

• A vállalkozás személyi állományának számviteli lapja (vagy könyve). Az alkalmazottak számáról rövid információkat írnak be;
• Munkaszerződések nyilvántartási naplója. Lehetővé teszi az alkalmazottakkal kötött összes szerződés megkötésének nyomon követését. A napló vezetése biztosítja a dokumentumtárolás megbízhatóságát. Semmi sem vész el nyomtalanul, nyomon követhető a munkaszerződések megléte vagy hiánya;
• A személyi változások operatív nyomon követéséhez szükséges regisztrációs napló;
• Bejövő és kimenő küldemények könyvelési naplói. Ezekben megtekintheti a különféle üzleti levelezések történetét, és tisztázza a különféle levelek küldését vagy fogadását;
• Személyes kártyák számviteli könyve, amely információkat tartalmaz az alkalmazottak személyes adatait tartalmazó űrlapokról. Erre akkor van szükség, ha egy alkalmazott személyes adatainak tanulmányozására van szükség.

Mi az a személyi nyilvántartás és hogyan kell azokat vezetni? Olvassa el figyelmesebben anyagunkat.

Itt megtudhatja, hogyan kell megfelelően elvégezni a személyzeti auditot, és miért van rá szükség.

Vásárolhatok munkafüzetet és mennyibe kerül? Itt fogsz tudni róla.

Munkakönyvek és tárolásuk

A munkafüzetekkel végzett munkának két fő jellemzője van, amelyeket figyelembe kell venni.

A felvett munkavállalónak át kell adnia könyvét a munkáltatónak. A munkaszerződés megszűnéséig nála marad.

Ebben a dokumentumban a titkár feljegyzi, hogy a munkavállalót a szervezet felvette, feltünteti szervezeti formáját és nevét. Ezután ezt a rekordot a vállalkozás vezetője hitelesíti.

Az alkalmazottak nyilvántartása

Az alkalmazott megfelelő regisztrálásához elegendő egy egyszerű algoritmust követni:

• Vegyen egy nyilatkozatot a munkavállalótól, amelyben tájékoztatást ad arról, hogy milyen pozícióra jelentkezik, milyen kamatláb érdekli, és mikortól kezdi meg a munkát.
• Szerezze be a munkavállalótól a szükséges dokumentumok másolatait, például útlevél, SNILS, TIN, banki adatok a bérek átutalásához.
• Munkaszerződés megkötése és munkaköri leírás kiadása személyes aláírással. Ezek a dokumentumok jogviszonyt létesítenek a munkavállaló és a munkáltató között.
• Vezessen személyes aktát, amely tartalmazza a kérelmet és a dokumentumok másolatait. A T2 űrlapon töltsön ki egy kártyát, amelyre minden szükséges információt fel kell írni.
• Adjon ki egy megbízást, amely szerint a munkavállalót felveszi.

Következtetés

Így egy személyi iratkezelési szolgáltatás létrehozásához elegendő a fenti munkaszervezési utasításokat alkalmazni. Egy ilyen szolgáltatás létrehozásakor a legfontosabb, hogy a hatályos jogszabályok rendelkezéseire hagyatkozzon, és figyelembe vegye a vállalkozás igényeit, annak szervezeti jellemzőitől függően.

Van kérdésed? Tudja meg, hogyan oldhatja meg problémáját – hívjon azonnal.